Contextul plângerii

1. Cazul se referă la recuperarea anumitor costuri legate de un grant acordat de Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură (EACEA) în cadrul Programului de învățare pe tot parcursul vieții [1], programul UE pentru educație și formare.

2. Proiectul a fost pus în aplicare în perioada 1 decembrie 2009-30 noiembrie 2012 (denumită în continuare „perioada de eligibilitate”).

3. În 2013, EACEA a evaluat întregul proiect ca fiind încununat de succes și, în raportul său final, a declarat doar o mică parte din cheltuieli ca fiind neeligibile pentru rambursare.

4. În august 2014, a avut loc un audit extern al proiectului.

5. Auditorul extern a constatat că anumite costuri ale unei fundații olandeze, care era parteneră în cadrul proiectului, nu erau eligibile pentru finanțare din partea UE. Reclamantul, care este președintele fundației respective, a prezentat observații cu privire la un proiect de raport de audit.

6. La 16 martie 2016, EACEA a scris coordonatorului, menționând că fundația nu a prezentat evidențe ale tuturor costurilor pe care le-a solicitat.

7. La 17 martie 2016, reclamantul s-a adresat în scris auditorului extern, declarând că, întrucât fundația este o organizație non-profit, cheltuielile sale sunt egale cu veniturile pe care le primește. El a afirmat că fundația nu are angajați, nu desfășoară nicio activitate supusă TVA-ului și nu trebuie să plătească impozite. Prin urmare, „nu se păstrează nicio evidență contabilă, cu excepția extraselor de cont sau a chitanțelor bancare, care atestă veniturile și cheltuielile noastre, care se soldează la nivelul zero”.

8. La 18 iulie 2016, auditorul extern și-a prezentat raportul final de audit, în care a formulat următoarea constatare financiară cu privire la fundație: „[î]nregistrări contabile suficiente păstrate”. Aceasta a observat că fundația a facturat drept „costuri cu personalul” costurile suportate prin intermediul unei firme de consultanță care era deținută de reclamantul însuși. Raportul final de audit a concluzionat că suma de [XXX] EUR nu era eligibilă pentru finanțare din partea UE.

9. La 10 august 2016, EACEA a confirmat constatările auditorului extern cu privire la neeligibilitatea costurilor. Aceasta a solicitat rambursarea sumei de [XXX] EUR.

10. La 25 septembrie 2016, coordonatorul de proiect a introdus o cale de atac împotriva aprobării de către EACEA a raportului final de audit.

11. La 27 februarie 2017, EACEA a scris coordonatorului, declarând că, după evaluarea contestației coordonatorului, EACEA și-a confirmat poziția inițială cu privire la constatările auditului.

12. La 14 martie 2017, reclamantul a scris EACEA cu observații suplimentare. EACEA a răspuns că reclamantul a avut posibilitatea de a prezenta toate dovezile atunci când a formulat observații cu privire la proiectul preliminar de raport de audit al auditorului extern și în timpul contestației cu privire la concluziile auditului.

13. La 2 august 2018, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

14. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la afirmația reclamantului potrivit căreia recuperarea sumei de [XXX] EUR de la reclamant a fost eronată.

15. Ombudsmanul a solicitat EACEA să răspundă la plângere.

16. Ombudsmanul a comunicat răspunsul EACEA reclamantului, care a prezentat observații cu privire la acesta.

În ceea ce privește eligibilitatea costurilor

Argumentele prezentate de EACEA

17. EACEA a susținut că, pentru a fi considerate eligibile, costurile trebuie să fie identificabile și verificabile în evidențele contabile corespunzătoare [2]. Costurile trebuie să fie suportate de beneficiar pe durata acțiunii.

18. EACEA și-a bazat decizia de a recupera o parte din fondurile grantului de la coordonator pe constatările auditorului extern. Următoarele motive l-au determinat pe auditorul extern să pună sub semnul întrebării costurile declarate de fundație:

(1) Fundația factura coordonatorului costurile cu personalul prin intermediul unei firme de consultanță (cu care fundația încheiase un contract). Consultanța este o societate deținută și administrată de reclamantul însuși. Acest lucru a ridicat problema unui potențial conflict de interese. Acest contract a permis reclamantului să lucreze prin intermediul unei întreprinderi separate și să perceapă fundației sumele de 340 [3] EUR, 300 ^[4] EUR, 260 ^[5] EUR și 200 ^[6] EUR pe zi. Acest lucru a permis consultantului (deținut de reclamant) să obțină profit din sumele percepute;

