Contextul plângerii

1. Reclamantul este o firmă de consultanță. Plângerea sa se referă la comportamentul Oficiului European de Luptă Antifraudă (denumit în continuare "OLAF") în timpul unui control la fața locului care a avut loc în perioada 23-27 februarie 2009 la sediul reclamantului. Controlul la fața locului în cauză a făcut parte din două investigații ale OLAF [1] privind modul în care reclamantul a pus în aplicare trei proiecte în Siria, care au fost finanțate de Comisia Europeană [2].

2. Prin scrisoarea din 6 februarie 2009, OLAF a informat reclamantul cu privire la intenția sa de a efectua un control la fața locului privind presupusele nereguli, în special „conflictul de interese, manipularea procedurilor de licitație și a declarațiilor de cheltuieli și a facturilor”. Potrivit acestei scrisori, controlul la fața locului trebuia să includă inspecția registrelor, a documentelor și a datelor informatice, precum și interviuri cu personalul reclamantului. Prin scrisorile din 10 februarie 2009, OLAF i-a informat pe doamna X și pe domnul Y, angajații reclamantului responsabili cu punerea în aplicare a contractelor, cu privire la viitoarele interviuri, la procedură și la drepturile lor și le-a solicitat să confirme disponibilitatea acestora. Ambii și-au confirmat imediat disponibilitatea.

3. Controlul la fața locului efectuat de OLAF a început la 23 februarie 2009. În aceeași zi, autoritățile elene (Soma Dioxis Oikonomikou Egklimatos, denumită în continuare "SDOE")[3] au efectuat, de asemenea, un audit al situațiilor financiare ale reclamantului.

4. În prima zi a controlului la fața locului, OLAF a solicitat accesul la serverul informatic central al reclamantului, precum și la computerele doamnelor X și Y și obținerea datelor informatice în mod criminalistic [4]. În aceeași zi, specialistul în criminalistică informatică al OLAF a luat o copie criminalistică a hard diskurilor computerelor menționate mai sus.

5. La 24 februarie 2009, reclamantul a solicitat OLAF să clarifice cadrul juridic care reglementează controlul la fața locului și interviurile cu angajații săi. În plus, aceasta a solicitat OLAF să furnizeze în scris cererea sa privind toate datele informatice, pentru motivul că calculatoarele doamnei X și ale domnului Y erau utilizate atât în scopuri profesionale, cât și în scopuri personale și, prin urmare, includeau date cu caracter personal sensibile și informații privind contractele încheiate cu terți care intrau sub incidența clauzelor de confidențialitate și care, în orice caz, nu aveau legătură cu contractele care fac obiectul investigației.

6. În răspunsul său scris din aceeași zi, OLAF a declarat că efectua controlul la fața locului în conformitate cu legislația aplicabilă operațiunilor OLAF. Aceasta a confirmat că are nevoie de acces deplin la toate informațiile, documentele și datele și a promis că datele colectate vor fi utilizate exclusiv în scopul și în cadrul anchetelor în cauză. OLAF a explicat că reclamantul a primit o notificare suficientă în conformitate cu legea și a subliniat că obligația de a acorda acces deplin la toate informațiile, documentele și datele constituie o obligație contractuală a reclamantului.

7. Prin scrisoarea din 25 februarie 2009, reclamantul și-a exprimat rezervele cu privire la legalitatea transmiterii către OLAF a tuturor datelor informatice și a susținut că solicitarea OLAF a încălcat principiul proporționalității.

8. La 27 februarie 2009, controlul la fața locului s-a încheiat, iar OLAF a întocmit un raport privind controlul la fața locului (denumit în continuare „raportul”). Reclamantul a refuzat să semneze raportul și a susținut că acesta nu reflectă cu exactitate ceea ce s-a întâmplat în timpul controlului la fața locului.

9. La 8 aprilie 2009, reclamantul a făcut o "declarație extrajudiciară" pe care a trimis-o OLAF și a transmis o copie investigatorilor SDOE, exprimându-și obiecțiile cu privire la comportamentul OLAF în timpul controlului la fața locului. În această declarație, reclamantul și-a exprimat rezervele cu privire la legalitatea transmiterii către OLAF a tuturor datelor informatice. Aceasta a susținut, de asemenea, că a dat curs cererii și a transmis OLAF toate datele informatice din cauza a ceea ce a perceput a fi atât un avertisment din partea OLAF conform căruia refuzul de a face acest lucru a constituit o încălcare a contractului, cât și o amenințare la adresa "listei negre", și anume înregistrarea reclamantului în sistemul de alertă timpurie ("SAR")[5]. În aceeași declarație, reclamantul a informat OLAF că nu a primit încă un raport exact privind controlul la fața locului.

10. La 27 octombrie 2009, reclamantul a depus prezenta plângere la Ombudsmanul European.

Obiectul anchetei

11. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri formulate de reclamant:

Afirmație:

OLAF nu a respectat normele aplicabile și principiile bunei administrări și, în consecință, a încălcat drepturile reclamantului.

Revendicarea:

OLAF ar trebui să ia măsurile de remediere adecvate.

12. Reclamantul a prezentat următoarele argumente în sprijinul afirmației sale:

(1) OLAF nu a clarificat cadrul juridic în care au fost intervievați angajații reclamantului;

(2) OLAF a tratat o investigație externă ca și cum ar fi fost internă;

(3) OLAF nu a făcut distincția între datele cu caracter personal protejate și datele care au legătură cu investigația;

(4) OLAF a avertizat reclamantul că refuzul accesului la toate datele informatice constituie o încălcare a contractului și a amenințat că îl va „lista neagră”;

(5) OLAF a abuzat și a intimidat avocatul reclamantului;

(6) OLAF nu a furnizat un raport exact al controlului la fața locului.

13. În scrisoarea sa de deschidere a anchetei, Ombudsmanul a solicitat OLAF să furnizeze o copie a raportului preliminar și a raportului final de investigație și să detalieze următoarele aspecte:

(a) obligațiile contractuale ale reclamantului în ceea ce privește predarea datelor informatice;

(b) motivele respingerii ofertei reclamantului de a genera o copie a documentelor legate de contractele care fac obiectul investigației prin utilizarea serverului central certificat ISO al reclamantului;

(c) Contribuția SDOE la controlul la fața locului efectuat de OLAF și obligația reprezentanților SDOE de a semna raportul de control la fața locului.

14. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut în continuare că OLAF a încălcat normele privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților săi și ale terților. Reclamantul a insistat asupra faptului că colectarea, păstrarea și nedistrugerea datelor cu caracter personal protejate ale angajaților săi și ale terților care nu au legătură cu ancheta au încălcat Regulamentul privind protecția datelor [6]. Ținând seama de faptul că angajații reclamantului au depus o plângere separată la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor („AEPD”) cu privire la această chestiune specifică, Ombudsmanul a constatat că nu există motive pentru a efectua o anchetă cu privire la acuzațiile ulterioare ale reclamantului. Prezenta decizie este conformă cu Memorandumul de înțelegere dintre Ombudsmanul European și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor [7], în special cu secțiunea B prima liniuță din memorandumul de înțelegere [8].

Ancheta

15. La 14 decembrie 2009, Ombudsmanul a solicitat OLAF să prezinte un aviz cu privire la afirmația și cererea reclamantului. La 31 martie 2010, OLAF a transmis avizul său, care a fost transmis reclamantului pentru observații. La 27 iulie 2010, reclamantul și-a prezentat observațiile.

16. La 21 aprilie 2010, OLAF a trimis o scrisoare separată prin care a furnizat Ombudsmanului informații generale pe care le-a considerat relevante pentru anchetă. OLAF a explicat că acest document nu a fost anexat avizului său „deoarece este confidențial și nu ar trebui divulgat reclamantului”. Ombudsmanul a informat OLAF că va trata documentul confidențial în cauză ca nefăcând parte din avizul său și în același mod în care tratează documentele confidențiale obținute în cursul unei inspecții, în conformitate cu articolele 5.1, 13.2 și 14.2 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului [9].  Ombudsmanul a informat reclamantul în consecință.

17. La 7 februarie 2011, Ombudsmanul a solicitat informații suplimentare din partea OLAF. La 2 mai 2011, OLAF a trimis răspunsul său la anchetele suplimentare ale Ombudsmanului, care a fost transmis reclamantului pentru observații.

18. În paralel, prin scrisoarea din 7 februarie 2011, Ombudsmanul a solicitat autorităților elene să furnizeze informații suplimentare care să îi permită să clarifice cazurile de presupusă administrare defectuoasă incluse în ancheta sa [10]. La 26 mai 2011, autoritățile elene au răspuns solicitării Ombudsmanului. Acest răspuns a fost transmis atât OLAF, cât și reclamantului pentru observații.

19. La 14 martie 2011, reclamantul a transmis Ombudsmanului avizul Consiliului de Stat elen din 17 mai 2010 privind legalitatea, în temeiul dreptului elen, a colectării de date electronice care conțin date sensibile cu caracter personal în contextul unei investigații a OLAF în temeiul Regulamentului 2185/1996 [11]. Prin scrisoarea din 18 martie 2011, Ombudsmanul a transmis OLAF avizul Consiliului de Stat elen.

20. La 15 iunie 2011, reclamantul a transmis observațiile sale cu privire la răspunsurile OLAF și ale autorităților elene la solicitările de informații suplimentare ale Ombudsmanului.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Observații preliminare

21. De la bun început, ar trebui subliniat faptul că există doi factori care influențează domeniul de aplicare al analizei Ombudsmanului cu privire la afirmația reclamantului. Acestea sunt: (a) acțiunea în anulare a reclamantului în fața Tribunalului și (b) plângerile adresate AEPD de către angajații reclamantului.

22. În ceea ce privește litera (a), la 13 august 2009, reclamantul a înaintat Tribunalului [12] o cerere de anulare a deciziei Comisiei de a-l înregistra în categoria W1a din SAR și a deciziei ulterioare a Comisiei de a-și modifica prima decizie în vederea înregistrării reclamantului în categoria W1b din SAR [13]. Acțiunea în anulare, care este încă pendinte în fața Tribunalului, se întemeiază pe A) încălcarea unei norme fundamentale de procedură și pe B) încălcarea tratatului și a principiilor generale ale dreptului Uniunii. În ceea ce privește motivul A), reclamantul a susținut că, prin înregistrarea acestuia în SAR, Comisia a încălcat o serie de norme procedurale prevăzute în Decizia SAR [14]: în mod specific, (i) Comisia nu a informat reclamantul cu privire la datele care îl privesc [articolul 8 alineatul (1) prima teză], (ii) Comisia nu a notificat reclamantul înainte de înregistrarea sa în SAR [articolul 8 alineatul (1) prima teză], (iii) notificarea tardivă a fost făcută unei alte persoane decât reprezentantul legal al reclamantului [articolul 8 alineatul (1) a doua teză] și (iv) Comisia nu și-a motivat decizia [articolul 3 alineatul (1) litera (c) și articolul 296 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene („TFUE”)]. În ceea ce privește motivul B), reclamantul a susținut că, prin faptul că nu i-a notificat în prealabil intenția de înregistrare, Comisia l-a privat de dreptul de a-și face cunoscute punctele de vedere. Reclamantul a susținut că prezumția de nevinovăție, dreptul la apărare și dreptul său la o audiere prealabilă au fost încălcate în consecință.

23. Ombudsmanul ia act de faptul că, în conformitate cu articolul 228 din TFUE și cu articolul 1 alineatul (3) din statutul său [15], mandatul său nu se extinde la plângerile care sunt sau au fost soluționate de instanțele UE. În consecință, Ombudsmanul nu are dreptul să trateze aspecte ale afirmației reclamantului care se suprapun cu acțiunea sa în anulare care este pendinte în fața Tribunalului.

