Contextul plângerii

1. Acest caz se referă la refuzul Comisiei de a acorda acces deplin la un document pe baza protecției relațiilor internaționale ale instituției. Cazul se referă, de asemenea, la chestiunea accesului public la informațiile schimbate în cadrul reuniunilor dintre instituții și organizațiile de afaceri. Documentul în cauză, la care reclamantul a solicitat accesul, este procesul-verbal al unei reuniuni, care a avut loc în ianuarie 2008, între dl Peter Mandelson, comisarul responsabil pentru comerț de atunci, și reprezentanți ai organizației BusinessEurope. Reclamantul, o organizație a societății civile [1], a solicitat Comisiei Europene accesul public la documentul menționat anterior, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 [2] (denumit în continuare "regulamentul"), în februarie 2008.

2. La 11 martie 2008, Comisia a acordat acces parțial la un e-mail intern al Comisiei care conținea procesul-verbal al reuniunii menționate anterior.

3. La 21 martie 2008, reclamantul a prezentat Comisiei o cerere de confirmare prin care solicita „accesul deplin la documentul solicitat”. Reclamantul a subliniat că refuzul de a acorda acces deplin pare nejustificat, deoarece se pare că reprezentanților grupurilor de interese din industrie, cum ar fi reprezentanții BusinessEurope – și anume alți membri ai publicului – li s-a acordat acces deplin la informațiile conținute în documentul respectiv, după cum înțelege reclamantul.

4. La 22 mai 2008, Comisia a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului. Invocând articolul 4 alineatul (1) litera (a)[3] a treia liniuță din regulament ("relații internaționale"), Comisia a confirmat refuzul de a acorda acces deplin. Acesta a afirmat, pe scurt, că textul eliminat conținea informații sau declarații privind strategiile de negociere ale Direcției Generale Comerț a Comisiei (DG TRADE), iar într-o secțiune separată se preciza că „părțile nedivulgate sunt acoperite în întregime” de motivele de nedivulgare menționate mai sus. În plus, e-mailul conținea o indicație privind o nouă eliminare a textului: „[eliminat - text care nu este relevant pentru cerere]”.

5. La 13 iunie 2008, reclamantul a depus o plângere la Ombudsmanul European.

Obiectul anchetei

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și revendicări ale reclamantului:

Afirmație:

Comisia a refuzat în mod eronat accesul deplin la documentul solicitat.

Revendicarea:

Comisia ar trebui să îi acorde acces deplin la documentul în cauză.

Ancheta

7. La 22 iulie 2008, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la afirmația și cererea de mai sus până la 31 octombrie 2008. Prin scrisoarea din 24 octombrie 2008, Comisia a solicitat o prelungire a termenului de prezentare a avizului său. Comisia și-a trimis avizul la 5 decembrie 2008, care a fost transmis reclamantului cu invitația de a formula observații. Reclamantul și-a prezentat observațiile la 30 ianuarie 2009. În urma primirii observațiilor reclamantului, Ombudsmanul a considerat necesar să efectueze o inspecție a documentului în cauză. Inspecția a avut loc la sediul Comisiei la 9 februarie 2010.

8. La 11 iunie 2010, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție amiabilă. La 25 august 2010, Comisia și-a prezentat avizul cu privire la propunerea Ombudsmanului. Avizul a fost transmis reclamantului, care a prezentat observații la 25 octombrie 2010.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Afirmația potrivit căreia Comisia a refuzat în mod eronat accesul deplin la documentul solicitat

Argumente prezentate Ombudsmanului

9. Reclamantul a susținut că Comisia a refuzat în mod eronat accesul deplin la documentul (un e-mail) care conține procesul-verbal al reuniunii care a avut loc la 19 ianuarie 2008 între comisarul Peter Mandelson și reprezentanții organizației BusinessEurope. Aceasta a afirmat că toate informațiile pertinente au fost eliminate din document, ceea ce face imposibilă cunoașterea a ceea ce s-a discutat. Cu toate acestea, din restul conținutului documentului a reieșit în mod clar că comisarul a făcut schimb de informații cu reprezentanții BusinessEurope cu privire la negocierile în curs din cadrul Organizației Mondiale a Comerțului (OMC), precum și cu privire la negocierile în curs privind acordurile de liber schimb dintre UE și Coreea, India și țările ASEAN. Reclamantul nu a putut fi de acord cu aplicarea articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din regulament, „deoarece aceasta ar însemna discriminare între lobbyiștii din industrie, pe de o parte, și cetățenii UE, pe de altă parte”. Reclamantul s-a întrebat de ce reprezentanții BusinessEurope ar trebui să aibă dreptul de a avea acces la astfel de informații, în timp ce alți cetățeni ai UE nu au avut acest drept.

