Contextul plângerii

1. În 2012, Europol a încheiat un contract cu o firmă privată de consultanță privind dezvoltarea unei platforme de analiză a datelor. În ultimii ani, au fost exprimate preocupări cu privire la această platformă, inclusiv în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal^[1].

2. În octombrie și decembrie 2020, reclamantul – un cercetător – a prezentat Europol două cereri^[2] de acces public la documente referitoare la relațiile contractuale ale Europol și la comunicarea cu două societăți de consultanță implicate în dezvoltarea platformei de analiză a datelor^[3]. În cea de a doua cerere, reclamantul a solicitat, de asemenea, acces la documente referitoare la comunicarea cu Consiliul de administrație al Europol pe această temă și la o serie de planuri operaționale.

3. În ceea ce privește prima cerere, Europol a identificat 63 de documente^[4] ca intrând în domeniul de aplicare al cererii reclamantului. Acesta a acordat acces public la părți din unsprezece documente și la două documente în întregime. Europol a refuzat accesul la celelalte documente. În ceea ce privește a doua cerere, Europol a identificat șapte documente^[5] la care a refuzat accesul.

4. Reclamantula solicitat Europol să revizuiască aceste decizii (prin depunerea unor „cereri de confirmare”) în decembrie 2020 și februarie 2021, ridicând mai multe puncte de dezacord cu deciziile inițiale ale Europol.

5. În ianuarie și martie 2021, Europol și-a confirmat deciziile inițiale cu privire la ambele cereri.

6. Întrucât nu a fost de acord cu deciziile Europol, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

7. Ombudsmanula deschis o anchetă privind refuzul Europol de a acorda acces public la documentele identificate în cererile reclamantului.

8. În cursul anchetei, echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentele solicitate având în vedere motivele furnizate de Europol pentru nedivulgarea acestora.

Argumentele prezentate Ombudsmanului

Argumentele prezentate de Europol

Cauza 320/2021/DDJ

9. În ceea ce privește prima cerere de acces la documente^[6] formulată de reclamant, Europol a invocat excepțiile pentru protecția interesului public în ceea ce privește siguranța publică și protecția vieții private și a integrității individului^[7].

10. În ceea ce privește documentele la care s-a acordat doar un acces public parțial, Europol a explicat că a ocultat date cu caracter personal, precum și informații privind detaliile tehnice ale sistemului și ale procedurilor operaționale ale Europol. Publicarea unor astfel de informații sensibile, în cea de a doua categorie, ar avea un impact negativ asupra proceselor de lucru interne din cadrul Europol, asupra rezilienței cibernetice a Europol și asupra răspunsurilor conexe. De asemenea, aceasta ar afecta în mod negativ încrederea și cooperarea dintre Europol și partenerii săi, care sunt esențiale pentru activitățile Europol și care, prin urmare, ar împiedica Europol să își îndeplinească sarcinile.

11. În ceea ce privește documentele la care a refuzat accesul public în totalitate, Europol a explicat că acestea constau în documente contractuale, precum și corespondență, procese-verbale ale reuniunilor și rapoarte. Potrivit Europol, ambele seturi de documente conțin informații privind detaliile tehnice ale sistemului (sistemelor) Europol și funcționalitățile acestuia. Documentele contractuale identificate conțin, de asemenea, informații privind specificațiile și cerințele sistemului Europol și ale mediilor Europol, procedurile operaționale, procesele operaționale și fluxurile de lucru. Publicarea unor astfel de informații sensibile ar submina încrederea dintre Europol și partenerii săi, care este esențială pentru activitățile Europol și care, prin urmare, ar împiedica Europol să își îndeplinească sarcinile.

Cauza 599/2021/DDJ

12 ani. În ceea ce privește a doua cerere^[8], Europol a invocat excepțiile pentru protecția interesului public în ceea ce privește siguranța publică, protecția vieții private și a integrității individului, precum și protecția procesului său decizional^[9].

13. Europol a refuzat accesul la trei documente, referitoare la procesele-verbale ale reuniunilor consiliului de administrație și la corespondența dintre direcția Europol și consiliul de administrație, întrucât acestea se referă la aspecte sensibile legate de sistemele Europol, a căror divulgare ar putea afecta capacitatea Europol de a-și îndeplini sarcinile în mod eficace.

14. În cazul unui document, referitor la corespondența dintre direcția Europol și Consiliul de administrație, Europol a refuzat accesul public, deoarece divulgarea acestuia ar dezvălui avize pentru uz intern în cadrul deliberărilor și al consultărilor preliminare din cadrul Europol, subminând astfel procesul decizional al Europol.

