O processo dizia respeito à falta de resposta da Comissão às mensagens do queixoso relativas às suas dificuldades com a apresentação de uma proposta de subvenção. Devido a problemas técnicos, o autor da denúncia não pôde candidatar-se através do sistema PRIAMOS da Comissão. Em vez disso, apresentou a sua proposta por correio eletrónico, que ficou sem resposta.

O Provedor de Justiça inquiriu sobre a questão e pediu à Comissão que respondesse. Na sua resposta, a Comissão desculpou-se por não ter respondido anteriormente. Afirmou que não podia aceitar o pedido de correio eletrónico do autor da denúncia porque o sistema tinha funcionado corretamente e a Comissão não tinha conseguido identificar quaisquer tentativas do autor da denúncia de enviar a proposta através do PRIAMOS antes do termo do prazo.

O processo dizia respeito à alegada incapacidade do Gabinete do Representante Especial da União Europeia (REUE) no Kosovo para manter os candidatos a estágios informados das etapas de um processo de recrutamento. A Provedora de Justiça inquiriu sobre a questão, expondo a sua opinião de que «é ao mesmo tempo cortês e útil acusar a receção das candidaturas e informar os candidatos das etapas significativas (como a sua exclusão de um processo de recrutamento) que afetam a sua evolução num processo de recrutamento». O Gabinete do REUE explicou que dispunha de recursos muito limitados e, por conseguinte, só podia informar as pessoas incluídas na lista restrita do resultado do processo. No entanto, indicou que estava a analisar a forma de melhorar a sua comunicação com as pessoas que pretendem ser estagiários, por exemplo, informando todas essas pessoas das etapas pertinentes do procedimento através da disponibilização de informações pertinentes no seu sítio Internet. O Provedor de Justiça convidou o Gabinete do REUE a apresentar um relatório sobre a aplicação desta solução.

Este processo dizia respeito à alegada decisão ilegal e/ou injusta da Delegação da UE na Arménia de rescindir um contrato de subvenção relacionado com um projeto executado na Arménia e na Jordânia, em detrimento do autor da denúncia, uma ONG italiana ativa no domínio da cooperação para o desenvolvimento. Após uma avaliação cuidadosa de todos os factos e argumentos, o Provedor de Justiça concluiu que a explicação da Delegação para a decisão de rescisão estava incompleta. Por conseguinte, o Provedor de Justiça sugeriu que a Comissão, no seu papel de supervisão das delegações da UE, fornecesse ao queixoso uma explicação mais abrangente sobre os motivos para a conclusão do projeto.

Em resposta à proposta do Provedor de Justiça, a Comissão declarou que a Delegação tinha tomado em consideração todos os factores pertinentes ao decidir rescindir o contrato. No entanto, reconheceu que a explicação para a cessação da subvenção poderia não ter sido suficientemente abrangente. Por conseguinte, enviou ao Provedor de Justiça uma carta que a Delegação tinha enviado ao queixoso explicando todos os factores que teve em conta na sua avaliação.

Não obstante o facto de a queixosa ter manifestado a sua insatisfação com a resposta da Comissão à sua proposta de solução amigável, o Provedor de Justiça considerou que a Comissão tinha tomado medidas para resolver a questão. Por isso, decidiu encerrar o caso.

Este inquérito surgiu no contexto da visita do Provedor de Justiça Europeu ao Instituto Europeu para a Igualdade de Género. A visita fazia parte do programa de visitas do Provedor de Justiça às agências da UE destinado a divulgar boas práticas entre as agências nas suas relações com os cidadãos. No âmbito da visita, o Provedor de Justiça examinou i) os contactos iniciais do Instituto com o público, ii) a transparência, o diálogo e a responsabilização, iii) o recrutamento, iv) os concursos e contratos, v) os conflitos de interesses e vi) a denúncia de irregularidades. O Provedor de Justiça apresentou seis sugestões ao Instituto para melhorar o seu desempenho nestes domínios. A resposta do EIGE confirmou que estava a tomar medidas, nomeadamente disponibilizando informações sobre o seu trabalho em todas as línguas oficiais da UE e adotando disposições mais pormenorizadas em matéria de denúncia de irregularidades.

Uma vez que a visita da Provedora de Justiça sugeriu que o Instituto necessitava de fazer mais para lidar com os casos de assédio e, de facto, preveni-los, a Provedora de Justiça deu um seguimento específico a esta questão e foi encorajada pelas medidas determinadas tomadas pelo Instituto em resposta. A fim de promover novas melhorias, o Provedor de Justiça sugeriu, nomeadamente, que o EIGE organizasse regularmente formação neste domínio de importância central para o trabalho do Instituto.

No âmbito do programa de visitas às agências da UE, o Provedor de Justiça Europeu visitou a Frontex em 4 de outubro de 2012. O relatório sobre a visita apresentou uma série de sugestões que abrangem as questões debatidas durante a visita. Essas questões eram: i) os regulamentos da Frontex relativos à conduta pessoal e à boa conduta administrativa; ii) os princípios do serviço público; iii) a transparência, o diálogo e a responsabilização (acesso do público aos documentos); iv) a seleção e o recrutamento; v) os conflitos de interesses; vi) a denúncia de irregularidades; e vii) os concursos e os contratos. Após a realização de novos inquéritos, a Provedora de Justiça concluiu que a Frontex adotou uma abordagem construtiva e mostrou vontade de aplicar a maioria das sugestões da Provedora de Justiça. Embora lamentando que a Frontex não tenha concordado com a divulgação proativa dos nomes dos membros do júri, a Provedora de Justiça observou que esta questão seria tratada num inquérito de iniciativa própria dirigido a todas as agências. O Provedor de Justiça formulou ainda duas outras observações.

Em primeiro lugar, congratulou-se com o facto de a Frontex estar atualmente a rever a Decisão do seu Conselho de Administração, de 21 de setembro de 2006, que estabelece as disposições práticas relativas ao acesso do público aos documentos. Recordou à Frontex a necessidade de aplicar plenamente as disposições do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e, em especial, que o seu registo deve incluir uma lista de documentos sensíveis. Solicitou igualmente que a Frontex enviasse a decisão revista ao Provedor de Justiça até ao final de março de 2014. Em segundo lugar, o Provedor de Justiça incentivou a Frontex a ajudar os cidadãos que visitam o seu sítio Web, fornecendo uma ligação a partir da página inicial para o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa.

O programa de visitas às agências da UE tem como objetivo assegurar que estas respeitam os princípios de boa administração, tais como a transparência e padrões éticos elevados. No quadro deste programa, o Provedor de Justiça visitou o Comité Europeu do Risco Sistémico (CERS), em 14 de junho de 2012. Na sequência desta visita, enviou ao CERS um relatório onde apresentava diversas sugestões.

No seu relatório, o Provedor convidou o CERS a melhorar os seus procedimentos para resolver potenciais conflitos de interesses relacionados com o seu pessoal. Além disso, sugeriu que o CRES se deveria tornar mais transparente no que respeita à sua divulgação de informação e ao tratamento dos pedidos de acesso a documentos. O Provedor sugeriu também que, ao recrutar o seu pessoal, o CERS deveria incluir, nos seus anúncios de vaga e nas cartas comunicando a rejeição de pedidos, informação sobre as vias de recurso disponíveis para os candidatos. Por último, convidou o CERS a solicitar que o BCE equacionasse a possibilidade de reformular uma afirmação feita na secção dedicada ao recrutamento no seu sítio Web, por forma torná-la mais acessível aos cidadãos.

Em 25 de junho de 2013, o CERS procedeu ao envio do seu plano de ação de acompanhamento. O Provedor concluiu que o CERS havia tomado as providências adequadas para adotar a maior parte das suas sugestões. Relativamente às restantes questões, concluiu que o CERS havia tomado medidas no sentido correto para as implementar. Concluiu, portanto, que não se justificava prosseguir os inquéritos sobre as questões aqui em análise e encerrou o processo.

No âmbito do seu programa de visitas às agências da UE, o Provedor de Justiça visitou a Agência Europeia para a Segurançadas Redes e da Informação (ENISA) em 19 de julho de 2012. Na sequência da visita, enviou um Relatório à ENISA, no qual inscreveu as seguintes sugestões: a) a ENISA poderia mostrar mais claramente aos cidadãos da União o seu compromisso com os princípios estabelecidos no Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (CEBCA) incluindo no seu sítio Web uma ligação ao CEBCA; b) a ENISA poderia considerar (i) a criação no seu sítio Web de uma página específica destinada a identificar as regras aplicáveis aos pedidos de acesso a documentos, bem como o contacto da pessoa responsável, (ii) a elaboração de um relatório anual sobre o tratamento dos pedidos de acesso do público aos documentos, e (iii) a criação de um registo público dos seus documentos; c) a ENISA poderia considerar a divulgação, pelo menos, da página inicial do seu sítio Web nas 23 línguas oficiais da UE, bem como da informação sobre as suas funções e política linguística; d) a fim de aperfeiçoar a informação disponibilizada aos candidatos nos processos de seleção e recrutamento, a ENISA poderia informar os candidatos sobre os seus direitos de contestar uma decisão desfavorável; e) a ENISA poderia reconsiderar a sua posição face à divulgação dos nomes relativos à seleção dos membros do Conselho de Administração; f) a ENISA poderia garantir que todos os membros do seu pessoal sejam informados dos princípios de serviço público para a função pública da UE e ainda considerar a possibilidade de divulgar os princípios de serviço público no seu sítio Web; g) a ENISA poderia adotar as medidas concretas previstas no seu regulamento de base para as questões de conflito de interesses, a fim de cumprir as suas obrigações legais; h) a ENISA poderia considerar a possibilidade de informar os funcionários sobre a opção prevista no Estatuto dos Funcionários de comunicar, em primeiro lugar a nível interno, a eventual existência de atividade ilegal.

