Contextul plângerii

1. Plângerea a fost depusă de o universitate germană la care domnul B. era profesor. În 2000, a solicitat o subvenție din partea programului „Cultura 2000” al Comisiei Europene în numele reclamantului, utilizând papetăria acestuia din urmă cu antet. La 30 decembrie 2000, Comisia și domnul B. au încheiat un acord de grant (denumit în continuare "acordul"). Astfel cum s-a convenit, 50 % din grant a fost plătit în contul Kultur und Strategie e.V., o asociație germană (denumită în continuare "asociația"), care a fost înființată pentru a executa proiectul (denumit în continuare "proiectul") și pentru a administra grantul.

2. La 16 august 2005, Comisia a efectuat un audit al asociației în legătură cu proiectul. Aceasta a constatat că suma de 39 989,94 EUR reprezentând cheltuieli neeligibile trebuia rambursată Comisiei.

3. La 16 iunie 2006, Direcția Generală Educație și Cultură a Comisiei („DG EAC”) a trimis reclamantului o notă de debit în valoare de 39 989,94 EUR. În răspunsul său, reclamantul a declarat că nu deține informații cu privire la proiect și a solicitat să i se trimită documentele relevante. La 15 septembrie 2006, Direcția Generală Buget (denumită în continuare „DG Buget”) a trimis reclamantului o scrisoare de atenționare, solicitând plata sumei de 40 440,73 EUR, și anume suma menționată mai sus, plus dobânda datorată pentru întârzierea efectuării plăților.

4. La 28 septembrie 2006, reclamantul s-a adresat în scris DG Buget, opunându-se notei de debit și atenționării. Aceasta a arătat că nu avea nicio legătură cu asociația și că domnul B. nu avea nicio competență de a angaja reclamantul. Reclamantul a afirmat că Comisia ar fi trebuit să aibă cunoștință de acest lucru, deoarece DG EAC și Direcția Generală Cercetare a Comisiei (denumită în continuare „DG Cercetare”) au primit numele reprezentanților săi autorizați în legătură cu alte acorduri de grant.

5. La 8 octombrie 2006, DG EAC s-a adresat în scris reclamantului, informându-l că va compensa suma de 40 649,41 EUR (suma la care creanța Comisiei împotriva reclamantului crescuse până atunci ca urmare a dobânzilor acumulate) cu o plată datorată reclamantului. Această abordare a fost confirmată de DG Buget la 16 noiembrie 2006 și pusă în aplicare ulterior.

6. La 6 decembrie 2006, reclamantul s-a opus abordării adoptate de Comisie. La 20 decembrie 2006, DG EAC a răspuns obiecțiilor reclamantului.

Obiectul anchetei

7. Reclamantul a făcut următoarele afirmații și revendicări:

1) Prin neluarea în considerare a numelor reprezentanților săi autorizați, comunicate DG EAC și DG Cercetare în cadrul altor programe și proiecte, DG EAC ar fi încălcat principiile unei administrări coerente și transparente și ar fi acționat cu neglijență în ceea ce privește încheierea acordului cu domnul B.

2) Prin executarea unei compensații pe baza unui acord de grant nevalid, DG EAC a încălcat articolul 4 din Codul european al bunei conduite administrative (denumit în continuare "codul").

3) Prin informarea reclamantului cu privire la decizia sa numai după aprobarea compensării de către DG Buget, DG EAC nu a respectat articolul 17 alineatul (1) din cod, deoarece nu a luat o decizie cu privire la contestația reclamantului în termen de două luni. În plus, prin faptul că a comunicat mai întâi decizia sa DG Buget și a însărcinat-o să execute compensarea, DG EAC a încălcat articolul 20 alineatul (2) din cod și a abuzat de competența sa în ceea ce privește reclamantul.

4) Prin faptul că nu a informat reclamantul cu privire la căile de atac posibile în decizia sa din 20 decembrie 2006, DG EAC a încălcat articolul 19 din cod.

8. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să inverseze compensarea executată.

Ancheta

9. Plângerea a fost depusă la 15 aprilie 2008. La 23 mai 2008, Ombudsmanul a transmis plângerea Comisiei. Comisia a trimis un aviz, care a fost transmis reclamantului. Ombudsmanul a primit observațiile reclamantului la 2 februarie 2009.

10. La 8 septembrie 2009, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție amiabilă. Comisia a răspuns la această propunere la 12 ianuarie 2010. Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului pentru observații, pe care acesta le-a prezentat la 26 februarie 2010. La 31 mai 2010, reclamantul a informat Ombudsmanul cu privire la stadiul negocierilor sale cu Comisia.

11. La 13 iulie 2010, Ombudsmanul a prezentat un proiect de recomandare. Comisia a transmis versiunea originală în limba franceză a răspunsului său la 3 noiembrie, iar traducerea în limba germană la 23 noiembrie 2010. Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului pentru observații, pe care acesta le-a prezentat la 18 februarie și 5 iulie 2011. La 20 septembrie 2011, Comisia a informat Ombudsmanul că a emis un ordin de plată pentru soluționarea plângerii.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Observații preliminare

12. Prezenta decizie urmează unui proiect de recomandare care a fost elaborat în 2010. Acest proiect de recomandare s-a referit în principal la afirmația formulată de reclamant și s-a bazat pe o analiză a primei și a celei de a doua afirmații ale acestuia din urmă. A treia și a patra afirmație se referă în principal la aspecte procedurale. Ombudsmanul nu a considerat necesar să abordeze aceste aspecte procedurale în contextul proiectului de recomandare, care a abordat aspectele de fond în cauză. El consideră, de asemenea, că aceste afirmații nu ar necesita nicio examinare în cazul în care Comisia ar accepta proiectul său de recomandare. Având în vedere că, într-adevăr, Comisia a acceptat proiectul de recomandare al Ombudsmanului, nu este necesar ca a treia și a patra afirmație a reclamantului să fie examinate în prezenta decizie.

