Strasburg, 6 grudnia 2007 r.

Szanowny Panie,

W dniu 10 października 2006 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko przedstawicielstwu Komisji Europejskiej w Ugandzie, dotyczącą procesu rekrutacji na długoterminowe stanowisko doradcy technicznego Urzędu ds. Dzikiej Przyrody w Ugandzie.

W dniu 9 listopada 2006 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 11 lutego 2007 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 30 marca 2007 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty są, w skrócie, następujące:

W grudniu 2005 r. skarżący złożył wniosek o długoterminowe stanowisko doradcy technicznego w Ugandyjskim Urzędzie ds. Dzikiej Przyrody, które jest stanowiskiem finansowanym z Europejskiego Funduszu Rozwoju. Po rozmowie kwalifikacyjnej z trzema kandydatami umieszczonymi na krótkiej liście w dniu 26 kwietnia 2006 r. dyrektor UWA poinformował ustnie skarżącego, że jest najlepszym kandydatem. Delegatura Komisji Europejskiej w Ugandzie („delegatura”) zdecydowała jednak później, że należy zatrudnić kandydata zajmującego drugie miejsce w rankingu, ponieważ skarżącemu należało początkowo zakazać ubiegania się o to stanowisko, biorąc pod uwagę, że zajmował już stanowisko w UWA jako pracownik zatrudniony na czas określony. (Skarżący początkowo posiadał dwuletnią umowę jako doradca techniczny do października 2005 r., a następnie otrzymał umowę krótkoterminową na okres 3 miesięcy, którą następnie przedłużono o cztery miesiące, do dnia 1 kwietnia 2006 r.) Skarżący dodał, że kiedy w listopadzie 2005 r. delegacja zwróciła się do niego o pomoc w przygotowaniu dokumentacji rekrutacyjnej na stanowisko długoterminowe, oświadczył delegacji, że chce ubiegać się o to stanowisko i że w związku z tym uważa, że nie powinien być zaangażowany w przygotowanie wspomnianej dokumentacji. Jego uwagi zostały zaakceptowane i potwierdzone przez delegację, w związku z czym nie uczestniczył on w przygotowaniach. Skarżący twierdził, że ponieważ wiedział o jego zamiarze ubiegania się o to stanowisko, delegatura powinna była poinformować go, że przyjęcie umowy krótkoterminowej (która obowiązywała do kwietnia 2006 r.) automatycznie uniemożliwi mu ubieganie się o to stanowisko i otrzymanie stanowiska długoterminowego.

W dniu 12 lipca 2006 r. skarżący wystosował pismo do delegatury i przedstawił swoje zastrzeżenia dotyczące procesu rekrutacji na długoterminowe stanowisko pracownika zatrudnionego na czas określony. Delegacja odpowiedziała skarżącemu pismem z dnia 5 października 2006 r., odnosząc się do poruszonych przez niego kwestii.

Skarżący był niezadowolony z odpowiedzi i w dniu 10 października 2006 r. złożył niniejszą skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W swojej skardze skarżący twierdził, że:

1. delegacja nie poinformowała go, że przyjęcie umowy krótkoterminowej automatycznie uniemożliwi mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds. Dzikiej Przyrody i uzyskanie takiego stanowiska;
2. delegacja nie przedstawiła jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia jej kandydatury;
3. Delegacja próbowała wykluczyć go z procesu rekrutacji przed przeprowadzeniem rozmowy kwalifikacyjnej.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja najpierw przypomniała kontekst sprawy, wyjaśniając, że w dniu 18 listopada 2005 r. zawarto umowę o pomoc techniczną między rządem Republiki Ugandy, reprezentowanym przez krajowego urzędnika zatwierdzającego („NAO”), jako instytucję zamawiającą („WO”), a skarżącym jako wykonawcą. Umowa została sfinansowana ze środków 8. Europejskiego Funduszu Rozwoju (zwanego dalej „Funduszem”) zgodnie z ramami wzajemnych zobowiązań dotyczących wykorzystania transferów STABEX z 1999 r., zawartymi między rządem Ugandy a Komisją Europejską w dniu 25 marca 2003 r. Udzielenie i wykonanie zamówienia jest zatem uregulowane w konwencji z Lomé IV z dnia 15 grudnia 1989 r.(1). W ramach systemu podziału kompetencji przewidzianego w konwencji z Lomé IVbis między Komisję a państwa AKP rola Komisji w odniesieniu do umów ogranicza się do finansowania i zatwierdzania decyzji podjętych przez WO. Z umownego punktu widzenia Komisja może działać wyłącznie w granicach swoich kompetencji opisanych w art. 311 i 317 konwencji z Lomé IVbis. Z finansowego punktu widzenia Komisja musi zapewnić należyte zarządzanie zasobami Funduszu i w związku z tym podlega obowiązkom w zakresie kontroli określonym w rozporządzeniu finansowym (2) mającym zastosowanie do Funduszu.

W Ugandzie Ministerstwo Finansów, Planowania i Rozwoju Gospodarczego jest NAO, a także CA, dla każdego projektu lub programu Europejskiego Funduszu Rozwoju. Krajowy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za przygotowanie, negocjowanie i udzielanie wszelkich późniejszych zamówień oraz, zgodnie z art. 312 konwencji z Lomé IVbis, może przekazać niektóre ze swoich funkcji. Rola delegatury Komisji Europejskiej w Ugandzie (zwanej dalej „delegaturą”) ogranicza się do sprawdzania, czy procedury były prawidłowo przestrzegane, oraz do zatwierdzania lub nieprzyjmowania decyzji przyjętej przez krajowy urzędnik zatwierdzający (lub właściwy organ).

Zgodnie z postanowieniami umowy krótkoterminowej skarżący był zatrudniony od dnia 18 listopada 2005 r. do dnia 1 kwietnia 2006 r. jako krótkoterminowy doradca techniczny w Ugandyjskim Urzędzie ds. Dzikiej Przyrody („UWA”). Jego umowa była finansowana z funduszu w ramach finansowanego przez UE programu zorientowanego na sektor prywatny (numer referencyjny projektu: SX99/15). Ogólnym celem jego zadania było zwiększenie zdolności UWA do planowania i uzyskiwania przychodów z turystyki oraz zarządzania powiązaniami z sektorem prywatnym. Jednym z jego konkretnych zadań było „wspomaganie UWA w opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu obecnych i przyszłych programów wsparcia w ramach finansowania UE”(3). Ponadto zaplanowano, że skarżący przygotuje dokumentację rekrutacyjną na długoterminowe stanowisko TA, które było częścią tego samego projektu co stanowisko krótkoterminowe, które zajmował. Komisja wskazała w tym względzie, że art. 1 warunków szczególnych umowy krótkoterminowej, jak również art. 1 warunków szczególnych umowy długoterminowej wykazały, że obie umowy były częścią tego samego programu zatytułowanego „Wsparcie UE na rzecz promowania budowania zdolności zorientowanego na sektor prywatny i rozwoju programu w [UWA]”. Po podpisaniu umowy o pracę w charakterze eksperta krótkoterminowego w UWA skarżący wysłał do delegatury w listopadzie 2005 r. e-mail, w którym nieformalnie wyraził zamiar wzięcia udziału w przetargu na długoterminowe stanowisko TA. Delegacja odpowiedziała e-mailem z dnia 25 listopada 2005 r., że skarżący nie powinien angażować się w przygotowanie odpowiedniej dokumentacji.

Proces rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA został ogłoszony w dniu 21 grudnia 2005 r., a skarżący złożył swój wniosek do NAO w dniu 21 lutego 2006 r. W dniu 21 kwietnia 2006 r. komisja oceniająca przeprowadziła rozmowy kwalifikacyjne z trzema kandydatami umieszczonymi na krótkiej liście, w tym ze skarżącym. Chociaż wyniki procesu rekrutacji nie zostały przekazane kandydatom, skarżący twierdził, że został poinformowany, że zostanie wykluczony z procesu rekrutacji. W związku z tym zakwestionował tę decyzję wraz z delegacją i dyrektorem wykonawczym UWA oraz zwrócił się do krajowego urzędnika zatwierdzającego o przeprowadzenie przeglądu administracyjnego procesu rekrutacji. Zwrócił się również do Rzecznika Praw Obywatelskich o przeprowadzenie dochodzenia w tej sprawie.

W wyniku skarg skarżącego oraz ze względu na zmiany w kontekście lokalnym krajowy urzędnik zatwierdzający napotkał znaczne opóźnienia w procesie rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA. W związku z tym w piśmie z dnia 14 listopada 2006 r. skierowanym do przedstawicielstwa krajowy urzędnik zatwierdzający podjął decyzję o (i) anulowaniu oferty oraz (ii) ponownym uruchomieniu jej z nowym zakresem zadań („TZW”) w świetle zmienionego kontekstu. Delegacja zgodziła się na ten wniosek.

Pismem z dnia 14 grudnia 2006 r. NAO powiadomił oferentów, w tym skarżącego, o odwołaniu procedury naboru na długoterminowe stanowisko TA w UWA. Skarżący został również poinformowany pocztą elektroniczną z dnia 8 grudnia 2006 r., że rząd Ugandy zamierza zatrudnić nowego eksperta technicznego do programu wspieranego przez UE na okres 12 miesięcy. Skarżący potwierdził e-mailem z dnia 8 grudnia 2006 r. swoje zainteresowanie tym stanowiskiem.

W odniesieniu do zarzutów skarżącego Komisja przedstawiła w skrócie następujące uwagi.

Zarzut, że delegacja nie poinformowała go, iż przyjęcie umowy krótkoterminowej automatycznie uniemożliwiłoby mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds.

Komisja przypomniała, że skarżący, po podpisaniu umowy na krótkoterminowe stanowisko TA, natychmiast wysłał do delegatury wiadomość e-mail, w której nieformalnie wyraził zamiar ubiegania się o stanowisko długoterminowe. W tym względzie Komisja wskazała, że po pierwsze, e-mail skarżącego z listopada 2005 r. i że w tym czasie proces rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA nie został jeszcze rozpoczęty. Po drugie, skarżący powinien był poruszyć kwestię swojej kwalifikowalności zarówno do krótko-, jak i długoterminowych stanowisk pracowników zatrudnionych na czas określony w Urzędzie Administracyjnym, który był urzędnikiem krajowym, a nie delegaturą. Po trzecie, możliwość wystąpienia konfliktu interesów zależy w dużej mierze od okoliczności faktycznych, które WO musi rozpatrywać indywidualnie dla każdego przypadku. W związku z tym nigdy nie można powiedzieć, że ewentualna sytuacja konfliktu interesów prowadzi do „automatycznego poprzeczki”, jak twierdzi skarżący. Aby umożliwić WO dokonanie niezbędnej oceny potencjalnej sytuacji konfliktu interesów, art. 46 ust. 3 warunków szczególnych, które zostały zawarte zarówno w umowie skarżącego dotyczącej krótkoterminowego stanowiska TA, jak i w dokumentacji przetargowej dotyczącej długoterminowego stanowiska TA, pod warunkiem że „przy składaniu kandydatury lub oferty kandydat lub oferent musi oświadczyć, że nie występuje u niego potencjalny konflikt interesów oraz że nie ma szczególnych powiązań z innymi oferentami lub stronami zaangażowanymi w projekt. Jeżeli taka sytuacja wystąpi w trakcie wykonywania zamówienia, wykonawca musi niezwłocznie poinformować o tym instytucję zamawiającą.„Ponadto, ponieważ prawdopodobieństwo wystąpienia sytuacji konfliktu interesów jest większe, gdy oferent składa ofertę dotyczącą projektu lub programu, w który wcześniej był zaangażowany, obydwa warunki szczególne (art. 46 ust. 1; 46.2 i 46.3) oraz warunków ogólnych (art. 12.2) umowy skarżącego na krótkoterminowe stanowisko TA stanowił, że „z wyjątkiem pisemnej zgody instytucji zamawiającej, konsultant i każdy inny wykonawca lub dostawca, z którym konsultant jest powiązany lub powiązany, zostaje zdyskwalifikowany z realizacji robót budowlanych, dostaw lub innych usług w ramach projektu w jakimkolwiek charakterze, w tym z składania ofert na jakąkolwiek część projektu.” Skarżący nigdy nie ubiegał się o taką pisemną zgodę IC, która mogłaby umożliwić mu złożenie oferty na długoterminowe stanowisko TA.

Kiedy rozpoczęto proces rekrutacji na długoterminowe stanowisko pracownika zatrudnionego na czas określony, skarżący był krótkoterminowym pracownikiem zatrudnionym na czas określony w UWA. W TZW jego umowy wskazano, że został on specjalnie zatrudniony do pomocy UWA w opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu obecnych i przyszłych programów wsparcia finansowanych przez UE. Skarżący mógł zatem mieć przewagę nad innymi kandydatami ze względu na swoją wyraźną i szczegółową wiedzę na temat nowych programów i konkretnych działań, które miał podjąć. W związku z tym skarżący powinien był wiedzieć, że mają do niego zastosowanie klauzule etyczne zawarte w umowie krótkoterminowej oraz że w odniesieniu do przyszłych zadań w ramach tego samego projektu może pojawić się potencjalny konflikt interesów. Powinien był zatem zwrócić się do IC o pisemną zgodę na zgłoszenie swojej kandydatury do przedmiotowej oferty. W każdym razie, biorąc pod uwagę podział kompetencji w ramach projektów finansowanych przez Fundusz, jedynie NAO jest właściwy do przeprowadzania ocen ofert lub ustalania wyników tego badania, jak przewidziano w art. 313 ust. 1 lit. b) i d) konwencji z Lomé IVbis.

Z tych powodów, a w szczególności z uwagi na fakt, że nie ma „automatycznego poprzeczki”, delegatura nie była zobowiązana do poinformowania skarżącego, że przyjęcie umowy krótkoterminowej automatycznie uniemożliwi mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds. Dzikiej Przyrody i otrzymanie takiego stanowiska.

