Contextul plângerii

1. Reclamantul este o asociație culturală poloneză. În aprilie 2001 și în cadrul programului Cultura 2000 al Comisiei Europene, aceasta a solicitat finanțare pentru proiectul său intitulat "X" (proiectul 1). Proiectul a vizat eliminarea anumitor concepții greșite care au fost înrădăcinate în societatea europeană de secole.

2. La 19 decembrie 2001, reclamantul și Comisia au semnat un acord de grant pentru proiectul menționat (denumit în continuare „acordul”). În conformitate cu acest acord, Comisia trebuia să finanțeze o sumă maximă de 87 272,10 EUR, și anume 40,69 % din costul total estimat de 214 460,10 EUR. La rândul său, reclamantul (împreună cu partenerii săi) urma să finanțeze 59,31 % din costul total estimat rămas. Acordul prevedea că, în cazul în care, la sfârșitul proiectului, costurile eligibile reale erau mai mici decât se preconizase, contribuția Comisiei urma să fie limitată la suma calculată prin aplicarea procentului menționat anterior din contribuția Comisiei la costurile eligibile reale. Pentru a fi eligibile, costurile proiectului au trebuit să fie suportate în perioada cuprinsă între 1 mai 2001 și 1 mai 2002. Anexa II la acord preciza condițiile care trebuiau îndeplinite pentru ca costurile să fie considerate "eligibile"[1] și prevedea că auditurile financiare efectuate de Comisie și de Curtea de Conturi sau de orice persoane autorizate de acestea puteau fi efectuate pentru o perioadă de până la cinci ani de la încetarea acordului. Acordul prevedea, de asemenea, că reclamantul va trebui să prezinte un raport final privind proiectul, inclusiv conturile sale financiare finale, astfel cum sunt detaliate în formularul din anexa IV.

3. Prima parte a grantului a fost plătită la scurt timp după semnarea acordului. A doua parte trebuia plătită în termen de 60 de zile de la primirea raportului final menționat mai sus. Responsabilul de proiect din partea Comisiei a fost inițial dna M.

4. La 19 decembrie 2001, reclamantul a trimis Comisiei o scrisoare prin care solicita modificarea perioadei de eligibilitate a costurilor pentru a începe la 1 decembrie 2001 și a se încheia la 1 decembrie 2002.

5. La 12 februarie 2002, reclamantul a solicitat modificări în ceea ce privește conținutul proiectului.

6. La 5 aprilie 2002, Comisia a respins modificările propuse de reclamant în ceea ce privește conținutul proiectului. Aceasta a considerat că natura și numărul modificărilor solicitate ar modifica în mod semnificativ părți importante ale proiectului și, prin urmare, ar afecta baza pe care a fost ales proiectul.

7. La 11 aprilie 2002, reclamantul a trimis o scrisoare doamnei M, subliniind că nu a primit un răspuns la scrisorile sale anterioare din 19 decembrie 2001 și 12 februarie 2002 și la e-mailul său din 16 martie 2002. Reclamantul a subliniat, de asemenea, necesitatea unui răspuns rapid cu privire la modificările propuse.

8. La 18 aprilie 2002 și la 15 mai 2002, reclamantul a trimis Comisiei scrisori suplimentare privind modificările propuse.

9. La 29 mai 2002, Comisia a răspuns că conținutul scrisorilor reclamantului era neclar și că se părea că reclamantul intenționa să efectueze modificările pe care le propusese inițial. Comisia a subliniat că, în cazul în care proiectul nu ar putea fi realizat în forma sa inițială, va reexamina acordul. Aceasta a adăugat că acest lucru ar putea conduce la anularea acordului și la recuperarea contribuției deja plătite.

10. La 19 iunie 2002, reclamantul a asigurat Comisia că este pregătită să depună toate eforturile necesare pentru punerea în aplicare a proiectului, astfel cum fusese aprobat inițial. Cu toate acestea, Comisia a fost invitată să confirme că perioada de eligibilitate a costurilor va fi cuprinsă între 1 decembrie 2001 și 1 decembrie 2002.

11. În răspunsul său din 30 iulie 2002, Comisia a subliniat că „relocarea activităților proiectului până în decembrie 2002 este acceptabilă”.

12. La 19 decembrie 2002, Comisia și reclamantul au semnat o modificare a acordului, conform căreia perioada de eligibilitate a costurilor a fost cuprinsă între 1 decembrie 2001 și 1 decembrie 2002.

13. La 23 ianuarie 2003, reclamantul a trimis Comisiei o scrisoare în care făcea referire la o conversație telefonică cu doamna M și a indicat că va trimite raportul final privind proiectul la 3 februarie 2003. În scrisoarea respectivă, reclamantul a solicitat, de asemenea, aprobarea Comisiei pentru o modificare specifică privind bugetul și a declarat că are în vedere alte câteva modificări minore care vor fi specificate în raportul final.

14. La 6 februarie 2003, reclamantul a trimis Comisiei, prin scrisoare recomandată expres (DHL), două colete cu o greutate totală de 8,5 kg. Conținutul ambelor parcele a fost declarat "materiale educaționale".

15. La 21 martie 2003, Comisia a informat reclamantul că este de acord cu modificarea bugetului solicitată la 23 ianuarie 2003.

16. La 30 mai 2003, doamna D a informat reclamanta că preluase dosarul de la doamna M, care părăsise Comisia. Dna D a subliniat că „deși [dna M] a făcut deja un proiect de evaluare a conținutului raportului dumneavoastră, ea nu a lăsat nicio evaluare a veniturilor și cheltuielilor. Am primit bine copiile cărților și CD-ROM-urile proiectului dumneavoastră, dar, din păcate, nu mi-a lăsat raportul final în sine și nici anexa IV cu veniturile/cheltuielile. Mi-am făcut cercetările în toată unitatea de aici și se pare că s-au pierdut.

17. La 5 iunie 2003, după o conversație telefonică cu coordonatorul de proiect al reclamantului, doamna D i-a adresat un e-mail al cărui conținut era aproape identic cu cel al e-mailului său anterior din 30 mai 2003.

18. Prin scrisoarea din 5 iunie 2003, responsabilul de proiect al reclamantului a informat Comisia că reclamantul îi trimisese deja o copie a raportului prin poștă și că această copie urma să parvină Comisiei la 9 iunie 2003. Potrivit managerului de proiect al reclamantului, raportul final al proiectului a constat în mai multe fișiere salvate pe calculatorul său care, dacă ar fi fost trimise prin e-mail sau fax, ar fi putut crea confuzie în rândul experților financiari ai Comisiei. Managerul de proiect al reclamantului a criticat-o, de asemenea, pe doamna M., care, în timpul unei conversații telefonice din martie 2003, l-a informat că raportul financiar este examinat de experți financiari independenți care îl vor contacta în cazul în care vor avea întrebări suplimentare. Cu toate acestea, nu s-au stabilit niciodată astfel de contacte.

19. La 11 iunie 2003, doamna D a confirmat că a primit raportul final transmis de reclamantă.

20. La 16 iunie 2003, în urma unei convorbiri telefonice cu coordonatorul de proiect al reclamantului, doamna D a scris acestuia din urmă, anexând „o copie a anexei IV pe care [coordonatorul de proiect/reclamantul] (încă) [trebuia] să o completeze”.

21. La 19 iunie 2003, coordonatorul de proiect al reclamantului a trimis Comisiei un e-mail conținând trei anexe, explicând că aceasta este a doua parte a raportului final corectat și că celelalte două părți vor fi trimise în dimineața zilei următoare.

22. La 20 iunie 2003, Comisia a primit o copie a raportului financiar al reclamantului.

23. La 23 iulie 2003, Comisia a plătit reclamantului a doua tranșă a subvenției.

24. La 7 mai 2004, Comisia a informat reclamantul că a decis să efectueze un audit ad-hoc la sediul său. Comisia a atras atenția reclamantului asupra faptului că documentele originale referitoare la proiect trebuiau să fie puse la dispoziția auditorilor și că niciun document justificativ nu va fi acceptat după audit.

25. Între 14 și 16 iunie 2004, o societate de audit extern a efectuat un prim audit privind proiectul 1 la sediul reclamantului. Auditorii au considerat că reclamantul nu și-a îndeplinit obligația contractuală de a finanța 59,31 % din cheltuielile eligibile. Acestea au considerat că reclamantul nu a furnizat dovezi suficiente cu privire la propria contribuție și că nu a furnizat documente care să susțină contribuțiile raportate ale partenerilor săi. Potrivit auditorilor, faptul că reclamantul nu a furnizat dovezi suficiente cu privire la propria contribuție financiară ar putea fi atribuit unei serii de factori [2]. Prin urmare, acestea au considerat că grantul Comisiei ar trebui recuperat în întregime. Cu toate acestea, auditorii au adăugat că, indiferent de problema legată de contribuția proprie, reclamantul ar trebui să ramburseze 41 196,92 EUR din cauza cheltuielilor care au fost calificate drept neeligibile.

26. În octombrie 2004, reclamantul a prezentat Comisiei o cerere de subvenție privind un alt proiect intitulat "Y" (proiectul 2).

27. În martie 2005, reclamantul a prezentat documente suplimentare care se presupune că nu au fost luate în considerare în raportul privind primul audit al proiectului nr. 1. Ulterior, Comisia a decis să efectueze un nou audit.

28. În mai 2005, Comisia a informat reclamantul că proiectul 2 a fost înscris pe lista sa de rezervă.

29. La 12 iulie 2005, Comisia a informat reclamantul că nu era în măsură să finanțeze proiectul 2, care se afla pe locul opt pe lista de rezervă relevantă, care cuprindea treisprezece proiecte. Comisia a explicat că, din cauza constrângerilor bugetare, nu a putut finanța decât zece proiecte. Aceasta a afirmat, de asemenea, că auditul menționat mai sus privind proiectul anterior Cultura 2000 a dat naștere anumitor preocupări care erau cunoscute de reclamant. Comisia a subliniat că, în conformitate cu Regulamentul financiar, a decis să nu finanțeze proiectul 2 al reclamantului.

30. Al doilea audit privind proiectul 1 a avut loc în perioada 26-28 februarie 2007 și a fost efectuat de o altă societate externă de audit. Aceasta a condus la o recomandare de recuperare a sumei de 27 080,51 EUR.

31. La 25 ianuarie 2008, Comisia a informat reclamantul că intenționează să emită o notă de debit în valoare de 27 080,51 EUR.

32. Între 1 februarie și 18 martie 2008 a avut loc un schimb intens de corespondență între reclamant și Comisie. În scrisorile și e-mailurile sale, reclamantul a considerat că cele două audituri au urmat abordări contradictorii în ceea ce privește stabilirea costurilor eligibile ale proiectului. Cheltuielile respinse în cadrul celui de al doilea audit au fost acceptate în cadrul primului audit. Reclamantul a susținut că a primit asigurări din partea reprezentantului Comisiei prezent la primul audit că documentele relevante sunt „corecte”. Aceleași documente au fost însă interpretate în mod diferit în cadrul celui de al doilea audit. Având în vedere că au trecut șase ani de la punerea în aplicare a proiectului, a fost dificil să se obțină toate documentele necesare. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în 2001, programul Cultura 2000 a fost pentru prima dată accesibil asociațiilor poloneze. Aceasta a criticat asistența pretins nesatisfăcătoare oferită de doamna M, care, potrivit reclamantului, nu a răspuns la niciuna dintre scrisorile sale și a pierdut raportul final, precum și faptul că modificarea privind perioada de eligibilitate pentru costuri a fost încheiată numai după expirarea acordului.

33. În răspunsul său din 5 martie 2008, Direcția Generală Educație și Cultură a Comisiei a subliniat că cele două audituri nu sunt contradictorii. Primul audit a condus la un ordin de recuperare în valoare de 41 196,92 EUR. Cu toate acestea, ca urmare a informațiilor suplimentare furnizate de reclamant, Comisia a fost de acord să efectueze un al doilea audit, care a ținut seama, de asemenea, de aceste informații suplimentare. Acest lucru a explicat diferențele dintre cele două rezultate ale auditului. În perioada 2003-2007, reclamantul a avut suficient timp și posibilitatea de a prezenta orice alte documente relevante. Comisia a subliniat că trebuie să se asigure că banii publici sunt cheltuiți în conformitate cu obiectivul pentru care au fost acordați și cu normele financiare aplicabile. Auditurile urmăreau să verifice dacă aceasta era într-adevăr situația. Responsabilitatea de a păstra toate evidențele financiare relevante îi revine reclamantului. Relația sa cu coorganizatorii era, de asemenea, responsabilitatea sa, iar Comisia nu putea interveni în această relație. Prin urmare, Comisia intenționa să recupereze suma stabilită în cadrul celui de al doilea audit.

34. La 14 mai 2008, Comisia a adresat reclamantului o notă de debit în valoare de 27 080,51 EUR.

Obiectul anchetei

35. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele acuzații și plângeri:

Acuzații

1) Comisia nu a gestionat în mod adecvat proiectul 1. În special, Comisia (i) a întârziat în mod inutil semnarea unei modificări referitoare la perioada de punere în aplicare a proiectului, care a fost semnată numai după expirarea acordului; (ii) pe baza a două audituri inconsecvente, a considerat în mod eronat anumite costuri ale proiectului ca fiind neeligibile; (iii) a refuzat în mod eronat să accepte documente oficiale emise de o eparhie ca dovadă a contribuției partenerilor de proiect; (iv) a refuzat în mod eronat să evalueze documentele suplimentare prezentate după finalizarea auditului; (v) a pierdut din neglijență raportul final inițial al proiectului; și (vi) nu a oferit suficientă asistență reclamantului prin intermediul coordonatorului său de proiect, dna M, care, printre altele, nu a răspuns la scrisorile reclamantului.

2) Nota de debit emisă de Comisie nu conținea nicio informație cu privire la posibilitatea unei căi de atac, ceea ce nu era în conformitate cu principiile bunei conduite administrative.

3) Comisia a refuzat în mod ilegal și inechitabil să permită reclamantului să coordoneze proiectul 2, care fusese aprobat de comitetul de selecție și cu privire la care punerea în aplicare începuse deja. Potrivit reclamantului, această practică s-a datorat faptului că a fost inclusă în secret pe lista neagră.

Creanțe:

1) Comisia ar trebui (i) să recunoască faptul că nu s-a asigurat că modificarea a fost semnată în perioada de valabilitate a acordului; și (ii) să recunoască faptul că nu s-a referit, în amendament, la dispoziția privind durata acordului inițial.

2) Comisia ar trebui să revoce ordinul de debit pentru suma de 27 080,51 EUR.

3) Comisia ar trebui, de asemenea, să accepte confirmarea mărturiilor în locul documentelor contabile în cazul de față.

4) Comisia ar trebui (i) să explice motivele și temeiul descalificării proiectului 2 și (ii) să despăgubească reclamantul și partenerii săi de proiect pentru activitatea lor de pregătire a propunerilor de proiecte respective.

36. În plângerea sa, reclamantul a susținut, de asemenea, că, din cauza nulității acordului, nu a existat niciun temei juridic pentru cele două audituri efectuate. În scrisoarea sa de deschidere a anchetei, Ombudsmanul a remarcat că, în cazul în care punctul de vedere al reclamantului s-ar dovedi întemeiat, acesta ar conduce la concluzia că Comisia nu are niciun temei juridic pentru sprijinul financiar pe care l-a acordat. Acest lucru pare să contrazică intențiile reclamantului, având în vedere că acesta nu a pus sub semnul întrebării validitatea plăților pe care le-a primit. Astfel, în această privință, Ombudsmanul a considerat că nu existau suficiente motive pentru a include această afirmație în anchetă.

37. În plângerea sa, reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia ar trebui să recunoască nevaliditatea modificării acordului referitoare la durata acordului care se referea la un acord care nu mai era în vigoare la momentul semnării modificării. Această cerere nu a fost examinată cu titlu de cercetare judecătorească, în esență, pentru același motiv menționat la punctul anterior.

38. În plus, reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își reconsidere abordarea față de cooperarea sa cu Biserica Catolică în cadrul proiectelor UE, în general. Ombudsmanul a decis că această cerere este inadmisibilă în temeiul articolului 2 alineatul (4) din Statutul Ombudsmanului, deoarece reclamantul nu pare să fi făcut nicio abordare administrativă prealabilă cu privire la această chestiune. Prin urmare, această afirmație nu a fost inclusă în anchetă.

Ancheta

39. Prezenta plângere a fost depusă la 7 mai 2008. La 26 iunie 2008, Ombudsmanul a deschis o anchetă.

40. La 5 decembrie 2008, Comisia și-a dat avizul cu privire la plângere.

41. La 30 ianuarie 2009, reclamantul a transmis observațiile sale cu privire la avizul Comisiei.

42. La 26 mai 2009, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să răspundă la o serie de întrebări. Printre altele, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte observații cu privire la al doilea aspect al primei cereri.

43. La 19 august 2009, Comisia a furnizat răspunsul său. Cu toate acestea, s-a constatat că Comisia a omis să răspundă la una dintre întrebările Ombudsmanului. Prin urmare, la 5 octombrie 2009, Ombudsmanul i-a solicitat să furnizeze informațiile relevante, ceea ce Comisia a făcut la 18 decembrie 2009.

44. La 11 ianuarie 2010, Ombudsmanul a transmis reclamantului observațiile suplimentare ale Comisiei și l-a invitat să își prezinte observațiile cu privire la acestea.

45. La 25 ianuarie 2010, reclamantul și-a prezentat observațiile.

46. La 9 septembrie și 5 octombrie 2010, serviciile Ombudsmanului au efectuat o inspecție a dosarului Comisiei.

47. O copie a raportului de inspecție a fost transmisă reclamantului. La 30 noiembrie 2010, reclamantul și-a prezentat observațiile cu privire la acest raport.

48. La 29 iulie 2011, serviciile Ombudsmanului au solicitat Comisiei informații suplimentare.

49. La 7 decembrie 2011, Comisia a furnizat clarificări suplimentare.

50. La 13 decembrie 2011, Ombudsmanul a invitat reclamantul să își prezinte observațiile cu privire la acest subiect. Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Observații preliminare

51. În observațiile sale, reclamantul a prezentat argumente legate de nulitatea acordului și a modificării acestuia. Având în vedere că aceste argumente se referă la aspecte care nu au fost examinate (a se vedea punctele 36 și 37 de mai sus), ele nu vor fi abordate în cadrul prezentei decizii.

52. Prezenta plângere se referă la un litigiu care decurge dintr-un contract încheiat între Comisie și reclamant. Pare util să se clarifice faptul că administrarea defectuoasă poate fi constatată și în contextul îndeplinirii obligațiilor care decurg din contractele încheiate de instituțiile, organele, oficiile sau agențiile UE. Ombudsmanul a considerat în mod constant că domeniul de aplicare al controlului său în astfel de cazuri trebuie să fie în mod necesar limitat. În special, Ombudsmanul nu va încerca să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți, în cazul în care chestiunea este contestată. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă să soluționeze chestiuni de fapt și de drept. Prin urmare, în cauzele referitoare la litigii contractuale, Ombudsmanul își limitează ancheta la a examina dacă instituția sau organul în cauză al Uniunii i-a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și a motivelor pentru care consideră că poziția sa contractuală este justificată. În cazul în care se furnizează un astfel de cont, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și soluționa litigiul contractual de către o instanță competentă.

53. În plângerea sa, reclamantul a susținut că cele două audituri ale Comisiei au fost declanșate de acuzațiile formulate împotriva reclamantului de către dna B, un fost colaborator la proiect. Potrivit reclamantului, doamna B a încercat să facă presiuni asupra coordonatorului său într-o relație romantică și, atunci când aceste avansuri s-au dovedit a fi nereușite, s-a adresat Comisiei pentru a o determina să efectueze un audit al proiectului reclamantului. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a susținut că a efectuat auditurile în cazul de față pentru a se asigura atât că fondurile publice ale UE au fost cheltuite în mod corespunzător, cât și că proiectul a fost realizat în conformitate cu acordul. Reclamantul nu a susținut că această decizie a constituit un abuz de putere. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu există motive pentru a investiga acest aspect al plângerii. În orice caz, Ombudsmanul poate investiga doar posibile cazuri de administrare defectuoasă din partea instituțiilor UE, nu și din partea unor cetățeni precum dna B.

54. În observațiile sale, reclamantul a susținut că propria sa contribuție în cadrul programului Cultura 2000 s-a ridicat la 50 % din întregul buget și că era nerezonabil pentru Comisie să se aștepte ca o asociație poloneză cu un venit anual de 10 000 EUR să furnizeze 84 000 EUR în numerar. În opinia reclamantului, asociațiile poloneze nu se aflau în aceeași poziție ca asociațiile din alte țări europene. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că, prin încheierea acordului în cauză, reclamantul a fost de acord în mod voluntar cu nivelurile contribuției proprii stabilite în acord. În aceste condiții, faptul că a considerat ulterior că ar fi nerezonabil ca o asociație cu o cifră de afaceri anuală de 10 000 EUR să efectueze o contribuție financiară proprie de 84 000 EUR nu are nicio legătură cu presupusele cazuri de administrare defectuoasă din partea Comisiei, ci se referă la capacitatea reclamantului de a-și îndeplini obligațiile contractuale. Prin urmare, nici acest argument nu face parte din ancheta Ombudsmanului [3].

A. Presupusa gestionare necorespunzătoare a proiectului coordonat de reclamant și revendicările conexe

55. Reclamantul a identificat diverse aspecte ale presupusei gestionări necorespunzătoare de către Comisie a proiectului 1. În plus, aceasta a formulat mai multe afirmații referitoare la această afirmație. Din motive de claritate și de concizie, argumentele părților sunt reproduse și examinate în legătură cu afirmația menționată și cu afirmațiile în următoarea ordine:

a) Presupusa netrimitere, în amendament, la dispoziția corectă privind durata acordului inițial [aspectul (ii) al primei revendicări];

b) pretinsa întârziere în semnarea modificării acordului [aspectul (i) al primei acuzații] și cererea conexă [aspectul (i) al primei reclamații];

c) pretinsele audituri inconsecvente [aspectul (ii) al primei afirmații], refuzul de a accepta documentele emise de o eparhie [aspectul (iii) al primei afirmații] și afirmația potrivit căreia Comisia ar trebui să accepte documente de mărturie (a treia afirmație);

d) refuzul de a examina documente suplimentare după audit (aspectul (iv) al primei afirmații);

e) pretinsa pierdere a raportului final de proiect inițial [aspectul (v) al primei afirmații];

f) Presupusa neacordare de asistență reclamantului, printre altele, prin faptul că nu a răspuns la scrisorile sale [aspectul (vi) al primei acuzații]; și

g) Afirmația conform căreia Comisia ar trebui să revoce ordinul de debitare (a doua creanță)./em>

Argumente prezentate Ombudsmanului

a) Presupusa netrimitere, în amendament, la dispoziția corectă privind durata acordului inițial [aspectul (ii) al primei revendicări]

56. Potrivit reclamantului, dispoziția de modificare privind eligibilitatea costurilor a modificat articolul 3 în loc de articolul 2. În opinia sa, rezultă că s-au aplicat ambele perioade de eligibilitate a costurilor și că, prin urmare, perioada de eligibilitate s-a desfășurat între 1 mai 2001 și 1 decembrie 2002.

57. În avizul său privind plângerea, Comisia a recunoscut că modificarea acordului conținea o eroare de dactilografiere, deoarece ar fi trebuit, într-adevăr, să facă trimitere la articolul 2 din acord. Cu toate acestea, modificarea a precizat că se referea numai la perioada în care costurile trebuiau suportate pentru a fi eligibile. În plus, s-a afirmat în mod explicit că toate celelalte dispoziții ale acordului au rămas neafectate și aplicabile perioadei modificate de eligibilitate a costurilor. Modificarea în cauză a fost solicitată și acceptată de reclamant înainte de a fi semnată de Comisie. Astfel, trimiterea din amendament la articolul greșit din acord nu ar putea pune sub semnul întrebării claritatea, scopul sau valabilitatea amendamentului.

58. În observațiile sale, reclamantul a considerat că eroarea din trimiterea la articolul care urma să fie modificat însemna că perioada inițială de eligibilitate pentru costuri nu fusese modificată. Prin urmare, perioada corectă de eligibilitate a costurilor a fost cea inițială, și anume de la 1 mai 2001 la 1 mai 2002. În caz contrar, perioada de eligibilitate a costurilor ar trebui prelungită de la 1 mai 2001 la 1 decembrie 2002.

b) Presupusa întârziere în semnarea modificării acordului [aspectul (i) al primei afirmații] și cererea conexă [aspectul (i) al primei afirmații]

59. În plângerea sa, reclamantul a subliniat că acordul stipula că costurile erau eligibile numai dacă erau suportate în cursul perioadei de punere în aplicare a proiectului. Această perioadă de punere în aplicare ar fi trebuit să fie ajustată și convenită de ambele părți înainte de începerea proiectului. Cu toate acestea, cererile reclamantului de modificare a perioadei de eligibilitate a costurilor au fost ignorate până la 19 decembrie 2002. Prin urmare, Comisia a întârziat în mod inutil semnarea modificării acordului.

