Strasburg, 13 czerwca 2017 r.

Dotyczy: Wykonywanie art. 16 regulaminu pracowniczego UE

Szanowny Panie Przewodniczący!

Jak zapewne Panu wiadomo, w ostatnich latach zastanawiałem się nad tym, jak Komisja Europejska radzi sobie z sytuacjami, w których pracownicy wyjeżdżają do pracy w sektorze prywatnym i w których pracownicy dołączają do Komisji po przepracowaniu w sektorze prywatnym (tzw. efekt „drzwi obrotowych”). Moje dochodzenie doprowadziło mnie do wydania sugestii i wytycznych mających na celu wzmocnienie procedur Komisji w zakresie wdrażania odpowiednich przepisów regulaminu pracowniczego UE [1].

Niedawno wszczęłam dochodzenie uzupełniające [2], aby umożliwić Komisji poinformowanie mnie o działaniach podjętych w odpowiedzi na moje sugestie i wytyczne.

Wśród przepisów regulujących sytuacje związane z efektem „drzwi obrotowych” art. 16 ust. 3 regulaminu pracowniczego stanowi, że organ powołujący co do zasady zakazuje byłym urzędnikom wyższego szczebla, w okresie 12 miesięcy po zakończeniu służby, angażowania się w lobbing lub rzecznictwo wobec pracowników ich byłej instytucji w odniesieniu do ich działalności gospodarczej, klientów lub pracodawców w sprawach, za które byli odpowiedzialni w ciągu ostatnich trzech lat służby. W art. 16 ust. 4 wymaga się, aby każda instytucja publikowała co roku informacje na temat realizacji tego obowiązku, w tym wykaz ocenionych przypadków.

Minęły ponad trzy lata od wejścia w życie zmienionego regulaminu pracowniczego uzgodnionego przez prawodawców. Zmienione rozporządzenia nakładają na instytucje, organy, urzędy i agencje UE nowy obowiązek egzekwowania rocznego zakazu lobbingu/wsparcia dla wyższych rangą pracowników UE, którzy opuścili służbę cywilną UE, oraz corocznego publikowania informacji na temat przypadków ocenionych w tym celu. Uważam, że jest to dobry moment na podsumowanie naszych odpowiednich praktyk w zakresie wywiązywania się z tych zobowiązań.

Do tej pory moje biuro opublikowało trzy sprawozdania [3] w sprawie wykonania przez Trybunał art. 16 ust. 3 regulaminu pracowniczego. W trakcie mojego dochodzenia w sprawie postępowania Komisji w sytuacjach, w których pracownicy wyjeżdżali do pracy w sektorze prywatnym i odwrotnie, Komisja opublikowała swoje pierwsze sprawozdanie za 2014 r. W międzyczasie Komisja opublikowała drugie sprawozdanie. Chociaż z zadowoleniem przyjąłem pierwszą publikację przez Komisję informacji na temat działalności zawodowej pracowników wyższego szczebla, którzy odeszli ze służby, podtrzymałem moją sugestię, aby Komisja opublikowała wszystkie decyzje jak najszybciej i bardziej szczegółowo oraz aby włączyła do wykazu wszystkie ocenione przypadki, a nie tylko te wnioski, które jej zdaniem mogłyby prowadzić do lobbingu lub rzecznictwa. Zasugerowałem również, aby Komisja informowała mnie o każdym przypadku, w którym wyjątkowe i istotne względy prywatności uniemożliwiają publikację indywidualnej decyzji.

Jako Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich chcę pomagać wszystkim instytucjom, organom, urzędom i agencjom UE w opracowywaniu najwyższych standardów rozliczalności i przejrzystości oraz wspierać ich wysiłki, pomagając w określeniu najlepszych praktyk. Zwracam się zatem również do instytucji i organów UE innych niż Komisja, które stosują regulamin pracowniczy i są reprezentowane w Komitecie Przygotowawczym do Spraw dotyczących regulaminu pracowniczego [4], a także do szeregu zdecentralizowanych agencji UE [5] w celu zebrania informacji na temat obecnych praktyk i potencjalnych wyzwań związanych z wdrażaniem art. 16 ust. 3 i 4 regulaminu pracowniczego.

Byłbym wdzięczny, gdyby zechciał Pan odpowiedzieć na następujące pytania, aby pomóc mi ustalić, jakie są obecne praktyki:

(i) Czy Państwa instytucja publikuje już lub zamierza publikować roczne informacje wymagane na mocy art. 16 ust. 4 regulaminu pracowniczego? Jeśli tak, proszę o przekazanie kopii ostatniego sprawozdania lub wstępnego projektu. Czy może mi Pan podać adres internetowy sprawozdania?

(ii) Jaki jest rzeczywisty lub proponowany format, zakres i treść tych informacji? W szczególności, czy wykaz obejmuje lub będzie obejmował wszystkie ocenione sprawy, czy tylko te sprawy, które Państwa instytucja uznała za mogące wiązać się z lobbingiem lub rzecznictwem?

(iii) W jaki sposób Państwa instytucja definiuje lub zamierza zdefiniować „urzędników wyższego szczebla”? Czy Państwa instytucja wymienia lub zamierza wymienić nazwiska tych urzędników w publicznie dostępnym sprawozdaniu?

(iv) Kiedy i w jaki sposób Państwa instytucja ocenia lub zamierza ocenić pojęcia „lobbingu” i „rzecznictwa”?

(v) Jakie są szczegóły i terminy wymaganej publikacji? Czy były przypadki, w których wyjątkowe i istotne względy prywatności uniemożliwiały publikację indywidualnej decyzji?

Byłbym wdzięczny, gdyby zechciał Pan udzielić mi odpowiedzi w terminie trzech miesięcy od daty niniejszego pisma. Nie wahaj się podać przykładów najlepszych praktyk w swojej odpowiedzi. Proszę zauważyć, że mogę uznać za przydatne udostępnienie Państwa odpowiedzi na mojej stronie internetowej.

Po otrzymaniu i przeanalizowaniu wszystkich odpowiedzi skontaktuję się ze wszystkimi zainteresowanymi instytucjami, a także z siecią agencji UE, aby podzielić się wynikami mojej pracy.

Z niecierpliwością czekam na konstruktywną współpracę z Państwem w tej sprawie. Jeżeli Państwa pracownicy będą potrzebować dodatkowych informacji lub wyjaśnień, mogą skontaktować się z panią Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) w moim biurze.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

[1] Decyzja zamykająca dochodzenie na podstawie skarg 2077/2012/TN i 1853/2013/TN dotyczących postępowania Komisji Europejskiej w przypadku efektu „drzwi obrotowych”. Dostępne pod adresem:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Moje pismo do Komisji otwierające dochodzenie jest dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Sprawozdania za lata 2014, 2015 i 2016 są dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_and_conduct/home.faces

[4] Parlament Europejski, Rada UE, Trybunał Sprawiedliwości UE, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejska Służba Działań Zewnętrznych, Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów i Europejski Inspektor Ochrony Danych.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EUNB i EIOPA. Agencje te zostały wybrane zgodnie z ich wielkością lub rolą regulacyjną.