(2) Facturile pentru aceste perioade includeau timpul facturat pe baza orelor lucrate. Cu toate acestea, nu a existat nicio indicație cu privire la costul real al membrului personalului pentru consultanță (facturile din partea reclamantului către consultanța pe care o deținea nu au fost furnizate). Auditorul extern nu a fost, așadar, în măsură să stabilească dacă consultanța obținuse un „profit” din tariful zilnic facturat. Potrivit reclamantului, nu se păstrează nicio evidență contabilă, deoarece aceasta nu este o cerință în temeiul legislației neerlandeze. Cu toate acestea, auditorul extern a considerat că conturile ar fi trebuit întocmite și prezentate;

(3) Ora a fost facturată în ordine greșită și, în două cazuri, după încheierea proiectului [7];

(4) Întrucât nu a existat nicio dovadă că aceste costuri au fost înregistrate în mod corespunzător, costurile cu personalul rămân neeligibile. În consecință, toate celelalte costuri declarate de acest partener, în cadrul rubricilor bugetare „Călătorie și subzistență” și „Alte costuri”, au fost, de asemenea, considerate neeligibile.

19. EACEA a făcut trimitere la dispozițiile articolului II.19 din acordul de grant și a luat act de faptul că, la a doua liniuță, coordonatorul (și partenerii) „păstrează la dispoziția EACEA toate documentele originale, în special evidențele contabile și fiscale (...) pentru o perioadă de cinci ani de la data plății soldului (...).” (subliniere adăugată de EACEA)

Argumentele prezentate de reclamant

20. Reclamantul a susținut că respectă normele contabile aplicabile în Țările de Jos.

21. El a susținut că prezentarea generală a contului bancar conține toate informațiile disponibile cu privire la plățile de intrare și de ieșire. Aceasta a susținut că legislația neerlandeză nu prevede sistemul contabil care trebuie utilizat, ci doar că acesta ar trebui să fie corect și complet, ceea ce reclamantul a afirmat că este cazul.

22. El a adăugat că venitul din consultanță este venitul personal al proprietarului (și anume, al reclamantului). El a afirmat că aceste venituri sunt supuse impozitului pe venit și asigurărilor sociale. Prin urmare, reclamantul a susținut că aceste venituri nu ar putea fi considerate un profit al consultanței.

23. Reclamantul a susținut că evidențele financiare constau într-un număr relativ limitat de plăți de intrare și de ieșire pe an și că, prin urmare, extrasele de cont bancar au fost adecvate pentru a documenta aceste tranzacții financiare. Reclamantul este de părere că aceste evidențe au fost pe deplin identificabile și verificabile.

24. Reclamantul a susținut că nu a existat niciun conflict de interese din cauza acordului de subcontractare dintre partener, al cărui președinte era, și societatea de consultanță, al cărei proprietar era, deoarece „interesele ambelor părți sunt aceleași; un proiect de succes.” Reclamantul a afirmat, de asemenea, că nu a existat niciodată intenția de a nu respecta cerințele stabilite de EACEA.

Evaluarea Ombudsmanului

25. Ombudsmanul este de părere că, pentru a menține încrederea publică, instituțiile UE trebuie să fie în măsură să dovedească modul în care sunt utilizați banii contribuabililor din UE.

26. Termenii acordului de grant aplicat între coordonatorul de proiect și EACEA includeau cerințe în ceea ce privește eligibilitatea costurilor. Anexa III la acordul de grant, care conține „Orientări privind gestiunea administrativă și financiară și raportarea (manual)”, prevede că „normele privind costurile cu personalul se aplică tuturor partenerilor consorțiului, inclusiv beneficiarului”.

27. În ceea ce privește posibilitatea de a încheia acorduri de subcontractare, articolul II.9.1 din acordul de grant prevedea: „În cazul în care beneficiarul trebuie să încheie contracte pentru a desfășura acțiunea și acestea constituie costuri ale acțiunii în cadrul unui element de costuri directe eligibile din bugetul estimativ, acesta atribuie contractul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic; în acest sens, are grijă să evite orice conflict de interese.”

28. Reclamantul a subcontractat activitatea unei firme de consultanță asupra căreia avea control direct, generând un risc de conflict de interese. Sumele care au fost percepute de serviciile de consultanță pentru forța de muncă necesară (sarcini de conducere și de coordonare, administrative și de cercetare) au fost sumele maxime admisibile în temeiul acordului de grant. Reclamantul nu a fost în măsură să furnizeze auditorului extern dovada că sumele percepute reflectau, de fapt, costurile efective ale angajaților pentru consultanță. Prin urmare, nu este posibil să se stabilească dacă consultanța a realizat un „profit” în urma tranzacției.

29. Articolul II.19.1 din acordul de grant prevede că „beneficiarul se angajează să furnizeze orice informații detaliate, inclusiv informații în format electronic, solicitate de [EACEA] și/sau de Comisie sau de orice alt organism extern autorizat să verifice dacă acțiunea și dispozițiile acordului sunt puse în aplicare în mod corespunzător.” Auditorul extern a precizat că are nevoie de informații detaliate suplimentare pentru a verifica dacă costurile declarate sunt eligibile. Reclamantul nu a răspuns în mod satisfăcător acestor solicitări de informații suplimentare detaliate.

30. Prin urmare, Ombudsmanul este de acord că EACEA a acționat în mod rezonabil atunci când a considerat că costurile erau neeligibile.

31. Acordul de grant a precizat, de asemenea, că subcontractarea ar trebui să facă obiectul unei proceduri de ofertare care să permită beneficiarului să aleagă opțiunea care oferă cel mai bun raport calitate-preț. Acest mecanism ar trebui să asigure faptul că banii contribuabililor sunt cheltuiți în modul cel mai eficient din punctul de vedere al costurilor. În acest caz, reclamantul, în calitate de președinte al partenerului, pare să fi luat în considerare o singură ofertă, și anume cea a propriei societăți, ceea ce ar însemna că nu s-a făcut nicio comparație cu alți posibili furnizori de servicii. Ca atare, exista riscul ca banii contribuabililor să nu fie cheltuiți în modul cel mai eficient din punctul de vedere al costurilor.

În ceea ce privește principiile proporționalității și diligenței necesare

Argumentele prezentate de EACEA

32. EACEA a susținut că recuperarea costurilor neeligibile nu este doar o obligație pentru EACEA, ci este, de asemenea, perfect proporțională cu scopul urmărit.

33. EACEA a făcut referire, de asemenea, la jurisprudența conexă care prevede că „nu este suficient să se demonstreze că un proiect a fost realizat pentru ca acordarea unei subvenții specifice să fie justificată. Beneficiarul ajutorului trebuie, în plus, să facă dovada că a efectuat cheltuielile declarate în conformitate cu condițiile prevăzute pentru acordarea ajutorului în cauză, numai cheltuielile justificate în mod corespunzător putând fi considerate eligibile. Obligația sa de a îndeplini condițiile financiare prevăzute este chiar unul dintre angajamentele sale esențiale și, în consecință, determină alocarea ajutorului financiar al UE.

Argumentele prezentate de reclamant

34. În sprijinul opiniei sale potrivit căreia deciziile contestate ale EACEA au încălcat principiul proporționalității, reclamantul a făcut trimitere la articolul 6 din Codul european al bunei conduite administrative ^[9], la articolul 80 din Regulamentul financiar al UE ^[10] coroborat cu articolul 91 din normele de aplicare ^[11], precum și la constatările Ombudsmanului în cauza 1932/2014/JAS ^[12].

35. Potrivit reclamantului, gravitatea presupusei neconformități nu este proporțională cu gravitatea recuperării subvenției. Potrivit reclamantului, EACEA nu a luat în considerare complexitatea normelor contabile și dificultatea, timpul, efortul, banii și insecuritatea pentru întreprinderile mici de a menține un sistem contabil care să fie conform cu normele EACEA. Reclamantul a constatat că EACEA nu a respectat buna-credință și diligența cu care a fost executat proiectul și cu care a cooperat ulterior cu auditorul extern. El a susținut, de asemenea, că nu s-a stabilit motivul pentru care cazul a reprezentat o amenințare la adresa bugetului UE sau o fraudă.

36. Reclamantul a susținut că EACEA nu a verificat pe fond dacă raționamentul auditorului cu privire la normele contabile a fost corect, în pofida obiecțiilor multiple ale reclamantului și a consecințelor majore pentru beneficiari. Prin confirmarea constatărilor auditului fără a le evalua cu atenție sau fără a verifica argumentele reclamantului, EACEA nu a respectat principiul diligenței necesare.

Evaluarea Ombudsmanului

37. Atunci când iau decizii, instituțiile UE trebuie să se asigure că măsurile luate sunt proporționale cu obiectivul urmărit. Atunci când iau decizii, instituțiile UE ar trebui să găsească un echilibru între interesele persoanelor afectate și interesul public. În cazul de față, scopul EACEA a fost de a garanta buna gestiune financiară a resurselor UE. Reclamantul a susținut, în esență, că, chiar dacă s-au făcut greșeli și au apărut inexactități, acest lucru nu ar trebui să conducă la recuperarea unei părți a grantului, deoarece proiectul în ansamblu a fost declarat un succes. Cu alte cuvinte, lucrarea a fost făcută.

