Tło

1. Skarga dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska rozpatrzyła wniosek skarżącego o uzyskanie statusu oddelegowanego eksperta krajowego w Dyrekcji Generalnej ds. Handlu (DG ds. Handlu).

2. Skarżący ubiegał się o stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego w Dziale H2 DG ds. Handlu i został przesłuchany telefonicznie w dniu 11 czerwca 2010 r. oraz osobiście w dniu 22 lipca 2010 r.

3. W listopadzie 2010 r. DG TRADE ponownie zareklamowała stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego w Dziale H2 i zareklamowała kolejne stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego w Dziale H1. Skarżący ubiegał się o oba stanowiska. W dniu 15 lutego 2011 r. przesłuchano skarżącego, a w dniu 9 marca 2011 r. Komisja poinformowała go, że nie został on wybrany na żadne z tych stanowisk.

4. W dniu 12 kwietnia 2011 r. skarżący zwrócił uwagę Komisji na szereg zarzutów dotyczących procedur wyboru, o których mowa powyżej.

5. W odpowiedzi z dnia 5 maja 2011 r. Komisja zapewniła skarżącego, że procedura naboru na te dwa stanowiska została przeprowadzona prawidłowo i zgodnie ze zwykłymi standardami zawodowymi Komisji. Po rozpatrzeniu skarg skarżącego Komisja doszła do wniosku, że nie ma podstaw do ponownego rozpatrzenia, a w konsekwencji do ponownego otwarcia procedury wyboru.

6. W dniu 6 czerwca 2011 r. skarżący złożył tę skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

7. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi i zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia:

Zarzut:

Komisja nie przestrzegała przepisów i zasad dobrej administracji przy rozpatrywaniu wniosku skarżącego o uzyskanie statusu oddelegowanego eksperta krajowego.

Roszczenia:

(1) Komisja powinna stwierdzić nieważność decyzji o odrzuceniu jego wniosku o stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego w dziale H2 DG ds. Handlu.

(2) Komisja powinna rozpatrzyć jego wniosek o stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego w dziale H1 DG ds. Handlu.

(3) Komisja powinna przeprosić skarżącego na piśmie.

8. W trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał opinię Komisji w sprawie skargi, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na opinię Komisji. Jej służby przeprowadziły również kontrolę akt Komisji dotyczących tej sprawy.

Zarzut dotyczący nieprzestrzegania przez Komisję zasad dobrej administracji przy rozpatrywaniu wniosku skarżącego o uzyskanie statusu oddelegowanego eksperta krajowego

Propozycja polubownego rozwiązania przedstawiona przez Rzecznika Praw Obywatelskich

9. W dniu 24 marca 2014 r. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił propozycję rozwiązania polubownego. Proponując rozwiązanie polubowne, Rzecznik uwzględnił argumenty i opinie przedstawione przez strony oraz sprawozdanie z kontroli dokumentów [1].

10. W swojej analizie dotyczącej rzekomego braku wyjaśnienia przez Komisję, że przesłuchanie z dnia 15 lutego 2011 r. dotyczyło również stanowiska oddelegowanego eksperta krajowego w Dziale H1, Rzecznik zauważyła, że skarżący nie został odpowiednio poinformowany o tym, na które stanowisko(-a) przesłuchanie miało być przeznaczone.  

11. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że kontrola akt Komisji wykazała, że odpowiednie procedury rekrutacyjne nie zostały odpowiednio zarejestrowane i udokumentowane.

