Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [1]

Tło wizyty

1. W maju 2011 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zainicjował program wizyt w agencjach UE w celu promowania dobrej administracji i wymiany najlepszych praktyk między tymi podmiotami UE. Wizyty te są formalnie przeprowadzane na podstawie kompetencji Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia dochodzeń z własnej inicjatywy na mocy art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Stanowią one okazję dla Rzecznika Praw Obywatelskich i agencji do podjęcia konstruktywnego dialogu w celu pielęgnowania i wzmacniania administracyjnej kultury służby obywatelom [2].

2. Pismem z dnia 30 stycznia 2012 r. Rzecznik poinformował Cedefop, że w ramach programu wizyt w agencjach postanowił odwiedzić Centrum w dniu 22 lutego 2012 r.

3. Cedefop został ustanowiony rozporządzeniem Rady (EWG) nr 337/75 z dnia 10 lutego 1975 r. ustanawiającym Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego [3], ostatnio zmienionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 2051/2004 [4]. Jego misją jest wspieranie rozwoju europejskiej polityki kształcenia i szkolenia zawodowego (VET) oraz przyczynianie się do jej realizacji. Jego celem strategicznym jest zacieśnienie współpracy europejskiej i wspieranie Komisji, państw członkowskich i partnerów społecznych w opracowywaniu i wdrażaniu polityki na rzecz atrakcyjnego kształcenia i szkolenia zawodowego promującego doskonałość i włączenie społeczne. Do zadań Cedefopu należy: zestawianie wybranej dokumentacji i analiz danych; przyczynianie się do rozwoju i koordynacji badań; wykorzystywać i rozpowszechniać informacje; zachęcanie do wspólnego podejścia do problemów związanych z kształceniem i szkoleniem zawodowym; stanowi forum debaty i wymiany pomysłów.

4. Projekt porządku dziennego zawierający konkretne kwestie, które Rzecznik Praw Obywatelskich chciał omówić, został przesłany do Cedefopu. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował Cedefop, że w odpowiedzi na zobowiązanie podjęte na wniosek Zgromadzenia Komitetów Pracowniczych Agencji (AASC) spotka się również z Komitetem Pracowniczym Cedefopu podczas swojej wizyty. Wobec braku wybranego Komitetu Pracowniczego Rzecznik otrzymał wniosek o spotkanie od przedstawicieli związku zawodowego w Cedefop, USA-Cedefop. Rzecznik zgodził się spotkać z przedstawicielami związków zawodowych. 

Wizyta

5. Spotkanie z kierownictwem Cedefopu odbyło się w dniu 22 lutego 2012 r. Zaczęło się od krótkiej prezentacji p.o. dyrektora, który przekazał Rzecznikowi pewne ogólne informacje na temat Cedefopu, jego misji i organizacji. Z kolei Rzecznik wyjaśnił, że jego wizyty są formalnie przeprowadzane na podstawie jego kompetencji do prowadzenia dochodzeń z własnej inicjatywy. Zwrócił uwagę, że dochodzenie z własnej inicjatywy oznacza między innymi, że zastosowanie mają zwykłe gwarancje proceduralne dotyczące takich dochodzeń. Obejmują one prawo agencji do zwracania się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich o poufne traktowanie informacji i dokumentów [5]. Po tych wstępnych prezentacjach szefowie różnych działów przedstawili prezentacje w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zadane przez Rzecznika w piśmie z dnia 30 stycznia 2012 r. Rzecznikowi Praw Obywatelskich przekazano również prezentację PowerPoint i dokumenty potwierdzające.

6. Przedmiotem dyskusji między Rzecznikiem Praw Obywatelskich a kierownictwem Cedefopu były następujące tematy:

• Przestrzeganie Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego i norm etycznych
• Przejrzystość, dialog i rozliczalność
• Selekcja i rekrutacja
• Przetargi
• Konflikty interesów
• W przedmiocie braku komitetu pracowniczego

7. Po spotkaniu z kierownictwem Rzecznik spotkał się z dwoma przedstawicielami US-Cedefop. Związek zawodowy poruszył kwestie braku komitetu pracowniczego i problemów w przepływie informacji od kierownictwa do pracowników. Zwrócili uwagę, że pracownicy Cedefopu nie zostali poinformowani o wizycie Rzecznika Praw Obywatelskich. Zadali również pytania dotyczące dostępu do dokumentów i stosowania rozporządzenia 1049/20001. 