Zarzut, że delegatura nie przedstawiła jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia kandydatury skarżącego

Komisja przypomniała, że skarżący twierdził, iż dowiedział się o wynikach procesu oceny za pośrednictwem jednego z głosujących członków komitetu oceniającego. W tym względzie Komisja podkreśliła, że komisja oceniająca wydaje jedynie zalecenie dla WO. Dopóki WO nie podejmie ostatecznej decyzji, procedura rekrutacji nie zostanie zakończona, a wewnętrzne obrady komisji oceniającej i WO przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia nie tworzą prawa dla oferentów i powinny pozostać poufne. Komisja wskazała, że gdyby skarżący był w stanie uzasadnić swoje powyższe twierdzenie, stanowiłoby to poważne naruszenie poufności procedury przetargowej, ponieważ art. 3.3.9.2 Praktycznego przewodnika EFR dotyczącego procedur udzielania zamówień w zakresie pomocy zewnętrznej WE („Praktyczny przewodnik EFR”) stanowi, że „wszyscy członkowie komitetu oceniającego i obserwatorzy muszą podpisać oświadczenie o bezstronności i poufności. Żadne informacje dotyczące badania, wyjaśnienia, oceny lub decyzji w sprawie udzielenia zamówienia nie mogą zostać ujawnione przed podpisaniem umowy przez instytucję zamawiającą.„Ponadto art. 2.4.13 klauzuli etycznej do praktycznego przewodnika EFR stanowi: „każda próba uzyskania przez kandydata lub oferenta informacji poufnych, zawarcia niezgodnych z prawem porozumień z konkurentami lub wywarcia wpływu na komisję oceniającą lub instytucję zamawiającą w trakcie procesu badania, wyjaśniania, oceny i porównywania ofert doprowadzi do odrzucenia jego kandydatury lub oferty i może skutkować karami administracyjnymi.” Ponadto należy również wziąć pod uwagę, że zasada uczciwej konkurencji, określona w art. 2.3.6 praktycznego przewodnika EFR, stanowi, że „w celu uniknięcia konfliktu interesów wszelkie przedsiębiorstwa (w tym przedsiębiorstwa należące do tej samej grupy prawnej, inni członkowie tego samego konsorcjum i podwykonawca) lub eksperci uczestniczący w przygotowaniu projektu muszą zostać wykluczeni z udziału w przetargach opartych na tych pracach przygotowawczych”.

Komisja dodała, że WO ostatecznie postanowił anulować odpowiednią procedurę wyboru oraz że wszystkie wewnętrzne obrady i oceny przeprowadzone przed wydaniem ostatecznej decyzji nie miały żadnych konsekwencji. Komisja przypomniała również, że kompetencje delegatury ograniczają się do zatwierdzenia decyzji WO, jeżeli uzna się, że przestrzegano odpowiednich procedur.

Zarzut, że delegatura próbowała wykluczyć skarżącego z procesu rekrutacji przed jego rozmową kwalifikacyjną

W tym względzie Komisja zauważyła, że WO nie podlega żadnym terminom i może w dowolnym momencie, a tym samym do końca postępowania o udzielenie zamówienia, wyeliminować kandydata ze względu na nienależną korzyść, którą przypuszczalnie uzyskał. Przy założeniu, że przedmiotowe postępowanie rekrutacyjne zakończyło się sukcesem i doprowadziło do zawarcia umowy (quod non), dopuszczenie skarżącego do udziału w rozmowach kwalifikacyjnych nie przeszkodziłoby IC w podjęciu decyzji o wykluczeniu go z przetargu ze względu na potencjalną sytuację konfliktu interesów. Jednakże w niniejszej sprawie instytucja zamawiająca nie podjęła takiej ostatecznej decyzji, ponieważ proces rekrutacji został anulowany. Skarżący powinien mieć świadomość, że udział w postępowaniu rekrutacyjnym nie daje oferentowi egzekwowalnego prawa do uzyskania zamówienia. Ponadto art. 2.4.12 praktycznego przewodnika po EFR stanowi, że „instytucja zamawiająca może przed podpisaniem umowy odwołać zamówienie lub unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, przy czym kandydaci lub oferenci nie są uprawnieni do ubiegania się o jakiekolwiek odszkodowanie. Unieważnienie może mieć miejsce na przykład w przypadku nieprawidłowości w procedurze, w szczególności gdy uniemożliwiły one uczciwą konkurencję (...). W żadnym wypadku instytucja zamawiająca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, w tym między innymi za utratę zysków w jakikolwiek sposób związaną z unieważnieniem oferty.”

Komisja zakończyła swoją opinię stwierdzeniem, że przyznała, iż opóźnienia w procesie rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA wpłynęły na wykonanie umowy o świadczenie usług i że w związku z tym delegatura zatwierdziła anulowanie przedmiotowej procedury rekrutacji, zgodnie z wnioskiem krajowego urzędnika zatwierdzającego.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił w skrócie następujące uwagi.

W opinii Komisji pominięto wszelkie odniesienia do jego wcześniejszej współpracy z UWA w ramach projektu SX99/01, podczas której świadczył on usługi TA na rzecz UWA przez 10 miesięcy. Umowa ta została zawarta w dniu 12 października 2005 r. Na wniosek Ministerstwa Turystyki, Handlu i Przemysłu skierowany do NAO został on poproszony o pozostanie w UWA w celu kontynuowania realizacji pierwotnego planu prac projektu, który został przyjęty jako program prac w ramach umowy w sprawie Channellingu dla projektu SX99/15. Jego krótkoterminowa umowa w ramach projektu SX99/15 nie angażowała go w żadne prace projektowe, ponieważ umowa w sprawie Channellingu została już zatwierdzona; ani nie wymagało od niego „przygotowania dokumentacji rekrutacyjnej na długoterminowe stanowisko TA”, jak stwierdziła Komisja w swojej opinii. Doradzał jedynie w przygotowaniu preliminarza budżetowego na pierwszy rok nowego projektu.