13. Proiectul de recomandare a abordat prima și a doua acuzație combinate, și anume că Comisia a compensat în mod ilegal suma de 40 649,41 EUR cu plățile datorate reclamantului. Ombudsmanul a observat că, pentru a compensa în mod legal sumele care i se pretinde că îi sunt datorate cu o plată datorată de acesta, Comisia trebuia să demonstreze că presupusa datorie exista efectiv. DG EAC și-a bazat compensarea pe opinia potrivit căreia reclamantul era răspunzător pentru rambursări în temeiul acordului. Cu toate acestea, reclamantul a negat că ar avea obligații juridice în temeiul acordului, întrucât acesta a fost încheiat între Comisie și domnul B., care, potrivit reclamantului, nu este unul dintre reprezentanții săi autorizați.

14. Prezenta cauză privea obligații care decurg dintr-un contract.

15. Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al oricărei revizuiri pe care o poate efectua în cauzele privind interpretarea obligațiilor contractuale asumate de o instituție este în mod necesar limitat. În special, Ombudsmanul consideră că nu ar trebui să încerce să stabilească dacă a existat un contract valabil între părți, aspect care face obiectul prezentului litigiu. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legea relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate.

16. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele referitoare la litigii contractuale, este îndreptățit să își limiteze ancheta la examinarea aspectului dacă instituția sau organul Uniunii în cauză i-a furnizat o expunere coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și a motivelor pentru care consideră că poziția sa contractuală este justificată. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și examina și soluționa cu autoritate litigiul contractual de către o instanță competentă.

A. Afirmația potrivit căreia Comisia a acționat în mod ilegal atunci când a compensat suma recuperată cu plata datorată reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

17. Reclamantul a susținut că DG EAC a săvârșit o eroare atunci când a efectuat compensarea și a ignorat faptul că reclamantul nu datora Comisiei nicio sumă în temeiul acordului. Aceasta a susținut că acordul nu era obligatoriu din punct de vedere juridic, având în vedere că fusese semnat de domnul B., care nu era unul dintre reprezentanții săi autorizați. Reclamantul a susținut, de asemenea, că nu a avut cunoștință de acord și că nu are nicio legătură cu asociația care a primit grantul. Aceasta a susținut, de asemenea, că auditul care a condus la cererile de rambursare ale DG EAC se referea la asociație, și nu la reclamant. Prin urmare, nota de debit ar fi trebuit să fie adresată asociației.

18. Reclamantul a subliniat că, atunci când a încheiat anterior alte acorduri cu DG EAC și DG Cercetare, i s-a solicitat să indice numele reprezentanților săi autorizați. Ca răspuns la această solicitare, a dat numele vicecancelarului și al șefului administrației. Reclamantul a susținut că, chiar și fără a recurge la aceste informații, faptul că dl B. a semnat acordul în calitatea sa de șef de departament ar fi trebuit să alerteze DG EAC și să o determine să investigheze dacă dl B. avea dreptul legal de a-l reprezenta pe reclamant. Aceasta a remarcat, de asemenea, că contul utilizat pentru proiect, și anume contul specificat de domnul B., nu era contul obișnuit al reclamantului. Reclamantul a considerat că, având în vedere informațiile aflate în posesia DG EAC, ar fi trebuit să îi fie foarte ușor să se asigure că a încheiat un contract cu dl B., și nu cu reclamantul.

19. În avizul său, DG EAC a susținut că este rezonabil să creadă, cu bună-credință, că a încheiat acordul cu reclamantul, deoarece cererea depusă de dl B. a fost scrisă pe papetăria reclamantului, purtând antetul acestuia, și a fost ștampilată cu sigiliul reclamantului. În plus, corespondența adresată domnului B. și care se pare că a fost primită de acesta a fost trimisă la adresa reclamantului. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia DG EAC știa sau ar fi trebuit să știe că domnul B. nu era unul dintre reprezentanții autorizați numiți ai reclamantului, DG EAC a susținut că organismele publice, cum ar fi universitățile cu multe facultăți, au un număr de reprezentanți autorizați, care se pot schimba în timp. În ceea ce privește contul, DG EAC a susținut că faptul că a fost utilizat un cont diferit nu ar da naștere la îndoieli cu privire la identitatea unui partener contractant, deoarece era o practică obișnuită ca partenerii de proiect să utilizeze conturi diferite, în funcție de proiect.

20. În orice caz, DG EAC a precizat că nu impunea organismelor publice să prezinte o cartă sau orice alt document care să conțină numele reprezentanților săi autorizați. Acest lucru a fost în conformitate cu cererea de propuneri. DG EAC a susținut că, întrucât a aplicat în mod corect procedurile relevante, nu poate fi acuzată de neglijență.