Ustalenia i sugestie Rzecznika po wizycie

8. W dniu 27 kwietnia 2012 r. Rzecznik przesłał do Cedefopu sprawozdanie zawierające jego ustalenia z wizyty oraz następujące sugestie [6]:

a) Oprócz zobowiązania do utworzenia specjalnej strony na potrzeby wniosków o dostęp do dokumentów oraz do sporządzania rocznego sprawozdania z rozpatrywania takich wniosków, Cedefop mógłby rozważyć przyjęcie formalnych procedur rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Procedury takie powinny obejmować zarówno wnioski wstępne, jak i wnioski potwierdzające. W ten sposób Cedefop byłby w stanie dotrzymać terminów określonych w rozporządzeniu 1049/2001. Udział doradcy prawnego w rozpatrywaniu wniosków o dostęp do dokumentów byłby najbardziej odpowiedni i zalecany. Rzecznik dodał, że chętnie pomoże Cedefopowi w dalszym szkoleniu na temat dostępu do dokumentów i stosowania rozporządzenia 1049/2001.

b) Rzecznik zachęcił Cedefop do udostępnienia co najmniej strony głównej swojej strony internetowej, a także informacji na temat jej funkcji i polityki językowej, we wszystkich 23 językach Traktatu. Pozdrawiając obywateli odwiedzających stronę internetową w ich własnym języku i wyjaśniając im jej funkcje, Cedefop wyraźnie pokazałby, że uznaje, iż wszyscy obywatele Unii Europejskiej mają uzasadniony interes w jej pracy.

c) W celu dalszej poprawy informacji przekazywanych kandydatom w procedurach naboru Rzecznik zachęcił Cedefop do informowania kandydatów o wszystkich dostępnych im możliwościach zaskarżenia decyzji o wykluczeniu ich z konkursu. Możliwości zaskarżenia zewnętrznego to prawo do wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz prawo do wniesienia skargi o stwierdzenie nieważności do sądów UE.

d) Rzecznik zasugerował, aby Cedefop ponownie rozważył swoje stanowisko w sprawie ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej. 

e) Cedefop mógłby rozważyć poinformowanie oferentów o możliwości dochodzenia roszczeń poprzez złożenie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich.

f) Rzecznik zachęcił Cedefop do podjęcia wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia, że Komitet Pracowniczy zostanie wybrany do reprezentowania interesów pracowników.

Działania podjęte przez Cedefop w związku z sugestiami Rzecznika

9. W dniu 18 lipca 2012 r. Cedefop przesłał plan działań następczych w związku z sugestiami Rzecznika Praw Obywatelskich.

10. W szczególności Cedefop poinformował Rzecznika, że zamierza utworzyć na swojej stronie internetowej specjalną sekcję poświęconą wnioskom o dostęp do dokumentów. Strona internetowa, która będzie dostępna w języku angielskim, niemieckim i francuskim, zapewni natychmiastowy dostęp do „najbardziej poszukiwanych dokumentów” Cedefopu i będzie zawierać formularz wniosku, który będzie stosowany w przypadkach, gdy żądany dokument nie jest dostępny online. Wnioski, które wymagają porady prawnej w celu uzyskania odpowiedzi, zostaną przekazane radcy prawnemu. Agencja zobowiązała się również do publikowania rocznego sprawozdania z rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów.

11. Cedefop poinformował Rzecznika, że od sierpnia 2012 r. zamierza udostępniać w języku angielskim, niemieckim i francuskim informacje statyczne na swojej oficjalnej stronie internetowej, takie jak informacje na temat swojej misji i głównych obszarów działalności, a także menu nawigacyjne. W ramach potencjalnej migracji do nowego rozwiązania technologicznego dla swojego portalu internetowego zobowiązała się również do zbadania możliwości posiadania wielojęzycznej strony internetowej zawierającej informacje w 23 językach urzędowych. Ze względu na ograniczenia budżetowe projekt ten nie mógł jednak rozpocząć się przed 2014 r.