38. Ombudsmanul este de acord cu EACEA că nu este suficient să se demonstreze că un proiect a fost realizat pentru ca plata unei subvenții să fie justificată. Cei care beneficiază de granturi UE trebuie să prezinte dovezi că sumele solicitate sunt, de fapt, în deplină concordanță cu costurile reale suportate. Acest lucru este esențial pentru ca publicul să aibă încredere în modul în care instituțiile UE tratează banii contribuabililor.

39. Ombudsmanul ia act de faptul că reclamantului i s-a oferit posibilitatea de a clarifica orice aspecte și de a satisface orice nevoie de informații detaliate suplimentare și că EACEA, în termeni clari, a explicat beneficiarului ce se solicita de la partenerii de proiect.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul închide acest caz, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și EACEA vor fi informați cu privire la această decizie.

Fergal Ó Regan
Coordonarea anchetelor de interes public - Unitatea 2

Strasbourg, 18/06/2019

[1] Programul de învățare pe tot parcursul vieții a fost conceput pentru a permite persoanelor, în orice etapă a vieții lor, să participe la stimularea experiențelor de învățare, precum și la dezvoltarea educației și formării în întreaga Europă.

Cu un buget de aproape 7 miliarde EUR, programul, care s-a derulat în perioada 2007-2013, a finanțat o serie de schimburi, vizite de studiu și activități de colaborare în rețea. http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme_en.

[2] EACEA a remarcat că principiile contabile general acceptate din Țările de Jos (NL GAAP) și standardele contabile neerlandeze impun ca o fundație să întocmească, după sfârșitul fiecărui exercițiu financiar, un bilanț și o situație a veniturilor și cheltuielilor.

[3] Pentru categoria I de personal (inclusiv TVA)

[4] Pentru categoria II de personal (inclusiv TVA)

[5] Pentru categoria III de personal (inclusiv TVA)

[6] Pentru categoria IV de personal (inclusiv TVA)

[7] Auditorul extern a constatat că facturile erau datate 1 noiembrie 2012, 1 decembrie 2012 și 23 decembrie 2012 și a precizat că facturile conțineau facturi referitoare la activitatea desfășurată în perioadele 1 iunie 2011-30 septembrie 2012, 1 octombrie-30 noiembrie 2012 și, respectiv, 1 decembrie 2009-31 mai 2011.

[8] Cauza T-500/04, Comisia/IC, Rep., 2007, p. II-1443, punctul 94, și hotărârea din 17 octombrie 2012 în cauza T-220/10, Comisia/EU Research Projects, nepublicată în Repertoriu, punctul 29).

[9] Articolul 6 din Codul european al bunei conduite administrative prevede că:

„1. Atunci când ia decizii, funcționarul se asigură că măsurile luate sunt proporționale cu scopul urmărit. Funcționarul evită, în special, să restricționeze drepturile cetățenilor sau să le impună acuzații, atunci când aceste restricții sau acuzații nu se află într-o relație rezonabilă cu scopul acțiunii întreprinse. 2. Atunci când ia decizii, funcționarul respectă echilibrul just dintre interesele persoanelor private și interesul public general.”

[10] Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului, JO L 298, 26.10.2012, p. 1.

[11] Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, JO L 362, 31.12.2012, p. 1.

[12] Reclamantul a făcut trimitere la punctul 25 din decizia Ombudsmanului European în cazul 1932/2014/JAS: „Acest caz particular evidențiază faptul că participarea la proiecte finanțate de UE poate fi un exercițiu descurajant pentru întreprinderile mici, inclusiv pentru firmele cu un singur proprietar. Normele sunt de o complexitate uimitoare și adesea nu este posibil ca întreprinderile să primească consiliere cu autoritate cu privire la norme. Ne-am aștepta ca autoritățile UE să țină seama de acest lucru atunci când se ocupă de aspecte legate de respectarea normelor. Cu toate acestea, regulile par să fie aplicate cu mare zel și rigiditate. Această aplicare rigidă se face în numele protejării bugetului UE și al prevenirii fraudei. Adesea, amenințarea reală la adresa bugetului UE nu este deloc clară – o simplă trimitere la interesul abstract de combatere a fraudei pare suficientă pentru a justifica aplicarea cea mai rigidă a normelor, chiar dacă erorile comise pot fi minore. Ombudsmanul este foarte preocupat de faptul că, în unele cazuri, întreprinderile mici trebuie să persiste ani de zile pentru ca cererile lor legitime să fie onorate sau să intre în faliment în acest proces. Este de înțeles că astfel de întreprinderi, proprietarii și angajații lor vor avea adesea o viziune permanentă și negativă asupra UE și a administrației sale. Prin urmare, autoritățile UE ar trebui să ia întotdeauna în considerare riscurile reputaționale ale tratării cererilor legitime într-un mod care nu respectă standardele ridicate preconizate.” A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/88682.