Strasburg, dnia 1 października 2003 r.

Szanowny Panie,

W dniu 7 kwietnia 2003 r. złożyła Pani, działając w imieniu swojej klientki, pani Heidelinde Pfefferle, skargę przeciwko Parlamentowi Europejskiemu w związku z rozpatrywaniem przez niego zaproszeń do składania ofert na prowadzenie salonu fryzjerskiego w Parlamencie Europejskim w Strasburgu.

W dniu 6 maja 2003 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Parlamentu Europejskiego. Parlament Europejski przesłał swoją opinię w dniu 3 lipca 2003 r. Przekazałem go Panu w dniu 15 lipca 2003 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 28 sierpnia 2003 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W 2000 r. Parlament Europejski ogłosił przetarg na prowadzenie salonu fryzjerskiego w budynku WIC Parlamentu Europejskiego w Strasburgu. Skarżący, obywatel Niemiec, jest fryzjerem prowadzącym salon fryzjerski w Niemczech. W dniu 13 września 2000 r. złożyła ona, reprezentowana przez adwokata, ofertę w odpowiedzi na wspomniane zaproszenie do składania ofert. Wobec braku dalszych informacji adwokat skarżącego zwrócił się do Parlamentu w dniu 20 listopada 2000 r. w celu ustalenia, czy decyzja została już podjęta. Pismem z dnia 22 listopada 2000 r. Parlament Europejski poinformował skarżącego, że postanowił anulować zaproszenie do składania ofert. Według skarżącego pan V., osoba odpowiedzialna za tę sprawę w Parlamencie Europejskim, wyjaśnił następnie przy okazji rozmowy telefonicznej, że odwołanie było spowodowane problemami wewnętrznymi i że nowe zaproszenie do składania ofert zostanie opublikowane na początku 2001 r. Pan V. dodał, że skarżący zostanie o tym bezpośrednio poinformowany.

W dniu 22 lutego 2001 r. Parlament Europejski opublikował ogłoszenie o przetargu na prowadzenie salonu fryzjerskiego w budynku WIC Parlamentu Europejskiego w Strasburgu w "Mittelbadische Presse" (niemieckiej gazecie). Zgodnie z informacjami opublikowanymi w niniejszym ogłoszeniu wnioski o otrzymanie dokumentacji przetargowej musiały zostać złożone do dnia 6 marca 2001 r. Skarżąca twierdzi, że nie została poinformowana o tym zaproszeniu do składania ofert.

W dniu 26 kwietnia 2001 r. adwokat skarżącego zwrócił się pisemnie do Parlamentu Europejskiego w celu ustalenia terminu publikacji nowego zaproszenia do składania ofert. Pismem z dnia 3 maja 2001 r. Parlament Europejski przesłał skarżącemu nowe zaproszenie do składania ofert wraz z odpowiednią dokumentacją, zawierającą informacje na temat kryteriów wyboru i kryteriów udzielenia zamówienia. Skarżący złożył ofertę w terminie określonym w tym celu w zaproszeniu do składania ofert (29 maja 2001 r.).

Pismem z dnia 13 sierpnia 2001 r. Parlament Europejski poinformował skarżącą, że jej oferta nie została przyjęta. Adwokat skarżącego zakwestionował tę decyzję w piśmie z dnia 27 sierpnia 2001 r. W odpowiedzi z dnia 14 września 2001 r. Parlament Europejski poinformował skarżącego, że oferta została przyznana, „zgodnie z kryteriami wyboru i udzielenia zamówienia w ramach zaproszeń do składania ofert przez Parlament Europejski”, salonowi fryzjerskiemu o nazwie „Haute Coiffure Duo”.

W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżąca uznała, że istnieje poważne podejrzenie, iż zaproszenie do składania ofert zorganizowane w 2000 r. zostało arbitralnie anulowane i że należało jej udzielić zamówienia, biorąc pod uwagę fakt, że złożyła najlepszą ofertę. Skarżąca skrytykowała ponadto fakt, że dokumentacja dotycząca drugiego lub trzeciego zaproszenia do składania ofert została jej przesłana dopiero po tym, jak zapytała, chociaż Parlament zobowiązał się do niezwłocznego poinformowania jej o nowym zaproszeniu do składania ofert. Ponadto skarżąca stwierdziła, że nie została należycie poinformowana o indywidualnych powodach decyzji Parlamentu. Jej zdaniem standardowa odpowiedź nie pozwoliła jej zrozumieć powodów leżących u podstaw tej decyzji.