10. În avizul său, Comisia a subliniat mai întâi că documentul în cauză nu conține un proces-verbal „normal” al unei reuniuni. Mai degrabă, a fost vorba despre un rezumat intern, cuprins într-un e-mail, care a fost adresat colegilor familiarizați cu aspectele discutate în cursul reuniunii. Deoarece nu a fost destinat publicului larg, limba sa a fost foarte directă și "laconică". De fapt, limba a fost cea care a îngreunat înțelegerea de către reclamant a conținutului documentului, și nu a eliminărilor efectuate în acesta. Comisia a acordat acces la aproximativ patru cincimi din conținutul procesului-verbal. Aceasta a respins doar observațiile privind negocierile în curs, deoarece serviciile sale au considerat că divulgarea părților eliminate ar pune elemente ale strategiei de negociere a Comisiei în domeniul public. În opinia sa, acest lucru i-ar putea limita marja de manevră în cadrul negocierilor bilaterale și multilaterale cu Coreea, India și ASEAN, precum și în cadrul OMC. Acest lucru ar submina protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale ale Comunității. În consecință, Comisia era obligată, în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din regulament, să refuze accesul la părțile în cauză ale documentului.

11. În ceea ce privește presupusa discriminare și relația privilegiată a Comisiei cu organizațiile de întreprinderi, membrii colegiului și serviciile acestora se întâlnesc în permanență cu o gamă largă de părți interesate, inclusiv reprezentanți ai întreprinderilor, parteneri sociali, ONG-uri și cetățeni. Comisia (DG TRADE) a dezvoltat un dialog periodic cu organizațiile societății civile din domeniul politicii comerciale, cu scopul de a se asigura că toate perspectivele politicii comerciale a Uniunii pot fi auzite. Cu toate acestea, dialogul este deschis exclusiv organizațiilor non-profit și are loc în cadrul unor reuniuni periodice pe teme comerciale cu comisarul responsabil pentru comerț, cu înalți funcționari ai Comisiei și cu negociatorii comerciali. Aceste reuniuni cu părțile interesate fac parte din activitățile politice ale membrilor colegiului, care nu fac și nu pot face obiectul unui control administrativ în cadrul regulamentului.

12. În observațiile sale, reclamantul nu a fost de acord cu avizul Comisiei și a subliniat că avizul conține neînțelegeri și nu abordează aspecte importante în acest caz. În primul rând, în ceea ce privește utilizarea limbajului direct și laconic, reclamantul nu a întâmpinat dificultăți în „înțelegerea” e-mailului ca atare. Acesta a subliniat că a urmărit îndeaproape chestiunile de politică comercială timp de peste un deceniu și, prin urmare, este familiarizat cu jargonul comercial. În al doilea rând, Comisia a ignorat pur și simplu faptul că a făcut schimb de informații cu reprezentanții BusinessEurope, la care nu a acordat acces reclamantului. Mai precis, aceasta nu a oferit nicio indicație cu privire la motivul pentru care excepția de la divulgare menționată mai sus se aplică în cazul reclamantului și nu în cazul BusinessEurope, ambele fiind membri ai publicului. De asemenea, Comisia nu a reușit să abordeze problema mai generală a discriminării între părțile interesate, cum ar fi reclamantul și lobbyiștii din mediul de afaceri.

13. În urma observațiilor reclamantului, Ombudsmanul a inspectat documentul integral în cauză. Constatările relevante cu privire la prezentul document sunt prezentate mai jos.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

14. Atunci când Ombudsmanul examinează refuzurile de acordare a accesului la documente în temeiul regulamentului, acesta analizează mai întâi dacă motivele nedivulgării sunt „valabile” și „adecvate”. „Valabil” înseamnă că excepția invocată pentru nedivulgare este una dintre cele cuprinse în regulament și se aplică documentului sau informațiilor specifice în cauză. „Adecvată” înseamnă că instituția a invocat excepția într-un mod care este în conformitate cu normele și principiile stabilite în jurisprudența instanțelor.

15. În speță, Comisia s-a întemeiat pe excepția destinată să protejeze „relațiile internaționale” – articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din regulament – pentru a nu divulga anumite părți ale e-mailului în cauză.

16. După ce a consultat versiunea completă a e-mailului, Ombudsmanul a observat că, în afară de două eliminări (a se vedea mai jos), părțile eliminate rămase par într-adevăr să constituie în mod clar tipul de informații și declarații care pot face obiectul excepției menite să protejeze „relațiile internaționale”.

17. În ceea ce privește caracterul adecvat al invocării acestei excepții, Ombudsmanul a subliniat, pe de o parte, că excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din regulament sunt formulate în termeni imperativi. Prin urmare, instituțiile sunt obligate să refuze accesul la documentele care intră sub incidența oricăreia dintre aceste excepții, odată ce se demonstrează existența circumstanțelor relevante [4]. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, în conformitate cu jurisprudența relevantă, Comisia se bucură de o marjă largă de apreciere atunci când invocă excepția în cauză [5]. Aceasta înseamnă că domeniul de aplicare al controlului său se limitează la verificarea respectării normelor de procedură și a obligației de motivare, a exactității materiale a faptelor și a absenței unei erori vădite de apreciere sau a unui abuz de putere [6]. În cele din urmă, în ceea ce privește în mod specific obligația de motivare, Ombudsmanul a reamintit că, deși revine instituției în cauză sarcina de a demonstra, în fiecare caz în parte, că documentele la care se solicită accesul se încadrează într-adevăr în excepțiile enumerate în regulament, poate fi imposibil să se prezinte motive care să justifice necesitatea confidențialității pentru fiecare document în parte fără a divulga conținutul documentului și, prin urmare, fără a priva excepția de însuși scopul său [7].

18. În răspunsul său din 22 mai 2008, Comisia a explicat că:

„Părțile nedivulgate de la punctele 1 și 2 din document se referă la strategia de negociere a Comunității Europene, reprezentată de Comisie în cadrul negocierilor OMC, precum și în ceea ce privește Coreea, India și ASEAN. Partea nedivulgată de la punctul 3 (Energie și mediu) din document conține poziția serviciilor Comisiei cu privire la poziția care trebuie adoptată în cadrul negocierilor comerciale cu privire la aceste chestiuni. Divulgarea acestor părți ar pune în domeniul public elemente care ar putea face parte din strategia de negociere a Comisiei și, prin urmare, ar aduce atingere acestor negocieri multilaterale și bilaterale.”

19. Ombudsmanul a considerat că, având în vedere standardul de revizuire menționat mai sus – și ținând seama în special de faptul că decizia Comisiei se referă la negocierile „în curs”– decizia Comisiei de nedivulgare ar putea fi considerată adecvată în sensul regulamentului.

20. În ceea ce privește cele două părți eliminate din e-mail care, în opinia Ombudsmanului, nu constituiau în mod evident tipul de informații și declarații care ar putea intra sub incidența excepției menite să protejeze "relațiile internaționale", Ombudsmanul a remarcat următoarele.

21. Prima parte (a doua ștergere de la pagina 1 a e-mailului) părea să se refere mai degrabă la datele cu caracter personal decât la relațiile internaționale. Ombudsmanul nu a considerat că ștergerea acestor informații ar fi în niciun fel surprinzătoare sau problematică ca atare. Cu toate acestea, a fost oportun să se permită Comisiei să abordeze această eliminare în răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă.

22. A doua eliminare în cauză (partea finală de la pagina 3 a e-mailului) a necesitat o analiză mai detaliată.

23. Prezenta cauză se referea la o cerere de acces public la „documente” în temeiul regulamentului. Aceasta nu se referea la o cerere de acces la "informații". Comisia însăși – la fel ca alte instituții – a subliniat în mod regulat și destul de ferm că regulamentul se referă numai la dreptul de acces public la „documente” și stabilește un astfel de drept.

24. Rezultă în mod logic că instituțiile însele sunt obligate să respecte această specificitate – sau limitare – a regulamentului, ceea ce înseamnă, printre altele, că nu pot decide că o anumită parte a unui document existent constituie un „subdocument” sau un alt document deoarece conține un alt tip sau tip de informații. Se pare că acesta este tipul de abordare nouă pe care Comisia a încercat să o aplice în cazul de față atunci când a șters ultima parte a e-mailului la care a acordat acces parțial: „[eliminat - text care nu este relevant pentru cerere]”.

25. Cu toate acestea, în sensul regulamentului, cererea de confirmare a reclamantului ar putea fi înțeleasă doar ca implicând o cerere de acces deplin la e-mailul în cauză. Prin urmare, Comisia avea obligația de a oferi motive valabile și adecvate pentru a refuza accesul la textul menționat mai sus sau pentru a acorda acces public la acesta.

26. După cum s-a subliniat mai sus, în urma consultării versiunii complete a e-mailului, Ombudsmanul nu a putut concluziona că textul eliminat în cauză se încadrează în mod evident în excepția invocată de Comisie pentru restul eliminărilor. Prin urmare, acesta a considerat oportun să invite Comisia, în propunerea sa pentru o soluție amiabilă, să reanalizeze modul în care tratează această parte a cazului și să furnizeze o nouă decizie de fond cu privire la posibilitatea de a acorda acces public.

