Contextul plângerii

1. Înainte de 1 iulie 2008, angajații CEPOL aveau dreptul de a utiliza autoturismele puse în comun ale CEPOL atât pentru deplasări în interes de serviciu, cât și pentru deplasări private. Taxele pentru utilizarea privată a autoturismelor au fost deduse din salariile angajaților (angajații aveau obligația de a declara, în jurnalele de bord aferente fiecărui autoturism, cât de mult au utilizat fiecare autoturism în scopuri personale).

2. Cu toate acestea, în cazul în care un angajat a achiziționat combustibil pentru unul dintre autoturisme, CEPOL a rambursat integral aceste costuri. Reclamantul a depus două cereri de rambursare a combustibilului, la 31 martie 2008 și, respectiv, la 4 iulie 2008, pentru sumele de 217,77 GBP și, respectiv, 228,07 GBP. Aceste cereri de rambursare au fost respinse.

3. După ce a încercat fără succes să rezolve problema cu CEPOL, reclamantul a depus o plângere la Ombudsman la 5 august 2009.

Obiectul anchetei

4. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri:

Afirmație:

CEPOL nu a tratat cererile de rambursare ale reclamantului în conformitate cu normele în vigoare în perioada acoperită de cereri (primul semestru al anului 2008).

Revendicarea:

CEPOL ar trebui să ramburseze costurile declarate cu benzina suportate în 2008 pentru utilizarea profesională a autoturismelor de grup.

Ancheta

5. La 29 septembrie 2009, Ombudsmanul a transmis plângerea CEPOL. CEPOL și-a dat avizul la 8 februarie 2010, care a fost transmis reclamantului cu invitația de a formula observații. Reclamantul și-a prezentat observațiile la 31 martie 2010.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Acuzații și pretenții

Argumente prezentate Ombudsmanului

6. În avizul său, CEPOL a afirmat că rambursarea a fost autorizată pentru prima dată, dar ulterior a fost respinsă din cauza informațiilor preliminare primite de la Curtea de Conturi. Potrivit CEPOL, Curtea de Conturi a considerat că aceste creanțe nu ar trebui rambursate. CEPOL a anexat la avizul său scrisoarea Curții de Conturi, prin care a informat CEPOL că „costurile benzinei pentru utilizarea privată a unui autoturism al agenției nu ar trebui rambursate”.

7. În observațiile sale, reclamantul și-a menținut afirmația. El a susținut că diferențierea pe care CEPOL a făcut-o între utilizarea în interes de serviciu și utilizarea privată a autoturismelor de grup nu este permisă. Acesta a afirmat că, în practică, nu era posibil să se facă o distincție între cantitatea de benzină utilizată pentru deplasările în interes de serviciu și cantitatea de benzină utilizată pentru deplasările în interes personal. Acest lucru se datorează faptului că mașinile au fost realimentate numai atunci când nivelurile de combustibil au fost scăzute. Combustibilul adăugat autoturismelor nu se referea, așadar, de obicei la o anumită călătorie. Atunci când angajații au realimentat o mașină după o călătorie privată, combustibilul adăugat ar fi putut acoperi combustibilul consumat pentru o călătorie de afaceri anterioară și viceversa. Reclamantul a subliniat că afirmațiile sale privind benzina se refereau la utilizarea autoturismelor de grup ale CEPOL în scopuri profesionale, în timp ce scopul utilizării ar fi putut fi, de fapt, atât de natură privată, cât și de natură comercială.

Evaluarea Ombudsmanului

8. Ombudsmanul ia act de faptul că sistemul aflat în funcțiune la CEPOL înainte de iulie 2008 a fost considerat inacceptabil de către Curtea de Conturi. Curtea de Conturi a constatat că „în timp ce costurile pentru autoturismele de grup au fost recuperate, personalul a putut solicita rambursarea pentru benzina achiziționată pentru aceste autoturisme, care, în majoritatea cazurilor, compensează cea mai mare parte a sumelor recuperate. Costurile benzinei pentru utilizarea privată a unui autoturism al agenției nu ar trebui rambursate”. În concluzie, Curtea de Conturi a constatat că, deși personalului CEPOL i-au fost deduse sume din salarii pentru utilizarea privată a autoturismelor CEPOL, acestora nu ar fi trebuit să li se ramburseze costurile cu combustibilul pe care le-au suportat atunci când au utilizat autoturismele în scopuri personale.

9. Este clar că CEPOL are dreptul să refuze plata costurilor combustibilului atunci când combustibilul în cauză a fost utilizat în scopuri personale. Într-adevăr, aceasta are, de asemenea, dreptul de a recupera orice plăți anterioare [1] pe care le-a efectuat pentru combustibilul utilizat în scopuri private.