60. În avizul său, Comisia a recunoscut că modificarea acordului a fost încheiată cu întârziere. Aceasta a explicat că participarea asociațiilor poloneze depinde de contribuția financiară a guvernului polonez la programul „Cultura 2000”. Polonia a efectuat această contribuție abia la 17 decembrie 2001. Comisia a subliniat, de asemenea, că, în februarie 2002, reclamantul a solicitat anumite modificări ale proiectului. Aceste modificări au fost inițial respinse deoarece au implicat modificări semnificative ale unui proiect care fusese deja aprobat de un grup de experți independenți. În urma clarificărilor suplimentare furnizate de reclamant în scrisoarea sa din 19 iunie 2002, Comisia a acceptat unele dintre modificările propuse. În răspunsul său din 30 iulie 2002, Comisia a afirmat, de asemenea, că „o deplasare a activităților proiectului până în decembrie 2002 [era] acceptabilă”. În conformitate cu acordul, orice modificare trebuia să fie prezentată în scris. Pentru a se conforma acestei obligații, părțile la acord au semnat o modificare la 19 decembrie 2002. Comisia a subliniat că această modificare a fost adoptată în beneficiul proiectului și pentru a permite luarea în considerare a unui număr maxim de costuri eligibile.

61. În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a subliniat că aprobarea de către Comisie a modificării perioadei de eligibilitate pentru costuri, și anume afirmația că „transferul activităților proiectului în decembrie 2002 este acceptabil”, a fost obscură și vagă. Fără o înțelegere clară a perioadei de implementare, era imposibil ca un manager de proiect să coordoneze un proiect internațional.

62. Ombudsmanul a solicitat Comisiei să explice de ce modificarea acordului a fost semnată la aproape cinci luni de la acceptarea de către Comisie exprimată în scrisoarea sa din 30 iulie 2002. În răspunsul său, Comisia a susținut că reclamantul nu a fost dezavantajat de întârzierea menționată, întrucât ambele părți conveniseră deja, în iulie 2002, asupra acestei modificări, printr-un „schimb de scrisori valabil”. Aceste scrisori au avut același efect juridic ca o modificare formală.

63. În observațiile sale, reclamantul a remarcat că scrisoarea Comisiei din 30 iulie 2002 a abordat problema perioadei de eligibilitate a costurilor într-o singură frază și a reiterat faptul că nu este posibil să se desfășoare un proiect la scară internațională fără o idee clară cu privire la perioada de punere în aplicare a acestuia.

c) pretinsele audituri inconsecvente [aspectul (ii) al primei afirmații], refuzul de a accepta documentele emise de o eparhie [aspectul (iii) al primei afirmații] și afirmația potrivit căreia Comisia ar trebui să accepte documente de mărturie (a treia afirmație)

64. În plângerea sa, reclamantul a observat că auditorii care au efectuat al doilea audit ("al doilea auditor") au examinat cu scrupulozitate chiar și acele cheltuieli care fuseseră deja acceptate ca fiind eligibile de către auditorii care au efectuat primul audit ("primii auditori"). În acest context, reclamantul a subliniat că unele dintre contribuțiile unei eparhii care au fost acceptate în cadrul primului audit au fost considerate neeligibile în cadrul celui de al doilea audit. Aceste contribuții au vizat cercetarea și participarea unui episcop la un film, plățile efectuate către șapte membri individuali ai personalului, închirierea de echipamente și băuturi răcoritoare pentru conferințe. Costurile totale care au fost astfel declarate neeligibile după cel de al doilea audit s-au ridicat la 10 413 EUR.

65. Reclamantul nu a fost de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia motivul pentru diferențele de evaluare dintre cele două audituri a fost faptul că al doilea auditor a luat în considerare informațiile suplimentare pe care le-a furnizat după primul audit. Potrivit reclamantului, primii auditori au acceptat anumite cheltuieli pe baza documentelor de care dispuneau, în timp ce ceilalți auditori le-au respins, deși dispuneau de mai multă documentație.

66. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia a acționat în mod greșit atunci când a refuzat să accepte documente oficiale emise de o dieceză și de alte două organizații partenere care au certificat o serie de cheltuieli.

67. În avizul său, Comisia a explicat că, pentru a fi eligibile, costurile trebuie să respecte principiile prevăzute la articolul 9 din anexa II la acord [4]. În special, costurile eligibile (i) trebuiau să fi fost suportate efectiv, (ii) trebuiau să fi fost suportate pe durata operațiunii, (iii) trebuiau să fie înregistrate în conturile sau în documentele fiscale ale beneficiarului și (iv) trebuiau să fie identificabile și controlabile. Contribuțiile în natură nu au constituit costuri eligibile. Cu toate acestea, potrivit celui de al doilea raport al auditorilor, multe dintre costurile declarate de reclamant nu au respectat aceste norme. În ceea ce privește anumite costuri cu personalul, nu au fost prezentate documente justificative emise de terți. În plus, nu erau disponibile contracte, fișe de pontaj sau documente de salarizare. Comisia a subliniat că o simplă declarație nu constituie o dovadă suficientă, cu excepția cazului în care este susținută de alte documente și cu excepția cazului în care suma relevantă a fost plătită din conturile beneficiarului, ceea ce nu s-a întâmplat în cazul de față. Astfel, al doilea auditor a ajuns la concluzia că reclamantul nu a asigurat o gestiune financiară adecvată a proiectului și nu a respectat dispozițiile relevante ale acordului. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia ar fi trebuit să accepte documente emise de părți terțe care să certifice anumite cheltuieli, Comisia a reiterat faptul că, pentru ca costurile să fie declarate eligibile, o simplă declarație nu este suficientă, cu excepția cazului în care costurile sunt înregistrate și plătite din conturile beneficiarului.

68. După examinarea observațiilor Comisiei, Ombudsmanul i-a solicitat acesteia să prezinte observații mai specifice cu privire la presupusa incoerență dintre constatările celor două audituri.

69. În răspunsul său, Comisia a susținut că nu există nicio contradicție între cele două audituri. Primii auditori au recomandat Comisiei să recupereze întreaga subvenție plătită de aceasta (87 272,10 EUR), deoarece au considerat că reclamantul nu a dovedit că a respectat cerința ca 59,31 % din cheltuielile eligibile să fie finanțate de el însuși și de partenerii săi. Comisia nu a acceptat această recomandare și, în schimb, a considerat că decizia sa ar trebui să se bazeze pe cheltuielile care au fost considerate neeligibile de către primii auditori. Pe această bază, Comisia a solicitat reclamantului să ramburseze suma de 41 196,92 EUR.

70. După încheierea primului audit, reclamantul a furnizat informații suplimentare care nu fuseseră puse la dispoziția primilor auditori. În pofida costurilor suplimentare pe care le-a presupus acest lucru, Comisia și-a demonstrat din nou flexibilitatea și bunăvoința, oferind reclamantului o a doua oportunitate de a prezenta toate documentele justificative ale proiectului cu ocazia unui alt audit. Al doilea auditor a luat în considerare toate documentele justificative care i-au fost prezentate, inclusiv informațiile suplimentare prezentate de reclamant după încheierea primului audit. Orice discrepanță între concluziile celor două audituri s-a datorat faptului că aceste audituri au fost efectuate independent unele de altele și s-au bazat pe documentele furnizate de reclamant la momentul respectiv.

71. În această privință, Ombudsmanul a subliniat că argumentul reclamantului nu numai că a pus sub semnul întrebării legalitatea abordării Comisiei, ci a considerat, de asemenea, că a fost inechitabil.

72. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, în opinia sa, Comisia a subliniat că a procedat la un audit "suplimentar", deoarece reclamantul a prezentat documente "suplimentare". Ombudsmanul a considerat că este logic să se presupună că documentele suplimentare furnizate de reclamant după finalizarea primului audit se refereau la elemente de cheltuieli care au fost declarate neeligibile de către primii auditori, și nu la elemente care au fost considerate eligibile. Faptul că al doilea auditor a respins totuși elementele menționate nu ar fi putut, prin urmare, să fie rezultatul acestor elemente de probă suplimentare, astfel cum a sugerat Comisia, dar părea să se datoreze faptului că al doilea auditor a examinat din nou fiecare element al costurilor proiectului. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că decizia finală privind recuperarea nu a fost luată de auditori, ci de Comisie.

73. În opinia Ombudsmanului, Comisia nu a explicat suficient de ce a decis să se bazeze pe concluziile la care au ajuns cei de-al doilea auditor, chiar și în ceea ce privește elementele care fuseseră deja acceptate de primii auditori. Astfel, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (i) să ia act de faptul că al doilea aspect al primei afirmații cuprindea și problema echității și (ii) să explice dacă a considerat că a acționat în mod corect în prezenta cauză.

74. În răspunsul său suplimentar, Comisia a reiterat faptul că, deși primul audit a condus la recomandarea de a recupera întreaga subvenție plătită de Comisie, a decis să nu urmeze recomandarea respectivă, ceea ce ar fi fost foarte dur pentru reclamant. Primul audit a condus la un ordin de recuperare în valoare de 41 196,92 EUR.

75. Comisia a subliniat că reclamantul a trimis documente suplimentare în martie 2005, după încheierea primului audit. În pofida faptului că i s-a acordat deja suficient timp pentru a reacționa și a prezenta documente suplimentare în cursul auditului, Comisia a acordat în mod excepțional reclamantului o a doua posibilitate de a prezenta „toate documentele justificative ale proiectului” în cadrul unui al doilea audit. Cu toate acestea, al doilea audit a fost un audit complet, nu unul suplimentar. Auditorii au examinat raportul financiar final în întregime, precum și toate documentele justificative relevante care le-au fost prezentate de reclamant. Aceștia au fost independenți și și-au îndeplinit misiunea în conformitate cu standardele internaționale de audit stabilite de Federația Internațională a Contabililor. După acest al doilea audit, reclamantului i s-a oferit posibilitatea de a prezenta auditorilor documente suplimentare, iar constatările auditului au fost discutate cu reclamantul. Din raportul de audit a reieșit că reclamantul nu a formulat observații cu privire la observațiile din raport. Al doilea audit a avut ca rezultat o propunere de recuperare în valoare de 27 080,51 EUR.

76. Întrucât acordul a fost semnat între reclamant și Comisie, era la latitudinea Comisiei să emită ordinul de recuperare. Astfel cum se prevede în acord, persoanele autorizate de Comisie ar putea efectua controale tehnice și financiare. Comisia trebuia să se asigure că banii publici sunt cheltuiți în conformitate cu obiectivele programului Cultura 2000, precum și în conformitate cu reglementările financiare ale UE. Auditurile externe constituie un mijloc de asigurare a faptului că banii publici sunt cheltuiți în mod corect. Scopul auditului în cauză a fost de a verifica dacă toate cheltuielile care au fost declarate au fost, de asemenea, susținute de documentele corespunzătoare. Comisia a reiterat faptul că al doilea auditor a constatat că cheltuielile reclamantului nu îndeplineau condițiile relevante prevăzute la articolul 9 din anexa II la acord și că reclamantul nu: (i) să asigure gestionarea financiară adecvată a proiectului, (ii) să funcționeze în mod satisfăcător, (iii) să respecte temeiul juridic/contractual al proiectului și (iv) să asigure prevenirea și detectarea erorilor, a neregulilor și a fraudei.

77. Astfel, Comisia a considerat că a acționat în mod echitabil față de reclamant. Aceasta a dat dovadă de bunăvoință și flexibilitate, după cum o demonstrează în special decizia sa de a acorda reclamantului o a doua șansă de a prezenta toate costurile proiectului celei de a doua societăți de audit. Costurile prezentate care nu au respectat normele contractuale relevante au fost considerate neeligibile. Cu toate acestea, reclamantului îi revenea responsabilitatea de a prezenta auditorilor toate documentele justificative ale proiectului.

d) Refuzul de a examina documente suplimentare după audit [aspectul (iv) al primei afirmații]

78. Reclamantul a susținut că, la 26 februarie 2007, i-a întrebat pe cei doi auditori dacă ar fi rezonabil să contacteze partenerii săi de proiect, în vederea colectării de dovezi suplimentare în sprijinul cheltuielilor sale, astfel încât aceștia să poată fi declarați eligibili. Al doilea auditor a fost de acord să acorde reclamantului o prelungire a termenului pentru prezentarea unor astfel de documente. Astfel, coordonatorul de proiect al reclamantului s-a deplasat personal pentru a se întâlni cu diverșii contribuitori, și anume episcopii și preoții în cauză, pentru a le explica situația și pentru a obține documente exacte. Prin urmare, șase parteneri de proiect au furnizat 185 de documente justificative suplimentare. Aceste documente au fost transmise ulterior celui de-al doilea auditor. Cu toate acestea, scrisorile relevante au fost returnate nedeschise. Reclamantul a subliniat că al doilea auditor a solicitat Comisiei redeschiderea cazului. Cu toate acestea, acesta din urmă a refuzat să facă acest lucru.

79. În avizul său, Comisia a explicat că reclamantul a prezentat documente suplimentare pentru a susține presupusele costuri eligibile după încheierea primului audit, și anume în martie 2005. Comisia a luat act de faptul că a decis să își manifeste bunăvoința prin luarea în considerare a acestor documente. În acest scop, Comisia a autorizat un al doilea audit la sfârșitul anului 2006.

