O CONTEXTO DA QUEIXA

1. A presente queixa foi apresentada ao Provedor de Justiça Europeu pela Internationaler Hilfsfonds e.V., uma organização não governamental alemã («ONG») que presta apoio aos refugiados e às vítimas de guerras e catástrofes.

2. Em 14 de Dezembro de 2004, o Provedor de Justiça encerrou o inquérito relativo à queixa 1874/2003/GG apresentada pelo mesmo queixoso. Este processo dizia respeito ao tratamento de um pedido de acesso ao processo da Comissão Europeia relativo a um contrato que a Comissão tinha celebrado com o autor da denúncia («contrato LIEN 97-2011»). O inquérito foi encerrado com uma observação crítica, depois de o Provedor de Justiça ter dirigido, sem êxito, um projeto de recomendação à Comissão.

3. Em 28 e 31 de Agosto de 2009, o autor da denúncia solicitou à Comissão o acesso às partes do processo acima referido que ainda não tinham sido divulgadas. A resposta da Comissão não satisfez o autor da denúncia.

4. Em 15 de Outubro de 2009, o autor da denúncia apresentou um pedido confirmativo de acesso.

5. Em 10 de novembro de 2009, a Comissão informou o autor da denúncia de que o prazo de resposta tinha de ser prorrogado por mais 15 dias úteis.

6. Este prazo adicional expirou em 1 de Dezembro de 2009. Nesse dia, a Comissão informou o autor da denúncia de que, lamentavelmente, ainda não estava em condições de enviar a sua resposta. A queixosa foi informada de que tinha, por conseguinte, o direito de intentar uma ação no Tribunal Geral ou de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça. A Comissão acrescentou, no entanto, que a sua resposta estava quase pronta e que se esperava que pudesse ser enviada em breve. Pediu desculpas por qualquer inconveniente que possa surgir deste atraso.

7. Em 17 de Dezembro de 2009, o autor da denúncia perguntou à Comissão quando poderia esperar a sua resposta.

8. Em 7 de Janeiro de 2010, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

O OBJETO DO INQUÉRITO

9. O autor da denúncia apresentou inicialmente as seguintes alegações e a seguinte alegação:

Alegações:

1. A Comissão não respondeu ao pedido confirmativo do queixoso nos prazos previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001.
2. A Comissão atrasou deliberadamente o tratamento da questão.

Reivindicação:

A Comissão deve decidir sem demora sobre o pedido confirmativo do autor da denúncia.

10. No seu parecer, a Comissão informou o Provedor de Justiça de que o queixoso tinha interposto recurso no Tribunal Geral contra a sua alegada recusa implícita de conceder pleno acesso aos documentos solicitados (Processo T-36/10). O Provedor de Justiça informou então o queixoso das disposições pertinentes do artigo 228.o do TFUE, bem como do artigo 1.o, n.o 3, e do artigo 2.o, n.o 7, do Estatuto do Provedor de Justiça, que preveem que o Provedor de Justiça não pode tratar queixas relativas a questões que tenham sido decididas pelos tribunais ou que estejam pendentes em tribunal.

11. Na sua resposta, o queixoso solicitou ao Provedor de Justiça que limitasse o seu inquérito à análise da seguinte alegação:

A Comissão ignorou deliberadamente os prazos para responder ao seu pedido de acesso ao processo em causa, apesar de ter prometido fazê-lo.

O autor da denúncia salientou que retirou todas as outras alegações.

12. Por conseguinte, o presente inquérito diz apenas respeito à alegação exposta no n.° 11 supra.

O INQUÉRITO

13. Em 27 de janeiro de 2010, o Provedor de Justiça solicitou à Comissão um parecer sobre as alegações e a alegação que o queixoso tinha inicialmente apresentado. A Comissão enviou o seu parecer em 31 de Março (versão original em inglês) e 8 de Abril de 2010 (tradução alemã).

14. Em 13 de Abril de 2010, o Provedor de Justiça solicitou ao queixoso que comentasse a relevância do processo T-36/10 para o presente inquérito. O autor da denúncia enviou a sua resposta em 22 de abril de 2010.

