Szanowny Panie L.,
W dniu 22 stycznia 1997 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu Szkoły Rolniczej Uniwersytetu w Palermo. Pańska skarga dotyczyła wykluczenia przez Komisję Europejską Pańskiej instytucji akademickiej z programu współpracy międzyuniwersyteckiej.
W dniu 10 marca 1997 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. W dniu 2 lipca 1997 r. otrzymałem uwagi Komisji, które przekazałem Panu w dniu 24 lipca 1997 r., wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. Nie otrzymałem od Pana żadnych uwag.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

PODSTAWOWE

Skarga Szkoła
Rolnicza Uniwersytetu w Palermo uczestniczyła w międzyuniwersyteckim programie współpracy (ICP), który umożliwił jej studentom odbycie części studiów na innym uniwersytecie, zwykle za granicą. Program ICP został sfinansowany w ramach programu Socrates Unii Europejskiej.
W dniu 22 kwietnia 1996 r. Biuro Pomocy Technicznej, które wspiera Komisję Europejską w technicznym zarządzaniu programami „Sokrates i Młodzież”, skierowało do skarżącego pismo, w którym stwierdziło, że udział Szkoły Rolniczej w ICP nie może być kontynuowany w roku 1996/97, ponieważ w wyznaczonym terminie (1 grudnia 1995 r.) nie wpłynął żaden wniosek o przedłużenie. Skarżący zwrócił się następnie do Komisji z prośbą o ponowne rozpatrzenie odmowy.
W dniu 12 lipca 1996 r. Biuro Pomocy Technicznej (TAO) odpowiedziało, że sprawa skarżącego została ponownie rozpatrzona i że program Szkoły kwalifikował się do roku akademickiego 1996/97. Jednakże w dalszej korespondencji z dnia 7 listopada 1996 r. Urząd wyjaśnił, że ostateczna decyzja została podjęta. Po dokładnym zbadaniu sprawy Komisja doszła do wniosku, że nie ma wystarczających podstaw do ponownego rozważenia finansowania. W związku z tym ostateczną decyzją było wstrzymanie finansowania z ICP -1- 1159/01 dotacji na działanie 1 i działanie 2. Wskazano, że korzystna decyzja naruszyłaby zarówno zasadę odpowiedzialności za koordynację, jak i zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców.
W swoim piśmie do Rzecznika Praw Obywatelskich L. stwierdził, że:
a) Z pisma Komisji z dnia 12 lipca 1996 r. wynikało, że ICP kwalifikował się do programu w latach 1996-97, w związku z czym program school´s mógł zostać odnowiony;
b) ostateczna decyzja Komisji z listopada 1996 r. była sprzeczna z niezwykle pozytywnym tonem poprzedniego pisma.
c) w związku z tym Szkoła Rolnicza musiała anulować program wymiany, który przewidziała dla jednego ze swoich uczniów. Ponadto musiał ponosić pewne wydatki ze względu na fakt, że jeden z jego studentów przeprowadził się już za granicę. Ponieśli straty finansowe w wyniku tej decyzji.

WNIOSEK

Opinia Komisji Uwagi
Komisji Europejskiej na temat skargi są w skrócie następujące:
W dniu 18 listopada 1995 r. pan L., w imieniu szkoły rolniczej uniwersytetu w Palermo, poinformował Komisję, że jest nowym koordynatorem międzyuniwersyteckiego programu współpracy (ICP). Wysłał podpisany kontrakt ICP - 1- 1159/01 na rok akademicki 1995-96. Skarżący nie wspomniał o zainteresowaniu przedłużeniem programu na kolejne lata.
Instytucja rozważa odnowienie programów wyłącznie na podstawie formularzy wniosków otrzymanych od koordynatorów programów. W czerwcu 1995 r. wszyscy dyrektorzy uniwersytetów biorących udział w programie otrzymali pismo ad hoc z zaproszeniem do wyrażenia zainteresowania przedłużeniem na lata 1996–1997, które ma zostać przedstawione przed dniem 1 grudnia 1995 r. Komisja podkreśliła, że skarżący powinien był znać termin, biorąc pod uwagę fakt, że Uniwersytet w Palermo uczestniczył w programie przez ostatnie pięć lat.
W następstwie wniosku skarżącego o ponowne rozważenie decyzji Komisja zgodziła się zbadać możliwe warianty, w tym możliwość odnowienia programu w ramach procedury przeglądu, która zwykle odbywa się co roku w październiku. Ta ponowna analiza została przeprowadzona w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności sprawy.
Jeśli chodzi o pozytywny ton pisma z dnia 12 lipca 1996 r. skierowanego przez Biuro Pomocy Technicznej SOCRATES do skarżącego, Komisja podkreśliła, że zostało ono sformułowane z uwzględnieniem możliwości ponownego rozpatrzenia. Uznała jednak, że treść pisma jest bardziej pozytywna niż powinna, jeśli chodzi o prawdopodobieństwo przyznania stypendiów studentom podróżującym (1).
Komisja wyjaśniła, że włoska agencja odpowiedzialna za program nie udzieliła uniwersytetowi w Palermo żadnego upoważnienia do wysyłania studentów za granicę, co byłoby konieczne. Aby uniknąć sytuacji, w których studenci musieliby ponieść konsekwencje niewłaściwego administrowania przez komitet organizacyjny, Komisja postanowiła zwrócić się do włoskiej agencji o przyznanie niezbędnych pieniędzy studentowi, który już wyjechał za granicę.
Uwagi skarżącego przekazałem
skarżącemu wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag. Nie otrzymałem od niego żadnych uwag.