80. În observațiile sale, reclamantul a susținut că a avut loc un schimb intens de corespondență între el și administratorul celei de a doua societăți de audit. Potrivit reclamantului, administratorul nu avea cunoștință de faptul că raportul final privind al doilea audit a fost trimis Comisiei fără a aștepta documentele sau observațiile suplimentare ale reclamantului. Reclamantul a declarat că administratorul l-a asigurat că va solicita Comisiei o prelungire a termenului pentru a permite includerea și examinarea documentelor furnizate după audit. Cu toate acestea, Comisia a ignorat această solicitare. Reclamantul a prezentat un exemplar tipărit nedatat al unui e-mail în care administratorul celei de a doua societăți de audit a fost de acord cu o prelungire a termenului pentru a permite reclamantului să prezinte documente suplimentare. Aceasta a făcut referire, de asemenea, la un e-mail din 6 februarie 2008, trimis administratorului, în care a recunoscut că termenul inițial pentru furnizarea acestor documente era 4 septembrie 2007, dar a declarat că acest termen a fost anulat după ce a explicat că coordonatorul său de proiect trebuia să se deplaseze pentru a se întâlni cu partenerii săi de proiect și pentru a obține documentele relevante.

81. După examinarea observațiilor de mai sus, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte observații cu privire la criticile reclamantului potrivit cărora acesta nu a luat în considerare documentele suplimentare prezentate după cel de al doilea audit. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să abordeze conținutul e-mailului reclamantului din 6 februarie 2008.

82. În răspunsul său, Comisia a respins afirmația reclamantului potrivit căreia a refuzat în mod eronat să accepte documente suplimentare după finalizarea auditului. Reclamantului i s-a oferit posibilitatea de a prezenta documente suplimentare chiar și după cel de al doilea audit. Termenul inițial a fost prelungit de la 4 septembrie 2007 la 10 octombrie 2007. Cu toate acestea, la sfârșitul lunii noiembrie 2007, adică la o lună și jumătate după expirarea termenului prelungit, reclamantul nu furnizase încă niciun document suplimentar auditorilor. Prin urmare, acestea din urmă au decis să transmită Comisiei proiectul lor de raport de audit. Comisia a validat raportul în decembrie 2007 și a închis auditul.

83. La 25 ianuarie 2008, Comisia a informat reclamantul că intenționează să emită un ordin de recuperare a sumei de 27 080,51 EUR. Acest lucru a determinat reclamantul să reacționeze printr-un e-mail adresat auditorilor, datat 6 februarie 2008, în care a declarat că a trimis documente justificative suplimentare în decembrie 2007. Comisia a observat că nu a primit niciodată aceste documente și că singurele documente primite constau în dovezi ale cheltuielilor de călătorie suportate după expirarea proiectului, care, în orice caz, erau neeligibile.

84. În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei, reclamantul a susținut că cererea Comisiei privind rambursarea anumitor sume se referea în principal la contribuțiile partenerilor săi de proiect. Principalii parteneri ai proiectului au fost o eparhie și un post public de televiziune, dar au existat și o serie de alte instituții partenere. Aceste instituții au fost extrem de precaute în ceea ce privește publicarea documentelor financiare interne în legătură cu Proiectul 1. S-a dovedit deosebit de dificil să se obțină documentele necesare de la unii dintre parteneri, cum ar fi o eparhie.

e) Presupusa pierdere a raportului final inițial al proiectului [aspectul (v) al primei afirmații]

85. În plângerea sa, reclamantul a susținut că doamna M. a pierdut raportul final inițial pe care l-a prezentat.

86. În avizul său, Comisia a subliniat că, deși reclamantul a susținut că raportul final a fost trimis în februarie 2003, serviciile Comisiei nu au putut găsi nicio urmă a înregistrării sale la momentul respectiv în sistemul său. Dosarul reclamantului a fost preluat de un alt manager de proiect din cadrul Comisiei, care a presupus că raportul financiar a fost pierdut, întrucât nu s-a găsit nicio înregistrare a acestuia. Comisia a subliniat, de asemenea, că, în pofida solicitărilor sale, reclamantul nu a fost niciodată în măsură să furnizeze o copie a raportului financiar pe care pretindea că l-a trimis în februarie 2003.

87. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că a anunțat prezentarea raportului său într-o scrisoare din 23 ianuarie 2003. De asemenea, a subliniat e-mailul din 5 iunie 2003, în care dna D, noul manager de proiect, a scris, cu referire la fostul manager de proiect, că „deși a făcut deja un proiect de evaluare a conținutului raportului dumneavoastră, nu a lăsat nicio evaluare a veniturilor și cheltuielilor [...] Am făcut anchete în întreaga unitate de aici pentru a găsi aceste documente și se pare că s-au pierdut”. Reclamantul a susținut că din e-mailul dnei D rezultă că aceasta și-a consultat șeful de unitate și că, prin urmare, se poate presupune că acesta a fost de acord că raportul a fost pierdut. În plus, reclamantul a fost nedumerit de faptul că, presupunând că raportul nu a fost primit, astfel cum a susținut Comisia, nimeni nu a observat netransmiterea acestuia timp de patru luni de la expirarea termenului relevant. Reclamantul a subliniat că are un interes clar să prezinte acest raport Comisiei, deoarece, în caz contrar, nu s-ar putea efectua nicio plată. În plus, aceasta a făcut trimitere la scrisoarea sa din 5 iunie 2003 și a anexat o copie a chitanței DHL din 6 februarie 2003. Aceasta a susținut că o copie a raportului final era disponibilă pe computerul contabilului proiectului, care se afla în spital la momentul respectiv.

88. După examinarea acestor observații, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să abordeze argumentele menționate mai sus prezentate de reclamant.

89. În răspunsul său, Comisia a respins afirmația reclamantului potrivit căreia a pierdut raportul. Acesta a subliniat că raportul final cuprinde două părți. Prima parte conținea un raport privind punerea în aplicare a proiectului, iar a doua cuprindea un raport privind aspectele financiare ale proiectului (cheltuieli și venituri). Afirmația reclamantului potrivit căreia acesta a trimis raportul final complet, și anume ambele părți, în februarie 2003, nu a fost confirmată de informațiile aflate la dispoziția Comisiei. Într-o scrisoare trimisă în martie 2003, Comisia acceptase transferuri între liniile bugetare ale proiectului, ceea ce însemna de fapt că raportul financiar final nu fusese prezentat în februarie 2003. Documentele trimise de reclamant în februarie 2003 au constat exclusiv în prima parte a raportului. Acesta a fost motivul pentru care, în e-mailul său din 30 mai 2003, doamna D a declarat că a fost efectuat un „proiect de evaluare a raportului”, dar că „nu a fost efectuată nicio evaluare a veniturilor și cheltuielilor”. Astfel, Comisia s-a referit la prima parte a raportului, iar nu la o evaluare a raportului financiar final, întrucât aceasta a fost prezentată abia în iunie 2003.

90. Având în vedere răspunsul Comisiei, Ombudsmanul a considerat necesar să procedeze la o inspecție a dosarului Comisiei. S-a constatat că dosarul Comisiei conținea raportul operațional, care a fost semnat de reclamant și datat 1 februarie 2003. Acest document nu purta nicio ștampilă sau notă atunci când a fost primit și înregistrat. Funcționarii Comisiei prezenți la inspecție nu au fost în măsură să furnizeze nicio informație cu privire la data exactă la care Comisia a primit și a înregistrat acest document.

91. Funcționarii Comisiei prezenți la inspecție și-au exprimat opinia că instituția nu ar fi putut primi raportul financiar înainte de 20 iunie 2003, întrucât modificările bugetului solicitate de reclamant nu ar fi fost posibile dacă raportul financiar ar fi fost efectiv primit și aprobat.

92. Cu ocazia inspecției, s-a constatat că, până atunci, doamnei D nu i s-a solicitat să clarifice sensul e-mailurilor sale din 30 mai și din 5 iunie 2003. Funcționarii Comisiei prezenți la inspecție au promis, prin urmare, să obțină astfel de clarificări din partea doamnei D. La scurt timp după aceea, Comisia a furnizat Ombudsmanului o notă întocmită de doamna D în care aceasta a declarat că doamna M a lăsat în urmă un dosar referitor la acest caz care conținea raportul operațional și copii ale cărților și ale CD-urilor furnizate de reclamant. Cu toate acestea, dosarul nu includea raportul financiar. Dna D a explicat că, întrucât nu a fost lăsat niciun mesaj cu privire la acest raport și întrucât nu i-a trecut prin minte la momentul respectiv că este posibil ca raportul financiar să nu fi fost încă prezentat, a concluzionat că acesta ar fi putut fi pierdut și a solicitat o copie reclamantului. Doamna D a adăugat că, din câte își amintea, reclamantului i-a luat mult timp să furnizeze o copie a acestui raport.

93. În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului și la raportul de inspecție, reclamantul a reiterat faptul că beneficiari precum el însuși primesc doar o parte din grantul Comisiei la începutul unui proiect. Numai atunci când beneficiarii au prezentat raportul financiar și Comisia l-a aprobat, partea rămasă din grant este plătită. Prin urmare, reclamantul și partenerii săi știau că pot primi plata finală numai dacă prezintă raportul financiar la timp. Reclamantul a reiterat faptul că a trimis Comisiei raportul financiar în februarie 2003 și a susținut că doamna M era cunoscută pentru lipsa sa totală de organizare.

94. Reclamantul a anexat, de asemenea, o declarație a secretarului său potrivit căreia raportul financiar a fost trimis împreună cu raportul final „la data indicată în scrisoarea recomandată către programul Cultura 2000” și că a asistat la trimiterea efectivă a tuturor documentelor la oficiul poștal principal dintr-un oraș polonez.

95. Ombudsmanul a întrebat Comisia (i) când și cum a fost înregistrată corespondența trimisă de reclamant de către DHL în februarie 2003, (ii) dacă aceasta nu a fost înregistrată, de ce nu a fost efectuată o astfel de înregistrare și (iii) de ce nu a existat nicio ștampilă de primire pe raportul operațional.

96. În plus, Ombudsmanul a remarcat că coordonatorul de proiect al reclamantului a trimis o scrisoare la 5 iunie 2003 în care a afirmat că fostul manager de proiect al Comisiei i-a spus într-o conversație telefonică din martie 2003 că raportul financiar este deja examinat de experții financiari ai Comisiei și că aceștia din urmă îl vor contacta pe reclamant dacă au întrebări.

97. În cele din urmă, Ombudsmanul a făcut referire la declarația menționată mai sus făcută de secretarul reclamantului cu privire la detașarea atât a raportului financiar, cât și a raportului operațional la data indicată în chitanța DHL.

98. În răspunsul său la anchetele ulterioare ale Ombudsmanului, Comisia a explicat că, la 6 februarie 2003, corespondența primită de reclamant a fost înregistrată în sistemul intern de evidență al Comisiei cu un număr de referință, având ca obiect: Raportul final 2001-1454. Acesta a fost atribuit managerului de proiect al Comisiei la momentul respectiv, dna M. Nu existau informații în sistemul de înregistrare cu privire la numărul de dosare primite și nici cu privire la tipul acestora. Având în vedere perioada de timp care a trecut de atunci, nu a mai fost posibil să se ofere un răspuns la întrebarea Ombudsmanului cu privire la motivul pentru care nu a existat nicio ștampilă de primire pe raport sau să se clarifice conținutul unei conversații telefonice care a avut loc în martie 2003 între dna M și managerul de proiect al reclamantului. Cu toate acestea, alte fapte au sugerat cu tărie că raportul financiar final nu a fost primit niciodată. Reclamantul nu a fost în măsură să transmită un duplicat al raportului final doamnei D și, între timp, la 21 martie 2003, Comisia a aprobat transferurile între liniile bugetare. Aceste transferuri au fost solicitate de reclamant și nu ar fi fost posibile dacă raportul financiar ar fi fost primit și aprobat de unitatea operațională.

99. Comisia a explicat că procedura financiară aplicabilă la momentul respectiv era următoarea: un raport financiar și un ordin de plată vor fi trimise unității financiare numai după aprobarea de către funcționarii responsabili cu inițierea operațională și financiară și după verificarea financiară și operațională. Niciuna dintre aceste aprobări nu a fost înregistrată pentru presupusul raport pierdut. Având în vedere că transferurile între liniile bugetare au fost acceptate de unitatea operațională la o lună și jumătate de la data la care reclamantul a trimis raportul presupus pierdut, s-a putut concluziona că diferiții actori din unitatea operațională nu ar fi putut să îl aprobe și să îl trimită unității financiare.

100. În ceea ce privește declarația secretarei reclamantului, dna P, care la momentul respectiv era responsabilă de punerea în aplicare a proiectului și declarase că a asistat la trimiterea efectivă a tuturor documentelor de la oficiul poștal principal dintr-un oraș polonez, Comisia a subliniat cu respect că documentele prezentate la 6 februarie 2003 au fost trimise prin intermediul unei societăți private de transport (DHL), nu prin poștă. În plus, Comisia a indicat o discrepanță aparentă în ceea ce privește poziția doamnei P, întrucât, potrivit raportului financiar în sine, doamna P a lucrat la proiect doar 10 zile. Conform raportului de audit al primilor auditori, „beneficiarul nu are personal propriu. Contractele au fost încheiate cu persoane care prestează servicii numai pe perioada eligibilității proiectului". Având în vedere că eligibilitatea proiectului s-a încheiat la 1 decembrie 2002, iar raportul pretins pierdut a fost trimis la 6 februarie 2003, se pare că doamna P nu mai era angajată de reclamant la momentul trimiterii raportului final.

