Strasburg, 26 maja 2005 r.

Szanowny Panie Doktorze,

W dniu 9 marca 2004 r. złożył Pan, działając w imieniu Internationaler Hilfsfonds e.V., skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rzekomego nieudzielenia Panu przez Komisję Europejską pełnego dostępu do jej akt.

W dniu 22 marca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 6 lipca 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 15 lipca 2004 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 22 września 2004 r.

W dniu 4 października 2004 r. zwróciłem się do Komisji o udzielenie dalszych informacji w związku z Pańską skargą. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 9 grudnia 2004 r.

W dniu 15 grudnia 2004 r. zwróciłem się do Komisji o dostęp do pewnego dokumentu (e-mail z dnia 23 września 1999 r.). Został Pan o tym poinformowany tego samego dnia i przy tej okazji przekazano Panu kopię odpowiedzi Komisji na mój wniosek o udzielenie dalszych informacji.

W dniu 23 grudnia 2004 r. przedstawił Pan dalsze uwagi dotyczące Pańskiej skargi. W szczególności zwrócił się Pan do Rzecznika o poinformowanie Parlamentu Europejskiego o tym, co uważa Pan za taktykę opóźniającą i nieuzasadnione wymówki Komisji.

W dniu 11 stycznia 2005 r. podległe mi służby skontrolowały e-mail z dnia 23 września 1999 r. w pomieszczeniach Komisji. Przy tej okazji sporządzono kopię odnośnego dokumentu.

W dniu 18 stycznia 2005 r. przekazałem Panu kopię sprawozdania z tej kontroli (bez kopii odpowiedniego dokumentu), zwracając się do Pana o przedstawienie uwag na temat tego sprawozdania oraz odpowiedzi Komisji na mój wniosek o udzielenie dalszych informacji, który już Panu przesłałem. Przedstawił Pan swoje uwagi w dniu 4 marca 2005 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W listopadzie 2001 r. skarżący, niemiecka organizacja pozarządowa, złożył skargę (1702/2001/GG) przeciwko Urzędowi Pomocy Humanitarnej Wspólnoty Europejskiej (ECHO) dotyczącą jego wniosku o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie”. W skardze tej skarżący przedstawił szereg zarzutów, w tym a) zarzut, że naleganie przez Komisję na sprawdzenie, czy skarżący spełnia wymogi kwalifikowalności w drodze audytu, stanowi dyskryminację, oraz b) zarzut, że Komisja nie udzieliła skarżącemu dostępu do jego akt. W decyzji z dnia 21 maja 2002 r. Rzecznik doszedł do wniosku, że w odniesieniu do zarzutu a) skarżący nie wykazał istnienia dyskryminacji. W odniesieniu do zarzutu b) Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zakwestionowała prawa skarżącego do dostępu. Rzecznik zauważył również, że w międzyczasie udzielono takiego dostępu. W tych okolicznościach Rzecznik uznał, że w odniesieniu do tego zarzutu nie doszło do niewłaściwego administrowania. Sprawa została zatem zamknięta. W decyzji Rzecznika poczyniono jednak szereg krytycznych uwag w odniesieniu do innych aspektów skargi.

Skarżący uzyskał następnie dostęp do innych akt Komisji. Wykaz dokumentów w tej sprawie (dotyczący umowy LIEN 97-2011) składał się z dwóch e-maili, które według skarżącego zostały wysłane przez właściwe służby Komisji do ECHO (e-mail od T.J. do pana/pana V. w ECHO z dnia 23 września 1999 r. oraz e-mail od pana/pana J. do pana/pana S.). Według skarżącego dokumenty te nie były częścią akt, do których udzielono mu dostępu. Skarżący twierdził ponadto, że dopiero z opóźnieniem odkrył, że to, co uznał za wewnętrzną wiadomość e-mail ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r., było w rzeczywistości wiadomością skierowaną do niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Według skarżącego akta, do których udzielono mu dostępu, nie zawierały odpowiedzi, jakiej niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych prawdopodobnie udzieliło na tę wiadomość e-mail. Na podstawie notatki sporządzonej przez ECHO w dniu 17 listopada 1995 r. (do której skarżący miał dostęp) skarżący założył ponadto, że musi istnieć inny dokument, do którego nie miał dostępu. Skarżący twierdził zatem, że powinien uzyskać dostęp do informacji, które jego zdaniem zostały dostarczone przez pana S., urzędnika Komisji.

W skardze do Rzecznika skarżący zasadniczo twierdził zatem, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt dotyczących jego wniosku o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie” rozpatrywanej przez ECHO.

W swojej skardze skarżący przedstawił również uwagi dotyczące decyzji Rzecznika w sprawie zarzutu a). Biorąc jednak pod uwagę, że w tym kontekście nie pojawiły się żadne zarzuty, Rzecznik poinformował skarżącego, że uwagi te nie zostaną uwzględnione w niniejszym dochodzeniu.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Odnośna sprawa dotyczyła wniosku skarżącego o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie”. W związku z tym chodziło o akta tematyczne, bez jakiegokolwiek powołania, które obejmowałyby wszystkie dokumenty, niezależnie od tego, czy dotyczyły one skarżącego, wymieniane w ramach Komisji. Akta miały zawierać oficjalne dokumenty, takie jak listy i notatki. Co do zasady wiadomości elektroniczne stanowiły komunikację nieformalną, równoważną rozmowie telefonicznej, chyba że zostały zarejestrowane przez służby archiwalne w zakresie, w jakim stanowiły oficjalną wymianę informacji. Niezarejestrowane wiadomości e-mail mogą być załączane do akt, jeśli zostaną uznane za istotne, ale nie są systematycznie składane, a wszelkie nalegania, aby akta zawierały całość wiadomości e-mail wymienianych między osobami fizycznymi na dany temat, były po prostu nierealistyczne.

Dokumenty, które według skarżącego zostały usunięte z akt, do których skarżący uzyskał dostęp w dniu 15 stycznia 2002 r., były następujące:

a) dwa e-maile od urzędnika SCR (SCR stało się następnie "Biurem Współpracy EuropeAid") do dwóch urzędników Komisji, jeden wysłany dnia 23 września 1999 r., drugi bez konkretnej daty;

b) jedną odpowiedź (pisemną lub ustną), którą niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych powinno było przekazać na adres e-mail ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r.; oraz

c) jedną wiadomość (o nieokreślonym charakterze), którą urzędnik Dyrekcji Generalnej ds.

W odniesieniu do dokumentów wymienionych w lit. a) przeprowadzono przeszukanie, które doprowadziło do wyszukania wiadomości e-mail z SCR do ECHO z dnia 23 września 1999 r. Nie znaleziono żadnych zapisów dotyczących odpowiedzi udzielonej na piśmie przez ECHO na SCR. Na podstawie odniesień zawartych w skardze nie stwierdzono istnienia drugiego e-maila od SCR. Zakładając jednak, że e-mail ten został wysłany również w 1999 r., nie mógł on zostać skierowany do ECHO, biorąc pod uwagę, że w 1999 r. odbiorca wskazany przez skarżącego pracował w SCR, a nie w ECHO.

Można zatem wyciągnąć następujące wnioski:

na pierwszą wiadomość e-mail z pewnością skierowaną do ECHO udzielono odpowiedzi ustnej i nie podjęto żadnych dalszych działań na piśmie;

drugi e-mail był częścią wewnętrznej wymiany informacji w ramach SCR i nie został skopiowany do ECHO;

odpowiedzialny dział ECHO nie wstrzymał celowo tych e-maili od skarżącego, ponieważ dowiedział się od skarżącego jedynie o ich istnieniu i był w stanie ustalić istnienie na serwerach ECHO tylko jednego z nich na podstawie wskazań dostarczonych przez skarżącego.

W tych okolicznościach trudno było zrozumieć, dlaczego te e-maile powinny były zostać włączone do akt.

W dniu 28 kwietnia 2004 r. Biuro Współpracy EuropeAid Komisji poinformowało ECHO, że te dwie wiadomości e-mail zostały sklasyfikowane jako poufne i w związku z tym nie mogły zostać przekazane skarżącemu.

