Contextul plângerii

1. Reclamantul este membru al personalului Colegiului European de Poliție (CEPOL).[1] Plângerea se referă la rambursarea costurilor cu benzina.

2. Înainte de 1 iulie 2008, angajații CEPOL aveau dreptul de a utiliza autoturismele puse în comun ale CEPOL atât pentru deplasări în interes de serviciu, cât și pentru deplasări private. Taxele pentru utilizarea privată a autoturismelor au fost deduse din salariile angajaților. Angajații trebuiau să declare, într-un jurnal de bord referitor la fiecare mașină, cât de mult utilizaseră mașina în scopuri personale. Cu toate acestea, în cazul în care un angajat a achiziționat combustibil pentru unul dintre autoturisme, CEPOL a rambursat integral aceste costuri.

3. Reclamantul a utilizat autoturismele puse în comun de CEPOL în mai multe rânduri. La 19 februarie 2008, 27 martie 2008 și, respectiv, 18 iunie 2008, acesta a formulat trei cereri de rambursare a carburantului pentru sumele de 207,60 GBP, 209,69 GBP și, respectiv, 91,55 GBP. La 22 februarie 2008, reclamantul l-a contactat pe secretarul general al CEPOL pentru a solicita informații cu privire la rambursarea primei sale cereri, care nu fusese încă plătită. După o serie de schimburi de e-mailuri, acesta a fost informat, la 28 februarie 2008, că directorul CEPOL [2] aprobase cererea. În lunile următoare au urmat mai multe schimburi de corespondență privind rambursarea combustibilului. În cele din urmă, prin e-mailul din 12 mai 2009, contabilul financiar și contabil al CEPOL l-a informat pe reclamant că cererile sale de rambursare au fost respinse de contabilul CEPOL.

Obiectul anchetei

4. Reclamantul a depus o plângere la Ombudsman la 3 septembrie 2009.

5. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri:

Afirmație:

CEPOL nu a tratat cererile de rambursare ale reclamantului în conformitate cu normele în vigoare în perioada de timp (prima jumătate a anului 2008) acoperită de cereri.

Revendicarea:

CEPOL ar trebui să ramburseze costurile pretinse ale benzinei.

Ancheta

6. Ombudsmanul a transmis plângerea CEPOL. CEPOL și-a dat avizul, care a fost transmis reclamantului cu o invitație de a formula observații. Reclamantul și-a prezentat observațiile. După analizarea informațiilor furnizate, Ombudsmanul a prezentat CEPOL o propunere de soluție amiabilă. Răspunsul CEPOL a fost transmis reclamantului, care a prezentat observații.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa netratare a cererii de rambursare în conformitate cu normele în vigoare și cererea conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

7. Reclamantul a susținut că cererea sa de rambursare nu a fost tratată de CEPOL într-un mod profesionist și acceptabil. Reclamantul a declarat că, în ciuda faptului că cererea a fost aprobată de directorul CEPOL, el nu a primit încă plata mai mult de un an și jumătate mai târziu. În plus, acesta a afirmat că CEPOL a dedus totuși din cheltuielile sale salariale legate de utilizarea personală a autoturismelor CEPOL.

8. În avizul său, CEPOL a afirmat că rambursarea a fost autorizată inițial de directorul CEPOL. Cu toate acestea, rambursarea a fost ulterior respinsă de contabilul interimar, precum și de contabil. Acest lucru s-a datorat informațiilor preliminare primite de la Curtea de Conturi conform cărora aceste creanțe nu ar trebui rambursate. Aceste informații preliminare au fost ulterior confirmate oficial printr-o scrisoare a Curții de Conturi din 17 aprilie 2009. CEPOL a anexat la avizul său scrisoarea menționată anterior din partea Curții de Conturi. În această scrisoare, Curtea de Conturi a informat CEPOL cu privire la opinia sa potrivit căreia costurile benzinei pentru utilizarea privată a unui autoturism de grup al CEPOL nu ar trebui rambursate.

