Kontekst dochodzenia

1. W maju 2011 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zainicjował program wizyt w agencjach UE w celu promowania dobrej administracji i wymiany najlepszych praktyk między tymi podmiotami UE. Wizyty te są formalnie przeprowadzane na podstawie kompetencji Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia dochodzeń z własnej inicjatywy na mocy art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Stanowią one okazję dla Rzecznika Praw Obywatelskich i agencji do zaangażowania się w konstruktywny dialog w celu pielęgnowania i wzmacniania administracyjnej kultury służby obywatelom [1].

2.  Cedefop został ustanowiony rozporządzeniem Rady (EWG) nr 337/75 z dnia 10 lutego 1975 r. ustanawiającym Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego [2], ostatnio zmienionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 2051/2004 [3]. Jego misją jest wspieranie rozwoju europejskiej polityki kształcenia i szkolenia zawodowego (VET) oraz przyczynianie się do jej realizacji.

3. Rzecznik odwiedził Cedefop w dniu 22 lutego 2012 r.

Przedmiot dochodzenia

4.  Spotkanie z kierownictwem Cedefopu koncentrowało się na następujących kwestiach:

• Przestrzeganie Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego i norm etycznych
• Przejrzystość, dialog i rozliczalność
• Selekcja i rekrutacja
• Przetargi
• Konflikty interesów
• W przedmiocie braku komitetu pracowniczego

Ustalenia i sugestie Rzecznika po jego wizycie w Cedefop

5. W dniu 27 kwietnia 2012 r. Rzecznik przesłał do Cedefopu sprawozdanie zawierające jego ustalenia z wizyty oraz następujące sugestie [4]:

a) Oprócz zobowiązania do utworzenia specjalnej strony na potrzeby wniosków o dostęp do dokumentów oraz do sporządzania rocznego sprawozdania z rozpatrywania takich wniosków, Cedefop mógłby rozważyć przyjęcie formalnych procedur rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Procedury takie powinny obejmować zarówno wnioski wstępne, jak i wnioski potwierdzające. W ten sposób Cedefop byłby w stanie dotrzymać terminów określonych w rozporządzeniu 1049/2001. Udział doradcy prawnego w rozpatrywaniu wniosków o dostęp do dokumentów byłby najbardziej odpowiedni i zalecany. Rzecznik dodał, że chętnie pomoże Cedefopowi w dalszym szkoleniu na temat dostępu do dokumentów i stosowania rozporządzenia 1049/2001.

b) Rzecznik zachęcił Cedefop do udostępnienia co najmniej strony głównej swojej strony internetowej, a także informacji na temat jej funkcji i polityki językowej, we wszystkich 23 językach Traktatu. Pozdrawiając obywateli odwiedzających stronę internetową w ich własnym języku i wyjaśniając im jej funkcje, Cedefop wyraźnie pokazałby, że uznaje, iż wszyscy obywatele Unii Europejskiej mają uzasadniony interes w jej pracy.

c) W celu dalszej poprawy informacji przekazywanych kandydatom w procedurach naboru Rzecznik zachęcił Cedefop do informowania kandydatów o wszystkich dostępnych im możliwościach zaskarżenia decyzji o wykluczeniu ich z konkursu. Możliwości zaskarżenia zewnętrznego to prawo do wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz prawo do wniesienia skargi o stwierdzenie nieważności do sądów UE.

d) Rzecznik zasugerował, aby Cedefop ponownie rozważył swoje stanowisko w sprawie ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej. 

e) Cedefop mógłby rozważyć poinformowanie oferentów o możliwości dochodzenia roszczeń poprzez złożenie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich.

f) Rzecznik zachęcił Cedefop do podjęcia wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia, że Komitet Pracowniczy zostanie wybrany do reprezentowania interesów pracowników.