15. Em 26 de abril de 2010, o Provedor de Justiça informou a Comissão de que o queixoso tinha retirado as suas alegações e alegações iniciais e solicitou-lhe um parecer sobre a alegação exposta no ponto 11 supra.

16. A Comissão enviou o seu novo parecer em 30 de Junho (versão original em inglês) e 7 de Julho de 2010 (tradução alemã). Este parecer foi transmitido ao autor da denúncia, que enviou as suas observações em 15 de julho de 2010.

ANÁLISE E CONCLUSÕES DO OMBUDSMAN

A. Alegação de desrespeito deliberado dos prazos

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

17. O autor da denúncia alegou que a Comissão ignorou deliberadamente os prazos para responder ao seu pedido de acesso ao processo pertinente, apesar de ter prometido fazê-lo.

18. No seu parecer sobre esta alegação, a Comissão salientou que o pedido confirmativo do autor da denúncia enviado em 15 de Outubro de 2009 foi registado em 19 de Outubro de 2009. O prazo de 15 dias úteis para lhe responder expirou em 10 de Novembro de 2009. No entanto, no mesmo dia, nos termos do artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento n.o 1049/2001, a Comissão prorrogou este prazo por mais 15 dias úteis, até 1 de Dezembro de 2009. A Comissão observou que, em 1 de dezembro de 2009, informou o autor da denúncia de que ainda não estava em condições de dar a sua resposta final ao pedido confirmativo e que estava a proceder a uma análise pormenorizada de todos os documentos aos quais ainda não tinha sido concedido acesso. Nessa carta, a Comissão explicou ainda que, tendo em conta o grande número de documentos a examinar, necessitava de mais tempo para concluir a sua análise, o que exigia consultas internas entre os serviços da Comissão.

19. A Comissão sublinhou que não ultrapassou deliberadamente os prazos normais de tratamento dos pedidos confirmativos de acesso a documentos. Alegou que concede igualdade de tratamento a todos os pedidos de acesso a documentos e que não discrimina os requerentes. A Comissão sublinhou que a única razão para o incumprimento dos prazos normais tinha sido o trabalho administrativo envolvido pela análise muito pormenorizada de um processo volumoso que continha uma variedade de documentos, alguns dos quais foram duplicados em diferentes secções ou anexados a outros documentos.

20. A Comissão observou que, no seu parecer de 31 de Março de 2010 sobre a queixa inicial, tinha informado o Provedor de Justiça de que pretendia dar ao queixoso a resposta ao seu pedido confirmativo na primeira quinzena de Abril de 2010. A resposta foi enviada em 29 de abril de 2010. Nesta resposta, foi concedido acesso total a 43 documentos e acesso parcial a 41 documentos. A Comissão acrescentou que foi recusado o acesso a 11 documentos e que os restantes 15 documentos não eram abrangidos pelo pedido do queixoso.

21. A Comissão assinalou que lamentava não poder tratar o pedido confirmativo no prazo de 30 dias úteis, tal como previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Acrescentou, no entanto, que considerava que se justificava uma prorrogação do prazo quando um pedido exigia uma análise pormenorizada de um grande número de documentos. A Comissão reiterou que o pedido do autor da denúncia não tinha sido adiado deliberadamente, mas tratado o mais rapidamente possível, tendo devidamente em conta todos os interesses em jogo.

22. Nas suas observações, o autor da denúncia alegou que a Comissão tinha agido sistematicamente com vista não só a impedir a transparência, mas também a desgastar o autor da denúncia.

23. O queixoso alegou que a Comissão poderia muito bem ter tratado a questão dentro dos prazos previstos no Regulamento n.o 1049/2001. Salientou que a questão do acesso ao processo em causa já tinha sido levantada no passado e que, por conseguinte, a Comissão estava claramente familiarizada com ela. O autor da denúncia alegou ainda que a declaração da Comissão de que lamentava o atraso não era genuína.