24. În această privință, trebuie subliniat că, în contextul anchetei Ombudsmanului cu privire la presupusa amenințare de „listă neagră”, reclamantul a susținut în observațiile sale suplimentare că acțiunile OLAF, constând în (i) inițierea procedurii de înregistrare a reclamantului în SAR în aceeași zi în care l-a informat cu privire la controlul la fața locului și (ii) formularea cererii de înregistrare a reclamantului în SAR în timp ce controlul la fața locului era în curs, constituie cazuri flagrante de administrare defectuoasă.

25. Ombudsmanul subliniază că, în decizia sa de închidere a anchetei din proprie inițiativă privind SAR [16], a subliniat importanța respectării drepturilor (în special a drepturilor fundamentale) persoanelor incluse în SAR. Ombudsmanul a remarcat că nu se poate contesta faptul că decizia de a include o persoană în SAR afectează în mod negativ situația juridică a persoanei respective [17]. Acesta a adăugat că din această constatare rezultă în mod automat că persoana în cauză are dreptul de a fi ascultată înainte de luarea deciziei și are dreptul de a contesta această decizie [18]. În acest sens, Ombudsmanul înțelege nemulțumirile reclamantului în sensul că, prin inițierea procedurii de înregistrare a reclamantului în SAR în aceeași zi în care l-a informat cu privire la controlul la fața locului și prin formularea cererii de înregistrare a reclamantului în timp ce controlul la fața locului era în curs, OLAF a încălcat dreptul reclamantului la apărare, dreptul său la o audiere prealabilă și prezumția de nevinovăție.

26. Având în vedere că al doilea motiv din cererea reclamantului adresată Tribunalului pentru anularea deciziei Comisiei de a înregistra reclamantul în SAR și nemulțumirile reclamantului prezentate în observațiile sale ulterioare se suprapun, Ombudsmanul nu va examina această chestiune în prezenta decizie.

27. În ceea ce privește litera (b), întrucât angajații reclamantului au depus o plângere separată la AEPD cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal în cursul controlului la fața locului înainte de a se adresa acestuia, Ombudsmanul a constatat că nu există motive pentru o anchetă privind afirmația reclamantului potrivit căreia OLAF a încălcat Regulamentul privind protecția datelor.

28. În cursul anchetei Ombudsmanului, reclamantul a invocat anumite argumente referitoare la protecția datelor cu caracter personal. Aceasta a susținut, de exemplu, că, prin efectuarea unei copii criminalistice a serverului central al reclamantului și a hard diskurilor computerelor aparținând doamnei X și domnului Y, OLAF a încălcat normele privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților reclamantului. Având în vedere existența unei plângeri separate pendinte în fața AEPD, Ombudsmanul nu va evalua argumentele referitoare la protecția datelor cu caracter personal [19]. Mai degrabă, analiza Ombudsmanului se limitează la a evalua dacă, prin prelevarea unei imagini criminalistice și, prin urmare, prin obținerea tuturor datelor de pe serverul reclamantului și de pe computerele doamnei X și ale domnului Y, OLAF a respectat cadrul juridic aplicabil, în special articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 [20] și principiul proporționalității.

29. În ceea ce privește structura evaluării sale, Ombudsmanul consideră că este adecvat ca analiza sa să respecte ordinea în care au fost prezentate argumentele. Având în vedere suprapunerile substanțiale dintre primul și al doilea argument, este necesar să le examinăm împreună.

A. Afirmația potrivit căreia OLAF nu a respectat normele aplicabile și principiile bunei administrări și creanțele conexe

(1-2) Presupusa omisiune a OLAF de a clarifica cadrul juridic care reglementează interviurile cu angajații reclamantului și presupusa sa gestionare a unei investigații externe ca și cum ar fi internă

Argumente prezentate Ombudsmanului

30. În plângerea sa, reclamantul a susținut că OLAF nu a clarificat dacă doamna X și domnul Y au fost audiați în calitate de martori, suspecți sau în orice altă calitate. De fapt, în scrisorile din 10 februarie 2009 adresate doamnei X și domnului Y, OLAF a invocat articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul 1073/1999 (denumit în continuare "Regulamentul OLAF")[21], care se referă la investigațiile interne. Reclamantul a susținut că această eroare a fost comisă intenționat, pentru a permite OLAF o mai mare discreție și flexibilitate. În special, aceasta a permis examinarea criminalistică a datelor informatice și a vizat crearea unui „climat de conformitate” cu cerințele investigatorilor OLAF.

31. În opinia sa, OLAF a recunoscut că a existat o eroare tipografică în scrisorile de invitație, care prevedea un temei juridic incorect pentru interviu (articolul 4 [22] în loc de articolul 3 [23] din Regulamentul OLAF). OLAF și-a cerut scuze pentru eroare și a susținut că aceasta nu a avut niciun efect asupra desfășurării controlului la fața locului, care a fost efectuat pe baza temeiului juridic corect. În sprijinul acestui argument, OLAF a invocat „mandatul autorității de investigare”, care a fost înmânat reclamantului la începutul vizitei. „Mandatul autorității de investigare”, care a fost anexat la raportul privind controlul la fața locului și a fost semnat în vederea primirii de către reclamant, indică drept temei juridic articolul 3 din Regulamentul OLAF care reglementează investigațiile externe.

32. În plus, OLAF a susținut că, în scrisorile menționate anterior, a explicat în mod clar doamnei X și domnului Y drepturile lor și posibilele consecințe ale interviului. Scopul interviului a fost de a oferi persoanelor intervievate posibilitatea de a-și exprima opiniile cu privire la toate faptele care au vizat contractele care fac obiectul investigației. OLAF a susținut că eroarea tipografică nu a afectat rezultatul investigației, întrucât interviul cu domnul Y a fost amânat din cauza constrângerilor de timp și nu a fost niciodată finalizat, în timp ce interviul cu doamna X nu a avut loc niciodată.

33. În observațiile sale, reclamantul a regretat faptul că OLAF a invocat o eroare tipografică („lapsus calami”) și că a susținut că aceasta nu a avut consecințe juridice. Reclamantul a considerat că o astfel de eroare constituie, în sine, o administrare defectuoasă. În orice caz, chiar dacă s-ar admite că temeiul juridic eronat menționat în scrisoarea OLAF era o eroare tipografică nevinovată, OLAF a efectuat controlul la fața locului ca și cum ar fi efectuat o investigație internă. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că o copie a „mandatului autorității de anchetă” a fost transmisă avocatului reclamantului numai la sfârșitul controlului la fața locului.

34. În plus, reclamantul s-a referit la declarația din scrisorile din 10 februarie 2009 trimise dnei X și dlui Y, potrivit căreia procesul-verbal al audierii „... poate fi utilizat ca probă în orice procedură administrativă, disciplinară, juridică sau penală.” Angajaților reclamantului nu li s-a spus dacă urmau să fie audiați în calitate de martori, suspecți sau în orice altă calitate, ci li s-a lăsat impresia că declarațiile lor ar avea repercusiuni grave și obligatorii pentru ei înșiși și pentru angajatorul lor. În consecință, reclamantul a susținut că, deși interviurile nu au fost încheiate, faptul că OLAF nu a furnizat clarificări a avut ca rezultat faptul că angajații reclamanților nu au fost informați cu privire la situația lor juridică în momentul în care au avut loc interviurile.

Evaluarea Ombudsmanului

35. Ombudsmanul ia act de faptul că Regulamentul OLAF stabilește normele și procedurile pe care OLAF trebuie să le urmeze atunci când își desfășoară investigațiile. Aceste norme sunt completate de Regulamentele 2185/96 [24] și 2988/95 [25] și de orientări interne, cum ar fi Manualul OLAF pentru proceduri operaționale [26].

36. Normele menționate mai sus stabilesc cadrul care reglementează desfășurarea investigațiilor OLAF și care face distincție între acestea în funcție de natura lor internă sau externă. Procedura care se aplică investigațiilor interne este deosebit de riguroasă și conferă OLAF, printre altele, dreptul de acces neanunțat și imediat atât la informații, cât și la sedii [27]. În ceea ce privește investigațiile externe, normele aplicabile impun respectarea condițiilor care se aplică inspectorilor naționali în conformitate cu legislația națională [28].

37. În ceea ce privește accesul la datele informatice, articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul OLAF prevede că, în ceea ce privește investigațiile interne, OLAF „[...] poate face o copie și poate obține extrase din orice document sau din conținutul oricărui suport de date [...]”, în timp ce articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996, care se aplică investigațiilor externe, prevede că OLAF „[...] are acces [...] la toate informațiile [...]”. Controalele și inspecțiile la fața locului pot viza, în special: ... - date informatice". În practică, procedurile criminalistice informatice ale OLAF în investigațiile interne și externe sunt identice [29].

38. În ceea ce privește interviurile OLAF în contextul investigațiilor sale, temeiul juridic este articolul 2 din Regulamentul OLAF („alte măsuri”). Dispozițiile legale relevante nu conțin detalii cu privire la ceea ce implică această procedură [30], dar Manualul de proceduri operaționale al OLAF oferă informații detaliate în acest sens. Deși procedurile comune reglementează investigațiile interne și externe, de exemplu, cu privire la drepturile la apărare ale persoanelor intervievate [31], este de necontestat faptul că există, de asemenea, diferențe. Un astfel de exemplu este faptul că, în investigațiile externe, cooperarea intervievatului este voluntară.

39. În acest context, Ombudsmanul subliniază că este incontestabil că, în cadrul unui control la fața locului privind presupusele nereguli, OLAF trebuie să stabilească în mod clar și corect cadrul juridic care reglementează procedura. O eroare în temeiul juridic, în special una care poate avea un efect asupra procedurii care trebuie urmată sau asupra drepturilor și garanțiilor procedurale ale celor implicați, poate constitui administrare defectuoasă.

40. Prin urmare, trebuie să se stabilească dacă OLAF a clarificat suficient temeiul juridic al investigației. În această privință, Ombudsmanul observă că, în scrisorile sale adresate angajaților reclamantului, OLAF (i) a explicat că aceste interviuri au avut loc în contextul unei investigații privind presupuse nereguli în proiectele finanțate de UE în Siria, (ii) a descris contextul, precum și procedura interviului, (iii) a informat persoanele intervievate cu privire la dreptul lor de a vorbi într-una dintre limbile oficiale ale UE și la dreptul de a avea un reprezentant legal prezent și (iv) le-a atras atenția asupra dreptului lor de a nu se autoincrimina. Având în vedere Manualul de proceduri operaționale al OLAF, acestea par a fi drepturi și garanții procedurale standard care se aplică tuturor investigațiilor, atât interne, cât și externe [32]. Deși nu se contestă faptul că scrisorile adresate angajaților reclamantului indicau un temei juridic incorect, OLAF și-a cerut scuze pentru ceea ce a numit o eroare tipografică și a furnizat temeiul juridic corect în „mandatul autorității de anchetă”.

41. În plus, Ombudsmanul consideră că reclamantul, în afară de faptul că s-a referit la eroarea din scrisorile adresate angajaților săi pentru care OLAF și-a cerut scuze, nu a prezentat niciun element de probă în sprijinul opiniei sale potrivit căreia investigația a fost tratată ca o investigație internă. În această privință, ar trebui remarcat, de asemenea, că, astfel cum s-a menționat mai sus, „mandatul autorității de anchetă” se referă la temeiul juridic corect. Deși este adevărat că confirmarea de primire indică faptul că o copie a mandatului a fost primită abia la sfârșitul controlului la fața locului, data care figurează în mandat este 28 ianuarie 2009, și anume cu 26 de zile înainte de începerea controlului la fața locului.