Działania podjęte przez Cedefop w związku z sugestiami Rzecznika

6. W dniu 18 lipca 2012 r. Cedefop przesłał plan działań następczych w związku z sugestiami Rzecznika Praw Obywatelskich. Cedefop poinformował Rzecznika, że zamierza utworzyć na swojej stronie internetowej specjalną sekcję poświęconą wnioskom o dostęp do dokumentów. Strona internetowa, która będzie dostępna w języku angielskim, niemieckim i francuskim, zapewni natychmiastowy dostęp do „najbardziej poszukiwanych dokumentów” Cedefopu i będzie zawierać formularz wniosku, który będzie stosowany w przypadkach, gdy żądany dokument nie jest dostępny online. Wnioski, które wymagają porady prawnej w celu uzyskania odpowiedzi, zostaną przekazane radcy prawnemu. Agencja zobowiązała się również do publikowania rocznego sprawozdania z rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Cedefop poinformował Rzecznika, że od sierpnia 2012 r. zamierza udostępniać w języku angielskim, niemieckim i francuskim informacje statyczne na swojej oficjalnej stronie internetowej, takie jak informacje na temat swojej misji i głównych obszarów działalności, a także menu nawigacyjne. W ramach potencjalnej migracji do nowego rozwiązania technologicznego dla swojego portalu internetowego zobowiązała się również do zbadania możliwości posiadania wielojęzycznej strony internetowej zawierającej informacje w 23 językach urzędowych. Ze względu na ograniczenia budżetowe projekt ten nie mógł jednak rozpocząć się przed 2014 r. Cedefop dodał, że od lipca 2012 r. zaczął informować zarówno kandydatów w procedurach naboru, jak i odrzuconych oferentów o ich prawie do złożenia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, a oświadczenie w tej sprawie jest obecnie zawarte we wszystkich odpowiednich dokumentach i komunikatach. Cedefop podtrzymał swoje stanowisko, aby nie ujawniać nazwisk członków komisji konkursowej. Poinformowała również Rzecznika, że po wyborach w dniu 12 czerwca 2012 r. obowiązki objął nowy komitet pracowniczy.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do sporządzenia projektu zalecenia

7. Rzecznik z zadowoleniem przyjął konstruktywne podejście Cedefopu i gotowość do wdrożenia większości jego sugestii. W szczególności z zadowoleniem odnotował, że Cedefop wdrożył już swoje sugestie dotyczące informowania oferentów i kandydatów w procedurach naboru pracowników. W tym względzie zauważył, że ogłoszenia o naborze opublikowane niedawno na stronie internetowej Cedefopu zawierały informacje na temat możliwości wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich pod nagłówkiem „procedury odwoławcze”. Wyraził przekonanie, że podobne informacje znajdują się w pismach wysyłanych do odrzuconych oferentów.

8.  Rzecznik z zadowoleniem przyjęła również proaktywne podejście Cedefopu do dostępu do dokumentów. Jak wielokrotnie podkreślał Rzecznik Praw Obywatelskich, dobra administracja wymaga, aby prawo publicznego dostępu do dokumentów było rozumiane jako odnoszące się nie tylko do konieczności prawidłowego rozpatrywania przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE wniosków o publiczny dostęp do dokumentów, ale także do wymogu, aby informacje i dokumenty były łatwo i proaktywnie udostępniane publicznie [5]. Zobowiązanie Cedefopu do zapewnienia bezpośredniego dostępu do szeregu dokumentów uznanych za będące przedmiotem zainteresowania opinii publicznej było bardzo mile widziane. 

9. Rzecznik Praw Obywatelskich był również zadowolony ze zobowiązań Cedefopu dotyczących jego polityki językowej. Pocieszyły go wysiłki Agencji na rzecz udostępnienia strony głównej jej strony internetowej we wszystkich 23 językach urzędowych. Rzecznik Praw Obywatelskich stoi na stanowisku, że jeśli chodzi o zewnętrzną komunikację instytucji europejskich z obywatelami, idealnym rozwiązaniem byłoby publikowanie materiałów przeznaczonych do tych celów we wszystkich językach urzędowych. Aby komunikacja zewnętrzna była skuteczna, konieczne jest, aby obywatele rozumieli informacje przekazywane im przez instytucje [6].  