DECYZJA EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Na podstawie informacji przekazanych przez skarżącego oraz uwag przedstawionych przez Komisję Europejską Rzecznik doszedł do następujących wniosków:
Nieprzedłużenie programu
1.1 Warunki regulujące rozwój programu Socrates zostały zawarte w „Miniprzewodniku 1 w sprawie środków przejściowych na lata 1995 i 1996”. W broszurze tej stwierdzono, że odnowienia programów można dokonać wyłącznie na podstawie formularzy wniosków, które należy przedstawić przed dniem 1 grudnia 1995 r.
Mimo że skarżący otrzymał tę broszurę od Komisji w sierpniu 1995 r., skarżący nie złożył wniosku o odnowienie swojego programu w ustalonym terminie.
1.2 W związku z tym, podejmując decyzję o niefinansowaniu wniosku skarżącego, Komisja działała zgodnie z zasadami regulującymi program. Ponadto wydaje się, że instytucja wyjaśniła powody uzasadniające tę decyzję. Rzecznik stwierdza zatem, że nie ma dowodów na niewłaściwe administrowanie w tym aspekcie sprawy.
Oczekiwania wynikające z odpowiedzi Komisji
2.1 W piśmie wysłanym do skarżącego w dniu 12 lipca 1996 r. przez Biuro Pomocy Technicznej Sokratesa stwierdzono, że:

„Z przyjemnością informuję, że Pańska sprawa została ponownie rozpatrzona i że przepływy Pańskiego ICP - 96 - I - 1159/01 kwalifikują się do roku akademickiego 1996/97. Poinformujemy zaangażowane agencje narodowe, że mogą one finansować studentów z Państwa ICP z dotacji krajowych, które otrzymały od Komisji na lata 1996/97.”

W świetle pozytywnego tonu pisma skarżący mógł racjonalnie oczekiwać, że Komisja podjęła pozytywną decyzję o finansowaniu programu szkolnego.
2.2 Ponieważ Komisja uznała, że sformułowanie jej pisma z dnia 12 lipca 1996 r. było zbyt pozytywne, i przeprosiła za ewentualne nieporozumienia, jakie mogło ono spowodować, Rzecznik stwierdza, że nie ma podstaw do dalszego prowadzenia tej części sprawy.
3.1
Głównym problemem wynikającym z nieprzedłużenia programu było odzyskanie kosztów poniesionych przez studenta Szkoły Rolniczej w Palermo, który przeprowadził się na Uniwersytet w Nottingham w celu odbycia studiów.
3.2 Aby uniknąć sytuacji, w których studenci musieliby ponieść negatywne konsekwencje niewłaściwego administrowania komitetem organizacyjnym, Komisja zgodziła się zwrócić do właściwej włoskiej agencji o pokrycie wydatków poniesionych przez tego studenta.
3.3 W związku z tym Rzecznik zauważa, że instytucja podjęła kroki w celu rozwiązania problemu w sposób zadowalający skarżącego.

WNIOSKI

Na podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi oraz informacji zawartych w uwagach Komisji i przekazanych przez skarżącego Rzecznik stwierdza, że sprawa została rozstrzygnięta przez Komisję Europejską.
W związku z powyższym Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich postanawia zamknąć sprawę.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem,
Jacobie SÖDERMANIE

---

(1) "Z przyjemnością informuję, że Pana sprawa została ponownie rozpatrzona i że przepływy Pańskiego ICP - 96 - I - 1159/01 kwalifikują się do roku akademickiego 1996/97. Poinformujemy zaangażowane agencje narodowe, że mogą finansować studentów z Twojego ICP z krajowych grantów otrzymanych od Komisji na lata 1996/97.”