15. În ceea ce privește ultimele trei documente identificate, Europol a indicat că acestea conțin informații operaționale, a căror divulgare ar putea afecta eficacitatea activităților operaționale prezente și viitoare ale statelor membre ale UE în lupta lor împotriva formelor grave de criminalitate. În plus, divulgarea acestora ar pune în pericol încrederea și cooperarea dintre Europol și partenerii săi, esențiale pentru activitățile Europol, ceea ce ar putea afecta capacitatea Europol de a-și îndeplini sarcinile în mod eficace.

Argumentele prezentate de reclamant

16. Reclamantula susținut că Europol a aplicat excepțiile de la dreptul de acces public la documente – în măsura în care acestea se întemeiau pe articolul 4 alineatele (1) și (3) din normele aplicabile – în mod excesiv de restrictiv, acționând astfel împotriva standardelor UE în materie de transparență și contrar jurisprudenței instanțelor UE.

17. Având în vedere modul amplu în care Europol părea să fi utilizat justificări pentru nedivulgare, reclamantul a afirmat că Europol nu și-a întemeiat refuzul pe 1) prejudiciul previzibil și mai mult decât pur ipotetic adus unuia dintre interesele protejate și 2) o analiză de la caz la caz a prejudiciului potențial al divulgării. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Europol nu a reușit să demonstreze modul în care divulgarea documentelor identificate ar submina efectiv îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor sale.

18. Reclamantula susținut că Europol nu a luat în considerare dacă ar putea fi acordat un acces parțial^[10]. De asemenea, Europol nu a luat în considerare faptul că excepțiile de la dreptul de acces public se pot aplica numai în perioada în care protecția este justificată pe baza conținutului documentului^[11].

19. În ceea ce privește a doua cerere, reclamantul a susținut că Europol ar fi trebuit să evalueze dacă exista un interes public superior care să justifice divulgarea documentului care a fost refuzat pentru a proteja procesul decizional al Europol.^[12] Reclamantul a remarcat că implicarea societății în activitatea Europol este de interes public deosebit, în special având în vedere că aceasta a făcut obiectul unor articole și anchete în mass-media de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD). Reclamantul a susținut că decizia Europol nu demonstrează că a luat în considerare acest lucru.

20 de ani. În sfârșit, reclamantul a considerat că Europol, prin simpla confirmare a deciziei sale inițiale într-o singură frază, nu și-a respectat obligația de a examina fiecare argument invocat de un reclamant într-o decizie de confirmare.

Evaluarea Ombudsmanului

21 de ani. Ombudsmanulrecunoaște importanța controlului public în ceea ce privește subiectul prelucrării datelor de către agențiile de aplicare a legii. Cu toate acestea, ar trebui remarcat faptul că documentele la care se solicită accesul public în acest caz se referă la achiziționarea și punerea în aplicare a unei platforme informatice pentru îmbunătățirea securității publice. De asemenea, ar trebui remarcat faptul că organismul specializat al UE care supraveghează respectarea de către instituții a normelor de protecție a datelor, AEPD, a analizat recent modul în care Europol prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor fizice și a făcut mai multe recomandări Europol^[13].

22 de ani. Atunci când aplică excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001 (și, prin analogie, dispoziția relevantă din normele Europol privind accesul public), inclusiv excepția pentru protecția interesului public în ceea ce privește siguranța publică, instituțiile UE beneficiază de o marjă largă de apreciere^[14].

23 de ani. În urma examinării documentelor în cauză, Ombudsmanul consideră că refuzul accesului public pe baza excepției de protejare a interesului public în ceea ce privește siguranța publică este rezonabil în ceea ce privește aproape toate ocultările. Documentele se referă într-adevăr la detalii tehnice ale sistemului de securitate și/sau ale procedurilor de lucru ale Europol, a căror divulgare ar putea submina siguranța publică.

24 de ani. În plus, Ombudsmanul consideră că refuzul de a acorda acces public la un document, întemeiat pe necesitatea de a proteja procesul decizional al Europol, era justificat, având în vedere conținutul acestui document. Nu există niciun interes public superior evident care să justifice divulgarea acestui document.

25 de ani Ombudsmanulobservă că unele părți foarte limitate ale documentelor ar fi putut fi mai bine acoperite de excepția referitoare la protecția intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, de exemplu informațiile referitoare la prețuri.^[15] Nu există niciun interes public superior evident care să justifice divulgarea acestor informații. Deși, dintr-o perspectivă juridică formală, a fost o supraveghere din partea Europol să nu invoce această excepție, Ombudsmanul nu consideră justificată continuarea anchetei sale în ceea ce privește aceste ocultări foarte limitate, deoarece ar fi puțin probabil să dea naștere unui acces public mai larg.