9. În observațiile sale, reclamantul și-a menținut afirmația.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

10. Ombudsmanul a remarcat că sistemul aflat în funcțiune la CEPOL înainte de iulie 2008 a fost considerat inacceptabil de către Curtea de Conturi. Curtea de Conturi a constatat că „în timp ce costurile pentru autoturismele de grup au fost recuperate, personalul a putut solicita rambursarea pentru benzina achiziționată pentru aceste autoturisme, care, în majoritatea cazurilor, compensează cea mai mare parte a sumelor recuperate. În concluzie, Curtea de Conturi a constatat că, deși personalului CEPOL i-au fost deduse sume din salarii pentru utilizarea în scop personal a autoturismelor CEPOL, nu ar fi trebuit să i se ramburseze costurile cu combustibilul suportate pentru utilizarea autoturismelor în scopuri personale.

11. Ombudsmanul a considerat că respectarea principiilor bunei gestiuni financiare constituie o bună administrare. Prin urmare, este o bună administrare ca CEPOL să se asigure că toți angajații sunt taxați pentru toate costurile de utilizare a autoturismelor în scopuri personale.

12. În opinia sa, practica și politica CEPOL în vigoare înainte de 1 iulie 2008 [3] nu au respectat în mod clar principiile bunei gestiuni financiare. Acest lucru a fost recunoscut în recomandarea Curții de Conturi. Ombudsmanul trebuie să analizeze dacă răspunsul CEPOL la recomandarea Curții, evident în tratarea cererilor de rambursare depuse înainte de 1 iulie 2008, a fost adecvat și echitabil.

13. Ombudsmanul a fost de acord că CEPOL avea dreptul să refuze plata costurilor combustibilului atunci când combustibilul în cauză era utilizat în scopuri personale. Într-adevăr, aceasta avea, de asemenea, dreptul de a recupera oricare dintre plățile sale anterioare [4] pentru combustibilul utilizat în scopuri private [5].

14. Cu toate acestea, Ombudsmanul a reamintit că vehiculele în cauză au fost utilizate și pentru activitatea oficială a CEPOL. Combustibilul achiziționat de angajații CEPOL pentru funcționarea vehiculelor care au fost utilizate pentru activitatea oficială a CEPOL nu intră în domeniul de aplicare al recomandării Curții de Conturi. Prin urmare, angajaților ar trebui să li se ramburseze aceste costuri.

15. De asemenea, a remarcat el, este posibil ca combustibilul achiziționat în scopuri profesionale de anumiți angajați ai CEPOL să fie utilizat de alți angajați ai CEPOL în scopuri personale. Este clar că acei angajați ai CEPOL care au utilizat autoturismele în scopuri personale ar trebui să plătească pentru combustibilul consumat în această perioadă.

16. Cu toate acestea, se pare că CEPOL a refuzat pur și simplu să ramburseze orice chitanțe pentru costurile combustibilului prezentate de angajați, fără a stabili dacă combustibilul a fost utilizat pentru activitatea CEPOL, pentru uzul privat al angajatului CEPOL în cauză sau pentru uzul privat al unui alt angajat al CEPOL. În concluzie, măsura corectivă impusă de CEPOL risca să oblige anumiți angajați ai CEPOL să plătească pentru combustibilul utilizat pentru activitatea oficială a CEPOL sau pentru combustibilul utilizat de alți angajați ai CEPOL. Acest lucru părea inechitabil și ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă.

17. CEPOL ar trebui să fie în măsură să stabilească, după cum a remarcat Ombudsmanul, câți kilometri a parcurs în total fiecare autoturism într-o anumită perioadă. CEPOL ar trebui, de asemenea, să fie conștient de cantitatea de combustibil utilizată de fiecare autoturism în perioada respectivă. Prin urmare, CEPOL ar trebui să fie în măsură să calculeze costul mediu al combustibilului pe kilometru pentru fiecare autoturism CEPOL. CEPOL ar trebui, de asemenea, să fie conștient de numărul de kilometri parcurși de fiecare angajat CEPOL – în fiecare autoturism CEPOL – atât pentru uz personal, cât și pentru uz profesional. Aceste informații ar trebui să fie disponibile pentru fiecare autoturism CEPOL, deoarece angajaților li s-a solicitat să declare aceste sume. Prin calcularea numărului total de kilometri de utilizare privată pe angajat înmulțit cu costul mediu al combustibilului pe kilometru, ar trebui să fie posibil să se calculeze valoarea costurilor combustibilului care ar trebui să fie percepute fiecărui angajat pentru utilizarea privată a fiecărui autoturism.