42. Pe baza elementelor de probă din dosar, Ombudsmanul constată că nu s-a stabilit că OLAF a tratat investigația ca pe o investigație internă, că nu a informat angajații reclamantului cu privire la procedură sau că eroarea în indicarea temeiului juridic în scrisorile OLAF adresate angajaților reclamantului a fost altceva decât o eroare tipografică pentru care, în plus, OLAF și-a cerut scuze.

43. Fără a aduce atingere constatărilor de mai sus, Ombudsmanul consideră că este necesar să se examineze dacă OLAF a clarificat suficient drepturile și garanțiile procedurale aplicabile angajaților reclamantului. Având în vedere argumentele reclamantului, Ombudsmanul identifică două aspecte esențiale în această privință: (a) dacă OLAF a precizat în mod clar angajaților reclamantului că cooperarea lor a fost voluntară și (b) dacă OLAF i-a informat pe angajații reclamantului în ce calitate - martori, suspecți sau orice alt statut - urmau să fie audiați. OLAF nu a făcut nicio declarație prin care să susțină că a furnizat aceste clarificări angajaților reclamantului. Aceasta a furnizat pur și simplu informațiile prezentate la punctul 40 de mai sus.

44. Având în vedere circumstanțele specifice ale cazului de față, Ombudsmanul consideră că faptul că o trimitere eronată la Regulamentul OLAF a fost făcută în scrisorile OLAF către angajații reclamantului face cu atât mai necesar să se verifice că această eroare nu a avut niciun efect negativ asupra persoanelor care urmează să fie intervievate. Prin urmare, era extrem de important ca angajații reclamantului să fie informați cu privire la dreptul lor de a nu fi intervievați. În plus, a fost necesar, de asemenea, ca OLAF să clarifice în ce calitate urmau să fie intervievați angajații reclamantului. Acest lucru se datorează, de asemenea, faptului că referirea OLAF la dreptul angajaților reclamantului de a nu se autoincrimina sugerează în mod clar că OLAF nu a exclus faptul că aceștia au acționat ei înșiși în mod incorect.

45. În aceste circumstanțe, Ombudsmanul constată că OLAF nu a clarificat suficient pentru angajații reclamantului caracterul voluntar al cooperării lor cu OLAF și statutul sub care au fost intervievați. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

(3) Presupusa omisiune a OLAF de a face distincția între datele care erau legate de contractele care fac obiectul investigației și alte date, inclusiv date cu caracter personal

Argumente prezentate Ombudsmanului

46. Reclamantul a susținut că operează un sistem certificat ISO care stochează toate datele pe serverul său central și permite identificarea datelor care sunt relevante pentru contractele care fac obiectul investigației. În plus, angajații reclamantului s-au angajat să pună la dispoziția OLAF toate datele informatice relevante pentru contractele care fac obiectul investigației. În răspunsul său la solicitările OLAF de a oferi acces la datele informatice de pe computerele angajaților săi, reclamantul a informat OLAF că aceste date conțin, de asemenea, date cu caracter personal sensibile și documente privind alte contracte care fac obiectul unor clauze stricte de confidențialitate. Aceasta a adăugat că, în cazul în care ar transmite astfel de date, ar încălca atât legea, cât și obligațiile contractuale care îi revin față de terți. Reclamantul a susținut că, prin refuzul de a lua în considerare argumentele de mai sus și prin efectuarea ulterioară a unei copii criminalistice a tuturor datelor informatice, OLAF a încălcat principiul proporționalității.

47. Reclamantul a subliniat că, în pofida argumentelor de mai sus, OLAF a efectuat copii criminalistice ale serverului și ale hard diskurilor computerelor doamnei X și ale domnului Y. În pofida asigurărilor sale contrare, OLAF nu a furnizat o copie a datelor obținute în timpul controlului la fața locului.

48. În avizul său, OLAF a afirmat că, în temeiul articolului 7 din Regulamentul 2185/96 [33], investigatorii săi pot avea acces la toate informațiile și datele computerizate privind operațiunile în cauză care sunt necesare pentru buna desfășurare a controalelor la fața locului. Pe baza acestui temei juridic clar, scrisoarea de informare a reclamantului cu privire la controlul la fața locului preciza că OLAF va trebui să aibă acces la date computerizate.

49. Pentru a asigura integritatea oricăror dovezi viitoare posibile, specialiștii în criminalistică informatică ai OLAF realizează, de obicei, o imagine criminalistică a hard diskurilor sau a serverului. Acest lucru este în conformitate cu procedurile relevante ale OLAF. În acest sens, OLAF și-a desfășurat investigația criminalistică în deplină conformitate cu procedura standard. OLAF a susținut că aceste proceduri interne prevăd că „[î]n măsura în care acest lucru este posibil, ar trebui să se realizeze o imagine a întregului dispozitiv țintă”.

50. OLAF a observat, de asemenea, că, la finalizarea operațiunii criminalistice, specialistul criminalist în inventarul componentelor hardware a pregătit un raport privind operațiunea criminalistică informatică pentru a se asigura că a fost creată o pistă de audit. Înainte de operațiunea criminalistică, echipa OLAF a explicat personalului reclamantului care a oferit asistență specialistului criminalist procedurile criminalistice pe care le urmează. Raportul de operațiuni criminalistice computerizate, care a fost prezentat și oferit celor prezenți, enumeră, de asemenea, acțiunile efectuate în desfășurarea acestei operațiuni criminalistice.

51. OLAF a declarat că, la 27 februarie 2009, președintele și directorul general al reclamantului, domnul Z, a semnat pentru primirea unei copii a raportului de operațiuni privind criminalistica informatică. Raportul respectiv precizează că OLAF furnizează, la cerere, o copie criminalistică. OLAF a adăugat că reclamantul nu a solicitat niciodată o astfel de copie. În plus, a subliniat că imaginea criminalistică a hard disk-urilor nu poate fi citită de ochiul uman. Nu este posibilă din punct de vedere tehnic selectarea sau ștergerea anumitor fișiere. Imaginea criminalistică poate fi citită numai prin intermediul unor instrumente criminalistice securizate disponibile la sediul OLAF. OLAF a afirmat că a respectat pe deplin principiul proporționalității, întrucât a utilizat procese automatizate și căutări după cuvinte-cheie pentru a identifica datele relevante pentru caz. Numai datele care au fost identificate ca fiind legate de caz au fost utilizate în cadrul anchetei. Aceasta a anexat broșura privind procedurile criminalistice informatice ale OLAF [34].

52. În plus, OLAF a observat că, în timpul controlului la fața locului, a fost însoțit de SDOE, al cărui examinator criminalist informatic a asistat specialistul în criminalistică informatică al OLAF. OLAF a transmis SDOE o copie a raportului de operațiuni privind criminalistica informatică în cursul controlului la fața locului și, în martie 2009, a transmis SDOE o copie a datelor copiate.

53. Ca răspuns la întrebarea Ombudsmanului privind motivele pentru care OLAF a refuzat propunerea reclamantului de a genera o copie a documentelor legate de contractele care fac obiectul investigației prin utilizarea serverului central certificat ISO al reclamantului, OLAF a subliniat că, la începutul controlului la fața locului, la cererea OLAF, reclamantul a indicat mai multe locații de stocare a presupuselor date referitoare la contractele în cauză. În consecință, aceste date au fost copiate în conformitate cu procedura criminalistică standard. Cu toate acestea, echipa OLAF a pus sub semnul întrebării asigurările reclamantului că aceste date electronice sunt singurele date relevante. Motivul acestor îndoieli a fost lipsa unei corespondențe operaționale între aceste date.

54. OLAF a subliniat că investigațiile au vizat un presupus conflict de interese și presupusa implicare a membrilor personalului reclamantului în presupuse nereguli, în special coluziunea și manipularea ofertelor pentru contractele în cauză. Pentru a verifica aceste afirmații, OLAF a susținut că trebuie să aibă acces la corespondența operațională și, prin urmare, a solicitat accesul la datele electronice stocate pe calculatoarele din incintele reclamantului, inclusiv pentru uzul personal al unora dintre angajații reclamantului. Având în vedere natura și gravitatea acestor acuzații, OLAF nu s-a putut baza exclusiv pe indicațiile reclamantului cu privire la datele relevante. Acceptarea unei astfel de propuneri ar implica de facto faptul că operatorul economic care face obiectul investigației poate limita domeniul de aplicare și poate controla executarea și rezultatul unei verificări efectuate de OLAF. În plus, OLAF a susținut că, din cauza volumului mare de date, nu a fost posibilă prelucrarea datelor la fața locului. În aceste cazuri, procedura standard a OLAF este de a lua o copie a tuturor datelor electronice potențial relevante și de a le prelucra ulterior în conformitate cu procedurile criminalistice. Aceste proceduri garantează că numai datele relevante vor fi utilizate în cadrul anchetei.

55. OLAF a susținut că analiza preliminară a datelor electronice confirmă proporționalitatea procedurilor urmate. În special, OLAF a stabilit că pe serverul reclamantului erau stocate doar 23 de e-mailuri pe care reprezentanții reclamantului le-au indicat ca fiind singurele suporturi de date ale tuturor datelor electronice legate de proiectele în cauză. În schimb, specialiștii în criminalistică informatică din cadrul OLAF au identificat, printr-o căutare de cuvinte-cheie, aproximativ 200 de e-mailuri relevante printre datele copiate de pe unul dintre computerele angajaților reclamantului care au fost găsite în incintă.

56. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 prevede că „inspectorii Comisiei au acces, în aceleași condiții ca inspectorii administrativi naționali și în conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentele privind operațiunile în cauză care sunt necesare pentru buna desfășurare a controalelor și inspecțiilor la fața locului.” În plus, scrisoarea OLAF din 6 februarie 2009 prevedea că reclamantul „... avea obligația de a acorda acces nerestricționat anchetatorilor OLAF, în aceleași condiții ca și inspectorilor administrativi naționali și în conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentele privind contractele menționate mai sus, care sunt necesare pentru buna desfășurare a controlului.”

57. În această privință, reclamantul a susținut că, prin efectuarea unei copii medico-legale a computerelor doamnei X și ale domnului Y, OLAF a încălcat articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 deoarece a solicitat și, de fapt, a obținut acces la date electronice care nu aveau nicio legătură cu contractele care fac obiectul investigației. Reclamantul a susținut că argumentul OLAF potrivit căruia ar fi urmat manualele sau practicile sale interne nu justifică încălcarea articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996.

58. Reclamantul a obiectat, de asemenea, cu privire la prezentarea de către OLAF a contextului în care a avut loc copierea criminalistică a datelor informatice. Aceasta a contestat faptul că OLAF a explicat personalului reclamantului modul în care urma să fie obținută o copie criminalistică a datelor informatice. Aceasta a adăugat că prezența experților săi informatici la colectarea datelor informatice nu permite să se prezume că a fost de acord cu copierea datelor care nu aveau legătură cu investigațiile în cauză. În special, în ceea ce privește semnătura dlui Z, reclamantul a subliniat că o astfel de semnătură a confirmat doar primirea raportului de exploatare a criminalisticii informatice și nu a consimțit în niciun fel la „conținutul său ilegal”. Reclamantul a concluzionat că, având în vedere că toate datele au fost copiate, nu a considerat necesar să solicite o copie a imaginii criminalistice obținute de OLAF.

59. În plus, reclamantul a considerat că, dacă este imposibil din punct de vedere tehnic să se facă distincția între datele care sunt legate de un caz care face obiectul investigației și datele care nu sunt, OLAF nu ar trebui să colecteze niciun fel de date. Orice practică diferită conduce la o încălcare gravă atât a Regulamentului 2185/1996, cât și a Regulamentului privind protecția datelor. Reclamantul a susținut că lipsa de timp nu este un argument valabil pentru a justifica copierea criminalistică a datelor informatice din trei motive. În primul rând, astfel cum a recunoscut OLAF, nu ar fi posibil din punct de vedere tehnic să se separe și să se șteargă datele cu caracter personal care nu erau relevante pentru investigația în cauză. În al doilea rând, aceste date colectate ilegal ar fi stocate timp de până la 20 de ani. În al treilea rând, stocarea și prelucrarea datelor irelevante au încălcat Regulamentul 2185/1996. Reclamantul a susținut că OLAF a ignorat drepturile fundamentale ale reclamantului și că acest lucru constituie un caz de administrare defectuoasă.

