Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la refuzul Comisiei Europene de a acorda acces public deplin, în temeiul Regulamentului 1049/2001 [1], la raportul final al proiectului EQAR 2007- 4214/001/-001. Prezentul raport a fost prezentat Comisiei de către Asociația Europeană pentru Asigurarea Calității în Învățământul Superior („ENQA”) și se referea la pregătirea înființării Registrului european pentru asigurarea calității în învățământul superior („proiectul EQAR”)[2]. ENQA a fost responsabilă de înființarea EQAR și a solicitat finanțare din partea Comisiei în cadrul Programului de învățare pe tot parcursul vieții.

2. Reclamantul a solicitat acces la partea confidențială a raportului final al proiectului EQAR 2007- 4214/001/-001, care conține un raport prezentat Comisiei privind informațiile financiare referitoare la instituirea EQAR.

3. Comisia a consultat ENQA pentru a întreba dacă este de acord cu divulgarea părții confidențiale a raportului final. ENQA s-a opus divulgării. Ulterior, Comisia a informat reclamantul că a refuzat accesul public la document pe motiv că divulgarea ar putea submina protecția (a) vieții private și a integrității persoanei, și anume excepția de la accesul public prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 [3] și (b) interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, și anume excepția de la accesul public prevăzută la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001 [4].

4. Reclamantul și-a reînnoit cererea de acces prin trimiterea unei cereri de confirmare.

5. Comisia a consultat ENQA în alte două ocazii cu privire la această chestiune. În cele din urmă, ENQA a fost de acord cu divulgarea unei versiuni ocultate a raportului final, ceea ce a determinat Comisia să acorde acces parțial la raportul final la 5 martie 2010. Comisia a refuzat să acorde acces la trei părți ale raportului final, și anume planul de afaceri EQAR (anexat la raportul final); Partea 6 din raportul final, intitulată „Implicarea personalului”; și anexa I la raportul final, intitulată „Tabelul de raportare financiară”.

6. În susținerea deciziei sale de refuz al accesului, Comisia a prezentat următorul raționament.

7. Comisia a susținut că planul de afaceri EQAR nu intra în domeniul de aplicare al evaluării cererii de acces în temeiul Regulamentului 1049/2001, deoarece reclamantul se afla deja în posesia documentului în cauză.

8. Comisia a refuzat accesul la partea 6 din raportul final în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 și al excepției sale de la acces în vederea protejării vieții private și a integrității persoanei. Comisia a susținut că excepția se aplică deoarece această parte a documentului conține o listă a persoanelor care au fost implicate în proiect, pe categorie, partener și perioadă de atribuire. Comisia a afirmat că aceste informații constituie date cu caracter personal, deoarece se referă la persoane identificate și la date de natură privată referitoare la sarcinile lor de serviciu și la remunerarea lor în cadrul acestui proiect.

9. Comisia a refuzat accesul la tabelul de raportare financiară în temeiul articolului 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001 și al excepției sale de la dreptul de acces, care urmărea să protejeze interesele comerciale. Comisia a furnizat reclamantului o descriere a naturii elementelor nedivulgate cuprinse în tabelul de raportare financiară [5]. Cu toate acestea, Comisia a susținut că aspectele abordate în partea 6 a raportului final și în tabelul de raportare financiară erau în joc în litigiile pendinte dintre reclamant și ENQA. Divulgarea acestor părți ale raportului final ar pune în pericol capacitatea ENQA de a-și prezenta cauza în mod eficace, pe picior de egalitate cu cealaltă parte/celelalte părți la aceste proceduri judiciare. Acest lucru ar afecta interesele comerciale ale ENQA în ceea ce privește rezultatul litigiului. Comisia a afirmat că, deși ENQA nu este o entitate cu scop lucrativ, aceasta acționează ca orice alt operator economic pe o piață deschisă atunci când desfășoară mai multe dintre activitățile sale, cum ar fi angajarea de personal și achiziționarea de echipamente și servicii necesare pentru funcționarea sa. În plus, Comisia a afirmat că nu se poate acorda acces la secțiunea privind cheltuielile de deplasare și de ședere realizate din tabelul de raportare financiară, deoarece această parte conține o listă a persoanelor care au solicitat cheltuieli de deplasare și de ședere pentru proiect. Aceste informații se califică drept date cu caracter personal, care sunt, de asemenea, protejate în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