18. De asemenea, Ombudsmanul a remarcat că a fost posibil să se determine cantitatea de combustibil plătită de fiecare angajat al CEPOL pentru fiecare autoturism al CEPOL (prin examinarea cererilor de rambursare depuse de fiecare angajat al CEPOL). În cazul în care costurile cu combustibilul pentru uz personal percepute reclamantului (sau oricărui alt angajat al CEPOL) sunt mai mici decât rambursarea solicitată, CEPOL ar trebui să îi plătească acestuia (sau oricărui alt angajat al CEPOL) suma în exces. Acesta din urmă ar corespunde combustibilului achiziționat pentru utilizarea autoturismelor în scopuri profesionale. Cu toate acestea, în cazul în care costurile combustibilului pentru uz personal percepute reclamantului (sau oricărui alt angajat al CEPOL) sunt mai mari decât rambursarea solicitată de reclamant (sau de orice alt angajat al CEPOL) pentru uz profesional, CEPOL ar trebui să recupereze sumele relevante de la membrii personalului în cauză.

19. Calculele prevăzute la punctele 17 și 18 se referă numai la costurile combustibilului. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că au existat și alte costuri asociate cu utilizarea autoturismelor CEPOL (amortizare, service, asigurare, taxe și așa mai departe). CEPOL a scăzut o sumă referitoare la „alte costuri” menționate mai sus din salariile angajaților care au utilizat autoturismele CEPOL în scopuri personale. Ombudsmanul a considerat că, în același timp cu efectuarea calculelor descrise la punctele 17 și 18 de mai sus, CEPOL ar trebui să își revizuiască calculul celorlalte costuri pentru a se asigura că nu ia în considerare costurile combustibilului. Un astfel de mod de a proceda va împiedica ca angajații să fie taxați de două ori pentru costurile cu combustibilul.

20. În consecință, Ombudsmanul a propus CEPOL o soluție amiabilă, sugerând să revizuiască costurile percepute angajaților CEPOL pentru a se asigura că aceștia nu numai că sunt taxați în mod corespunzător pentru utilizarea privată a autoturismelor CEPOL, ci sunt, de asemenea, rambursați în mod corect pentru costurile cu combustibilul care rezultă din utilizarea autoturismelor în scopuri profesionale.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

21. Ca răspuns la propunerea de soluție amiabilă, CEPOL a declarat că, din 2008, nu mai este permisă utilizarea privată a vehiculelor CEPOL, iar ultimul autoturism deținut de CEPOL este pe punctul de a fi vândut. CEPOL a salutat apoi constatarea Ombudsmanului potrivit căreia personalului nu ar trebui să i se ramburseze costurile cu benzina suportate atunci când utilizează autoturismele în scopuri personale. CEPOL a fost de acord ca cheltuielile cu benzina efectuate în timpul activității oficiale să fie rambursate. În urma examinării dosarelor sale, CEPOL a declarat că nu există, cu toate acestea, creanțe neachitate pentru cheltuielile comerciale cu benzina și nici plângeri referitoare la neplata unor astfel de cheltuieli legitime.

22. Potrivit CEPOL, cea mai mare parte a utilizării autoturismelor a fost în scopuri personale (98,05% din kilometraj în 2007 și 94,29% din kilometraj în 2008). Nivelul foarte scăzut de utilizare în interes de serviciu a făcut foarte improbabil ca personalul să beneficieze de benzina achiziționată din motive profesionale atunci când utiliza autoturismele în interes personal. Potrivit declarațiilor pe proprie răspundere ale reclamantului, acesta nu a suportat nicio cheltuială cu benzina pentru activități oficiale. Toate cheltuielile sale au fost suportate prin utilizarea privată a autoturismelor. Întrucât s-a convenit că rambursarea costurilor cu benzina suportate prin utilizarea privată a vehiculelor nu este posibilă, nu trebuie efectuate plăți către reclamant. CEPOL nu a pus sub acuzare reclamantul sau orice alt membru al personalului pentru utilizarea benzinei. Procedura urmată a constat în rambursarea cheltuielilor efectuate .