W odpowiedzi na wniosek delegacji o sporządzenie dokumentacji rekrutacyjnej na długoterminowe stanowisko TA w ramach projektu SX99/15 skarżący stwierdził, że nie powinien być o to proszony ze względu na zamiar ubiegania się o to stanowisko. W rzeczywistości była to praca, którą już wykonywał. Zdawał sobie sprawę, że gdyby pomógł w sporządzeniu dokumentacji, doszłoby do wyraźnego naruszenia zasad etyki. Po konsultacjach na wysokim szczeblu w ramach delegacji został poinformowany, że rzeczywiście nie powinien angażować się w ich opracowywanie. Delegacja nie zgłosiła jednak żadnych zastrzeżeń co do jego ewentualnego wniosku o stanowisko, w związku z czym nie uznał on za konieczne ubiegania się o pisemne zezwolenie na podstawie art. 46 klauzul etycznych. Ponadto przedstawicielstwo nie wymagało takiego poświadczenia przed zaoferowaniem mu umowy w ramach projektu SX99/15, pomimo wcześniejszego zatrudnienia w UWA w ramach projektu SX99/01. Nie wydaje się zatem konieczne uzyskanie takiego rozliczenia w odniesieniu do drugiej umowy o pracę w ramach projektu SX99/15, która obejmowała identyczne obowiązki związane z realizacją projektu. Pomiędzy złożeniem formalnego wniosku o zatrudnienie na stanowisku długoterminowym w dniu 20 lutego 2006 r. a przesłuchaniem w dniu 26 kwietnia 2006 r. nie otrzymał on żadnych informacji ani od przedstawicielstwa, ani od krajowego urzędnika zatwierdzającego, że takie zezwolenie będzie wymagane. Był on zdania, że takie zezwolenie nie jest wymagane, ponieważ nie występuje konflikt interesów, a umieszczenie go wśród kandydatów umieszczonych na krótkiej liście wzmocniło jego przekonanie, że jest on kandydatem kwalifikującym się. Ponadto w ogłoszeniu o naborze na to stanowisko nie zawarto żadnej klauzuli w tym zakresie, mimo że delegacja była świadoma jego zamiaru ubiegania się o to stanowisko. Ponadto niedawno został poproszony o wyrażenie zainteresowania tym samym długoterminowym stanowiskiem i został przesłuchany przez komisję oceniającą w dniu 22 lutego 2007 r. Ponownie nie poproszono go o przedstawienie żadnego poświadczenia dotyczącego sytuacji konfliktu interesów, a kwestia ta nie została podniesiona ani podczas przesłuchania, ani po jego zakończeniu.

W opinii Komisji pominięto również kwestię, że przedstawicielstwo nie przedstawiło jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia jego kandydatury na stanowisko długoterminowe. Ponadto nigdy nie został powiadomiony o odrzuceniu jego kandydatury po rozmowie z komisją oceniającą w dniu 26 kwietnia 2006 r.

W opinii Komisji pominięto ponadto jego zarzut, że delegatura próbowała wykluczyć go z procesu rekrutacji przed przeprowadzeniem rozmowy kwalifikacyjnej. W rzeczywistości przedstawiciel delegacji nalegał, aby uniemożliwić mu udział w przesłuchaniu, w związku z czym przesłuchanie zostało opóźnione o godzinę, dopóki nie przeważy konsensus co do tego, że powinien zostać przesłuchany.

Skarżący podsumował swoje uwagi, stwierdzając, że jego rodzina doznała nadzwyczajnego stresu w wyniku domniemanego niewłaściwego administrowania, które poważnie zakłóciło ich życie i zdrowie w ciągu ostatnich 12 miesięcy, a także było dla nich źródłem strat finansowych.

DECYZJA

1 Zarzut, że przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Ugandzie nie poinformowało skarżącego, że zaakceptowanie umowy krótkoterminowej automatycznie uniemożliwiłoby mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds.

1.1 W swojej skardze skarżący twierdził, że przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Ugandzie ("delegatura") nie poinformowało go, że przyjęcie umowy krótkoterminowej automatycznie uniemożliwi mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds.

