Tytuł sprawy: Informacje przekazane przez Komisję Europejską odrzuconym ofertom w kontekście zaproszeń do składania ofert i wniosków

Data: Środa, 2 marca 2022 r.

Lokalizacja: Zdalne spotkanie za pośrednictwem Webex

Uczestnicy

Zespół dochodzeniowy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich:

Tina Nilsson, Kierownik Działu Rozpatrywania Spraw

Laura Massocchi, specjalistka ds. dochodzeń

· Federico Narducci, stażysta ds. zapytań

Przedstawiciele Komisji:

· Kierownik Działu ds. Etyki, Dobrej Administracji i Administracji; Stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich

· Koordynator ds. polityki - Etyka, Dobra Administracja & Stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich

Cel posiedzenia

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich starał się omówić i znaleźć rozwiązanie kwestii związanej z niejasnym brzmieniem sekcji dotyczącej środków zaradczych w niektórych pismach i dokumentach wysyłanych przez Komisję do niewybranych kandydatów, którzy uczestniczą w zaproszeniach do składania wniosków, zaproszeniach do składania ofert i konkursach organizowanych przez Komisję lub jej agencje wykonawcze. Z tego powodu skarżący zwracają się do Rzecznika Praw Obywatelskich, nie stosując „wcześniejszych podejść administracyjnych” do danego organu, co jest wymogiem dopuszczalności skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich (art. 2 ust. 3 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich).

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich określił cel posiedzenia i wyjaśnił cechy inicjatyw strategicznych zainicjowanych przez Urząd.

Wymieniane informacje

Zespół prowadzący dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich podkreślił, że informacje dotyczące możliwości zwrócenia się przez obywateli do Rzecznika Praw Obywatelskich powinny być jak najbardziej jasne. W tym względzie ankieta przeprowadzona niedawno przez Rzecznika Praw Obywatelskich wykazała, że najbardziej niezadowolonymi skarżącymi są ci, których sprawy zostały uznane za niedopuszczalne. Ponieważ szablony Komisji są na ogół bardzo dobre i szeroko stosowane również przez inne organy UE, jeszcze ważniejsze jest, aby takie szablony były dobrze opracowane.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich stwierdził, że rolą Rzecznika nie jest ponowna ocena wniosków i ofert, lecz wykrywanie potencjalnych problemów proceduralnych i oczywistych błędów. Mechanizmy przeglądu wewnętrznego, bliższe źródłu, są zatem najlepszym sposobem na zajęcie się kwestiami merytorycznymi. Ponadto odpowiedź instytucji na wnioski o pomoc parlamentarną ma kluczowe znaczenie dla Rzecznika Praw Obywatelskich przy ocenie spraw. Rzecznik w coraz większym stopniu stosuje „dochodzenia biurowe” w przypadkach, w których na podstawie odpowiedzi instytucji można stwierdzić, że nie doszło do niewłaściwego administrowania, bez konieczności kontaktowania się przez Rzecznika z daną instytucją.

Przedstawiciele Komisji przyznali, że we wzorach występują pewne niedociągnięcia, które należy poprawić. Oświadczyli, że zaangażują wszystkie odpowiednie dyrekcje generalne i służby prawne, aby rozwiązać ten problem. Ten ostatni może doradzić, w jaki sposób pogodzić informacje dotyczące możliwości zwrócenia się do Rzecznika Praw Obywatelskich z informacjami na temat sposobu zaskarżenia decyzji do TSUE.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyjaśnił, że inicjatywa strategiczna koncentruje się na informacjach na temat sposobu zwrócenia się do Rzecznika Praw Obywatelskich, ale zauważył, że przydatne byłoby poinformowanie wnioskodawców, którzy nie zostali wybrani, że skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich nie ma wpływu na termin na zwrócenie się do TSUE.

Przedstawiciele Komisji zapytali, w których obszarach większość spraw uznaje się za niedopuszczalne ze względu na niejasne sformułowanie. Zespół śledczy stwierdził, że większość spraw dotyczy dotacji i konkursów. W odniesieniu do zamówień publicznych w rozporządzeniu finansowym określono 10-dniowy okres zawieszenia typu standstill, podczas którego odrzuceni oferenci mogą przedstawiać uwagi przed podpisaniem umowy. Niemniej jednak niektóre skargi dotyczące postępowań o udzielenie zamówienia uznaje się za niedopuszczalne, ponieważ odrzuceni wnioskodawcy przesyłają uwagi instytucjom zamawiającym i jednocześnie zwracają się do Rzecznika Praw Obywatelskich. Ponadto praktyczny przewodnik INTPA również stworzył pewne problemy, ponieważ wymienia środki zaradcze na równych zasadach. W związku z tym dla niewybranych wnioskodawców nie jest jasne, czy muszą najpierw zwrócić się do instytucji zamawiającej, a następnie do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedstawiciele Komisji zapytali, czy taka sytuacja ma miejsce również w odniesieniu do spraw pracowniczych na podstawie regulaminu pracowniczego. Zespół śledczy stwierdził, że sprawy pracownicze stanowią odrębną kwestię, która nie wchodzi w zakres tej strategicznej inicjatywy.

Przedstawiciele Komisji stwierdzili, że w przeciwieństwie do dotacji i zamówień nie ma wzorów konkursów. Do konkursów mają jednak zastosowanie ogólne zasady Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego.

Wnioski

Obie strony zgodziły się, że to do Komisji należy znalezienie odpowiednich sformułowań, które zagwarantują, że obywatele otrzymają prawidłowe informacje na temat dostępnych środków zaradczych. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich chciałby otrzymać pisemną odpowiedź Komisji na inicjatywę strategiczną, określającą, w jaki sposób Komisja zamierza zająć się przedmiotową kwestią. W międzyczasie zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich może wnieść wkład we wszelkie zaktualizowane sformułowania wzorów.

Bruksela, 8 marca 2022 r.

Tina Nilsson Laura Massocchi

Kierownik ds. dochodzeń w Dziale Rozpatrywania Spraw

Dyrekcja ds. Zapytań Dyrekcja ds. Zapytań