60. Reclamantul a subliniat că specialistul în criminalistică informatică al OLAF s-a angajat, în cursul controlului la fața locului, să separe datele și să returneze datele care nu erau relevante pentru cazul care face obiectul investigației. Acesta a fost motivul pentru care angajații reclamantului și-au dat consimțământul pentru copierea hard disk-urilor computerelor lor. Cu toate acestea, chiar înainte de încheierea controlului la fața locului, specialistul în criminalistică informatică al OLAF a părăsit sediul reclamantului și a luat hard diskurile cu el.

61. În cele din urmă, reclamantul nu a fost de acord cu argumentul OLAF potrivit căruia copierea criminalistică a tuturor datelor informatice a fost proporțională și a susținut că motivul pentru care SDOE nu a semnat raportul privind controlul la fața locului a fost dezacordul său cu privire la conținutul acestuia și la metodele urmate de OLAF în timpul controlului la fața locului.

62. Cu privire la acest aspect, Ombudsmanul a solicitat autorităților elene să îi furnizeze orice informații relevante care să îl ajute să înțeleagă de ce SDOE a refuzat să contrasemneze raportul controlului la fața locului în cauză. În secțiunea relevantă a răspunsului lor, reprezentanții SDOE au subliniat că nu au fost prezenți la copierea datelor informatice, dar că, la 27 februarie 2009, în cadrul discuțiilor cu privire la raport, au luat cunoștință de rezervele exprimate de reclamant care, dacă ar fi dovedite, ar ridica îndoieli serioase cu privire la legalitatea controlului la fața locului. Anchetatorii SDOE au subliniat că OLAF nu a furnizat reclamantului o copie a raportului de operațiuni criminalistice informatice și că specialistul în criminalistică informatică al OLAF, care ar fi trebuit să semneze un astfel de raport, se afla deja la Bruxelles, în timp ce anchetatorii OLAF din Atena, care ar fi trebuit, de asemenea, să semneze raportul de operațiuni criminalistice informatice, nu aveau copii ale datelor informatice.

63. În contextul răspunsului său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, OLAF a comentat observațiile reclamantului și a subliniat că, având în vedere că separarea datelor relevante și irelevante privind imaginea criminalistică a hard diskului este imposibilă din punct de vedere tehnic, OLAF nu ar fi putut promite o astfel de separare în timpul controlului la fața locului. OLAF a subliniat că specialistul său în criminalistică informatică a explicat procedura criminalistică și necesitatea de a asigura integritatea oricăror dovezi viitoare posibile (inclusiv a fișierelor șterse), că datele au fost prelucrate printr-o căutare de cuvinte-cheie criminalistică legată de cazurile care fac obiectul investigației și că, prin urmare, investigatorii primesc numai fișierele identificate printr-o căutare de cuvinte-cheie efectuată de specialistul în criminalistică informatică, și anume numai datele relevante. OLAF a remarcat, de asemenea, că, în conformitate cu raportul privind operațiunile de expertiză criminalistică informatică anexat la avizul OLAF, reclamantul poate obține o copie a datelor obținute în timpul controlului la fața locului, la cererea OLAF. Cu toate acestea, OLAF nu a primit niciodată o astfel de cerere.

64. În observațiile sale cu privire la răspunsul OLAF, reclamantul a susținut că argumentul OLAF potrivit căruia specialistul său în criminalistică informatică nu ar fi putut promite să separe datele relevante de datele irelevante, deoarece acest lucru este imposibil din punct de vedere tehnic, este ipotetic. Aceasta s-a referit, în orice caz, la declarația sub jurământ a domnului Y, anexată la reclamația inițială la pagina 120 din aceasta. În partea relevantă a declarației sale, domnul Y a declarat că specialistul în criminalistică informatică al OLAF i-a asigurat pe reprezentanții reclamantului că efectuarea unei copii medico-legale a computerului domnului Y este în conformitate cu legea și cu procedurile OLAF. Dl Y a adăugat, de asemenea, că i s-a promis că specialistul OLAF și reprezentanții reclamantului vor efectua o verificare comună și o verificare încrucișată, astfel încât conținutul copiei să poată fi evaluat în mod obiectiv. În plus, domnul Y a declarat că specialistul în criminalistică informatică al OLAF i-a promis că îi va înmâna o copie a acestei copii medico-legale.

Evaluarea Ombudsmanului

65. Reclamantul nu a contestat faptul că investigatorii OLAF au efectuat o copie criminalistică a datelor informatice, în conformitate cu normele procedurale aplicabile. Cu toate acestea, potrivit reclamantului, măsura în care OLAF a procedat la efectuarea unei copii medico-legale nu a fost în conformitate cu competențele sale. În acest sens, reclamantul a subliniat că OLAF „... are acces ... la toate informațiile și documentația privind operațiunile în cauză...”[35]. Potrivit reclamantului, „operațiunile în cauză”, în acest caz, ar trebui considerate ca referindu-se la contractele care fac obiectul anchetei. Reclamantul a adăugat că s-a oferit să furnizeze toate datele legate de proiect. În opinia sa, prin respingerea ofertei reclamantului și prin efectuarea unei copii criminalistice a tuturor datelor, OLAF a încălcat articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul nr. 2185/1996 și principiul proporționalității.

66. Este necesar să se sublinieze faptul că trimiterea la „operațiunile în cauză” de la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 ar trebui interpretată în contextul său adecvat. De fapt, această dispoziție prevede că OLAF „[...] are acces [...] la toate informațiile și documentele privind operațiunile în cauză care sunt necesare pentru buna desfășurare a controalelor și inspecțiilor la fața locului”[36]. Copierea criminalistică efectuată de OLAF a datelor informatice ar trebui, prin urmare, să fie evaluată în raport cu obiectivul bunei desfășurări a controlului la fața locului efectuat de OLAF. Părțile nu contestă că, pentru ca astfel de controale să fie efectuate în mod corespunzător, OLAF trebuie să obțină toate datele referitoare la proiecte.

67. Ombudsmanul este de acord cu OLAF că un control la fața locului nu ar fi efectuat în mod corespunzător în cazul în care operatorul economic care face obiectul investigației ar stabili singur care sunt datele legate de proiect și ar oferi OLAF doar acces la aceste date. Rezultă că OLAF ar trebui să aibă acces la toate datele informatice pentru a putea stabili ce date sunt legate de „operațiunile în cauză”. Prin urmare, argumentul reclamantului potrivit căruia, refuzând oferta reclamantului de a furniza toate datele legate de proiect, OLAF a încălcat articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2185/1996, nu este convingător. Prin urmare, Ombudsmanul constată că copierea criminalistică a tuturor datelor informatice este, în principiu, în conformitate cu articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996.

68. În continuare, Ombudsmanul va aborda argumentul reclamantului potrivit căruia copierea criminalistică a tuturor datelor informatice încalcă principiul proporționalității. În efectuarea analizei sale, Ombudsmanul consideră că o analiză a proporționalității trebuie să ia în considerare toți factorii relevanți și să atribuie fiecăruia dintre aceștia ponderea corespunzătoare. În această privință, Ombudsmanul nu este convins că argumentul OLAF ex post facto potrivit căruia peste 200 de e-mailuri legate de proiecte au fost extrase de pe unul dintre computere este suficient pentru a stabili că, în primul rând, copierea tuturor documentelor a fost proporțională.

69. Primul factor relevant este fezabilitatea separării datelor legate de proiect de cele care nu sunt legate de proiect. În această privință, OLAF a susținut în mod convingător că separarea datelor legate de proiect de datele care nu au legătură cu proiectul era imposibilă din punct de vedere tehnic. Reclamantul nu a contestat acest lucru. Cu toate acestea, reclamantul a subliniat presupusa promisiune a OLAF de a separa datele legate de proiect de cele care nu sunt legate de proiect și de a furniza o copie a acestor date. Aceasta a invocat declarația sub jurământ a domnului Y în susținerea poziției sale. Cu toate acestea, ceea ce a afirmat domnul Y în declarația sa a fost că OLAF i-a oferit asigurări cu privire la legalitatea copierii și i-a promis o copie a datelor copiate. Prin urmare, Ombudsmanul constată că declarația dlui Y nu dovedește argumentul reclamantului. În plus, reclamantul a susținut că, în cazul în care separarea datelor este imposibilă, nu ar trebui să se copieze niciun fel de date. Având în vedere articolul 7 alineatul (1) a doua teză, care prevede că inspectorii OLAF „pot beneficia de aceleași facilități de inspecție ca inspectorii administrativi naționali și, în special, pot copia documentele relevante”, Ombudsmanul consideră că raționamentul reclamantului nu poate fi acceptat, deoarece ar restrânge în mod nejustificat domeniul de aplicare al controlului la fața locului efectuat de OLAF.

70. În plus, Ombudsmanul înțelege că abordarea OLAF nu a pus în pericol protecția datelor care nu erau relevante pentru investigația sa. În această privință, OLAF a subliniat că copia criminalistică a discurilor nu poate fi citită de ochiul uman și că efectuează căutări de cuvinte-cheie care vizează identificarea datelor legate de proiect. Potrivit OLAF, aceste proceduri garantează că numai datele relevante vor fi utilizate în cadrul investigației. În acest sens, Ombudsmanul constată că, după ce a copiat toate datele într-un mod criminalistic pentru a se asigura că au fost obținute toate datele relevante, OLAF a luat măsuri de precauție adecvate pentru a proteja datele nerelevante.

71. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul nu constată nicio încălcare a articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996. În plus, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a dovedit că acțiunile OLAF în această privință încalcă principiul proporționalității.

(4) Presupusa avertizare a OLAF către reclamant că refuzul accesului la toate datele informatice constituie o încălcare a contractului și presupusa amenințare la adresa reclamantului de pe „lista neagră”

Argumente prezentate Ombudsmanului

72. Reclamantul a susținut că OLAF (a) l-a avertizat că refuzul său de a acorda acces la toate datele informatice constituie o încălcare a contractului și (b) a amenințat că îl va „lista neagră”.

73. În ceea ce privește litera (a), reclamantul nu a fost de acord cu OLAF că acordarea accesului la toate datele informatice constituie o obligație contractuală. În conformitate cu clauza 25.3 [37] din contractul dintre reclamant și Comisie, obligația reclamantului coincide cu cerințele articolului 7 din Regulamentul 2185/1996 și acoperă numai datele referitoare la contractele care fac obiectul investigației. În consecință, în opinia reclamantului, refuzul său de a acorda acces la toate datele informatice nu ar putea constitui o încălcare a contractului.

74. În opinia sa, OLAF a contestat afirmația potrivit căreia a invocat obligațiile contractuale ale reclamantului în mod coercitiv pentru a obține date la care nu avea dreptul. În plus, OLAF nu a fost de acord cu descrierea de către reclamant a atmosferei din timpul controlului la fața locului ca provocând presiuni și intimidări asupra reclamantului și a angajaților săi. OLAF a declarat că, în timpul controlului la fața locului, echipa OLAF s-a confruntat cu situații dificile, în special în ceea ce privește modul în care reprezentanții reclamantului au tratat cererile OLAF.

