Kontekst skargi

1. Agencja Unii Europejskiej ds. Azylu (AUEA) jest agencją Unii Europejskiej, której zadaniem jest wspieranie państw członkowskich w stosowaniu przepisów UE dotyczących azylu, ochrony międzynarodowej i warunków przyjmowania. AUEA wspiera państwa członkowskie w dziedzinie ochrony międzynarodowej, zapewniając pomoc praktyczną, prawną, doradczą i operacyjną.

2. Skarżący podpisał z AUEA umowę o świadczenie pomocy prawnej. Na mocy umowy powierzono mu zadanie wspierania organów krajowych w państwie członkowskim UE w ich procedurach azylowych. W 2023 r. AUEA postanowiła nie przedłużać jego umowy. Skarżący zakwestionował decyzję AUEA i zwrócił się o zapoznanie się z wszelkimi sprawozdaniami z oceny jego wyników w ramach umowy.

3. EUAA rozpatrzyła wniosek skarżącego zgodnie z przepisami UE dotyczącymi publicznego dostępu do dokumentów.[1] Zidentyfikowała cztery dokumenty, w szczególności cztery wymiany wiadomości e-mail zawierające informacje zwrotne dotyczące pracy skarżącego jako wynagradzanego eksperta zewnętrznego. AUEA udzieliła częściowego dostępu do czterech wiadomości e-mail z utajnionymi danymi osobowymi. Wyjaśniła, że nie może ujawnić przedmiotowych danych osobowych w celu ochrony prywatności i integralności osoby fizycznej.[2] EUAA stwierdziła, że utajniła nazwiska osób fizycznych, ale także inne dane osobowe, które mogłyby potencjalnie zidentyfikować niektóre osoby ze względu na ograniczoną liczbę zainteresowanych osób, w szczególności daty przedmiotowych wiadomości e-mail.

4. Skarżący zwrócił się następnie do EUAA o ponowne rozpatrzenie decyzji o odmowie dostępu (poprzez złożenie tzw. „wniosku potwierdzającego”). Chociaż zrozumiał, że niektóre dane osobowe muszą zostać utajnione, aby chronić prywatność innych osób, nalegał, aby uzyskać dostęp do nazwisk autorów każdego e-maila i dat ich wysłania. We wrześniu 2023 r. AUEA potwierdziła swoją decyzję.

5. Skarżący, niezadowolony ze sposobu, w jaki AUEA rozpatrzyła jego wniosek o publiczny dostęp do dokumentów, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczęła dochodzenie w sprawie odmowy udzielenia przez AUEA pełnego publicznego dostępu do czterech dokumentów wskazanych w skardze.

7. W toku dochodzenia Rzecznik zbadał niezredagowane kopie spornych dokumentów. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał również dodatkowe opinie od AUEA w sprawie skargi.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

8. Skarżący powiedział, że musi zobaczyć nazwiska autorów każdego e-maila, aby sprawdzić, czy procedura była sprawiedliwa. Przypuszczał, że e-maile zostały wysłane przez konkretnego członka personelu AUEA, z którym regularnie się kontaktował. W tym sensie wiedział, kim jest ta osoba. Nie zrozumiał on zatem, w jaki sposób mogło zostać naruszone prawo tej osoby do poszanowania życia prywatnego, ponieważ przyznała ona co do zasady, że jej nazwisko będzie znane ocenianym biegłym.

9. Powiedział również, że daty e-maili nie powinny zostać zredagowane. Jego zdaniem „daty” nie są danymi osobowymi objętymi definicją zawartą w przepisach mających zastosowanie do instytucji UE w zakresie ochrony danych osobowych.[3] Twierdził on, że ma uzasadniony interes w uzyskaniu dostępu do dat wiadomości e-mail w celu sprawdzenia, czy zostały one wysłane w tym samym czasie co okres obowiązywania jego umowy.

10. EUAA argumentowała, że wiadomości e-mail zawierają różne dane osobowe, takie jak imiona i nazwiska, stanowiska i adresy e-mail, co może umożliwić bezpośrednią identyfikację zainteresowanych osób. Ujawnienie danych osobowych naruszyłoby ochronę prywatności i integralności tych osób, zgodnie z przepisami UE dotyczącymi ochrony danych osobowych.

