Strasburg, 4 maja 2005 r.

Szanowna Pani X.,

W dniu 7 czerwca 2004 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą stypendium Marie Curie przyznanego Panu przez Komisję Europejską w 1999 r.

W dniu 16 czerwca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 6 września 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 13 września 2004 r. z zaproszeniem do przedstawienia uwag najpóźniej do dnia 31 października 2004 r.

Przy okazji rozmowy telefonicznej w dniu 15 listopada 2004 r. poinformował Pan podległe mi służby o zamiarze przedstawienia uwag do końca listopada 2004 r. Pismem z dnia 15 grudnia 2004 r. poinformowałem Pana, że wszelkie uwagi należy przekazać do dnia 31 grudnia 2004 r.

W dniu 22 grudnia 2004 r. przesłał mi Pan uwagi dotyczące opinii Komisji.

W dniu 19 stycznia 2005 r. przedłożyłem Komisji propozycję polubownego rozwiązania. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 6 kwietnia 2005 r., a ja przekazałem ją Panu w dniu 13 kwietnia 2005 r. wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 19 kwietnia 2005 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W 1999 r. Komisja Europejska przyznała skarżącemu stypendium Marie Curie w ramach piątego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (1998-2002).

Komisja i instytucja przyjmująca zawarły umowę na okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 sierpnia 2002 r. (24 miesiące).

Skarżący korzystał z urlopu macierzyńskiego od dnia 25 lipca 2001 r. do dnia 30 kwietnia 2002 r. (9 miesięcy i 7 dni).

W dniu 30 maja 2002 r. skarżąca zwróciła się do instytucji przyjmującej z prośbą o przedłużenie terminu przedłożenia sprawozdania końcowego do dnia 31 maja 2003 r. (tj. o 9 miesięcy). Skarżąca podkreśliła, że nie ubiega się o żadne dodatkowe płatności w ramach przedłużenia umowy.

Instytucja przyjmująca zaakceptowała tę propozycję. W dniu 14 sierpnia 2002 r. przekazała ona wniosek Komisji do zatwierdzenia.

W dniu 17 października 2002 r. Komisja przesłała instytucji przyjmującej „poprawkę nr 1” do umowy. W poprawce tej, podpisanej przez Komisję, stwierdzono, że Komisja zaakceptowała propozycję przedłużenia okresu obowiązywania umowy. Zmiana wydłużyła jednak czas trwania projektu do „35 miesięcy i 4 dni” od daty rozpoczęcia (tj. 1 września 2000 r.). Zgodnie z poprawką końcowe sprawozdanie naukowe i końcowe sprawozdanie finansowe, a także odpowiedni wniosek o płatność miały obejmować okres „23 miesięcy” od daty rozpoczęcia.

W dniu 6 sierpnia 2003 r. instytucja przyjmująca przedłożyła sprawozdania końcowe skarżącego obejmujące okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 maja 2003 r. oraz wniosek o płatność końcową w wysokości 13 472 EUR.

W dniu 18 listopada 2003 r., wobec braku odpowiedzi ze strony Komisji, skarżąca wysłała e-mail do swojej osoby kontaktowej w Komisji, pani C., z pytaniem, kiedy może spodziewać się ostatecznej płatności.

W dniu 26 listopada 2003 r. pani N., inna urzędnik Komisji, napisała do skarżącego, aby poinformować go, że pani C. przekazała mu jego wiadomość oraz że będzie sprawdzać i informować skarżącego.

W dniu 25 stycznia 2004 r. skarżący przesłał Komisji przypomnienie.

W e-mailu wysłanym w dniu 28 stycznia 2004 r. pani N. odniosła się do rozbieżności w danych liczbowych i poprosiła skarżącego o wyjaśnienia.

W dniu 3 lutego 2004 r. skarżący odpowiedział faksem, wyjaśniając, że całkowity okres obowiązywania umowy wynosił 33 miesiące (od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 maja 2003 r.), a nie 35 miesięcy i 4 dni, jak błędnie wskazano w aneksie do umowy. Skarżący wskazał, że świadczenia miesięczne były wypłacane przez 21 miesięcy i że świadczenia za trzy miesiące nadal nie zostały wypłacone.

W wiadomości e-mail z dnia 9 lutego 2004 r. skarżący zwrócił się do pani N. o potwierdzenie odbioru faksu z dnia 3 lutego 2004 r. Według skarżącego na tę wiadomość nie udzielono odpowiedzi.

W dniu 2 marca 2004 r. skarżący przesłał pani N. kolejne przypomnienie dotyczące jej sprawy. W odpowiedzi z dnia 8 marca 2004 r. pani N. przeprosiła za opóźnienie i obiecała jak najszybciej poinformować skarżącego.

W dniu 16 marca 2004 r. skarżący wysłał e-mail do pana B., kierownika odpowiedniego działu w DG ds. Badań Naukowych. Według skarżącego na tę wiadomość nie udzielono odpowiedzi.

W dniu 4 maja 2004 r. skarżąca otrzymała standardową wiadomość od pani N. informującą ją, że osobą odpowiedzialną za zarządzanie umowami stypendialnymi Marie Curie jest obecnie pani M.

W dniu 4 maja 2004 r. skarżąca zwróciła się do pani M. Według skarżącej nie udzielono odpowiedzi na tę wiadomość.

W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich złożonej w czerwcu 2004 r. skarżąca zasadniczo twierdziła, że Komisja nie rozpatrzyła jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową we właściwy i terminowy sposób. Stwierdziła, że Komisja powinna niezwłocznie poinformować ją o wyniku oceny jej sprawozdania końcowego, przekazać płatność końcową w oparciu o prawidłowe obliczenie pełnego 24-miesięcznego stażu i zapłacić należne odsetki między ustawowym terminem płatności (60 dni) a faktyczną datą płatności.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Stosowna umowa, zgodnie ze zwyczajową strukturą stypendiów przyznawanych w ramach piątego programu ramowego, została zawarta między Komisją a instytucją przyjmującą. W związku z tym każda kwestia dotycząca wykonania umowy, w tym jej aspekty finansowe, miała być rozpatrywana przez obie umawiające się strony. Instytucja przyjmująca zawarła następnie ze współpracownikiem umowę obejmującą warunki otrzymywania przez niego miesięcznych płatności za wykonanie prac w ramach projektu. W związku z tym Komisja nie pozostawała w żadnym stosunku umownym z tym kolegą. Wszystkie płatności związane z projektem zostały przekazane przez Komisję instytucji przyjmującej, która jest odpowiedzialna za prawidłową realizację umowy, w tym za wypłatę miesięcznych diet dla partnera.

Taka struktura umowna oznaczała, że zobowiązanie instytucji przyjmującej do realizacji miesięcznych płatności na rzecz osoby towarzyszącej opierało się na umowie między instytucją przyjmującą a osobą towarzyszącą. W odniesieniu do przedmiotowego zamówienia zwykle stosowane „warunki ogólne” zostały zastąpione porozumieniem z dnia 9 sierpnia 1999 r.

W pierwszym etapie umowa była zarządzana w sposób regularny i terminowy. Pojawiło się kilka okoliczności, które skomplikowały sprawę. W wiadomości wysłanej w dniu 7 lutego 2002 r. skarżąca potwierdziła, że korzystała z urlopu macierzyńskiego od dnia 25 lipca 2001 r. do dnia 1 lutego 2002 r. (6 miesięcy i 6 dni) i poprosiła o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy od dnia 2 lutego 2002 r. do dnia 31 maja 2002 r. (3 miesiące i 29 dni). Służby Komisji poinformowały ją o potrzebie pisemnego potwierdzenia przez instytucję przyjmującą długości urlopu macierzyńskiego w celu rozpoczęcia procedury wymaganej do przedłużenia czasu trwania projektu (i zawieszenia prac) w drodze zmiany umowy.

Na wniosek służb Komisji instytucja przyjmująca wysłała w dniu 14 sierpnia 2002 r. pismo, w którym poinformowała Komisję, że skarżący otrzymał niezbędne wewnętrzne zezwolenie na przedłużenie czasu trwania projektu w okresie urlopu macierzyńskiego. Na tej podstawie instytucja przyjmująca zwróciła się do Komisji o zawieszenie prac z mocą wsteczną od dnia 24 lipca 2001 r. do dnia 30 kwietnia 2002 r. (9 miesięcy i 6 dni). Nie wspomniano o ewentualnym okresie pracy w niepełnym wymiarze godzin.