10. Ponadto, ponieważ uważa on, że bardzo ważna jest rola komitetów pracowniczych jako głównego formalnego kanału komunikacji między kierownictwem a pracownikami, Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjął wiadomość o wyborze komitetu pracowniczego.

11. Jeżeli chodzi o ujawnianie nazwisk członków komisji konkursowej, Cedefop argumentował podczas wizyty Rzecznika Praw Obywatelskich, że nieujawnianie ma na celu ochronę członków komisji konkursowej przed naciskami z zewnątrz. Zwróciła się do Rzecznika o wzięcie pod uwagę niewielkich rozmiarów agencji i jej lokalizacji. Zauważyła, że jej pracownicy zawahaliby się uczestniczyć w komisjach konkursowych, gdyby ujawniono ich nazwiska.

12. W swoim sprawozdaniu z dnia 27 kwietnia 2012 r. po wizycie Rzecznik dokładnie przeanalizował te argumenty i odpowiedział na nie w następujący sposób.

„31. W odniesieniu do polityki Cedefopu polegającej na nieujawnianiu nazwisk członków komisji konkursowych Rzecznik przypomina, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem tajemnicę dotyczącą obrad i prac komisji konkursowych wprowadzono w celu zagwarantowania niezależności tych komisji i obiektywizmu ich prac poprzez ochronę ich przed wszelkimi zewnętrznymi ingerencjami i naciskami [7].  Przestrzeganie tej tajemnicy wyklucza zatem ujawnienie opinii przyjętych przez poszczególnych członków komisji konkursowych. Rzecznik konsekwentnie stoi na stanowisku, że prawo do zachowania w tajemnicy indywidualnych poglądów członków komisji konkursowej nie jest jednak tym samym, co zachowanie w tajemnicy ich tożsamości [8].

32. Rzecznik zauważa, że poglądy instytucji na temat właściwej równowagi między otwartością a uzasadnionymi potrzebami poufności w pracach komisji konkursowych ewoluowały w kierunku nadania większej wagi otwartości [9]. Przypomina, że zarówno EPSO, jak i Komisja mają ustaloną praktykę, zgodnie z którą ujawniają nazwiska członków komisji konkursowej. Zdaniem Rzecznik taka praktyka gwarantuje przejrzystość procedur naboru, pomaga budować i utrzymywać zaufanie publiczne do instytucji, organów i jednostek organizacyjnych UE oraz zapewnia kandydatów, że procedura naboru nie jest dotknięta konfliktem interesów.

13.  W odpowiedzi Cedefopu na sugestie Rzecznika nie odniesiono się do powyższych kwestii. Agencja jedynie powtórzyła, że woli nie ujawniać nazwisk członków komisji konkursowych.

14. Rzecznik wyraził ubolewanie z powodu stanowiska przyjętego przez Agencję i uznał, że w odniesieniu do kwestii ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej działanie Cedefopu, tj. zarówno nieuwzględnienie argumentów sformułowanych przez Rzecznika w tej kwestii, jak i sama odpowiedź, wykazały niechęć do angażowania się w konstruktywny dialog z Rzecznikiem w sposób sprzyjający pielęgnowaniu i wzmacnianiu kultury administracyjnej służby obywatelom.

15. Rzecznik zbadał zatem dalej kwestię merytoryczną i podtrzymał analizę przytoczoną w pkt 12 powyżej. Ponadto Rzecznik wskazał, że każdy członek społeczeństwa, który zajmuje się urzędnikiem, ma prawo znać nazwisko tego urzędnika. Stanowi to podstawową zasadę dobrej administracji. Administracja bez twarzy i nazwiska alienuje [10]. Ponadto zachowanie w tajemnicy poglądów członków komisji konkursowych nie jest równoznaczne z utrzymaniem w tajemnicy ich tożsamości [11]. Pierwsza z nich chroni członków komisji konkursowych przed naciskami zewnętrznymi, podczas gdy druga przyczynia się do klimatu tajemnicy i nieufności.