12. Rozważając, w jaki sposób można wyeliminować te przypadki niewłaściwego administrowania, Rzecznik zauważył, że art. 3 ust. 1 decyzji Komisji w sprawie oddelegowanych ekspertów krajowych wyraźnie odnosi się do decyzji wykonawczej dotyczącej praktycznych szczegółów wyboru oddelegowanych ekspertów krajowych. Wydaje się jednak, że ta decyzja wykonawcza nie została przyjęta. W związku z tym Rzecznik wyraził opinię, że Komisja mogłaby rozważyć przyjęcie takich przepisów dotyczących praktycznych szczegółów wyboru oddelegowanych ekspertów krajowych, co byłoby wyraźnie przydatne i zwiększyłoby otwartość i przejrzystość procedur naboru. Rzecznik wyjaśnił, że chociaż to przede wszystkim do Komisji należy decyzja w sprawie treści tych przepisów, wyraźnie pożądane byłoby, aby zawierały one przepisy dotyczące składu i sposobu działania komisji selekcyjnych, w tym obowiązek prowadzenia odpowiedniego rejestru przeprowadzonej przez nie oceny. Ponadto Rzecznik zasugerowała, że przepisy dotyczące praktycznych szczegółów wyboru oddelegowanych ekspertów krajowych mogłyby również z pożytkiem odnosić się do kwestii zwrotu kosztów poniesionych przez kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

13. Propozycja Rzecznika Praw Obywatelskich dotycząca polubownego rozwiązania została sformułowana w następujący sposób:

„Biorąc pod uwagę swoje ustalenia, Rzecznik zwraca się do Komisji o:

a) Bez dalszej zbędnej zwłoki przyjąć przepisy dotyczące praktycznych szczegółów wyboru oddelegowanych ekspertów krajowych, o których mowa w art. 3 ust. 1 decyzji Komisji w sprawie oddelegowanych ekspertów krajowych. Te praktyczne szczegóły mogłyby zawierać przepisy dotyczące składu i metod pracy komisji selekcyjnych, w tym obowiązek prowadzenia odpowiedniego rejestru przeprowadzonej przez nie oceny, a także wyjaśnienia dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

b) przeprosić skarżącego za to, że nie wyjaśnił z wyprzedzeniem, że w dniu 15 lutego 2011 r. przeprowadzano z nim wywiady zarówno w odniesieniu do stanowisk oddelegowanych ekspertów krajowych w grupie zaszeregowania 1, jak i w grupie zaszeregowania 2.”

14. W odpowiedzi na pierwszy z powyższych wniosków Komisja wyjaśniła, że w pełni zgadza się z „konstruktywną sugestią” Rzecznika i wskazała, że w momencie udzielania odpowiedzi opracowuje wytyczne dotyczące procesu wyboru oddelegowanych ekspertów krajowych. Komisja poinformowała Rzecznika, że między innymi wyjaśni kwestię zwrotu kosztów poniesionych przez kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Dodała, że po zakończeniu opracowywania wytycznych dostarczy Rzecznikowi kopię.

15. W odniesieniu do drugiego wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja odniosła się do odpowiedzi, którą przesłała już skarżącemu w dniu 5 maja 2011 r. Komisja uznała tę odpowiedź za wystarczającą.

16. W swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji w odniesieniu do lit. a) skarżący z zadowoleniem przyjął oświadczenie Komisji, które zinterpretował jako pośrednie przyznanie, że bez odpowiednich ram prawnych istniało ryzyko systemowe w przypadku niewłaściwego administrowania, co było widoczne w jego przypadku. W świetle braku jakiegokolwiek wyjaśnienia opóźnienia w przyjęciu wspomnianych wytycznych skarżący wyraził jednak zaniepokojenie zobowiązaniem Komisji w tym zakresie.  Ponadto skarżący wskazał, że Komisja nie wyjaśniła, dlaczego w jego przypadku, wobec braku wytycznych, DG ds. Handlu nie: podejmuje formalną decyzję w sprawie powołania komisji selekcyjnej i jej składu; prowadzi rejestr tej decyzji i przekazuje go kandydatom; (iii) prowadzi protokoły z każdego etapu procedury wyboru; (iv) sporządza arkusze oceny dla kandydatów, z którymi przeprowadzono rozmowę; oraz (v) prowadzić ewidencję odpowiedzi udzielonych przez kandydatów – z których wszystkie wynikają z ogólnych zasad dobrej administracji. Skarżący dodał, że aby obywatele UE byli przekonani o szczerości zobowiązania Komisji do przestrzegania wysokich standardów postępowania administracyjnego i przejrzystości, musi ona niezwłocznie w pełni wdrożyć wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich.