Aneks do umowy został podpisany w dniu 17 października 2002 r. Czas trwania projektu został wskazany, po przedłużeniu, jako 35 miesięcy i 4 dni od daty rozpoczęcia projektu, tj. więcej niż wnioskowane przedłużenie do 33 miesięcy. Wynikało to z błędu Komisji polegającego na tym, że obliczenia oparto na okresie wskazanym w komunikacie skarżącego (tj. 6 miesięcy urlopu macierzyńskiego plus około 4 miesiące pracy w niepełnym wymiarze godzin), a nie na okresie 9 miesięcy i 5 dni oficjalnie wnioskowanym przez instytucję przyjmującą. Ponadto w liście w sprawie poprawek stwierdzono, że zarówno sprawozdania końcowe, jak i odpowiednie wnioski o płatność powinny obejmować okres 23 miesięcy, a nie pierwotnie uzgodnione 24 miesiące.

Niezależnie od tych błędów instytucja przyjmująca ani skarżący nigdy nie zgłosili sprzeciwu.

Wniosek o płatność końcową i sprawozdanie końcowe zostały złożone w dniu 6 sierpnia 2003 r. Biorąc pod uwagę, że urzędnik odpowiedzialny za projekt nie wykrył błędnego obliczenia czasu trwania projektu, właściwy urzędnik ds. finansowych oparł analizę płatności na uzgodnionym tekście umowy. W wiadomości wysłanej w dniu 28 stycznia 2004 r. do instytucji przyjmującej (1) Komisja zwróciła uwagę na niespójności między umową a sprawozdaniem końcowym i poprosiła o wyjaśnienia.

W dniu 4 lutego 2004 r. skarżąca zwróciła się pisemnie do Komisji w celu wyjaśnienia, że całkowity czas trwania projektu wynosił 33 miesiące i że otrzymywała ona miesięczne raty tylko przez 21 miesięcy, a nie przez pełne 24 miesiące.

Zgodnie ze zwykłą procedurą, odzwierciedloną w „warunkach ogólnych”, instytucja przyjmująca musiała wypłacić stypendyście zaliczki na poczet wynagrodzenia, a w momencie końcowej płatności służby Komisji sprawdziły, czy stypendysta został wypłacony.

Komisja nie odpowiedziała na kolejne przesłania skarżącego z prośbą o zaktualizowane informacje. Z perspektywy czasu był to błąd. Komisja przeprosiła za to, że nie była w stanie udzielić odpowiedzi na czas ze względu na złożoność sprawy.

W dniu 10 maja 2004 r. Komisja zwróciła się pocztą elektroniczną do instytucji przyjmującej o uregulowanie sprawozdania finansowego w celu umożliwienia dokonania płatności końcowej należnej z tytułu umowy. Niezależnie od ponaglenia wysłanego w dniu 12 maja 2004 r. instytucja przyjmująca nie udzieliła jeszcze odpowiedzi ani nie przedstawiła prawidłowych danych liczbowych.

Okazało się, że trudności w uregulowaniu płatności końcowej za przedmiotowe zamówienie były związane z szeregiem nietypowych nieporozumień i błędów, które wystąpiły podczas przygotowywania aneksu do umowy. Ponadto w omawianym okresie kilku urzędników zajmujących się umową zakończyło zatrudnienie w Komisji i musiało zostać zastąpionych. Wyraźnie wpłynęło to na szybkie zamknięcie odnośnej sprawy.

Komisja uznała potrzebę uregulowania umowy w odniesieniu do czasu trwania projektu. W związku z tym w dniu 30 lipca 2004 r. przygotowano i przesłano instytucji przyjmującej nową zmianę umowy, która zastąpiła wcześniejszą. Ostateczna wypłata została dokonana na rzecz instytucji przyjmującej w dniu 27 lipca 2004 r., po tym jak instytucja ta oświadczyła, że wszystkie należne świadczenia zostaną wypłacone stypendyście. Komisja przedłożyła kopię stosownego pisma instytucji przyjmującej z dnia 20 lipca 2004 r.

Podsumowując, do opóźnienia w dokonaniu płatności końcowej przyczyniło się kilka błędów, w tym błędy po stronie Komisji. Komisja wyraziła ubolewanie z powodu tej sytuacji i podjęła kroki w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości.

W odniesieniu do ogólnej sytuacji ważne było jednak podkreślenie kilkukrotnego braku reakcji i współpracy ze strony instytucji przyjmującej, a także specyfiki odnośnej umowy. Czynniki te, wraz z faktem, że instytucja przyjmująca umożliwiła pracownikowi bezpośrednie kontakty z Komisją, przyczyniły się do powstania niezwykłej sytuacji, którą można uznać za główną przyczynę opóźnienia.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca zauważyła, że w międzyczasie ostatnia rata jej stypendium została jej wypłacona przez instytucję przyjmującą, która otrzymała odpowiednią kwotę od Komisji. Skarżący stwierdził jednak, że opóźnienie w wykonaniu tej płatności końcowej było przede wszystkim winą Komisji. Skarżący twierdził również, że Komisja była zobowiązana do udzielenia odpowiedzi na wnioski o płatność końcową w określonym terminie oraz że w przedmiotowej sprawie Komisja nie odpowiedziała ani na wnioski o płatność instytucji przyjmującej, ani na jej własne wnioski o płatność w tym terminie.

SKUTKI OMBUDSMANA DO OSIĄGNIĘCIA PRZYJAZNEGO ROZWIĄZANIA

Kwestie sporne między Komisją a skarżącym

W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich złożonej w czerwcu 2004 r. skarżąca zasadniczo twierdziła, że Komisja nie rozpatrzyła jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową we właściwy i terminowy sposób. Stwierdziła, że Komisja powinna niezwłocznie poinformować ją o wyniku oceny jej sprawozdania końcowego, przekazać płatność końcową w oparciu o prawidłowe obliczenie pełnego 24-miesięcznego stażu i zapłacić należne odsetki między ustawowym terminem płatności (60 dni) a faktyczną datą płatności.

Z uwag skarżącego wynikało, że w międzyczasie Komisja przekazała płatność końcową instytucji przyjmującej, która następnie przekazała tę kwotę skarżącemu.

W tych okolicznościach Rzecznik uznał, że dwa pierwsze zarzuty podniesione przez skarżącą w jej skardze zostały zasadniczo zaspokojone i że w związku z tym jego dochodzenie ogranicza się obecnie do zbadania (1) zarzutu skarżącej, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo i w odpowiednim czasie jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową oraz (2) roszczenia skarżącego o odsetki.

Wstępna ocena Rzecznika
Praw Obywatelskich

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego Rzecznik nie był przekonany, że Komisja odpowiednio zareagowała na zarzut i twierdzenie skarżącego.

Stanowisko to opierało się na następujących przesłankach:

1 W 1999 r. Komisja Europejska przyznała skarżącemu stypendium Marie Curie w ramach piątego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (1998-2002). Komisja i instytucja przyjmująca zawarły umowę na okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 sierpnia 2002 r. (24 miesiące). Skarżący korzystał z urlopu macierzyńskiego od dnia 25 lipca 2001 r. do dnia 30 kwietnia 2002 r. (9 miesięcy i 7 dni). W dniu 30 maja 2002 r. skarżąca zwróciła się do instytucji przyjmującej z prośbą o przedłużenie terminu przedłożenia sprawozdania końcowego do dnia 31 maja 2003 r. (tj. o 9 miesięcy). Instytucja przyjmująca przyjęła ten wniosek i przekazała go Komisji do zatwierdzenia w dniu 14 sierpnia 2002 r. W dniu 17 października 2002 r. Komisja przesłała instytucji przyjmującej „poprawkę nr 1” do umowy. W poprawce tej, podpisanej przez Komisję, stwierdzono, że Komisja zaakceptowała propozycję przedłużenia okresu obowiązywania umowy. Zmiana wydłużyła jednak czas trwania projektu do „35 miesięcy i 4 dni” od daty rozpoczęcia (tj. 1 września 2000 r.). Zgodnie z poprawką końcowe sprawozdanie naukowe i końcowe sprawozdanie finansowe, a także odpowiedni wniosek o płatność miały obejmować okres „23 miesięcy” od daty rozpoczęcia.

Bezsporne było, że dane te były błędne i wynikały z błędu Komisji.

W dniu 6 sierpnia 2003 r. instytucja przyjmująca przedłożyła sprawozdania końcowe skarżącego obejmujące okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 maja 2003 r. oraz wniosek o płatność końcową w wysokości 13 472 EUR. Jednakże, pomimo licznych podejść poczynionych przez skarżącego w okresie od listopada 2003 r. do maja 2004 r., odpowiednia kwota została uwolniona przez Komisję dopiero w lipcu 2004 r.

