Sprawa dotyczyła wniosku dziennikarza o publiczny dostęp do oświadczeń o braku konfliktu interesów składanych przez sędziów i rzeczników generalnych Trybunału Sprawiedliwości i Sądu od dnia 1 stycznia 2018 r. Oświadczenia obecnych członków Trybunału są publikowane na jego stronie internetowej, ale są usuwane po zakończeniu ich kadencji. Trybunał Sprawiedliwości odmówił dostępu do żądanych oświadczeń byłych członków, twierdząc, że stanowią one „dokumenty sądowe”, które nie wchodzą w zakres jego decyzji w sprawie publicznego dostępu do dokumentów administracyjnych Trybunału.

Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie tej skargi i zwrócił się o wyjaśnienie, w jaki sposób Trybunał rozróżnia dokumenty sądowe i administracyjne między dokumentami będącymi w jego posiadaniu. Wkrótce po wszczęciu dochodzenia Trybunał poinformował jednak Rzecznika Praw Obywatelskich, że zmienił swoją praktykę i że obecnie udziela na wniosek dostępu do deklaracji o braku konfliktu interesów, z wyjątkiem poufnych załączników do tych deklaracji. Trybunał stwierdził również, że udostępni na żądanie wszystkie wcześniejsze oświadczenia swoich członków, których kadencja dobiegła końca.

Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjęła terminową decyzję Trybunału o zwiększeniu przejrzystości w tej dziedzinie. Uznała skargę za rozstrzygniętą i zamknęła sprawę. Jednocześnie podzieliła się z Trybunałem kilkoma uwagami dotyczącymi jej mandatu w odniesieniu do działalności administracyjnej Trybunału polegającej na rozpatrywaniu wniosków o publiczny dostęp.

Sprawa dotyczyła rozpatrywania przez Europejski Bank Centralny (EBC) aspektów proceduralnych związanych ze zgłoszeniem sygnalisty, które skarżący [1] przedłożył w 2022 r. Raport sygnalisty dotyczył rzekomych więzi rodzinnych między urzędnikiem zatrudniającym a osobą, która została zatrudniona.

Skarżący doświadczył zachowania domniemanych sprawców, które jego zdaniem stanowiło niewłaściwe zachowanie (w tym molestowanie). Skarżący wniósł o wszczęcie powiązanego dochodzenia administracyjnego.

EBC postanowił ocenić zgłoszenie sygnalisty łącznie z kwestią domniemanego niewłaściwego zachowania. Poinformowała również skarżącego, że przedstawione dowody nie uzasadniają wszczęcia dochodzenia administracyjnego. Skarżący zakwestionował obie kwestie w drodze skargi administracyjnej, którą EBC uznał za niedopuszczalną ze względu na brak indywidualnego interesu (wspólne rozpatrywanie obu kwestii) lub brak jakiejkolwiek decyzji podlegającej zaskarżeniu (niewszczęcie dochodzenia administracyjnego).

Skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, kwestionując decyzję EBC o niedopuszczalności. W trakcie dochodzenia Rzecznika skarżący zwrócił się również do Rzecznika o dokładniejsze przyjrzenie się rozpatrywaniu zgłoszeń i skarg sygnalistów w EBC.

Rzecznik uznał, że podane przez EBC powody uznania skargi administracyjnej skarżącego za niedopuszczalną nie były przekonujące.

Rzecznik zauważyła również, że podczas dochodzenia nastąpiły istotne zmiany w tej sprawie oraz że powiązane dochodzenia wewnętrzne wysokiego szczebla są nadal w toku. Ponadto EBC kończył z własnej inicjatywy przegląd swoich ram sprawozdawczych, dochodzeniowych i dyscyplinarnych. W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że dalsze dochodzenia nie były w tym momencie uzasadnione, i zamknął dochodzenie.

 

[1] Ze względu na anonimowość, w tym w odniesieniu do płci skarżącego, tekst odnosi się do skarżącego jako „oni”/„ich”/„oni”.

 

Agencje UE odgrywają kluczową rolę, wdrażając polityki UE i zapewniając techniczną, naukową i prawną wiedzę fachową w kluczowych sektorach. Wszelkie przekonanie, że ich urzędnicy publiczni realizują prywatne interesy, które są sprzeczne z ich obowiązkami, może podważyć zaufanie publiczne do ich pracy. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich konsekwentnie podkreśla ryzyko związane ze zjawiskiem „drzwi obrotowych”, w ramach którego pracownicy przenoszą się na stanowiska zewnętrzne, zwłaszcza w sektorze prywatnym. Nawet niewielka liczba głośnych spraw może wywołać niepokój publiczny i uszczerbek na reputacji, co znalazło odzwierciedlenie w ostatnich dochodzeniach.