21. DG EAC a susținut, de asemenea, că reclamantul a avut cunoștință de proiect. Aceasta s-a referit la o scrisoare din 28 septembrie 2006, în care reclamantul a recunoscut că domnul B. a informat-o cu privire la un proiect cu același nume. DG EAC a adăugat că reclamantul a gestionat, de asemenea, contul proiectului către care statul Renania de Nord-Westfalia a transferat 25 000 DEM. Aceasta s-a referit, de asemenea, la legătura reclamantului cu auditul, în special la pagina 5 din raportul de audit, în care auditorul a observat că partenerul contractant este reclamantul și că asociația a fost înființată în vederea administrării proiectului în numele reclamantului. Potrivit DG EAC, auditorul a stabilit, prin urmare, că exista o legătură între reclamant și asociație.

22. În observațiile sale cu privire la avizul DG EAC, reclamantul a reiterat faptul că are doar doi reprezentanți autorizați, și anume vicecancelarul și șeful administrației. Reclamantul a susținut că acest lucru este în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile universităților din partea Germaniei în cauză. Reclamantul a considerat că, în urma contactelor sale periodice cu universitățile, DG EAC ar fi trebuit să aibă cunoștință de acest lucru. Aceasta a subliniat de asemenea că suspiciunile DG EAC ar fi trebuit să fie trezite de faptul că documentele relevante fuseseră semnate de domnul B., fără niciun indiciu că acesta acționa în numele reclamantului.

23. Reclamantul a insistat asupra faptului că nu a avut cunoștință de acordul dintre dl B. și Comisie. Domnul B. s-a limitat să informeze reclamantul cu privire la proiect și a declarat că acesta a fost finanțat de landul Renania de Nord-Westfalia, dar nu a menționat nicio finanțare suplimentară. În ceea ce privește afirmația DG EAC potrivit căreia auditorul a găsit o legătură între reclamant și asociație, reclamantul a observat că raportul auditorului a afirmat doar că auditorul a văzut documentele financiare referitoare la proiect și carta asociației. Potrivit reclamantului, raportul auditorului nu a concluzionat că carta l-a identificat drept fondator al asociației.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

24. Suma care trebuie compensată s-a bazat pe nota de debit pe care DG EAC a trimis-o reclamantului. Compensarea sumei relevante cu plățile datorate reclamantului presupunea că reclamantul datora efectiv suma Comisiei. Aceasta presupunea, la rândul său, existența unui contract între Comisie și reclamant.

25. Dovezile prezentate Ombudsmanului au arătat că acordul a desemnat reclamantul și Comisia drept părți contractante. În conformitate cu acordul, reclamantul a fost reprezentat de domnul B. Pentru ca reclamantul să își asume obligații în temeiul acordului, domnul B. ar fi trebuit să fie un reprezentant autorizat al reclamantului atunci când l-a semnat. Cu toate acestea, reclamantul a subliniat că domnul B. nu a fost niciodată autorizat să încheie acorduri obligatorii din punct de vedere juridic în numele său. DG EAC nu a furnizat nicio dovadă care să sugereze că această afirmație nu a fost corectă. Prin urmare, Comisia nu pare să conteste faptul că domnul B. nu era autorizat să îl reprezinte pe reclamant.

26. Elementele de probă aflate la dispoziția Ombudsmanului nu indicau faptul că Comisia ar fi luat vreo măsură pentru a stabili dacă domnul B. era sau nu un reprezentant autorizat înainte de încheierea acordului. În avizul său, DG EAC a susținut că a respectat procedurile relevante atunci când a semnat acordul. Potrivit DG EAC, aceste proceduri nu impun organismelor publice să prezinte documente, cum ar fi o cartă, din care ar putea fi identificați reprezentanții autorizați. DG EAC a susținut, de asemenea, că o serie de persoane pot angaja o universitate. Cu toate acestea, era clar că, pentru ca reclamantul să își asume obligații în temeiul acordului, DG EAC trebuia să dovedească faptul că domnul B. era autorizat să îl reprezinte pe reclamant. După cum s-a menționat deja mai sus, DG EAC nu a stabilit acest lucru.

27. DG EAC a prezentat o serie de argumente în sprijinul opiniei sale potrivit căreia acordul ar trebui totuși considerat ca fiind încheiat cu reclamantul și că, prin urmare, compensarea în cauză a fost justificată. În primul rând, DG EAC a susținut că a încheiat acordul cu bună-credință și că era rezonabil să considere că domnul B. era autorizat să reprezinte reclamantul. În al doilea rând, DG EAC a susținut că reclamantul a avut cunoștință de proiect și de acord. În al treilea rând, DG EAC a invocat rezultatele auditului.

28. În susținerea primului său argument, DG EAC a susținut că a acționat cu bună-credință. Aceasta a fost determinată să creadă că a încheiat acordul cu reclamantul, din cauza faptului că dl B. a utilizat articolele de papetărie ale reclamantului purtând antetul acestuia și sigiliul acestuia și că cererea relevantă a fost depusă în numele reclamantului. Aceasta a invocat, de asemenea, faptul că corespondența referitoare la proiect a fost trimisă la adresa reclamantului și, aparent, a fost primită de domnul B.

29. Cu toate acestea, întrucât DG EAC nu a contestat afirmația reclamantului potrivit căreia domnul B. nu era autorizat să îl reprezinte, ar fi fost necesare dovezi concrete pentru a dovedi că reclamantul ar trebui să aibă obligații în temeiul acordului. În evaluarea Ombudsmanului și având în vedere constatările prezentate mai jos, DG EAC nu a furnizat o astfel de dovadă. Simplul fapt că corespondența referitoare la proiect a fost trimisă și primită de domnul B. la adresa universității sale nu era concludent în acest context. Cel mult, aceasta a indicat că domnul B. era profesor la universitate, fapt care, potrivit Ombudsmanului, nu a fost niciodată contestat. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că semnarea acordului de către dl B. a fost însoțită de titlul său de profesor și de șef de departament. Nu s-a făcut nicio mențiune explicită cu privire la autoritatea sa de a-l reprezenta pe reclamant. Lângă semnătura sa era o ștampilă care indica adresa departamentului domnului B. Contrar celor afirmate de DG EAC în avizul său, nici cererea, nici contractul nu sunt marcate cu sigiliul reclamantului [1].

30. Mai important, Ombudsmanul a remarcat că, în conformitate cu acordul, plățile Comisiei urmau să fie efectuate într-un cont deținut de asociație. Ombudsmanul a considerat că este posibil ca o universitate să utilizeze un cont desemnat, diferit de contul său normal, pentru un anumit proiect. Cu toate acestea, contul indicat în acord nu a fost cel al reclamantului, ci cel al unui terț. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu a înțeles modul în care DG EAC putea fi sigură că reclamantul era partenerul contractual al acordului.

31. În ceea ce privește al doilea punct, DG EAC a susținut că reclamantul avea cunoștință de acord și de proiect. Cu toate acestea, reclamantul a afirmat că, deși avea cunoștință de proiect, nu avea cunoștință de încheierea acordului dintre domnul B. și Comisie.

32. Ombudsmanul a observat că DG EAC nu a dovedit că reclamantul avea cunoștință de existența acordului. Reclamantul a susținut că dl B. a informat-o doar că proiectul a primit finanțare din partea landului Renania de Nord-Westfalia, dar nu a menționat finanțarea acordată de Comisie. În orice caz, Ombudsmanul a considerat că nu este clar de ce simpla cunoaștere de către reclamant a proiectului ar trebui să însemne că acesta are obligații în temeiul acordului. Ombudsmanul a observat că DG EAC nu a precizat în mod clar motivele pe care și-a întemeiat astfel de ipoteze.

33. În ceea ce privește al treilea argument, DG EAC a susținut că auditul a vizat reclamantul. Aceasta a susținut, de asemenea, că auditorul a constatat că reclamantul este parte la acord și că asociația a fost înființată în vederea administrării proiectului în numele reclamantului. Potrivit DG EAC, auditorul a stabilit astfel o legătură între reclamant și asociație.

34. Ombudsmanul a luat act de faptul că raportul de audit a declarat că acesta a fost efectuat la Berlin. Prin urmare, auditul nu a fost efectuat la sediul reclamantului, al cărui sediu central se află în Wuppertal. În raportul de audit se preciza că contractantul era reclamantul și că asociația a fost înființată pentru a „gestiona proiectul în numele” reclamantului. Prima dintre aceste declarații părea să se bazeze pe formularea acordului. În ceea ce privește a doua afirmație, nu a fost indicată nicio sursă. În orice caz, auditul s-a axat în mod clar pe aspectele financiare ale proiectului. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că raportul de audit nu a stabilit modul și motivele pentru care reclamantul ar trebui considerat obligat prin acord.

35. La un nivel mai general, Ombudsmanul a considerat că, pentru a ajunge la o evaluare concludentă a elementelor menționate de DG EAC, este de o importanță fundamentală să se stabilească mai întâi dreptul material care se aplică acordului. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că DG EAC nu a abordat deloc acest aspect central al cazului.

36. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că DG EAC nu i-a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale.

37. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a făcut constatarea preliminară potrivit căreia decizia DG EAC de a compensa sumele pe care le considera datorate cu plățile datorate reclamantului ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă. În lumina constatărilor sale, acesta a propus Comisiei să ia în considerare inversarea compensării pe care a efectuat-o, ceea ce a fost în dezavantajul reclamantului.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

38. În avizul său privind propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, DG EAC și-a menținut opinia potrivit căreia a acționat cu bună-credință, dar a indicat că este pregătită să accepte o soluție amiabilă care să țină seama de argumentele prezentate de ambele părți. Aceasta a anunțat că intenționează să contacteze direct reclamantul în acest scop.

39. Potrivit DG EAC, atunci când domnul B. a semnat acordul, acesta s-a declarat a fi un reprezentant al reclamantului. DG EAC nu a avut niciun motiv să se îndoiască de acest lucru, deoarece instituțiile publice, cum ar fi reclamantul, deleagă frecvent competențe, iar corespondența domnului B. era pe hârtie, purtând antetul reclamantului și o ștampilă în care se menționează facultatea acestuia și numele reclamantului. În plus, faptul că a fost utilizat un cont diferit nu a dat naștere la îngrijorare, întrucât normele Uniunii impun beneficiarilor să dispună de un cont separat în care să poată fi transferate fonduri din granturi.

40. Cu toate acestea, DG EAC a recunoscut că ar fi putut fi mai diligentă atunci când a evaluat documentația financiară depusă împreună cu cererea de grant și că ar fi putut verifica mai atent dacă reclamantul era într-adevăr beneficiarul asistenței financiare. În plus, la efectuarea compensării, aceasta ar fi putut verifica în numele cui a fost înregistrat contul.