Skarżący sformułował zatem następujące zarzuty:

(1) Przetarg zorganizowany w 2000 r. został arbitralnie anulowany.

(2) Parlament Europejski przesłał jej dokumentację dotyczącą drugiego lub trzeciego zaproszenia do składania ofert dopiero po tym, jak zapytała, chociaż Parlament zobowiązał się do niezwłocznego poinformowania jej o nowym zaproszeniu do składania ofert.

(3) Parlament Europejski nie poinformował jej o powodach decyzji o udzieleniu zamówienia salonowi fryzjerskiemu Haute Coiffure Duo, a nie jej.

WNIOSEK

Opinia Parlamentu Europejskiego

W swojej opinii Parlament Europejski przedstawił następujące uwagi:

W drugiej połowie 2000 r. urzędnik zatwierdzający Parlamentu Europejskiego opublikował zaproszenie do składania ofert na prowadzenie salonu fryzjerskiego w Strasburgu, prowadzonego następnie przez „Haute Coiffure Duo”. Umowa z tym podmiotem miała wygasnąć w dniu 1 grudnia 2000 r.

W dniu 22 listopada 2000 r. urzędnik zatwierdzający skierował pismo do oferentów, którzy odpowiedzieli na zaproszenie do składania ofert, informując ich, że zgodnie z art. 4 warunków ogólnych mających zastosowanie do zamówień odmówił udzielenia zamówienia. Urzędnik zatwierdzający wolał bowiem wycofać zaproszenie do składania ofert, zdając sobie sprawę, że kryteria udzielenia zamówienia wybrane dla tej oferty nie kładą wystarczającego nacisku na jakość usług, które mają być świadczone, oraz że kryteria wyboru nie określają minimalnego wymaganego doświadczenia.

Było zatem oczywiste, że na tym etapie rozwoju i wbrew temu, co twierdził skarżący, pierwsze zaproszenie do składania ofert nie zostało arbitralnie wycofane oraz że skarżący został o tym należycie poinformowany.

Po uzyskaniu pozytywnej opinii Komitetu Doradczego ds. Zamówień i Umów (ACPC) na posiedzeniu w dniu 10 listopada 2000 r. umowa została przedłużona do dnia 31 marca 2001 r. (opinia 00/0235). Urzędnik zatwierdzający zwrócił się następnie do ACPC na posiedzeniu w dniu 9 marca 2001 r. (opinia 01/046) o zezwolenie na przedłużenie umowy do dnia 30 czerwca 2001 r.

Dokumenty przetargowe dotyczące nowego zaproszenia do składania ofert zostały przedłożone ACPC do zaopiniowania na posiedzeniu w dniu 10 kwietnia 2001 r. przed przekazaniem ich oferentom. ACPC wydał pozytywną opinię, z zastrzeżeniem pewnych zmian, które zostały włączone do dokumentów w ich ostatecznej formie (opinia 01/069).

Ogłoszenia o nowym zaproszeniu do składania ofert zostały opublikowane w dniu 22 lutego 2001 r. w Dernières Nouvelles d'Alsace i Mittelbadische Presse. Parlament Europejski otrzymał cztery wnioski o udzielenie zamówienia w terminie wyznaczonym na ich złożenie w dniu 6 marca 2001 r. Jak zaproponowano w nocie do ACPC z dnia 2 kwietnia 2001 r., dokumentacja przetargowa została wysłana do tych przedsiębiorstw w dniu 3 maja 2001 r., a także do skarżącego, który nie złożył żadnego oświadczenia w odpowiedzi na ostatnie zgłoszenie opublikowane w prasie.

W konsekwencji należy stwierdzić, że skarżący nie mógł zasadnie twierdzić, iż nie został poinformowany przez Parlament o istnieniu tego przetargu.

W zaproszeniu do składania ofert przewidziano obowiązkową wizytę w lokalu w dniu 18 maja 2001 r. Skarżący i dwóch innych oferentów (w tym operator zasiedziały) wysłali przedstawicieli.

Termin składania ofert ustalono na dzień 29 maja 2001 r. Trzy wyżej wymienione przedsiębiorstwa złożyły oferty, które zostały wybrane po analizie kryteriów wyboru.