27. Alte două aspecte care au necesitat atenție au fost (a) nemulțumirea reclamantului cu privire la presupusul acces privilegiat al publicului la informații și (b) declarația Comisiei potrivit căreia anumite reuniuni (sau, probabil, documentele aferente) nu intră în domeniul de aplicare al regulamentului.

28. În ceea ce privește primul aspect, a fost oportun ca acesta să fie inclus în propunerea de soluție amiabilă din următoarele motive. În primul rând, aceasta a ridicat problema inegalității de tratament în ceea ce privește accesul public la documente și informații. În al doilea rând, aceasta a ridicat problema momentului exact în care informațiile sunt făcute "publice" în temeiul regulamentului. Ambele întrebări au fost potențial relevante pentru legalitatea deciziei concrete a Comisiei cu privire la o cerere specifică de acces public la documente, iar ambele aspecte nu au fost abordate în mod adecvat de către Comisie în acest caz.

29. În ceea ce privește ambele întrebări, Ombudsmanul a reamintit că regulamentul nu reglementează pur și simplu, în scopuri practice, chestiunea accesului la documente. Acesta reglementează un drept care a fost introdus în vederea îmbunătățirii calității democratice a Uniunii. În cazul în care se consideră, în general, că instituțiile Uniunii acordă în mod arbitrar anumitor membri ai publicului un acces privilegiat la documente și informații, este probabil ca regulamentul să nu îndeplinească în mod adecvat acest scop.

30. Termenul "arbitrar" a fost important aici. Ombudsmanul, care conduce el însuși o administrație, este în mod evident conștient de diferitele tipuri de comunicare pe care o instituție trebuie să le întrețină cu interlocutorii externi sau cu părțile interesate. Cu toate acestea, atunci când deschiderea relevantă pentru această comunicare este fie arbitrară, fie percepută ca arbitrară, lipsită de o bază de reglementare adecvată sau pur și simplu fără principii clar aplicabile, publicul poate pune în mod rezonabil sub semnul întrebării compatibilitatea unei astfel de situații cu principiile bunei administrări.

31. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat oportun să solicite Comisiei, în propunerea sa pentru o soluție amiabilă, să își clarifice practicile și normele relevante, dacă este cazul, cu privire la chestiunea presupusului acces privilegiat la informații și/sau documente.

32. În ceea ce privește declarația Comisiei potrivit căreia anumite reuniuni (sau, probabil, documentele aferente) nu intră în domeniul de aplicare al regulamentului, Ombudsmanul a observat că această declarație, dacă este luată ca atare, pare să conțină o interpretare oarecum nouă și cuprinzătoare a regulamentului, al cărei temei juridic nu este pe deplin clar. Prin urmare, în loc să încerce să ghicească în continuare ce intenționa să spună Comisia, Ombudsmanul a invitat Comisia să își reconsidere declarația în această privință.

33. În consecință, Ombudsmanul a propus Comisiei (i) ca, în ceea ce privește a doua eliminare de la pagina 1 a e-mailului în cauză, să reexamineze raționamentul prezentat în decizia sa privind cererea de confirmare a reclamantului; (ii) în ceea ce privește partea din e-mailul în cauză care a fost ștearsă și descrisă (în versiunea parțial divulgată) ca fiind „[eliminat - text care nu este relevant pentru cerere]”, să reexamineze modul în care tratează cererea reclamantului și să divulge textul sau să prezinte motive valabile și adecvate pentru nedivulgare; (iii) în ceea ce privește chestiunea presupusului acces privilegiat la documente și/sau informații, să aibă în vedere furnizarea de informații cu privire la practicile și normele sale relevante, dacă este cazul, și să explice modul în care practicile și/sau normele respective se referă la normele privind accesul public la documente; și (iv) în ceea ce privește declarația Comisiei potrivit căreia anumite reuniuni (sau, probabil, documentele aferente) nu intră în domeniul de aplicare al regulamentului, să își reexamineze declarația și, în cazul în care decide să o mențină, să o clarifice în detaliu și cu trimiteri adecvate la legislația și jurisprudența aplicabile, dacă este cazul.

Argumente prezentate Ombudsmanului după propunerea sa de soluție amiabilă

34. În avizul său privind propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, Comisia a răspuns după cum urmează.

35. În ceea ce privește punctul (i) referitor la a doua ștergere de la pagina 1 a e-mailului în cauză, Comisia a fost de acord cu Ombudsmanul că această ștergere se referă la date cu caracter personal și nu la relații internaționale, astfel cum se menționează în răspunsul Comisiei la cererea de confirmare. Prin urmare, răspunsul Comisiei ar fi trebuit să precizeze acest lucru, iar accesul ar fi trebuit refuzat în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din regulament, întrucât divulgarea părții eliminate ar aduce atingere vieții private a persoanei în cauză.

36. În ceea ce privește punctul (ii) referitor la partea „[eliminat - text nerelevant pentru cerere]”, Comisia a subliniat din nou că e-mailul în cauză nu conține un proces-verbal „normal” al unei reuniuni. Acesta a fost, mai degrabă, un rezumat intern adresat colegilor din cadrul Comisiei. Prin urmare, nu a fost vorba despre un proces-verbal oficial al reuniunii, care a fost aprobat de participanți. Având în vedere că cererea reclamantului se referea la „procesul-verbal al reuniunii”, Comisia a fost de părere că avea dreptul să considere că cererea reclamantului acoperea numai acele părți ale e-mailului care reflectau discuțiile din timpul reuniunii. Cu toate acestea, Comisia, deși își menține opinia potrivit căreia această parte a e-mailului nu era relevantă pentru cererea reclamantului, a decis că aceasta ar putea fi divulgată reclamantului. O copie a e-mailului, inclusiv partea eliminată anterior, a fost anexată la răspunsul Comisiei.

37. În ceea ce privește punctul (iii) referitor la presupusul acces privilegiat, Comisia a declarat că nu aplică nicio normă sau practică care să acorde anumitor grupuri un acces privilegiat la documente și/sau informații, cu excepția cazurilor speciale privind părțile implicate în proceduri administrative specifice, persoanele vizate și alte situații similare. Dimpotrivă, Codul bunei conduite administrative al Comisiei prevede că trebuie respectate principiul nediscriminării și al egalității de tratament. Scopul procedurii aplicate în cazul cererilor de acces la documente și prevăzute în regulament este de a examina documentele solicitate pentru a stabili dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute la articolul 4. Odată ce Comisia stabilește că un document intră sub incidența unei excepții și că nu există un interes public superior care să justifice divulgarea, aceasta este obligată să refuze accesul. În conformitate cu jurisprudența relevantă, toate cererile de acces la documente sunt tratate în același mod, iar interesul sau contextul specific al unui solicitant nu poate fi luat în considerare în decizia sa de acordare a accesului. În cazul de față, reclamantul nu a prezentat niciun element de fapt care să demonstreze că decizia Comisiei de a acorda acces parțial la documentul solicitat s-a bazat pe ipoteza că solicitantul avea un context sau un interes specific, discriminând astfel reclamantul.

38. În ceea ce privește punctul (iv) referitor la domeniul de aplicare al regulamentului, Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că răspunsul său anterior a creat confuzie în această privință și, prin urmare, a dorit să clarifice chestiunea. Acesta a afirmat că deciziile membrilor colegiului cu privire la părțile interesate care trebuie să se întâlnească cu privire la aspectele care nu pot fi revizuite în cadrul regulamentului. Cu toate acestea, orice documente referitoare la astfel de contacte ar intra, în mod firesc, în domeniul de aplicare al regulamentului.

39. În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei privind propunerea de soluție amiabilă, reclamantul a prezentat următoarele observații.

40. În ceea ce privește punctele (i) și (ii), reclamantul a fost de acord cu interpretarea Ombudsmanului potrivit căreia cererea sa de confirmare ar putea fi înțeleasă doar ca implicând o cerere de acces deplin la e-mailul în cauză. Acesta a recunoscut și a apreciat faptul că, în prezent, Comisia a publicat părți ale e-mailului care anterior fuseseră șterse. Cu toate acestea, reclamantul a remarcat întârzierea care a avut loc în obținerea accesului la aceste părți ale e-mailului: a durat mai mult de doi ani și a depus o plângere la Ombudsman pentru a i se acorda în cele din urmă acces.

41. În ceea ce privește punctul (iii), reclamantul a subliniat că Comisia nu a abordat această chestiune în răspunsul său și că s-a limitat să afirme că nu dispune de norme sau practici care să acorde acces privilegiat anumitor grupuri. Reclamantul a declarat că nu se aștepta ca Comisia să dispună de astfel de norme sau practici. Cu toate acestea, Comisia pare să fi acordat un astfel de acces privilegiat atunci când a făcut schimb de informații privind negocierile OMC și ALS cu BusinessEurope, dar nu a făcut schimb de aceleași informații cu reclamantul. Comisia nu a explicat de ce consideră că schimbul de informații cu BusinessEurope nu prezintă un risc pentru relațiile internaționale, deși pare să considere că divulgarea acelorași informații reclamantului ar prezenta un astfel de risc. Reclamantul a susținut că aceasta este o practică discriminatorie și nejustificată a Comisiei.

