Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la o procedură de selecție organizată de Biroul European de Sprijin pentru Azil (EASO) pentru recrutarea de asistenți juridici. EASO a contractat o agenție de recrutare pentru a întocmi o listă restrânsă (preselecție) de candidați pe care EASO o va intervieva ulterior.

2. Inițial, reclamantul nu a fost preselectat pentru interviu. Agenția de recrutare l-a informat că acest lucru se datorează faptului că era un avocat calificat ^[1]. Reclamantul a contestat această decizie atât la EASO, cât și la agenția de recrutare și, ulterior, a fost invitat la un interviu cu EASO.

3. Agenția de recrutare l-a informat pe reclamant că EASO a făcut o evaluare pozitivă a performanței sale în cadrul interviului. Aceasta se aștepta „ca, odată ce va fi disponibil un loc de muncă relevant, [el] [să se numere] printre candidații recrutați”.

4. Peste trei luni mai târziu, întrucât nu primise informații suplimentare, reclamantul a trimis un e-mail agenției de recrutare, exprimându-și în continuare interesul de a lucra pentru EASO. Agenția de recrutare a răspuns că EASO a decis în cele din urmă să nu recruteze reclamantul.

5. Reclamantul a trimis apoi un e-mail către EASO. Acesta a declarat că a primit informații contradictorii cu privire la responsabilitatea EASO sau a agenției de recrutare pentru recrutarea candidaților în urma procedurii de selecție. Pe scurt, agenția de recrutare a declarat că EASO era responsabilă de decizia de a nu-l angaja, în timp ce EASO îl informase anterior că agenția de recrutare era responsabilă de recrutare.

6. De asemenea, el solicită EASO să îi ofere feedback. El a solicitat clarificări cu privire la e-mailul agenției de recrutare potrivit căruia alți candidați au fost considerați a fi „potriviri mai bune”. El a spus că ar trebui să fie recrutat în cazul în care această declarație s-ar dovedi a fi incorectă.

7. În răspunsul său adresat reclamantului, EASO a afirmat că, după ce acesta a contestat faptul că nu a fost preselectat inițial, a decis să îl invite la un interviu. De asemenea, aceasta i-a oferit o explicație rezonabilă și un feedback adecvat cu privire la motivul pentru care nu a fost recrutat. Declarația inițială a agenției de recrutare, potrivit căreia reclamantul s-ar număra printre candidații recrutați în cazul unor deschideri viitoare, nu a constituit un angajament din partea EASO ^[2].

8. Nemulțumit de răspunsul EASO, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă pentru a stabili dacă EASO a fost responsabil pentru deficiențe în etapa de preselecție și dacă decizia de a nu recruta reclamantul a fost rezonabilă.

10. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsuri din partea EASO, inclusiv o foaie de calcul care prezintă evaluarea candidaților intervievați, precum și contractul de servicii dintre EASO și agenția de recrutare.

Deficiențe în procesul de preselecție

Argumente prezentate Ombudsmanului

11. Reclamantul susține că motivul invocat de agenția de recrutare cu privire la motivul pentru care nu a fost preselectat inițial, și anume calificarea sa ca avocat, nu a fost întemeiat. Deși a fost intervievat ulterior, el susține că interviul său a avut loc prea târziu și că EASO selectase deja candidații care au reușit la concurs până atunci.

12. În plus, în urma interviului său, agenția de recrutare i-a dat asigurări false cu privire la recrutarea sa viitoare.

13. Reclamantul susține, de asemenea, că declarația EASO potrivit căreia „[a]genția de recrutare este responsabilă, în acest caz specific, de recrutarea [...]”, a creat confuzie cu privire la entitatea responsabilă de recrutare.

14. EASO a subliniat că agenția de recrutare este responsabilă de preselectarea candidaților, în timp ce aceasta este singura responsabilă de decizia finală de recrutare a candidaților.

15. EASO a declarat că faptul că interviul a avut loc mai târziu decât altele nu a afectat șansele reclamantului. Cu toate acestea, ea a precizat că agenția de recrutare a afirmat în mod eronat că se aștepta ca acesta să fie recrutat odată ce va exista o deschidere relevantă a postului. EASO recrutează candidați numai dacă și atunci când apar nevoi specifice.

Evaluarea Ombudsmanului

16. Rolul Ombudsmanului este de a stabili dacă a existat o administrare defectuoasă din partea unei instituții, a unei agenții sau a unui organism al UE și nu de a investiga activitățile unui terț, cum ar fi agenția de recrutare în acest caz. Acestea fiind spuse, în cazul în care un organism al Uniunii lucrează cu un terț, cum ar fi o agenție de recrutare, acesta ar trebui să fie deosebit de vigilent în ceea ce privește activitatea desfășurată în numele său.

17. Contractul de servicii dintre EASO și agenția de recrutare stabilește organismul responsabil pentru ce anume, iar Ombudsmanul nu a identificat nicio problemă legată de contract ca atare ^[3].

18. Este regretabil faptul că, în acest caz, agenția de recrutare pare să fi făcut o serie de declarații înșelătoare reclamantului. Declarația EASO adresată reclamantului (a se vedea punctul 13 de mai sus) a fost, de asemenea, înșelătoare. Informațiile corecte au fost furnizate în cursul acestei anchete.