1.2 W swojej opinii Komisja odrzuciła ten zarzut i wskazała, że skarżący powinien był poruszyć kwestię kwalifikowalności z instytucją zamawiającą ("WO"), która, zarówno w przypadku stanowisk krótko-, jak i długoterminowych doradców technicznych ("TA"), była krajowym urzędnikiem zatwierdzającym ("NAO"), a nie delegaturą. Komisja przypomniała, że zgodnie z art. 46 warunków szczególnych umowy krótkoterminowej skarżącego należy uzyskać uprzednią pisemną zgodę WO w przypadku wystąpienia potencjalnego konfliktu interesów. Skarżący, po podpisaniu umowy na krótkoterminowe stanowisko TA, powinien był wiedzieć, że jej klauzule etyczne mają do niego zastosowanie i że może pojawić się potencjalny konflikt interesów w odniesieniu do przyszłych zadań w ramach tego samego projektu. Powinien był zatem zwrócić się do WO o pisemną zgodę, aby móc uczestniczyć w procesie rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA w UWA. Skarżący nigdy jednak nie wystąpił do WO o takie pisemne zezwolenie. Komisja dodała, że ewentualna sytuacja konfliktu interesów zależy od elementów faktycznych, które WO musi ocenić indywidualnie dla każdego przypadku, i że w związku z tym ewentualna sytuacja konfliktu interesów nie pociąga za sobą „automatycznego zakazu” udziału kandydatów. Komisja stwierdziła, że z powyższych powodów delegatura nie miała obowiązku poinformowania skarżącego, że przyjęcie umowy krótkoterminowej uniemożliwi mu ubieganie się o długoterminowe stanowisko w UWA i jego uzyskanie.

1.3 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że gdy został poproszony przez delegację o sporządzenie dokumentacji rekrutacyjnej na długoterminowe stanowisko TA w ramach projektu SX99/15, poinformował delegację o swoim zamiarze ubiegania się o to stanowisko, ponieważ był świadomy, że doszłoby do wyraźnego naruszenia zasad etyki, gdyby przyczynił się do jego sporządzenia. Delegacja potwierdziła, że nie powinien być w to zaangażowany. Delegacja nie zgłosiła jednak żadnych zastrzeżeń co do jego zamiaru ubiegania się o to stanowisko, w związku z czym nie uznał on za konieczne wystąpienia o pisemną zgodę na podstawie art. 46 klauzul etycznych. Ponadto między złożeniem formalnego wniosku o zatrudnienie na stanowisku długoterminowym w dniu 20 lutego 2006 r. a przesłuchaniem w dniu 26 kwietnia 2006 r. nie otrzymał on żadnych informacji ani od przedstawicielstwa, ani od NAO, że takie zezwolenie będzie wymagane. Ponadto w ogłoszeniu o naborze na to stanowisko nie zawarto żadnej klauzuli w tym zakresie, mimo że delegacja była świadoma jego zamiaru ubiegania się o to stanowisko.

1.4 Rzecznik zauważa przede wszystkim, że art. 46 warunków szczególnych umowy o świadczenie usług zawartej przez skarżącego (konto nr SX/99/15)(4), która została podpisana między skarżącym a zastępcą krajowego urzędnika zatwierdzającego w dniu 18 listopada 2005 r., stanowił, że:

„Bez uprzedniej pisemnej zgody [CA] wykonawca i jego pracownicy lub jakiekolwiek inne przedsiębiorstwo, z którym wykonawca jest powiązany lub powiązany, nie mogą, nawet na zasadzie pomocniczej lub podwykonawstwa, świadczyć innych usług, wykonywać prac lub dostarczać sprzętu na potrzeby projektu. (...) Zakaz ten ma również zastosowanie do wszelkich innych programów lub projektów, które ze względu na charakter zamówienia mogłyby spowodować konflikt interesów po stronie wykonawcy. (...) Składając kandydaturę lub ofertę, kandydat lub oferent musi oświadczyć, że nie jest dotknięty żadnym potencjalnym konfliktem interesów oraz że nie ma szczególnych powiązań z innymi oferentami lub stronami zaangażowanymi w projekt. Jeżeli taka sytuacja wystąpi w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca niezwłocznie informuje o tym instytucję zamawiającą. (...)”

Po drugie, Rzecznik zauważa, że skarżący nie powołał się na żadne konkretne dowody na to, że delegatura miała obowiązek poinformować go, przed zawarciem jego umowy krótkoterminowej, że nie będzie mógł ubiegać się lub mógłby ubiegać się o długoterminowe stanowisko w Ugandyjskim Urzędzie ds. Dzikiej Przyrody.

Po trzecie, Rzecznik Praw Obywatelskich odnotowuje argument Komisji, którego skarżący nie obalił, że ewentualne istnienie konfliktu interesów zależy od okoliczności faktycznych, które WO musi ocenić indywidualnie dla każdego przypadku, i nie pociąga za sobą „automatycznej przeszkody” w uczestnictwie kandydatów, która nadal może zostać zatwierdzona przez WO.

1.5 W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że zarzut skarżącego nie został uzasadniony. W związku z tym Rzecznik nie stwierdza żadnego odpowiedniego przypadku niewłaściwego administrowania.

2 Zarzut, że delegatura nie przedstawiła jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia kandydatury skarżącego

2.1 W swojej skardze skarżący twierdził, że delegatura nie przedstawiła jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia jego kandydatury.