17. W odniesieniu do lit. b) skarżący argumentował, że odpowiedź Komisji może być postrzegana jedynie jako ironia. Zdaniem skarżącego było jasne, że Komisja nie chciała przyjąć propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich wzywającej ją do złożenia mu przeprosin. Skarżący zauważył, że Rzecznik wyraził opinię, iż „przeprosiny są bardzo potężnym narzędziem, dzięki któremu można przywrócić zaufanie do odpowiedzialnej administracji i zadowolić nieszczęśliwego obywatela”. Na tej podstawie skarżący wezwał Komisję do przyjęcia wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich i przeprosin.

Ocena Rzecznika po propozycji polubownego rozwiązania

18. W odniesieniu do lit. a) Rzecznik zauważa, że skarżący z zadowoleniem przyjął pozytywną odpowiedź Komisji. Zakwestionował jednak zobowiązanie Komisji do szybkiego opracowania tych wytycznych i zakwestionował to, czy Komisja uwzględni w wytycznych wszystkie elementy wskazane w dochodzeniu Rzecznika Praw Obywatelskich.

19. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Komisji do opracowania przepisów, o których przygotowanie się zwróciła. Chociaż jest oczywiste, że wytyczne te nie zostały jeszcze przyjęte w momencie, gdy Komisja odpowiedziała na wniosek, Rzecznik nie ma powodu wątpić, że Komisja sfinalizuje te przepisy tak szybko, jak to możliwe. Ufa, że Komisja zakończy opracowywanie wytycznych bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie do dnia 31 grudnia 2014 r. Na tej podstawie Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do kontynuowania dochodzenia w tej sprawie na tym etapie. Rzecznik zauważa, że Komisja obiecała dostarczyć jej kopię wytycznych niezwłocznie po ich przyjęciu.

20. W odniesieniu do lit. b) Rzecznik zauważa, że Komisja nie odniosła się poważnie do jej wniosku, wzywając ją do złożenia skarżącemu przeprosin za popełniony błąd. To jest najbardziej godne pożałowania.

21. Rzecznik Praw Obywatelskich bierze pod uwagę, że skarżący przywiązuje dużą wagę do otrzymania przeprosin za sposób, w jaki jego wniosek o zostanie oddelegowanym ekspertem krajowym został rozpatrzony. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że stanowiłoby to sprawiedliwy wynik przedmiotowej sprawy. Zasadniczo Rzecznik Praw Obywatelskich mógłby kontynuować dochodzenie i wydać projekt zalecenia wzywającego Komisję do przeprosin. Jednocześnie Rzecznik jest zdania, że aby przeprosiny miały sens, powinny być szczere [2], co oznacza, że są wynikiem rzeczywistego uznania popełnionego błędu. W tym przypadku, w świetle niekonstruktywnej reakcji Komisji na jej wniosek, Rzecznik uważa, że nie byłoby przydatne zwracanie się o przeprosiny w formie projektu zalecenia. Zamiast tego powinna ona przedstawić poniżej uwagę krytyczną.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka ją następującą uwagą krytyczną i wnioskiem:

Uwaga krytyczna:

Dobrą praktyką administracyjną jest wcześniejsze informowanie kandydatów o stanowiskach, na które są przesłuchiwani. W tym przypadku Komisja nie wyjaśniła z wyprzedzeniem, że skarżący był przesłuchiwany na dwa stanowiska w tym samym czasie, i nie przeprosiła skarżącego za to niepowodzenie. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

Wniosek:

Nie ma podstaw do dalszego badania pozostałej części skargi.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Sporządzono w Strasburgu dnia 4 września 2014 r.