12. Cedefop dodał, że od lipca 2012 r. zaczął informować zarówno kandydatów w procedurach naboru, jak i odrzuconych oferentów o ich prawie do złożenia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, i wskazał, że oświadczenie w tej sprawie jest obecnie zawarte we wszystkich odpowiednich dokumentach i komunikatach. Cedefop podtrzymał swoje stanowisko, aby nie ujawniać nazwisk członków komisji konkursowej.

13. Poinformowała również Rzecznika, że po wyborach w dniu 12 czerwca 2012 r. obowiązki objął nowy komitet pracowniczy.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

14. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje konstruktywne podejście Cedefopu i gotowość do wdrożenia większości jego sugestii. W szczególności z zadowoleniem odnotowuje, że Cedefop wdrożył już swoje sugestie dotyczące informowania oferentów i kandydatów w procedurach naboru pracowników. W związku z tym zauważa, że ogłoszenia o naborze opublikowane niedawno na stronie internetowej Cedefopu zawierają informacje na temat możliwości wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, pod nagłówkiem „procedury odwoławcze”. Ufa on, że podobne informacje znajdują się w pismach skierowanych do odrzuconych oferentów.

15. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje również proaktywne podejście Cedefopu do dostępu do dokumentów. Jak wielokrotnie podkreślał Rzecznik Praw Obywatelskich, dobra administracja wymaga, aby prawo publicznego dostępu do dokumentów było rozumiane jako odnoszące się nie tylko do konieczności prawidłowego rozpatrywania przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE wniosków o publiczny dostęp do dokumentów, ale także do wymogu, aby informacje i dokumenty były łatwo i proaktywnie udostępniane publicznie [7]. Zobowiązanie Cedefopu do zapewnienia bezpośredniego dostępu do szeregu dokumentów uznanych za będące przedmiotem zainteresowania opinii publicznej jest bardzo mile widziane.  

16. Rzecznik jest również zadowolony ze zobowiązań Cedefopu dotyczących jego polityki językowej. Docenia wysiłki Agencji na rzecz udostępnienia strony głównej jej strony internetowej we wszystkich 23 językach urzędowych. Rzecznik Praw Obywatelskich stoi na stanowisku, że jeśli chodzi o zewnętrzną komunikację instytucji europejskich z obywatelami, idealnym rozwiązaniem byłoby publikowanie materiałów przeznaczonych do tych celów we wszystkich językach urzędowych. Aby komunikacja zewnętrzna była skuteczna, konieczne jest, aby obywatele rozumieli informacje przekazywane im przez instytucje [8].  

17. Ponadto, ponieważ uważa on, że bardzo ważna jest rola komitetów pracowniczych jako głównego formalnego kanału komunikacji między kierownictwem a pracownikami, Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje wiadomość o wyborze komitetu pracowniczego.

18. Jeżeli chodzi o ujawnianie nazwisk członków komisji konkursowej, Cedefop argumentował podczas wizyty Rzecznika Praw Obywatelskich, że nieujawnianie ma na celu ochronę członków komisji konkursowej przed naciskami z zewnątrz. Zwróciła się do Rzecznika o wzięcie pod uwagę niewielkich rozmiarów agencji i jej lokalizacji. Zauważyła, że jej pracownicy zawahaliby się uczestniczyć w komisjach konkursowych, gdyby ujawniono ich nazwiska.

19. W swoim sprawozdaniu z dnia 27 kwietnia 2012 r. po wizycie Rzecznik dokładnie przeanalizował te argumenty i odpowiedział na nie w następujący sposób.