Po przeprowadzeniu analizy ofert w oparciu o cztery kryteria udzielenia zamówienia uzyskano następujące wyniki:

	Haute coiffure Duo	Skarżący	(trzeci oferent)
1. Kwalifikacje zawodowe	43,60	41,20	37,25
2. Struktura zatrudnienia	15	15	0
3. Gwarancja długoletniego personelu	15	11	10
4. Ceny usług	8	4	0
Łączna liczba punktów na 100	81,60	71,20	47,25

Należy zauważyć, że urzędnik zatwierdzający zwrócił się o to, aby jakość usług zajmowała ważne miejsce w kryteriach udzielenia zamówienia. Analiza ofert wykazała, że „Haute Coiffure Duo” oferowało pracownikom kwalifikacje zawodowe i doświadczenie przewyższające kwalifikacje i doświadczenie dwóch pozostałych oferentów.

Wyniki te, wraz z tabelami analizy ofert i różnymi tabelami oceny, które nie muszą być przekazywane oferentom, zostały przedłożone ACPC wraz z notą wyjaśniającą w dniu 15 czerwca 2001 r. Urzędnik zatwierdzający zalecił, aby ACPC wydał opinię na korzyść „Haute Coiffure Duo”, która uzyskała najwyższe wyniki w tabeli analizy kryteriów udzielenia zamówienia.

ACPC wydał opinię (nr 01/123 z dnia 29 czerwca 2001 r.), w której opowiedział się za udzieleniem zamówienia przedsiębiorstwu "Haute Coiffure Duo" na okres pięciu lat z możliwością pięciokrotnego przedłużenia na okres jednego roku.

Parlament Europejski poinformował skarżącą, że jej oferta nie została przyjęta. Ponadto w odpowiedzi na pismo z dnia 27 sierpnia 2001 r. wysłane przez adwokata skarżącego Parlament Europejski poinformował skarżącego w dniu 14 września 2001 r., że po rozważeniu kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia na otrzymane oferty zamówienie zostało udzielone przedsiębiorstwu „Haute Coiffure Duo”. Należy podkreślić, że właściwe służby nie były zobowiązane do przedstawienia szczegółowych informacji na temat zalet lub innych cech zwycięskiej oferty.

W piśmie z dnia 25 września 2001 r. adwokat skarżącego wyraził zdziwienie, że oferta „Haute Coiffure Studio” mogła zostać przyjęta, ponieważ przedsiębiorstwo to rzekomo nie było reprezentowane podczas obowiązkowej wizyty w lokalu w dniu 18 maja 2001 r. Chociaż zarzut ten był całkowicie bezpodstawny, właściwe służby odpowiedziały, że "Haute Coiffure Duo" rzeczywiście była reprezentowana podczas wizyty w pomieszczeniach i posunęła się do podjęcia wyjątkowego kroku polegającego na przekazaniu adwokatowi kopii korespondencji dotyczącej tej wizyty w celu skrócenia wszelkich takich bezzasadnych żądań.

W świetle powyższej sekwencji zdarzeń nie można było nie stwierdzić, że argumenty podniesione przez skarżącą w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich były bezpodstawne.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca podtrzymała skargę. Twierdziła, że wobec braku jakichkolwiek informacji na temat konkretnych kryteriów, które zostały zastosowane w odniesieniu do kwalifikacji zawodowych i gwarancji dla długoletniego personelu, wynik analizy ofert nie mógł zostać sprawdzony i nie był przejrzysty.

DECYZJA

1 Arbitralne anulowanie zaproszenia do składania ofert

1.1 W 2000 r. Parlament Europejski ogłosił przetarg na prowadzenie salonu fryzjerskiego w budynku WIC Parlamentu Europejskiego w Strasburgu. Skarżący, obywatel Niemiec, jest fryzjerem prowadzącym salon fryzjerski w Niemczech. W dniu 13 września 2000 r. złożyła ona ofertę w odpowiedzi na wspomniane zaproszenie do składania ofert. Skarżący twierdzi, że zaproszenie do składania ofert zostało arbitralnie anulowane przez Parlament Europejski.

1.2 W swojej opinii Parlament Europejski podkreśla, że postanowił wycofać zaproszenie do składania ofert, zdając sobie sprawę, że kryteria udzielenia zamówienia wybrane w ramach tego przetargu nie kładą wystarczającego nacisku na jakość usług, które mają być świadczone, oraz że kryteria wyboru nie określają minimalnego wymaganego doświadczenia.

