Decizie în cazul 736/2019/PB privind modul în care EUCAP Somalia ^[1] a calculat experiența profesională în cadrul unei proceduri de recrutare ^[2]

Contextul plângerii ^[3]

1. Reclamantul a solicitat un post contractual internațional de „analist de securitate al misiunii” în cadrul unei misiuni EUCAP Somalia (denumită în continuare „misiunea” sau „EUCAP Somalia”). În urma unui interviu de angajare care a decurs foarte bine, misiunea a solicitat reclamantului să prezinte documente care să îi permită să stabilească durata exactă a experienței sale profesionale. În urma unei evaluări oarecum îndelungate și complexe, misiunea a informat reclamanta că durata experienței sale profesionale relevante și documentate nu corespunde celor 5 ani solicitați în anunțul de post vacant. Prin urmare, nu i-a putut oferi acest loc de muncă.

2. Procesul care a condus la această concluzie a determinat reclamantul să depună o plângere la Ombudsmanul European. Ea a criticat durata procesului și ceea ce a considerat a fi o slabă comunicare din partea Misiunii. Ea a susținut că misiunea ar trebui să o informeze în mod corespunzător cu privire la modul în care a calculat experiența sa profesională.

Ancheta

3. Ombudsmanul a deschis o anchetă, solicitând Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) să furnizeze informații care să permită reclamantului să înțeleagă modul în care a fost calculată experiența sa profesională.

4.  În urma unei consultări aprofundate cu EUCAP Somalia, SEAE a transmis un răspuns detaliat și, ulterior, un răspuns ulterior ca răspuns la întrebările suplimentare adresate de Ombudsman.

5. Ombudsmanul a trimis răspunsurile SEAE reclamantului pentru a-i oferi posibilitatea de a-și prezenta observațiile. Reclamantul nu a formulat observații.

Calculul experienței de muncă

6. SEAE a furnizat o prezentare detaliată a normelor aplicabile, cuprinsă în orientările sale privind clasificarea. SEAE a descris aceste orientări privind clasificarea ca fiind extrem de importante, observând că tipul de post în cauză este finanțat direct din bugetul general al UE. Aceasta a subliniat că, deși evaluările experienței profesionale anterioare se efectuează întotdeauna în mod individual, orientările lasă doar o marjă redusă de interpretare și de abatere de la principiile directoare și de la norme.

7. Exemple de astfel de norme includ, de exemplu, regula conform căreia experiența profesională care este doar parțial relevantă va fi contabilizată la 50 % sau că experiența profesională neremunerată poate fi considerată relevantă numai atunci când este acreditată de o organizație stabilită și recunoscută. În mod similar, există norme precise pentru mai multe alte situații, cum ar fi experiența profesională dobândită cu jumătate de normă, munca efectuată pe o bază proporțională sau munca care se suprapunea în timp.

8. SEAE a explicat apoi procesul de calculare a experienței profesionale a reclamantului.

9. În urma interviului de angajare, misiunea a solicitat reclamantului să prezinte dovada experienței sale profesionale. Numărul minim de ani necesar a fost de cinci. În cererea sa, reclamanta a indicat că a avut șapte ani de experiență profesională în aproape douăzeci de raporturi de muncă diferite pe o perioadă de opt ani. 

10. Unitatea de resurse umane a misiunilor a concluzionat că reclamantul avea 5,14 ani de experiență profesională relevantă. Acest lucru a fost verificat de verificatorul financiar al misiunii. În conformitate cu normele aplicabile, Unitatea de resurse umane a misiunii a prezentat Comisiei Europene o propunere corespunzătoare de clasificare a reclamantului, care are prerogativa de a aproba (sau de a respinge) clasificarea finală.

11. În săptămânile următoare, experiența profesională a reclamantului a fost recalculată de mai multe ori. Reclamantul a prezentat noi documente și au avut loc schimburi conexe între misiune și Comisia Europeană. În plus, verificatorul financiar al misiunii a fost înlocuit între timp. Misiunea și-a revizuit calculul experienței profesionale a reclamantului la 2,4 ani. Unitatea sa de resurse umane a contactat reclamantul pentru o nouă dovadă a experienței profesionale. Ea a trimis o astfel de dovadă, iar Misiunea a revizuit estimarea experienței sale profesionale la 4,61 ani.

12. În mod confidențial, SEAE a prezentat Ombudsmanului tabelul detaliat care a fost utilizat la nivel intern de misiune pentru a calcula experiența profesională a reclamantului. Acesta conține coloane cu informații precum datele, numărul de zile lucrate, denumirea organizației pentru care a lucrat și o evaluare a faptului dacă au fost furnizate dovezi adecvate [4].

13. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, SEAE a explicat în detaliu evaluarea efectuată de misiune. De exemplu, a enumerat experiența de muncă care a fost considerată ca fiind de 100 %, iar experiența care a fost considerată ca fiind de 50 %. Aceasta a enumerat, de asemenea, experiența pentru care reclamantul nu a fost în măsură să furnizeze dovezi, care a inclus câteva luni de lucru la o instituție națională pentru drepturile omului și o perioadă similară de lucru la un minister național.

14. SEAE a afirmat că este evident că „procesul intern de clasificare a fost extrem de greoi”. Aceasta a afirmat că reclamanta a prezentat documente justificative incomplete, pe care le-a completat numai în urma numeroaselor cereri din partea Unității de resurse umane a misiunii. Procesul a fost, de asemenea, întârziat de faptul că explicațiile reclamantului nu au arătat întotdeauna în mod clar dacă experiența profesională în cauză a fost cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă și, prin urmare, misiunea a trebuit să solicite clarificări reclamantului. SEAE a făcut trimitere la normele precise din orientările privind clasificarea menționate mai sus, menite să asigure coerența deciziilor de clasificare.