W odniesieniu do dokumentu wymienionego w lit. b) bezpośrednia odpowiedź niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych na wiadomość elektroniczną ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r. nigdy nie została otrzymana, ani pocztą elektroniczną, ani telefonicznie. Należy jednak zauważyć, że jednym z celów - choć drugorzędnym - tego e-maila było zwrócenie się o aktualne informacje na temat wszelkich zmian w postępowaniu sądowym przeciwko skarżącemu w Niemczech. Komunikat niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych w tej sprawie został przesłany do ECHO w dniu 15 listopada 2001 r., a dokument ten znajdował się w aktach, do których skarżący uzyskał dostęp w styczniu 2002 r. Byłoby zaskakujące, gdyby ministerstwo dwukrotnie przekazało te informacje.

Należy ponadto zauważyć, że głównym i łatwym do zidentyfikowania celem e-maila ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r. było poinformowanie niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, że zwróci się do niego o zgodę na ujawnienie skarżącemu całej zawartości akt sprawy, w tym dokumentów osób trzecich. Wykorzystanie tego e-maila do wykazania niechęci ECHO do udzielenia pełnego dostępu do akt wydawało się zatem celowym zniekształceniem intencji Komisji.

Jeżeli chodzi o dokument, o którym mowa w lit. c), nie było dowodów w postaci dokumentów potwierdzających, kiedy, czy i w jaki sposób wystąpiono o takie informacje lub je uzyskano. Gdyby odpowiednie informacje zostały przekazane ustnie, nie byłoby już możliwe przeprowadzenie dochodzenia poprzez skontaktowanie się z urzędnikami zajmującymi się w tym czasie aktami sprawy (1995 r.), ponieważ urzędnicy ci nie byli już na swoich stanowiskach.

We wszystkich przypadkach, gdyby informacje były dostępne, nie było jasne, jakie powody lub korzyści przyniosłoby ECHO cenzurowanie tego źródła informacji.

Skarżący przedstawił co najmniej trzy twierdzenia (że do uzyskania takiego dostępu potrzebne było kilka podejść, że dostęp został udzielony dzięki interwencji Rzecznika Praw Obywatelskich oraz że ECHO na początku celowo zataiło 22 strony w dokumentacji wniosku), które mogły zostać uznane za fałszywe.

W związku z powyższym Komisja uznała, że skarżący nie uzasadnił swojego twierdzenia, że akta ECHO zostały celowo zmanipulowane w celu uniemożliwienia dostępu do istotnych informacji. Dokumenty wymienione przez skarżącego albo nie istniały, albo nie zostały skopiowane do ECHO, albo nie zostały włączone do akt, do których skarżący miał dostęp, ponieważ nie miały znaczenia dla przetwarzania tych akt.

Komisja stwierdziła, że styl pisania skarżącego stanowił nadużycie słowne. Uznał on również, że powtarzając ten sam zarzut w tej samej sprawie, skarżący nadużywał swojego prawa do wniesienia skargi w rozmyślnym celu spowodowania zakłóceń w funkcjonowaniu instytucji europejskich.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i nalegał na udzielenie mu dostępu do całej dokumentacji ECHO. W odniesieniu do e-maila z dnia 8 sierpnia 2001 r. skarżący stwierdził, że takie e-maile nie zostały napisane w celu nieotrzymania odpowiedzi. Jeżeli odpowiedź została udzielona telefonicznie lub w inny sposób, należało zapytać, gdzie znajduje się odpowiednia notatka do akt.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek o udzielenie dodatkowych informacji

W związku z tym w dniu 4 października 2004 r. Rzecznik skierował do Komisji pismo z prośbą o udzielenie dalszych informacji. W swoim piśmie Rzecznik zauważył, że Komisja wspomniała, iż była w stanie znaleźć wiadomość e-mail wysłaną do ECHO w dniu 23 września 1999 r. przez urzędnika SCR, ale jej Biuro Współpracy EuropeAid uznało, że ta wiadomość e-mail była poufna i w związku z tym nie mogła zostać dostarczona skarżącemu. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się zatem do Komisji o wyjaśnienie, na jakiej podstawie prawnej i z jakich powodów odmówiono dostępu do tego dokumentu.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Przedmiotowy dokument nie był częścią dokumentacji ECHO dotyczącej wniosku skarżącego o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie” w 1996 r. Nie miała ona żadnego związku z przetwarzaniem tych akt i nie miała na nie żadnego wpływu. Odpowiedni dokument stanowił część innej dokumentacji dotyczącej skarżącego, znajdującej się w posiadaniu Służby Współpracy EuropeAid. Komisja poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich o swoim stanowisku w sprawie ujawnienia tego dokumentu w opinii w sprawie projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1874/2003/GG. Dokument ten został wymieniony w niniejszej opinii jako dokument 2 w części I akt 4 (tj. wśród dokumentów, których nie należy ujawniać).