75. Potrivit OLAF, deși reclamantul nu a refuzat în mod direct să acorde acces la informații, acesta a cauzat, de fapt, obstrucționarea într-o anumită măsură. În special, reclamantul (i) a întârziat tratarea anumitor cereri ale OLAF, ceea ce ar fi putut permite ascunderea unor probe potențiale (de exemplu, accesul la documentele legate de proiecte stocate în biroul dlui Y), (ii) nu a răspuns la anumite cereri de acces la informații (în urma obținerii criminalistice a datelor de pe computerele dnei X și dlui Y, reclamantul a refuzat accesul la computerele dnei E și dlui D, alți doi membri ai personalului reclamantului) și (iii) a contestat mandatul OLAF în legătură cu anumite acte operaționale (de exemplu, avocatul reclamantului a încercat să limiteze domeniul de aplicare al verificării în loc să recunoască competența OLAF de a face acest lucru).

76. În acest context, investigatorii OLAF au trebuit, în mai multe rânduri, să reamintească reclamantului obligațiile sale contractuale și să îi atragă atenția asupra faptului că orice obstrucționare, caracterizată printr-o serie de acte sau omisiuni menite să împiedice controlul, ar putea fi considerată un refuz implicit. Pe lângă obligațiile contractuale ale reclamantului, investigatorii OLAF au făcut referire la competențele care le revin în temeiul Regulamentului OLAF și al Regulamentului 2185/96, subliniind că reclamantul trebuie să ofere acces la toate documentele și informațiile referitoare la contractele finanțate de UE, inclusiv la datele înregistrate electronic.

77. În observațiile sale, reclamantul a respins afirmația OLAF privind atmosfera controlului la fața locului și a insistat asupra propriei versiuni a evenimentelor pe care le-a detaliat în plângerea sa adresată Ombudsmanului.

78. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în conformitate cu clauza 25 din condițiile generale, era obligat prin contract să furnizeze toate datele care se referă la sprijinul tehnic sau financiar al proiectelor care fac obiectul investigației. Reclamantul a susținut că a respectat pe deplin această obligație. În același timp, aceasta a pus sub semnul întrebării temeiul juridic a ceea ce a considerat a fi o cerere arbitrară de a obține acces la date care nu erau legate de proiectele care fac obiectul investigației. Reclamantul a remarcat că „întârzierile”,„obstrucționarea” și „provocările legate de mandatul OLAF”, pe care OLAF le-a menționat în avizul său, constituie pur și simplu exercitarea dreptului reclamantului de a fi informat cu privire la temeiul juridic al cererii OLAF de a avea acces la date cu caracter personal sensibile ale angajaților reclamantului și la date privind alte contracte care nu au fost finanțate din bugetul UE și care au făcut obiectul secretului profesional.

79. În cererea sa de informații suplimentare, Ombudsmanul a solicitat OLAF să furnizeze orice declarații disponibile din partea investigatorilor OLAF care au participat la controlul la fața locului, care ar contribui la clarificarea bazei factuale a plângerii. În răspunsul său, OLAF a anexat o declarație a anchetatorilor săi din 7 martie 2011, conform căreia anchetatorii OLAF „au reamintit obligațiile față de beneficiar prevăzute în contract și posibilele consecințe ale nerespectării cerințelor legale. Aceasta este o clarificare a normelor în vigoare și nu constituie în niciun fel o amenințare.”

80. În ceea ce privește litera (b), reclamantul a susținut că anchetatorii OLAF l-au amenințat susținând că, dacă nu permite accesul deplin la datele informatice, acesta ar fi „pe lista neagră” și, în consecință, exclus din viitoarele contracte ale UE. Amenințarea cu „lista neagră” a cauzat o presiune psihologică asupra reclamantului și a angajaților săi implicați în controlul la fața locului. Reclamantul a susținut că amenințarea cu "lista neagră" încalcă Manualul de proceduri operaționale al OLAF [38].

81. În avizul său, OLAF a considerat că este important să se afirme că inspectorii săi nu au utilizat formulări precum „listă neagră” sau „marcare în sistemul de alertă timpurie”. Din motive de claritate, OLAF a adăugat că a solicitat înregistrarea reclamantului în sistemul de alertă timpurie pe baza unor suspiciuni grave de fraudă în cursul investigațiilor OLAF în curs. Aceasta a subliniat că cererea sa de înregistrare a reclamantului în SAR a fost formulată înainte de controlul la fața locului în cauză.

82. În observațiile sale, reclamantul a respins argumentul OLAF potrivit căruia prima cerere de înregistrare în SAR a fost făcută înainte de controlul la fața locului în cauză. De fapt, reclamantul a susținut că a luat cunoștință, pe baza documentației din cauza T-320/09 [39], de faptul că OLAF a solicitat înregistrarea reclamantului în SAR la 26 februarie 2009, și anume în timpul controlului la fața locului în cauză. Reclamantul a susținut că momentul nu a fost o coincidență și că înregistrarea în SAR a fost impusă ca o contramăsură pentru refuzul reclamantului de a oferi acces la date care nu au legătură cu contractele care fac obiectul investigației. Reclamantul a făcut referire la cronologia evenimentelor, care este furnizată în raportul privind controlul la fața locului, în care OLAF a declarat că, în seara zilei de 25 februarie 2009 „din cauza numeroaselor rezerve ale reprezentanților [operatorului economic], echipa OLAF a amânat discuția în vederea consultării cu sediul OLAF.” Reclamantul a dedus din declarația de mai sus că anchetatorii au contactat sediul OLAF și au solicitat înregistrarea reclamantului în SAR. Înregistrarea în SAR a avut loc în ziua următoare.

83. În cererea sa de informații suplimentare, Ombudsmanul a solicitat clarificări cu privire la presupusa amenințare la adresa reclamantului de a fi inclus pe lista neagră. În răspunsul său, OLAF a contestat afirmația reclamantului potrivit căreia a inițiat înregistrarea reclamantului în SAR în timpul controlului la fața locului. Aceasta a subliniat că procedura a fost inițiată la 6 februarie 2009, și anume cu mai mult de două săptămâni înainte de efectuarea controlului la fața locului. Procedura de aprobare a fost finalizată la 25 februarie 2009 și, în consecință, cererea a fost depusă la 26 februarie 2009.

84. În scrisoarea sa adresată autorităților elene, Ombudsmanul a solicitat să fie informat dacă inspectorii SDOE își amintesc vreo trimitere la „lista neagră” sau menționează posibilitatea de a înregistra reclamantul în sistemul de alertă timpurie și, în caz afirmativ, conținutul, tonul și contextul unei astfel de trimiteri. Autoritățile elene au menționat în răspunsul lor că au existat dezacorduri între reclamant și OLAF, dar nu au furnizat nicio informație specifică cu privire la această chestiune.

85. În observațiile sale ulterioare, reclamantul a susținut că distincția din răspunsul OLAF între „inițierea procedurii” la 6 februarie 2009 și „solicitarea înregistrării în SAR” la 26 februarie 2009 este neclară. În orice caz, potrivit reclamantului, faptul că OLAF a inițiat procedura în aceeași zi în care a informat reclamantul cu privire la controlul la fața locului pe care intenționa să îl efectueze în legătură cu contractele care fac obiectul investigației și faptul că OLAF a formulat cererea înainte de încheierea controlului la fața locului constituie cazuri flagrante de administrare defectuoasă.

Evaluarea Ombudsmanului

86. Punctul de plecare al evaluării Ombudsmanului este poziția OLAF potrivit căreia refuzul reclamantului de a acorda acces la toate datele informatice a constituit o încălcare a obligațiilor contractuale ale reclamantului. În acest sens, Ombudsmanul ia act de faptul că clauza 25.3 din contractul dintre reclamant și Comisie impune reclamantului „... să acorde un acces adecvat la ... sistemele sale de informații, precum și la toate documentele și bazele de date privind gestionarea tehnică și financiară a proiectului și să ia toate măsurile pentru a facilita activitatea acestora”. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, astfel cum a susținut reclamantul însuși, clauza 25.3 din contract este formulată într-un mod similar cu articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2185/1996. În acest sens, Ombudsmanul consideră că, având în vedere analiza sa de mai sus cu privire la articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 și fără a fi necesar să se stabilească întreaga întindere a obligațiilor contractuale ale reclamantului, poziția potrivit căreia contractul impune operatorului economic să ofere acces deplin la toate datele pentru a permite identificarea datelor legate de proiect este o interpretare rezonabilă. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că OLAF avea dreptul să considere că reclamantul avea obligația de a oferi acces la toate datele informatice și de a permite OLAF să stabilească care date erau legate de proiecte.

87. Trecând la modul în care OLAF a comunicat reclamantului interpretarea sa cu privire la obligațiile contractuale ale reclamantului și la consecințele încălcării acestora, Ombudsmanul consideră că există o diferență clară între, pe de o parte, „rechemarea”, „reiterarea” sau „clarificarea” obligațiilor reclamantului și consecințele unei încălcări a contractului în cazul nerespectării acestor obligații, astfel cum a susținut OLAF, și, pe de altă parte, un avertisment coercitiv adresat reclamantului cu privire la obligațiile sale contractuale și la consecințele încălcării acestora, astfel cum a susținut reclamantul. Ombudsmanul subliniază că un avertisment coercitiv ar putea încălca Codul european al bunei conduite administrative („ECGAB”)[40] și Principiile serviciului public pentru funcționarii publici ai UE [41].

88. Dovezile disponibile conțin opinii diametral opuse cu privire la modul în care OLAF a comunicat reclamantului poziția sa cu privire la amploarea obligațiilor contractuale ale acestuia din urmă și la consecințele unei încălcări a contractului. Este adevărat că există o abundență de trimiteri în plângere și în anexele sale (inclusiv declarația sub jurământ a domnului Y) la evaluarea de către reclamant a comportamentului investigatorilor OLAF și la avertismentele și amenințările percepute. Cu toate acestea, nu a fost menționată nicio declarație care ar putea fi interpretată în mod obiectiv ca fiind un avertisment coercitiv. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a prezentat suficiente dovezi pentru a dovedi că comportamentul investigatorilor OLAF a constituit un avertisment coercitiv [42]. În consecință, acest aspect al afirmației trebuie respins.

89. În ceea ce privește pretinsa amenințare de includere pe lista neagră, reclamantul a anexat la plângerea sa o "declarație extrajudiciară" pentru a-și susține argumentul potrivit căruia OLAF a amenințat că o va înregistra în SAR. În plus, reclamantul a invocat momentul în care a fost formulată cererea de înregistrare a sa în SAR pentru a dovedi că OLAF a acționat, de fapt, la amenințarea pe care o reprezenta. OLAF a negat categoric că a făcut o astfel de amenințare și a considerat că este important să se afirme că inspectorii săi nu au utilizat formulări precum „listă neagră” sau „marcare în sistemul de alertă timpurie”. În acest context, Ombudsmanul a solicitat informații din partea autorităților elene, care însă nu au abordat problema.

90. Ombudsmanul observă că ceea ce constituie probe suficiente pentru a dovedi o afirmație ar trebui să fie stabilit de la caz la caz și în lumina tuturor faptelor relevante pe care se bazează o plângere. Ca o condiție minimă, probele prezentate Ombudsmanului ar trebui să îi permită acestuia să stabilească o prezentare rezonabilă și coerentă a faptelor pentru a dovedi afirmația reclamantului. În speță, în mod similar considerațiilor analizate la punctul 88 de mai sus, există o abundență de trimiteri în plângere și în "declarația extrajudiciară" anexată la aceasta la evaluarea de către reclamant a amenințării percepute de investigatorii OLAF de includere pe lista neagră. Cu toate acestea, nu a fost menționată nicio declarație care ar putea fi interpretată în mod obiectiv ca o amenințare de includere pe lista neagră. În plus, argumentul reclamantului potrivit căruia anchetatorii au contactat sediul OLAF în seara zilei de 25 februarie 2009 și au solicitat înregistrarea reclamantului în SAR, care a avut loc în dimineața zilei următoare, este neconcludent. Astfel, acest argument nu ar dovedi existența unei amenințări din partea investigatorilor OLAF, ci doar că aceștia au contactat sediul OLAF în seara zilei de 25 februarie 2009. În orice caz, astfel cum a subliniat Ombudsmanul în observația sa preliminară, este de competența Tribunalului să stabilească, în contextul cauzei pendinte în fața sa, dacă există consecințe juridice care trebuie deduse din argumentul reclamantului. Având în vedere cele de mai sus și după ce a analizat toate dovezile de care dispune, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a prezentat suficiente dovezi pentru a dovedi presupusa amenințare de includere pe lista neagră a OLAF.

