Contextul plângerii

1. În noiembrie 2017, Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA) a invitat reclamantul la un interviu de angajare la sediul său din Londra, Regatul Unit ^[1]. Reclamantul, care locuia în Boston, SUA, a rezervat un zbor direct de întoarcere la Londra.

2. EMA a informat reclamantul că, în conformitate cu normele sale de rambursare a călătoriilor în vigoare la momentul respectiv ^[2], călătoriile din afara UE vor fi rambursate numai de la punctul de intrare pe teritoriul european al statului membru al UE care este cel mai apropiat de locul de reședință al candidatului ´. În cazul reclamantului ´s, punctul de intrare respectiv a fost considerat a fi Cork, Irlanda. Întrucât reclamantul a rezervat un zbor direct din SUA către Londra, EMA a fost de acord să îi ramburseze costul unui bilet de avion dus-întors de la Cork la Londra.

3. În corespondența ulterioară cu EMA, reclamantul nu a fost de acord cu politica sa de rambursare. Nemulțumit de răspunsul EMA´s la îngrijorarea sa, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în mai 2018.

Ancheta

4. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind îngrijorarea reclamantului cu privire la faptul că politica EMA de rambursare a cheltuielilor de călătorie a fost inechitabilă și discriminatorie. Reclamantul a solicitat EMA să îi ramburseze biletul de avion dus-întors de la Boston la Londra.

5. În cursul anchetei, Ombudsmanul a solicitat EMA să își clarifice normele privind rambursarea cheltuielilor de deplasare în cadrul procedurilor de selecție a personalului.

Argumente prezentate Ombudsmanului

6. Reclamantul a susținut că normele EMA privind rambursarea au discriminat candidații care nu și-au putut permite să călătorească și care, prin urmare, au fost excluși de la procedurile de selecție a personalului care implică interviuri cu prezență fizică. Reclamantul nu a fost de acord cu interpretarea EMA privind normele de rambursare, și anume că aceasta a aplicat un punct de intrare fictiv în UE în cazul unui zbor direct către Londra din afara UE. El a susținut că, în orice caz, considerarea insulei Cork (și nu, de exemplu, a insulelor statelor membre ale UE din Oceanul Atlantic) ca fiind cel mai apropiat punct de intrare din SUA pe teritoriul UE este arbitrară.

7. EMA a afirmat că plata parțială, în locul rambursării integrale, a cheltuielilor de călătorie, inclusiv pentru candidații care călătoresc din afara UE, este în conformitate cu principiile bugetare stricte pe care trebuie să le respecte pentru a gestiona resursele în mod eficient și eficace. În cazul reclamantului, EMA a aplicat în mod corect normele în vigoare la momentul respectiv, care fuseseră comunicate reclamantului înainte ca acesta să își rezerve călătoria.

8. EMA a afirmat, de asemenea, că alegerea Corkului ca punct de referință pentru stabilirea cheltuielilor de călătorie care trebuie rambursate este legată de metodologia utilizată anterior de instituțiile UE pentru a determina distanța dintre locul de repartizare și locul de origine pentru personalul UE atunci când locul de origine se afla în afara UE. Pluta a fost considerată punctul de referință pentru intrarea în UE atunci când locul de origine se afla în SUA.

9. În cele din urmă, EMA a declarat că, în 2018, și-a modificat politica de rambursare, care în prezent nu face nicio distincție între călătoriile din interiorul și cele din afara UE.

Evaluarea Ombudsmanului

10. Normele care reglementează condițiile de angajare a personalului UE prevăd că instituțiile și organele UE ar trebui să încerce să recruteze personal pe o bază geografică cât mai largă dintre resortisanții statelor membre ale UE ^[3]. Deși instituțiile și organismele dispun de o marjă de apreciere pentru a stabili cel mai bun mod de a face acest lucru, este clar că plata parțială a cheltuielilor de deplasare pentru susținerea testelor și participarea la interviuri este o modalitate deosebit de importantă de încurajare a candidaturilor dintr-o rezervă diversă din punct de vedere geografic. În același timp, plata parțială a cheltuielilor de deplasare, mai degrabă decât rambursarea integrală, reconciliază obligația de a căuta să recruteze personal dintr-o rezervă diversă din punct de vedere geografic cu buna gestionare a resurselor financiare.

11. Prin urmare, EMA are dreptul de a limita rambursarea cheltuielilor de deplasare. Din nou, are o marjă de apreciere în a decide exact cum să facă acest lucru.

12. Ombudsmanul consideră că este rezonabil ca politica EMA să se bazeze, la momentul respectiv, pe distanțele parcurse numai în interiorul UE. Având în vedere obligația bunei gestionări a resurselor financiare, EMA nu era obligată să țină seama de faptul că un resortisant al UE invitat la un interviu poate locui în afara UE. Ombudsmanul consideră, de asemenea, rezonabilă alegerea EMA de a stabili punctul de intrare în UE ca punct de intrare pe teritoriul european al celui mai apropiat stat membru al UE. Rambursarea pe baza distanței față de, de exemplu, cea mai apropiată regiune ultraperiferică a UE ar conduce la un rezultat mult mai arbitrar pentru candidați și la o sarcină financiară mai mare și mai imprevizibilă pentru EMA. Pe această bază, Ombudsmanul constată că nu a existat un caz de administrare defectuoasă în acest caz.

13. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul salută faptul că EMA și-a modificat între timp normele de rambursare. În prezent, aceasta rambursează o parte din cheltuielile de călătorie prin aplicarea unui sistem forfetar (cu un plafon), bazat pe distanța liniară dintre locul de reședință al candidatului – inclusiv în afara UE – și sediul EMA ^[4]. Acest lucru permite candidaților care călătoresc din afara UE să obțină o rambursare care este mai strâns legată de distanța reală parcursă, ceea ce reprezintă o metodă de calcul și mai rațională, în special în ochii candidaților.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă din partea Agenției Europene pentru Medicamente.

Reclamantul și EMA vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European,

Strasbourg, 22/10/2019

[1] La 1 martie 2019, EMA s-a mutat la Amsterdam (Țările de Jos).

[2] EMA și-a modificat normele de rambursare a cheltuielilor de călătorie în aprilie 2018.

[3] A se vedea articolul 27 din Statutul funcționarilor și articolele 12 și 82 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[4] A se vedea Decizia directorului executiv privind contribuția la cheltuielile de deplasare și de ședere ale candidatului invitat să participe la o procedură de selecție (test, interviu) sau la un examen medical, EMA/65520/2018, 1 aprilie 2018, disponibilă la adresa: https://www.ema.europa.eu/en/documents/other/decision-executive-director-contribution-travel-subsistence-expenses-candidates-invited-attend_en.pdf.