101. Reclamantul nu a prezentat observații suplimentare.

f) Presupusa neacordare de asistență reclamantului, printre altele, prin faptul că acesta nu a răspuns la scrisorile sale [aspectul (vi) al primei acuzații]

102. Reclamantul a susținut că asistența acordată de doamna M a fost slabă și că nu a răspuns la niciuna dintre scrisorile sale după începerea proiectului. În această privință, Comisia a anexat copiile a două scrisori, din 11 aprilie 2002 și, respectiv, din 3 decembrie 2002. În scrisoarea din decembrie, reclamantul a subliniat că nu a primit un răspuns din partea dnei M la numeroasele sale comunicări.

103. În avizul său, Comisia a considerat că a furnizat reclamantului răspunsuri la întrebările sale și asistență pe parcursul punerii în aplicare a proiectului, la fel ca în cazul tuturor celorlalte proiecte. În plus, Comisia a observat că s-a întâlnit cu reclamantul la 11 decembrie 2002, pentru a clarifica modificările suplimentare solicitate de acesta din urmă. Comisia a subliniat că a acționat întotdeauna în strânsă cooperare cu reclamantul și în interesul punerii corecte în aplicare a proiectului.

104. În observațiile sale, reclamantul nu a formulat nicio observație specifică cu privire la această chestiune.

105. După examinarea avizului Comisiei, Ombudsmanul a concluzionat că are nevoie de informații suplimentare. Prin urmare, acesta a solicitat Comisiei un răspuns mai specific, ținând seama de scrisoarea reclamantului din 11 aprilie 2002, în care reclamantul a indicat că scrisorile sale anterioare din 19 decembrie 2001, 12 februarie 2002 și 16 martie 2002 nu au primit răspuns și că responsabilul de caz al Comisiei nu a putut fi contactat telefonic.

106. În răspunsul său, Comisia a negat că doamna M nu a acordat asistență reclamantului. Dna M a fost de ajutor înainte și în timpul punerii în aplicare a proiectului. Între ea și reclamant au existat contacte bilaterale periodice. Comisia a subliniat că s-a acordat o atenție mai mult decât suficientă tratării dosarului reclamantului, care a fost gestionat într-un spirit de echitate și egalitate de tratament. Reclamantul a solicitat modificarea acordului la 19 decembrie 2001, 12 februarie 2002 și 16 martie 2002. În scrisoarea sa din 5 aprilie 2002, Comisia a informat reclamantul că modificările solicitate nu pot fi aprobate. Această scrisoare trebuie să fi trecut peste scrisoarea reclamantului din 11 aprilie 2002. După ce reclamantul și-a clarificat numeroasele cereri, în special prin scrisoarea din 19 iunie 2002, Comisia și-a prezentat poziția definitivă în scrisoarea sa din 30 iulie 2002, care aborda problema modificării perioadei de punere în aplicare menționate în scrisoarea reclamantului din 5 aprilie 2002.

107. Reclamantul nu a formulat observații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

g) Cu privire la cererea de revocare a ordinului de debitare de către Comisie (a doua cerere)

108. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își revoce nota de debit prin care a obligat reclamantul să ramburseze suma de 27 080,51 EUR.

109. În avizul său, Comisia a respins această afirmație. Aceasta a explicat că valoarea ordinului de debitare s-a bazat pe cel de al doilea audit al proiectului și a reiterat motivele care au determinat-o să concluzioneze că costurile în valoare de suma menționată mai sus nu sunt eligibile.

Evaluarea Ombudsmanului

a) Presupusa netrimitere, în amendament, la dispoziția corectă privind durata acordului inițial [aspectul (ii) al primei revendicări]

110. Comisia și reclamantul sunt de acord că dispoziția de modificare a acordului face trimitere la articolul greșit din acord. În loc să facă trimitere la articolul 2 din acord, care se referea la durata contractului și la perioada de eligibilitate pentru costuri, acesta a menționat articolul 3, care se referea la finanțarea proiectului. Ombudsmanul ia act de faptul că, prin urmare, Comisia a satisfăcut afirmația reclamantului potrivit căreia ar trebui să recunoască faptul că nu s-a referit, în amendament, la dispoziția corectă din acordul inițial.

111. Reclamantul a susținut că această greșeală înseamnă că (i) fie ar trebui să se aplice perioada inițială de eligibilitate a costurilor de la 1 mai 2001 la 1 mai 2002, fie (ii) perioada de eligibilitate a costurilor ar trebui să acopere atât perioada avută în vedere inițial, cât și perioada menționată în modificare, și anume de la 1 mai 2001 la 1 decembrie 2002. Ombudsmanul observă că reclamantul însuși a fost cel care a propus ca noua perioadă de eligibilitate să se încadreze între 1 decembrie 2001 și 1 decembrie 2002. În plus, este clar că această propunere a fost acceptată de Comisie. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că argumentul Comisiei potrivit căruia trimiterea incorectă din dispoziția de modificare s-a datorat unei erori de dactilografiere și că această eroare nu pune sub semnul întrebării claritatea, scopul sau valabilitatea modificării este rezonabil.

112. Prin urmare, nu a fost stabilită nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește al doilea aspect al primei cereri.

b) Presupusa întârziere în semnarea modificării acordului [aspectul (i) al primei afirmații] și cererea conexă [aspectul (i) al primei afirmații]

113. Până la data semnării acordului dintre reclamant și Comisie, la 19 decembrie 2001, o parte semnificativă a perioadei de eligibilitate a costurilor, prevăzută inițial pentru perioada cuprinsă între 1 mai 2001 și 1 mai 2002, expirase deja.

114. Ombudsmanul ia act de faptul că reclamantul a solicitat o modificare a perioadei de eligibilitate pentru costuri chiar în ziua semnării acordului. Comisia a atribuit această întârziere în semnarea acordului perioadei de timp necesare guvernului polonez pentru a-și aduce contribuția financiară la programul „Cultura 2000”. Modificarea perioadei de eligibilitate a costurilor ar fi fost, așadar, consecința logică a acestei întârzieri. Prin urmare, este dificil de înțeles de ce Comisia a avut nevoie de mai mult de șapte luni pentru a aborda această problemă. Este adevărat că, în februarie 2002, reclamantul a solicitat modificări suplimentare ale proiectului. Cu toate acestea, în cazul în care motivul suspendării cererii reclamantului de modificare a perioadei de eligibilitate a costurilor a fost cererea sa de modificare suplimentară a proiectului, nu este mai puțin adevărat că Comisia nu a informat niciodată reclamantul cu privire la aceasta. În plus, Comisia nu putea ignora importanța modificării perioadei de eligibilitate a costurilor pentru lucrările din cadrul proiectului, cu atât mai mult cu cât perioada de eligibilitate menționată, astfel cum a fost prevăzută inițial, urma să expire la 1 mai 2002. În orice caz, nimic nu demonstrează că Comisia a furnizat reclamantului vreun fel de răspuns la cererile sale repetate de prelungire a perioadei de eligibilitate menționate înainte de 30 iulie 2002. Comisia nu a susținut că ar exista motive obiective care să o împiedice să accepte modificarea propusă de reclamant.

115. În plus, pare util să subliniem încă o dată faptul că, chiar și în scrisoarea sa din 30 iulie 2002, Comisia s-a limitat să confirme că „transferul activităților proiectului până în decembrie 2002” este „acceptabil”. Nu a spus că schimbarea a fost, de fapt, "acceptată". În orice caz, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia recunoaște că modificarea perioadei de eligibilitate pentru costuri a necesitat o modificare formală.

116. Având în vedere că, în opinia sa, Comisia nu a prezentat nicio explicație cu privire la motivul pentru care au trecut încă aproape cinci luni înainte de adoptarea finală a acestei modificări, Ombudsmanul a solicitat în mod expres Comisiei o explicație. În răspunsul său, Comisia a indicat doar că întârzierea în cauză nu a dezavantajat reclamantul, deoarece a fost deja „în mod oficial” de acord cu modificarea în scrisoarea sa din 30 iulie 2002. Aceste explicații nu sunt convingătoare. Este dificil de înțeles de ce, în cazul în care Comisia a considerat că acordul a fost modificat în mod valabil prin scrisoarea menționată, aceasta a considerat necesar să procedeze la o modificare formală în decembrie 2002. În orice caz, Comisia nu a furnizat o explicație rezonabilă cu privire la timpul necesar pentru a accepta modificarea relevantă, indiferent dacă se consideră că data de 30 iulie 2002 sau 19 decembrie 2002 este data la care modificarea a fost acceptată.

117. Ombudsmanul consideră că punerea în aplicare de către instituțiile UE a unor modificări necontroversate ale contractelor într-un termen rezonabil constituie o bună practică administrativă, cu excepția cazului în care există motive obiective care justifică motivul pentru care acest lucru nu este posibil. Comisia nu a furnizat nicio explicație convingătoare cu privire la motivul pentru care nu a fost posibil să facă acest lucru în cazul de față. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul va face o observație critică corespunzătoare mai jos.

118. În ceea ce privește aspectul conex (i) al primei cereri, și anume faptul că Comisia ar trebui să recunoască faptul că nu s-a asigurat că modificarea a fost semnată în perioada de valabilitate a acordului, Comisia a recunoscut că modificarea acordului a fost semnată după expirarea perioadei de valabilitate a acordului. Cu toate acestea, după cum s-a explicat mai sus, responsabilitatea pentru întârzierea semnării acestui amendament trebuie imputată Comisiei. Nerecunoașterea de către Comisie a faptului că a fost responsabilă pentru această întârziere constituie un alt caz de administrare defectuoasă care va face obiectul unei alte observații critice formulate mai jos.

c) pretinsele audituri inconsecvente [aspectul (ii) al primei afirmații], refuzul de a accepta documentele emise de o eparhie [aspectul (iii) al primei afirmații] și afirmația potrivit căreia Comisia ar trebui să accepte documente de mărturie (a treia afirmație)

119. Reclamantul a susținut, în esență, că Comisia a acționat în mod greșit deoarece (i) a considerat anumite costuri neeligibile, chiar dacă primii auditori le-au acceptat, (ii) a considerat că reclamantul nu a furnizat informațiile care ar fi fost necesare pentru a considera anumite costuri eligibile și (iii) a refuzat să accepte anumite documente emise de partenerii de proiect ai reclamantului ca elemente de probă suficiente.

120. În ceea ce privește primul dintre aspectele de mai sus, trebuie reamintit faptul că Comisia nu a urmat recomandările formulate de primii auditori, ci a decis să efectueze un al doilea audit. Reclamantul și-a concentrat criticile asupra faptului că al doilea auditor a respins anumite costuri pe care primii auditori le-au considerat eligibile. Comisia nu pare să conteste acest lucru. Ombudsmanul este de acord că, într-adevăr, ar părea neobișnuit ca acele costuri care au fost acceptate în cadrul primului audit, pe baza informațiilor disponibile la momentul respectiv, să fie considerate neeligibile în cadrul celui de al doilea audit, pe baza acelorași informații și a informațiilor suplimentare furnizate de beneficiar. Cu toate acestea, ceea ce este decisiv este dacă concluziile la care au ajuns cei de-al doilea auditor au fost întemeiate.

121. În special, Ombudsmanul consideră că orice discrepanță sau inconsecvență între constatările celor două audituri ar fi relevantă în acest caz numai dacă reclamantul s-ar putea aștepta în mod legitim ca constatările primilor auditori să nu poată fi contestate ulterior de un al doilea audit. În conformitate cu jurisprudența instanțelor Uniunii, o persoană poate avea o încredere legitimă că o instituție a Uniunii se va comporta într-un anumit mod numai dacă (a) persoanei în cauză i-au fost furnizate asigurări precise, necondiționate și concordante, emise de surse autorizate și de încredere, (b) asigurările respective au fost de natură să dea naștere unei încrederi legitime și (c) asigurările oferite respectă normele aplicabile [5]. În cazul de față, reclamantul susține doar că a primit asigurări din partea reprezentantului Comisiei prezent în timpul primului audit cu privire la faptul că documentele pe care le-a furnizat au fost „corecte”. Prin urmare, se pare că Comisia nu a oferit reclamantului nicio asigurare clară că anumite costuri considerate eligibile de către primii auditori vor fi, de asemenea, acceptate de către al doilea auditor. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nimic nu i-a împiedicat pe cei doi auditori să reexamineze toate probele și documentele aflate în posesia reclamantului.

122. Reclamantul pare, de asemenea, să fi considerat inechitabil faptul că al doilea audit a calificat drept neeligibile anumite costuri pe care primul audit le-a considerat eligibile.

