Szanowna Pani De X!

Piszę, aby podzielić się z Państwem moimi wstępnymi ustaleniami w powyższym dochodzeniu.

Dochodzenie dotyczy sposobu, w jaki Europol zajął się przeniesieniem dwóch byłych pracowników na stanowiska związane ze zwalczaniem niegodziwego traktowania dzieci w celach seksualnych w internecie. Pierwszy pracownik dołączył do podmiotu prywatnego (Thorn) działającego w tej dziedzinie na początku 2022 r., a drugi dołączył do tego samego podmiotu jako członek zarządu w 2023 r. Skarżący, były poseł do Parlamentu Europejskiego, wyraził zaniepokojenie, że działania te stwarzają ryzyko konfliktu interesów.

Chciałbym podziękować Europolowi za ułatwienie kontroli dokumentów przechowywanych w tej sprawie. Pragnę również podziękować Pani współpracownikom za współpracę podczas spotkań z moim zespołem śledczym oraz za dodatkowe informacje udostępnione w tym kontekście.[1] W załączeniu przesyłam Pani uwagi skarżącego dotyczące sprawozdania ze spotkania.

Na tej podstawie doszedłem do następujących wstępnych ustaleń.

1. Jak Europol radził sobie z ryzykiem konfliktu interesów podczas służby

Kontrola wykazała, że praca wykonywana przez pierwszego byłego pracownika Europolu była związana z jego przyszłymi obowiązkami u nowego pracodawcy.

Mimo to Europol nie przeprowadził oceny, czy może to stanowić rzeczywisty konflikt interesów podczas służby. Członek personelu pozostawał w służbie przez prawie dwa miesiące między datą jego powiadomienia a momentem, w którym dołączył do Thorna. Europol nie rozważył, czy w tym okresie konieczne były środki łagodzące.

Wstępnie uważam, że nie było to zgodne z przepisami regulaminu pracowniczego dotyczącymi konfliktu interesów [2] ani z wytycznymi Europolu [3] dotyczącymi konfliktu interesów.  Regulamin pracowniczy zakazuje pracownikowi zajmowania się sprawą, w której ma on bezpośredni lub pośredni interes osobisty. W wytycznych Europolu konflikt interesów zdefiniowano jako sytuację, w której osobiste interesy pracownika mogłyby faktycznie lub potencjalnie naruszyć, bezpośrednio lub pośrednio, jego niezależność zawodową w wykonywaniu obowiązków na rzecz Europolu. Wyraźnie odnosi się do przewidywanego zatrudnienia jako przykładu takich osobistych interesów. W wytycznych wymaga się od kadry kierowniczej zapewnienia przestrzegania jej zasad, a ponieważ niektórzy z tych kadry kierowniczej byli zaangażowani w ocenę wniosku o podjęcie działań po zakończeniu służby, treść tego wniosku powinna była doprowadzić do zastosowania środków łagodzących w ramach Europolu.

2. Jak Europol ocenił konflikt interesów w odniesieniu do działań po zakończeniu służby

Dochodzenie wykazało, że przy ocenie ryzyka konfliktu interesów związanego z wnioskami o podjęcie działalności po zakończeniu służby Europol kładzie szczególny nacisk na względy handlowe.

Niezwykle ważne jest oczywiście, aby Europol chronił swoje interesy finansowe. Jednak skupienie się wyłącznie na zamówieniach publicznych grozi tym, że Europol nie będzie w stanie odpowiednio zidentyfikować konfliktów interesów (w tym domniemanych konfliktów). Termin „konflikt interesów” ma szerokie znaczenie, co znajduje odzwierciedlenie w różnych czynnikach, które organ powołujący musi uwzględnić przy rozpatrywaniu wniosków o podjęcie działalności po zakończeniu służby. Czynniki te opisano w decyzji Komisji w sprawie działalności i zadań zewnętrznych oraz działalności zawodowej po zakończeniu służby [4], którą stosuje Europol. Czynniki te są pomocne w identyfikacji wszelkich zagrożeń związanych z lobbingiem, uczciwością i reputacją podczas przeprowadzania oceny konfliktu interesów w kontekście działalności po zakończeniu służby.

Moim zdaniem Europol zbyt wąsko zastosował pojęcie konfliktu interesów we wniosku o podjęcie działalności po zakończeniu służby złożonym przez pierwszego pracownika. Nie było to zgodne z decyzją Komisji, a zatem z wewnętrznymi przepisami Europolu. Gdyby w ocenie uwzględniono wszystkie istniejące zagrożenia, należałoby nałożyć okres karencji dla lobbingu.

Ponadto w odniesieniu do drugiego pracownika, w przypadku którego organ powołujący nałożył bardziej rygorystyczne warunki, nadal obawiam się, że dane wejściowe i ocena leżące u podstaw tej decyzji nadal opierały się na wąskim rozumieniu konfliktu interesów, które nie uwzględniało wszystkich zagrożeń związanych z przeprowadzką.

3. W jaki sposób Europol przetwarzał wewnętrznie wnioski o zezwolenie na działalność po zakończeniu służby

Ponadto mój zespół śledczy wykrył szereg niedociągnięć w sposobie, w jaki Europol rozpatrywał oba wnioski o działania po zakończeniu służby. W przypadku pierwszego pracownika istniała sprzeczność między opinią wspólnego komitetu a opinią organu powołującego, a Europol nie wiedział, czy ówczesny organ powołujący w ogóle rozpatrzył opinię wspólnego komitetu. W przypadku drugiego pracownika niektóre informacje przekazane przez pracownika nie zostały odnotowane w procesie wewnętrznych konsultacji Europolu, a pominięcie zostało wykryte dopiero po podjęciu przez organ powołujący ostatecznej decyzji w sprawie wniosku.

W obu przypadkach niedociągnięcia pojawiły się podczas wewnętrznego przetwarzania przez Europol formularzy wniosków o udzielenie zezwolenia. To wewnętrzne przetwarzanie wydaje się podatne na błędy ludzkie. W rezultacie w obu rozpatrywanych sprawach organ powołujący oparł swoją decyzję na niekompletnych informacjach. 

Dobra administracja wymaga, aby informacje niezbędne do podjęcia decyzji były odpowiednio rejestrowane i przechowywane oraz aby informacje te były następnie brane pod uwagę w celu wyciągnięcia świadomych wniosków. Wydaje się, że nie miało to miejsca w kontekście wewnętrznego przetwarzania przez Europol wniosków o podjęcie działań po zakończeniu służby w tych dwóch przypadkach.

Byłbym wdzięczny za otrzymanie odpowiedzi Europolu na powyższe wstępne ustalenia w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania niniejszego pisma. Opóźnienia napotkane w trakcie tego dochodzenia, wynikające z próśb o dodatkowy czas ze strony Państwa służb, oznaczają, że przedłużenie tego terminu nie jest możliwe.

Pragnę zauważyć, że zamierzam podzielić się Pana odpowiedzią ze skarżącym i należy ją sporządzić z uwzględnieniem tej kwestii. Jeżeli na tym etapie Europol będzie musiał dzielić się z nami informacjami poufnymi, należy je odpowiednio wyraźnie oznaczyć.

Ponadto byłbym wdzięczny, gdyby Europol mógł potwierdzić mojemu urzędowi, czy uważa jakiekolwiek informacje zawarte w niniejszym piśmie za poufne, w miarę możliwości do dnia 18 października 2024 r. Jeżeli Europol uzna, że pismo nie zawiera żadnych informacji poufnych, zamierzam udostępnić je skarżącemu i opublikować na stronie internetowej Rzecznika.

Odpowiedzialnym funkcjonariuszem ds. dochodzeń jest Amandine Le Bellec.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 11.10.2024 r.

Uwaga: Niektóre części tych wstępnych ustaleń są poufne i zostały usunięte.

[1] Obejmuje to wymianę wiadomości e-mail między Europolem a Thornem w kontekście sprawy 1167/2023/PB, a także przegląd procesu decyzyjnego Europolu w sprawie wniosków o zezwolenie na działalność po zakończeniu służby w latach 2021–2024, który został udostępniony mojemu zespołowi śledczemu 14 czerwca 2024 r.

[2] Art. 11a regulaminu pracowniczego, dostępny pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20240101

[3] Wytyczne dla pracowników Europolu dotyczące konfliktu interesów, 4 października 2017 r., dostępne pod adresem: https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/documents/guidance_to_europol_staff_-_conflict_of_interest.pdf

[4] C(2018) 4048 final, mający zastosowanie przez analogię do Europolu i dostępny pod adresem: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/EDOC%231339872_DECISION_OF_THE_MANAGEMENT_BOARD_OF_EUROPOL_on_the_entry_into_forceat__Europol_of_Commission_Decision_C%282018%29_4048_on_outside_activities_EDOC%231009554-v2A-PUBLIC-.pdf