Em 31 de janeiro de 2013, a ENISA enviou a resposta ao relatório recebido, na qual enuncia as medidas tomadas com vista à implementação das sugestões apresentadas pelo Provedor de Justiça.

O Provedor de Justiça concluiu que a ENISA demonstrou ter uma abordagem construtiva, bem como vontade de implementar as sugestões apresentadas após a sua visita à Agência. À luz da reação positiva por parte da ENISA, o Provedor de Justiça encerrou o inquérito.

A queixosa é divorciada do seu ex-marido, que trabalhava como agente temporário da Comissão Europeia no Luxemburgo. A queixosa e o seu ex-marido têm dois filhos, dos quais a queixosa tem a guarda. A Comissão pagou à queixosa o abono de lar, o abono por filho a cargo e o abono escolar em nome e por conta do seu ex-marido.

Em 2008, o ex-marido do queixoso informou a Comissão de que a sua ex-mulher e os seus filhos já não viviam na Alemanha, tendo-se mudado para a Bulgária mais de um ano antes. Isto significava que a Comissão tinha pago montantes de abonos de família mais elevados do que os devidos, uma vez que os abonos estavam sujeitos a uma ponderação geográfica baseada no custo de vida. A queixosa informou a Comissão de que continuava a residir na Alemanha, tal como os seus filhos. No entanto, a instituição não estava convencida de que assim fosse e deu início a um processo de recuperação contra ela pelos subsídios alegadamente pagos em excesso.

O queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça Europeu, que abriu um inquérito. No decurso do inquérito, um funcionário da Comissão enviou inadvertidamente ao ex-marido um e-mail com uma linguagem chocante e vulgar que era não só ofensiva para ele, mas também para o queixoso. O queixoso apresentou esta questão ao Provedor de Justiça e decidiu que o insulto evidente ao queixoso merecia ser incluído no seu inquérito.

No decurso das investigações do Provedor de Justiça, a Comissão reconheceu ter aplicado erradamente as regras relativas à recuperação dos abonos de família alegadamente pagos em excesso no que diz respeito ao queixoso. No entanto, apesar de a Comissão ter apresentado um pedido de desculpas ao queixoso pela mensagem de correio eletrónico insultuosa, o Provedor de Justiça considerou que a sua reação, tanto na forma como na substância, não era proporcional à má administração que tinha ocorrido. Por conseguinte, dirigiu um projeto de recomendação à Comissão. Além disso, o Provedor de Justiça aludiu à possibilidade de a utilização da linguagem inaceitável na mensagem de correio eletrónico em causa ter sido uma indicação de um problema mais vasto nos serviços da Comissão.

No seu parecer circunstanciado, a Comissão apresentou uma carta de desculpas enviada ao queixoso pelo director do serviço em causa e propôs-se efectuar um pagamento de 500 euros para compensar o queixoso pelos danos morais sofridos. Além disso, a Comissão organizou uma série de sessões de formação interna para salientar a importância da ética e de uma cultura de serviço aos cidadãos da UE. Embora a queixosa tenha optado por não aceitar a proposta da Comissão de a indemnizar pelos seus danos morais, o Provedor de Justiça concluiu que a Comissão tinha tomado as medidas adequadas, tanto a nível individual como geral, para aplicar o seu projeto de recomendação.

O queixoso foi objecto de um inquérito do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF). O OLAF divulgou pormenores sobre o resultado do seu inquérito a um terceiro, que foram publicados num artigo de imprensa no país do queixoso. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados considerou que a divulgação era contrária às regras da UE em matéria de proteção de dados. Subsequentemente, o queixoso solicitou ao OLAF que admitisse a existência de irregularidades na divulgação das informações pessoais e que apresentasse as suas desculpas.

Inicialmente, o OLAF recusou-se a fazê-lo. No entanto, na sequência do inquérito do Provedor de Justiça, enviou uma carta ao queixoso na qual lamentava não ter agido em conformidade com as regras de protecção de dados no seu caso e lhe pedia desculpa. Embora o queixoso não estivesse satisfeito com o pedido de desculpas, o Provedor de Justiça considerou que este respondia ao pedido do queixoso e, por conseguinte, concluiu que não havia motivos para que este prosseguisse os inquéritos sobre a queixa.