2.2 W swojej opinii Komisja odrzuciła ten zarzut i przypomniała, że skarżący twierdził, iż dowiedział się o wynikach procedury oceny za pośrednictwem jednego z głosujących członków komitetu oceniającego. Komisja wskazała w tym względzie, że (i) komisja oceniająca wydaje jedynie zalecenie dla WO, (ii) dopóki WO nie podejmie ostatecznej decyzji, proces rekrutacji nie zostanie zakończony oraz (iii) wewnętrzne obrady poprzedzające decyzję o udzieleniu zamówienia nie tworzą prawa dla oferentów i powinny pozostać poufne. Komisja wskazała, że gdyby skarżący był w stanie uzasadnić ten argument, stanowiłoby to istotne naruszenie poufności procedury przetargowej, w świetle art. 2.3 i 2.4 Praktycznego przewodnika EFR dotyczącego procedur udzielania zamówień na pomoc zewnętrzną WE (wersja z maja 2004 r.)(5). Komisja przypomniała jednak, że WO ostatecznie postanowił anulować stosowną procedurę udzielenia zamówienia. Komisja przypomniała również, że kompetencje delegatury ograniczają się do zatwierdzenia decyzji WO, jeżeli uzna się, że przestrzegano odpowiednich procedur.

2.3 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że w opinii Komisji pominięto kwestię, że przedstawicielstwo nie przedstawiło jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia jego kandydatury na stanowisko długoterminowe. W rzeczywistości po rozmowie z komisją oceniającą w dniu 26 kwietnia 2006 r. nigdy nie został powiadomiony o odrzuceniu jego kandydatury.

2.4 Rzecznik zauważa przede wszystkim, że w dniu 21 lutego 2006 r. skarżący złożył do NAO wniosek o długoterminowe stanowisko pracownika zatrudnionego na czas określony oraz że w dniu 21 kwietnia 2006 r. komisja oceniająca przeprowadziła rozmowy kwalifikacyjne z trzema kandydatami umieszczonymi na krótkiej liście. Rzecznik zauważa również, że w piśmie z dnia 14 listopada 2006 r. zastępca krajowego urzędnika zatwierdzającego poinformował delegację, że:

"... jesteśmy w trakcie rekrutacji długoterminowej TA do UWA od początku tego roku. W trakcie procesu[,] Urząd ds. Zamówień Publicznych i Zbywania Aktywów Publicznych [PPDA] zakwestionował procedurę zastosowaną w procesie rekrutacji. Wynikało to ze skarg zgłoszonych przez jednego z kandydatów, z którym przeprowadzono rozmowę kwalifikacyjną na to stanowisko. Wyjaśniliśmy kwestie poruszone przez PPDA i uzyskaliśmy zgodę na kontynuowanie procesu rekrutacji. W okresie wyjaśniania zapytań zgłaszanych przez PPDA napotkaliśmy wiele opóźnień, a także wybranego kandydata, który zażądał zmian w okresie wykonywania umowy o świadczenie usług. Kwestia ta została omówiona na posiedzeniu komitetu sterującego projektu w dniu 24 października 2006 r. i poinformowano go, że napotkane opóźnienia w znacznym stopniu wpłyną na wykonanie umowy o świadczenie usług. Na tej podstawie i zgodnie z art. 2.4.12 praktycznego przewodnika po procedurach udzielania zamówień finansowanych z 9. EFR (wersja z maja 2004 r.) uzgodniono, że anulujemy procedurę przetargową/rekrutacyjną. Celem niniejszego pisma jest zatem poinformowanie Pana/Pani o naszej zgodzie na anulowanie procedury przetargowej dotyczącej długoterminowej pomocy technicznej dla UWA i uzyskanie zgody Pana/Pani”.

Rzecznik zauważa ponadto, że pismem z dnia 4 grudnia 2006 r. delegacja potwierdziła swoją zbieżność z decyzją NAO o anulowaniu procedury rekrutacji na długoterminowe stanowisko TA do UWA. Następnie pismem z dnia 11 grudnia 2006 r. skarżący został poinformowany o odwołaniu przedmiotowego procesu rekrutacji. Rzecznik przyjmuje również do wiadomości uwagę Komisji, że jej rola ograniczała się do przeglądu procedury wyboru po jej zakończeniu i odpowiedniej decyzji WO (6).

2.5 Rzecznik przypomina, że skarżący twierdził, iż delegatura nie przedstawiła jasnego i zrozumiałego uzasadnienia odrzucenia jego kandydatury. W związku z powyższym Rzecznik zauważa jednak, że nie ustalono istnienia decyzji Komisji odrzucającej kandydaturę skarżącego. W tym względzie Komisja wskazała w swojej opinii, że dopóki WO nie podejmie ostatecznej decyzji, procedura rekrutacji nie zostanie zakończona, a wewnętrzne obrady komisji oceniającej lub WO przed podjęciem decyzji o naborze nie mają żadnych konsekwencji. Wydaje się, że przedmiotowa procedura rekrutacyjna została anulowana przed podjęciem przez IC decyzji (z zastrzeżeniem przeglądu przez Komisję) dotyczącej wykluczenia kandydatów i wyboru laureata.