123. În acest sens, Ombudsmanul consideră că este util să formuleze o serie de observații. În primul rând, problema echității în prezenta cauză ar trebui în mod necesar să fie evaluată ținând seama de comportamentul ambelor părți contractuale, și anume reclamantul și Comisia. În al doilea rând și astfel cum s-a menționat deja mai sus, reclamantul a afirmat că anumite cheltuieli în valoare de 10 413 EUR care au fost considerate eligibile în cadrul primului audit au fost respinse în cadrul celui de al doilea audit. Comisia nu a contestat această afirmație. În al treilea rând, atât primul, cât și al doilea audit au fost efectuate la sediul reclamantului de auditori calificați, în conformitate cu standardele internaționale de audit și pe baza documentelor puse la dispoziție de reclamant la momentul faptelor. În al patrulea rând, nu este de competența Ombudsmanului să examineze modul în care auditorii au evaluat elementele individuale de cheltuieli și să efectueze un nou audit al documentelor specifice și/sau al altor elemente și nici, de altfel, acest rol nu ar putea fi atribuit Comisiei. Comisia a trebuit să decidă dacă și în ce măsură ar trebui să urmeze recomandările auditorilor calificați. Astfel, Ombudsmanului îi revine sarcina de a examina dacă poziția Comisiei în această privință a fost rezonabilă și echitabilă.

124. Primii auditori au considerat că Comisia avea dreptul să recupereze de la reclamant întreaga valoare a grantului (87 272,10 EUR) ca urmare a nerespectării de către acesta din urmă a dispozițiilor acordului referitoare la incapacitatea reclamantului de a-și dovedi propria contribuție. Cu toate acestea, Comisia și-a arătat bunăvoința alegând să urmeze o altă constatare a primilor auditori, care a fost mai benefică pentru reclamant, și anume că, pe baza costurilor eligibile verificate, suma mult mai mică de 41 196,92 EUR ar putea fi stabilită ca sumă care trebuie rambursată. În plus, atunci când, în urma constatărilor primului audit, reclamantul a prezentat documente suplimentare legate de cheltuieli, Comisia a decis să îi acorde posibilitatea de a-și prezenta toate documentele în contextul unui al doilea audit. Având în vedere că reclamantul a fost, în orice caz, obligat să păstreze documente corespunzătoare privind proiectul chiar înainte de primul audit, această decizie poate fi considerată, într-adevăr, o demonstrație suplimentară a bunăvoinței Comisiei. În acest sens, ar putea fi util să se sublinieze că, pe baza experienței Ombudsmanului, disponibilitatea Comisiei de a permite efectuarea unui al doilea audit este cu totul excepțională.

125. În continuare, Ombudsmanul subliniază că, în conformitate cu articolul 12 din anexa II la acord, reclamantul trebuia să păstreze „toate documentele referitoare la gestionarea tehnică și financiară a proiectului” și că Comisia avea dreptul să comande un audit pentru o perioadă de până la cinci ani de la încheierea proiectului [6]. Mai important, o analiză mai atentă a cerințelor relevante prevăzute la articolul 9 din anexa II privind eligibilitatea costurilor arată că aplicarea acestora ar fi implicat în mod necesar o marjă de apreciere în ceea ce privește eligibilitatea costurilor specifice în cadrul proiectului. Astfel, indiferent dacă cele două audituri s-au bazat pe aceleași documente sau pe documente diferite, având în vedere marja de apreciere implicată, ne putem aștepta ca auditorii care au efectuat al doilea audit să fi putut avea opinii divergente față de cele ale primilor auditori în ceea ce privește eligibilitatea anumitor cheltuieli. În această privință, Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în pofida marjei de apreciere a auditorilor și a riscurilor inerente asociate unui nou audit, al doilea audit, în pofida constatărilor sale diferite, a concluzionat că reclamantului ar fi trebuit să i se solicite să ramburseze o sumă semnificativ mai mică decât cea recomandată în primul audit.

126. Ar putea fi util să se adauge că nu a existat nimic în observațiile reclamantului care să demonstreze că constatările relevante ale primului audit au fost în mod vădit corecte și că constatările celui de al doilea audit au fost în mod vădit eronate.

127. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că presupusele constatări inconsecvente ale celor două audituri nu pot justifica constatarea că reclamantul a fost tratat în mod inechitabil.

128. În continuare, Ombudsmanul va examina celălalt argument conex invocat de reclamant, și anume că Comisia a considerat în mod eronat că reclamantul nu a furnizat informațiile necesare pentru ca anumite costuri să fie considerate eligibile. Ombudsmanul observă că, astfel cum a subliniat Comisia, a trebuit să fie îndeplinite o serie de condiții pentru ca costurile să fie considerate eligibile. Reclamantul nu a contestat declarațiile făcute de Comisie în acest context. În ceea ce privește costurile contestate în prezenta cauză, Ombudsmanul observă că, potrivit Comisiei, al doilea auditor a constatat că reclamantul nu a furnizat documente justificative emise de terți și că reclamantul nu a prezentat contracte, fișe de pontaj sau documente de salarizare nici în ceea ce privește anumite costuri cu personalul.

129. În ceea ce privește refuzul de a accepta anumite documente emise de partenerii de proiect ai reclamantului ca dovezi suficiente, reclamantul a făcut referire la documente privind contribuțiile (a) unei eparhii și (b) (c) ale altor două instituții partenere. În ceea ce privește litera (a), reclamantul a prezentat un „raport de o pagină privind contribuția coorganizatorului proiectului” referitor la o eparhie care conține un tabel care indică faptul că un episcop a adus o contribuție de 2 000 EUR. Documentul poartă ceea ce pare a fi ștampila oficială a unei eparhii și este semnat și datat 14 ianuarie 2004. Nu există alte date în acest raport. În ceea ce privește litera (b), reclamantul a prezentat un alt „raport privind contribuția coorganizatorului proiectului” în legătură cu instituția parteneră relevantă. Acest document poartă, de asemenea, ștampila oficială a partenerului de proiect și este semnat și datat 17 noiembrie 2003. Aceasta nu precizează data la care a fost efectuată contribuția. În ceea ce privește litera (c), reclamantul a prezentat două documente. Primul este intitulat „Acordul/confirmarea contribuției partenerului” și datează din 1 februarie 2002. Al doilea este un „raport privind contribuția coorganizatorului proiectului”. Acesta poartă ștampila oficială a partenerului și este semnat și datat 20 noiembrie 2001.

130. Comisia a considerat că o simplă declarație nu constituie o dovadă suficientă, cu excepția cazului în care este susținută de dovada cheltuielilor înregistrate și plătite din conturile beneficiarului. Potrivit Comisiei, reclamantul nu a prezentat niciodată o astfel de dovadă.

131. Ombudsmanul consideră că abordarea Comisiei este în conformitate cu condițiile de eligibilitate stabilite în acord.

132. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia a oferit o prezentare coerentă și rezonabilă a modului în care a gestionat costurile declarate de reclamant. Prin urmare, nu se poate constata nicio administrare defectuoasă în această privință.

d) Refuzul de a examina documente suplimentare după audit [aspectul (iv) al primei afirmații]

133. Reclamantul a susținut, în esență, că Comisia a refuzat în mod eronat să ia în considerare documentele suplimentare pe care reclamantul le-a obținut după încheierea celui de al doilea audit. Dovezile colectate de Ombudsman arată că cel de-al doilea auditor l-a invitat pe reclamant să își prezinte observațiile cu privire la proiectul de raport de audit până la 4 septembrie 2007. La 5 septembrie 2007, reclamantul a solicitat o prelungire a acestui termen până la 10 octombrie 2007. Auditorii au acordat reclamantului prelungirea solicitată. Dovezile aflate la dispoziția Ombudsmanului nu sugerează că reclamantul a solicitat sau a obținut o prelungire suplimentară.

134. Auditorii par să-și fi prezentat raportul Comisiei la 28 noiembrie 2007, adică la o lună și jumătate după expirarea termenului prelungit stabilit pentru ca reclamantul să-și prezinte observațiile. Pare util să se reamintească faptul că, în conformitate cu acordul, reclamantul ar fi putut fi auditat în termen de cinci ani de la încheierea proiectului. În cazul unui astfel de audit, aceasta trebuia să pună la dispoziție toate documentele referitoare la gestiunea tehnică și financiară a proiectului. Ombudsmanul observă că, în cazul de față, reclamantul a avut posibilitatea de a prezenta dovezi suplimentare până la 10 octombrie 2007, adică la aproape cinci ani de la încheierea proiectului. Reclamantul nu ar fi putut ignora importanța acestui termen, deoarece a solicitat el însuși o prelungire a termenului inițial.

135. Având în vedere că reclamantul trebuia să se afle în posesia documentelor relevante de la începutul punerii în aplicare a proiectului (și nu să le colecteze la aproape cinci ani după finalizarea proiectului) și având în vedere că termenul prelungit a trecut fără niciun răspuns din partea reclamantului, Ombudsmanul constată că reclamantul a avut mai mult decât suficient timp pentru a obține documentele relevante de la partenerii săi. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că Comisia a fost îndreptățită să considere că niciun document suplimentar trimis după termenul relevant nu trebuia să fie luat în considerare de către cel de al doilea auditor sau de către ea însăși și că ar putea proceda la finalizarea raportului de audit. În plus, documentele pe care reclamantul le-a prezentat cu întârziere Comisiei par să fi vizat cheltuieli de călătorie neeligibile care au fost suportate după finalizarea proiectului.

136. Având în vedere cele de mai sus, nu se poate stabili nicio administrare defectuoasă în această privință.

e) Presupusa pierdere a raportului final inițial al proiectului [aspectul (v) al primei afirmații]

137. Reclamantul a susținut că Comisia a pierdut raportul final pe care i l-a trimis. De la bun început, pare util să se reamintească faptul că raportul final a constat în raportul operațional, care conține descrierea activităților desfășurate, și în raportul financiar, care prezintă veniturile și cheltuielile proiectului. În cursul anchetei, s-a constatat că criticile reclamantului se refereau doar la raportul financiar pe care, potrivit reclamantului, Comisia l-a primit în februarie 2003 și apoi l-a pierdut. Pare util să se adauge că inspecția efectuată de serviciile Ombudsmanului a arătat că raportul operațional al reclamantului, care datează din 1 februarie 2003, face parte din dosarul Comisiei.

138. Reclamantul a prezentat o copie a unei chitanțe DHL care arată că a trimis Comisiei două pachete la 6 februarie 2003. Totuși, această chitanță nu dovedește că pachetele respective conțineau raportul financiar final.

139. Desigur, în e-mailurile sale din 30 mai și din 5 iunie 2003, doamna D a considerat că raportul financiar părea pierdut. Cu toate acestea, chiar modul de redactare a acestor e-mailuri arată în mod clar că doamna D. nu s-a referit la ceva despre care știa că este un fapt, ci mai degrabă la o presupunere pe care a făcut-o. Astfel, declarația relevantă nu dovedește că, într-adevăr, Comisia a primit raportul financiar în februarie 2003 și apoi l-a pierdut. Reclamantul a sugerat că valoarea probantă a declarației dnei D a fost consolidată și mai mult de faptul că, potrivit reclamantului, dna D și-a consultat șeful de unitate înainte de a trimite e-mailurile relevante. Chiar dacă ipotezele reclamantului ar fi corecte, acest lucru nu ar schimba totuși faptul că declarația doamnei D s-a bazat doar pe o ipoteză nedovedită.

140. Reclamantul a susținut că, în cazul în care raportul financiar nu ar fi fost într-adevăr prezentat în februarie 2003, ar fi dificil de înțeles de ce Comisia a observat acest lucru abia după aproape patru luni. Ombudsmanul consideră nedumeritor faptul că Comisia pare să fi observat absența raportului financiar la sfârșitul lunii mai 2003, cu atât mai mult cu cât, potrivit e-mailului dnei D din 30 mai 2003, dna M făcuse deja un „proiect de evaluare” a conținutului raportului operațional. Cu toate acestea, doamna D a arătat de asemenea că doamna M nu a lăsat nicio evaluare a veniturilor și a cheltuielilor. Este posibil ca acest lucru să se fi întâmplat deoarece raportul financiar nu fusese furnizat împreună cu raportul operațional. Cu toate acestea, faptul că acest lucru nu a fost observat mai devreme ar fi putut fi cauzat și de împrejurarea că dosarul relevant nu a fost tratat, înainte ca doamna D să îl preia, cu aceeași diligență cu care ar fi trebuit să fie tratat.

141. Reclamantul a subliniat că are tot interesul să prezinte raportul cât mai curând posibil, deoarece acest lucru este o condiție prealabilă pentru primirea restului grantului. Ar fi fost împotriva propriului interes să nu se respecte această condiție. Ombudsmanul este de acord că este logic să se presupună că reclamantul a avut un interes clar în prezentarea raportului financiar în cauză cât mai curând posibil. Cu toate acestea, acest lucru nu exclude posibilitatea ca reclamantul să nu fi făcut acest lucru din greșeală. Ombudsmanul ia notă de faptul că, în scrisoarea sa din 5 iunie 2003, reclamantul a declarat că raportul final era încă stocat pe calculatorul său și că îl va trimite prin poștă, astfel încât să se evite confuzia din partea experților Comisiei. Cu toate acestea, la 16 iunie 2003, Comisia a atras atenția reclamantului asupra faptului că trebuia încă să prezinte raportul financiar final [7], iar Comisia l-a primit abia la 20 iunie 2003.