10. Cu toate acestea, este de asemenea clar că vehiculele în cauză au fost utilizate și pentru activitatea oficială a CEPOL. Combustibilul achiziționat de angajații CEPOL pentru funcționarea vehiculelor care au fost utilizate pentru activitatea oficială a CEPOL nu intră în domeniul de aplicare al instrucțiunilor primite de la Curtea de Conturi. Prin urmare, angajaților ar trebui să li se ramburseze aceste costuri.

11. De asemenea, este posibil ca combustibilul achiziționat de anumiți angajați ai CEPOL în scopuri profesionale să fi fost utilizat de alți angajați ai CEPOL atunci când au utilizat autoturismele în scopuri personale. Este clar că acei angajați ai CEPOL care au utilizat autoturismele pentru uz personal ar trebui să plătească pentru combustibilul consumat în timpul unei astfel de utilizări private. De asemenea, este clar că angajații CEPOL care au achiziționat combustibil în scopuri profesionale nu ar trebui să fie nevoiți să acopere costul acestui combustibil.

12. Ombudsmanul consideră că respectarea principiilor bunei gestiuni financiare constituie o bună administrare. Prin urmare, este o bună administrare ca CEPOL să se asigure că toți angajații sunt taxați pentru toate costurile de utilizare a autoturismelor în scopuri personale. În opinia sa, sistemul în vigoare înainte de recomandarea Curții de Conturi nu respecta în mod clar principiile bunei gestiuni financiare. În plus, răspunsul CEPOL la recomandarea Curții de Conturi nu a fost suficient de precis. CEPOL a refuzat pur și simplu să plătească eventualele chitanțe pentru costurile combustibilului prezentate de angajați, fără a stabili dacă acest combustibil a fost utilizat pentru activitatea CEPOL, pentru uzul privat al angajatului CEPOL în cauză sau pentru uzul privat al unui alt angajat al CEPOL. În concluzie, măsura corectivă impusă de CEPOL riscă să oblige anumiți angajați ai CEPOL să plătească pentru combustibilul utilizat pentru activitatea oficială a CEPOL sau pentru combustibilul utilizat de alți angajați ai CEPOL.

13. CEPOL ar trebui să poată stabili câți kilometri a parcurs în total fiecare autoturism într-o anumită perioadă. CEPOL ar trebui, de asemenea, să fie conștient de cantitatea de combustibil utilizată de fiecare autoturism în perioada respectivă. Prin urmare, CEPOL ar trebui să fie în măsură să calculeze costul mediu al combustibilului pe kilometru pentru fiecare autoturism CEPOL. CEPOL ar trebui, de asemenea, să cunoască numărul de kilometri parcurși pentru uz personal de fiecare angajat al CEPOL – în fiecare autoturism al CEPOL – în perioada respectivă (angajații trebuiau să declare aceste sume). Prin calcularea numărului total de kilometri de utilizare în scop personal per angajat cu costul mediu al combustibilului pe kilometru, ar trebui, prin urmare, să fie posibil să se estimeze valoarea costurilor combustibilului care ar trebui să fie atribuită fiecărui angajat pentru utilizarea în scop personal a fiecărui autoturism.

14. De asemenea, este posibil să se determine cantitatea de combustibil plătită de fiecare angajat al CEPOL pentru fiecare autoturism CEPOL (prin examinarea cererilor de rambursare depuse de fiecare angajat al CEPOL). În cazul în care costurile cu combustibilul pentru uz personal percepute reclamantului (sau oricărui alt angajat al CEPOL) sunt mai mici decât rambursarea solicitată, CEPOL ar trebui să îi ramburseze acestuia (sau oricărui alt angajat al CEPOL) suma în exces. Cu toate acestea, în cazul în care costurile combustibilului pentru uz personal percepute reclamantului (sau oricărui alt angajat al CEPOL) sunt mai mari decât rambursarea solicitată de reclamant (sau de orice alt angajat al CEPOL), CEPOL ar trebui să recupereze sumele relevante.

15. Calculele prevăzute la punctele 13 și 14 se refereau numai la costurile combustibilului. Cu toate acestea, au existat și alte costuri asociate cu utilizarea autoturismelor CEPOL (amortizare, service, asigurare, taxe etc.). CEPOL a scăzut deja o sumă referitoare la „alte costuri” menționate mai sus din salariile angajaților care utilizează autoturismele CEPOL în scopuri personale. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că, în același timp cu efectuarea calculelor descrise la punctele 17 și 18 de mai sus, CEPOL ar trebui să își revizuiască calculul celorlalte costuri pentru a se asigura că nu ia în considerare costurile combustibilului. Acest lucru ar împiedica angajații să fie taxați de două ori pentru costurile cu combustibilul.

16. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a sugerat prezentarea unei propuneri de soluție amiabilă pentru a oferi CEPOL posibilitatea de a soluționa problema în mod corespunzător.

17. Reclamantul nu a fost de acord cu propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nicio anchetă suplimentară nu este justificată în cazul de față.

B. Concluzie

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nicio altă anchetă nu este justificată.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 1 aprilie 2011.

[1] A se vedea articolul 85 din Statutul funcționarilor.