41. DG EAC a luat act de confirmarea reclamantului că avea cunoștință de proiect. Deși Comisia a recunoscut că cunoașterea proiectului nu presupune neapărat cunoașterea acordului, aceasta a considerat că acest lucru s-a datorat unor deficiențe în procedurile de control intern și de comunicare ale reclamantului. La rândul său, DG EAC a considerat rezonabil să considere că acordul era obligatoriu pentru reclamant, nu în ultimul rând pentru că toată corespondența fusese adresată reclamantului (în atenția dlui B. și a departamentului său).

42. DG EAC a susținut că reclamantul ar fi trebuit să aibă cunoștință de acord, cel târziu până în martie 2004, când i s-a trimis o scrisoare prin care i s-a notificat auditul. În acest context, DG EAC a adăugat că un audit nu trebuia neapărat să fie efectuat la sediul unei organizații.

43. Principalul domeniu de dispută părea să fie efectul juridic al contractului. DG EAC a considerat că, întrucât nu există alte documente obligatorii, acordul este cel care reglementează raporturile juridice dintre părți. Toate măsurile care au fost luate în acest caz, în special cele privind nota de debit și compensarea, au fost luate pe baza acordului. Deși nicio clauză din acord nu stabilea dreptul material aplicabil (o chestiune pe care noile acorduri-tip o abordează în prezent), această întrebare era de fapt irelevantă, având în vedere că domnul B. s-a declarat a fi un reprezentant al reclamantului atunci când a completat formularul de cerere, declarația din contract și toată corespondența.

44. În observațiile sale, reclamantul și-a menținut obiecțiile cu privire la poziția DG EAC.

45. Reclamantul a respins cu fermitate argumentul DG EAC potrivit căruia ar trebui să se considere că are obligații în temeiul acordului. În opinia sa, DG EAC a fost neglijentă atunci când a semnat acordul, cu atât mai mult cu cât ea însăși a recunoscut că ar fi trebuit să fie mai vigilentă cu privire la faptul că numărul de cont prezentat de domnul B. nu era al reclamantului și că ar fi trebuit să verifice mai atent cine a primit efectiv banii. În plus, DG EAC primise o listă cu numele persoanelor care puteau angaja reclamantul, iar numele domnului B. nu figura pe această listă.

46. Reclamantul a respins argumentul DG EAC potrivit căruia procedurile sale de control intern și de comunicare erau deficitare. Aceasta a explicat că profesorii trebuiau să o informeze cu privire la orice finanțare din partea unor terți pe care doreau să o propună, astfel încât să poată verifica condițiile. Odată aprobate, contractele vor fi semnate de reprezentanții săi autorizați. În plus, a existat un singur cont pe care profesorii au fost autorizați să îl utilizeze în legătură cu proiectele desfășurate în numele reclamantului. Acest lucru i-a permis să controleze în mod eficient activitățile de cercetare întreprinse. În ceea ce privește relațiile sale cu Comisia, reclamantul s-a protejat în continuare prin informarea Comisiei cu privire la numărul său de cont oficial și prin numirea persoanelor autorizate să semneze în numele său. Reclamantul a susținut că, prin urmare, a luat toate măsurile rezonabile pentru a se asigura că nu pot fi semnate acorduri nevalide în numele său. Prin urmare, aceasta nu a admis că era parțial răspunzătoare pentru situația în discuție în prezenta critică.

47. În cele din urmă, reclamantul a salutat o soluție amiabilă cu privire la această plângere, care, în opinia sa, a trebuit să includă o inversare a compensării efectuate de Comisie. Cu toate acestea, ea nu a avut impresia că o astfel de soluție ar putea fi obținută de părțile însele, întrucât DG EAC nu a contactat-o, în pofida faptului că și-a exprimat intenția de a face acest lucru în avizul său.

48. Prin scrisoarea din 31 mai 2010, reclamantul a informat Ombudsmanul că Comisia l-a contactat la 12 aprilie 2010, solicitând informații suplimentare în vederea pregătirii unei soluții amiabile. În special, Comisia i-a solicitat reclamantului opinia sa cu privire la comportamentul dlui B., care, în cuvintele Comisiei, „a acționat în numele reclamantului într-un mod obligatoriu din punct de vedere juridic, presupus fără cunoștința reclamantului”, și dacă a inițiat o procedură împotriva acestuia. De asemenea, a solicitat detalii cu privire la relația dintre reclamant și domnul B în timpul și după încheierea proiectului și dacă reclamantul a fost implicat în proiect. Comisia a recunoscut că este parțial responsabilă pentru situație și a anunțat că este dispusă să găsească o soluție care să țină seama de opiniile ambelor părți.

49. În scrisoarea sa din 31 mai 2010, reclamantul a subliniat că, în principiu, este foarte interesat să ajungă la o soluție amiabilă, dar că se teme că găsirea unei soluții care să fie satisfăcătoare pentru ambele părți ar fi dificilă și ar necesita mult timp. Reclamantul a considerat că Comisia nu a fost dispusă să urmeze propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă și nici nu a făcut propuneri alternative specifice în acest sens. Aceasta a susținut că, deși oferta Comisiei de a stabili amploarea responsabilității comune a reclamantului părea inițial prietenoasă, aceasta se temea că acest lucru ar conduce la negocieri îndelungate și dificile. Reclamantul a insistat asupra faptului că nu este de vină pentru ceea ce s-a întâmplat în cazul de față și că, prin urmare, compensarea ar trebui anulată în întregime. În sfârșit, aceasta a adăugat că, în anul 2009, a adoptat o decizie prin care domnului B. i s-a solicitat să repare prejudiciul rezultat din comportamentul său în prezenta cauză. Între timp, domnul B. a introdus o acțiune împotriva acestei decizii, iar rezultatul anchetei Ombudsmanului ar fi important în procedurile relevante. Prin urmare, reclamantul a fost foarte interesat să soluționeze problema cât mai curând posibil și a indicat că ar fi foarte apreciat dacă Ombudsmanul ar putea să își facă evaluarea cât mai curând posibil.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

50. Ombudsmanul a salutat faptul că Comisia a scris reclamantului declarând că este pregătită să caute o soluționare amiabilă cu reclamantul.