142. Comisia a susținut că, întrucât abia la 20 martie 2003 a acceptat anumite transferuri între liniile bugetare ale proiectului, raportul financiar final nu ar fi putut fi prezentat în februarie 2003. Ombudsmanul consideră că, într-adevăr, pare logic să se presupună că un beneficiar ar aștepta răspunsul Comisiei la o cerere de efectuare a anumitor modificări financiare înainte de a-i prezenta raportul financiar. Cu toate acestea, nu se poate exclude faptul că raportul financiar a fost totuși prezentat în februarie 2003, presupunând că Comisia va aproba modificările relevante și pentru a permite reclamantului să obțină restul subvenției cât mai repede posibil.

143. Ca răspuns la anchetele ulterioare ale Ombudsmanului, Comisia a explicat că, deși corespondența reclamantului a fost primită și înregistrată la 6 februarie 2003, nu avea cunoștință de numărul sau tipul de dosare primite ca parte a corespondenței respective. Având în vedere timpul scurs, Comisia nu a putut explica nici motivul pentru care nu exista o ștampilă de primire pe raportul de exploatare. Prin urmare, din aceste informații nu se poate stabili dacă raportul financiar a fost primit de Comisie în februarie 2003.

144. În scrisoarea sa adresată Comisiei la 5 iunie 2003, reclamantul a menționat că doamna M. și-a informat managerul de proiect în timpul unei conversații telefonice din martie 2003 că raportul financiar este examinat de experți financiari independenți care îl vor contacta în cazul în care vor avea întrebări. Comisia a explicat că nu era în măsură să confirme conținutul acestei convorbiri telefonice. Cu toate acestea, din clarificările Comisiei reiese că presupusul raport financiar pierdut nu a fost prezentat serviciilor Comisiei responsabile cu aspectele financiare ale proiectului (astfel cum se prevede în procedura administrativă aplicabilă la momentul respectiv și cum se subliniază la punctul 99 de mai sus), deoarece nu a existat nicio urmă a raportului respectiv în evidențele acestora. Astfel, deși nu este posibil să se stabilească ceea ce s-a afirmat în convorbirea telefonică relevantă, se dovedește că raportul pretins pierdut nu a ajuns la unitatea financiară. Ombudsmanul observă că acest lucru ar putea implica faptul că raportul financiar ar fi putut fi pierdut în timp ce se afla încă în posesia unității operaționale.

145. Reclamantul a prezentat o declarație a secretarului său care confirmă că a asistat la trimiterea raportului financiar și a raportului operațional către Comisie la oficiul poștal principal dintr-un oraș polonez. Ca răspuns, Comisia a invocat două argumente, și anume că (i) în temeiul primului raport de audit, doamna P nu ar fi trebuit să mai fie angajată de reclamant la momentul trimiterii raportului final și (ii) reclamantul a utilizat o societate privată de transport (DHL) pentru a transmite Comisiei raportul său final. În ceea ce privește primul argument, Ombudsmanul observă că reclamantul este o asociație. Deși raportul de audit a constatat că asociația nu avea personal propriu, același raport a constatat, de asemenea, că doamna P a fost înscrisă ca secretară a asociației în registrul instanței. Astfel, nu se poate exclude ca doamna P să fi fost angajată și prezentă la momentul transmiterii raportului financiar. Prin urmare, primul argument al Comisiei nu este convingător. În ceea ce privește al doilea argument al Comisiei, Ombudsmanul observă că, într-adevăr, reclamantul nu a utilizat serviciul poștal, ci o societate privată de curierat rapid internațional (DHL) pentru a trimite Comisiei raportul său final. Astfel, declarația doamnei P potrivit căreia a asistat la trimiterea raportului la oficiul poștal principal dintr-un oraș polonez pare îndoielnică. Ombudsmanul constată cu regret că reclamantul nu a furnizat nicio clarificare care ar putea aduce mai multă lumină cu privire la acest aspect. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că declarația dnei P nu are valoarea probatorie necesară pentru a influența în mod decisiv concluzia sa.

146. Luând în considerare toți factorii menționați anterior, Ombudsmanul consideră că nu este posibil să se stabilească cu certitudine că, astfel cum a susținut reclamantul, Comisia a primit raportul financiar în februarie 2003 și l-a pierdut ulterior. Prin urmare, Ombudsmanul trebuie să concluzioneze că nu se poate stabili nicio administrare defectuoasă în această privință.

147. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că din această anchetă a reieșit că o serie de aspecte ale gestionării de către Comisie a unor astfel de proiecte ar putea fi îmbunătățite în continuare. În acest scop, el va face două observații suplimentare cu privire la cele două puncte prezentate mai jos.

148. Ombudsmanul consideră că procedurile de înregistrare ale Comisiei pentru documentele primite în vigoare la momentul în care au avut loc faptele din acest caz ar putea fi în mod clar îmbunătățite (dacă acest lucru nu s-a întâmplat între timp). În acest context, ar trebui remarcat faptul că raportul operațional al reclamantului din dosarul Comisiei nu conținea nicio ștampilă care să indice data primirii. Pentru comparație, documentele primite de Ombudsman sunt înregistrate, ștampilate cu data primirii, adăugate într-un fișier fizic și scanate pentru stocare electronică. Comisia ar fi bine sfătuită să se asigure că, în măsura în care nu a luat încă astfel de măsuri, orice element sau document pe care îl primește este tratat într-un mod care să permită stabilirea într-un mod ușor și fiabil a momentului în care a fost primit și înregistrat efectiv.

149. În plus, în cazul în care un manager de proiect responsabil de un anumit dosar din cadrul Comisiei este pe punctul de a-și părăsi postul sau de a-și înceta activitatea în cadrul Comisiei, ar constitui o bună practică administrativă să se asigure pregătirea notelor de predare, ținând seama de toate etapele anterioare ale procedurii (inclusiv de orice corespondență relevantă schimbată) și de orice acțiuni pendinte care trebuie întreprinse. Acest lucru ar putea reduce în mod semnificativ amploarea erorilor administrative care pot apărea ca urmare a unei schimbări în ceea ce privește managerii de proiect. Aceasta ar trebui, de asemenea, să contribuie la asigurarea continuității necesare în gestionarea proiectelor în raport cu lumea exterioară.

f) Presupusa neacordare de asistență reclamantului, printre altele, prin faptul că acesta nu a răspuns la scrisorile sale [aspectul (vi) al primei acuzații]

150. Reclamantul a susținut că, prin faptul că nu a răspuns la scrisorile sale, Comisia și, în special, dna M nu i-au oferit suficientă asistență. În această privință, Ombudsmanul observă că reclamantul nu a sugerat că doamna D, care a preluat-o de la doamna M, nu i-a furnizat nici asistența adecvată.

151. Reclamantul a făcut referire la o scrisoare din 11 aprilie 2002, adresată Comisiei de către coordonatorul acesteia, în care se afirma că doamna M. nu a răspuns la corespondența anterioară din 19 decembrie 2001, 12 februarie 2002 și 16 martie 2002 și că coordonatorul nu a putut să o contacteze telefonic. Comisia a afirmat că doamna M a fost în contact permanent cu reclamantul și că, prin scrisoarea din 5 aprilie 2002, Comisia l-a informat pe reclamant că modificările solicitate erau prea ample. În opinia Comisiei, această scrisoare trebuie să fi contrazis scrisoarea reclamantului din 11 aprilie 2002.

152. În opinia Ombudsmanului, în cazul în care a existat un contact regulat cu reclamantul, acest lucru pare să se fi datorat în mare parte eforturilor depuse de reclamant. Chiar dacă reclamantul, în scrisoarea sa din 12 februarie 2002, a solicitat modificări care păreau să modifice proiectul în mod semnificativ, nu este clar motivul pentru care Comisia a avut nevoie de aproape două luni pentru a răspunde acestei scrisori. În plus, la 19 decembrie 2001, reclamantul a solicitat o modificare a perioadei de eligibilitate pentru costuri și și-a reiterat cererea la 11 aprilie 2002. Cu toate acestea, scrisoarea ulterioară a Comisiei din 5 aprilie 2002 nici măcar nu aborda această chestiune pendinte. În cele din urmă, Comisia a avut nevoie de mai mult de șapte luni pentru a-și exprima opinia cu privire la cererea reclamantului ca perioada de eligibilitate pentru costuri să fie prelungită până în decembrie 2002. În acest context, Ombudsmanul constată că Comisia nu a prezentat nicio explicație convingătoare pentru a demonstra că, prin intermediul coordonatorului său de proiect, dna M, a acordat reclamantului suficientă asistență. În consecință, Ombudsmanul constată un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește presupusa neacordare de către Comisie a unei asistențe suficiente reclamantului. Având în vedere că acest aspect se suprapune, într-o anumită măsură, cu problema întârzierii în semnarea modificării acordului [aspectul (i) al primei afirmații și aspectul (i) al primei afirmații], acesta va fi luat în considerare în observația critică corespunzătoare acestui aspect.

g) Cu privire la cererea de revocare a ordinului de debitare de către Comisie (a doua cerere)

153. Astfel cum s-a menționat mai sus, nu toate aspectele legate de punerea în aplicare și tratarea de către Comisie a acordului cu reclamantul au fost satisfăcătoare. Cu toate acestea, cazurile de administrare defectuoasă menționate mai sus, comise de Comisie, nu sunt de natură să pună sub semnul întrebării motivul care a stat la baza emiterii notei de debit adresate reclamantului, și anume faptul că reclamantul nu a furnizat, pe o perioadă de peste patru ani, dovezile necesare pentru a demonstra că a funcționat în conformitate cu acordul încheiat cu Comisia. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că refuzul Comisiei de a revoca ordinul de debitare a fost justificat.

B. Afirmația că nu a furnizat informații cu privire la posibilitatea de a introduce o cale de atac (a doua afirmație)

Argumente prezentate Ombudsmanului

154. Reclamantul a susținut că nota de debit a Comisiei nu a furnizat nicio informație cu privire la posibilitatea unei căi de atac. Prin urmare, aceasta a considerat că nota de debit ar trebui revocată.

155. Comisia a susținut în avizul său că, prin semnarea acordului, reclamantul era pe deplin conștient de posibilitatea de a se adresa Tribunalului pentru a contesta o decizie adoptată de Comisie. Acest lucru era prevăzut la articolul 8 din anexa II la acord.

Evaluarea Ombudsmanului

156. Este adevărat că nota de debit nu preciza modul în care putea face obiectul unei căi de atac. Cu toate acestea, acordul semnat de reclamant conținea o dispoziție specifică privind soluționarea litigiilor. Astfel, este rezonabil să se presupună că reclamantul a avut cunoștință de clauza de soluționare a litigiilor din contractul pe care l-a semnat. În plus, nota de debit în sine se referea, de asemenea, la acordul semnat de reclamant. În opinia Ombudsmanului, poziția Comisiei pare, prin urmare, rezonabilă și, prin urmare, nu se poate constata nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește această afirmație.

C. Presupusa includere pe lista neagră a reclamantului și afirmația conexă (a treia afirmație și a patra afirmație)

Argumente prezentate Ombudsmanului

157. Reclamantul a susținut în plângerea sa că pregătirea proiectului 2 în 2005 a implicat nouă parteneri și un efort substanțial în ceea ce privește timpul și banii. Coordonatorul reclamantului s-a deplasat pentru a vizita toate instituțiile implicate din Islanda, Grecia, Spania și Germania, a făcut rezervări pentru concerte muzicale, a semnat acorduri și a suportat alte cheltuieli conexe. Proiectul a fost în cele din urmă selectat pentru un grant și, în iulie 2005, partenerii de proiect au început să lucreze la punerea sa în aplicare. Cu toate acestea, Comisia a descalificat proiectul din cauza presupusei abateri a reclamantului în contextul proiectului nr. 1 selectat anterior. Potrivit reclamantului, nu a existat nicio dovadă atunci sau la momentul plângerii cu privire la vreo ilegalitate din partea sa în punerea în aplicare a proiectului menționat mai sus. În opinia reclamantului, Comisia și-a întemeiat decizia de a exclude al doilea proiect pe dovezi false prezentate de dna B. Aceasta a susținut că un astfel de comportament echivalează cu includerea ilegală pe lista neagră.