23. CEPOL a declarat că evidențele sale arată că costurile totale de funcționare a vehiculelor în 2007 și 2008 s-au ridicat la 14 782,80 GBP. Aceste costuri sunt legate de întreținere și reparații, asigurare și acoperirea defecțiunilor, dar nu includ niciun cost al benzinei sau combustibilului. Având în vedere că un total de 95 468 de mile au fost înregistrate ca utilizare personală (conform autodeclarațiilor personalului), taxa medie de 00,15 GBP pe milă a fost rezonabilă pentru a acoperi costurile de funcționare. Prin extensie logică, costurile mai ridicate de 00,20 GBP și de 00,25 GBP pentru autoturismele mai mari au fost, de asemenea, rezonabile.

24. În observațiile sale, reclamantul a susținut că toate costurile sale cu benzina pentru utilizarea privată a vehiculelor CEPOL ar trebui rambursate pe baza normelor și practicilor aplicabile la momentul respectiv. El a subliniat că rambursarea costurilor private cu benzina a fost oprită numai după ce și-a prezentat cererile de rambursare. El adaugă că întrebările privind legalitatea unei astfel de rambursări ar trebui adresate directorului, deoarece acestuia îi revine responsabilitatea de a se asigura că sunt îndeplinite toate constrângerile juridice.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

25. În primul rând, Ombudsmanul subliniază că sistemul și practica aplicate pentru utilizarea autoturismelor CEPOL sunt extrem de discutabile. De exemplu, regula inexactă conform căreia autoturismele ar trebui returnate cu un nivel de benzină „peste ½” face excesiv de dificilă în ceea ce privește utilizarea resurselor administrative pentru a calcula, în detaliu, costurile reale suportate de fiecare membru al personalului. Prin urmare, Ombudsmanul constată cu satisfacție că CEPOL a pus capăt oricărei utilizări private a autoturismelor CEPOL. El consideră, de asemenea, că explicațiile furnizate de CEPOL ca răspuns la propunerea sa privind o soluție amiabilă sunt suficiente pentru a-l asigura că costurile percepute personalului pentru utilizarea privată a autoturismelor nu au inclus costurile cu benzina (și anume, personalul nu a fost taxat de două ori pentru benzină) și că nu există creanțe neachitate din partea personalului pentru cheltuielile comerciale cu benzina. Prin urmare, Ombudsmanul nu găsește niciun motiv pentru a continua examinarea detaliată a costurilor.

26. Reiterând concluziile formulate în analiza care stă la baza propunerii de soluție amiabilă, Ombudsmanul subliniază că Curtea de Conturi a constatat că personalului CEPOL nu ar fi trebuit să i se ramburseze costurile cu combustibilul suportate atunci când a utilizat autoturismele CEPOL în scopuri personale. Ombudsmanul consideră că respectarea principiilor bunei gestiuni financiare constituie o bună administrare. Prin urmare, este o bună administrare ca CEPOL să se asigure că toți angajații sunt taxați pentru toate costurile de utilizare a autoturismelor în scopuri personale, inclusiv costurile combustibililor. Practica și politica CEPOL în această privință, care era în vigoare înainte de 1 iulie 2008, nu au respectat în mod clar principiile bunei gestiuni financiare.

27. Prin urmare, CEPOL avea dreptul să refuze rambursarea cererilor de rambursare a costurilor private cu combustibilul depuse înainte de 1 iulie 2008, inclusiv a celor depuse de reclamant. În opinia Ombudsmanului, nu ar fi constituit o bună administrare aplicarea practicii în vigoare înainte de 1 iulie 2008 în cazul cererilor de rambursare depuse de reclamant, având în vedere că această practică nu era în sine în conformitate cu principiile bunei administrări.

28. Argumentele prezentate de reclamant în observațiile sale pot fi înțelese în sensul că CEPOL a efectuat o modificare inechitabilă și retroactivă a normelor aplicabile. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că ceea ce CEPOL a făcut, pe baza concluziilor formulate de Curtea de Conturi, a fost să corecteze aplicarea necorespunzătoare a normelor aplicabile. Normele aplicabile au fost (și sunt în continuare) Regulamentul financiar [6], care prevede, printre altele, că creditele bugetare se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității [7]. Ca atare, Ombudsmanul nu este de acord cu faptul că CEPOL a modificat normele aplicabile în mod inechitabil sau retroactiv.

