Strasburg, 12 grudnia 2003 r.

Szanowny Panie,

Dnia 24 kwietnia 2003 r. do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęła skarga przeciwko Parlamentowi Europejskiemu, złożona przez Pana w imieniu Biura Tłumaczeń Surrey (zwanego dalej „STB”). Skarga dotyczyła zaproszenia do składania ofert na tłumaczenia na języki krajów kandydujących (nr referencyjny CS/ET/HU/LT/LV/MT/ PL/SK/SL/2003/EU).

W dniu 2 czerwca 2003 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Parlamentu. Parlament przesłał swoją opinię w dniu 26 września 2003 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 23 października 2003 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał również od Pana kolejną skargę skierowaną przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą podobnych kwestii. Skarga przeciwko Komisji została zarejestrowana pod numerem referencyjnym 949/2003/IJH, a decyzja w sprawie tej skargi zostanie podjęta oddzielnie.

WNIOSEK

W kwietniu 2003 r. złożono skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu spółki STB dotyczącą zaproszenia do składania ofert na tłumaczenia na języki krajów kandydujących.

Według skarżącego istotne fakty są, w skrócie, następujące:

Komisja, z którą STB zawarła już umowę ramową, zaprosiła STB do udziału w przedmiotowej procedurze przetargowej pocztą elektroniczną w dniu 15 kwietnia 2003 r. Skarżący dowiedział się o zaproszeniu do składania ofert w wyniku tego e-maila od Komisji. Zaproszenie do składania ofert zostało jednak opublikowane już wcześniej. Termin składania ofert upłynął dnia 30 kwietnia 2003 r.

Skarżący uznał, że tekst specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest mylący, w szczególności w odniesieniu do wymaganego dowodu kwalifikacji tłumaczy oraz odniesienia do uwierzytelnionych odpisów. W pkt 2.2.3.2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia stwierdzono, że „należy zauważyć, że minimalnym poziomem kwalifikacji tłumacza uznawanym za akceptowalny do celów niniejszego zaproszenia do składania ofert jest pomyślne ukończenie studiów uniwersyteckich w dowolnej dyscyplinie. Po złożeniu oferty należy przedstawić dowód potwierdzający ten poziom kwalifikacji (poświadczona kopia dyplomu/świadectwa)”.

Aby uzyskać wyjaśnienia w tej sprawie, skarżący zapoznał się ze specjalną stroną internetową z często zadawanymi pytaniami (1), udostępnioną przez Parlament Europejski. Na tej stronie internetowej podano dalsze informacje na temat kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, takie jak: „należy złożyć jedną oryginalną ofertę, w tym oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem”, „akceptuje się wyłącznie oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających” oraz „kopia poświadczona za zgodność z oryginałem = zaświadczenie potwierdzające, że jest to kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez właściwy organ, np. organ wydający, notariusza itp. Poświadczenie przez przedstawiciela prawnego oferenta /.../ jest niedopuszczalne”.

Ze względu na późne zgłoszenie przez Komisję brakowało czasu na zakończenie przetargu STB. W związku z tym w dniu 22 kwietnia 2003 r. skarżący przesłał wskazanej osobie, która pracowała w Parlamencie Europejskim, e-mail z pytaniem, czy akceptowane będą kopie poświadczonych dokumentów przesłane faksem lub wydruki w formacie pdf, czy też wymagane jest oryginalne poświadczenie. Powodem tego pytania było to, że skarżący otrzymał uwierzytelnione kopie dyplomów faksem od zewnętrznych tłumaczy STB. W odpowiedzi Parlamentu stwierdzono jedynie, że „przetargi nie mogą być składane faksem”. W związku z tym w dniu 23 kwietnia 2003 r. skarżący wysłał do Parlamentu kolejną wiadomość e-mail, wyjaśniając swoje pytanie i wskazując, że nie jest jasne, czy samo poświadczenie musi być w oryginale, czy też kopia poświadczenia jest wystarczająca. Tego samego dnia skarżący otrzymał odpowiedź, w której stwierdzono, że „kopia kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem z definicji nie jest kopią poświadczoną za zgodność z oryginałem i nie może zostać przyjęta”.