Wniosek o dostęp do akt Komisji

W dniu 15 grudnia 2004 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o dostęp do odpowiedniego dokumentu. Skarżący został o tym poinformowany tego samego dnia.

Pismo skarżącego z dnia 23 grudnia 2004 r.

W dniu 23 grudnia 2004 r. skarżący przedstawił dalsze uwagi w odniesieniu do swojej skargi. W szczególności skarżący zwrócił się do Rzecznika o poinformowanie Parlamentu Europejskiego o tym, co uważa za taktykę opóźniającą i nieuzasadnione wymówki Komisji. Skarżący stwierdził również, że Rzecznik powinien sprawdzić wszystkie dokumenty, do których odmówiono dostępu, a nie tylko jeden.

W przedmiocie wglądu do akt Komisji

W dniu 11 stycznia 2005 r. służby Rzecznika przeprowadziły kontrolę poczty elektronicznej z dnia 23 września 1999 r. w pomieszczeniach Komisji. Przy tej okazji sporządzono kopię odnośnego dokumentu.

Uwagi skarżącego

Skarżącemu przesłano kopię sprawozdania z kontroli (bez kopii odpowiedniego dokumentu) oraz odpowiedź Komisji na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji w celu przedstawienia uwag.

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę. Stwierdziła również, że w aktach ECHO muszą znajdować się dalsze dokumenty dotyczące 1) kontaktów ECHO z niemieckim Ministerstwem Spraw Zagranicznych i 2) prac egzaminacyjnych ECHO oraz że należy udzielić jej dostępu do tych dokumentów.

Ponadto skarżący przedstawił uwagi dotyczące rozpatrzenia jego wniosku o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie” przez ECHO.

Skarżący zauważył, że Komisja poinformowała go w piśmie z dnia 10 stycznia 2002 r., że przy rozpatrywaniu jego wniosku o dostęp do akt "ECHO skrupulatnie postępowało zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Sekretariat Generalny Komisji, który był informowany i konsultowany krok po kroku od samego początku". Zdaniem skarżącego dokumenty potwierdzające te stopniowe konsultacje zostały usunięte z akt. Skarżący wezwał zatem Rzecznika do znalezienia tych dokumentów i oddania ich do jego dyspozycji lub, jeżeli nie można było ich odnaleźć, do stwierdzenia niewłaściwego administrowania.

Skarżący przedstawił również uwagi dotyczące niektórych aspektów opinii Komisji w sprawie skargi 2862/2004/GG. Ponadto skarżący zwrócił się do Rzecznika o uwzględnienie wszelkich istotnych faktów wymienionych w jego uwagach dotyczących opinii Komisji w sprawie tej skargi (1).

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 Skarżący, niemiecka organizacja pozarządowa, złożyła wniosek do Biura Pomocy Humanitarnej Wspólnoty Europejskiej (ECHO) Komisji Europejskiej o podpisanie „umowy ramowej o partnerstwie”. Skarga ta doprowadziła do sporu między skarżącym a Komisją, a ostatecznie do złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 1702/2001/GG). W skardze tej skarżący twierdził między innymi, że Komisja nie udzieliła dostępu do jego akt. W toku dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie zakwestionowała prawa skarżącego do dostępu i że w międzyczasie przyznano mu taki dostęp. W tych okolicznościach Rzecznik uznał, że w odniesieniu do tego zarzutu nie doszło do niewłaściwego administrowania. Sprawa została zatem zamknięta. W decyzji Rzecznika poczyniono jednak szereg krytycznych uwag w odniesieniu do innych aspektów skargi.

1.2 W marcu 2004 r. skarżący złożył nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich. W skardze tej skarżący twierdził, że Komisja nie udzieliła mu pełnego dostępu do akt sprawy. Skarżący zidentyfikował lub opisał dokumenty, do których jego zdaniem odmówiono dostępu. Dwa z tych dokumentów wymieniono w wykazie dokumentów w innych aktach Komisji (dotyczących umowy LIEN 97-2011).

1.3 Po uzyskaniu opinii Komisji Rzecznik postanowił przeprowadzić dalsze dochodzenia, zwracając się do Komisji o dodatkowe informacje i sprawdzając dokument znajdujący się w aktach Komisji. W swoich uwagach dotyczących wyników tych dalszych dochodzeń skarżący stwierdził, że w aktach ECHO muszą znajdować się dalsze dokumenty dotyczące 1) kontaktów ECHO z niemieckim Ministerstwem Spraw Zagranicznych i 2) prac egzaminacyjnych ECHO oraz że należy udzielić mu dostępu do tych dokumentów.

1.4 Rzecznik uważa, że w ten sposób skarżący przedstawił nowy zarzut i w związku z tym zwrócił się do Rzecznika o rozszerzenie zakresu obecnego dochodzenia, tak aby objąć nim dalsze dokumenty, do których odniósł się skarżący. Rzecznik uważa jednak, że nie ma wystarczających dowodów na istnienie dokumentów, do których odnosi się skarżący. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że nie ma wystarczających podstaw, aby zwrócić się do Komisji o wydanie opinii uzupełniającej w sprawie dalszych zarzutów skarżącego.

1.5 W swoich uwagach na temat wyników dalszych dochodzeń przeprowadzonych przez Rzecznika, skarżący zauważył, że Komisja poinformowała go w piśmie z dnia 10 stycznia 2002 r., że przy rozpatrywaniu jego wniosku o dostęp do akt "ECHO skrupulatnie postępowało zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Sekretariat Generalny Komisji, który był informowany i konsultowany krok po kroku od samego początku". Skarżący wezwał zatem Rzecznika do znalezienia tych dokumentów i oddania ich do jego dyspozycji lub, jeżeli nie można było ich odnaleźć, do stwierdzenia niewłaściwego administrowania.

1.6 Rzecznik uważa, że skarżący przedstawił w związku z tym kolejny zarzut. Ten kolejny zarzut dotyczy zasadniczo dostępu do (wewnętrznej) korespondencji, która wydaje się być przedmiotem wymiany między ECHO a Sekretariatem Generalnym Komisji w odniesieniu do wniosku skarżącego o dostęp do akt Komisji. Należy jednak zauważyć, że wydaje się, iż skarżący nie złożył jeszcze formalnego wniosku o dostęp do tych dokumentów. Wniosek o dostęp do akt Komisji, który złożył skarżący, nie mógł oczywiście obejmować wspomnianych dokumentów, biorąc pod uwagę, że odnośna korespondencja była prowadzona dopiero po złożeniu tego wniosku. Rzecznik uważa ponadto, że nic nie wskazuje na to, aby Komisja była zobowiązana do dodania takich dokumentów (dotyczących wewnętrznych procedur Komisji dotyczących wniosków o dostęp do dokumentów) do akt, do których wystąpiono o dostęp. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że nie byłoby właściwe rozszerzanie jego dochodzenia w taki sposób, aby obejmowało ono ten aspekt sprawy.

1.7 W swoich uwagach dotyczących wyników dalszych dochodzeń przeprowadzonych przez Rzecznika, skarżący odniósł się do innej skargi, którą złożył do Rzecznika (skarga 2862/2004/GG), prosząc go o uwzględnienie wszelkich istotnych faktów, które zostały wymienione w jego uwagach dotyczących opinii Komisji w sprawie tej skargi. Rzecznik dokładnie przeanalizował uwagi przedstawione przez skarżącego w sprawie 2862/2004/GG (2). Uważa on jednak, że uwagi te nie zawierają żadnych elementów faktycznych, które miałyby wpływ na rozpatrzenie niniejszego zarzutu. W swoich uwagach w sprawie 2862/2004/GG skarżący uznał, że Komisja naruszyła art. 23 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego (3) w odniesieniu do rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Jednakże art. 23 kodeksu stanowi, że wnioski o udzielenie dostępu do dokumentów są rozpatrywane zgodnie z przepisami przyjętymi przez daną instytucję oraz zgodnie z ogólnymi zasadami i ograniczeniami określonymi w rozporządzeniu 1049/2001. Biorąc pod uwagę, że pierwotnym zarzutem skarżącego było to, że Komisja nie zastosowała się do rozporządzenia 1049/2001, Rzecznik uważa, że odniesienie skarżącego do art. 23 kodeksu nie musi być rozpatrywane oddzielnie.