(5) Presupusul abuz și intimidare de către investigatorul OLAF a avocatului reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

91. Reclamantul a susținut că, în seara zilei de 25 februarie 2009 și în cadrul discuțiilor cu privire la proiectul de raport al controlului la fața locului, dl A, un investigator OLAF, a vorbit cu dna B, și anume cu avocatul reclamantului, într-un mod „agresiv, protector și degradant” atât în ceea ce privește onoarea, cât și reputația sa. Potrivit reclamantului, domnul A a pus sub semnul întrebării rolul doamnei B în cadrul procedurii, a intimidat-o și a solicitat ca aceasta să părăsească reuniunea. Reclamantul a susținut că abuzul și intimidarea avocatului său încalcă în mod flagrant întreaga legislație a UE care reglementează funcționarea OLAF.

92. În avizul său, OLAF a susținut că, potrivit declarației sale, domnul A dezaproba comportamentul doamnei B, pe care îl considera inacceptabil și umilitor față de funcționarii Comisiei Europene care își exercitau mandatul. În plus, domnul A nu a încercat să o oblige pe doamna B să părăsească reuniunea; mai degrabă, el a solicitat ca ea să părăsească sala în care se discută proiectul de raport, dacă nu poate arăta respectul cuvenit funcționarilor publici europeni care își îndeplinesc sarcinile. Investigatorul OLAF nu a intenționat niciodată să intimideze avocatul reclamantului și nu s-a utilizat niciun limbaj ofensator. În plus, OLAF a declarat că cererea dlui A nu ar putea avea consecințe negative pentru reclamant, deoarece a coincis cu anunțul investigatorului-șef al OLAF potrivit căruia echipa OLAF părăsește fără întârziere sediul reclamantului, din cauza orei târzii și a necesității de a se consulta cu sediul OLAF. În consecință, întrucât reuniunea a fost întreruptă, domnul A nu ar fi putut să o împiedice pe doamna B să își îndeplinească atribuțiile. În orice caz, OLAF a subliniat că reuniunea pentru discutarea proiectului de raport privind controlul la fața locului nu era obligatorie pentru OLAF și că, în pofida controverselor continue pe întreaga durată a controlului la fața locului, OLAF a oferit totuși reprezentanților reclamantului posibilitatea de a formula observații și de a propune modificări ale conținutului raportului. În plus, OLAF a subliniat că domnul Z, președintele și directorul general al reclamantului, a solicitat în mai multe rânduri doamnei B să își schimbe atitudinea față de anchetatorii OLAF.

93. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că doamna B este un avocat competent, cu o experiență substanțială în proceduri similare. În același timp, reclamantul a subliniat că doamna B este soția domnului Z, fapt care neagă afirmația OLAF potrivit căreia domnul Z a sfătuit-o pe doamna B să își schimbe atitudinea față de anchetatorii OLAF. Reclamantul a respins, de asemenea, ca fiind complet nefondate afirmațiile OLAF potrivit cărora doamna B s-a comportat necorespunzător față de anchetatorii OLAF și a susținut că scopul unor astfel de afirmații a fost de a justifica comportamentul insultător și intimidant al domnului A față de ea.

94. Pentru a înțelege mai bine presupusul incident dintre domnul A și doamna B, Ombudsmanul a efectuat anchete suplimentare și a solicitat OLAF să furnizeze (a) informații privind declarația domnului A potrivit căreia comportamentul doamnei B este inacceptabil și umilitor față de funcționarii publici care își îndeplinesc mandatul, (b) orice declarații ale anchetatorilor OLAF care au participat la controlul la fața locului în cauză și (c) orice alte informații relevante care ar ajuta Ombudsmanul să obțină o imagine mai detaliată a incidentului dintre domnul A și doamna B.

95. În răspunsul său la anchetele ulterioare ale Ombudsmanului, OLAF a declarat că a luat act de observațiile reclamantului și de tonul acestora. Acesta a adăugat că "respinge toate speculațiile și acuzațiile și suspiciunile nefondate care sunt prezentate în observațiile reclamantului"și că a decis să nu comenteze cu privire la fiecare dintre acestea. În ceea ce privește întrebările specifice ale Ombudsmanului, OLAF (a) a afirmat că declarația domnului A a fost o declarație orală pe care a făcut-o în timpul controlului la fața locului ca reacție la comportamentul doamnei B și (b) a anexat o declarație datată 7 martie 2011 și semnată de anchetatorii OLAF care au luat parte la controlul la fața locului, potrivit căreia „avocatul în cauză a fost destul de reticent în a acorda acces deplin și a argumentat împotriva capacității juridice a competențelor OLAF. Anchetatorii au argumentat puternic cu privire la interpretarea ei juridică".

96. În cele din urmă, în răspunsul lor la solicitarea Ombudsmanului, autoritățile elene nu au făcut nicio referire la presupusul incident. În termeni generali, reprezentanții SDOE au confirmat că „diferențele de opinie și dificultățile de comunicare au agravat relațiile dintre investigatorii OLAF și reprezentanții reclamantului și au determinat reclamantul să solicite sprijin juridic”.

97. În observațiile sale suplimentare, reclamantul nu a formulat observații cu privire la răspunsurile OLAF și ale autorităților elene.

Evaluarea Ombudsmanului

98. Din argumentele prezentate de părți reiese în mod evident că, în ceea ce privește această afirmație gravă, reclamantul și OLAF prezintă faptele în mod diferit. Reclamantul a susținut că domnul A a abuzat și a intimidat-o pe doamna B și a prezentat o "declarație extrajudiciară" în sprijinul argumentului său. OLAF a respins cu fermitate orice acuzație de abuz și intimidare. Având în vedere că faptele presupusului incident dintre domnul A și doamna B erau neclare, Ombudsmanul a solicitat clarificări din partea autorităților elene. Cu toate acestea, autoritățile elene nu au abordat întrebarea specifică a Ombudsmanului cu privire la această chestiune.

99. Rezultă că, pentru a stabili în mod definitiv adevărul cu privire la declarațiile orale pentru care nu există o evidență obiectivă, precum în speță, Ombudsmanul ar trebui să ia mărturia persoanelor în cauză. Cu toate acestea, acest lucru ar fi posibil numai în ceea ce privește investigatorul OLAF, având în vedere că Statutul Ombudsmanului nu prevede posibilitatea de a lua mărturii de la alte persoane decât funcționarii și alți agenți ai instituțiilor Uniunii [43]. Rezultă că elementele de probă din dosar nu permit Ombudsmanului să ajungă la o concluzie fermă cu privire la presupusul incident de abuz și de intimidare.

100. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că afirmația reclamantului privind abuzul și intimidarea pare să acopere o afirmație potrivit căreia investigatorul OLAF s-a comportat cel puțin într-un mod nepotrivit. În această privință, Ombudsmanul a fost în măsură să stabilească, pe baza admiterii OLAF în acest sens în avizul său, că domnul A a solicitat doamnei B să părăsească reuniunea în cazul în care aceasta nu ar putea demonstra respectul cuvenit funcționarilor publici europeni care își îndeplinesc sarcinile.

101. Atunci când examinează dacă comportamentul OLAF constituie un caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul ia în considerare faptul că Manualul de proceduri operaționale al OLAF impune ca activitățile de investigare ale OLAF să se desfășoare (i) în mod obiectiv și imparțial, asigurând echitatea procedurală, (ii) în conformitate cu cele mai înalte standarde profesionale și (iii) într-un mod care respectă pe deplin (a) drepturile persoanelor în cauză și (b) drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor în orice moment. Aceste cerințe includ dreptul unui operator economic de a fi asistat de un avocat [44]. În plus, investigatorii OLAF ar trebui să se asigure că mențin un comportament care devine al funcționarilor UE [45] și că respectă Codul european al bunei conduite administrative („ECGAB”)[46] și Principiile serviciului public pentru funcționarii publici ai UE [47].

102. Având în vedere cele de mai sus, comportamentul investigatorului OLAF poate fi justificat numai dacă a existat un motiv valabil pentru cererea sa ca avocatul reclamantului să părăsească reuniunea. În consecință, era la latitudinea OLAF să stabilească faptul că avocatul reclamantului s-a comportat într-un mod care a justificat cererea investigatorului său. Este de necontestat faptul că doamna B a invocat argumente privind cadrul juridic care reglementează controlul la fața locului efectuat de OLAF, pe care domnul A le-a perceput ca reprezentând o contestare a mandatului și a autorității OLAF. Reclamantul (și avocatul său) avea tot dreptul să susțină că OLAF nu avea competența pe care pretindea că o are. Este dificil de înțeles modul în care investigatorul OLAF ar putea fi considerat îndreptățit să solicite avocatului reclamantului să plece pe motiv că apăra interesele clientului său. OLAF a susținut, de asemenea, că domnul A a considerat comportamentul doamnei B inacceptabil și umilitor față de funcționarii publici ai Comisiei Europene care își îndeplinesc mandatul. Cu toate acestea, OLAF nu a furnizat detalii care să explice de ce a considerat comportamentul avocatului "inacceptabil și umilitor". În consecință, Ombudsmanul consideră că OLAF nu a furnizat o explicație valabilă pentru solicitarea dlui A ca avocatul reclamantului să părăsească reuniunea.

103. Ombudsmanul trage următoarea concluzie. Comportamentul agenților instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE ar trebui să respecte cele mai înalte standarde și, în cazul în care un cetățean susține că comportamentul unui astfel de agent nu a respectat aceste standarde, instituția în cauză ar trebui să fie în măsură să furnizeze o explicație satisfăcătoare pentru a respinge astfel de acuzații. În cadrul unui control la fața locului efectuat de OLAF la sediul reclamantului, un investigator OLAF a solicitat avocatului operatorului economic care face obiectul investigației să părăsească reuniunea. OLAF nu a furnizat o explicație satisfăcătoare pentru a respinge afirmația reclamantului potrivit căreia comportamentul respectiv a constituit un comportament necorespunzător. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

(6) Presupusa omisiune a OLAF de a furniza un raport exact al controlului la fața locului

Argumente prezentate Ombudsmanului

104. Reclamantul a susținut că OLAF nu a furnizat un raport exact al controlului la fața locului. Aceasta a subliniat că atât ea, cât și reprezentanții ODD au refuzat să o semneze. Reclamantul a susținut că acest refuz s-a bazat pe neregulile procedurale legate de raport și pe inexactitățile cuprinse în acesta.

105. În avizul său, OLAF a afirmat că, la sfârșitul controlului la fața locului, reclamantul și SDOE au primit o copie a raportului. Prezentul document a fost elaborat în conformitate cu procedurile OLAF și semnat atât de reclamant, cât și de SDOE pentru a confirma primirea raportului. Raportul de operațiuni criminalistice computerizate care a fost anexat la raportul la fața locului preciza în mod clar că o copie a imaginii de pe discul criminalistic va fi furnizată la cerere. În ceea ce privește solicitarea Ombudsmanului de a obține o copie a raportului final de investigație, OLAF a declarat că, întrucât ambele investigații sunt în curs de desfășurare, aceste rapoarte nu au fost încă elaborate.