15. SEAE a subliniat că misiunea a informat în mod expres reclamanta că trebuie să furnizeze dovezi precise ale experienței sale profesionale și că EUCAP Somalia a menținut un ton și un spirit proactiv, pozitiv, util și încurajator în comunicare.

16. După cum s-a menționat mai sus, răspunsul SEAE a fost trimis reclamantului, care nu a formulat observații.

Evaluarea Ombudsmanului

Cu privire la modul în care misiunea a comunicat cu reclamantul

17. Misiunea a fost de la bun început foarte pozitivă cu privire la cererea reclamantului. Atunci când a procedat la evaluarea și calcularea experienței profesionale a reclamantului, i-a comunicat în mod clar că dorește să identifice documentația pentru a dovedi experiența profesională relevantă. Prin urmare, era destul de clar că misiunea încerca să o ajute pe reclamantă să furnizeze dovezi cu privire la ceea ce pretindea a fi o experiență profesională relevantă.

Cu privire la durata și complexitatea procesului

18. SEAE a recunoscut pe deplin că acesta a fost un proces greoi. În ceea ce privește implicațiile pe care acest lucru le-a avut în mod specific pentru reclamantă, Ombudsmanul ia act de faptul că misiunea a informat-o pe reclamantă că nu o poate recruta dacă nu are experiența profesională necesară și că a fost necesară prezentarea documentației în acest sens. Ombudsmanul observă, de asemenea, că natura evaluării detaliate și, într-adevăr, îndelungate a experienței profesionale a reclamantei a fost în mod fundamental constructivă și pozitivă pentru aceasta: Dintr-o evaluare revizuită care i-a oferit 2,4 ani de experiență profesională, misiunea a depus eforturi considerabile pentru a solicita și a evalua documente suplimentare, calculând în cele din urmă experiența sa profesională relevantă și documentată la aproape 5 ani.

19. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu constată că misiunea sau SEAE au acționat cu administrare defectuoasă față de reclamant. Cu toate acestea, Ombudsmanul va face sugestii pentru îmbunătățirea procedurii de stabilire a relevanței și a duratei experienței profesionale relevante.

20. În sfârșit, deși obiectul prezentei cauze privea durata procedurii și modul în care misiunea a comunicat cu reclamanta cu privire la calculul experienței sale profesionale, Ombudsmanul consideră oportun să consemneze că concluzia misiunii potrivit căreia aceasta nu avea experiența profesională necesară pare solidă și lipsită de orice eroare vădită de apreciere.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Nu a existat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește modul în care misiunea EUCAP Somalia și SEAE au tratat reclamantul.

Reclamantul și SEAE vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestie de îmbunătățire

Ombudsmanul consideră pozitiv faptul că SEAE utilizează un set detaliat de principii de clasificare pentru recrutarea și clasificarea personalului nou. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, utilitatea controalelor interne în recrutările efectuate de misiune, care, în acest caz, par să fi funcționat bine.

Cu toate acestea, faptele din prezenta cauză – inclusiv recunoașterea de către SEAE a faptului că procesul a fost „extrem de greoi” – oferă motive pentru a lua în considerare posibile îmbunătățiri.

Prin urmare, Ombudsmanul sugerează ca misiunile civile de gestionare a crizelor în cadrul unor proceduri similare

a. informează mai bine potențialii solicitanți cu privire la normele de bază ale orientărilor sale privind clasificarea (de exemplu, sub forma unei liste de întrebări frecvente);

b. solicită candidaților să completeze ei înșiși un tabel cu experiența lor profesională necesară, încurajându-i să indice propria lor evaluare cu privire la relevanța și durata experienței;

c. să ia în considerare introducerea unui formular care impune din punct de vedere tehnic solicitantului să încarce, pentru fiecare experiență profesională declarată relevantă, unul sau mai multe documente ca dovadă a experienței profesionale, fără de care formularul nu poate fi depus (aceasta nu reprezintă o garanție a exactității, dar subliniază acest aspect important al procedurii de recrutare).

Este posibil ca SEAE să lucreze deja la introducerea unor astfel de îmbunătățiri. În acest caz, Ombudsmanul ar dori să fie informat în mod corespunzător.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 13.7.2020

[1] EUCAP Somalia este o misiune civilă de gestionare a crizelor instituită de Consiliul Uniunii Europene. Aceasta angajează personal contractual internațional și local și implică resortisanți detașați ai statelor membre ale UE și ai țărilor terțe contribuitoare. Procedura de recrutare este desfășurată de misiune, în unele cazuri cu participarea SEAE. Posturile internaționale contractate sunt publicate pe site-ul SEAE.

[2] Prezenta versiune a deciziei Ombudsmanului conține îmbunătățiri editoriale sugerate de SEAE în urma publicării primei versiuni.

[3] Pentru a proteja datele cu caracter personal, decizia evită trimiterile la elemente specifice care ar putea permite identificarea reclamantului.

[4] Ombudsmanul a remarcat o discrepanță minoră în ceea ce privește prezentarea experienței profesionale totale. Pe baza propriei evaluări a SEAE cu privire la experiența profesională relevantă, calculul ar fi trebuit să indice 4 ani, 7 luni și 9 zile.