10. În cele din urmă, Comisia a observat că excepțiile de la dreptul de acces în temeiul articolului 4 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 nu trebuie puse în balanță cu un interes public superior. Cu toate acestea, trebuie să se renunțe la excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001 în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea. Un astfel de interes trebuie, pe de o parte, să fie un interes public și, pe de altă parte, să prevaleze asupra prejudiciului cauzat de divulgare. Comisia a subliniat că scopul Regulamentului 1049/2001 este de a acorda acces public la documente a căror divulgare nu ar aduce atingere unui interes public sau unor interese private specifice. Întrucât accesul în temeiul Regulamentului 1049/2001 implică faptul că toți membrii publicului pot avea acces la document, niciun interes specific al unei persoane, de exemplu, un interes specific al solicitantului, nu ar putea fi luat în considerare atunci când se evaluează dacă se poate acorda sau nu accesul la un document. Având în vedere că o mare parte a documentelor în cauză fuseseră deja divulgate, Comisia a concluzionat că nu dispunea de elemente care ar putea indica existența unui interes public superior care să prevaleze asupra necesității de a proteja interesele comerciale ale ENQA.

Obiectul anchetei

11. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Comisia nu a oferit motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda acces deplin la documentul intitulat Partea confidențială a raportului final al proiectului EQAR 2007- 4214/001/-001, inclusiv la anexele acestuia.

12. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să acorde acces deplin la documentul intitulat „Parte confidențială a raportului final al proiectului EQAR 2007- 4214/001/-001”, inclusiv la anexele acestuia.

Ancheta

13. Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la plângere. Serviciile Ombudsmanului au efectuat, de asemenea, o inspecție a dosarului Comisiei cu privire la această chestiune. Comisia și-a prezentat avizul cu privire la plângere, care a fost transmis reclamantului cu o invitație de a formula observații. Ombudsmanul nu a primit nicio observație din partea reclamantului. La 25 august 2001, în urma unei corespondențe telefonice cu reclamantul cu privire la această chestiune, Ombudsmanul a prezentat Comisiei o propunere pentru o soluție amiabilă în acest caz. Răspunsul Comisiei din 9 martie 2012 a fost transmis reclamantului cu invitația de a prezenta observații până la 30 aprilie 2012. Reclamantul nu a prezentat observații.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa omisiune de a furniza motive valabile și adecvate pentru refuzul său de a acorda acces deplin

Argumente prezentate Ombudsmanului

14. În plângerea sa, reclamantul a susținut că refuzul Comisiei de a examina dacă planul de afaceri EQAR ar putea fi făcut public a însemnat că acesta nu a fost în măsură să stabilească dacă se afla în posesia aceleiași versiuni a planului de afaceri ca cea deținută de Comisie.

15. Reclamantul a obiectat, de asemenea, față de ocultarea numelor membrilor personalului participanți în raport. El a făcut referire la Raportul special al Ombudsmanului European către Parlamentul European în plângerea 713/98/IJH, susținând că numele personalului au fost menționate în raport pentru a se asigura responsabilitatea pentru utilizarea unui grant acordat de Comisie.

16. Reclamantul a susținut, de asemenea, că posibilele consecințe negative pentru o parte în procedurile judiciare nu pot constitui interese comerciale în sensul excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001. În plus, ENQA nu a pregătit și nu a prezentat raportul Comisiei în contextul litigiilor din Finlanda, ci l-a prezentat în contextul procedurilor administrative dintre ENQA și Comisie. Excepția de la accesul public în legătură cu procedurile judiciare [articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 [6]] nu ar permite Comisiei să se sustragă de la obligația sa de a divulga documente care au fost întocmite în legătură cu o chestiune pur administrativă.

17. Reclamantul a susținut, de asemenea, că activitățile comerciale ale unei organizații non-profit nu sunt aceleași cu „interesele comerciale obiective prevăzute în regulament”. În opinia sa, Comisia nu a demonstrat existența unor interese comerciale obiective care să necesite protecție. Înțelegerea de către Comisie a interesului comercial care poate fi protejat implica faptul că activitățile oricărei entități care achiziționează servicii pe piața deschisă ar intra sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că excepțiile de la dreptul de acces la documente trebuie interpretate și aplicate în mod strict.