W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżąca zasadniczo twierdziła, że Komisja nie rozpatrzyła odpowiednio i w odpowiednim czasie jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową. Stwierdziła, że Komisja powinna zapłacić należne odsetki między ustawowym terminem płatności (60 dni) a faktyczną datą płatności.

2 W swojej opinii Komisja przyznała się do szeregu nietypowych nieporozumień i błędów, które wystąpiły podczas przygotowywania zmiany umowy. Podkreślił jednak, że jego umowa została zawarta z instytucją przyjmującą, a nie ze skarżącym. Zdaniem Komisji taka struktura umowna oznaczała, że zobowiązanie instytucji przyjmującej do realizacji miesięcznych płatności na rzecz osoby towarzyszącej opierało się na umowie między instytucją przyjmującą a osobą towarzyszącą. Komisja przedstawiła również następujące uwagi: (1) Ani instytucja przyjmująca, ani skarżący nie zgłosili zastrzeżeń dotyczących błędów popełnionych przez Komisję w poprawce; (2) w rozpatrywanym okresie kilku urzędników zajmujących się umową zakończyło zatrudnienie w Komisji i musiało zostać zastąpionych, co wyraźnie wpłynęło na szybkie zamknięcie odnośnej sprawy; (3) brak odpowiedzi Komisji na różne zapytania skarżącego - za co Komisja przeprosiła - wynikał ze złożoności sprawy; 4) kilkakrotnie brakowało reakcji i współpracy ze strony instytucji przyjmującej; (5) instytucja przyjmująca umożliwiła skarżącemu bezpośredni kontakt z Komisją. Zdaniem Komisji czynniki te przyczyniły się do powstania nietypowej sytuacji, którą można uznać za główną przyczynę opóźnienia.

3 Dobrą praktyką administracyjną jest właściwe i szybkie rozpatrywanie wniosków o płatność. W niniejszej sprawie wniosek o płatność końcową został przedłożony Komisji w sierpniu 2003 r., podczas gdy odnośna kwota została zwolniona dopiero w lipcu 2004 r. Rzecznik uważa, że żaden z powyższych argumentów przedstawionych przez Komisję w celu wyjaśnienia tego opóźnienia nie wydaje się przekonujący na podstawie wstępnej oceny.

4 Jak słusznie zauważyła Komisja, należy dokonać rozróżnienia między a) umową Komisji z instytucją przyjmującą a b) umową między instytucją przyjmującą a skarżącym. Oczywiste było również, że skarżąca nie miała bezpośredniego roszczenia wobec Komisji o zapłatę jej miesięcznych rat. Rzecznik zauważył, że Komisja zdaje się twierdzić, iż to instytucja przyjmująca musiałaby spłacać raty za wszystkie 24 miesiące, nawet gdyby nie otrzymała jeszcze odpowiednich środków finansowych od Komisji. Pogląd ten nie został jednak poparty żadnymi dowodami. W tym kontekście Komisja odniosła się do „warunków ogólnych”, które jej zdaniem były „zazwyczaj” stosowane w odniesieniu do takich umów (nie przedkładając jednak kopii tych warunków). Jednakże sama Komisja zauważyła, że te "Warunki ogólne" zostały zastąpione, w odniesieniu do umowy dotyczącej skarżącego, porozumieniem z dnia 9 sierpnia 1999 r. Żadna kopia tej umowy nie została przedłożona Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Należy jednak zauważyć, że w odpowiedzi z dnia 20 lipca 2004 r. na pismo, w którym Komisja zwróciła się do instytucji przyjmującej o potwierdzenie, że pozostałe dodatki skarżącego zostaną wypłacone, instytucja ta oświadczyła, że „tak jak w przeszłości, dokonamy ostatecznej płatności na rzecz zainteresowanego po jej otrzymaniu przez Komisję”. Wydaje się zatem, że standardową praktyką instytucji przyjmującej było dokonywanie płatności na rzecz partnera dopiero po otrzymaniu niezbędnych środków finansowych od Komisji. W związku z powyższym nieudostępnienie przez Komisję odpowiednich środków instytucji przyjmującej musiało mieć wpływ na interes skarżącego.