158. În avizul său, Comisia a explicat că nu există „liste negre” în cadrul programului Cultura 2000. Aceasta a adăugat că proiectul nr. 2 al reclamantului a primit 68,20 puncte din 100. Deși nu a fost selectată pentru sprijin financiar, aceasta a fost inclusă pe o listă de rezervă. Comisia a decis să nu acorde un grant pe baza primului raport de audit privind proiectul 1 și în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare consacrat în Regulamentul financiar [8]. Aceasta a informat reclamantul în consecință la 12 iulie 2005. Responsabilitatea demarării proiectului înainte de a cunoaște rezultatul procedurii de selecție a Comisiei îi revenea exclusiv reclamantului. De asemenea, faptul că proiectul nu a fost selectat pentru un grant nu a conferit reclamantului niciun drept la compensație, întrucât singurul document obligatoriu ar fi fost acordul de grant semnat.

159. În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a subliniat că, atunci când Comisia a descalificat proiectul 2, nu au existat constatări definitive în legătură cu primul audit. Prin urmare, nu ar fi putut exista niciun motiv pentru a-l descalifica.

160. Ca răspuns la anchetele suplimentare ale Ombudsmanului, Comisia a explicat că a decis să nu acorde un grant pentru proiectul 2 deoarece, în conformitate cu articolul 115 din Regulamentul financiar, o cerere de grant trebuia evaluată pe baza criteriilor de selecție. Acestea au inclus capacitatea financiară a solicitantului de a finaliza proiectul propus. Articolul 176 alineatul (2) din Regulamentul 2342/2002 [9] a precizat, de asemenea, că solicitantul trebuie să dispună de surse de finanțare stabile și suficiente pentru a menține activitatea pe întreaga perioadă stabilită și pentru a participa la finanțarea acesteia. Această condiție prealabilă a fost inclusă în mod specific în cererea de propuneri din 2005 a programului Cultura 2000, care prevedea că solicitanții și coorganizatorii „trebuie să ofere garanții privind viabilitatea lor financiară”.

161. Comisia a observat că conturile oficiale ale reclamantului pentru anii 2000 și 2002, obținute în timpul primului audit, au arătat că acesta nu dispunea de capacitatea financiară adecvată pentru a organiza un proiect de dimensiune europeană. Rezultatele sale anuale au fost negative, pierderea netă a fost în creștere și nu a existat aproape niciun capital. În afară de granturile primite din partea Comisiei, reclamantul nu a avut niciun alt venit semnificativ prin intermediul căruia să desfășoare un proiect. Aceste elemente au reflectat capacitatea financiară extrem de slabă a reclamantului și au fost evidențiate de primii auditori. Neîndeplinirea unuia dintre principalele criterii pentru acordarea unui grant, astfel cum a fost stabilit în Regulamentul financiar și în cererea de propuneri, a determinat Comisia să refuze acordarea unui grant. Comisia a subliniat că respingerea propunerii reclamantului a rezultat din slaba sa capacitate financiară și nu din niciunul dintre criteriile de excludere menționate la articolul 114 alineatul (2) din Regulamentul financiar.

162. Reprezentanții Ombudsmanului au inspectat dosarul Comisiei referitor la proiectul 2. S-a constatat că, datorită disponibilității unor mijloace bugetare suplimentare, ar fi fost posibilă finanțarea proiectului reclamantului. Serviciul competent al Comisiei a pregătit o listă a proiectelor de pe lista de rezervă care ar putea primi această finanțare, împreună cu scrisorile de informare a solicitanților în cauză. A fost pregătită o scrisoare datată 7 iulie 2005, adresată reclamantului, dar nu a fost trimisă deoarece o analiză a capacității financiare a reclamantului care a fost efectuată între timp a arătat în mod clar un volum semnificativ de capital negativ. Prin urmare, Comisia a luat decizia de a nu finanța proiectul reclamantului și de a-l informa în consecință prin scrisoarea din 12 iulie 2005. Comisia a reiterat faptul că procedura a fost corectă și transparentă și că nu a existat nicio „listă neagră” a reclamantului sau a oricărui alt solicitant.

163. Reclamantul nu a prezentat observații cu privire la partea din raportul de inspecție referitoare la această afirmație.

Evaluarea Ombudsmanului

164. Reclamantul a susținut că Comisia a refuzat în mod ilegal și inechitabil să permită reclamantului să coordoneze proiectul 2, care fusese deja aprobat și a cărui punere în aplicare începuse deja. În opinia sa, acest lucru s-a datorat faptului că a fost "pe lista neagră" în secret.

165. Ancheta efectuată de Ombudsman a arătat că Comisia nu a descalificat reclamantul pentru abaterile care i-au fost imputate în realizarea proiectului 1. Astfel, după cum a arătat ancheta, Comisia intenționase inițial (și independent de acest proiect) să finanțeze proiectul 2, odată ce au devenit disponibile fonduri suplimentare. Schimbarea poziției sale a avut loc numai după ce a aflat de situația financiară a reclamantului.

166. Inspecția dosarului Comisiei nu a evidențiat niciun element care să sugereze că decizia Comisiei a fost luată pe baza unei presupuse "liste negre". Comisia a explicat că decizia sa s-a bazat pe dispoziții legale specifice din Regulamentul financiar și din Regulamentul (CE) nr. 2342/2002, care urmăreau să garanteze că beneficiarii granturilor dispun de o capacitate financiară suficientă pentru a-și finaliza proiectele. În timpul inspecției dosarului Comisiei, Comisia a furnizat Ombudsmanului un document din data de 5 iulie 2005, care conține o analiză a situației financiare a reclamantului. Acest document a arătat că reclamantul nu îndeplinea niciunul dintre indicatorii financiari relevanți. Reclamantul nu a contestat constatările cu privire la situația sa financiară.

167. Având în vedere cele de mai sus, afirmațiile reclamantului potrivit cărora Comisia a acționat în mod ilegal și inechitabil sau că a inclus reclamantul pe lista neagră nu pot fi susținute. Prin urmare, nu a fost stabilită nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește a treia afirmație.

168. Cu toate acestea, Ombudsmanul a susținut în mod constant opinia potrivit căreia constituie o bună practică administrativă ca o administrație să acționeze în mod transparent și să explice motivele acțiunilor sale în termeni clari și neechivoci. Ombudsmanul observă că formularea utilizată în scrisoarea Comisiei din 12 iulie 2005, și anume că „au fost exprimate anumite preocupări” cu privire la reclamant, de care acesta din urmă „avea, de asemenea, cunoștință”, era inutil de vagă și obscură. În cazul în care, în contextul prezentei anchete, Comisia a fost în măsură să explice în termeni convingători motivele deciziei sale de a nu finanța al doilea proiect al reclamantului, ar fi trebuit să facă acest lucru în primă instanță, în scrisoarea sa către reclamant din 12 iulie 2005. Ar fi de dorit ca, în viitor, Comisia să se asigure că solicitanții care se află într-o situație similară cu cea a reclamantului sunt informați în termeni clari și neechivoci cu privire la motivele pentru care proiectul lor nu va fi finanțat. Prin urmare, Ombudsmanul va face o observație suplimentară corespunzătoare mai jos.

169. Reclamantul a susținut că Comisia ar fi trebuit (i) să explice de ce a descalificat proiectul 2 și (ii) să despăgubească reclamantul și partenerii săi de proiect pentru activitatea lor de pregătire a propunerii de proiect. Având în vedere cele de mai sus, este clar că Comisia a furnizat suficiente clarificări cu privire la aspectul (i) al celei de a patra afirmații. În ceea ce privește aspectul (ii) al afirmației, reclamantul nu a prezentat niciun element de probă sau informație care să arate pe ce bază Comisia ar fi trebuit să îl despăgubească pe acesta și pe partenerii săi pentru costurile suportate pentru pregătirea proiectului lor. În această privință, Ombudsmanul observă că Comisia a informat reclamantul că proiectul său a fost înscris pe o listă de rezervă în mai 2005. Cu toate acestea, la 12 iulie 2005, Comisia a informat reclamantul că, deși au devenit disponibile resurse financiare suplimentare, ceea ce înseamnă că proiectele înscrise pe lista de rezervă pot fi finanțate, aceasta nu va sprijini proiectul 2. Astfel, poziția Comisiei potrivit căreia reclamantul este singurul responsabil pentru punerea în aplicare a unui proiect înainte de semnarea unui acord de grant pare legitimă și rezonabilă. Este evident că înscrierea unui proiect pe o listă de rezervă nu oferă solicitantului nicio garanție fermă că va primi finanțare în viitor. Prin urmare, nici aspectul (ii) al celei de a patra critici nu poate fi admis.

170. Având în vedere cele de mai sus, nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește a patra afirmație și a patra afirmație.

D. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarele concluzii:

Ombudsmanul consideră că punerea în aplicare de către instituțiile UE a unor modificări necontroversate ale contractelor într-un termen rezonabil și acordarea unei asistențe suficiente beneficiarilor în acest sens constituie o bună practică administrativă, cu excepția cazului în care există motive obiective care justifică faptul că acest lucru nu este posibil. Comisia nu a furnizat nicio explicație convingătoare cu privire la motivul pentru care nu a fost posibil să facă acest lucru în cazul de față. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

De asemenea, Comisia nu a recunoscut că responsabilitatea pentru întârzierea menționată mai sus în semnarea modificării acordului îi revenea acesteia. Acesta constituie un alt caz de administrare defectuoasă.

Nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește toate celelalte aspecte ale afirmațiilor și afirmațiilor reclamantului.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Observații suplimentare

Comisia ar fi bine sfătuită să se asigure că, în măsura în care nu a luat încă astfel de măsuri, documentele și/sau articolele primite de serviciile sale sunt tratate într-un mod care să permită stabilirea într-un mod ușor și fiabil a momentului în care au fost primite și înregistrate efectiv.

Atunci când un manager de proiect responsabil de un anumit dosar este pe punctul de a-și părăsi postul sau de a-și înceta activitatea în cadrul Comisiei, ar constitui o bună practică administrativă să se asigure că notele de predare sunt pregătite ținând seama de toate etapele anterioare ale procedurii (inclusiv de orice corespondență relevantă schimbată) și de orice acțiuni pendinte care trebuie întreprinse în contextul proiectelor în curs.

Formularea scrisorii Comisiei din 12 iulie 2005 era inutil de vagă și obscură. Prin urmare, ar fi util ca, în viitor, Comisia să se asigure că solicitanții care se află într-o situație similară cu cea a reclamantului în cazul de față sunt informați în mod clar și neechivoc cu privire la motivele pentru care proiectul lor nu va fi finanțat.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 13 decembrie 2012.

---

[1] Articolul 9.1 din anexa II prevede următoarele:/p>

„Costurile eligibile ale operațiunii sunt considerate costuri care îndeplinesc următoarele criterii:

- acestea trebuie să fie direct legate de obiectul acordului și să fie prevăzute în acord;

- trebuie să fie necesare pentru realizarea operațiunii care face obiectul acordului;

trebuie să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special cel al raportului calitate-preț și cel al raportului cost-eficacitate;

- acestea trebuie să fi fost suportate pe durata operațiunii [...]

trebuie să fi fost suportate efectiv, să fie înregistrate în contabilitatea sau în documentele fiscale ale beneficiarului și să fie identificabile și controlabile.”

[2] Potrivit raportului de audit, capitalul reclamantului a fost de 400 PLN. Pierderea sa netă la sfârșitul anului 2000 s-a ridicat la 118 952,14 PLN, în timp ce pierderea netă la sfârșitul anului 2002 s-a ridicat la 331 738,05 PLN. Reclamantul nu a avut alte venituri semnificative decât granturile acordate de Comisie. Aceasta nu dispunea de personal propriu, ci a încheiat contracte cu persoane fizice pentru prestarea de servicii în cursul perioadei de eligibilitate.

[3] În plus, se pare că acordul prevedea o contribuție financiară de numai aproximativ 15 000 EUR din partea reclamantului.

[4] Citată la nota de subsol 1 de mai sus.

[5] A se vedea, de exemplu, cauza T-384/02, Fernando Valenzuela Marzo/Comisia, RecFP, 2004, p. I-A-235 și II-1035, punctul 104.

[6] Articolul 12 din anexa II are următorul cuprins:

Beneficiarul se angajează să permită personalului Comisiei și al Curții de Conturi Europene, precum și persoanelor autorizate de acestea, accesul corespunzător la amplasamentele sau incintele în care se desfășoară proiectul și la toate documentele referitoare la gestionarea tehnică și financiară a proiectului. ...

12.2 Beneficiarul este de acord cu verificarea de către Comisie și Curtea de Conturi a Comunităților Europene, precum și de către orice persoane autorizate de acestea, a utilizării subvenției în conformitate cu Regulamentul financiar din 21 decembrie 1977 aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, astfel cum a fost modificat, pe toată durata acordului și timp de cinci ani de la data încheierii acestuia.”

[7] Dna D a scris reclamantului pentru a explica faptul că a anexat „o copie a anexei IV pe care (încă) trebuie să o completați”. În acest context, este util să se menționeze că, în conformitate cu articolul 5 din acord, „contul financiar final va fi stabilit exclusiv pe baza anexei IV atașate la prezentul acord. Orice alt sprijin va fi respins”(subliniere adăugată de Ombudsman).

[8] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (JO 2002, L 248, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 197).

[9] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO L 357, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 3.