24. O autor da denúncia acrescentou que a resposta da Comissão de 29 de abril de 2010 estava novamente incompleta e induzia em erro. Além disso, o autor da denúncia sublinhou que, nesta resposta, a Comissão a obrigou novamente a solicitar o acesso a determinados documentos aos quais já tinha solicitado acesso em 2009.

Avaliação do Provedor de Justiça

25. Antes de abordar o assunto da presente queixa, o Provedor de Justiça considera adequado ter em conta as observações formuladas pelo queixoso relativamente à carta da Comissão de 29 de Abril de 2010. Estas observações parecem dizer respeito tanto ao mérito, ou seja, ao conteúdo da decisão assim tomada, como à forma como a Comissão interpretou o pedido confirmativo do autor da denúncia no que se refere a determinados documentos. Quanto ao mérito, há que recordar que a questão da recusa da Comissão de conceder pleno acesso aos documentos solicitados é objecto do processo T-36/10. Por conseguinte, esta questão não faz parte do presente inquérito. No que respeita aos aspetos processuais, o Provedor de Justiça observa que, na sua decisão de 29 de abril de 2010, a Comissão considerou que o pedido confirmativo tinha alargado o âmbito do pedido inicial no que diz respeito a determinados documentos. Nessa medida, o pedido confirmativo teve de ser considerado como um pedido inicial de acesso, na opinião da Comissão. Note-se que esta interpretação deu origem a uma nova queixa do queixoso (queixa 1577/2010/GG), na qual o Provedor de Justiça abriu recentemente um inquérito. Por conseguinte, esta questão não tem de ser abordada no presente inquérito.

26. No que diz respeito ao objeto da presente queixa, o Provedor de Justiça considera que a alegação apresentada pelo queixoso deve ser entendida como abrangendo dois aspetos. Em primeiro lugar, o autor da denúncia alega que a Comissão cometeu má administração ao não tratar o seu pedido de acesso nos prazos previstos no Regulamento n.o 1049/2001. Em segundo lugar, o autor da denúncia alega que a Comissão ignorou deliberadamente estes prazos.

27. No que diz respeito ao primeiro aspeto, a Comissão explicou que o pedido confirmativo do autor da denúncia foi registado em 19 de outubro de 2009, que o prazo de 15 dias úteis para lhe responder expirou em 10 de novembro de 2009 e que tinha prorrogado este prazo por mais 15 dias úteis até 1 de dezembro de 2009. O Provedor de Justiça considera que o queixoso não demonstrou que a decisão da Comissão de prorrogar o prazo até 1 de Dezembro de 2009 constituía má administração.

28. É uma boa prática administrativa tratar os pedidos de acesso do público nos prazos previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. No caso em apreço, a Comissão só respondeu ao pedido confirmativo em 29 de abril de 2010, ou seja, quase cinco meses após o termo do prazo prorrogado de 1 de dezembro de 2009. Trata-se de um atraso muito grave.

29. Nenhum dos argumentos apresentados pela Comissão neste contexto é convincente.

30. No seu parecer, a Comissão assinalou que lamentava não poder tratar o pedido confirmativo no prazo de 30 dias úteis, tal como previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Acrescentou, no entanto, que considerava que se justificava uma prorrogação do prazo quando um pedido exigia uma análise pormenorizada de um grande número de documentos. Tal parece sugerir que a Comissão parte do princípio de que os prazos estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 não têm de ser respeitados nos processos relativos ao acesso a um grande número de documentos. O Provedor de Justiça não pode aceitar tal sugestão. Os prazos previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 são claramente obrigatórios. Além disso, o artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento n.o 1049/2001 prevê explicitamente que, em casos excecionais, «por exemplo, no caso de um pedido relativo a um número muito elevado de documentos», o prazo de resposta a um pedido confirmativo pode ser prorrogado por mais 15 dias úteis. Por conseguinte, o próprio Regulamento n.o 1049/2001 deixa claro que só existe uma prorrogação limitada do prazo em situações como aquela a que a Comissão se refere.