106. OLAF a susținut, de asemenea, că, la 27 februarie 2009, inspectorii săi au solicitat reprezentanților SDOE să contrasemneze raportul și că SDOE a refuzat să facă acest lucru din cauza faptului că raportul a fost redactat în limba engleză. În această privință, OLAF a observat că, în prima zi a controlului la fața locului, s-a stabilit de comun acord că limba de lucru va fi engleza, care este, de asemenea, limba de lucru a contractelor care fac obiectul investigației. În plus, la 25 februarie 2009, OLAF a prezentat proiectul său de raport dlui C, agentul responsabil al SDOE. Dl C nu exprimă nicio rezervă nici în ceea ce privește limba, nici în ceea ce privește conținutul raportului. În aceste condiții, OLAF a solicitat traducerea raportului în limba greacă. Traducerea în limba greacă a fost trimisă atât reclamantului, cât și SDOE. Cu toate acestea, niciunul dintre aceștia nu a returnat OLAF o copie semnată a raportului. Din motive de claritate, OLAF a observat că rapoartele privind controalele la fața locului sunt întocmite sub responsabilitatea sa exclusivă și că semnătura autorităților naționale (dacă și când sunt prezente) nu este o cerință legală.

107. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că dl Z a semnat confirmarea de primire a raportului, dar a susținut că raportul nu reflectă evenimentele care au avut loc în timpul controlului la fața locului și că acesta este lipsit de obiectivitate. Mai precis, reclamantul s-a opus declarațiilor din raport care au dat impresia că acesta, și anume reclamantul, a împiedicat controlul la fața locului al OLAF. Reclamantul a subliniat că raportul ar fi trebuit să conțină o prezentare generală a motivelor argumentelor detaliate ale reclamantului privind cadrul juridic al controlului la fața locului. În schimb, raportul a afirmat doar că reclamantul a exprimat „rezerve de natură juridică”. În consecință, raportul a fost lipsit de imparțialitate. De fapt, la 27 februarie 2009, domnul Z a înmânat echipei OLAF un document, copiat reprezentanților SDOE, în care a explicat situația juridică a reclamantului. Reclamantul a menționat că, până în prezent, nu a primit un raport obiectiv al controlului la fața locului „care să reflecte, de asemenea, propria versiune a evenimentelor.”

108. În cadrul anchetelor sale suplimentare, Ombudsmanul a solicitat în mod expres autorităților elene să furnizeze informații suplimentare cu privire la motivele pentru care reprezentanții ODDE nu au semnat raportul la fața locului. Ca punct de plecare, SDOE a remarcat că OLAF a ignorat SDOE și nu a informat SDOE cu privire la acțiunile sale. Prin urmare, participarea SDOE la controlul la fața locului s-a limitat la (a) o reuniune cu investigatorii OLAF înainte de începerea controlului la fața locului, (b) auditarea registrelor reclamantului la 23 februarie 2009 și (c) o reuniune la 27 februarie 2009, care a fost convocată în scopul semnării raportului la fața locului care fusese deja elaborat de OLAF. În cadrul acestei din urmă reuniuni, SDOE a luat cunoștință de obiecțiile reclamantului cu privire la legalitatea acțiunilor OLAF. SDOE și-a exprimat opinia că aceste chestiuni ar fi trebuit discutate mai în detaliu, deoarece, dacă ar fi fost valabile, ar fi trebuit să fie investigate în continuare.

Evaluarea Ombudsmanului

109. Reclamantul contestă exactitatea raportului pe motiv că acesta (a) dă impresia că reclamantul a împiedicat controlul la fața locului al OLAF și (b) nu oferă o prezentare generală a argumentelor reclamantului privind cadrul juridic al controlului la fața locului, ci se referă doar la „rezerve de natură juridică”. Reclamantul acordă o importanță deosebită faptului că reprezentanții SDOE nu au semnat raportul și susține că refuzul lor de a semna s-a datorat rezervelor lor cu privire la exactitatea conținutului acestuia.

110. Pornind de la refuzul SDOE de a semna raportul, Ombudsmanul subliniază că, în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul 2185/1996, „în cazul în care se efectuează o inspecție în comun, [...] inspectorilor naționali care au participat la operațiune li se solicită să contrasemneze raportul întocmit de inspectorii Comisiei.” Conform Manualului de proceduri operaționale al OLAF, contrasemnarea nu implică aprobarea formală a conținutului raportului de către inspectorii naționali. Importanța sa constă în furnizarea de informații autorităților naționale cu privire la activitățile desfășurate în timpul controlului la fața locului.

111. Cu privire la acest aspect, OLAF a susținut că reprezentanții SDOE au refuzat să contrasemneze raportul, deoarece acesta a fost redactat în limba engleză. În răspunsul lor la o solicitare de informații formulată de Ombudsman, autoritățile elene au subliniat că SDOE s-a abținut de la semnarea raportului deoarece reprezentanții săi au avut o participare limitată la controlul la fața locului și, de asemenea, din cauza obiecțiilor reclamantului cu privire la legalitatea acestuia. În consecință, ODD nu a putut nici să confirme, nici să infirme conținutul raportului, dar și-a exprimat opinia că aceste aspecte ar fi trebuit discutate mai în detaliu. Reclamantul nu a făcut observații cu privire la acest aspect în observațiile sale. Ombudsmanul consideră că, pe baza acestor argumente, nu se poate presupune că refuzul SDOE de a semna raportul poate fi atribuit presupusei inexactități a conținutului acestuia.

112. Ombudsmanul observă, de asemenea, că atât versiunea în limba engleză, cât și versiunea în limba greacă a raportului au fost anexate la avizul OLAF cu privire la plângere. Corpul principal al raportului are 11 pagini și este urmat de nouă anexe care conțin copii ale documentelor colectate de la sediul reclamantului.

113. Analizând argumentul reclamantului (a) în lumina informațiilor cuprinse în raport, Ombudsmanul consideră că raportul înregistrează în mod obiectiv obiecțiile specifice ale reclamantului privind, în special, cadrul juridic care reglementează controlul la fața locului și legalitatea copierii criminalistice a datelor informatice. Aceste obiecții sunt prezentate într-un mod neutru, iar raportul nu implică faptul că reclamantul a împiedicat controlul la fața locului. În special, raportul consemnează faptul că specialistul în criminalistică informatică al OLAF nu a reușit să obțină copii criminalistice ale computerelor doamnei E și ale domnului D, dar nu califică în niciun fel această declarație.

114. În ceea ce privește argumentul reclamantului (b), Ombudsmanul observă că raportul este succint și nu acoperă toate detaliile. Cu toate acestea, ar trebui subliniat faptul că raportul nu se referă doar la „rezerve de natură juridică”, ci face referire în două rânduri la scrisoarea reclamantului către OLAF din 24 februarie 2009, în care reclamantul a explicat motivele rezervelor sale privind copierea criminalistică a tuturor datelor informatice. De exemplu, la paginile 6-7 din raport, se afirmă că „principalul punct din scrisoare este teama juridică a societății că permiterea accesului OLAF la computerul [doamnei E și al domnului D] ar încălca confidențialitatea, deoarece aceste computere conțin aproximativ 1/3 din datele cu caracter personal, în timp ce restul este legat de activitatea [reclamantului], ceea ce este irelevant pentru investigația OLAF”. Prezentarea generală a scrisorii reclamantului este urmată de o prezentare generală a răspunsului OLAF, care explică cadrul juridic și garanțiile procedurale care se aplică reclamantului și angajaților săi.

115. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a stabilit afirmația sa potrivit căreia raportul este inexact. În consecință, nu s-a stabilit niciun caz de administrare defectuoasă.

B. Pretenția reclamantului

116. În prezenta decizie, Ombudsmanul a ajuns la două constatări de administrare defectuoasă: 1) OLAF nu a clarificat suficient pentru angajații reclamantului caracterul voluntar al cooperării lor cu OLAF și statutul sub care au fost intervievați și 2) OLAF nu a furnizat o explicație satisfăcătoare pentru a respinge afirmația reclamantului potrivit căreia comportamentul unui investigator al OLAF care a solicitat avocatului operatorului economic care face obiectul investigației să părăsească reuniunea a constituit un comportament inadecvat.

117. Ar trebui remarcat faptul că reclamantul și-a extins afirmația potrivit căreia OLAF ar trebui să ia măsurile de remediere adecvate, solicitând Ombudsmanului (a) să stabilească faptul că a avut loc o administrare defectuoasă, (b) să facă recomandări și (c) să ia orice altă măsură adecvată pe care o consideră adecvată în circumstanțele respective. Ombudsmanul recunoaște cererea reclamantului de remediere a cazurilor de administrare defectuoasă constatate în cazul de față. Prin urmare, trebuie să se stabilească dacă acest lucru este încă posibil. În ceea ce privește primul caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul consideră că, deși OLAF ar putea furniza în continuare informații suplimentare pentru a clarifica statutul în care urmau să fie intervievați angajații reclamantului, este evident că, pentru ca aceste informații să fi servit unui scop util, ele ar fi trebuit să fie furnizate la momentul relevant. În ceea ce privește al doilea caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul consideră că solicitarea investigatorului OLAF ca avocatul reclamantului să plece constituie un eveniment specific care nu poate fi anulat. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul consideră că cazurile de administrare defectuoasă menționate mai sus nu mai pot fi eliminate. În același timp, Ombudsmanul consideră că nu este necesar să se prezinte OLAF proiecte de recomandări. De fapt, Ombudsmanul are încredere că OLAF va lua în considerare în mod corespunzător concluziile prezentate în prezenta decizie și va trage învățămintele necesare din acestea. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul cu două observații critice.

C. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarele concluzii:

În cadrul unui control la fața locului, OLAF trebuie să se asigure că clarifică în mod suficient drepturile și garanțiile procedurale aplicabile ale celor implicați. În cazul de față, OLAF nu a reușit să facă acest lucru în mod suficient. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Comportamentul agenților instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE ar trebui să respecte cele mai înalte standarde și, în cazul în care un cetățean susține că comportamentul unui astfel de agent nu a respectat aceste standarde, instituția în cauză ar trebui să fie în măsură să furnizeze o explicație satisfăcătoare pentru a respinge astfel de acuzații. În cadrul unui control la fața locului efectuat de OLAF la sediul reclamantului în cazul de față, un investigator OLAF a solicitat avocatului operatorului economic care face obiectul investigației să părăsească reuniunea. OLAF nu a furnizat o explicație satisfăcătoare pentru a respinge afirmația reclamantului potrivit căreia comportamentul respectiv a constituit un comportament necorespunzător. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește restul afirmațiilor reclamantului.

Reclamantul și OLAF vor fi informați cu privire la această decizie.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor va fi, de asemenea, informată.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 15 noiembrie 2012.

---

[1] OF/2007/0422 din 16 octombrie 2007 în ceea ce privește proiectul A și OF/2008/0158 din 29 ianuarie 2009 în ceea ce privește proiectul C.

[2] Cele trei proiecte sunt următoarele: A) Implementarea și amplificarea proiectului; Unitatea de coordonare pentru modernizarea instituțională și consolidarea capacităților, Ref: EuropeAid/121-930/D/SER/SY; B) Dezvoltarea și asistența tehnică E-guvernarea și implementarea standardelor TIC, Ref: EuropeAid/121-931/D/SER/SY; C) Asistență tehnică pentru IMM-uri, Ref: EuropeAid/122-282/C/SV/SY.

[3] SDOE este un organism special al Ministerului Economiei din Grecia, însărcinat cu investigarea infracțiunilor financiare, a contrabandei și a evaziunii fiscale. Atunci când a avut loc controlul la fața locului, numele organismului elen respectiv era Ypiresia Eidikon Elenghon (denumit în continuare "YPEE"), dar de atunci a fost redenumit. Din motive de coerență, denumirea „SDOE” va fi utilizată în întreaga decizie a Ombudsmanului.