29. Reclamantul poate fi, de asemenea, înțeles ca argumentând că declarațiile și practicile CEPOL în vigoare înainte de 1 iulie 2008 au creat „așteptarea legitimă” ca toate costurile cu benzina ale vehiculelor CEPOL, inclusiv costurile pentru utilizarea privată a unor astfel de vehicule, să fie rambursate. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că, în conformitate cu jurisprudența constantă a instanțelor UE, promisiunile care sunt contrare normelor aplicabile nu pot da naștere unor "încrederi legitime"[8]. În consecință, aplicarea nelegală de către CEPOL a Regulamentului financiar și declarațiile sale în acest sens nu au putut da naștere unei încrederi legitime că CEPOL va plăti costurile cu benzina suportate de personal atunci când utilizează vehicule în scopuri personale.

30. Ombudsmanul subliniază, de asemenea, că prezenta cauză nu se referă la recuperarea banilor care au fost plătiți în mod necuvenit. Normele aplicabile în ceea ce privește recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit, deși sunt, de asemenea, foarte stricte, sunt mai indulgente decât în cazul în care banii nu au fost încă plătiți unui membru al personalului.[9] Nu există circumstanțe în care se poate efectua o plată către un membru al personalului dacă s-a stabilit deja că o astfel de plată ar fi o plată necuvenită.

31. Pe baza celor de mai sus, nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă din partea CEPOL în ceea ce privește decizia de a nu rambursa costurile cu combustibilul suportate de reclamant atunci când utilizează autoturismele CEPOL în scopuri personale. Prin urmare, cererea reclamantului trebuie respinsă.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă în legătură cu prezenta plângere.

Reclamantul și CEPOL vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 5 octombrie 2011.

[1] CEPOL reunește ofițeri superiori de poliție din întreaga Europă cu scopul de a încuraja cooperarea transfrontalieră în lupta împotriva criminalității și menținerea securității publice, precum și a ordinii publice. CEPOL a fost înființată ca agenție a Uniunii Europene în 2005 prin Decizia 2005/681/JAI a Consiliului din 20 septembrie 2005. Secretariatul CEPOL are sediul la Bramshill, în Regatul Unit, la aproximativ 70 km de centrul Londrei.

[2] Directorul CEPOL era atât ordonatorul de credite, cât și autoritatea împuternicită să facă numiri.

[3] Înainte de 1 iulie 2008, procedura prin care un angajat putea utiliza mașinile de serviciu ale CEPOL era prevăzută în avizele administrative ale CEPOL. A se vedea Comunicarea administrativă nr. 2007/002 a CEPOL, în vigoare de la 1 iulie 2007; și Avizul administrativ nr. 2008-009 al CEPOL, în vigoare de la 1 ianuarie 2008.

[4] A se vedea articolul 85 din Statutul funcționarilor.

[5] Ombudsmanul consideră că este recomandabil ca CEPOL să reexamineze oportunitatea politicii sale de a permite angajaților să utilizeze autovehiculele de birou în scopuri personale. Acest lucru pare să nu aibă sens și să fie complet nejustificat.

[6] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

[7] Articolul 27 din Regulamentul financiar. Cu excepția menționată a acestor cheltuieli de deplasare prevăzute la articolele 7 și 8 din anexa VII la statut, nu există niciun temei juridic pentru a plăti personalului bani pentru cheltuielile lor de deplasare privată.

[8] A se vedea, de exemplu, cauza T-123/89 Chomel/Comisia, Rec., 1990, p. II-131, punctele 28-30.

[9] Articolul 85 din statut prevede că „[o]rice sumă plătită în plus se recuperează în cazul în care beneficiarul a avut cunoștință de faptul că nu există un motiv întemeiat pentru plată sau în cazul în care plata în exces a fost, în mod evident, de așa natură încât nu ar fi putut să nu aibă cunoștință de aceasta”.