5 W odniesieniu do dalszych argumentów Komisji należy poczynić następujące uwagi:

(1) Biorąc pod uwagę, że wniosek o przedłużenie okresu obowiązywania umowy, który został przedłożony Komisji, był jasny i jednoznaczny, nie było powodu, aby instytucja przyjmująca lub skarżący podejrzewali, że decyzja Komisji przyjmująca ten wniosek będzie obarczona błędami. Fakt, że ani instytucja przyjmująca, ani skarżący nie wykryli natychmiast tych błędów i nie zgłosili ich Komisji, nie ma zatem znaczenia dla niniejszej skargi. W tym kontekście Komisja zdawała się sugerować, że popełniony przez nią błąd wynikał z informacji przekazanych wcześniej przez skarżącego. Należy jednak zauważyć, że dane liczbowe przedstawione przez Komisję nie były zgodne. Według Komisji skarżąca poinformowała ją pocztą elektroniczną z dnia 7 lutego 2002 r., że jej urlop macierzyński trwał od dnia 25 lipca 2001 r. do dnia 1 lutego 2002 r. (6 miesięcy i 6 dni) oraz że poprosiła o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy od dnia 2 lutego 2002 r. do dnia 31 maja 2002 r. (3 miesiące i 29 dni). Nawet gdyby Komisja oparła się na tych danych liczbowych (łącznie 10 miesięcy i 5 dni), trudno byłoby zrozumieć, dlaczego zmiana przewidywała przedłużenie umowy do 35 miesięcy i 4 dni (tj. 11 miesięcy i 4 dni więcej niż pierwotny okres obowiązywania).

(2) Jeżeli chodzi o fakt, że kilku urzędników zajmujących się umową mogło opuścić Komisję w odnośnym okresie, Rzecznik uznał, że taka okoliczność nie może zwolnić Komisji z obowiązku starannego i szybkiego rozpatrywania wniosków i zapytań obywateli. W każdym razie należy zauważyć, że skarżąca wielokrotnie zwracała się do Komisji przez znaczny okres czasu (18 listopada 2003 r., 25 stycznia 2004 r., 3 lutego 2004 r., 9 lutego 2004 r., 2 marca 2004 r., 16 marca 2004 r. i 4 maja 2004 r.), nie otrzymując zadowalającej odpowiedzi. Rzecznik uznał, że Komisja nie wyjaśniła, dlaczego takie konsekwentne nieuwzględnianie zastrzeżeń skarżącego powinno być dopuszczalne w danych okolicznościach.

(3) Jeśli chodzi o „złożoność sprawy”, do której odniosła się Komisja, trudno było zrozumieć, na czym mogła ona polegać. Trudności w niniejszej sprawie wynikały z błędnych danych liczbowych zawartych w poprawce sporządzonej przez Komisję w dniu 17 października 2002 r. Trudności te można było łatwo usunąć, zastępując błędną poprawkę nową wersją zawierającą prawidłowe dane liczbowe (co Komisja ostatecznie uczyniła w dniu 30 lipca 2004 r.).

(4) W odniesieniu do twierdzenia Komisji, zgodnie z którym instytucja przyjmująca wielokrotnie nie reagowała i nie współpracowała, Rzecznik zauważył, że wniosek o wyjaśnienia, który Komisja rzekomo wysłała do instytucji przyjmującej w dniu 28 stycznia 2004 r., został w rzeczywistości przesłany skarżącemu. Jedynymi innymi wiadomościami, do których Komisja odniosła się w swojej opinii i które zostały faktycznie wysłane do instytucji przyjmującej, były dwie wiadomości e-mail z dnia 10 i 12 maja 2004 r. W wiadomościach tych Komisja zwróciła się do instytucji przyjmującej o zmianę sprawozdania finansowego poprzez zmianę liczby miesięcy, za które wypłacono świadczenia miesięczne, z „21” na „35 [miesięcy] i 4 dni”. W związku z tym Komisja faktycznie zwróciła się do instytucji przyjmującej o zastosowanie błędnej liczby w odniesieniu do okresu obowiązywania umowy, którą Komisja wprowadziła w swojej zmianie również w sprawozdaniu finansowym. Utrwalanie (a nie usuwanie) błędów trudno jednak uznać za dobrą praktykę administracyjną. Na podstawie przedstawionych mu dowodów Rzecznik uznał zatem, że Komisja nie wykazała swojego argumentu, zgodnie z którym instytucja przyjmująca nie reagowała i nie współpracowała we właściwy sposób.