31. A Comissão invocou igualmente o trabalho administrativo envolvido na análise muito pormenorizada de um processo volumoso e a necessidade de proceder a consultas internas, a fim de justificar o tempo necessário para responder ao pedido confirmativo do autor da denúncia. No entanto, e como o autor da denúncia observou corretamente, o autor da denúncia já tinha solicitado acesso ao processo pertinente no passado. Por conseguinte, a Comissão deveria ter podido basear-se, pelo menos em certa medida, nos trabalhos preparatórios que tinha realizado ao tratar este pedido de acesso anterior. Nestas circunstâncias, o Provedor de Justiça considera que a Comissão não forneceu uma explicação credível sobre a razão pela qual o tratamento do pedido confirmativo no caso em apreço não foi possível no prazo de 30 dias úteis permitido pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001, mas exigiu quase mais cinco meses.

32. Na opinião do Provedor de Justiça, o facto de este novo atraso ter sido excessivo é igualmente confirmado pelo conteúdo da carta da Comissão de 1 de Dezembro de 2009, informando o queixoso de que haveria algum atraso. Nessa carta, a Comissão salientava que a sua resposta estava quase pronta e que se esperava que pudesse ser enviada em breve. O Provedor de Justiça observa que a Comissão se absteve de abordar esta declaração no seu parecer, apesar de a redação da alegação sobre a qual lhe foi solicitado que se pronunciasse lhe fazer claramente referência.

33. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça chega à conclusão de que a Comissão sofreu um grave atraso na resposta ao pedido confirmativo do queixoso, sem poder apresentar quaisquer argumentos convincentes para justificar o tempo que tinha demorado. Trata-se de um caso de má administração.

34. O Provedor de Justiça observa que, na sua carta de 29 de abril de 2010, a Comissão se desculpou pelo atraso ocorrido. Na opinião do Provedor de Justiça, apresentar um pedido de desculpas a um cidadão é normalmente uma reação suficiente nos casos em que ocorreram atrasos no tratamento dos pedidos de acesso a documentos. Em tais casos, não há, portanto, normalmente qualquer motivo para uma nova acção por parte do Provedor de Justiça. O Provedor de Justiça observa, no entanto, que o parecer da Comissão no caso em apreço não contém qualquer pedido de desculpas, limitando-se a afirmar que a Comissão lamenta o atraso. Além disso, esta declaração é imediatamente seguida da afirmação de que o pedido confirmativo do autor da denúncia foi tratado o mais rapidamente possível, tendo devidamente em conta todos os interesses em causa. Tendo em conta estas declarações, o Provedor de Justiça considera que as desculpas contidas na carta de 29 de Abril de 2010 não são suficientes para corrigir a má administração ocorrida neste caso. Por conseguinte, a seguir será feita uma observação crítica neste contexto.

35. No que diz respeito ao segundo aspeto da alegação apresentada pelo queixoso, o Provedor de Justiça observa que a Comissão negou ter deliberadamente excedido os prazos normais de tratamento dos pedidos confirmativos de acesso a documentos.

36. O Provedor de Justiça entende que o atraso excessivo que ocorreu no caso em apreço levou o queixoso a presumir que a Comissão agiu deliberadamente. No entanto, e embora este atraso constitua claramente um caso de má administração, o autor da denúncia não apresentou quaisquer elementos de prova concretos que demonstrem que a Comissão agiu de má-fé. Por conseguinte, não pode ser constatada qualquer má administração relativamente a este aspeto do processo.

B. Conclusões

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte observação crítica:

É uma boa prática administrativa tratar os pedidos de acesso do público nos prazos previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. No caso em apreço, a Comissão apenas respondeu ao pedido confirmativo do autor da denúncia em 29 de abril de 2010, ou seja, quase cinco meses após o termo do prazo prorrogado de 1 de dezembro de 2009, sem poder apresentar argumentos convincentes para justificar o tempo que tinha demorado. Trata-se de um caso de má administração.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Feito em Estrasburgo, em 19 de Agosto de 2010