19. Pentru a încerca să evite aceste probleme în viitor, Ombudsmanul va face o primă sugestie către EASO.

20. După ce reclamantul a contestat faptul că nu a fost preselectat, EASO a solicitat agenției de recrutare să îl invite la un interviu. EASO a declarat că reclamantul are o posibilitate reală de a fi recrutat după interviul său. Ombudsmanul nu are motive să se îndoiască de acest lucru.

Decizia de a nu recruta reclamantul

Argumente prezentate Ombudsmanului

21. Reclamantul a susținut că EASO nu a furnizat o explicație adecvată cu privire la motivul pentru care candidații înscriși pe lista de rezervă au fost „meciuri mai bune”.

22. EASO a susținut că aceasta a fost o explicație rezonabilă și suficientă pentru decizia sa de a nu-l selecta.

23. EASO a furnizat echipei de anchetă a Ombudsmanului o foaie de calcul care detaliază evaluarea candidaților intervievați, incluzând atât calificările, cât și performanța acestora în cadrul interviului. Aceasta a afirmat că, deși reclamantul dispunea de calificări adecvate, existase doar un număr limitat de posturi disponibile și a considerat că alți candidați erau mai adecvați.

Evaluarea Ombudsmanului

24. „Comisiile de selecție”^[4] dispun de o largă putere de apreciere în ceea ce privește stabilirea modului de clasificare a candidaților, iar deciziile lor privind evaluarea unui candidat pot fi contestate numai în cazul unei erori vădite ^[5].

25. Foaia de calcul pusă la dispoziția Ombudsmanului în acest caz arată că comisia de evaluare a evaluat candidații pe baza meritelor lor. Cu toate acestea, informațiile foarte limitate pe care le conține ^[6] nu permit, în această etapă, să se analizeze dacă a existat o eroare vădită în poziția EASO potrivit căreia candidații selectați au fost „corelări mai bune” sau au fost „mai potriviți” decât reclamantul.

26. Această lipsă de documentație adecvată este o altă deficiență identificată de Ombudsman în ceea ce privește această procedură de selecție.

27. În cele din urmă, Ombudsmanul subliniază că EASO ar fi trebuit să ofere reclamantului un feedback mai detaliat și mai util.

28. Pentru a se asigura că Ombudsmanul își poate efectua evaluarea în viitor și că EASO poate oferi un feedback mai detaliat candidaților, Ombudsmanul va face o a doua sugestie de îmbunătățire.  

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Deși Ombudsmanul a identificat o serie de deficiențe în acest caz, nu ar avea niciun scop continuarea anchetei.

Reclamantul și Biroul European de Sprijin pentru Azil vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestii de îmbunătățire

EASO ar trebui să adopte orientări privind procedurile de recrutare a personalului interimar, în special în cazul în care este implicată o agenție externă de recrutare.

Pentru a permite Ombudsmanului să își efectueze evaluarea și pentru a se asigura că este în măsură să ofere un feedback util candidaților, EASO ar trebui să țină evidențe mai detaliate ale evaluării efectuate de comisiile de evaluare pe baza criteriilor stabilite în anunțul de post vacant. Acest lucru se poate face folosind o foaie de calcul.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 06/03/2019

[1] După cum s-a menționat, procedura a fost pentru asistenții juridici.

[2] EASO a făcut referire la conceptul juridic de „încredere legitimă” și a afirmat că e-mailul agenției de recrutare nu poate da naștere unei încrederi legitime că EASO va recruta reclamantul.

[3] În temeiul contractului, EASO a păstrat controlul asupra procesului de recrutare, în timp ce agenția de recrutare era obligată să își furnizeze serviciile în conformitate cu instrucțiunile EASO, de exemplu pentru a preselecta candidații potriviți pe baza fișei postului pe care EASO o furnizase.

[4] Fiecare procedură de selecție are o comisie de evaluare, care este responsabilă de selectarea candidaților pe baza unor criterii prestabilite și de întocmirea listei finale a candidaților care vor fi înscriși pe lista de rezervă.

[5] A se vedea, de exemplu, hotărârea Tribunalului de Primă Instanță din 11 mai 2005, de Stefano/Comisia, T-25/03 (punctul 34) [http://curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf?docid=59296&text=&dir=&doclang=FR&part=1&occ=first&mode=lst&pageIndex=0&cid=2389261]; Hotărârea Tribunalului de Primă Instanță din 28 noiembrie 2002 în cauza T-332/01, Pujals Gomis/Comisia (punctele 39-41) [http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-332/01].

[6] Ombudsmanul a constatat anterior că foile de calcul pot fi un instrument util pentru înregistrarea modului în care candidații sunt evaluați în cadrul unei proceduri de selecție. În mod ideal, acestea ar trebui să includă criterii detaliate, cum ar fi informații privind principalele cerințe de eligibilitate pentru procesul de recrutare respectiv, experiența profesională și educația. În plus, foaia de calcul ar trebui completată în mod consecvent. A se vedea OI/14/2015/ZA Decizia Ombudsmanului European privind o procedură de selecție pentru un post în cadrul Delegației UE în Albania: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/81258.