(5) Jeżeli chodzi o fakt, że skarżący zwrócił się bezpośrednio do Komisji, Rzecznik nie zauważył, w jaki sposób powinno to wyjaśniać, że Komisja potrzebowała prawie pół roku na skorygowanie prostego i oczywistego błędu. Należy również zauważyć, że sama Komisja w wiadomości elektronicznej z dnia 28 stycznia 2004 r. zwróciła się do skarżącego o wyjaśnienia, zamiast zwracać się do instytucji przyjmującej.

6 W tych okolicznościach Rzecznik doszedł do wstępnego wniosku, że brak prawidłowego i terminowego rozpatrzenia przez Komisję sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową dotyczących pracy skarżącego w instytucji przyjmującej może stanowić przypadek niewłaściwego administrowania.

Możliwość przyjaznego rozwiązania

Art. 3 ust. 5 jego statutu (2) nakazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich poszukiwanie, w miarę możliwości, rozwiązania z daną instytucją w celu wyeliminowania przypadku niewłaściwego administrowania i zadośćuczynienia skarżącemu.

Wobec braku bezpośredniego związku umownego między Komisją a skarżącym nie wydaje się, aby skarżący miał roszczenie o odsetki z tytułu opóźnień w płatnościach. Należy jednak zauważyć, że błędy popełnione przez Komisję w odniesieniu do zmiany jej umowy z instytucją przyjmującą oraz powolność, z jaką błędy te zostały naprawione, spowodowały znaczne opóźnienie w płatności ostatnich rat skarżącego przez instytucję przyjmującą.

W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił Komisji następującą propozycję polubownego rozwiązania:

Komisja mogłaby rozważyć zaoferowanie skarżącemu rozsądnej rekompensaty finansowej za negatywne skutki błędów popełnionych przez nią w związku ze zmianą umowy zawartej z instytucją przyjmującą.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja zauważyła, że z powodu kilku nieporozumień i błędów administracyjnych płatność końcowa na rzecz instytucji przyjmującej została opóźniona, w związku z czym skarżący nie otrzymał odpowiedniego wynagrodzenia w odpowiednim czasie. Komisja dodała, że szereg elementów wskazanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, a także wyjątkowe okoliczności sprawy skłoniły ją do zaproponowania skarżącemu, jako rozwiązania polubownego, kwoty 596,11 EUR odpowiadającej odsetkom naliczonym od zaległej płatności od daty wymagalności do daty płatności. Odsetki zostały obliczone od kwoty 13 472 EUR zapłaconej w dniu 30 lipca 2004 r. i obejmowały jedynie odsetki za zwłokę. Kwota ta zostanie wypłacona skarżącemu za pośrednictwem instytucji przyjmującej.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca wskazała, że jest bardzo zadowolona z wniosku Komisji. Zwróciła się jednak do Rzecznika o zwrócenie się do Komisji o poinformowanie jej o tym, kiedy, na kogo i na jaki rachunek należy dokonać płatności.

Skarżąca podziękowała Rzecznikowi Praw Obywatelskich i jego Biuru za szybkie i profesjonalne rozpatrzenie jej sprawy. Dodała, że bez wkładu i wpływu Rzecznika bardzo trudno byłoby jej rozwiązać tę sprawę w pojedynkę.

DECYZJA

1 Niewłaściwe zarządzanie stypendium

1.1 W 1999 r. Komisja Europejska przyznała skarżącemu stypendium Marie Curie w ramach piątego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (1998-2002). Komisja i instytucja przyjmująca zawarły umowę na okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 sierpnia 2002 r. (24 miesiące).

Skarżący korzystał z urlopu macierzyńskiego od dnia 25 lipca 2001 r. do dnia 30 kwietnia 2002 r. (9 miesięcy i 7 dni). W dniu 30 maja 2002 r. skarżąca zwróciła się do instytucji przyjmującej z prośbą o przedłużenie terminu przedłożenia sprawozdania końcowego do dnia 31 maja 2003 r. (tj. o 9 miesięcy). Skarżąca podkreśliła, że nie ubiega się o żadne dodatkowe płatności w ramach przedłużenia umowy.