18. În cele din urmă, reclamantul s-a opus deciziei Comisiei de a nu divulga linkul care figurează la pagina 13 din raportul final, sub titlul „8 – Diseminare și amprentă; exploatare”, în urma tezei care are următorul conținut: „Site-ul web al EQAR conține o zonă rezervată membrilor EQAR și observatorilor oficiali ai Adunării generale, inclusiv ai Comisiei. Acesta poate fi accesat prin intermediul formularului de conectare de la [eliminat]”.

19. În ceea ce privește planul de afaceri EQAR, Comisia a făcut trimitere la conținutul răspunsului său la cererea de confirmare a reclamantului. Având în vedere că reclamantul se afla în posesia planului de afaceri, Comisia a motivat că, din motive de economie a resurselor, nu era necesar să examineze dacă acesta putea fi făcut public în temeiul Regulamentului 1049/2001.

20. În ceea ce privește ocultarea numelor membrilor personalului participanți din partea 6 a raportului final, Comisia a menținut raționamentul furnizat în răspunsul său la cererea de confirmare. Aceasta a susținut că ocultarea numelor înseși nu ar fi suficientă pentru a proteja viața privată a persoanelor în cauză, întrucât acestea din urmă ar fi identificabile pe baza celorlalte informații cuprinse în această parte, și anume categoria de personal și perioada de repartizare a acestora.

21. În ceea ce privește obiecția reclamantului cu privire la argumentul potrivit căruia posibilele consecințe negative ale unei părți în procedurile judiciare constituie interese comerciale, Comisia a afirmat din nou că, deși ENQA nu este o entitate care urmărește obținerea de profit, aceasta acționează ca orice alt operator economic pe o piață deschisă atunci când desfășoară mai multe dintre activitățile sale, cum ar fi angajarea de personal și achiziționarea de echipamente și servicii necesare pentru funcționarea sa. Eliberarea părților relevante ale raportului în domeniul public ar aduce atingere intereselor comerciale ale ENQA ,, care este autorul documentului în cauză. Faptul că ENQA s-a opus divulgării anumitor părți din raportul respectiv, afirmând că informațiile din aceste părți sunt relevante în litigiile pendinte, este un element în evaluarea Comisiei privind interesele comerciale ale ENQA. Comisia a reamintit declarația sa, din răspunsul său de confirmare, potrivit căreia divulgarea părților ocultate din raportul final pe baza regimului de acces public ar pune în pericol capacitatea ENQA de a-și prezenta în mod eficace cazul pe picior de egalitate cu cealaltă parte/celelalte părți la aceste proceduri judiciare. O astfel de eventualitate ar afecta, la rândul său, interesele comerciale ale ENQA în ceea ce privește rezultatul litigiului.

22. Comisia a considerat că statutul entității în cauză, și anume faptul că ENQA este o organizație fără scop lucrativ, este lipsit de relevanță în ceea ce privește protecția intereselor comerciale. Comisia a susținut că, din modul de redactare a articolului 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001, această dispoziție se aplică intereselor comerciale ale oricărei persoane juridice, publice sau private.

23. În ceea ce privește posibila existență a unui interes public superior care justifică divulgarea, Comisia a prezentat aceleași argumente ca cele cuprinse în răspunsul său la cererea de confirmare a reclamantului.

24. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia linkul de la pagina 13 din raportul final ar trebui să fie făcut public în cazul în care Comisia nu este în măsură să prezinte un motiv juridic pentru a-l oculta, Comisia a declarat că acesta este un site web extern la care are acces pe baza calității sale de observator în cadrul adunării generale în cauză. Acesta nu este un document aflat în posesia sa în sensul articolului 3 din Regulamentul 1049/2001. Din acest motiv, parola de conectare pentru zona rezervată de pe site-ul EQAR a fost ștearsă.

25. Din motivele de mai sus, Comisia și-a menținut poziția potrivit căreia părțile din documente care nu au fost divulgate făceau în mod clar obiectul excepțiilor prevăzute în Regulamentul 1049/2001.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

Planul de afaceri EQAR

26. În ceea ce privește cererea de acces la planul de afaceri EQAR, Ombudsmanul subliniază că reclamantul a depus o cerere de acces public la planul de afaceri în temeiul Regulamentului 1049/2001. Faptul că este posibil ca reclamantul să fi obținut acces la planul de afaceri EQAR în altă parte nu înseamnă că planul de afaceri EQAR a fost făcut public. Orice cerere de acces public la documente în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 trebuie tratată în conformitate cu dispozițiile acestuia. Instituția în cauză poate refuza accesul public numai dacă se aplică una dintre excepțiile de la accesul public enumerate la articolul 4 [7]. În cazul de față, Ombudsmanul nu este convins că motivele invocate de Comisie pentru a refuza prelucrarea cererii reclamantului de acces la planul de afaceri EQAR sunt în conformitate cu dispozițiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001. Acest refuz va fi abordat în propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă de mai jos.

Partea a 6-a a raportului final

27. În ceea ce privește partea 6 din raportul final și denumirile enumerate în aceasta, Ombudsmanul ia act de faptul că Curtea de Justiție s-a pronunțat cu privire la interacțiunea dintre normele UE privind accesul public și normele UE privind protecția datelor în cauza Bavarian Lager [8]. Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor („AEPD”) a analizat în continuare cazul Bavarian Lager într-un document de referință din 24 martie 2011, intitulat „Accesul public la documentele care conțin date cu caracter personal după hotărârea Bavarian Lager”[9]. În conformitate cu Memorandumul de înțelegere [10] dintre Ombudsman și AEPD, în care cele două instituții se angajează să adopte o abordare coerentă a aspectelor juridice și administrative ale protecției datelor, Ombudsmanul consideră că este oportun să analizeze cazul de față în lumina orientărilor și a concluziilor formulate de AEPD în documentul său de referință din 24 martie 2011 ("documentul de referință").

28. În documentul de referință, AEPD concluzionează că hotărârea Bavarian Lager stabilește că numele și prenumele pot fi considerate "date cu caracter personal" și că comunicarea acestor date se încadrează în definiția "prelucrării" în sensul Regulamentului 45/2001 [11] (Regulamentul privind protecția datelor)[12]. În cazul în care o cerere de acces public în temeiul Regulamentului 1049/2001 urmărește să obțină acces la documente care conțin date cu caracter personal, dispozițiile Regulamentului 45/2001 devin aplicabile în întregime [13]. O astfel de cerere de acces public trebuie tratată de instituțiile implicate în temeiul articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 [14]. Pentru a acorda acces la datele cu caracter personal în temeiul articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001, destinatarul trebuie să stabilească necesitatea transferului datelor, iar instituția trebuie să analizeze dacă nu există niciun motiv pentru a presupune că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate. Aceasta înseamnă că instituția în cauză trebuie să efectueze o evaluare comparativă a intereselor în cauză și că publicarea este permisă numai dacă sunt îndeplinite ambele condiții.

29. AEPD concluzionează că articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 prevede că persoana care solicită accesul trebuie să prezinte o justificare expresă și legitimă sau argumente convingătoare pentru a demonstra necesitatea transferului datelor cu caracter personal [15]. În ceea ce privește interesele legitime ale persoanei vizate, AEPD afirmă că, în cazul în care există îndoieli cu privire la faptul dacă acestea ar fi afectate de transfer, pare rezonabil ca persoana vizată să fie invitată să își prezinte opiniile cu privire la posibilul transfer. Cu toate acestea, această invitație de a-și prezenta punctele de vedere nu ar trebui considerată o cerere de aprobare a transferului, ci o măsură care permite instituției să ia o decizie în cunoștință de cauză.

30. Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul constată că Comisia a considerat în mod întemeiat că numele persoanelor enumerate în partea 6 a raportului final constituiau date cu caracter personal. Totuși, acest fapt ar fi trebuit să determine Comisia să efectueze o analiză completă a cererii de acces la aceste nume în temeiul articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 [16]. Comisia nu pare să fi făcut acest lucru. Neefectuarea unei analize complete a cererii de acces va fi abordată în propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă de mai jos.

31. Ombudsmanul ia act, de asemenea, de argumentul Comisiei potrivit căruia ocultarea numelor nu ar fi suficientă pentru a proteja viața privată a persoanelor în cauză, întrucât aceste persoane ar putea fi identificate pe baza celorlalte informații cuprinse în partea 6 a raportului final, și anume categoria de personal și perioada de repartizare a acestora. Prin urmare, potrivit Comisiei, nici aceste informații nu au putut fi divulgate.

32. În acest sens, Ombudsmanul ia act de faptul că articolul 2 din Regulamentul 45/2001 prevede că „[f] sau scopurile prezentului regulament: (a) „date cu caracter personal” înseamnă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, denumită în continuare „persoana vizată”; o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un număr de identificare sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale; …" a

33. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu consideră că Comisia a explicat modul în care informațiile privind categoriile de personal și perioadele de repartizare ar face identificabile persoanele enumerate în partea 6 a raportului final.

34. Rezultă că Comisia nu a analizat suficient acest aspect al cererii de acces în ceea ce privește partea 6 din raportul final, în special în temeiul articolului 2 și, eventual, al articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001. Neanalizarea acestui aspect al cererii de acces va fi abordată în propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă de mai jos.

Tabel de raportare financiară

35. În ceea ce privește argumentele Comisiei în sprijinul refuzului accesului la tabelul de raportare financiară, Ombudsmanul nu este convins că eventualul rezultat al litigiului poate constitui un interes comercial în sensul articolului 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001.

36. Cu toate acestea, în avizul său privind plângerea, Comisia susține, de asemenea, că publicarea tabelului de raportare financiară ar fi, ca atare, dăunătoare intereselor comerciale ale ENQA. Potrivit Comisiei, deși ENQA este o entitate cu scop lucrativ, aceasta acționează ca orice alt operator economic pe o piață deschisă atunci când desfășoară multe dintre activitățile sale. Acestea includ angajarea de personal și achiziționarea de echipamente și servicii necesare pentru funcționarea sa. După examinarea documentului în cauză, Ombudsmanul consideră că acest argument este valabil. Ombudsmanul consideră, de asemenea, că argumentul Comisiei potrivit căruia nu există un interes public superior care să justifice divulgarea este valabil.

37. Pe baza concluziilor de la punctul 36 de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că refuzul de a acorda acces public la tabelul de raportare financiară a fost justificat.

Link către site-ul web de la pagina 13 din raportul final

38. După examinarea documentului în cauză, Ombudsmanul observă că Comisia a șters din documentul divulgat nu numai parola de conectare pentru ca membrii EQAR să acceseze zona rezervată, ci și linkul către pagina web care conține formularul de conectare. Ombudsmanul observă, de asemenea, că reclamantul se opune doar nedivulgării legăturii. El nu contestă ștergerea parolei de conectare.

39. Comisia a refuzat accesul la linkul către pagina web, susținând că pagina web nu este „un document aflat în posesia sa”. Ombudsmanul subliniază în această privință că reclamantul a solicitat accesul la documentul în care este menționat linkul, iar nu la pagina web propriu-zisă la care conduce linkul respectiv. Documentul în care este menționată legătura este în mod clar un document aflat în posesia Comisiei, iar legătura este o componentă a acestui document.

40. Ombudsmanul observă că, în cazul în care raționamentul Comisiei ar fi considerat valabil, aceasta ar conduce la o situație absurdă în care toate linkurile către pagini web externe care sunt citate într-un document deținut de Comisie, inclusiv linkurile către pagini web publice, ar trebui șterse înainte de publicarea documentului.

41. Deși legătura în cauză face parte în mod clar dintr-un document aflat în posesia Comisiei, trebuie să se examineze în continuare dacă această parte a documentului trebuie eliminată, în conformitate cu excepțiile de la acces prevăzute la articolul 4 din Regulamentul nr. 1049/2001. Având în vedere că Comisia s-a limitat să susțină că cererea se referea la un document care nu se afla în posesia sa, Ombudsmanul consideră că Comisia nu și-a motivat în mod corespunzător refuzul de a acorda acces la link. Nemotivarea în mod corespunzător a refuzului său de a oferi acces la link va fi abordată în propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă de mai jos.

Propunerea de soluție prietenoasă

42. Pe baza analizei de mai sus și a constatărilor de la punctele 26, 30, 34 și 41, Ombudsmanul a prezentat următoarea propunere de soluție amiabilă:

Comisia ar putea reconsidera acordarea accesului la planul de afaceri EQAR, la partea 6 din raportul final și la linkul de la pagina 13 din raportul final.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

43. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Comisia a declarat că, în opinia sa, a acceptat propunerea de soluție amiabilă. Comisia a reexaminat posibilitatea de a acorda acces public la planul de afaceri al EQAR prin consultarea autorului documentului, care nu s-a opus divulgării acestuia. Prin urmare, Comisia a decis să divulge planul de afaceri EQAR, care este în prezent accesibil publicului.

