Kontekst skargi

1. Skarżący był kandydatem w procedurze naboru EPSO/AD/398/22-5 – Eksperci w dziedzinie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT).[1] Zaplanowano, że 4 maja 2023 r. o godz. 8.00 przystąpi do zdalnie nadzorowanych komputerowych testów wielokrotnego wyboru [2] i studium przypadku.

2. W dniu testów skarżący zalogował się do aplikacji testowej około godziny 7:20. Na tym etapie otrzymał komunikat o błędzie informujący, że aplikacja została zablokowana. Próbował kilka razy do 7:58 rano, aby połączyć się z aplikacją, ale doświadczył tego samego problemu. Po tych nieudanych próbach skontaktował się z pomocą techniczną i uzyskał „numer biletu”. Pomimo otrzymanych instrukcji (takich jak ponowne uruchomienie komputera i ponowna instalacja aplikacji testowej), problem utrzymywał się. Skarżący wypożyczył następnie inny komputer i był w stanie podłączyć się i ukończyć test.

3. Następnego dnia, 5 maja 2023 r., skarżący wysłał do EPSO skargę dotyczącą napotkanych problemów technicznych. Twierdził, że problemy i wynikający z nich stres miały negatywny wpływ na jego wydajność, gdy w końcu był w stanie uzyskać dostęp do aplikacji z innego komputera. Poprosił o powtórzenie testów.

4. W dniu 1 czerwca 2023 r. EPSO odpowiedziało na skargę. Stwierdził on, że problemy techniczne, których doświadczył skarżący, wynikały z faktu, że zbyt wcześnie podłączył się on do wniosku. Zauważył, że później mógł przystąpić do testu. EPSO zamknęło zatem skargę.

5. Skarżący, niezadowolony z odpowiedzi EPSO na skargę, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie sposobu rozpatrzenia skargi przez EPSO.

7. W kontekście dochodzenia Rzecznik zwróciła się do EPSO o wyjaśnienie instrukcji dla kandydatów dotyczących terminu rozpoczęcia aplikacji testowej. Rzecznik zwróciła się również do EPSO o przedstawienie szczegółowych informacji na temat sposobu rozpatrywania skarg, w szczególności skarg dotyczących problemów technicznych.

8. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EPSO na skargę, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na odpowiedź EPSO.

Odpowiedź EPSO

9. EPSO stwierdziło, że w pisemnych instrukcjach dla kandydatów zwrócono się do nich, aby nie rozpoczynali testów na więcej niż 30 minut przed rozpoczęciem testów. Aplikacja testowa nie zostanie uruchomiona, jeśli kandydaci spróbują to zrobić na więcej niż 30 minut przed planowanym czasem rozpoczęcia. Jednak nawet jeśli kandydat rozpocznie testy wcześniej, nie oznacza to, że zostanie zdyskwalifikowany. W przypadku gdy kandydaci bezskutecznie próbują uruchomić aplikację zbyt wcześnie, nie powinno to uniemożliwiać im pomyślnego uruchomienia aplikacji w ciągu 30 minut od planowanego rozpoczęcia. Istnieje „okno” testowe, które umożliwia kandydatom rozpoczęcie testów do 30 minut przed wskazanym czasem rozpoczęcia i do 120 minut po nim. Elastyczność ta została wprowadzona w celu rozwiązania problemów technicznych, które kandydaci mogą być zmuszeni rozwiązać przed rozpoczęciem testów.

10. Jeżeli chodzi o sytuację skarżącego, EPSO stwierdziło, że po początkowych trudnościach, jakich skarżący doświadczył przed godz. 7:30 w dniu testu, powinien był mieć możliwość ponownego złożenia wniosku po godz. 7:30 i że nie jest jasne, dlaczego nie mógł tego zrobić.

11. EPSO stwierdziło, że skarżący zastosował prawidłową procedurę zgłaszania problemów technicznych i składania skarg. Wyjaśniła, że jej odpowiedź z czerwca 2023 r., w której poinformowała skarżącego, że rezygnacja z testów nie jest możliwa, ponieważ nie zastosował się do instrukcji i rozpoczął testy zbyt wcześnie, nie była dokładna. Ponieważ jednak ostatecznie przystąpił do testów bez większych problemów (przy użyciu innego komputera), nie zaakceptował on jego prośby o ponowne przeprowadzenie testów.

12. EPSO dodało, że nie jest w stanie stwierdzić, w jakim stopniu na wyniki skarżącego wpłynął stres związany z problemami technicznymi, z którymi miał do czynienia przed pomyślnym rozpoczęciem testu. Każda osoba doświadcza stresu na swój własny sposób, a zatem nie może to być czynnikiem decydującym o tym, czy zezwolić kandydatom na ponowne przystąpienie do testów. Takie decyzje muszą opierać się na obiektywnych faktach. Ponieważ umożliwienie kandydatom ponownego przystąpienia do egzaminów może dać im nieuczciwą przewagę nad innymi kandydatami, jest to środek, który należy stosować oszczędnie w uzasadnionych okolicznościach, aby zachować obowiązek zapewnienia równego traktowania kandydatów.