16. Rzecznik zauważył również, że ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych przez daną instytucję, organ lub jednostkę organizacyjną UE, a zatem skutkuje stosowaniem rozporządzenia 45/2001. Rzecznik uważa, że ujawnienie nazwisk byłoby zgodne z prawem do ochrony danych, pod warunkiem że dana instytucja spełnia szereg wymogów prawnych. Obejmują one (i) przyjęcie decyzji określającej podstawę prawną oraz cel i sposoby takiego ujawnienia oraz (ii) zapewnienie ochrony praw osoby, której dane dotyczą, w tym prawa do otrzymania z wyprzedzeniem jasnych i kompletnych informacji na temat ujawnienia oraz prawa do sprzeciwu na mocy art. 18 rozporządzenia [12].

17. W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich sporządził następujący projekt zalecenia dla Cedefopu:

W celu zapewnienia przejrzystości procedur naboru Cedefop powinien przyjąć nową politykę umożliwiającą ujawnianie nazwisk członków komisji konkursowej w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych.  

Argumenty przedstawione Rzecznikowi po jego projekcie zalecenia

18. Cedefop zauważył, że jego wstępna odpowiedź na sugestię Rzecznika dotyczącą ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej opierała się na niezrozumieniu terminu „ujawnienie publiczne”, który chciał skorygować. Cedefop argumentował, że błędnie zrozumiał pojęcie publicznego ujawnienia jako ujawnienia na swojej stronie internetowej, a nie ujawnienia konkretnym osobom/kandydatom, którzy mogą wykazać konieczność posiadania dostępu do takich informacji. Stwierdził on, że chociaż nie zgadza się z polityką ogólnego podawania nazw do wiadomości publicznej w dowolnym momencie (zarówno ex ante, jak i ex post), rozpatruje konkretne, indywidualne wnioski o ujawnienie zgodnie z odpowiednimi przepisami i orzecznictwem. Dodała, że jej długoletnia praktyka w procedurach naboru polega na tym, że członkowie komisji konkursowych zawsze przedstawiają się kandydatom wybranym na etapie rozmowy kwalifikacyjnej.

19. Cedefop wyjaśnił ponadto powody, które uniemożliwiły mu przyjęcie zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich. Po pierwsze, powołała się ona na art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego. Cedefop uznał, że publiczne ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowej naraziłoby ich na presję zewnętrzną w podobny sposób, jak ujawnienie przyjętych przez nich indywidualnych ocen. Cedefop był zdania, że byłoby to sprzeczne z celem art. 6 załącznika III.

20. Po drugie, Cedefop podniósł, że jego odmowa jest uzasadniona przepisami i orzecznictwem w zakresie ochrony danych osobowych. Uznał on, że termin „dane osobowe” niewątpliwie obejmuje nazwiska członków komisji konkursowej i że w związku z tym ich ujawnienie powinno spełniać warunki określone w rozporządzeniach 1049/2001 i 45/2001. Jej zdaniem ogólne ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowej nie znajduje poparcia we wspólnej lekturze przepisów dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, ochrony danych osobowych i tajemnicy prac komisji konkursowych. Zdaniem Cedefopu przyjęcie polityki bezwarunkowego ujawniania nazwisk członków komisji konkursowych uniemożliwiłoby wyważenie ad hoc przeciwstawnych zasad i interesów. Ponadto Cedefop argumentował, że przepisy UE nie ustanawiają bezwzględnego obowiązku otwartości ani nie uzasadniają nieograniczonego lub nieograniczonego ujawniania danych osobowych. W przypadku powołania się na zasadę tajności przejrzystość może zostać ograniczona lub wyłączona zgodnie z zasadą, że przepis szczególny stanowi odstępstwo od zasady ogólnej (lex specialis derogat legi generali).

21. Cedefop dodał, że jego procedur naboru nie można porównywać z procedurami organizowanymi przez EPSO lub Komisję. Ze względu na jego niewielki rozmiar i fakt, że organizuje procedury naboru w przypadku konieczności obsadzenia określonych stanowisk, potrzeba ochrony przed presją jest bardziej konieczna niż w przypadku komisji konkursowych powołanych przez EPSO. Ponadto Cedefop zauważył, że ustanowił system kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia, aby członkowie komisji konkursowej nie podlegali konfliktom interesów oraz aby ich oceny opierały się na obiektywnych kryteriach. W tym celu dyrektor ds. zasobów ludzkich informuje wszystkich członków komisji konkursowych o ich obowiązkach i obowiązku zgłaszania konfliktu interesów.

Ocena Rzecznika po jego projekcie zalecenia

22. Rzecznik wyjaśnia, że zarówno jego propozycja po wizycie, jak i projekt zalecenia dla Cedefopu dotyczyły kwestii ujawnienia kandydatom nazwisk członków komisji konkursowej [13]. Do Rzecznika Praw Obywatelskich nie należy wskazywanie, czy takie ujawnienie powinno nastąpić w drodze pisma lub wiadomości e-mail informującej wszystkich kandydatów o składzie komisji konkursowej lub poprzez publikowanie listy nazwisk członków komisji konkursowej na stronie internetowej Cedefopu. Chociaż Rzecznik Praw Obywatelskich popiera wszelkie praktyki zapewniające wysoki poziom przejrzystości, Cedefop powinien podjąć decyzję w sprawie polityki, która najlepiej odpowiada jego potrzebom organizacyjnym. Niemniej jednak Rzecznik zauważa, że obecna praktyka Cedefopu polegająca na informowaniu kandydatów o tożsamości członków komisji konkursowej na etapie rozmowy kwalifikacyjnej nie jest wystarczającym i odpowiednim sposobem zapewnienia wysokiego poziomu przejrzystości. Po pierwsze, taka praktyka skutecznie wyklucza możliwość poznania tożsamości członków komisji konkursowej przez wszystkich kandydatów, którzy nie zostali zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną.  Ponadto wydaje się, że jego przyjęcie wynika głównie z względów uprzejmości, a nie z potrzeby zagwarantowania przejrzystości procesu selekcji. Z odpowiedzi Cedefopu na projekt zalecenia Rzecznika wynika, że podejście Agencji do ujawniania informacji pozostaje negatywne. Rzecznik nie może nie wyrazić ubolewania z powodu nalegań Cedefopu na zachowanie w tajemnicy nazwisk członków komisji konkursowych.  Z powodów wyjaśnionych w kolejnych punktach nie może on zaakceptować argumentów przedstawionych przez agencję w celu uzasadnienia swojego stanowiska.

23. Cedefop szeroko odniósł się do zasady tajności prac komisji konkursowej. Rzecznik zauważa, że załącznik III do regulaminu pracowniczego zawiera przepisy regulujące organizację i przebieg konkursów. Art. 3 zawiera szczegółowe zasady dotyczące składu komisji konkursowych [14], natomiast art. 6 gwarantuje tajność prac komisji konkursowej [15]. Rzecznik podkreśla, że żaden z powyższych przepisów nie przewiduje anonimowości ani tajemnicy w odniesieniu do składu komisji konkursowej. Jedyna zasada, którą prawodawca chciał wyraźnie włączyć do załącznika III, dotyczy tajności postępowania, która została wprowadzona w celu „zagwarantowania niezależności komisji konkursowych i obiektywności ich postępowania poprzez ochronę ich przed wszelkimi ingerencjami i naciskami zewnętrznymi, niezależnie od tego, czy pochodzą one od samej administracji wspólnotowej, zainteresowanych kandydatów czy osób trzecich”[16].

24. Artykuł 6 nie wprowadza zatem ogólnej zasady tajności w procedurach wyboru ani ogólnego odstępstwa od zasady przejrzystości. Zdaniem Rzecznika należy dokonać rozróżnienia między ujawnieniem opinii wyrażonych przez poszczególnych członków komisji konkursowej a wszelkimi innymi informacjami związanymi z procedurą naboru. O ile prawdą jest, że informacje, które mogłyby prowadzić do ujawnienia poglądów wyrażonych przez poszczególnych członków komisji konkursowych oraz do ujawnienia wszystkich czynników związanych z indywidualną lub porównawczą oceną kandydatów, są objęte art. 6 załącznika III, o tyle nie dotyczy to wszystkich informacji dotyczących procedury naboru, w tym nazwisk członków komisji konkursowej.

