Okoliczności powstania skargi

1. W 2011 r. skarżący uczestniczył w otwartym konkursie na wybór pracowników w dziedzinie archiwistów [1]. Skarżący uzyskał wymaganą minimalną liczbę punktów w testach wstępnych, ale komisja konkursowa nie dopuściła go do następnego etapu konkursu, ponieważ stwierdziła, że nie posiada on wystarczającego odpowiedniego doświadczenia zawodowego w zakresie archiwizacji lub zarządzania dokumentami. Skarżący złożył wniosek o dokonanie przeglądu. Kiedy jego wniosek został odrzucony, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

2. Skarżący twierdził, że EPSO niesłusznie odrzuciło jego kandydaturę, ponieważ nie posiada on wystarczającego odpowiedniego doświadczenia zawodowego.

3. Skarżący twierdził, że EPSO powinno ponownie przeanalizować jego doświadczenie zawodowe i ponownie przystąpić do konkursu.

W przedmiocie dochodzenia

4. Rzecznik przekazał skargę EPSO w celu uzyskania jego opinii. Po otrzymaniu opinii EPSO Rzecznik przekazał ją skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący nie przedstawił uwag.

Zarzut, że EPSO niesłusznie odrzuciło kandydaturę skarżącego na podstawie niewystarczającego odpowiedniego doświadczenia zawodowego

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

5. Skarżący twierdził, że stanowisko EPSO było błędne, ponieważ posiadał niezbędne kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, ponieważ przez 6,5 roku pracował w prywatnej bibliotece przy przechowywaniu dokumentów. Skarżący uznał, że praca w sektorze prywatnym zdyskwalifikowała go w oczach komisji konkursowej, co było sprzeczne z promowaną przez UE zasadą równych szans.

6. W swojej opinii EPSO po raz pierwszy powołało się na następujące orzecznictwo sądów Unii: Komisja konkursowa dysponuje szerokimi uprawnieniami dyskrecjonalnymi przy ustalaniu, czy kwalifikacje i doświadczenie zawodowe kandydata odpowiadają poziomowi wymaganemu w regulaminie pracowniczym i ogłoszeniu o konkursie [2]. Decyzja komisji konkursowej może zostać poddana kontroli tylko wtedy, gdy skorzystanie z tego zakresu uznania było obarczone oczywistym naruszeniem prawa lub uchybieniem faktycznym [3]. Warunki ogłoszenia o konkursie stanowią zarówno ramy prawne prac komisji konkursowej, jak i ramy oceny kandydatów [4]. Chociaż komisja konkursowa nie może stosować warunków, które nie są zawarte w ogłoszeniu o konkursie, powinna w istocie określić zakres warunków w nim określonych. Powinno ono nadać pojęciom zawartym w ogłoszeniu o konkursie ich zwykłe i naturalne znaczenie, interpretując je zgodnie z celem i brzmieniem tekstu. Interpretacja ogłoszenia o konkursie dokonana przez komisję konkursową nie powinna odbiegać od zrozumienia, do jakiego kandydat, który uważnie przeczytał ogłoszenie, może racjonalnie doprowadzić [5]. Ponadto wymogi dotyczące dopuszczenia do udziału w konkursie określone w ogłoszeniu o konkursie należy interpretować zgodnie z celem konkursu, który wynika z opisu obowiązków związanych ze stanowiskami do obsadzenia. W związku z tym część ogłoszenia o konkursie opisującą charakter obowiązków oraz część dotyczącą wymogów dopuszczenia należy rozpatrywać łącznie [6]. Wreszcie uprawnienia dyskrecjonalne komisji konkursowej obejmują również podejmowanie decyzji, czy dokumenty potwierdzające przedstawione przez kandydata stanowią wystarczający dowód posiadania przez niego wymaganych kwalifikacji lub doświadczenia zawodowego.

7. W odniesieniu do niniejszej sprawy EPSO wskazało, że skarżący przedstawił w swoim zgłoszeniu on-line do EPSO inne informacje niż w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich. W tym ostatnim stwierdził, że pracował w prywatnej bibliotece w "zachowywaniu dokumentów". W swoim zgłoszeniu elektronicznym przedłożonym EPSO stwierdził jednak, że pracował w prywatnej bibliotece jako „audytor i rejestrator”, gdzie jego głównymi zadaniami były „wykonywanie comiesięcznych audytów, kontaktowanie się z kadrą kierowniczą wyższego szczebla w zakresie wyników audytów, wprowadzanie i utrzymywanie szkoleń dla pracowników systemu archiwizacji w zakresie korzystania z ECR (elektronicznej kasy rejestrującej), tworzenie i aktualizowanie podręcznika użytkownika EPOS, zajmowanie się zapytaniami z działu finansowego”.