[4] Ombudsmanul înțelege termenii „copie medico-legală” sau „imagine medico-legală” ca însemnând o copie a întregului conținut al unui suport de date, inclusiv a oricăror fișiere șterse.

[5] Decizia 2008/969/CE, Euratom a Comisiei din 16 decembrie 2008 privind sistemul de avertizare rapidă pentru ordonatorii de credite ai Comisiei și ai agențiilor executive, JO 2008, L 344, p. 125 (denumită în continuare „Decizia SAR”).

[6] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 13/vol. 30, p. 142).

[7] Memorandum de înțelegere între Ombudsmanul European și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, JO 2007, C 27, p. 21.

[8] "B. Evitarea duplicării procedurilor

Nici una dintre autorități nu are în vedere deschiderea unei anchete în cazul în care cealaltă autoritate tratează sau a tratat ceea ce este în esență aceeași plângere, cu excepția cazului în care reclamantul prezintă elemente de probă noi semnificative într-un caz în care cealaltă autoritate și-a încheiat deja ancheta. Ambele autorități intenționează să se informeze reciproc atunci când refuză să deschidă o anchetă din acest motiv și își declară disponibilitatea de a furniza informații pentru a-și facilita reciproc procesul decizional în această privință.”

[9] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

[10] În conformitate cu articolul 3 alineatul (3) din Statutul Ombudsmanului European și cu articolul 5.1 din Normele de aplicare ale Ombudsmanului European.

[11] Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/1996 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor abateri, JO L 292, p. 2, Ediție specială, 01/vol. 2, p. 218.

[12] Cauza T-320/09.

[13] Înregistrarea reclamantului în SAR și modificarea ulterioară a acestuia sunt legate de controlul la fața locului care a avut loc în februarie 2009. Acest lucru pare a fi controversat.

[14] Citată la nota de subsol 5 de mai sus.

[15] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/statute.faces

[16] Decizia Ombudsmanului European de închidere a anchetei sale din proprie inițiativă privind cazul OI/3/2008/FOR împotriva Comisiei Europene, disponibilă la adresa: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/11731/html.bookmark

[17] Cauza T-320/09, Ordonanța Tribunalului din 13 aprilie 2011.

[18] Decizia Ombudsmanului European de închidere a anchetei sale din proprie inițiativă privind cazul OI/3/2008/FOR împotriva Comisiei Europene, punctul 151.

[19] În acest sens, opinia Consiliului de Stat elen potrivit căreia predarea către OLAF a datelor informatice care conțin date sensibile cu caracter personal fără permisiunea Autorității elene pentru protecția datelor încalcă legislația elenă privind protecția datelor nu are nicio incidență asupra prezentei analize. În mod similar, declarația OLAF potrivit căreia practica sa de a efectua copii criminalistice ale datelor informatice a fost aprobată de AEPD nu afectează evaluarea Ombudsmanului.

[20] Citată la nota de subsol 11 de mai sus.

[21] Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), JO L 136, p. 1.

[22] "Articolul 4

Investigații interne

1. În domeniile menționate la articolul 1, oficiul efectuează investigații administrative în cadrul instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor (denumite în continuare "investigații interne").

Aceste investigații interne se desfășoară sub rezerva normelor tratatelor, în special a Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și cu respectarea Statutului funcționarilor, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute de prezentul regulament și de deciziile adoptate de fiecare instituție, organ, oficiu și agenție. Instituțiile se consultă cu privire la normele care urmează să fie stabilite prin astfel de decizii.

2. Cu condiția ca dispozițiile menționate la alineatul (1) să fie respectate:

Oficiul are dreptul de acces imediat și inopinat la toate informațiile deținute de instituții, organe, oficii și agenții, precum și la sediile acestora. Oficiul este împuternicit să inspecteze conturile instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor. Oficiul poate să ia o copie și să obțină extrase din orice document sau din conținutul oricărui suport de date deținut de instituții, organe, oficii și agenții și, dacă este necesar, să își asume custodia acestor documente sau date pentru a se asigura că nu există niciun pericol de dispariție a acestora,

Oficiul poate solicita informații verbale de la membrii instituțiilor și organismelor, de la directorii oficiilor și agențiilor și de la personalul instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor.”

[23] "Articolul 3

Investigații externe

Oficiul exercită competența conferită Comisiei prin Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 de a efectua inspecții și controale la fața locului în statele membre și, în conformitate cu acordurile de cooperare în vigoare, în țările terțe.

În cadrul funcției sale de investigare, oficiul efectuează inspecțiile și controalele prevăzute la articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95 și în normele sectoriale menționate la articolul 9 alineatul (2) din regulamentul respectiv în statele membre și, în conformitate cu acordurile de cooperare în vigoare, în țările terțe.”

[24] Citată la nota de subsol 11 de mai sus.

[25] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95 al Consiliului din 18 decembrie 1995 privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene, JO 1995, L 312, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 2, p. 3.

[26] Începând cu 1 februarie 2012, Manualul OLAF pentru proceduri operaționale a fost înlocuit cu Instrucțiunile OLAF pentru personalul cu privire la procedurile de investigare, disponibile la adresa: http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/about_us/instructions-to-staff-120201.pdf

Decizia Ombudsmanului va face trimitere la manualul OLAF care se aplica la momentul efectuării controlului la fața locului.

[27] Articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul OLAF.

[28] Articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 al Consiliului.

[29] A se vedea informațiile privind procedurile criminalistice informatice ale OLAF - investigații interne, disponibile la adresa: http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/forensics-leaflet/internal_en.pdf și informațiile privind procedurile criminalistice informatice ale OLAF - investigații externe, disponibile la adresa: http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/forensics-leaflet/external_en.pdf

[30] Articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul OLAF prevede că OLAF "poate solicita informații verbale de la membrii instituțiilor și organismelor, de la directorii oficiilor și agențiilor și de la personalul instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor"în legătură cu investigațiile interne. Articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul 2185/1996 prevede că OLAF „... are acces ... la toate informațiile” referitoare la investigațiile externe.

[31] Secțiunea 5.1.3 din Manualul de proceduri operaționale al OLAF.

[32] Articolul 2 din Regulamentul OLAF prevede:

„Anchete administrative

În sensul prezentului regulament, „investigații administrative” (denumite în continuare „investigații”) înseamnă toate inspecțiile, verificările și alte măsuri întreprinse de angajații oficiului în îndeplinirea sarcinilor lor, în conformitate cu articolele 3 și 4, în vederea atingerii obiectivelor stabilite la articolul 1 și a stabilirii, dacă este necesar, a caracterului neregulamentar al activităților care fac obiectul investigației. Aceste anchete nu aduc atingere competențelor statelor membre de a iniția proceduri penale.”

[33] "Articolul 7

1. Inspectorii Comisiei au acces, în aceleași condiții ca și inspectorii administrativi naționali și în conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentele privind operațiunile în cauză care sunt necesare pentru buna desfășurare a controalelor și inspecțiilor la fața locului. Aceștia pot beneficia de aceleași facilități de inspecție ca și inspectorii administrativi naționali și, în special, pot copia documentele relevante.

Controalele și inspecțiile la fața locului pot viza, în special:

registrele și documentele profesionale, cum ar fi facturile, listele de termeni și condiții, fișele de salariu, declarațiile privind materialele utilizate și lucrările efectuate, precum și extrasele de cont deținute de operatorii economici;

- date informatice;

sisteme și metode de producție, ambalare și expediere;

controale fizice privind natura și cantitatea mărfurilor sau a operațiunilor finalizate;

prelevarea și controlul eșantioanelor;

- progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțare și utilizarea investițiilor finalizate;

documente bugetare și contabile;

- implementarea financiară și tehnică a proiectelor subvenționate.

2. Dacă este necesar, este de competența statelor membre, la cererea Comisiei, să ia măsurile de precauție corespunzătoare în temeiul legislației naționale, în special în vederea salvgardării probelor.”

[34] Disponibilă la adresa: http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/forensics-leaflet/external_en.pdf

[35] Sublinierea noastră.

[36] Sublinierea noastră.

[37] Clauza 25.3 din Condițiile generale ale contractelor de achiziții de servicii pentru acțiunile externe ale Comunității Europene prevede următoarele: „În acest scop, consultantul se angajează să asigure accesul corespunzător al personalului sau agenților Comisiei Europene, ai Oficiului European de Luptă Antifraudă și ai Curții de Conturi Europene la sediile și locurile în care se execută contractul, inclusiv la sistemele sale informatice, precum și la toate documentele și bazele de date privind gestionarea tehnică și financiară a proiectului și să ia toate măsurile pentru a facilita activitatea acestora. Accesul acordat agenților Comisiei Europene, ai Oficiului European de Luptă Antifraudă și ai Curții de Conturi Europene se face pe baza confidențialității față de terți, fără a aduce atingere obligațiilor de drept public care le revin. Documentele trebuie să fie ușor accesibile și depuse astfel încât să faciliteze examinarea lor, iar consultantul trebuie să informeze autoritatea contractantă cu privire la localizarea lor exactă.”

[38] "1.4. Principii generale

Investigatorii OLAF trebuie să își desfășoare activitățile în conformitate cu principiile legalității, integrității și proporționalității. Aceștia trebuie să acționeze imparțial, să trateze cazurile într-un interval de timp rezonabil, să respecte autoritatea ierarhiei, să respecte procedurile referitoare la protecția privilegiilor și imunităților comunitare și să respecte secretul profesional și confidențialitatea, după cum se indică mai jos. Personalul OLAF trebuie să respecte în orice moment drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor. ...

Legalitate și integritate

Toate activitățile trebuie să se desfășoare în deplină conformitate cu normele juridice aplicabile. În plus, personalul OLAF trebuie să respecte cele mai înalte standarde de etică, astfel cum se prevede în codurile de conduită ale Comisiei și în Codul bunei conduite administrative.”

[39] Citată la nota de subsol 12.

[40] Articolul 12 din ECGAB prevede: „funcționarul trebuie să fie orientat spre serviciu, corect, politicos și accesibil în relațiile cu publicul.”

[41] La 19 iunie 2012, Ombudsmanul a publicat principiile serviciului public pentru funcția publică a UE, care sunt disponibile la adresa: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/publicserviceprinciples.faces#hl3. Conform Principiului #2 (Integritate), "funcționarii publici ar trebui să fie ghidați de un sentiment de decență și să se comporte în orice moment într-un mod care să suporte cel mai apropiat control public". Conform principiului #4 (Respect pentru ceilalți), "funcționarii publici ar trebui să acționeze respectuos unul față de celălalt și față de cetățeni. Ar trebui să fie politicoși, de ajutor, oportuni și cooperanți.

[42] A se vedea punctul 60 din decizia Ombudsmanului European de închidere a anchetei sale privind plângerea 2283/2004/GG împotriva Comisiei Europene.

[43] Articolul 3 alineatul (2) al șaptelea paragraf din Statutul Ombudsmanului European, disponibil la adresa: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/statute.faces#def1

[44] Secțiunea 3.3.2.2.2(5) din Manualul de proceduri operaționale al OLAF.

[45] Articolul 12 din Statutul funcționarilor [Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (CEEA) de stabilire a Statutului funcționarilor și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice, JO 1962, P 45, p. 1385, cu modificările ulterioare], care prevede că „[f]uncționarul se abține de la orice acțiune sau comportament care ar putea avea efecte negative asupra poziției sale”.

[46] Articolul 12 din ECGAB prevede: „funcționarul trebuie să fie orientat spre serviciu, corect, politicos și accesibil în relațiile cu publicul.”

[47] Citată la nota de subsol 41. Conform Principiului #4 (Respect pentru ceilalți) "[c] funcționarii publici ar trebui să acționeze respectuos unul față de celălalt și față de cetățeni. Ar trebui să fie politicoși, de ajutor, oportuni și cooperanți.