25. O ile prawdą jest również, że Trybunał Sprawiedliwości wielokrotnie orzekał, iż przepis ten może ograniczać lub wykluczać publiczny dostęp do niektórych dokumentów, o tyle orzecznictwo to ma bardzo szczególny zakres stosowania [17]. We wszystkich sprawach, w których Trybunał Sprawiedliwości stwierdził, że zasada tajności prac komisji konkursowych przeważa nad zasadą przejrzystości, skarżący starali się uzyskać dostęp do poprawionych egzaminów pisemnych i formularzy oceny wypełnionych przez komisje konkursowe. Dostęp do takich dokumentów nie jest jednak przedmiotem niniejszego dochodzenia.

26. Cedefop argumentował, że nieujawnienie nazwisk służy temu samemu celowi, co utrzymanie postępowania w tajemnicy, a mianowicie ochronie komisji konkursowych przed naciskami i ingerencją z zewnątrz. Rzecznik jest zdania, że pojęcie presji nie może być przywoływane w sposób ogólny i abstrakcyjny. Należy ustalić, że presja wywierana na komisję konkursową byłaby ukierunkowana, rzeczywista oraz tak intensywna i skuteczna, że poważnie podważyłaby jej niezależność. Rzecznik zauważa, że Cedefop nie wykazał istnienia takiego rzeczywistego ryzyka. Fakt, że istnieje hipotetyczne ryzyko, że do niektórych członków komisji konkursowej można się zwrócić w związku z trwającą procedurą naboru, nie wystarcza do nałożenia obowiązku zachowania tajemnicy w odniesieniu do nazwisk członków komisji konkursowych, zwłaszcza w przypadkach, w których można wprowadzić bardziej odpowiednie mechanizmy ochronne. Skuteczna ochrona niezależności komisji konkursowych oznacza, że agencja powinna wprowadzić niezbędne procedury i zabezpieczenia w celu zapobiegania zewnętrznym ingerencjom i naciskom oraz skutecznego radzenia sobie z nimi. Środki takie obejmują ustanowienie kompleksowej polityki dotyczącej konfliktów interesów, informowanie wszystkich kandydatów, że nie mogą kontaktować się z członkami komisji konkursowych, oraz nałożenie obowiązku natychmiastowego zgłaszania wszelkich prób skontaktowania się z członkami komisji konkursowych podejmowanych przez kandydatów lub osoby trzecie. Zgodnie z informacjami przekazanymi Rzecznikowi przez Cedefop agencja posiada takie mechanizmy.  

27. Jeżeli pomimo takich środków na komisje konkursowe wywierano nieuzasadnioną presję, Rzecznik jest zdania, że Cedefop powinien wówczas zaprosić pracowników pochodzących z innych instytucji do udziału w komisjach konkursowych, a nie po prostu próbować rozwiązać ten problem, utrzymując w tajemnicy tożsamość swoich członków [18].

28. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że ani art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego, ani powiązane orzecznictwo nie mogą uzasadniać odmowy przyjęcia przez Cedefop nowej polityki dotyczącej ujawniania nazwisk członków komisji konkursowej.

29. Cedefop argumentował również, że ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowej jest niezgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Na poparcie swojego stanowiska Cedefop szeroko odniósł się do wzajemnych zależności między rozporządzeniami 1049/2001 i 45/2001, zgodnie z ich wykładnią dokonaną przez Trybunał Sprawiedliwości w wyroku w sprawie Bavarian Lager [19]. Niewątpliwie ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych przez Cedefop i wiąże się ze stosowaniem rozporządzenia 45/2001.

30. Rzecznik zwraca jednak uwagę Cedefopu na fakt, że w odniesieniu do rozporządzenia 45/2001 należy dokonać rozróżnienia między proaktywnym ujawnianiem informacji zawierających dane osobowe a reagowaniem na wnioski o dostęp do takich informacji. W rzeczywistości w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów zawierających dane osobowe zastosowanie ma art. 8 rozporządzenia 45/2001, a odbiorca jest zobowiązany do wykazania konieczności przekazania w świetle wyroku w sprawie Bavarian Lager. Nie ma to jednak miejsca w przypadku, gdy instytucja rozpowszechnia informacje zawierające dane osobowe niezależnie od uprzedniego wniosku. Sytuacje, w których dokumenty lub informacje są przekazywane proaktywnie, wykraczają poza zakres orzecznictwa w sprawie Bavarian Lager [20]. Nie oznacza to, że przepisy o ochronie danych nie mają zastosowania, a jedynie, że art. 8 rozporządzenia nie ma znaczenia.  

31. Rzecznik zauważa, że przejrzystość i ochrona danych osobowych nie są sprzecznymi zasadami. Jak konsekwentnie podkreślał Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD), instytucje mogą osiągnąć sprawiedliwą równowagę między prawem do ochrony danych a interesem publicznym w zakresie przejrzystości poprzez przyjęcie proaktywnego podejścia w tej sprawie. „Proaktywność oznacza, że równowaga między interesami publicznymi leżącymi u podstaw otwartości a interesami chronionymi przepisami o ochronie danych została już ustanowiona przed zebraniem danych lub przynajmniej w momencie ich gromadzenia, a zatem przed złożeniem wniosku o publiczny dostęp”[21]. W niektórych przypadkach równowaga między różnymi wchodzącymi w grę interesami będzie sprzyjać nieujawnianiu danych osobowych, podczas gdy w innych stworzy domniemanie otwartości.

32. W swoim projekcie zalecenia Rzecznik uznał, że ujawnienie nazwisk może być zgodne z prawem do ochrony danych, pod warunkiem że Cedefop spełnia szereg wymogów prawnych, w tym należycie uwzględnia prawa osób, których dane dotyczą. W odniesieniu do tych ostatnich Cedefop mógłby z wyprzedzeniem przekazać członkom komisji konkursowych jasne i wyczerpujące informacje na temat celów, zakresu i sposobów ujawniania ich tożsamości oraz przyznać im prawo do wniesienia sprzeciwu z ważnych i uzasadnionych powodów. W tym kontekście odniósł się do opinii wydanej przez EIOD, która mogłaby zapewnić wytyczne i pomóc agencji we wdrażaniu projektu zalecenia [22]. Wyraża ubolewanie, że Cedefop nie wykorzystał tej okazji do przyjęcia nowej, proaktywnej polityki dotyczącej ujawniania nazwisk członków komisji konkursowej.

33. Z powyższej analizy wynika, że Cedefop nie przyjął projektu zalecenia Rzecznika. Rzecznik zauważa jednak, że kwestia ujawnienia kandydatom nazwisk członków komisji konkursowej wzbudziła szereg pytań w kontekście jego wizyt w różnych agencjach. Niektóre agencje zwróciły się do Rzecznika o wskazówki co do najlepszego podejścia, jakie należy przyjąć w tym zakresie [23]. Rzecznik uważa zatem, że najlepszym rozwiązaniem jest zamknięcie niniejszego dochodzenia i wszczęcie dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej. Z uwagi na przedmiot dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich uwzględni w swoim dochodzeniu wszystkie agencje UE, w których jeszcze nie przebywał, oraz te, które wydają się mieć podejście do tej kwestii odmienne od podejścia zalecanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wnioski

Na podstawie swojego dochodzenia Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje konstruktywne podejście Cedefopu i jego gotowość do wdrożenia większości sugestii, które przedstawił po wizycie w Agencji.

Wyraża jednak ubolewanie, że Cedefop nie mógł zgodzić się na jego propozycję przyjęcia nowej, proaktywnej polityki dotyczącej ujawniania nazwisk członków komisji konkursowej. W związku z decyzją Rzecznika Praw Obywatelskich o wszczęciu dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie sposobu, w jaki agencje radzą sobie z tą kwestią, nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w tej sprawie.

Cedefop zostanie poinformowany o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 30 kwietnia 2013 r.