Strasburg, 13 czerwca 2017 r.

Dotyczy: Wdrożenie art. 16 regulaminu pracowniczego UE

Szanowny Panie Przewodniczący!

Jak Panu zapewne wiadomo, w ostatnich latach badałem postępowanie Komisji Europejskiej w sytuacjach, w których pracownicy wyjeżdżają do pracy w sektorze prywatnym i w których dołączają do Komisji po przepracowaniu w sektorze prywatnym (tzw. efekt „drzwi obrotowych”). Moje dochodzenie doprowadziło mnie do wydania sugestii i wytycznych mających na celu wzmocnienie procedur Komisji w zakresie wdrażania odpowiednich przepisów regulaminu pracowniczego UE [1].

Niedawno wszcząłem postępowanie wyjaśniające [2], aby umożliwić Komisji poinformowanie mnie o działaniach podjętych w odpowiedzi na moje sugestie i wytyczne.

Wśród przepisów regulujących przypadki efektu „drzwi obrotowych” art. 16 ust. 3 regulaminu pracowniczego stanowi, że organ powołujący co do zasady zakazuje byłym urzędnikom wyższego szczebla, w okresie 12 miesięcy po zakończeniu służby, prowadzenia lobbingu lub występowania w imieniu pracowników swojej byłej instytucji na rzecz ich działalności gospodarczej, klientów lub pracodawców w sprawach, za które byli odpowiedzialni w ciągu ostatnich trzech lat służby. W art. 16 ust. 4 wymaga się, aby każda instytucja co roku publikowała informacje na temat wykonania tego obowiązku, w tym wykaz ocenionych przypadków.

Minęły ponad trzy lata od wejścia w życie zmienionego regulaminu pracowniczego uzgodnionego przez prawodawców. Zmienione rozporządzenia obejmują nowy obowiązek instytucji, organów, urzędów i agencji UE polegający na egzekwowaniu rocznego zakazu lobbingu/działania na rzecz wyższych rangą pracowników UE, którzy opuścili służbę cywilną UE, oraz na corocznym publikowaniu informacji na temat spraw ocenianych w tym celu. Uważam, że jest to dobry moment, aby podsumować nasze praktyki w zakresie wypełniania tych zobowiązań.

Do chwili obecnej moje biuro opublikowało trzy sprawozdania [3] na temat wdrażania przez nas art. 16 ust. 3 regulaminu pracowniczego. W trakcie mojego dochodzenia w sprawie postępowania Komisji w sytuacjach, w których pracownicy odeszli do pracy w sektorze prywatnym i odwrotnie, Komisja opublikowała swoje pierwsze sprawozdanie za 2014 r. W międzyczasie Komisja opublikowała drugie sprawozdanie. Chociaż z zadowoleniem przyjąłem jako dalszy postęp pierwszą publikację przez Komisję informacji na temat działalności zawodowej pracowników wyższego szczebla, którzy zakończyli służbę, podtrzymałem moją sugestię, że Komisja powinna opublikować wszystkie decyzje tak szybko, jak to możliwe, z większą szczegółowością, oraz że powinna uwzględnić w wykazie wszystkie ocenione przypadki, a nie tylko te wnioski, które jej zdaniem mogłyby prowadzić do lobbingu lub rzecznictwa. Zasugerowałem również, aby Komisja informowała mnie o każdym przypadku, w którym wyjątkowe i przekonujące względy prywatności uniemożliwiają publikację indywidualnej decyzji.

Jako Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich chcę pomagać wszystkim instytucjom, organom, urzędom i agencjom UE w opracowywaniu najwyższych standardów rozliczalności i przejrzystości oraz wspierać ich wysiłki, pomagając w określaniu najlepszych praktyk. Zwracam się zatem również do instytucji i organów UE innych niż Komisja, które stosują regulamin pracowniczy i są reprezentowane w Komitecie Przygotowawczym do Spraw związanych z regulaminem pracowniczym [4], a także do szeregu zdecentralizowanych agencji UE [5] w celu zgromadzenia informacji na temat obecnych praktyk i potencjalnych wyzwań związanych z wdrażaniem art. 16 ust. 3 i 4 regulaminu pracowniczego.

Aby pomóc mi określić, jakie są obecne praktyki, byłbym wdzięczny za udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

(i) Czy Państwa instytucja publikuje już lub zamierza opublikować roczne informacje wymagane na mocy art. 16 ust. 4 regulaminu pracowniczego? Jeśli tak, proszę o przekazanie kopii ostatniego sprawozdania lub wstępnego projektu. Czy może mi Pan podać adres internetowy sprawozdania?

(ii) Jaki jest rzeczywisty lub proponowany format, zakres i treść tych informacji? W szczególności, czy wykaz zawiera lub będzie zawierał wszystkie ocenione przypadki, czy tylko te przypadki, które Państwa instytucja uznała za mogące wiązać się z lobbingiem lub rzecznictwem?

(iii) W jaki sposób Państwa instytucja definiuje lub zamierza zdefiniować „urzędników wyższego szczebla”?  Czy Państwa instytucja podaje lub zamierza podać nazwiska tych urzędników w publicznie dostępnym sprawozdaniu?

(iv) Kiedy i w jaki sposób Państwa instytucja ocenia lub zamierza ocenić pojęcia „lobbingu” i „rzecznictwa”?

(v) Jakie są szczegóły i termin wymaganej publikacji? Czy były przypadki, w których wyjątkowe i przekonujące względy prywatności uniemożliwiały publikację indywidualnej decyzji?

Byłbym wdzięczny, gdyby zechciał Pan udzielić mi odpowiedzi w terminie trzech miesięcy od daty niniejszego pisma. W swojej odpowiedzi proszę podać przykłady najlepszych praktyk. Uprzejmie informuję, że mogę uznać za przydatne udostępnienie Państwa odpowiedzi na mojej stronie internetowej.

Po otrzymaniu i przeanalizowaniu wszystkich odpowiedzi skontaktuję się ze wszystkimi zainteresowanymi instytucjami, a także z siecią agencji UE, aby podzielić się wynikami mojej pracy.

Z niecierpliwością oczekuję konstruktywnej współpracy z Państwem w tej sprawie. Jeżeli Państwa pracownicy będą potrzebować dodatkowych informacji lub wyjaśnień, mogą skontaktować się z Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) w moim biurze.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

[1] Decyzja zamykająca dochodzenie na podstawie skarg 2077/2012/TN i 1853/2013/TN dotyczących postępowania Komisji Europejskiej w związku ze zjawiskiem efektu „drzwi obrotowych”. Dostępne pod adresem:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Moje pismo do Komisji otwierające dochodzenie następcze jest dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Sprawozdania za lata 2014, 2015 i 2016 są dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/pl/resources/ethics_and_conduct/home.faces

[4] Parlament Europejski, Rada UE, Trybunał Sprawiedliwości UE, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejska Służba Działań Zewnętrznych, Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów i Europejski Inspektor Ochrony Danych.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EUNB i EIOPA. Agencje te wybrano na podstawie ich wielkości lub roli regulacyjnej.