Instytucja przyjmująca zaakceptowała tę propozycję. W dniu 14 sierpnia 2002 r. przekazała ona wniosek Komisji do zatwierdzenia. W dniu 17 października 2002 r. Komisja przesłała instytucji przyjmującej „poprawkę nr 1” do umowy. W poprawce tej, podpisanej przez Komisję, stwierdzono, że Komisja zaakceptowała propozycję przedłużenia okresu obowiązywania umowy. Jednak ze względu na błąd Komisji zmiana wydłużyła czas trwania projektu do „35 miesięcy i 4 dni” od daty rozpoczęcia (tj. 1 września 2000 r.).

W dniu 6 sierpnia 2003 r. instytucja przyjmująca przedłożyła sprawozdania końcowe skarżącego obejmujące okres od dnia 1 września 2000 r. do dnia 31 maja 2003 r. oraz wniosek o płatność końcową w wysokości 13 472 EUR.

W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich złożonej w czerwcu 2004 r. skarżąca zasadniczo twierdziła, że Komisja nie rozpatrzyła jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową we właściwy i terminowy sposób. Stwierdziła, że Komisja powinna niezwłocznie poinformować ją o wyniku oceny jej sprawozdania końcowego, przekazać płatność końcową w oparciu o prawidłowe obliczenie pełnego 24-miesięcznego stażu i zapłacić należne odsetki między ustawowym terminem płatności (60 dni) a faktyczną datą płatności.

1.2 Z opinii Komisji na temat skargi i uwag skarżącego w tej sprawie wynika, że w międzyczasie Komisja przekazała płatność końcową instytucji przyjmującej, która następnie przekazała tę kwotę skarżącemu. W tych okolicznościach Rzecznik uznał, że dwa pierwsze zarzuty podniesione przez skarżącą w jej skardze zostały zasadniczo zaspokojone i że w związku z tym jego dochodzenie ogranicza się obecnie do zbadania (1) zarzutu skarżącej, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo i w odpowiednim czasie jej sprawozdania końcowego i wniosku o płatność końcową oraz (2) roszczenia skarżącego o odsetki.

1.3 W dniu 19 stycznia 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich przedłożył Komisji propozycję polubownego rozwiązania, zgodnie z którą Komisja mogłaby rozważyć zaoferowanie skarżącemu rozsądnej rekompensaty finansowej za negatywne skutki błędów popełnionych w związku ze zmianą umowy zawartej z instytucją przyjmującą.

1.4 W odpowiedzi przesłanej w dniu 6 kwietnia 2005 r. Komisja zauważyła, że z powodu kilku nieporozumień i błędów administracyjnych płatność końcowa na rzecz instytucji przyjmującej została opóźniona, w związku z czym skarżący nie otrzymał odpowiedniego wynagrodzenia w odpowiednim czasie. Komisja dodała, że szereg elementów wskazanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, a także wyjątkowe okoliczności sprawy skłoniły ją do zaproponowania skarżącemu, jako rozwiązania polubownego, kwoty 596,11 EUR odpowiadającej odsetkom naliczonym od zaległej płatności od daty wymagalności do daty płatności. Odsetki zostały obliczone od kwoty 13 472 EUR zapłaconej w dniu 30 lipca 2004 r. i obejmowały jedynie odsetki za zwłokę. Kwota ta zostanie wypłacona skarżącemu za pośrednictwem instytucji przyjmującej.

1.5 W swoich uwagach skarżąca wskazała, że jest bardzo zadowolona z propozycji Komisji. Zwróciła się jednak do Rzecznika o zwrócenie się do Komisji o poinformowanie jej o tym, kiedy, na kogo i na jaki rachunek należy dokonać płatności. Skarżąca podziękowała Rzecznikowi Praw Obywatelskich i jego Biuru za szybkie i profesjonalne rozpatrzenie jej sprawy.

2 Wnioski

Z inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich wydaje się, że Komisja Europejska i skarżący uzgodnili polubowne rozwiązanie skargi. Rzecznik ufa, że Komisja zastosuje się do wniosku skarżącej o poinformowanie jej o tym, kiedy, na kogo i na jaki rachunek ma zostać dokonana płatność.

W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Komisja przekazała kopię tej wiadomości e-mail. Z dokumentu tego wynika jednak, że został on wysłany do skarżącego, a nie do instytucji przyjmującej.

(2) Decyzja 94/262 Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 113, s. 15.