Kontekst skargi

1. Skarżący był członkiem personelu budżetowego agencji wykonawczej UE zatrudnionym jako pracownik kontraktowy na czas nieokreślony. Ubiegał się o pracę w EUIPO w odpowiedzi na wakat dla specjalistów ds. finansów. Jego wniosek nie powiódł się.

2. Skarżący zwrócił się do EUIPO o informacje dotyczące oceny, które mogłyby mu pomóc w zrozumieniu jego odrzuconego wniosku o pracę.

3. EUIPO odpowiedziało, że nie może udzielić mu takich informacji, ponieważ proces rekrutacji został przeprowadzony bez wykorzystania tabel oceny lub podobnych pomocy.

4. Skarżący zwrócił się następnie o bardziej szczegółowe informacje, na które EUIPO odpowiedział, podsumowując, zwracając jego uwagę na to, co uważa za przydatne publikacje online (roczny plan polityki kadrowej i sprawozdania dotyczące zasobów ludzkich) oraz powiązane przepisy mające zastosowanie do jego własnej pracy [1] i pracy EPSO. [2]

5. Skarżący złożył następnie (30 marca 2023 r.) wniosek o ponowne rozpatrzenie decyzji EUIPO o odrzuceniu jego podania o pracę i w związku z tym zwrócił się również do EUIPO o przedstawienie następującego dokumentu i informacji:

„1. CAST [...] FGIV – Ogłoszenie o naborze na stanowisko specjalisty ds. finansów.

2. Termin ważności listy CAST [...] FGIV – Specjalista ds. Finansów.

3. Liczba kandydatów nadal dostępnych do rekrutacji za pośrednictwem listy.

4. Liczba stanowisk CA FG(IV), które mają zostać obsadzone w 2023 r.

5. Liczba pracowników kontraktowych zatrudnionych na czas nieokreślony na podstawie art. 85 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, art. 7 ust. 3 i załącznika III do decyzji MB-19-10 w ciągu ostatnich czterech lat.”

6. Od tego momentu EUIPO rozpatrywało wnioski skarżącego w ramach procedury przewidzianej w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów [3]. Uczyniła to, zwracając jednocześnie uwagę na różnicę między prawem do żądania dostępu do istniejących dokumentów a ogólnym obowiązkiem administracji w zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji. W swojej pierwszej odpowiedzi (12 kwietnia 2023 r.) EUIPO przedstawiło mu odpowiednie wymogi dotyczące stanowiska pracy (w celu uwzględnienia jego pierwszego wniosku) i przypomniało mu, że otrzymał już odpowiedź na pozostałą część swoich wniosków. Komisja dodała dodatkowe informacje, podając mu liczbę kandydatów uznanych za odpowiednich do celów rekrutacji.

7. EUIPO poinformował skarżącego o przysługującym mu prawie do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie jego odpowiedzi na podstawie rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów („wniosek potwierdzający”). Skarżący uczynił to 24 kwietnia 2023 r.

8. W ponownym wniosku skarżący podkreślił powód swojego wniosku, którym było „uzyskanie gwarancji co do rzeczywistych możliwości mobilności międzyagencyjnej oferowanych przez EUIPO pracownikom kontraktowym zatrudnionym na podstawie [nieokreślonej] umowy na podstawie art. 85 warunków zatrudnienia innych instytucji lub agencji UE w drodze zaproszenia: CAST [...].”

9. Skarżący z zadowoleniem przyjął ujawnienie „pewnych istotnych informacji na temat listy laureatów sporządzonej w ramach wspomnianego zaproszenia oraz otrzymanie niektórych istotnych dokumentów (ogłoszenia o naborze, ogólnych informacji i warunków zatrudnienia pracowników kontraktowych oraz pracowników zatrudnionych na czas określony), ale uznał, że „wciąż istnieją pewne pytania, na które nie udzielono odpowiedzi lub na które udzielono niejasnej odpowiedzi”. Uznał, że EUIPO nie zrozumiało ani nie potraktowało poważnie celu jego wniosku. W szczególności chciał on poznać całkowitą liczbę stanowisk pracowników kontraktowych, które EUIPO zamierzało obsadzić w ciągu roku i w nadchodzących latach, i uznał, że EUIPO ograniczyło się do odpowiedzi, iż odpowiedź należy wywieść z rocznego planu polityki kadrowej EUIPO, co nie było dla niego pomocne.  

