Administrația UE recrutează sute de membri ai personalului în fiecare an prin diferite tipuri de proceduri de recrutare. Aceste proceduri trebuie să urmeze anumite reguli și principiile bunei administrări.

De obicei, procedurile de recrutare presupun existența unei comisii de evaluare, care are responsabilitatea de a evalua candidații și de a elabora o listă finală de candidați potriviți pentru recrutare. Comisiile de evaluare au obligația de a respecta criteriile de evaluare în activitatea lor, dar dispun de o marjă de discreție mare la evaluarea calificărilor și a experienței profesionale a candidaților din perspectiva criteriilor respective. Normele care reglementează aceste proceduri sunt stabilite, de obicei, în anunțul de post vacant sau în anunțul de procedură.

Rolul Ombudsmanului în cazurile de recrutare este, în principal, de a analiza dacă a existat o eroare de evaluare evidentă a comisiei de evaluare sau eventuale deficiențe procedurale. Aceasta înseamnă că Ombudsmanul nu va reevalua o candidatură sau performanța unui candidat în cadrul unui test sau al unui interviu. Cu toate acestea, Ombudsmanul poate obține explicații cu privire la modul în care comisia de evaluare a evaluat o candidatură sau performanța unui candidat, pentru a se asigura că procedura s-a desfășurat în mod corespunzător.

Înainte de a face o plângere la Ombudsman, candidatul trebuie să utilizeze mai întâi căile de atac menționate în anunț și să îi acorde administrației suficient timp pentru a răspunde.