11. EUAA wyjaśniła, że przepisy o ochronie danych stanowią, że dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcy tylko wtedy, gdy stwierdzi on, że przekazanie danych jest konieczne w określonym celu w interesie publicznym. AUEA argumentowała, że skarżący nie przedstawił żadnego przekonującego argumentu, aby wykazać taką konieczność. Ponadto AUEA stwierdziła, że skarżący nie wykazał, dlaczego ujawnione już informacje, tj. pełna treść oceny jego pracy, nie były wystarczające. AUEA podkreśliła, że sam skarżący przyznał już, że wie, kim jest autor, co – zdaniem AUEA – oznacza, że nie ma rzeczywistej potrzeby dalszego ujawniania.

12. W odniesieniu do dat wiadomości e-mail AUEA argumentowała, że ich ujawnienie mogłoby umożliwić powiązanie treści wiadomości e-mail z jej autorem lub osobą, od której pochodzą zawarte w niej informacje, a także z informacjami dotyczącymi osób trzecich. W swoich dodatkowych opiniach na temat skargi AUEA przedstawiła dalsze wyjaśnienia dotyczące sposobu, w jaki ujawnienie dat przedmiotowych wiadomości e-mail mogłoby umożliwić społeczeństwu wywnioskowanie, kto jest autorem wiadomości e-mail. AUEA zwróciła się o zachowanie poufności tych wyjaśnień.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

13. Kontrola przeprowadzona przez zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdziła, że cztery sporne dokumenty zawierają dane osobowe oraz że utajnienia zastosowane przez AUEA dotyczą tych danych osobowych.

14. Pojęcie „danych osobowych” w prawodawstwie UE dotyczącym ochrony danych jest bardzo szerokie. Dane osobowe obejmują „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (...); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować”.[4]

15. EUAA słusznie argumentowała, że aby przekazać dane osobowe skarżącemu (innymi słowy, ujawnić dokumenty w całości bez utajniania danych osobowych), musi najpierw sprawdzić, czy skarżący wykazał potrzebę przekazania mu tych danych osobowych w określonym celu w interesie publicznym.

16. Skarżący stwierdził, że potrzebuje pełnego dostępu do dokumentów, aby sprawdzić, czy AUEA zastosowała prawidłową procedurę, gdy zdecydowała się nie przedłużać jego umowy, i ewentualnie podjąć dalsze działania prawne. Zgodnie z orzecznictwem UE jest to jednak interes czysto prywatny [5].

17. Rzecznik zauważa, że „daty” nie są co do zasady danymi osobowymi, chyba że umożliwiają bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby fizycznej. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika zwrócił się do EUAA o wyjaśnienie, w jaki sposób ujawnienie dat przedmiotowych wiadomości e-mail mogłoby umożliwić społeczeństwu wywnioskowanie autora wiadomości e-mail. W odpowiedzi AUEA przedstawiła poufne wyjaśnienia dotyczące konkretnej sytuacji w momencie wysyłania wiadomości e-mail. W świetle tych dodatkowych wyjaśnień Rzecznik uważa stanowisko AUEA za uzasadnione.

18. Rzecznik stwierdza zatem, że odmowa udzielenia przez AUEA pełnego publicznego dostępu do czterech spornych dokumentów była uzasadniona.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka sprawę z następującym wnioskiem [6]:

Agencja Unii Europejskiej ds. Azylu nie dopuściła się w tym przypadku niewłaściwego administrowania.

Skarżący i AUEA zostaną poinformowani o tej decyzji.

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

Strasburg, 3 lipca 2024 r.

[1] Rozporządzenie 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Wyjątek ten określono w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001.

[3] Rozporządzenie (UE) 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Art. 3 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

[5] Wyrok Sądu z dnia 9 października 2018 r. w sprawie T-634/17, Anikó Pint/Komisja Europejska, pkt 59, dostępny pod adresem: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-634/17&language=en

[6] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en