Skarżący stwierdził, że taka interpretacja sformułowania „poświadczona kopia” realistycznie uniemożliwiłaby udział w procedurze przetargowej nie tylko STB, ale także innym agencjom spoza Belgii. Wynikało to z faktu, że czas od zgłoszenia zaproszenia do składania ofert w dniu 15 kwietnia 2003 r. do terminu składania ofert nie był wystarczający do uzyskania wymaganych uwierzytelnionych odpisów. Skarżący uznał ponadto, że wykładnia Parlamentu nie znajduje potwierdzenia w brzmieniu pierwotnej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, lecz stanowi nadużycie interpretacyjne tej specyfikacji. Skarżący wyraził te opinie w innej wiadomości e-mail do Parlamentu, również wysłanej w dniu 23 kwietnia 2003 r. Skarżący nie otrzymał odpowiedzi na ten e-mail. Kiedy próbował skontaktować się telefonicznie z właściwym działem Parlamentu, powiedziano mu, że nie przyjmuje żadnych dalszych pytań i że opublikowano ostateczną aktualizację strony internetowej FAQ. Jego początkowe pytanie nie zostało jednak wspomniane w tej ostatecznej wersji strony internetowej FAQ, a strona internetowa nie wyjaśniła wymogu "oryginalnego poświadczenia". Zdaniem skarżącego Parlament dopuścił się poważnego naruszenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie publikując swojego pytania i odpowiedzi na nie na stronie internetowej FAQ.

Zasadniczo skarżący twierdzi, że Parlament Europejski:

(i) błędnie zinterpretował termin „poświadczona kopia” w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; oraz

(ii) nie opublikował na swojej stronie internetowej swojego pytania i odpowiedzi na nie.

Skarżący załączył do skargi kopie korespondencji elektronicznej z Parlamentem w tej sprawie. Z korespondencji tej wynika, że przedmiotowe zaproszenie do składania ofert zostało opublikowane w serii S Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich w dniu 19 marca 2003 r. Wydaje się również, że to nie Komisja wysłała wiadomość e-mail, za pośrednictwem której skarżący dowiedział się o danym zaproszeniu do składania ofert, lecz Wspólne Służby Tłumaczeniowe Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów.

WNIOSEK

Opinia Parlamentu Europejskiego

Podsumowując, Parlament wydał następującą opinię:

Jeżeli chodzi o zarzut (i) i interpretację terminu „poświadczona kopia”, specyfikacja istotnych warunków zamówienia była jasna i jednoznaczna. Wymóg posiadania oryginalnych dyplomów potwierdzających ukończenie studiów uniwersyteckich lub ich uwierzytelnionych odpisów jest rzeczywiście standardową praktyką w procedurach przetargowych i jako taki nie wymaga dalszego wyjaśnienia. Na wniosek Parlamentu termin ten został jednak doprecyzowany na stronie internetowej FAQ. Parlament zauważa również, że po złożeniu skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący napisał do niego, przyznając, że jego „interpretacja kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem jest prawdopodobnie ściśle prawidłowa”.

W odniesieniu do zarzutu (ii) wszystkie dopuszczalne wnioski o wyjaśnienia otrzymane do północy dnia 23 kwietnia 2003 r. zostały udzielone bezpośrednio, a zarówno pytania, jak i udzielone na nie odpowiedzi zostały opublikowane na stronie internetowej FAQ. Parlament sfinalizował tę stronę internetową w dniu 24 kwietnia 2003 r. Gdy kilku oferentów zadało to samo pytanie, Parlament udzielił każdemu z nich identycznej odpowiedzi i opublikował pytanie i odpowiedź tylko raz na stronie internetowej. Pytania skarżącego były, ściśle rzecz biorąc, niedopuszczalne, ponieważ treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia była jasna i została dodatkowo wzmocniona wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie internetowej FAQ już przed dniem 23 kwietnia 2003 r. Osoba odpowiedzialna odpowiedziała jednak skarżącemu, aby skierował swoją uwagę na publikacje na stronie internetowej. Parlament uważa zatem, że odpowiedzi na dopuszczalne pytania skarżącego zostały rzeczywiście udzielone wszystkim potencjalnym oferentom w odpowiedziach na dopuszczalne wnioski o wyjaśnienia opublikowane na stronie internetowej FAQ w dniu 24 kwietnia 2003 r.

Uwagi skarżącego

Podsumowując, w uwagach skarżącego poruszono następujące kwestie:

Parlament nie odniósł się w pełni do nieporozumień, które pojawiły się w związku z angielskim terminem „poświadczona kopia”. Czy termin ten oznaczał, że kopia dyplomu z poświadczonym znakiem była wystarczająca, czy też wymagał on przedłożenia kopii dyplomu z oryginalnym poświadczonym znakiem instytucji certyfikującej? Kwestia ta była kluczowa ze względu na brak czasu od zgłoszenia w dniu 15 kwietnia 2003 r. Pojawiały się również niejasności dotyczące różnych praktyk stosowanych przez różne instytucje w odniesieniu do wymogu posiadania oryginałów lub uwierzytelnionych odpisów dyplomów tłumaczy. Parlament powinien był przyjąć pilny wniosek o wyjaśnienie tej kwestii.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 W swoich uwagach dotyczących opinii Parlamentu Europejskiego skarżący twierdzi, że istnieje niejasność związana z różnymi praktykami stosowanymi przez instytucje w odniesieniu do wymogu posiadania oryginałów lub uwierzytelnionych odpisów dyplomów tłumaczy.

1.2 Ponieważ ten nowy zarzut nie jest częścią pierwotnej skargi, Rzecznik nie zajmuje się nim w ramach obecnego dochodzenia. Skarżący może jednak rozważyć złożenie nowej skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, jeżeli wyrazi taką wolę, określając zainteresowane instytucje i przedstawiając dowody, na których można by oprzeć dochodzenie.

2 W przedmiocie rzekomej błędnej interpretacji pojęcia "kopia poświadczona za zgodność z oryginałem"

2.1 Skarga dotyczy zaproszenia do składania ofert na tłumaczenia na języki krajów kandydujących. Skarżący twierdzi, że Parlament Europejski błędnie zinterpretował termin „poświadczona kopia” w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako oznaczający, że poświadczony znak towarowy musiał być w oryginale.

2.2 Parlament Europejski twierdzi, że specyfikacja istotnych warunków zamówienia była jednoznaczna w odniesieniu do interpretacji terminu "poświadczona kopia" oraz że wymóg posiadania oryginalnych dyplomów potwierdzających ukończenie studiów uniwersyteckich lub ich poświadczonych kopii jest standardową praktyką w procedurach przetargowych. Ponadto termin ten został dodatkowo wyjaśniony na stronie internetowej FAQ.

2.3 Rzecznik jest zdania, że interpretacja przez Parlament terminu "poświadczona kopia" jako "poświadczenie, że jest to poświadczona kopia oryginału przez właściwy organ" oraz że "kopia poświadczonej kopii z definicji nie jest poświadczoną kopią" jest normalną interpretacją tego terminu. Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania przez Parlament w odniesieniu do tego aspektu skargi.

3 Zarzut nieopublikowania przez Parlament pytania i odpowiedzi na nie

3.1 Skarżący twierdzi, że Parlament Europejski nie opublikował na stronie internetowej FAQ jego pytania dotyczącego interpretacji terminu "poświadczona kopia" i odpowiedzi na nie, które zostało mu przesłane pocztą elektroniczną w dniu 23 kwietnia 2003 r. Zdaniem skarżącego uchybienie to stanowi poważne naruszenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

3.2 Parlament Europejski twierdzi, że pytanie skarżącego było ściśle niedopuszczalne, ponieważ treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia była jasna i dodatkowo została wzmocniona wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie internetowej FAQ przed dniem 23 kwietnia 2003 r. Parlament odpowiedział jednak skarżącemu, aby zwrócił jego uwagę na publikacje na stronie internetowej. Odpowiedzi na dopuszczalne pytania skarżącego udzielono zatem wszystkim potencjalnym oferentom w odpowiedziach na dopuszczalne wnioski o wyjaśnienia, opublikowanych na stronie internetowej FAQ w dniu 24 kwietnia 2003 r.

3.3 Rzecznik zauważa, że celem opublikowania pytań oferentów i ich odpowiedzi na stronie internetowej FAQ jest zapewnienie wszystkim oferentom dostępu do tych samych informacji na temat procedury przetargowej, a tym samym zapewnienie równego traktowania. Rzecznik uważa, że informacje podane przez Parlament w wiadomości e-mail do skarżącego były już dostępne w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i na stronie internetowej FAQ wystarczająco jasno, aby wszyscy oferenci byli w równym stopniu poinformowani. Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania przez Parlament w odniesieniu do tego aspektu skargi.

4 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Parlamentu Europejskiego zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Oznacza to, że strona internetowa udziela odpowiedzi na często zadawane pytania.