44. Comisia nu a considerat necesar să reexamineze posibilitatea de a acorda acces public la partea 6 din raportul final, având în vedere hotărârea recentă a Tribunalului în cauza T-82/09 [17] și faptul că reclamantul nu a furnizat niciun motiv specific care să justifice cererea de transfer de date cu caracter personal.

45. Comisia a recunoscut că nu există niciun motiv pentru a proteja linkul de la pagina 13 din raportul final. „Conectarea” și „parola” de la pagina 13 din raportul final au fost șterse pentru a împiedica accesul la site-ul intern al EQAR. Cu toate acestea, formularul de conectare în sine, la care conduce linkul, nu conține niciun conținut substanțial.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

46. Ombudsmanul salută decizia Comisiei de a pune planul de afaceri EQAR la dispoziția publicului. Ombudsmanul salută, de asemenea, disponibilitatea Comisiei de a accepta raționamentul său cu privire la linkul de la pagina 13 din raportul final, recunoscând că nu există niciun motiv pentru a-l proteja. Prin urmare, Ombudsmanul constată că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa aceste aspecte ale plângerii.

47. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, deși a constatat că linkul de la pagina 13 din raportul final ar fi trebuit să fie divulgat, Comisia nu pare să fi furnizat reclamantului o versiune actualizată a paginii 13 din raportul final, care să conțină linkul. Cu toate acestea, după ce a consultat documentul în cauză și a vizitat formularul de conectare la care conduce linkul, Ombudsmanul este de acord cu Comisia că formularul de conectare nu conține niciun conținut substanțial. Prin urmare, Ombudsmanul nu va continua această chestiune.

48. În ceea ce privește partea 6 din raportul final, Ombudsmanul ia act de declarația Comisiei, în răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă, susținând că nu a trebuit să reexamineze cererea de acces în această privință. Cu toate acestea, Ombudsmanul remarcă faptul că, cu toate acestea, Comisia a furnizat motive suplimentare cu privire la motivele pentru care consideră că furnizarea accesului public la acest document nu este în conformitate cu legislația aplicabilă. În concluzie, Comisia a susținut că reclamantul nu a furnizat niciun motiv specific care să justifice cererea de transfer de date cu caracter personal.

49. Astfel cum s-a menționat în propunerea de soluție amiabilă, jurisprudența instanțelor UE prevede că o cerere de acces public la un document care conține date cu caracter personal trebuie tratată în temeiul articolului 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 [18], ceea ce înseamnă că, într-o primă etapă, solicitantul trebuie să stabilească necesitatea transferului datelor [19]. În speță, se pare că reclamantul nu a făcut acest lucru și, prin urmare, Comisia are, în principiu, dreptul de a refuza accesul în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul nr. 1049/2001.

50. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că reclamantul a depus cererea de acces la partea 6 din raportul final înainte ca excepția de la dreptul de acces public la datele cu caracter personal prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 să fi fost definită mai în detaliu de instanțele UE. Prin urmare, este posibil ca reclamantul să nu fi avut cunoștință, la momentul respectiv, de obligația sa de a stabili necesitatea transferului de date. Cu toate acestea, reclamantul ar putea lua în considerare formularea unei noi cereri de acces, demonstrând o astfel de necesitate prin furnizarea unor justificări exprese și legitime.

51. În cazul în care o instituție constată că Regulamentul 45/2001 se aplică unei cereri de acces public la un document, iar accesul la documentul în cauză este refuzat deoarece solicitantul nu a încercat să stabilească necesitatea transferului de date cu caracter personal, Ombudsmanul consideră că este oportun ca instituția, atunci când informează solicitantul cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul 1049/2001, să informeze solicitantul și cu privire la obligația de a demonstra această necesitate. Acest lucru ar fi în conformitate cu principiile bunei administrări și ale culturii serviciilor și, mai precis, cu articolul 10 alineatul (3) din Codul european al bunei administrări, referitor la consilierea acordată cetățenilor. Ombudsmanul va face o observație suplimentară în această privință.

52. În ceea ce privește problema dacă ar fi posibil să se acorde un acces parțial la partea 6 din raportul final [20], Ombudsmanul își menține preocuparea menționată la punctele 31-33 de mai sus, și anume că Comisia nu a explicat în ce mod informațiile privind categoriile de personal și perioadele de repartizare ar permite identificarea persoanelor în sensul articolului 2 din Regulamentul 45/2001. Ombudsmanul observă în această privință că, în cazul în care informațiile nu sunt considerate date cu caracter personal în sensul Regulamentului 45/2001, cerința ca solicitantul să dovedească necesitatea transferului de date, astfel cum este descrisă la punctul 48 de mai sus, nu se aplică. Pe baza celor de mai sus, refuzul Comisiei de a divulga documentul respectiv după ce a șters numele constituie un caz de administrare defectuoasă, iar Ombudsmanul va face o observație critică cu privire la acest aspect al plângerii.

53. Înainte de a lua o decizie în prezenta cauză, Ombudsmanul a citit cu atenție hotărârea recentă a Tribunalului în cauza T-190/10 [21]. Ombudsmanul observă că această hotărâre a fost pronunțată după ce Ombudsmanul a formulat propunerea sa de soluție amiabilă în cazul de față și după ce Comisia a furnizat răspunsul său la această propunere. În cauza T-190/10, Tribunalul a statuat că o instituție poate refuza accesul public la un document care conține date cu caracter personal numai dacă, într-o primă etapă, explică modul în care accesul la documentul respectiv ar putea aduce atingere în mod concret și efectiv vieții private a persoanelor în cauză în sensul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.[22] În opinia Ombudsmanului, concluziile enunțate la punctele 51 și 52 sunt conforme nu numai cu jurisprudența anterioară citată în propunerea de soluție amiabilă, ci și cu jurisprudența ulterioară.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie și observație critică:

În ceea ce privește cererea de acces la planul de afaceri al EQAR și linkul de la pagina 13 din raportul final, Comisia a luat măsuri pentru a soluționa chestiunea.

Observație critică:

În ceea ce privește partea 6 din raportul final, Comisia nu a explicat în ce mod informațiile privind categoriile de personal și perioadele de repartizare ar permite identificarea persoanelor în sensul articolului 2 din Regulamentul 45/2001. Prin urmare, refuzul Comisiei de a divulga acest document după ce a șters numele constituie un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Observații suplimentare

În cazul în care o instituție constată că Regulamentul 45/2001 se aplică unei cereri de acces public la un document, iar accesul la documentul în cauză este refuzat deoarece solicitantul nu a stabilit necesitatea transferului de date cu caracter personal, Ombudsmanul subliniază importanța aplicării principiilor bunei administrări și a angajamentului față de o cultură a serviciului față de cetățeni. El consideră că ar fi în conformitate cu aceste principii și cu o astfel de cultură a serviciilor ca instituția, atunci când informează solicitantul cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul 1049/2001, să informeze solicitantul și cu privire la obligația de a demonstra o astfel de necesitate.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 9 iulie 2012

---

[1] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[2] EQAR este o organizație internațională non-profit înființată de "Grupul E4", care cuprinde Asociația Europeană pentru Asigurarea Calității în Învățământul Superior (ENQA), Uniunea Europeană a Studenților (ESU), Asociația Universităților Europene (EUA) și Asociația Europeană a Instituțiilor de Învățământ Superior (EURASHE). Scopul EQAR este de a îmbunătăți calitatea învățământului superior european și de a promova o mai mare mobilitate a studenților prin furnizarea de informații clare și obiective cu privire la agențiile de asigurare a calității de încredere care lucrează în Europa. Noul registru vizează, de asemenea, facilitarea recunoașterii reciproce a deciziilor de asigurare a calității.

[3] "Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției: …privacy și integritatea individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal.”

[4] "Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției

interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală

…, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea.”

[5] Comisia a furnizat, de asemenea, următoarele clarificări detaliate:

„Situația contabilă [partea (i)] conține un raport privind declarațiile de cheltuieli pentru pregătirea EQAR; prezintă bugetul global, sumele eligibile pentru finanțare din partea Comisiei și alte surse de finanțare (fonduri proprii ale parteneriatului). Secțiunea privind cheltuielile în funcție de tipul de cost și de partener (partea ii) prezintă defalcarea costurilor în funcție de partener (Grupul E4 descris mai sus) și, prin urmare, prezintă modul în care grantul Comisiei a fost împărțit între parteneri în ceea ce privește costurile cu personalul, cheltuielile de deplasare și de ședere, echipamentele, subcontractarea și alte costuri. Secțiunea privind costurile cu personalul realizate de către partener [partea (iii)] oferă o descriere detaliată de către partener a costurilor cu personalul pe categorii de persoane angajate în cadrul proiectului (manager, cercetător, cadru didactic și/sau formator, personal tehnic și personal administrativ). În fiecare categorie de personal, această parte prezintă numărul de zile lucrate în cadrul proiectului, costul pe zi și costul total cu personalul pe categorie. Secțiunea privind costurile de călătorie și de ședere realizate (partea iv) prezintă aceste costuri (cu o defalcare pe persoane) și rapoartele privind costurile echipamentelor realizate (inclusiv partea iv) pentru echipamente, cum ar fi computerele, achiziționate pentru proiect. Subcontractarea și alte costuri (partea v) se referă la consultările avocaților pentru elaborarea statutului EQAR și înființarea organizației. În cele din urmă, alte costuri se referă la proiectarea corporativă (cum ar fi logoul), costurile telefonice, proiectarea site-ului web, proiectarea broșurii informative EQAR și imprimarea acesteia și altele asemenea. După cum am menționat în scrisoarea mea anterioară, Comisia a consultat ENQA, autorul documentelor în cauză, pentru a evalua dacă o excepție de la articolul 4 alineatul (1) sau (2) din Regulamentul 1049/2001 este aplicabilă documentelor vizate de cererea dumneavoastră. În urma acestei consultări, ENQA a ridicat obiecții în ceea ce privește divulgarea părții confidențiale a raportului final al proiectului EQAR, invocând o procedură judiciară în curs în fața unei instanțe naționale ca motiv al opoziției sale.”

[6] Articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „[i]nstituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar aduce atingere protecției: … — proceduri judiciare și consultanță juridică, …”

[7] Atunci când examinează o astfel de cerere în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001, instituția trebuie să țină seama, în motivarea sa, de consecințele obținerii accesului publicului la documentul în cauză. Chiar dacă este posibil ca o persoană sau anumite persoane să fi obținut deja accesul la documentul în cauză, una dintre excepțiile de la accesul public prevăzute la articolul 4 se poate aplica în continuare unei cereri de acces public.

[8] Hotărârea din 29 iunie 2010, Comisia/Bavarian Lager, C-28/08 P, nepublicată încă în Repertoriu.

[9] Disponibil pe site-ul AEPD: www.edps.europa.eu

[10] JO 2007, C 27, p. 21.

[11] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date.

[12] Cauza C-28/08 P Comisia/Bavarian Lager, punctele 68-69.

[13] Cauza C-28/08 P, Comisia/Bavarian Lager, punctul 63.

[14] Articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001 prevede că „[d]acă nu se aduce atingere articolelor 4, 5, 6 și 10, datele cu caracter personal se transferă [...] (b) numai dacă destinatarul stabilește necesitatea transferului de date și dacă nu există niciun motiv să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate.”

[15] Cauza C-28/08 P, Comisia/Bavarian Lager, punctul 78.

[16] Hotărârea pronunțată în cauza Bavarian Lager a fost pronunțată la 29 iunie 2010, ceea ce sugerează că este posibil ca Comisia să nu o fi luat în considerare la elaborarea avizului său în prezenta cauză, care este datat 27 iulie 2010.

[17] Cauza T-82/09 G.J. Dennekamp/Parlamentul European, hotărârea din 23 noiembrie 2011, nepublicată încă în Repertoriu.

[18] În cazul în care o cerere de acces public în temeiul Regulamentului 1049/2001 urmărește să obțină acces la documente care conțin date cu caracter personal, dispozițiile Regulamentului 45/2001 devin aplicabile în întregime. A se vedea cauza C-28/08 P, Comisia/Bavarian Lager, hotărârea din 29 iunie 2010, nepublicată încă în Repertoriu, punctul 63.

[19] Cauza C-28/08 P Comisia/Bavarian Lager, hotărârea din 29 iunie 2010, nepublicată încă în Repertoriu, punctele 59, 63 și 77, cauza T-82/09 G.J. Dennekamp/Parlamentul European, hotărârea din 23 noiembrie 2011, nepublicată încă în Repertoriu, punctele 26 și 30.

[20] Articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul 1049/2001.

[21] Cauza T-190/10 Egan și Hackett/Parlamentul, hotărârea din 28 martie 2012, nepublicată încă în Repertoriu.

[22] Ibidem, punctele 90-91.