2.6 W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że zarzut skarżącego nie został uzasadniony. W związku z tym Rzecznik nie stwierdza żadnego odpowiedniego przypadku niewłaściwego administrowania.

3 Zarzut, że delegatura próbowała wykluczyć skarżącego z procesu rekrutacji przed przeprowadzeniem rozmowy kwalifikacyjnej

3.1 Skarżący twierdził w skardze, że delegacja próbowała wykluczyć go z procesu rekrutacji przed przeprowadzeniem rozmowy kwalifikacyjnej.

3.2 W swojej opinii Komisja odrzuciła ten zarzut i przypomniała, że zgodnie z przepisami praktycznego przewodnika EFR WO nie podlega żadnym terminom i może, do czasu zakończenia procedury wyboru, wyeliminować kandydata, jeżeli domniemywa się, że uzyskano nienależną przewagę. Fakt, że skarżącemu zezwolono na udział w rozmowach kwalifikacyjnych, nie przeszkodziłby IC w podjęciu decyzji o wykluczeniu go z przetargu ze względu na sytuację potencjalnego konfliktu interesów. Skarżący powinien mieć świadomość, że udział w procesie rekrutacji nie daje oferentowi egzekwowalnego prawa do uzyskania zamówienia.

3.3 W swoich uwagach skarżący stwierdził, że w opinii Komisji nie odniesiono się do tego zarzutu. W rzeczywistości przedstawiciel delegacji podczas wywiadu nalegał, aby nie brać udziału w wywiadzie, w związku z czym wywiady zostały opóźnione o godzinę, dopóki nie przeważy konsensus co do tego, że należy przeprowadzić z nim wywiad.

3.4 Rzecznik zauważa, że Komisja nie zakwestionowała prawdziwości faktycznej podstawy zarzutu skarżącego, że delegatura próbowała wykluczyć go z etapu rozmowy kwalifikacyjnej w ramach procedury rekrutacyjnej. Ponadto wydaje się, że trudno byłoby pogodzić taką próbę ze stanowiskiem Komisji, zgodnie z którym jej rola ograniczała się do zatwierdzenia decyzji IC w sprawie wyboru, gdyby uznano, że przestrzegano odpowiednich zasad procedury rekrutacji. Jednak, jak zauważył skarżący, ostatecznie przeważył "konsensus", że powinien zostać przesłuchany.

3.5 W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że dalsze badanie i rozpatrywanie zarzutu skarżącego nie wydaje się uzasadnione.

4 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w związku z pierwszym i drugim zarzutem przedstawionym przez skarżącego. Ponadto nie wydaje się, aby dalsze dochodzenie i rozpatrywanie trzeciego zarzutu skarżącego było uzasadnione . W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zmieniona umową podpisaną w Maurice w dniu 4 listopada 1995 r. (konwencja Lomé IVbis, Dz.U. 1998, L 156.), transferami STABEX z 1999 r., jak również decyzją 3/90 Rady Ministrów AKP-EWG z dnia 29 marca 1990 r. przyjmującą rozporządzenia ogólne (Dz.U. 1990, L 382) i warunki ogólne (Dz.U. 1990, L 382) w odniesieniu do zamówień na usługi finansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju.

(2) Dz.U. L 191 z 1998 r.

(3) Zob. pkt 7 zakresu wymagań i obowiązków w odniesieniu do umowy skarżącego.

(4) Kopia tej umowy została dostarczona Rzecznikowi Praw Obywatelskich w załączniku do opinii Komisji w sprawie niniejszej skargi.

(5) Dostępne na stronie internetowej Komisji EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

(6) W tym względzie Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że zgodnie z art. 311 i 317 konwencji z Lomé IVbis, na które powołuje się Komisja w swojej opinii, Komisja zatwierdza przez głównego urzędnika zatwierdzającego „(f) propozycję zawarcia umowy, z zastrzeżeniem uprawnień wykonywanych przez osobę upoważnioną na mocy art. 317” oraz że „[delegowany][Komisji] dysponuje niezbędnymi instrukcjami i przekazanymi uprawnieniami w celu ułatwienia i przyspieszenia przygotowania, oceny i realizacji projektów i programów oraz otrzymuje niezbędne wsparcie w tym celu. W tym celu, w ścisłej współpracy z krajowym urzędnikiem zatwierdzającym, delegat:(...) g) zatwierdza w ciągu 30 dni propozycję krajowego urzędnika zatwierdzającego dotyczącą zawarcia umowy dla wszystkich: (i) umowy z wolnej ręki; (ii) zamówień na usługi; (...) k) zapewnia, że projekty i programy finansowane ze środków Funduszu zarządzanego przez Komisję są właściwie realizowane z finansowego i technicznego punktu widzenia".