13. Jeżeli chodzi o czas potrzebny na rozpatrzenie skarg, EPSO stwierdziło, że zazwyczaj udziela odpowiedzi w ciągu kilku dni. Jeżeli jednak musi uzyskać dzienniki danych od swojego wykonawcy, może to wydłużyć czas rozpatrywania skarg. W przypadku skarżącego wystąpiło dodatkowe opóźnienie, ponieważ EPSO musiało rozpatrzyć większą niż zwykle liczbę skarg, ponieważ 10 maja 2023 r. doszło do incydentu technicznego z serwerem, który spowodował opóźnienia testów do 2 godzin dla wielu kandydatów.

Uwagi skarżącego

14. Skarżący zauważył, że EPSO przyznało, iż uzasadnienie przedstawione w decyzji w sprawie jego skargi było niedokładne. Podtrzymał swoje stanowisko, że powinien zostać dopuszczony do ponownego przeprowadzenia testów.

15. Skarżący podkreślił, że problemy techniczne i wynikający z nich stres, z którym się borykał, oznaczają, że nie miał równych warunków i możliwości działania w porównaniu z kandydatem, który nie miał żadnych problemów technicznych. Skarżący dodał, że fakt, iż musiał przystąpić do testów na innym komputerze, z nieoptymalnymi specyfikacjami technicznymi, dodatkowo pogorszył jego sytuację.

16. Skarżący twierdził, że w innych niedawnych procedurach naboru kandydaci, którzy ukończyli testy, mieli możliwość ponownego przystąpienia do testów po tym, jak napotkali problemy techniczne związane z aplikacją testową. Stwierdził on, że EPSO powinno umożliwić mu ponowne przystąpienie do testów, aby upewnić się, że wywiązuje się ze spoczywającego na nim obowiązku zagwarantowania równego traktowania wszystkich kandydatów.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

17. Jak już wcześniej stwierdził Rzecznik Praw Obywatelskich, testy siedzeń w procedurach naboru są z natury stresującym doświadczeniem [3], które niewątpliwie jest spotęgowane, gdy kandydaci doświadczają problemów technicznych. Jest zatem godne ubolewania, że skarżący doświadczył takich problemów. Jak zasugerowało EPSO w replice, wydaje się, że wielu innych kandydatów biorących udział w przedmiotowym postępowaniu w sprawie naboru również napotkało problemy techniczne.

18. EPSO zasadniczo argumentowało, że ponieważ skarżący ostatecznie przystąpił do testów, nie może zaoferować mu możliwości ponownego przystąpienia do testów. Podniosła ona, że mogłoby to naruszyć równość szans innych kandydatów. Skarżący twierdził, że ze względu na stres, którego doświadczył próbując rozwiązać problemy techniczne, nie miał równych szans na przeprowadzenie testów. Rzecznik docenia stres, jakiego doświadczył skarżący w tej sytuacji. Jednakże, jak zauważyło EPSO, bardzo trudno jest oszacować poziom stresu i określić, jaki ma on wpływ na wyniki kandydata. W tym kontekście stanowisko EPSO, zgodnie z którym ponowne złożenie wniosku nie było możliwe, nie jest nieuzasadnione. W związku z tym Rzecznik uważa, że dalsze dochodzenia w tym aspekcie skargi nie są uzasadnione.

19. Jednakże, jak zauważyło samo EPSO, powód, dla którego skarżący nie mógł ponownie przystąpić do testów, podany w swojej decyzji, był niedokładny. Dobrą praktyką administracyjną jest informowanie osób fizycznych o podstawach, na których opiera się decyzja [4], oraz zapewnienie, aby decyzje zawierały prawidłowe podstawy. Sposób, w jaki EPSO rozpatrzyło skargę skarżącego, jest zatem sprzeczny z zasadami dobrej administracji. W kontekście prowadzonego przez Rzecznika z własnej inicjatywy dochodzenia w sprawie stosowania przez EPSO testów zdalnych [5] Rzecznik zaproponował już EPSO poprawę sposobu rozpatrywania skarg oraz potrzebę udzielania jasnych, spójnych i spójnych odpowiedzi. W kontekście tego dochodzenia Rzecznik uważa, że należy powtórzyć tę sugestię. Rzecznik będzie nadal monitorować, w jaki sposób EPSO rozpatruje skargi kandydatów, którzy mają problemy z testami zdalnymi.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka sprawę następującym ustaleniem [6]:

Dalsze dochodzenia są w tym przypadku uzasadnione.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Tina Nilsson
Kierownik Działu Rozpatrywania Spraw

Strasburg, 12 czerwca 2024 r.

[1] https://eu-careers.europa.eu/pl/job-opportunities/competition/9190/opis

[2] Testy sprawdzające rozumienie tekstu pisanego składają się z zestawów pytań z zakresu rozumienia tekstu pisanego, operowania danymi liczbowymi i myślenia abstrakcyjnego.

[3] Zob. pkt 36 decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie OI/1/2023/VS, dostępnej pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Zob. art. 18 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Sprawa OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.