51. Cu toate acestea, din răspunsul Comisiei la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă și din scrisoarea pe care a trimis-o reclamantului reiese că aceasta avea în vedere o soluție la această chestiune care diferă în mod semnificativ de propunerea Ombudsmanului.

52. În special, DG EAC și-a menținut opinia potrivit căreia reclamantul este parțial vinovat și, prin urmare, a acceptat doar o responsabilitate parțială. În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă, DG EAC a încercat să justifice acest punct de vedere, argumentând trei puncte, și anume că (i) reclamantul cunoștea proiectul; (ii) ar fi trebuit să știe despre proiect până cel târziu în martie 2004; și (iii) toată corespondența a fost adresată reclamantului. În opinia Comisiei, în cazul în care reclamantul nu a avut cunoștință de acord, acest lucru s-a datorat faptului că procedurile sale de control intern și de comunicare erau deficitare. În plus, în scrisoarea sa adresată reclamantului, Comisia părea să sugereze că dl B. a încheiat un contract obligatoriu din punct de vedere juridic cu Comisia în numele reclamantului și a pus din nou sub semnul întrebării afirmația reclamantului potrivit căreia nu avea cunoștință de acord.

53. În analiza sa care a condus la propunerea unei soluții amiabile, Ombudsmanul a subliniat că este un fapt incontestabil că domnul B. nu era autorizat să reprezinte reclamantul. Acest lucru s-a datorat faptului că reclamantul a susținut în mod constant că domnul B. nu era unul dintre reprezentanții săi autorizați și că singurii săi reprezentanți autorizați erau vicecancelarul și șeful administrației. Aceasta a subliniat, de asemenea, că Comisia era conștientă de acest fapt, deoarece i-au fost trimise numele reprezentanților autorizați ai reclamantului. DG EAC nu a furnizat niciodată nicio dovadă pentru a contesta această declarație. Prin urmare, Ombudsmanul a continuat să considere că DG EAC nu a dovedit că domnul B. era autorizat să încheie acorduri obligatorii pentru reclamant și că nu a prezentat niciun argument convingător cu privire la motivul pentru care domnul B. ar trebui considerat un reprezentant autorizat al reclamantului.

54. În ceea ce privește cunoștințele reclamantului cu privire la proiect, acesta din urmă a explicat că știa că dl B. realiza proiectul, dar că nu știa că Comisia a fost de acord să acorde asistență financiară în temeiul acordului. În ceea ce privește al doilea punct al argumentului Comisiei, trebuie subliniat că acordul a fost încheiat la 30 decembrie 2000. Prin urmare, aceasta a fost data decisivă pentru stabilirea părților la acord. Comisia nu a explicat modul în care faptul că reclamantul a aflat ulterior despre proiect sau despre acord în martie 2004 sau într-o etapă ulterioară ar putea fi relevant în acest context. În ceea ce privește a treia parte a argumentului Comisiei, aceasta din urmă a recunoscut că scrisorile sale privind acordul, deși adresate reclamantului, erau marcate în atenția domnului B. Prin urmare, era logic să se presupună că acestea au fost transmise domnului B. fără a fi citite sau verificate de alte persoane. Reclamantul a respins orice afirmație potrivit căreia procedurile sale de control intern erau deficitare. Aceasta le-a explicat în detaliu și a subliniat că a luat măsuri speciale de precauție în relațiile sale cu Comisia, informând-o cu privire la numele persoanelor autorizate să semneze acorduri în numele său. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că nu există niciun temei pentru argumentul Comisiei potrivit căruia reclamantul a trebuit să accepte că avea obligații în temeiul acordului, chiar dacă dl B. nu era un reprezentant autorizat. Comisia însăși a recunoscut că ar fi putut fi mai diligentă atunci când a verificat dacă a încheiat efectiv un contract cu reclamantul pe baza informațiilor furnizate de domnul B., în special având în vedere faptul că acesta din urmă a prezentat un număr de cont care nu era în numele reclamantului. Cu toate acestea, în cazul în care Comisia a încheiat acordul pe baza declarațiilor domnului B., Comisia nu ar putea susține că a existat o neglijență contributivă din partea reclamantului, chiar presupunând că o astfel de neglijență ar fi putut fi relevantă în cazul de față.

55. În acest context, Ombudsmanul a reamintit, de asemenea, că, în propunerea sa pentru o soluție amiabilă, a subliniat că este de o importanță fundamentală să se stabilească mai întâi dreptul material aplicabil. Comisia nu pare să fi abordat deloc această problemă. În memoriul său în replică, aceasta a susținut că această întrebare era de fapt irelevantă, având în vedere că domnul B. s-a declarat a fi un reprezentant al reclamantului atunci când a completat formularul de cerere și declarația din contract, precum și pe parcursul întregii corespondențe.

56. Ombudsmanul a considerat că această declarație este remarcabilă din două motive. În primul rând, pentru a stabili că comportamentul domnului B. a determinat-o să încheie acordul cu reclamantul, Comisia ar fi trebuit să identifice și să stabilească norma juridică pe care s-a bazat această concluzie. Prin urmare, Ombudsmanul a fost oarecum nedumerit să constate că Comisia a considerat că este în măsură să tragă concluzii obligatorii din punct de vedere juridic fără a identifica norma juridică și, prin urmare, dreptul material pe care se întemeiază acestea. În al doilea rând, declarația Comisiei a fost un exemplu perfect de raționament circular. Partenerul contractual direct al Comisiei a fost domnul B., iar nu reclamantul. În cazul în care Comisia ar dori să susțină că acordul a fost încheiat cu reclamantul, aceasta ar trebui să dovedească acest lucru demonstrând, pe baza legislației relevante aplicabile în prezenta cauză, că domnul B. a obligat reclamantul prin acțiunile sale. Cu toate acestea și astfel cum s-a menționat deja mai sus, Comisia nu a făcut acest lucru.

57. Ombudsmanul a remarcat că, în cea mai recentă scrisoare adresată reclamantului, Comisia a declarat că va pregăti detaliile unei posibile soluții amiabile pe baza răspunsurilor reclamantului la întrebările sale. Având în vedere această declarație, temerile reclamantului potrivit cărora Comisia nu a căutat o soluție reciproc acceptabilă, ci, în schimb, ar putea decide în mod unilateral cu privire la ceea ce consideră a fi o soluție amiabilă, au fost de înțeles.

58. Având în vedere cele de mai sus, se pare că Comisia nu a acceptat soluția amiabilă pe care Ombudsmanul a propus-o la 8 septembrie 2009. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că este nejustificat ca Comisia să presupună că reclamantul poartă, de asemenea, o anumită responsabilitate pentru această situație. El a subliniat că, atunci când face o propunere pentru o soluție amiabilă, își propune să găsească o soluție rapidă, informală și reciproc acceptabilă. În multe cazuri, o astfel de soluție poate fi un compromis între pretențiile respective ale părților. Cu toate acestea, a fost important să se sublinieze faptul că o propunere de soluție amiabilă poate consta, de asemenea, în a solicita unei instituții să se conformeze cererii reclamantului, în cazul în care Ombudsmanul consideră că cererea reclamantului este justificată. Într-un astfel de caz, acceptarea unei propuneri de soluție amiabilă oferă unei instituții posibilitatea de a soluționa un caz rapid și informal și evită ca Ombudsmanul să fie nevoit să adopte o abordare mai formală. În cazul de față, Ombudsmanul a fost de acord cu reclamantul că poziția adoptată de Comisie a fost greșită. Comisia a declarat că este în favoarea unei soluții amiabile, dar a precizat că nu acceptă premisa fundamentală pe care se bazează evaluarea Ombudsmanului, și anume că nu a existat nicio neglijență contributivă din partea reclamantului. În aceste condiții, Ombudsmanul nu a considerat oportun să continue căutarea unei soluții amiabile. În schimb, în această etapă a părut necesar un proiect de recomandare.

59. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul și-a reiterat concluzia potrivit căreia DG EAC nu i-a oferit o prezentare coerentă și rezonabilă a temeiului juridic pentru compensarea pe care a efectuat-o în dezavantajul reclamantului. Prin urmare, acesta a concluzionat că decizia Comisiei de a compensa sumele pe care considera că reclamantul le datora cu plățile datorate acestuia din urmă constituia un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta a făcut proiectul de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, solicitând Comisiei „să anuleze compensarea efectuată în dezavantajul reclamantului”.

Argumentele prezentate Ombudsmanului după proiectul său de recomandare

60. În avizul său detaliat, Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că formularea răspunsului său a determinat reclamantul să interpreteze greșit intențiile sale. În continuare, acesta a afirmat că este, de fapt, pe deplin pregătit să ajungă la o soluție amiabilă; răspunsul său a urmărit doar să clarifice anumite aspecte pentru a stabili condițiile acordului. Aceasta a subliniat că aceste clarificări i-ar fi permis să ramburseze întreaga sumă solicitată de reclamant. În plus, rambursarea banilor fără a pune întrebările pe care încă le mai avea ar fi însemnat că nu ar fi știut niciodată despre procedurile reclamantului împotriva profesorului B: abia în iulie 2010 Comisia a aflat despre aceste proceduri și despre faptul că profesorul a formulat o cerere reconvențională.

61. Comisia a recunoscut că a continuat să nu fie de acord cu argumentul reclamantului potrivit căruia ar fi trebuit să știe care persoane sunt autorizate să îl reprezinte. Informațiile relevante trebuiau comunicate cu fiecare nouă propunere, deoarece personalul relevant se putea schimba sau putea fi autorizat numai pentru un anumit proiect. În ceea ce privește declarația Ombudsmanului potrivit căreia Comisia nu a explicat relevanța faptului că reclamantul ar fi putut lua cunoștință de proiect în 2004 sau într-o etapă ulterioară. Comisia a afirmat că, dacă ar fi aflat despre situația de la momentul respectiv, ar fi fost în continuare în măsură să ia măsurile adecvate. Faptul că nu au fost furnizate astfel de informații la momentul respectiv a confirmat, de fapt, înțelegerea Comisiei potrivit căreia reclamantul era obligat să respecte acțiunile profesorului B.