2 Domniemany brak pełnego dostępu do akt Komisji

2.1 Skarżący twierdził, że Komisja nie udzieliła mu dostępu do niektórych dokumentów. Dokumenty te można (wykorzystując streszczenie przedstawione przez Komisję w jej opinii) opisać w następujący sposób:

a) dwa e-maile od urzędnika SCR (SCR stało się następnie "Biurem Współpracy EuropeAid") do dwóch urzędników Komisji, jeden wysłany dnia 23 września 1999 r., drugi bez konkretnej daty;

b) jedną odpowiedź (pisemną lub ustną), którą niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych powinno było przekazać na adres e-mail ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r.; oraz

c) jedną wiadomość (o nieokreślonym charakterze), którą urzędnik DG ds.

2.2 W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

W odniesieniu do dokumentów wymienionych w lit. a) przeprowadzono przeszukanie, które doprowadziło do wyszukania wiadomości e-mail z SCR do ECHO z dnia 23 września 1999 r. Odpowiedź na ten e-mail została udzielona ustnie i nie podjęto żadnych dalszych działań na piśmie. Na podstawie odniesień zawartych w skardze nie stwierdzono istnienia drugiego e-maila z SCR. Zakładając jednak, że e-mail ten został wysłany również w 1999 r., nie mógł on zostać skierowany do ECHO, biorąc pod uwagę, że w 1999 r. odbiorca wskazany przez skarżącego pracował w SCR, a nie w ECHO. Trudno było zrozumieć, dlaczego te e-maile powinny były zostać włączone do akt. W dniu 28 kwietnia 2004 r. Biuro Współpracy EuropeAid Komisji poinformowało ECHO, że te dwie wiadomości e-mail zostały sklasyfikowane jako poufne i w związku z tym nie mogły zostać przekazane skarżącemu.

W odniesieniu do dokumentu wymienionego w lit. b) bezpośrednia odpowiedź niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych na wiadomość elektroniczną ECHO z dnia 8 sierpnia 2001 r. nigdy nie została otrzymana, ani pocztą elektroniczną, ani telefonicznie. Należy jednak zauważyć, że jednym z celów - choć drugorzędnym - tego e-maila było zwrócenie się o aktualne informacje na temat wszelkich zmian w postępowaniu sądowym przeciwko skarżącemu w Niemczech. Komunikat niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych w tej sprawie został przesłany do ECHO w dniu 15 listopada 2001 r., a dokument ten znajdował się w aktach, do których skarżący uzyskał dostęp w styczniu 2002 r. Byłoby zaskakujące, gdyby ministerstwo dwukrotnie przekazało te informacje.

Jeżeli chodzi o dokument, o którym mowa w lit. c), nie było dowodów w postaci dokumentów potwierdzających, kiedy, czy i w jaki sposób wystąpiono o takie informacje lub je uzyskano. Gdyby odpowiednie informacje zostały przekazane ustnie, nie byłoby już możliwe przeprowadzenie dochodzenia poprzez skontaktowanie się z urzędnikami zajmującymi się w tym czasie aktami sprawy (1995 r.), ponieważ urzędnicy ci nie byli już na swoich stanowiskach.

W związku z powyższym Komisja uznała, że dokumenty wymienione przez skarżącego albo nie istniały, albo nie zostały skopiowane do ECHO, albo nie zostały włączone do akt, do których skarżący miał dostęp, ponieważ nie miały one znaczenia dla przetwarzania tych akt.

2.3 Rzecznik zauważa, że dokumenty wymienione w lit. a) obejmują dwie wiadomości e-mail wysłane przez urzędnika służby Komisji ds. Składający petycję zauważa ponadto, że w wykazie inwentaryzacji dla umowy LIEN 97–2011 obie wiadomości wymieniono jako wysłane w dniu 23 września 1999 r.

