Agencje UE odgrywają kluczową rolę, wdrażając politykę UE i zapewniając techniczną, naukową i prawną wiedzę fachową we wszystkich kluczowych sektorach. Wszelkie postrzeganie, że ich urzędnicy publiczni realizują interesy prywatne, które są sprzeczne z ich obowiązkami, może podważyć zaufanie publiczne do ich pracy. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich konsekwentnie podkreślał ryzyko związane ze zjawiskiem „drzwi obrotowych”, w którym pracownicy przenoszą się na stanowiska zewnętrzne, zwłaszcza w sektorze prywatnym. Nawet niewielka liczba głośnych spraw może wywołać niepokój opinii publicznej i zaszkodzić reputacji, co znalazło odzwierciedlenie w ostatnich dochodzeniach.

Jednocześnie administracja UE musi przyciągnąć wykwalifikowanych specjalistów, aby zająć się priorytetami takimi jak zrównoważony rozwój, cyfryzacja i bezpieczeństwo. Środki takie jak okresy karencji i ograniczenia zatrudnienia mogą wpływać na elastyczność kariery, zwłaszcza w dziedzinach takich jak prawo, finanse lub technologia.

W tym kontekście w niniejszym dochodzeniu zbadano, z systemowego punktu widzenia, w jaki sposób agencje UE radzą sobie ze sprawami dotyczącymi efektu „drzwi obrotowych”. Celem było określenie dobrych praktyk i ewentualnych niedociągnięć w obowiązujących politykach i praktykach. W tym celu Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził szczegółowy przegląd polityki wprowadzonej przez 15 agencji UE i skontrolował 54 akta dotyczące poszczególnych spraw rozpatrywanych przez dziewięć agencji UE. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami pięciu agencji UE w celu wyjaśnienia nierozstrzygniętych kwestii.

Prawie wszystkie agencje UE, które przedłożyły Rzecznikowi dokumentację, stwierdziły, że przyjęły podejście Komisji Europejskiej do wdrażania obowiązków prawnych pracowników przechodzących na stanowiska w sektorze prywatnym, zarówno w momencie wyjazdu, jak i podczas urlopu bezpłatnego. Rzecznik stwierdził jednak, że niektóre agencje UE mają bardziej szczegółowe i kompleksowe wytyczne dotyczące wdrażania tych obowiązków prawnych niż inne. Różnice, które zauważył Rzecznik, dotyczą sposobu, w jaki agencje rozpatrują spóźnione lub niekompletne powiadomienia o działalności po zakończeniu służby, sposobu, w jaki agencje oceniają takie powiadomienia, charakteru nałożonych środków łagodzących, przejrzystości decyzji w sprawie zgłoszonych działań po zakończeniu służby oraz sposobu monitorowania wszelkich wynikających z nich obowiązków, a także sposobu, w jaki agencje szkolą pracowników w zakresie ich obowiązków w zakresie etyki.

Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że zasady i polityki regulujące działalność po zakończeniu kadencji osób niebędących pracownikami, tj. członków zarządów lub rad nadzorczych agencji, znacznie się różnią. Większość członków zarządu agencji jest powoływana przez organy krajowe i reprezentuje ich państwa członkowskie, co oznacza, że nadal podlegają oni krajowym zasadom etycznym, które różnią się w poszczególnych państwach członkowskich. Aby zaradzić potencjalnym konfliktom interesów i szkodom dla reputacji wynikającym z efektu „drzwi obrotowych”, tylko kilka organów zarządzających agencji UE zbadanych w niniejszym dochodzeniu przyjęło politykę regulującą działalność (byłych) członków zarządu po zakończeniu mandatu.

Aby pomóc agencjom UE w dalszym zaostrzaniu przepisów dotyczących efektu „drzwi obrotowych”, Rzecznik przedstawiła szereg wytycznych dotyczących dobrych praktyk:

• Silne ramy uczciwości zaczynają się od zapobiegania: zasadnicze znaczenie ma zapewnienie pracownikom i członkom zarządu jasnych wytycznych, regularnych szkoleń i bieżących inicjatyw uświadamiających, aby zapewnić pełne zrozumienie obowiązków etycznych.
• Jest to wzmocnione solidnymi standardowymi procedurami operacyjnymi dotyczącymi obsługi sytuacji drzwi obrotowych, które zapewniają jasne, stopniowe podejście do powiadomień, ocen i zgodności.
• Należy z góry ustalić przejrzyste kryteria ograniczania ról po zakończeniu służby lub po zakończeniu mandatu, tak aby osoby fizyczne były w pełni świadome ograniczeń przed przystąpieniem.
• Kiedy sygnalizuje się przejście do sektora prywatnego, agencje powinny działać szybko - przeprowadzając dogłębne oceny ryzyka, identyfikując potencjalne konflikty interesów i podejmując natychmiastowe kroki zapobiegawcze, takie jak cofnięcie praw dostępu lub przeniesienie obowiązków w razie potrzeby.
• Podejmowanie decyzji powinno być sprawiedliwe, przejrzyste i dobrze udokumentowane, umożliwiając osobom fizycznym zgłaszanie uwag na temat proponowanych ograniczeń, przy jednoczesnym zapewnieniu skutecznego zarządzania ryzykiem za pomocą proporcjonalnych środków, takich jak okresy karencji, zakazy lobbingu lub, w razie potrzeby, bezpośrednie zakazy.
• Terminowe, uzasadnione decyzje muszą jasno określać prawo do odwołania.
• Poza gruntownym podejmowaniem decyzji odpowiedzialność zależy od zdecydowanego egzekwowania przepisów. Obejmuje to publikowanie streszczeń zatwierdzonych działań, aktywne monitorowanie zgodności z nałożonymi warunkami oraz przestrzeganie obowiązków w zakresie poufności.
• W przypadku podejrzenia naruszenia agencje muszą szybko reagować - ustalając fakty i podejmując działania dyscyplinarne w poważnych przypadkach - w celu utrzymania zaufania i ochrony integralności instytucjonalnej.

Rzecznik stwierdza, że agencje UE mogą się wiele nauczyć od siebie nawzajem. Rzecznik Praw Obywatelskich zamierza stosować te wytyczne dotyczące dobrych praktyk w odniesieniu do spraw, na które może zostać poinformowana w przyszłości.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska (delegatura UE przy Unii Afrykańskiej) rozpatrzyła wniosek o udzielenie dotacji, oraz obaw dotyczących potencjalnego konfliktu interesów.

Skarżący wziął udział w zaproszeniu do składania wniosków dotyczących projektu wspierającego panafrykańskie zdolności wyborcze. Delegatura odrzuciła wniosek skarżącego, ponieważ ubiegał się on o finansowanie unijne powyżej maksymalnego odsetka dozwolonego w ramach zaproszenia. Skarżący twierdził, że był to błąd pisarski i że delegatura powinna była zwrócić się o wyjaśnienia zamiast odrzucać jego wniosek. Skarżący twierdził również, że ekspert, który był zaangażowany w rozwój projektu finansowanego w ramach niniejszego zaproszenia, pracował dla podmiotu, który złożył wniosek w ramach tego zaproszenia.

Rzecznik stwierdziła, że Komisja, w oparciu o własne wewnętrzne wytyczne, powinna była uznać błąd skarżącego za „oczywisty błąd pisarski” i zwróciła się do skarżącego o wyjaśnienie lub skorygowanie błędu skarżącego. Stwierdziła również, że Komisja nie dokonała odpowiedniej oceny zarzutów skarżącego dotyczących potencjalnego konfliktu interesów. Te dwa niedociągnięcia były równoznaczne z niewłaściwym administrowaniem. W odniesieniu do obu ustaleń Rzecznik uznał, że nie byłoby właściwe formułowanie odpowiednich zaleceń, ponieważ w międzyczasie dotacja została już przyznana. Przedstawiła jednak trzy sugestie mające na celu zapobieganie takim problemom w podobnych przypadkach w przyszłości.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska ograniczyła ryzyko konfliktu interesów związane z pracą w sektorze prywatnym zajętą przez byłego kierownika. Pracownik, który był w przeszłości zatrudniony w departamencie Komisji ds. konkurencji, przeniósł się do ponadnarodowej spółki [zredagowanej] jako kierownik wyższego szczebla odpowiedzialny za kwestie konkurencji i regulacji, w tym za Europę. Przed podjęciem pracy w [zredagowanej] spółce były pracownik opuścił Komisję i dołączył do globalnej kancelarii prawnej. Komisja zezwoliła na przeniesienie do kancelarii adwokackiej po tym, jak były pracownik poinformował ją o zamiarze podjęcia tej pracy.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że w kontekście zezwolenia na przeniesienie do kancelarii prawnej Komisja przyjęła środki mające na celu ograniczenie ryzyka stwarzanego przez byłego pracownika pracującego nad aktami lub sprawami, które byłyby istotne dla pracy w kancelarii prawnej. Decyzja Komisji o zezwoleniu na przeniesienie do kancelarii prawnej zawierała również szereg ograniczeń. Na przykład byłemu członkowi personelu zakazano pracy, bezpośrednio lub pośrednio, we wszelkich sprawach, za które były członek personelu był odpowiedzialny w trakcie pełnienia służby, lub we wszelkich sprawach bezpośrednio z nim związanych. Aby pomóc byłemu pracownikowi w zidentyfikowaniu przypadków, które mogą powodować problemy związane z konfliktem interesów w dowolnym momencie po odejściu ze służby, Komisja zamieściła wykaz spraw, który zaktualizowała po faktycznym odejściu pracownika.

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdziło, że Komisja przyjęła solidne podejście do oceny, w kontekście późniejszej roli byłego pracownika w [zredagowanym] przedsiębiorstwie, czy sprawy dotyczące konkurencji, które nie zostały ujęte w wyżej wymienionym wykazie, mogą mimo wszystko prowadzić do konfliktu interesów, ponieważ są one związane ze sprawami, za które były pracownik był odpowiedzialny. Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjął to podejście.

Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania w sposobie, w jaki Komisja zajęła się ryzykiem konfliktu interesów związanym z przedmiotowym stanowiskiem.

Sprawa dotyczyła systemu grup ekspertów Komisji Europejskiej, który odgrywa ważną rolę w informowaniu o decyzjach podejmowanych przez Komisję. W kontekście wcześniejszego dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przyjęła nowe przepisy dotyczące tych grup ekspertów. W ramach tego dochodzenia Rzecznik ocenił, w jaki sposób Komisja stosowała te przepisy, zwłaszcza w odniesieniu do przejrzystości składu i obrad grup ekspertów.

Dochodzenie wykazało, że Komisja posiada wewnętrzne wytyczne dotyczące wdrażania zasad grupy ekspertów oraz że zapewnia szkolenia odpowiednim pracownikom. Komisja ustanowiła również specjalną wewnętrzną sieć koordynatorów w celu monitorowania i promowania prawidłowego wdrażania przepisów dotyczących grup ekspertów, co Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjął.

Rzecznik wskazał jednak szereg obszarów, w których Komisja mogłaby jeszcze bardziej zwiększyć przejrzystość grup ekspertów. Po pierwsze, Komisja powinna podać swoje wewnętrzne wytyczne do wiadomości publicznej, aby wyjaśnić, czego społeczeństwo może oczekiwać od wdrożenia przez Komisję. Po drugie, w przypadku gdy niektóre dokumenty grupy ekspertów nie są ujawniane proaktywnie, Komisja powinna wymienić te dokumenty w protokole z posiedzenia odpowiedniej grupy ekspertów, aby w razie potrzeby umożliwić społeczeństwu złożenie wniosku o dostęp. Po trzecie, Komisja powinna wyznaczyć terminy publikacji dokumentów przed posiedzeniami grup ekspertów i po nich. Ponadto Komisja powinna udoskonalić funkcje wyszukiwania w rejestrach dokumentów, które są istotne dla grup ekspertów.

Rzecznik stwierdziła, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione, i zamknęła dochodzenie.