Antecedentes da denúncia

1. O queixoso candidatou-se a um estágio na Comissão Europeia. Passou a fase de pré-seleção^[1] e foi-lhe solicitado que carregasse documentos comprovativos das suas qualificações e experiência na sua conta de candidatura.

2. Em 22 de outubro de 2019, a queixosa iniciou sessão na sua conta, onde indicou que o prazo para carregar os documentos era 22 de março de 2019. Nessa altura, o autor da denúncia não carregou quaisquer documentos comprovativos. Em 29 de outubro de 2019, iniciou uma nova sessão para carregar os documentos. Em seguida, descobriu que o prazo para carregar os documentos tinha expirado mais cedo nesse dia.

3. O queixoso escreveu à Comissão no mesmo dia. Afirmou que não tinha carregado os documentos comprovativos a tempo porque, uma vez que o prazo inicialmente comunicado na sua conta estava errado, estava convencida de que tinha tempo.

4. Depois de ter enviado uma resposta ao queixoso, a Comissão reconheceu que a conta do pedido tinha inicialmente indicado a data errada para a apresentação dos documentos comprovativos. Tal deveu-se a um problema informático. Se o queixoso tivesse atualizado a página Web da conta de candidatura, teria aparecido o prazo correto. No entanto, todos os requerentes foram informados do prazo correto em tempo útil.

5. A Comissão afirmou que, uma vez que o prazo para carregar os documentos comprovativos tinha expirado, não podia aceitar os documentos do queixoso, uma vez que tal seria contrário ao princípio da igualdade de tratamento dos requerentes. Insatisfeito com a resposta da Comissão, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça em novembro de 2019.

O inquérito

6. A Provedora de Justiça abriu um inquérito sobre a queixa de que a Comissão não informou devidamente os requerentes pré-selecionados sobre o prazo para a apresentação de documentos comprovativos e que, por conseguinte, a Comissão deve aceitar os documentos comprovativos do queixoso após o prazo.

7. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça recebeu a resposta da Comissão sobre a queixa. A queixosa informou igualmente a equipa de inquérito da Provedora de Justiça de que, em 4 de dezembro de 2019, recebeu um aviso na sua conta de candidatura informando-a de que tinha sido selecionada. No entanto, mais tarde, no mesmo dia, recebeu outro aviso informando-a de que não tinha sido selecionada por não ter apresentado os documentos comprovativos antes do termo do prazo.

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

8. A queixosa afirmou que era injusto da Comissão excluí-la do processo de seleção para estágios devido a um erro cometido pela Comissão. Considerou que a Comissão não a tinha informado devidamente sobre o prazo para a apresentação dos documentos, nem a tinha informado da existência de um erro na conta de candidatura. Não podia saber que, para corrigir o erro, teria de atualizar a página Web.

9. A Comissão afirmou que só comunica com os requerentes através da conta do pedido. A Comissão utiliza a conta de candidatura para informar os candidatos pré-selecionados de quaisquer notícias relativas à sua candidatura, incluindo o prazo para a apresentação de documentos comprovativos. Os candidatos podem receber notificações quando há uma mensagem na conta do aplicativo, embora isso nem sempre seja o caso. A conta do pedido contém as informações de que os requerentes precisam para verificar suas contas pelo menos duas vezes por semana e que não podem usar a ausência de uma notificação para argumentar que não tinham conhecimento das informações na conta.

10. A Comissão declarou que o prazo errado (que era o prazo do processo de seleção anterior) só tinha sido visível durante cerca de 15 minutos. A Comissão não notificou os requerentes de que as suas contas de candidatura tinham inicialmente indicado um prazo incorreto. A Comissão recebeu o mesmo número de documentos comprovativos que habitualmente. Alguns requerentes contactaram a Comissão para verificar a data. Lamentavelmente, a queixosa não verificou a sua conta de candidatura com a regularidade esperada, nem contactou a Comissão para verificar o prazo. Por conseguinte, a Comissão não considerou os argumentos da queixosa suficientes para justificar a aceitação dos seus documentos comprovativos após o termo do prazo. A Comissão incentivou o queixoso a candidatar-se novamente ao próximo período de estágio.

11. A Comissão informou o Provedor de Justiça de que iria rever os seus procedimentos internos através do estabelecimento de uma lista de controlo para assegurar que todas as etapas necessárias (incluindo a supressão de prazos em seleções anteriores) são devidamente concluídas antes da publicação de mensagens nas contas das candidaturas.

Avaliação do Provedor de Justiça

12. É lamentável que a Comissão tenha inicialmente fixado um prazo incorreto nas contas das candidaturas. Embora a Comissão tenha corrigido o erro no prazo de 15 minutos, foi alertada para o facto de alguns candidatos o terem visto. Como tal, a Comissão deveria ter enviado uma notificação a todos os candidatos sobre o prazo correto. Não há nada que sugira que fazê-lo teria sido particularmente oneroso.

13. Ao mesmo tempo, o prazo errado tinha expirado mais de seis meses antes. Como tal, teria sido razoável que o autor da denúncia a questionasse, como fizeram outros requerentes. Além disso, se tivesse seguido as instruções constantes da conta de candidatura para verificar a sua conta pelo menos duas vezes por semana, teria visto o prazo correto. No entanto, a queixosa deixou passar uma semana entre perceber um prazo que deve ter sido incorreto e verificar sua conta de inscrição novamente. A queixosa não forneceu qualquer informação que sugira que foi impedida de verificar a sua conta de candidatura durante este período.  

14. Com base no que precede, o Provedor de Justiça considera que, embora a Comissão devesse ter alertado os candidatos para o erro, a sua decisão de não aceitar os documentos comprovativos do queixoso neste caso foi razoável.

15. O Provedor de Justiça congratula-se com as medidas tomadas pela Comissão para evitar erros semelhantes no futuro. Neste contexto, o Provedor de Justiça também confia que o erro adicional para o qual a queixosa chamou a sua atenção (ver ponto 7) não se repetirá.

16. Como observação final, o Provedor de Justiça considera que a forma como a Comissão formulou a sua primeira resposta por correio eletrónico (de posse) ao queixoso pode ser considerada descortês e, por conseguinte, recorda a importância de abordar sempre as pessoas de forma adequada, em conformidade com o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa^[2].

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

Embora a Comissão devesse ter alertado os candidatos para o erro neste caso, o Provedor de Justiça considera que a sua decisão de não aceitar os documentos comprovativos do queixoso era razoável.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 19/02/2020

[1] Para mais informações, ver https://ec.europa.eu/stages/information/selection_pt

[2] Ver artigo 12.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa, disponível em https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510.