62. Comisia a adăugat că temeiul juridic al ordinului de recuperare a fost articolul I.15 alineatul (6)[2] din acordul de grant, care prevedea că "sumele care trebuie rambursate Comisiei pot fi deduse din sumele datorate beneficiarului în cadrul oricărei rubrici". Aceasta a respectat procedurile relevante și a considerat, cu bună-credință, că a încheiat un acord cu reclamantul; a adăugat că, la momentul respectiv, nu a văzut niciun indiciu care să conducă la efectuarea mai multor controale decât cele efectuate în mod obișnuit. Cu toate acestea, având în vedere informațiile pe care le-a primit recent în această privință, Comisia a acceptat opinia potrivit căreia faptul că profesorul B. a semnat în numele reclamantului nu a permis să se concluzioneze că reclamantul era obligat din punct de vedere juridic să respecte acordul, chiar dacă profesorul B. a susținut că are autoritatea de a semna în numele reclamantului.

63. Comisia a concluzionat că, de fapt, nu există niciun element de probă pentru a stabili afirmația potrivit căreia reclamantul avea obligații în temeiul acordului. Se pare că profesorul B. a considerat că deține autorizația corespunzătoare. Comisia și-a subliniat din nou disponibilitatea de a găsi o soluție amiabilă la plângere și disponibilitatea de a da curs propunerii Ombudsmanului și de a efectua rambursarea corespunzătoare. Aceasta ar introduce apoi o acțiune împotriva profesorului B. și, prin urmare, i-ar solicita reclamantului să o informeze cu privire la stadiul procedurilor sale împotriva profesorului B.

64. În observațiile sale, reclamantul a observat că Comisia i-a adresat o scrisoare în care își exprima intenția de a rambursa suma în cauză. Prin urmare, reclamantul a redactat un acord de soluționare și a indicat, de asemenea, că își va retrage cererea împotriva profesorului B. odată ce Comisia va fi semnat acest acord și va rambursa suma pe care a compensat-o. Acesta a declarat că va informa Ombudsmanul cu privire la progresele înregistrate în această privință. Prin urmare, în iulie 2011, Ombudsmanul l-a întrebat în mod informal pe reclamant dacă problema a fost soluționată între timp. Reclamantul a informat Ombudsmanul că, la 29 aprilie 2011, Comisia i-a trimis un fax, în care a declarat că nu intenționează să semneze acordul de soluționare, ci că va efectua plata solicitată. Reclamantul a explicat că a redactat acordul deoarece dorea să se asigure că, în cazul în care procedurile Comisiei împotriva profesorului B. nu vor avea succes, Comisia nu se va întoarce la acesta pentru a susține că reclamantul ar trebui să plătească Comisiei suma relevantă. Deși a înțeles că acest lucru nu făcea parte din plângerea inițială, reclamantul a solicitat, prin urmare, Ombudsmanului să se asigure că acest acord a fost semnat de Comisie.

65. La 20 septembrie 2011, Comisia a transmis Ombudsmanului o scrisoare pe care a trimis-o reclamantului la 19 iulie 2011. În această scrisoare, Comisia a confirmat că va rambursa compensația pe care a efectuat-o și a anexat un ordin de plată în valoare de 40 649,41 EUR. De asemenea, aceasta a solicitat reclamantului să îi trimită o confirmare oficială a faptului că și-a retras cererea împotriva profesorului B.

66. La 26 septembrie 2011, reclamantul a transmis Ombudsmanului o decizie a instanței germane relevante, din 16 septembrie 2011, care conținea dovezi clare că reclamantul și-a retras cererea. Într-o conversație telefonică din 13 octombrie 2011 cu serviciile Ombudsmanului, reclamantul a confirmat că a primit plata din partea Comisiei și că a trimis decizia instanței atât Comisiei, cât și Ombudsmanului la aceeași dată. Aceasta a declarat că este mulțumită de rezultatul plângerii și a mulțumit Ombudsmanului pentru asistență.

Evaluarea Ombudsmanului în urma proiectului său de recomandare

67. Ombudsmanul ia notă cu satisfacție de faptul că Comisia a acceptat proiectul său de recomandare și l-a pus în aplicare în mod corespunzător. În plus, având în vedere că Comisia a acceptat (a se vedea punctul 60) că nu există nicio dovadă care să stabilească faptul că acordul era obligatoriu din punct de vedere juridic pentru reclamant, acesta are încredere că, astfel cum se temea reclamantul, Comisia nu va solicita acestuia din urmă în viitor suma în cauză. Prin urmare, petiționarul nu consideră că, în prezent, există motive pentru a lua măsuri suplimentare în legătură cu această chestiune. Cu toate acestea, în cazul în care, contrar așteptărilor, Comisia ar face o astfel de afirmație în viitor, reclamantul ar putea, desigur, să se adreseze din nou Ombudsmanului.

B. Concluzie

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Comisia a acceptat proiectul de recomandare al Ombudsmanului și l-a pus în aplicare în mod corespunzător.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 18 noiembrie 2011.

---

[1] Sigiliul reclamantului poate fi găsit, de exemplu, pe plângerea adresată Ombudsmanului, care a fost depusă de cancelar, unul dintre reprezentanții autorizați ai reclamantului.

[2] În acordul de grant prezentat Ombudsmanului, acesta este articolul 15 alineatul (6) din anexa II.