1.3 Rzecznik uważa, że przedstawione przez Parlament Europejski wyjaśnienie odwołania zaproszenia do składania ofert opublikowanego w 2000 r. wydaje się rozsądne i że w związku z tym skarżąca nie udowodniła, że Parlament działał w sposób arbitralny.

1.4 W tych okolicznościach wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do pierwszego zarzutu przedstawionego przez skarżącego.

2 Niewysyłanie informacji bez nagabywania

2.1 Skarżąca twierdzi, że Parlament Europejski przesłał jej dokumentację dotyczącą drugiego lub trzeciego zaproszenia do składania ofert dopiero po tym, jak jej prawnik zapytał ją w dniu 26 kwietnia 2001 r., chociaż Parlament zobowiązał się do niezwłocznego poinformowania jej o nowym zaproszeniu do składania ofert.

2.2 Parlament Europejski twierdzi, że ogłoszenia o nowym przetargu zostały opublikowane w dniu 22 lutego 2001 r. w Dernières Nouvelles d'Alsace i Mittelbadische Presse, że otrzymano cztery wnioski o udzielenie zamówienia oraz że dokumentacja przetargowa została wysłana do tych przedsiębiorstw, a także do skarżącego, który nie złożył żadnego oświadczenia w odpowiedzi na ostatnie ogłoszenie opublikowane w prasie.

2.3 Rzecznik zauważa, że Parlament Europejski przedłożył kopię notatki dotyczącej zaproszenia do składania ofert, którą jego służby przedłożyły Komitetowi Doradczemu ds. W niniejszym komunikacie skierowanym do ACPC służby Parlamentu proponują przesłanie dokumentacji przetargowej również skarżącemu. Rzecznik stwierdza, że zarzut skarżącego, zgodnie z którym Parlament nie przekazał istotnych informacji bez uprzedniego wezwania, nie znajduje zatem potwierdzenia w dostępnych mu dowodach.

2.4 W tych okolicznościach wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do drugiego zarzutu przedstawionego przez skarżącego.

3 Niedostarczenie wystarczających informacji

3.1 Skarżący twierdzi, że Parlament nie poinformował jej o powodach swojej decyzji o udzieleniu zamówienia innemu oferentowi, a nie jej. W swoich uwagach dotyczących opinii Parlamentu Europejskiego skarżąca twierdzi, że wobec braku jakichkolwiek informacji na temat konkretnych kryteriów, które zostały zastosowane w odniesieniu do kwalifikacji zawodowych i gwarancji długoletniego personelu, wynik analizy ofert nie może zostać zbadany i nie jest przejrzysty.

3.2 Parlament Europejski podkreśla, że w dniu 14 września 2001 r. poinformował skarżącego, że po rozważeniu kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w odniesieniu do otrzymanych ofert zamówienie zostało udzielone innemu oferentowi. Parlament jest zdania, że jego służby nie były zobowiązane do podawania szczegółowych informacji na temat zalet lub innych cech zwycięskiej oferty. Ponadto przedstawia ona kopię sprawozdania, które jej służby przekazały ACPC w dniu 14 czerwca 2001 r., oraz kopię noty wyjaśniającej z dnia 15 czerwca 2001 r., która została przedłożona temu komitetowi.

3.3 Rzecznik zauważa, że ww. komunikat z dnia 15 czerwca 2001 r. zawiera tabelę przedstawiającą punkty przyznane przez służby Parlamentu w odniesieniu do każdego z czterech stosowanych przez nie kryteriów (kwalifikacje zawodowe, struktura zatrudnienia, gwarancja długoletniego personelu i cena usług) każdej z trzech analizowanych ofert. Zdaniem Rzecznika przekazane w ten sposób informacje należy uznać za wystarczające, aby umożliwić skarżącemu zrozumienie powodów leżących u podstaw decyzji przyjętej przez Parlament oraz sformułowanie zastrzeżeń w przypadku, gdyby uznał, że ocena dotycząca poszczególnych kryteriów była błędna lub niesprawiedliwa.

3.4 W tych okolicznościach wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do trzeciego zarzutu przedstawionego przez skarżącego.

4 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Parlament Europejski nie dopuścił się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Parlamentu Europejskiego zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS