Kontekst skargi

1. W czerwcu 2023 r. skarżący złożył wniosek o publiczny dostęp [1] do dokumentów związanych z konkursem otwartym zorganizowanym przez Parlament Europejski w celu rekrutacji urzędników.

2. Skarżący zwrócił się między innymi o: (i) listę członków komisji konkursowej, (ii) nazwiska laureatów, którzy zostali umieszczeni na liście rezerwowej dla profilu języka maltańskiego, (iii) zanonimizowane dokumenty pisemne złożone przez kandydatów zaproszonych na rozmowy kwalifikacyjne dla profilu języka maltańskiego, (iv) wyniki rozmów kwalifikacyjnych oraz (v) kopię wszystkich skarg złożonych przez kandydatów i odpowiedzi Parlamentu na te skargi.

3. W odpowiedzi Parlament udzielił częściowego dostępu do niektórych dokumentów, ale odmówił dostępu do pozostałych dokumentów, w tym 62 zanonimizowanych testów pisemnych zwróconych przez kandydatów, trzech skarg kandydatów i jednej odpowiedzi Parlamentu.

4. Skarżący zwrócił się następnie do Parlamentu o ponowne rozpatrzenie decyzji o odmowie dostępu do dokumentów (poprzez złożenie tzw. „wniosku potwierdzającego”).

5. Parlament potwierdził swoją pierwotną decyzję o odmowie dostępu do dokumentów we wrześniu 2023 r. Parlament argumentował, że ujawnienie 62 zanonimizowanych testów pisemnych zwróconych przez kandydatów naruszyłoby jego proces decyzyjny oraz że ujawnienie skarg kandydatów i odpowiedzi Parlamentu na takie skargi naruszyłoby prywatność i integralność kandydatów.

6. Skarżący, niezadowolony z decyzji Parlamentu, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w listopadzie 2023 r.

W przedmiocie dochodzenia

7. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie odmowy udzielenia przez Parlament publicznego dostępu do 62 zanonimizowanych testów pisemnych zwróconych przez kandydatów, trzech skarg złożonych przez kandydatów i jednej odpowiedzi Parlamentu.

8. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał przedmiotowe dokumenty.[2] Rzecznik umożliwił również Parlamentowi przedstawienie dodatkowych opinii na temat skargi.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

9. W skardze do Rzecznika skarżący argumentował, że konkurs zorganizowany przez Parlament w celu rekrutacji tłumaczy maltańskich został „zalany nieprawidłowościami”, w szczególności że niektórym kandydatom zezwolono na używanie maltańskich symboli „ż, ġ, ħ, ċ, à i ù” dzięki opcji autokorekty, podczas gdy inni nie, co stanowiło nieuczciwą korzyść. Jego wniosek o publiczny dostęp do dokumentów związanych z konkursem miał na celu udowodnienie tych domniemanych nieprawidłowości, tak aby mógł on przekazać dowody odpowiednim organom. Ponieważ konkurs był opłacany ze środków publicznych, obywatele UE mają prawo dostępu do niektórych związanych z nim dokumentów. Podkreślił, że nie jest zainteresowany pozyskaniem danych osobowych kandydatów.

10. W decyzji potwierdzającej Parlament argumentował, że dokumenty będące przedmiotem niniejszej sprawy nie wchodzą w zakres mających zastosowanie przepisów dotyczących publicznego dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001). Parlament stwierdził, że 62 zanonimizowane testy pisemne były raczej objęte zasadą tajności prac komisji konkursowych, mającą zastosowanie do wszystkich dokumentów bezpośrednio związanych z procesem selekcji przeprowadzanym w ramach konkursu otwartego [3]. Parlament argumentował ponadto, że skargi złożone przez kandydatów oraz odpowiedź na jedną z tych skarg były objęte poufnością mającą zastosowanie do akt osobowych pracowników UE [4].

11. Nawet gdyby uznać, że rozporządzenie 1049/2001 ma zastosowanie do spornych dokumentów, Parlament uznałby, że nadal odmawiałby ujawnienia tych dokumentów na podstawie wyjątków określonych w rozporządzeniu, w szczególności ochrony swojego procesu decyzyjnego. Parlament odniósł się do orzecznictwa UE, w którym stwierdzono, że administracja UE ma prawo domniemywać, że ujawnienie dokumentów, takich jak pytania zadawane kandydatom, przeznaczonych do ponownego wykorzystania w kolejnych konkursach, poważnie naruszyłoby proces decyzyjny instytucji.[5] Skargi kandydatów oraz wszelkie decyzje przyjęte przez Parlament w odpowiedzi na takie skargi są również chronione tym wyjątkiem. Stanowią one opinie na użytek wewnętrzny w ramach obrad i wstępnych konsultacji w ramach instytucji, których ujawnienie poważnie naruszyłoby proces decyzyjny Parlamentu w sprawie skarg pracowników.

12. Parlament nie uznał, że interes publiczny przemawiający za ujawnieniem testów pisemnych jest ważniejszy niż potrzeba ochrony jego procesu decyzyjnego. W szczególności Parlament argumentował, że skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do dokumentów w celu udowodnienia domniemanych nieprawidłowości, które mogły mieć miejsce podczas konkursu. Parlament stwierdził, że nie jest to interes publiczny, ale raczej osobista potrzeba skarżącego.

13. Parlament argumentował również, że jego odmowa ujawnienia dokumentów związanych ze skargą opierała się na wyjątku dotyczącym ochrony prywatności i integralności kandydatów. Parlament stwierdził, że skargi zawierały dużą ilość danych osobowych; nawet utajnienie takich danych osobowych pozbawiłoby ujawnione dokumenty sensu. To samo rozumowanie miało zastosowanie do odpowiedzi Parlamentu na jedną skargę. Parlament uznał, że w każdym razie skarżący nie wykazał konieczności przekazania mu danych osobowych w konkretnym celu leżącym w interesie publicznym [6].

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

14. Na wstępie Rzecznik zauważa, że uzasadnienie Parlamentu zawarte w decyzji potwierdzającej jest błędne. Parlament twierdzi, że zidentyfikowane dokumenty nie wchodzą w zakres rozporządzenia 1049/2001. Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie podkreślić, że wszystkie posiadane przez instytucję dokumenty dotyczące kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami wchodzącymi w zakres kompetencji instytucji wchodzą w zakres rozporządzenia 1049/2001, o czym świadczy brzmienie jego art. 2 ust. 3. Ponieważ nie ma przepisu, zarówno w rozporządzeniu 1049/2001, jak i w regulaminie pracowniczym, który wyraźnie przewidywałby pierwszeństwo jednego z tych rozporządzeń przed drugim, należy je odczytywać łącznie [7]. Ponieważ jednak Parlament ocenił, czy zidentyfikowane dokumenty mogą zostać ujawnione na podstawie rozporządzenia 1049/2001, Rzecznik nie będzie dalej badał tego aspektu.

15. Kontrola odpowiednich dokumentów przez zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdziła, że są one albo częścią konkursu organizowanego przez Parlament, albo dotyczą skarg administracyjnych złożonych przez kandydatów i odpowiedzi Parlamentu na jedną z tych skarg.

16. W szczególności testy pisemne są tłumaczeniami na język maltański zwróconymi przez kandydatów w dniu testu. Parlament argumentował, że pytania zadawane kandydatom, które znajdują odzwierciedlenie w wymaganych tłumaczonych tekstach, stanowią część bazy danych, która będzie ponownie wykorzystywana, przynajmniej częściowo, w przyszłych procedurach naboru. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa za uzasadnione, aby Parlament uznał, że istnieje ryzyko, iż ujawnienie tych dokumentów może naruszyć zasadę równego traktowania kandydatów w kolejnym konkursie, w którym treść zlecenia zostanie ponownie wykorzystana, a tym samym może uniemożliwić ponowne wykorzystanie tej treści. Ujawnienie wskazanych testów pisemnych mogłoby w ten sposób poważnie zagrozić procesowi decyzyjnemu Parlamentu [8].

17. Wyjątek dotyczący ochrony procesu decyzyjnego należy uchylić, jeżeli istnieje interes publiczny przemawiający za ujawnieniem, który uznaje się za ważniejszy. W tej sprawie Parlament argumentował, że skarżący przedstawił „osobistą potrzebę” zapoznania się z dokumentami, a nie interes publiczny. Rzecznik nie uważa tej argumentacji za przekonującą. Zauważa, że skarżący nie wziął udziału w konkursie. Jego interesem w uzyskaniu publicznego dostępu do dokumentów jest wykazanie rzekomych nieprawidłowości w trakcie konkursu. W swojej skardze podkreślił, że obywatele mają prawo do uzyskania przejrzystych informacji na temat wykorzystania środków publicznych. Niezależnie od tego, czy zarzuty skarżącego dotyczące nieprawidłowości są uzasadnione, Rzecznik uważa, że przedstawił on interes publiczny. 

18. Niemniej jednak, po zapoznaniu się z dokumentami, Rzecznik nie widzi, w jaki sposób interes publiczny przedstawiony przez skarżącego zostałby osiągnięty poprzez ich ujawnienie. Ponadto, chociaż Parlament nie uznaje interesu przedstawionego przez skarżącego za interes publiczny, dokonał wyważenia, stwierdzając, że wskazane przez niego interesy publiczne bardziej zasługują na ochronę.

19. Skargi kandydatów i związana z nimi odpowiedź zawierają dane osobowe w postaci imion, nazwisk i danych kontaktowych, ale także w formie opinii i ocen, które mogłyby zidentyfikować daną osobę. Parlament słusznie odniósł się do przepisów o ochronie danych mających zastosowanie do instytucji UE [9], które stanowią, że wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej stanowią dane osobowe. Pojęcie danych osobowych ma szeroki zakres, ponieważ obejmuje imię i nazwisko osoby wraz z jej danymi kontaktowymi, informacjami o jej warunkach pracy lub potencjalnie opiniami i ocenami, pod warunkiem że odnoszą się one do tej osoby. Parlament stwierdził, że skargi i związana z nimi odpowiedź zawierają dużą ilość danych osobowych, ponieważ każda skarga zawiera opis i wybór istotnych faktów przez danego kandydata, w tym jego osobistą ocenę i ocenę sytuacji, jego skargi i zarzuty. Parlament wyjaśnił, że usunięcie danych osobowych zawartych w skargach nie wystarczy, aby uniknąć ponownej identyfikacji skarżących poprzez połączenie informacji. Ponadto dokumenty nie miałyby już żadnej istotnej treści, gdyby wszystkie dane osobowe zostały usunięte. Po zapoznaniu się z przedmiotowymi dokumentami Rzecznik Praw Obywatelskich uznaje stanowisko Parlamentu za uzasadnione.

20. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że odmowa udzielenia dostępu do przedmiotowych dokumentów była uzasadniona. Niemniej jednak istnieje szereg niedociągnięć w decyzji potwierdzającej Parlamentu, które Rzecznik wskazał powyżej. Ponieważ przedłużenie dochodzenia poprzez zwrócenie się do Parlamentu o wyjaśnienie argumentów przedstawionych w decyzji potwierdzającej nie służyłoby żadnemu użytecznemu celowi, wzywa ona Parlament do uwzględnienia tych rozważań w przyszłości.  

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem [10]:

Dalsze dochodzenie nie jest w tym przypadku uzasadnione.

Skarżący i Parlament zostaną poinformowani o tej decyzji.

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

Strasburg, 23 stycznia 2024 r.

[1] Zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] W przypadku 62 zanonimizowanych testów pisemnych zespół dochodzeniowy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skontrolował próbę 15 testów pisemnych.

[3] Zgodnie z art. 6 załącznika Ill do regulaminu pracowniczego (rozporządzenie nr 31 (EWG), 11 (EWEA) ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, dostępne pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501)

[4] Zgodnie z art. 26 regulaminu pracowniczego.

[5] Zob. wyrok z dnia 12 listopada 2015 r., Christodoulos Alexandrou/Komisja Europejska, sprawy połączone T-515/14 P i T-516/14 P, pkt 86–94, dostępny pod adresem: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-515/14&language=EN

[6] Zgodnie z art. 9 ust. 1 lit. b) przepisów o ochronie danych mających zastosowanie do instytucji Unii (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE, dostępne pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725).

[7] Zob. pkt 69 i 70 wyroku w sprawie Alexandrou przeciwko Komisji, o którym mowa w przypisie 5.

[8] Wyrok Sądu z dnia 8 grudnia 2021 r., JP/Komisja Europejska, sprawa T‑247/20, pkt 62–64, dostępny pod adresem: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&td=ALL&num=T-247/20

[9] Zob. przypis 6.

[10] Niniejsza skarga została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych, dostępną pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en#hl10