10. W swojej odpowiedzi EUIPO najpierw odniosło się do życzenia skarżącego, aby otrzymać plan zatrudnienia pracowników kontraktowych na lata 2023–2027. Poinformowała go, że pracownicy kontraktowi nie są przydzielani na stanowiska ujęte w planie zatrudnienia agencji. Oznaczało to, że to, o co prosił, nie istniało. Informacje, które mogłyby być dla niego przydatne, zostały opublikowane przez EUIPO w rocznym planie polityki kadrowej. EUIPO stwierdziło, że nie posiada dalszych informacji w tej kwestii.

11. Jeżeli chodzi o życzenie skarżącego, aby otrzymać szczegółowe informacje na temat zarządzania przez EUIPO umowami na czas nieokreślony i stanowiskami pracowników kontraktowych, EUIPO ponownie skierowało skarżącego do swoich rocznych sprawozdań HR (zasoby ludzkie) za lata 2019–2022.

12. W odniesieniu do chęci uzyskania przez skarżącego informacji na temat strategii EUIPO w zakresie zasobów ludzkich na potrzeby mobilności międzyagencyjnej pracowników kontraktowych EUIPO skierowało skarżącego do odpowiednich mających zastosowanie przepisów prawnych. 

13. Skarżący zwrócił się następnie do Rzecznika Praw Obywatelskich, argumentując, że EUIPO nie odpowiedziało odpowiednio na jego wniosek. Zauważył, że celem jego wniosku było uzyskanie wyjaśnień dotyczących możliwości mobilności międzyagencyjnej pracowników kontraktowych na podstawie art. 85 WZIP [4] i że w tym celu zwrócił się o dokładną prognozę planowania personelu dla pracowników kontraktowych na lata 2023–2027, a także o statystyki dotyczące liczby pracowników kontraktowych zatrudnionych przez EUIPO na czas nieokreślony oraz, bardziej ogólnie, o wyjaśnienia dotyczące polityki EUIPO w zakresie mobilności międzyagencyjnej.

14. Skarżący uznał, że EUIPO powinno było przeprowadzić kompleksową analizę charakteru i kontekstu jego wniosku oraz że taka analiza powinna była doprowadzić EUIPO do zidentyfikowania odpowiedniego dokumentu, który odpowiednio odpowiadałby na jego wniosek. Uznał, że jego wniosek dotyczący planu zatrudnienia pracowników kontraktowych na lata 2023–2027 nie został odpowiednio rozpatrzony. Wydawało mu się, że niektóre informacje, które chciał otrzymać, mogą zostać pobrane z baz danych EUIPO.

15. Skarżący uznał, że EUIPO powinno przedstawić zaktualizowane wyniki modelu planowania zatrudnienia na lata 2023–2027 (w odniesieniu do wszystkich grup kategorii pracowników) i uczynić to jako roczne sumy. Powinien on również ujawniać odsetek ogółu pracowników kontraktowych zatrudnionych przez EUIPO, w tym informacje o tym, kto pochodzi z innych instytucji i agencji UE, a także podział na umowy na czas nieokreślony i określony (uznał, że baza danych EUIPO może zawierać te informacje). Ponadto EUIPO powinno przedstawić wyczerpujący opis swoich wysiłków na rzecz umożliwienia mobilności międzyinstytucjonalnej pracowników kontraktowych, zarówno zatrudnionych przez EUIPO, jak i pochodzących z EUIPO. Pomogłoby to sprawdzić, czy zarządzanie umowami z pracownikami przez EUIPO skutecznie wspiera mobilność pracowników między EUIPO a innymi instytucjami i organami UE [5].

W przedmiocie dochodzenia

16. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie. W swoim wniosku o udzielenie odpowiedzi Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do EUIPO o przedstawienie wykazu dokumentów, o które, jak zrozumiał, zwraca się skarżący. Rzecznik wystosowała ten wniosek, aby uzyskać większą jasność co do zakresu wniosków skarżącego i związanych z nimi odpowiedzi EUIPO. Rozporządzenie 1049/2001 przyznaje jedynie prawo dostępu do istniejących dokumentów. Wnioski skarżącego dotyczyły jednak danych/informacji, które – o ile istniały – mogą nadal wymagać zidentyfikowania i odzyskania. W tym względzie Rzecznik zwrócił się do EUIPO o uwzględnienie orzecznictwa, zgodnie z którym „dokument” na podstawie rozporządzenia 1049/2001 może w pewnych okolicznościach zostać uznany za zawierający informacje, które zostały pobrane z bazy danych w drodze „rutynowej operacji”[6].

17. W następstwie odpowiedzi EUIPO Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się o dalsze wyjaśnienia faktyczne. Jednym z wyjaśnień udzielonych przez EUIPO było to, że sprawozdania, do których odniósł się skarżący, należy rozumieć jako zawierające informacje, które EUIPO od 2019 r. nie zatrudniało pracowników kontraktowych na czas nieokreślony.

W przedmiocie rzekomego niedostarczenia dokumentów i informacji

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

18. Podsumowując, skarżący uznał, że EUIPO powinno było lepiej zrozumieć globalny charakter jego różnych wniosków i zasadniczo przedstawić szczegółowy opis zarządzania umowami o pracę. Konto to obejmowałoby istniejące dane statystyczne, dane, które mają być tworzone, oraz dane dotyczące przyszłości, a także wyjaśnienia dotyczące zarządzania umowami. Skarżący uznał, że przejrzystość w tej kwestii jest ogólnie ważna i ma szersze znaczenie. Chciał on również otrzymać takie informacje na poparcie zażalenia, które zamierzał złożyć na decyzję EUIPO o niezatrudnieniu go.

19. EUIPO zwróciło się do skarżącego z wnioskami o udzielenie informacji, identyfikując istniejące dokumenty, które zawierały jak najwięcej informacji odpowiadających tym wnioskom, oraz informując skarżącego, gdy miało to miejsce, że nie istniał żaden odpowiedni dokument ani informacja.

20. EUIPO wyjaśniło, że dane wymienione w jego sprawozdaniach, o których mowa powyżej, pochodzą z odpowiedniej bazy danych EUIPO i że nie można z niej pobrać żadnych innych ani dodatkowych danych.

21. W odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich EUIPO wyjaśniło, że liczba pracowników kontraktowych zatrudnionych na czas nieokreślony w ciągu poprzednich czterech lat wynosiła zero.

22. Rzecznik dał skarżącemu możliwość ustosunkowania się do odpowiedzi EUIPO, co uczynił. W swoich uwagach skarżący uznał podejście EUIPO za niepełne i nadmiernie formalistyczne, w szczególności w odniesieniu do wykładni pojęcia „planu zatrudnienia”. Stwierdził, że EUIPO nie odniosło się w pełni do „konkretnych kwestii poruszonych w moim pierwotnym dochodzeniu”. Stwierdził, że EUIPO powinno nadal dostarczać szereg zbiorów danych i statystyk oraz że powinno dostarczyć „jednoznacznego potwierdzenia, że Urząd nie podjął żadnych konkretnych działań w celu wspierania mobilności między agencjami wśród pracowników kontraktowych zatrudnionych na czas nieokreślony [...]”. Podkreślił swoją kluczową obawę, że pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy na czas nieokreślony nie mają takiej samej możliwości zatrudnienia w EUIPO jak inni pracownicy kontraktowi [7].

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

23. Rozporządzenie 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów ma zastosowanie wyłącznie do istniejących dokumentów. Niniejsza sprawa dotyczy przede wszystkim szeregu wniosków o udzielenie informacji lub danych, z których część dotyczy przyszłości.

24. Orzecznictwo UE potwierdziło, że wyniki wyszukiwania z baz danych można w pewnych okolicznościach uznać za „dokumenty” zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001. Podlega to ogólnemu domniemaniu prawdziwości, które ma zastosowanie, gdy administracja stwierdzi, że żądany dokument nie istnieje.

25. Chociaż prawodawca UE nie wprowadził odrębnego prawa obywateli do zwracania się do instytucji UE o udzielenie informacji (w przeciwieństwie do dokumentów), instytucje UE mają ogólny obowiązek udzielania odpowiedzi na wnioski obywateli o udzielenie informacji. Wynika to z ogólnych zasad dobrej administracji.

26. W niniejszej sprawie EUIPO od początku zwracało uwagę na istotne rozróżnienie między wnioskami skarżącego o udzielenie dostępu do „dokumentów” a jego wnioskami o udzielenie „informacji”. Dostarczyła ona skarżącemu to, co można było łatwo zidentyfikować jako „dokumenty”, i odesłała go do odpowiednich źródeł, które jej zdaniem mogłyby być dla niego pomocne (odpowiedni link do strony internetowej EPSO [8], mające zastosowanie przepisy prawne lub niektóre z jej sprawozdań zawierających informacje dotyczące zarządzania przez EUIPO stanowiskami pracowników kontraktowych). EUIPO nie zamierzało w pełni zaspokoić interesów skarżącego, powołując się na te źródła, ale uznało, że mogą one być w pewnym stopniu pomocne. Ogólne podejście EUIPO do wniosku skarżącego o udostępnienie dokumentów i informacji było zatem prawidłowe.

27. Jedyną kwestią informacyjną, której EUIPO nie rozwiązało tak szybko i tak wyraźnie, jak powinno, było zainteresowanie skarżącego wiedzą, ilu pracowników kontraktowych zatrudnionych na czas nieokreślony zatrudniło w ostatnich latach. Chociaż EUIPO odsyłało skarżącego do swoich sprawozdań dotyczących zasobów ludzkich, prawdą jest, że sprawozdania te zawierały te informacje w sposób pośredni. Dopiero w następstwie konkretnych próśb Rzecznika o wyjaśnienia w tym zakresie skarżący uzyskał te informacje.

28. W odniesieniu do szerszego zainteresowania skarżącego statystykami i planowania rekrutacji przez EUIPO na przyszłość Rzecznik przypomina, że ani rozporządzenie 1049/2001, ani ogólny obowiązek odpowiadania na wnioski obywateli o udzielenie informacji nie nakładają na instytucje lub organy UE obowiązku tworzenia nowych dokumentów, szczegółowych danych lub prognoz związanych z przyszłymi działaniami w zakresie zarządzania. Rzecznik nie znajduje powodu, aby kwestionować oświadczenie EUIPO, zgodnie z którym nie może ono rutynowo pobierać ze swoich baz danych danych danych i statystyk wymaganych przez skarżącego.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka sprawę z następującym wnioskiem:[9]

Ogólne rozpatrywanie przez EUIPO wniosków skarżącego o udzielenie dokumentów i informacji było właściwe. Rzecznik nie stwierdza zatem w tej sprawie niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EUIPO zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

Strasburg, 18 stycznia 2024 r.

[1] Załącznik I do decyzji nr MB-19-10 zarządu Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej z dnia 25 września 2019 r. w sprawie ogólnych przepisów wykonawczych do art. 79 ust. 2 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, regulujących warunki zatrudnienia personelu kontraktowego zatrudnionego na warunkach określonych w art. 3a tej decyzji.

https://euipo.europa.eu/tunnel-web/secure/webdav/guest/document_library/contentPdfs/about_euipo/governance/management_board/decisions/MB-30-19_decision_on_CAs_en.pdf

[2] https://eu-careers.europa.eu/en/Cast-Permanent

[3] na mocy rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji; 

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[4] Warunki zatrudnienia innych pracowników administracji UE (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20230101)

[5] Odniósł się do decyzji nr MB-19-10 zarządu Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej z dnia 25 września 2019 r. w sprawie ogólnych przepisów wykonawczych do art. 79 ust. 2 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, regulujących warunki zatrudnienia personelu kontraktowego zatrudnionego na podstawie art. 3a, motyw 7: „W celu ułatwienia mobilności ważne jest, aby stworzyć powiązanie między pracownikami kontraktowymi zatrudnionymi przez Urząd a pracownikami zatrudnionymi przez inne agencje, stosując wspólne/podobne wytyczne dotyczące wyboru pracowników kontraktowych i zarządzania nimi”.

[6] Por. wyrok Sądu (trzecia izba) z dnia 26 października 2011 r., Dufour przeciwko Europejskiemu Bankowi Centralnemu, sprawa T-

436/09, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62009TJ0436

[7] „...wydaje się, że proces rekrutacji pracowników kontraktowych z list rezerwowych w przeważającej mierze faworyzuje kandydatów, którym można zaproponować 5-letnią umowę, potencjalnie z możliwością przedłużenia na kolejne 5 lat. Praktyka ta wydaje się działać na niekorzyść podmiotów, które posiadają już umowy na czas nieokreślony. Należy zauważyć, że w profilu stanowiska przedstawionym przez Urząd przed rozmową kwalifikacyjną nie wspomina się o okresie obowiązywania umowy, o czym świadczy załączony dokument. Sytuacja ta sprzyja uzasadnionym oczekiwaniom wszystkich kandydatów znajdujących się na liście rezerwowej, aby mieć równe szanse na zatrudnienie.”

[8] https://eu-careers.europa.eu/pl

[9] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.