Jednocześnie administracja UE musi przyciągnąć wykwalifikowanych specjalistów, aby zająć się priorytetami takimi jak zrównoważony rozwój, cyfryzacja i bezpieczeństwo. Środki takie jak okresy karencji i ograniczenia w zatrudnieniu mogą wpływać na elastyczność kariery, zwłaszcza w dziedzinach takich jak prawo, finanse lub technologia.

W tym kontekście w ramach niniejszego dochodzenia zbadano, z systemowego punktu widzenia, sposób, w jaki agencje UE zajmują się przypadkami efektu „drzwi obrotowych”. Celem było określenie dobrych praktyk i ewentualnych niedociągnięć w stosowanych politykach i praktykach. W tym celu Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził szczegółowy przegląd polityki wprowadzonej przez 15 agencji UE i skontrolował 54 akta dotyczące indywidualnych spraw rozpatrywanych przez dziewięć agencji UE. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami pięciu agencji UE w celu wyjaśnienia nierozstrzygniętych kwestii.

Prawie wszystkie agencje UE, które przedłożyły Rzecznikowi dokumentację, stwierdziły, że przyjęły podejście Komisji Europejskiej do realizacji zobowiązań prawnych związanych z przechodzeniem pracowników na stanowiska w sektorze prywatnym, zarówno przy wyjeździe, jak i podczas urlopu bezpłatnego. Rzecznik stwierdziła jednak, że niektóre agencje UE mają bardziej szczegółowe i kompleksowe wytyczne dotyczące wdrażania tych zobowiązań prawnych niż inne. Zidentyfikowane przez Rzecznika różnice dotyczą sposobu, w jaki agencje radzą sobie z późnymi lub niekompletnymi powiadomieniami o działaniach po zakończeniu służby, sposobu, w jaki agencje oceniają takie powiadomienia, charakteru nałożonych środków łagodzących, przejrzystości decyzji w sprawie zgłoszonych działań po zakończeniu służby oraz sposobu monitorowania wszelkich wynikających z nich obowiązków, a także sposobu, w jaki agencje szkolą pracowników w zakresie ich obowiązków w zakresie etyki.

Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że zasady i polityki regulujące działalność osób niebędących pracownikami, tj. członków zarządów agencji lub rad nadzorczych, różnią się znacznie. Większość członków zarządu agencji jest powoływana przez organy krajowe i reprezentuje swoje państwa członkowskie, co oznacza, że nadal podlegają oni krajowym zasadom etyki, które różnią się w poszczególnych państwach członkowskich. Aby zaradzić potencjalnym konfliktom interesów i szkodom dla reputacji wynikającym z efektu „drzwi obrotowych”, tylko kilka organów zarządzających z agencji UE przeanalizowanych w ramach niniejszego dochodzenia przyjęło politykę regulującą działalność (byłych) członków zarządu po zakończeniu kadencji.

Aby pomóc agencjom UE w dalszym wzmacnianiu przepisów dotyczących efektu „drzwi obrotowych”, Rzecznik przedstawiła szereg wytycznych dotyczących dobrych praktyk:

• Silne ramy uczciwości zaczynają się od zapobiegania: zasadnicze znaczenie ma wyposażenie pracowników i członków zarządu w jasne wytyczne, regularne szkolenia i bieżące inicjatywy uświadamiające, aby zapewnić pełne zrozumienie obowiązków etycznych.
• Jest to wzmocnione solidnymi standardowymi procedurami operacyjnymi dotyczącymi postępowania w sytuacjach efektu „drzwi obrotowych”, które zapewniają jasne, stopniowe podejście do powiadomień, ocen i zgodności.
• Należy z góry ustanowić przejrzyste kryteria ograniczania ról po zakończeniu służby lub po jej zakończeniu, tak aby osoby fizyczne były w pełni świadome ograniczeń przed podjęciem pracy.
• W przypadku sygnalizowania przejścia do sektora prywatnego agencje powinny działać szybko, przeprowadzając dokładne oceny ryzyka, identyfikując potencjalne konflikty interesów i podejmując natychmiastowe działania zapobiegawcze, takie jak cofnięcie praw dostępu lub, w razie potrzeby, przeniesienie obowiązków.
• Podejmowanie decyzji powinno być sprawiedliwe, przejrzyste i dobrze udokumentowane, umożliwiając osobom fizycznym zgłaszanie uwag na temat proponowanych ograniczeń, przy jednoczesnym zapewnieniu skutecznego zarządzania ryzykiem za pomocą proporcjonalnych środków, takich jak okresy karencji, zakazy lobbingu lub, w razie potrzeby, całkowite zakazy.
• Uzasadnione decyzje muszą w odpowiednim czasie jasno określać prawa do odwołania.
• Poza dokładnym podejmowaniem decyzji rozliczalność zależy od zdecydowanego egzekwowania przepisów. Obejmuje to publikowanie streszczeń dozwolonych działań, aktywne monitorowanie zgodności z nałożonymi warunkami oraz przestrzeganie obowiązków w zakresie poufności.
• W przypadku podejrzenia naruszenia agencje muszą szybko zareagować - ustalając fakty i wszczynając postępowanie dyscyplinarne w poważnych przypadkach - aby utrzymać zaufanie i chronić integralność instytucjonalną.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdza, że agencje UE mogą wiele nauczyć się od siebie nawzajem. Rzecznik zamierza stosować te wytyczne dotyczące dobrych praktyk w sprawach, na które może zwrócić jej uwagę w przyszłości.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska (delegatura UE przy Unii Afrykańskiej) rozpatrzyła wniosek o udzielenie dotacji, oraz obaw dotyczących potencjalnego konfliktu interesów.

Skarżący wziął udział w zaproszeniu do składania wniosków dotyczących projektu wspierającego panafrykańskie zdolności wyborcze. Delegatura odrzuciła wniosek skarżącego, ponieważ ubiegał się on o finansowanie unijne powyżej maksymalnego odsetka dozwolonego w ramach zaproszenia. Skarżący twierdził, że był to błąd pisarski i że delegatura powinna była zwrócić się o wyjaśnienia zamiast odrzucać jego wniosek. Skarżący twierdził również, że ekspert, który był zaangażowany w rozwój projektu finansowanego w ramach niniejszego zaproszenia, pracował dla podmiotu, który złożył wniosek w ramach tego zaproszenia.

Rzecznik stwierdziła, że Komisja, w oparciu o własne wewnętrzne wytyczne, powinna była uznać błąd skarżącego za „oczywisty błąd pisarski” i zwróciła się do skarżącego o wyjaśnienie lub skorygowanie błędu skarżącego. Stwierdziła również, że Komisja nie dokonała odpowiedniej oceny zarzutów skarżącego dotyczących potencjalnego konfliktu interesów. Te dwa niedociągnięcia były równoznaczne z niewłaściwym administrowaniem. W odniesieniu do obu ustaleń Rzecznik uznał, że nie byłoby właściwe formułowanie odpowiednich zaleceń, ponieważ w międzyczasie dotacja została już przyznana. Przedstawiła jednak trzy sugestie mające na celu zapobieganie takim problemom w podobnych przypadkach w przyszłości.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska ograniczyła ryzyko konfliktu interesów związane z pracą w sektorze prywatnym zajętą przez byłego kierownika. Pracownik, który był w przeszłości zatrudniony w departamencie Komisji ds. konkurencji, przeniósł się do ponadnarodowej spółki [zredagowanej] jako kierownik wyższego szczebla odpowiedzialny za kwestie konkurencji i regulacji, w tym za Europę. Przed podjęciem pracy w [zredagowanej] spółce były pracownik opuścił Komisję i dołączył do globalnej kancelarii prawnej. Komisja zezwoliła na przeniesienie do kancelarii adwokackiej po tym, jak były pracownik poinformował ją o zamiarze podjęcia tej pracy.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że w kontekście zezwolenia na przeniesienie do kancelarii prawnej Komisja przyjęła środki mające na celu ograniczenie ryzyka stwarzanego przez byłego pracownika pracującego nad aktami lub sprawami, które byłyby istotne dla pracy w kancelarii prawnej. Decyzja Komisji o zezwoleniu na przeniesienie do kancelarii prawnej zawierała również szereg ograniczeń. Na przykład byłemu członkowi personelu zakazano pracy, bezpośrednio lub pośrednio, we wszelkich sprawach, za które były członek personelu był odpowiedzialny w trakcie pełnienia służby, lub we wszelkich sprawach bezpośrednio z nim związanych. Aby pomóc byłemu pracownikowi w zidentyfikowaniu przypadków, które mogą powodować problemy związane z konfliktem interesów w dowolnym momencie po odejściu ze służby, Komisja zamieściła wykaz spraw, który zaktualizowała po faktycznym odejściu pracownika.

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdziło, że Komisja przyjęła solidne podejście do oceny, w kontekście późniejszej roli byłego pracownika w [zredagowanym] przedsiębiorstwie, czy sprawy dotyczące konkurencji, które nie zostały ujęte w wyżej wymienionym wykazie, mogą mimo wszystko prowadzić do konfliktu interesów, ponieważ są one związane ze sprawami, za które były pracownik był odpowiedzialny. Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjął to podejście.

Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania w sposobie, w jaki Komisja zajęła się ryzykiem konfliktu interesów związanym z przedmiotowym stanowiskiem.