26 de ani. Din documentația furnizată Ombudsmanului de către Europol, care a inclus o descriere detaliată de către Europol a modului în care a tratat cererile, Ombudsmanul este, de asemenea, convins că Europol a efectuat în mod adecvat o reevaluare a deciziei sale inițiale atunci când a luat deciziile sale de confirmare. De asemenea, Ombudsmanul consideră că Europol a efectuat o evaluare adecvată cu privire la aspectul dacă s-ar putea acorda un acces parțial la documentele în litigiu, evidențiat de faptul că cea mai mare parte a contractului-cadru dintre Europol și societățile de consultanță a fost divulgată. 

27. Ombudsmanulconsideră, cu toate acestea, că comunicarea Europol cu reclamantul ar fi putut fi mai bună. Mai precis, Europol ar fi putut colabora mai bine cu reclamantul în ceea ce privește argumentele sale prezentate în cererile de confirmare. Deși Ombudsmanul înțelege că este posibil ca Europol să nu fi fost în măsură să dezvăluie mai multe informații cu privire la natura documentelor solicitate, acesta ar fi putut explica mai bine poziția sa cu privire la unele dintre argumentele invocate de reclamant, de exemplu, pentru a-l asigura pe reclamant că a evaluat, după caz, dacă exista un interes public superior care să justifice divulgarea.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Deși au existat o serie de deficiențe în ceea ce privește modul în care Europol a tratat cererile reclamantului, în general nu a existat o administrare defectuoasă din partea Europol în ceea ce privește nedivulgarea documentelor solicitate.

Reclamantul și Europol vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 14.6.2021

[1] A se vedea punctul 21 de mai jos.

[2] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[3] În urma unei proceduri standard, Europol a semnat un contract cu o societate de consultanță, inclusiv cu un subcontractant cu sediul în SUA, cu scopul de a oferi o platformă pentru un sistem de analiză. Europol a început să opereze acest software din 2016.

[4] Europol a comunicat inițial reclamantului un număr de 66 de documente, dar a explicat Ombudsmanului în cursul anchetei că unele documente au fost numărate de două ori.

[5] Unul dintre documentele identificate în cerere făcea deja parte din prima cerere de acces la documente adresată Europol de către reclamant.

[6] Reclamantul a solicitat: 1.„Detalii privind orice acorduri contractuale anterioare sau în curs și termenii de referință [între Europol și societățile de consultanță]; 2. Acordul-cadru de servicii (MSA) dintre Europol [și societățile de consultanță]; 3. Orice schimburi (de exemplu, e-mailuri, inclusiv anexe) și procese-verbale ale reuniunilor (procese-verbale, note, ordini de zi) la care au participat funcționari ai Europol și reprezentanți ai [societăților de consultanță] în perioada ianuarie 2018-octombrie 2020.”

[7] În conformitate cu articolul 4 alineatul (1) literele (a) și (b) din Normele Consiliului de administrație privind accesul public la documentele Europol; Decizia de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 adoptată de Europol, ale cărei excepții prevăzute la articolul 4 sunt în mare parte identice cu cele prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 (și care este disponibilă la următoarea adresă: https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/documents/decision_of_the_mb_rules_applying_reg_1049_2001.pdf).

[8] Reclamantul a solicitat o serie de documente specifice (inclusiv date și numere de dosar) referitoare la: 1. procesele-verbale ale reuniunilor Consiliului de administrație al Europol; 2. Corespondența dintre direcția Europol și Consiliul de administrație; 3.) Planuri operaționale pentru Grupul operativ Fraternite și „Controale de securitate secundare” la frontierele externe ale UE.

[9] În conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din Normele Consiliului de administrație privind accesul public la documentele Europol (a se vedea nota de subsol 7).

[10] În conformitate cu articolul 4 alineatul (5) din Normele Consiliului de administrație privind accesul public la documentele Europol (a se vedea nota de subsol 7).

[11] În conformitate cu articolul 4 alineatul (6).

[12] A se vedea articolul 4 alineatul (3).

[13] O versiune ocultată a deciziei AEPD este disponibilă la adresa: https://edps.europa.eu/data-protection/our-work/publications/investigations/edps-decision-own-initiative-inquiry-europols_ro.

[14] A se vedea decizia Ombudsmanului European în cauza 1767/2018/MIG. A se vedea, de asemenea: Hotărârea Tribunalului din 11 iulie 2018, ClientEarth/Comisia, T-644/16, punctele 23-25 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=203913&pageIndex=0&doclang=EN&mo%20de=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=6019725).

[15] În conformitate cu articolul 4 alineatul (2) din Normele Consiliului de administrație privind accesul public (a se vedea nota de subsol 7).