31. W odniesieniu do polityki Cedefopu polegającej na nieujawnianiu nazwisk członków komisji konkursowych Rzecznik przypomina, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem tajność obrad i prac komisji konkursowych została wprowadzona w celu zagwarantowania niezależności tych komisji i obiektywności ich prac poprzez ochronę ich przed wszelkimi zewnętrznymi ingerencjami i naciskami [9]. Przestrzeganie tej tajności wyklucza zatem ujawnienie poglądów przyjętych przez poszczególnych członków komisji konkursowych. Rzecznik konsekwentnie stoi na stanowisku, że prawo do zachowania w tajemnicy indywidualnych poglądów członków komisji konkursowej nie jest jednak tym samym, co zachowanie w tajemnicy ich tożsamości [10].

32. Rzecznik zauważa, że poglądy instytucji na temat właściwej równowagi między otwartością a uzasadnionymi potrzebami poufności w pracach komisji konkursowych ewoluowały w kierunku nadania większej wagi otwartości [11]. Przypomina, że zarówno EPSO, jak i Komisja mają ustaloną praktykę, zgodnie z którą ujawniają nazwiska członków komisji konkursowej. Zdaniem Rzecznik taka praktyka gwarantuje przejrzystość procedur naboru, pomaga budować i utrzymywać zaufanie publiczne do instytucji, organów i jednostek organizacyjnych UE oraz zapewnia kandydatów, że procedura naboru nie jest dotknięta konfliktem interesów.

20. W odpowiedzi Cedefopu na sugestie Rzecznika nie odniesiono się do powyższych kwestii. Agencja jedynie powtórzyła, że woli nie ujawniać nazwisk członków komisji konkursowych.

21. Rzecznik wyraża ubolewanie z powodu stanowiska przyjętego przez Agencję i jest zdania, że w odniesieniu do kwestii ujawnienia nazwisk członków komisji konkursowej działanie Cedefopu, tj. zarówno nieuwzględnienie argumentów sformułowanych przez Rzecznika w tej kwestii, jak i sama odpowiedź, świadczą o niechęci do zaangażowania się w konstruktywny dialog z Rzecznikiem w sposób sprzyjający pielęgnowaniu i wzmacnianiu kultury administracyjnej służby obywatelom.

22. Rzecznik zbadał zatem dalej kwestię merytoryczną i podtrzymuje analizę przytoczoną w pkt 15 powyżej. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich podkreśla, że każdy członek społeczeństwa, który zajmuje się urzędnikiem, ma prawo znać jego nazwisko. Stanowi to podstawową zasadę dobrej administracji. Administracja bez twarzy i imienia alienuje [12]. Ponadto zachowanie w tajemnicy poglądów członków komisji konkursowych to nie to samo, co zachowanie w tajemnicy ich tożsamości. Pierwsza z nich chroni członków komisji konkursowych przed naciskami zewnętrznymi, podczas gdy druga przyczynia się do klimatu tajemnicy i nieufności.

23. Rzecznik zauważa również, że ujawnienie nazwisk członków komisji konkursowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych przez daną instytucję, organ lub jednostkę organizacyjną UE, a zatem skutkuje stosowaniem rozporządzenia 45/2001. Rzecznik uważa, że ujawnienie nazwisk byłoby zgodne z prawem do ochrony danych, pod warunkiem że dana instytucja spełnia szereg wymogów prawnych. Obejmują one (i) przyjęcie decyzji określającej podstawę prawną oraz cel i sposoby takiego ujawnienia oraz (ii) zapewnienie ochrony praw osoby, której dane dotyczą, w tym prawa do otrzymania z wyprzedzeniem jasnych i kompletnych informacji na temat ujawnienia oraz prawa do sprzeciwu na mocy art. 18 rozporządzenia [13].

24. W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza projekt zalecenia dla Cedefopu, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Projekt zalecenia

Na podstawie powyższych ustaleń Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia Cedefopowi następujący projekt zalecenia:

W celu zapewnienia przejrzystości procedur naboru Cedefop powinien przyjąć nową politykę umożliwiającą ujawnianie nazwisk członków komisji konkursowej w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych.

Cedefop zostanie poinformowany o niniejszym projekcie zalecenia.  Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich Cedefop przesyła szczegółową opinię do dnia 31 stycznia 2013 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu projektu zalecenia i opisie sposobu jego wdrożenia.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 17 października 2012 r.