Komisja argumentowała, że drugi z tych e-maili (ten wysłany do pana S.) nie mógł zostać skierowany do ECHO, biorąc pod uwagę, że w 1999 r. odbiorca wskazany przez skarżącego pracował w SCR, a nie w ECHO. Rzecznik zauważa, że skarżący nie zakwestionował tego stwierdzenia. W tych okolicznościach argument Komisji, że ta wiadomość elektroniczna nie została włączona do akt, do których skarżący miał dostęp, ponieważ nie miała ona znaczenia dla przetwarzania tych akt, wydaje się rozsądny.

W odniesieniu do innej wiadomości e-mail od pana J. Rzecznik zauważa, że Komisja nie zaprzeczyła, iż ta wiadomość e-mail była rzeczywiście skierowana do ECHO. W celu ustalenia, czy argument Komisji, zgodnie z którym ta wiadomość elektroniczna nie musiała zostać włączona do akt przechowywanych przez ECHO, również ze względu na to, że nie miała ona znaczenia dla przetwarzania tych akt, był słuszny, Rzecznik przystąpił do wglądu do tego dokumentu.

Należy zauważyć, że dokument ten jest jednym z dokumentów, które Komisja uznała za poufne, gdy skarżący zwrócił się o dostęp do swoich akt dotyczących umowy LIEN 97-2011. Wniosek o dostęp do tej sprawy był powodem kolejnej skargi skarżącego (skarga 1874/2003/GG), którą Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął w dniu 14 grudnia 2004 r. uwagą krytyczną. Ta krytyczna uwaga opierała się na opinii Rzecznika Praw Obywatelskich, że Komisja nie przedstawiła uzasadnionych powodów odmowy dostępu do tego i wielu innych dokumentów.

Kontrola odpowiedniej wiadomości e-mail wykazała, że wiadomość ta stanowiła wezwanie do udzielenia informacji skierowane przez SCR do ECHO. W świetle powyższego Rzecznik uważa, że decyzja Komisji o niewłączaniu tego e-maila do akt prowadzonych przez ECHO była możliwa do przyjęcia.

2.4 W odniesieniu do odpowiedzi udzielonej rzekomo przez niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych na e-mail z dnia 8 sierpnia 2001 r. (dokument wymieniony w lit. b)) Rzecznik zauważa, że w e-mailu tym ECHO poinformowało niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, że skarżący zwrócił się o dostęp do akt Komisji i że akta te zawierają informacje dostarczone przez niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. ECHO wyjaśniło ponadto, że nie sprzeciwia się udzieleniu skarżącemu dostępu do tych informacji, ale że zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami uczyni to dopiero po udzieleniu zgody przez niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Dodała, że „Pani [A.] prześle do Pani biura oficjalny wniosek o udzielenie zgody”. W odniesieniu do wniosku o udzielenie informacji na temat skarżącego, który również został zawarty w tej wiadomości e-mail, Rzecznik zauważa, że skarżący nie zakwestionował argumentu Komisji, że takie informacje zostały przesłane przez niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych w dniu 15 listopada 2001 r. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że wyjaśnienie przedstawione przez Komisję wydaje się rozsądne.

2.5 W odniesieniu do dokumentu wymienionego w lit. c) Rzecznik zauważa, że nota wewnętrzna z dnia 17 listopada 1995 r. (na której skarżący opiera swoje założenie, że taki dokument musi istnieć) stwierdza jedynie, że odbiorca może skontaktować się z innym urzędnikiem Komisji w celu uzyskania informacji ("tu pourrais t'informer d'une manière plus satisfaisante auprès de M. [S.]"). Nawet przy (prawdopodobnym) założeniu, że postąpiono zgodnie z tą radą, nic nie wskazuje na to, że informacje dostarczone przez pana S. zostały przekazane na piśmie. Prawdą jest, że skarżący wydaje się zakładać, że rzeczywiście należało to zrobić. Należy jednak przypomnieć, że prawo dostępu do akt Komisji obejmuje jedynie istniejące dokumenty. Kwestia, czy Komisja byłaby zobowiązana do prowadzenia rejestru wszelkich wymienianych w ten sposób informacji, nie jest zatem objęta niniejszą skargą.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Uwagi te zostały przekazane Rzecznikowi w dniu 17 marca 2005 r.

(2) Uwagi te zostały przekazane Rzecznikowi w dniu 17 marca 2005 r.

(3) Dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu/).