42. Reclamantul nu a prezentat observații cu privire la observațiile Comisiei referitoare la punctul (iv) din soluția amiabilă a Ombudsmanului.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

43. Ombudsmanul salută faptul că Comisia a acceptat propunerea sa de a-și reconsidera motivația de a refuza accesul la a doua ștergere de la pagina 1 a e-mailului. Ombudsmanul acceptă declarația Comisiei potrivit căreia raționamentul ar fi trebuit să facă trimitere la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din regulament, referitor la protecția vieții private a persoanei în cauză, și nu la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din regulament, referitor la protecția relațiilor interne.

44. Ombudsmanul salută, de asemenea, faptul că Comisia a acceptat propunerea sa de a divulga textul în e-mailul descris ca fiind „[eliminat - text care nu este relevant pentru cerere]”. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a anexat o copie a e-mailului, inclusiv partea eliminată anterior, menționată mai sus, acordând astfel acces la acesta. Cu toate acestea, anumite aspecte trebuie abordate în acest context.

45. Comisia a susținut, în ambele sale avize, că documentul la care reclamantul a solicitat acces a fost, de fapt, un e-mail intern, care conținea un rezumat al discuțiilor din cadrul reuniunii, precum și alte informații pe care nu le-a considerat ca intrând în domeniul de aplicare al cererii reclamantului. În consecință, ea nu a divulgat această parte a e-mailului. Ombudsmanul reamintește, astfel cum s-a subliniat deja mai sus, că cererea reclamantului viza accesul la un document, și anume "procesul-verbal al reuniunii dintre comisarul Mandelson și reprezentanții organizației BusinessEurope", și nu accesul la informații. În opinia Ombudsmanului, în cazul în care Comisia a identificat e-mailul intern în cauză ca fiind documentul la care reclamantul a solicitat acces, aceasta ar fi trebuit să trateze cererea ca referindu-se la întregul document, fără a se gândi dacă anumite informații conținute în acesta "se încadrează în cererea reclamantului".

46. Considerațiile de mai sus au fost deja evidențiate în propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă. În avizul său cu privire la această propunere, Comisia, deși a acordat efectiv acces la partea din e-mailul în cauză, și-a menținut poziția potrivit căreia avea dreptul să diferențieze diferitele părți ale documentului. Ombudsmanul nu este de acord cu poziția adoptată de Comisie și, prin urmare, va face o observație suplimentară relevantă mai jos.

47. În plus, în avizul său privind propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă, Comisia a afirmat în continuare, în contextul deciziei sale de a „limita” cererea de acces a reclamantului, că a făcut acest lucru deoarece a fost „o modalitate eficientă de maximizare a informațiilor puse la dispoziție, în special în cazul cererilor ample în care solicitantul nu a identificat niciun document specific”.

48. În această privință, Ombudsmanul subliniază că cererea reclamantului nu se referea la o „cerere amplă”, ci la un document foarte specific, și anume procesul-verbal al unei reuniuni definite cu precizie. Ombudsmanul reamintește că articolul 6 alineatul (2)[8] din regulament prevede în mod explicit că, în cazul în care o cerere nu este suficient de clară, instituția poate solicita unui solicitant să clarifice domeniul de aplicare al cererii și poate chiar să asiste solicitantul în acest sens, furnizându-i informații. Scopul acestei dispoziții este, pe de o parte, de a permite solicitantului să identifice în mod clar documentul la care se solicită accesul și, pe de altă parte, de a permite instituției să identifice cu precizie documentul (documentele) care este (sunt) solicitat(e), ceea ce, la rândul său, limitează activitatea administrativă și juridică a acestuia din urmă atunci când decide dacă acordă sau nu accesul la documentul solicitat. Prin urmare, este clar că, în cazul în care o instituție nu poate identifica cu precizie documentul (documentele) solicitat(e) (astfel cum pare să susțină Comisia în acest caz), în temeiul articolului 6 alineatul (2) din regulament, aceasta ar trebui să încerce să obțină clarificări cu privire la domeniul de aplicare al cererii, în loc să formuleze ipoteze cu privire la ce anume solicită solicitantul accesul. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că ar fi fost o bună practică administrativă dacă Comisia ar fi solicitat reclamantului să clarifice domeniul de aplicare al cererii sale. În special, Ombudsmanul consideră că, pe baza ipotezei că normele interne ale Comisiei nu o obligă să întocmească procese-verbale ale reuniunilor pe care le organizează cu publicul și că, prin urmare, nu există astfel de procese-verbale, în sensul obișnuit, ar fi putut explica acest fapt reclamantului. În plus, aceasta ar fi putut informa reclamantul că a identificat totuși un document (în acest caz, un e-mail intern) care, printre altele, conține informații care ar putea fi ceea ce reclamantul numește "procesul-verbal al reuniunii".

49. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, inițial, Comisia nu a divulgat o parte din e-mail, deoarece a considerat că acesta nu se încadrează în domeniul de aplicare al cererii reclamantului. Partea în cauză are următorul cuprins:

„4. După reuniune

Rusia: după întâlnirea [dl H.] a solicitat PM disponibilitatea de a participa la evenimentul de afaceri BE/FR din 20/21 februarie. PM a declarat că va analiza acest aspect, ordinea de zi urmând să fie verificată (a se vedea în HH). (documentul RF anexat de BE). Conferința „Europa globală”: BE este interesată de organizarea unei conferințe pentru a trece în revistă progresele înregistrate în ceea ce privește agenda „Europa globală”, cu participarea PM și cosponsorizarea COM. Notă cu privire la acest lucru va urma. BE a transmis, după reuniune, nota de informare a [dlui S.] pentru reuniune (anexată). Puncte utile pentru reuniunile KFF și PB cu BE din 30 și 31/1/08.

[Dna M.]

Anexe:
IRC-not250108-EASMandelsonfinal versiune modificată.doc
RUS-agen200208-RSVPvisit.doc" (sic)

50. Două aspecte trebuie abordate în legătură cu părțile citate mai sus ale e-mailului.

51. Prima problemă se referă la faptul că e-mailul conținea două anexe. Prin eliminarea textului de mai sus, Comisia a împiedicat reclamantul să afle despre existența anexelor și, prin urmare, să solicite în cele din urmă divulgarea lor publică. Trebuie să fi fost evident pentru Comisie, la momentul formulării cererii, că reclamantul ar fi dorit, după toate probabilitățile, să aibă acces la aceste documente. Având în vedere faptul că reclamantul nu a urmărit acest aspect și având în vedere rezultatul pozitiv al propunerii de soluție amiabilă, Ombudsmanul nu consideră că este necesar să investigheze în continuare această chestiune. Cu toate acestea, petiționarul consideră că este oportun să se includă o sugestie în acest sens în observația suplimentară de mai jos.

52. Al doilea aspect se referă la faptul că, în prezent, Comisia a divulgat partea din e-mail care nu a fost divulgată anterior, dar fără a indica faptul că ar fi refuzat accesul la acesta la momentul depunerii cererii de acces de către reclamant. Prin urmare, Ombudsmanul înțelege Comisia să considere că această parte a e-mailului a fost accesibilă publicului încă de la început.

53. În ceea ce privește punctul (iii) din propunerea sa pentru o soluție amiabilă, care se referă la chestiunea mai largă dacă Comisia acordă anumitor entități acces privilegiat la documente sau informații, Ombudsmanul ia act de următoarele.

54. La 15 februarie 2011, reclamantul a publicat o declarație pe site-ul său web [9], anunțând că a inițiat o acțiune în justiție în fața Tribunalului Uniunii Europene împotriva Comisiei pentru nedivulgarea documentelor referitoare la negocierile de liber schimb ale UE cu India. Reclamantul a acuzat Comisia de discriminare în favoarea grupurilor de lobby corporative și de încălcarea normelor UE în materie de transparență.

55. Ombudsmanul reamintește că, în conformitate cu articolul 2 alineatul (7) din Statutul Ombudsmanului [10], acesta trebuie să pună capăt, fără alte acțiuni, examinării unei plângeri atunci când obiectul acesteia a fost adus în fața unei instanțe. În speță, această dispoziție nu se aplică, întrucât obiectul procedurii inițiate de reclamant în fața Tribunalului este diferit de cel al prezentei anchete. Cu toate acestea, pe baza informațiilor publicate pe site-ul web al reclamantului, principalul argument al reclamantului în cauza aflată pe rolul Tribunalului este că Comisia „discriminează în favoarea grupurilor corporative de lobby …. Ceea ce este în joc este dacă Comisia își poate continua practica de a acorda marilor întreprinderi acces privilegiat la procesul său de elaborare a politicii comerciale prin schimbul de informații care nu sunt comunicate publicului.” Prin urmare, se pare că Tribunalul, în contextul procedurilor inițiate de reclamant, va trebui să se ocupe de același argument care a fost acoperit de punctul (iii) din propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului. Cauza judiciară menționată mai sus a fost inițiată după ce reclamantul și-a prezentat observațiile cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea de soluție amiabilă. Prin urmare, se pare că reclamantul dorește acum să obțină punctul de vedere al Tribunalului cu privire la argumentul relevant. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu mai este necesar ca acesta să analizeze acest aspect al cazului.