8. W świetle wyżej wymienionego orzecznictwa sądów unijnych oraz uwag skarżącego przedstawionych w jego zgłoszeniu do EPSO EPSO EPSO stwierdziło, że komisja konkursowa nie popełniła oczywistego błędu w ocenie doświadczenia zawodowego skarżącego.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

9. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że EPSO słusznie stwierdziło, iż przegląd decyzji komisji konkursowej ogranicza się do sprawdzenia, czy nie jest ona dotknięta oczywistym błędem w ocenie. EPSO słusznie stwierdziło również, że komisja konkursowa dysponuje szerokimi uprawnieniami dyskrecjonalnymi w odniesieniu do kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydata oraz tego, czy dokumenty potwierdzające przedstawione w tym zakresie stanowią wystarczający dowód. Słuszne jest również stwierdzenie, że treść ogłoszenia o konkursie stanowi ramy prawne prac komisji konkursowej, w związku z czym komisja konkursowa jest nią związana, a jej postanowienia opisujące charakter obowiązków należy rozpatrywać łącznie z częścią dotyczącą wymogów dopuszczenia.

10. W przedmiotowej sprawie w ogłoszeniu o konkursie przewidziano, że poszukiwany profil jest „archiwistyczny” i wymaga od kandydatów posiadania „co najmniej 3-letniego doświadczenia zawodowego w dziedzinie archiwizacji lub zarządzania dokumentami”. Opisano w nim następujące zadania, które zgodnie z oczekiwaniami mają być wykonywane przez zatrudnionych urzędników:

wspieranie Komisji i doradzanie jej we wszystkich aspektach polityki archiwizacji i jej związku z bardziej ogólną polityką zarządzania dokumentami,

kierowanie zespołem archiwistów,

zarządzanie projektami z zakresu archiwizacji, zarządzania dokumentami, eksternalizacji działań archiwizacyjnych, pozyskiwania i publikacji źródeł oraz zabezpieczania dokumentów elektronicznych,

koordynowanie tworzenia i aktualizacji planów archiwizacji, inwentaryzacji i innych narzędzi archiwizacyjnych,

definiowanie standardów opisu (metadanych i bardziej kompleksowych opisów) dokumentów cyfrowych, zgodnie ze standardami ustanowionymi przez Międzynarodową Radę Archiwów,

pomoc w zapewnieniu autentyczności i długoterminowego przechowywania dokumentów, w szczególności w środowisku elektronicznym,

pomoc w organizowaniu szkoleń technicznych dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie archiwami,

monitorowanie przetwarzania wniosków o udzielenie informacji pochodzących z instytucji i od naukowców zewnętrznych,

zarządzanie relacjami z naukowcami lub jakimkolwiek innym podmiotem zewnętrznym zwracającym się o informacje,

monitorowanie działań w zakresie zamówień publicznych związanych z informacją/komunikacją oraz sporządzanie specyfikacji i innych dokumentów technicznych w tej samej dziedzinie.

11. W swojej opinii EPSO wskazało, że wbrew temu, co stwierdził w swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, że przez 6,5 roku pracował „w zakresie przechowywania dokumentów” w prywatnej bibliotece, skarżący wskazał w swoim wniosku on-line, że pracował tam jako „audytor i rejestrator”, gdzie jego głównymi zadaniami były „wykonywanie comiesięcznych audytów, kontaktowanie się z kadrą kierowniczą wyższego szczebla w sprawie wyników audytów, wprowadzanie i utrzymywanie systemu archiwizacji, szkolenie personelu w zakresie korzystania z ECR (elektronicznej kasy rejestrującej), tworzenie i aktualizowanie podręcznika użytkownika EPOS, rozpatrywanie zapytań z działu finansowego”.

12. W tym kontekście Rzecznik zwraca uwagę, że kandydaci ponoszą wyłączną odpowiedzialność za dostarczanie EPSO możliwie najdokładniejszych informacji w zgłoszeniach do konkursów otwartych oraz że zatwierdzając zgłoszenia, kandydaci potwierdzają, że podane w nich informacje są ważne i dokładne.

13. Rzecznik zauważa ponadto, że komisja konkursowa odrzuciła doświadczenie zawodowe skarżącego jako niewystarczająco istotne, co wskazuje, że komisja konkursowa nie uznała doświadczenia zawodowego skarżącego uzyskanego w prywatnej bibliotece za równoważne z archiwizacją lub zarządzaniem dokumentami w rozumieniu ogłoszenia o konkursie.

14. Biorąc pod uwagę wyraźnie odmienne zawody audytora i archiwisty, a w szczególności obowiązki wykonywane przez skarżącego podczas pracy w prywatnej bibliotece oraz obowiązki określone w ogłoszeniu o konkursie, Rzecznik stwierdza, że decyzja komisji konkursowej o niezaakceptowaniu doświadczenia zawodowego skarżącego jako wystarczająco istotnego nie jest obarczona oczywistym błędem w ocenie.

15. Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania przez EPSO w odniesieniu do niniejszej skargi. 

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem.

Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez EPSO.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly