Szanowna Pani X!

Zwracam się do Pana w celu znalezienia rozwiązania tej sprawy ^[1], która opiera się na skardze otrzymanej od Pana Y w imieniu Association des Américains Accidentels w dniu 28 lutego 2022 r.

Skarżący zwrócił się do Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) o publiczny dostęp do „wszystkich wymienianych informacji (e-maili, pism, sprawozdań, dokumentów roboczych):

 między Komisją Europejską a Europejską Radą Ochrony Danych, które odnoszą się do oświadczenia w sprawie umów międzynarodowych, w tym przekazywania danych.

między państwami członkowskimi a Europejską Radą Ochrony Danych, które odnoszą się do oświadczenia w sprawie umów międzynarodowych, w tym przekazywania danych.

między organami ochrony danych a Europejską Radą Ochrony Danych, które odnoszą się do oświadczenia w sprawie umów międzynarodowych, w tym przekazywania danych.”

Następnie Y wyjaśnił zakres swojego wniosku, ponieważ zwrócił się również o dostęp do „projektów oświadczenia w sprawie umów międzynarodowych, w tym przekazywania danych”, które pierwotnie miało zostać przyjęte w dniu 7 marca i które zostało przesłane Komisji Europejskiej przez Europejską Radę Ochrony Danych (EROD). Wymiana ta między Komisją Europejską a EROD miała miejsce przed 2 marca 2021 r.”. W odniesieniu do sprawy 386/2021/AMF Y wskazał, że zwrócił się o dostęp do żądanych dokumentów w formie zanonimizowanej.

EROD zidentyfikowała 32 dokumenty wchodzące w zakres wniosku skarżącego´s ^[2]. Udzieliła ona pełnego dostępu do sześciu z tych dokumentów, częściowego dostępu do 14 dokumentów i odmówiła pełnego dostępu do pozostałych 12 dokumentów. Odmawiając dostępu do dokumentów, EROD powołała się na wyjątek ^[3] przewidziany w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001), argumentując, że ujawnienie tych dokumentów „poważnie naruszyłoby” jej proces decyzyjny. EROD uznała, że ujawnienie dokumentów nie leży w nadrzędnym interesie publicznym.

W trakcie dochodzenia EROD dokonała ponownej oceny żądanych dokumentów i przyznała szerszy częściowy dostęp do jednego dokumentu, który został przekazany skarżącemu. Mój zespół prowadzący dochodzenie przeanalizował dokumenty będące przedmiotem tego dochodzenia oraz uwagi przekazane przez EROD 24 lutego 2022 r.

Jak Panu wiadomo, rozporządzenie 1049/2001 ma zastosowanie do wszystkich dokumentów będących w posiadaniu instytucji.^[4] Rozporządzenie 1049/2001 opiera się na założeniu, że „otwartość umożliwia obywatelom bliższe uczestnictwo w procesie decyzyjnym i gwarantuje, że administracja cieszy się większą legitymacją oraz jest skuteczniejsza i bardziej odpowiedzialna wobec obywateli w systemie demokratycznym”.^[5] Dostęp do dokumentów może być ograniczony tylko wtedy, gdy zastosowanie ma jeden (lub więcej) z ograniczonej liczby wyjątków przewidzianych w rozporządzeniu 1049/2001 ^[6].

Z przeglądu dokumentów częściowo ujawnionych do tej pory przez EROD wynika, że utajnione części zasadniczo nie wchodzą w zakres wniosku skarżącego. W odniesieniu do tych pozostałych części, które wchodzą w zakres stosowania, EROD oparła się na wyjątku przewidzianym w art. 4 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia 1049/2001, który dotyczy ochrony procesu podejmowania decyzji przez instytucję, w przypadku gdy proces ten został zakończony.

Jeżeli chodzi o dokumenty, które nie zostały ujawnione w całości, EROD powołała się również na wyjątek przewidziany w art. 4 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia 1049/2001.

Moja propozycja rozwiązania odnosi się zatem do tych dokumentów, które zostały częściowo ujawnione, w przypadku gdy utajnione części wchodzą w zakres stosowania, a dokumenty te nie zostały ujawnione w całości.

Trybunał uznał, że ochrona procesu decyzyjnego przed ukierunkowaną presją zewnętrzną może stanowić uzasadnioną podstawę ograniczenia dostępu do dokumentów. Komisja podkreśliła jednak również, że istnienie takiej presji zewnętrznej „musi zostać ustalone z całą pewnością” oraz że „należy przedstawić dowody wskazujące na istnienie dającego się racjonalnie przewidzieć ryzyka”, aby ta presja zewnętrzna miała istotny wpływ na daną decyzję ^[7].

Skarżący zwrócił się o dostęp do dokumentów związanych z zakończonymi procesami decyzyjnymi. Argumenty EDBP dotyczące tego, w jaki sposób ujawnienie dokumentów mogłoby spowodować znaczną presję na członków zarządu w związku z tymi procesami decyzyjnymi lub w związku z potencjalnymi przyszłymi procesami decyzyjnymi, pozostają niejasne i mają bardzo ogólny charakter.

Dokładniej rzecz ujmując, nie jest jasne, w jaki sposób ujawnienie tych dokumentów przygotowawczych mogłoby poważnie zagrozić procesowi decyzyjnemu EROD ze względu na ich charakter lub że wywołałoby to nadmierną presję zewnętrzną na członków Rady, gdyby ich opinie zostały podane do wiadomości publicznej, lub że spowodowałoby niepewność co do dezorientacji opinii publicznej, jak twierdzi EROD. W tym celu pragnę zauważyć, że skarżący wskazał, iż byłby zadowolony z dostępu do opinii krajowych organów nadzorczych w formie zanonimizowanej. EROD nie wyjaśniła, w jaki sposób udzielenie dostępu do zanonimizowanych poglądów jej członków mogłoby prowadzić do wywierania na nich zewnętrznej presji lub powodować niepewność lub dezorientację. Nie wykazano również, w jaki sposób ich ujawnienie ograniczyłoby zdolność EROD do zapewnienia spójnej interpretacji przepisów o ochronie danych, podważyłoby jej misję przemawiania jednym głosem lub ingerowałoby w niezależną rolę przyznaną EROD na mocy rozporządzenia ustanawiającego EROD. Ponadto nie jest jasne, w jaki sposób twierdzenie EROD, że jej przyszłe stanowisko w odniesieniu do negocjacji FATCA zostałoby podważone przez ujawnienie żądanych dokumentów (zob. przypis 3 powyżej). EROD nie ustaliła zatem w sposób rzeczywisty i konkretny, w jaki sposób powstają takie poważne zagrożenia dla jej procesu decyzyjnego, ani nie przedstawiła żadnych przykładów takich zagrożeń.

Pragnę również zauważyć, że rola Komisji jako członka Rady i jej zdolność do wyrażania poglądów w charakterze stałego obserwatora podczas tych obrad są przewidziane w prawie Unii oraz że należy oczekiwać i przyjąć z zadowoleniem wyrażanie różnych poglądów. Ponadto nie zgadzam się, że rozporządzenie ustanawiające EROD ustanawia szczególny wyjątek od prawa publicznego dostępu do jej dokumentów na podstawie twierdzenia EROD, że jest ona niezależnym organem.

W związku z powyższym jako rozwiązanie w tej sprawie chciałbym zaproponować, aby EROD ponownie rozważyła swoją decyzję w sprawie wniosku skarżącego ´s o publiczny dostęp w odniesieniu do tych dokumentów lub ich części, które wchodzą w zakres wniosku i dochodzenia i które do tej pory nie zostały ujawnione, biorąc pod uwagę powyższe uwagi, w celu udzielenia jak najszerszego publicznego dostępu. Mogłoby to obejmować na przykład udzielenie dostępu do poglądów wyrażonych przez członków wchodzących w jego skład w formie zanonimizowanej, tj. bez przypisywania tych poglądów konkretnym stronom.

Uprzejmie proszę o odpowiedź na moje propozycje do 21 listopada 2022 r. Po otrzymaniu Państwa odpowiedzi na wniosek prześlemy jej kopię skarżącemu wraz z kopią wniosku.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 21.09.2022 r.

[1] Zgodnie z art. 2 ust. 10 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[2] W trakcie dochodzenia okazało się, że nie wszystkie projekty wersji oświadczenia EROD 01/2019 w sprawie amerykańskiej ustawy o wypełnianiu obowiązków podatkowych w odniesieniu do rachunków zagranicznych (FATCA) zostały ocenione na etapie wstępnym i potwierdzającym. Zgodnie z pismem Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 11 maja 2022 r. dokumenty te traktuje się jako odrębny wniosek o publiczny dostęp.

[3] Art. 4 ust. 3 tiret drugie rozporządzenia 1049/2001.

[4] Motyw 11 rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[5] Motyw 2 rozporządzenia 1049/2001.

[6] Art. 1 rozporządzenia 1049/2001.

[7] Wyrok Sądu Pierwszej Instancji (siódma izba) z dnia 18 grudnia 2008 r., Pablo Muñiz przeciwko Komisji Wspólnot Europejskich, sprawa T‑144/05, pkt 86; Wyrok Sądu (siódma izba w składzie powiększonym) z dnia 22 marca 2018 r., Emilio de Capitani/Parlament Europejski, sprawa T‑540/15, pkt 99.