56. În cadrul procedurii în fața Tribunalului, reclamantul este, desigur, liber să facă trimitere la informațiile furnizate de Comisie în cursul prezentei anchete, cum ar fi (i) declarațiile Comisiei potrivit cărora aceasta nu dispune de norme sau practici pentru a acorda anumitor grupuri un acces privilegiat la documente și/sau informații, cu excepția cazurilor speciale care implică părți la proceduri administrative specifice, persoane vizate și alte situații similare, și (ii) declarația sa, în acest context, potrivit căreia Codul său de bună conduită administrativă stabilește principiul nediscriminării și al egalității de tratament.

57. În cele din urmă, în ceea ce privește punctul (iv), Ombudsmanul salută clarificările Comisiei potrivit cărora, deși deciziile luate de membrii colegiului cu privire la părțile interesate pe care consideră că ar trebui să le întâlnească nu pot fi revizuite în cadrul regulamentului, orice documente referitoare la astfel de contacte intră în domeniul de aplicare al unei cereri de acces la documente. Având în vedere aceste clarificări, Ombudsmanul consideră că acest aspect al cazului nu necesită investigații suplimentare.

58. Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că rezultatul propunerii sale de soluție amiabilă cu privire la punctele (i), (ii) și (iv) a fost încununat de succes. În ceea ce privește punctul (iii) din propunerea sa de soluție amiabilă, pentru motivele expuse la punctul 48 de mai sus, Ombudsmanul trebuie să pună capăt examinării acestui aspect al cauzei.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Având în vedere declarațiile Comisiei din avizul său privind propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă și având în vedere reacțiile reclamantului la aceste declarații, Ombudsmanul consideră că rezultatul propunerii sale de soluție amiabilă este satisfăcător, cu excepția răspunsului Comisiei la afirmația că acordă anumitor persoane acces privilegiat la documente. Cu toate acestea, întrucât această afirmație ocupă un loc important într-o cauză pe care reclamantul a depus-o între timp la Tribunal, Ombudsmanul consideră că nu mai este necesar ca acesta să ia în considerare acest aspect al cauzei.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Observații suplimentare

În cazul de față, reclamantul a depus o cerere de acces public la un „document”, și nu o cerere de acces la „informații”. Comisia a tratat această cerere în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente. Cu toate acestea, astfel cum s-a subliniat mai sus, din regulament rezultă că instituțiile nu pot decide că, deoarece o anumită parte a unui document existent conține un alt tip sau tip de informații, acesta constituie un „subdocument” sau un document separat. Prin urmare, Ombudsmanul ar dori să încurajeze Comisia să urmeze, în cazuri similare viitoare, o abordare care să fie în concordanță cu considerațiile de mai sus.

În plus, Ombudsmanul subliniază că trimiterile la anexele la un anumit document fac parte, de asemenea, din acesta din urmă și, prin urmare, nu ar trebui excluse atunci când instituțiile analizează o cerere de acces la un astfel de document. Prin urmare, Ombudsmanul ar dori să invite Comisia să urmeze o practică conform căreia, indiferent dacă o anexă face parte sau nu din documentul care face trimitere la anexă, trimiterile la anexe sunt întotdeauna tratate ca făcând parte din documentul principal la care s-a solicitat accesul.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 7 iunie 2011.

---

[1] Observatorul european al întreprinderilor: http://www.corporateeurope.org/

[2] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[3] Articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din regulament prevede:

„1. Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar submina protecția:

(a) interesul public în ceea ce privește:

[…]

- relații internaționale …"

[4] A se vedea cauza T-110/03 Sison/Consiliul, Rec., 2005, p. II-1429, punctul 51.

[5] A se vedea cauza T-110/03 Sison/Consiliul, ibidem, punctul 46.

[6] A se vedea cauza T-110/03 Sison/Consiliul, ibidem, punctul 47 (privind domeniul de aplicare al controlului Tribunalului).

[7] A se vedea cauza T-110/03 Sison/Consiliul, ibidem, punctul 60.

[8] "În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest sens, de exemplu prin furnizarea de informații privind utilizarea registrelor publice de documente."

[9] http://www.corporateeurope.org/global-europe/content/2011/02/commission-sued-privileged-access

[10] Articolul 2 alineatul (7) din Statutul Ombudsmanului prevede: „În cazul în care Ombudsmanul, ca urmare a unei proceduri judiciare în curs sau încheiate cu privire la faptele invocate, trebuie să declare o plângere inadmisibilă sau să pună capăt examinării acesteia, rezultatul oricărei anchete pe care a efectuat-o până în acel moment se depune fără nicio altă acțiune.”