Szanowny Panie,

W dniu 12 września 2001 r. złożył Pan skargę w imieniu Pańskiego przedsiębiorstwa Sviluppo s.r.l. do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rzekomego niewypłacenia przez Komisję zaległego salda należnego w ramach umowy na dostawy finansowanej przez Europejski Fundusz Rozwoju, projekt ACP-GRED-013 - Rehabilitacja dróg rolniczych.

W dniu 23 października 2001 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 11 lutego 2002 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 27 marca 2002 r. Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, przedsiębiorstwo, skarży się, że Komisja nie pomogła mu w uzyskaniu zaległej płatności należnej jego przedsiębiorstwu w kontekście umowy na dostawy AKP w Grenadzie (projekt ACP-GRED-013 – Rehabilitacja dróg rolniczych) finansowanej przez Komisję Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR). Skarżący podpisał umowę z Ministerstwem Rolnictwa Grenady i uzgodniono, że dostarczy ciężarówki, pojazd dla personelu i betoniarnie w trzech oddzielnych dostawach. Warunki płatności określone w warunkach szczególnych i ogólnych zamówienia na dostawy finansowanego przez EFR były następujące. Skarżącemu wypłacono zaliczkę ryczałtową w wysokości 60 % ceny umownej, po której miała nastąpić druga rata, 30 % płatność okresowa przy odbiorze tymczasowym towarów oraz ostatnia trzecia rata odpowiadająca pozostałym 10 % ceny umownej po ostatecznym odbiorze przez instytucję zamawiającą, krajowego urzędnika zatwierdzającego (NAO) w Grenadzie. Skarżący nigdy jednak nie otrzymał zapłaty pozostałych 40 % wartości zamówienia (druga i trzecia rata), do których uważa się za uprawniony, i zwrócił się do Rzecznika o pomoc w uzyskaniu należnej mu kwoty wraz z odsetkami za zwłokę.

Skarżący twierdzi, że Komisja nie odpowiedziała na jego pismo z dnia 25 października 1999 r., w którym twierdzi, że ma prawo do płatności końcowej na podstawie umowy.

Skarżący twierdzi, że Komisja powinna nakazać krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu w Grenadzie zapłatę pozostałej należnej kwoty oraz zapłatę odsetek z tytułu opóźnień w płatnościach.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi.

Komisja stoi na stanowisku, że umowy finansowane z EFR pozostają umowami krajowymi zawartymi między instytucją zamawiającą państwa AKP, NAO i wykonawcą oraz że rola Komisji jest siłą rzeczy ograniczona do oceny, czy warunki finansowania w ramach EFR zostały spełnione. Państwo AKP i jego NAO są odpowiedzialne za przygotowanie, negocjowanie i zawieranie umów zgodnie z konwencją z Lomé IV, a w niniejszym przypadku z rozporządzeniem finansowym w ramach siódmego EFR. W tym kontekście Komisja uważa, że słusznie stwierdziła, iż warunki finansowania w przedmiotowej sprawie nie zostały spełnione w odniesieniu do zaległej płatności w wysokości 40 % ceny umownej.

Komisja wyjaśnia, że w dniu 20 września 1993 r. umowa została podpisana między NAO, Ministerstwem Rolnictwa Grenady i wykonawcą Sviluppo s.r.l. Zaliczka odpowiadająca 60% wartości umowy została wypłacona w dniu 11 stycznia 1994 r. Zgodnie ze specjalnymi warunkami określonymi w dokumentacji przetargowej przedsiębiorstwo skarżącego zobowiązało się do dostarczenia uzgodnionych towarów w ciągu trzech miesięcy od podpisania "listu o zamówieniu". W związku z niedostarczeniem na czas i jedną niekompletną dostawą NAO postanowił zastosować odszkodowanie umowne odpowiadające 15 % ceny umownej za każdy dzień, który upłynął między początkową datą dostawy a datą zakończenia dostawy (1) i poinformował o tym skarżącego pismem z dnia 29 kwietnia 1994 r. Krajowy urzędnik zatwierdzający poinformował skarżącego pismem z dnia 7 kwietnia 1995 r., że tymczasowe świadectwo odbioru (wymagane w przypadku drugiej płatności w wysokości 30%) nie zostanie wydane, ponieważ ten ostatni nie poinformował go o terminie dostarczenia brakujących części zamiennych. Pismem z dnia 21 września 1995 r. krajowy urzędnik zatwierdzający poinformował DG ds. Rozwoju Komisji za pośrednictwem przedstawicielstwa WE w Grenadzie, że rząd Grenady chciał wiedzieć, czy rozwiązanie umowy może być rozważane na podstawie ogólnych warunków EFR w przypadku niewykonania umowy.

Służby Komisji poinformowały NAO faksem z dnia 9 listopada 1995 r., że zgodnie z art. 21 warunków ogólnych NAO był uprawniony do rozwiązania umowy po powiadomieniu dostawcy, oprócz kar umownych i odszkodowań, tj. innych kosztów poniesionych w związku z opóźnieniem i niewykonaniem umowy przez wykonawcę. Po dokonaniu oceny kwestii finansowych służby Komisji poinformowały również NAO, że pozostające do spłaty saldo w wysokości 40 % zamówienia nie obejmuje niezbędnego odliczenia kary umownej w wysokości 15 % od ceny zamówienia, kosztów niedostarczonych brakujących części zamiennych i innych kosztów poniesionych z powodu opóźnienia.

Po opóźnionym dostarczeniu brakujących części zamiennych w dniu 17 października 1995 r. NAO poinformował jednak służby Komisji (delegaturę WE w Grenadzie) pismem z dnia 17 stycznia 1996 r., że nie zamierza już stosować kar umownych ani rozwiązywać umowy z powodu niewykonania umowy przez skarżącego, dostarczając jednocześnie kopię wystawionego tymczasowego poświadczenia odbioru i zlecenia płatniczego. NAO poinformował również skarżącego pismem z tego samego dnia, 17 stycznia 1996 r., że pomimo opóźnień jego rząd zapłaci mu pełną kwotę po otrzymaniu podręcznika dotyczącego części zamiennych.

W związku ze złym wykonaniem umowy delegatura WE poinformowała jednak NAO pismem z dnia 28 lutego 1996 r., że warunki finansowania przez Wspólnotę wniosku o płatność nie zostały spełnione. Zgodnie z umową odszkodowanie umowne, kary i inne koszty oraz dodatkowe odszkodowania powinny zostać odliczone od ostatecznego nakazu zapłaty w wysokości 40%. W związku z tym krajowy urzędnik zatwierdzający został poproszony o zatwierdzenie tego stanowiska i przedłożenie zmienionego zlecenia płatniczego ze wskazaniem obniżonej kwoty. Służby Komisji nie otrzymały jednak żadnego zmienionego nakazu zapłaty od NAO, który pismem z dnia 10 maja 1996 r. poinformował skarżącego, że nie można dokonać pełnej płatności, i przeprosił za wszelkie niedogodności, jakie mogłoby to spowodować. Nakaz zapłaty został zawieszony przez służby Komisji w dniu 29 maja 1996 r. Program "Rehabilitacja gospodarstw rolnych i dróg" został zamknięty w październiku 1998 r. po zatwierdzeniu przez NAO w lipcu 1997 r.

Pismem z dnia 6 marca 1998 r. służby Komisji poinformowały skarżącego, że warunki finansowania przez EDF pozostałych do spłaty 40% zamówienia nadal nie zostały spełnione z powodu różnych niewykonań z jego strony oraz że wszelkie dalsze pytania dotyczące statusu jego roszczenia należy kierować do Ministerstwa Rolnictwa Grenady, ponieważ sama Komisja nie była stroną umowy.

W odniesieniu do rzekomego braku odpowiedzi na pismo skarżącego z dnia 25 października 1999 r. Komisja przeszukała ich archiwa i znalazła pismo od przedsiębiorstwa z tego dnia, ale o nieco innej treści w porównaniu z treścią przedstawioną przez skarżącego. Komisja nie może zatem potwierdzić, że otrzymała ten sam dokument. Komisja podkreśla jednak, że po sprawdzeniu akt sprawy uważa, że pismo z dnia 25 października 1999 r. zawierało te same argumenty, co pismo skarżącego z dnia 8 stycznia 1998 r., na które Komisja odpowiedziała pismem z dnia 6 marca 1998 r., w którym przedstawiła swoje stanowisko i wezwała skarżącego do zwrócenia się do NAO w celu podjęcia dalszych działań.

Komisja przypomina wreszcie, że skarżący powinien skierować swoje nieuregulowane roszczenia do Ministerstwa Finansów w Grenadzie.

Skarżący podtrzymuje swoje twierdzenie w swoich uwagach.

Uważa on, że zaliczka w wysokości 60 % ceny umownej powinna była zostać zapłacona w ciągu 60 dni, co nie miało miejsca. Z powodu braku informacji w tym zakresie ze strony instytucji zamawiającej, krajowego urzędnika zatwierdzającego w Grenadzie, skarżący musiał anulować wysyłkę towarów, które w tym czasie były gotowe u dostawców. Ku jego wielkiemu zaskoczeniu skarżący otrzymał zaliczkę w dniu 28 lutego 1994 r.

Skarżący zwraca wreszcie uwagę, że biorąc pod uwagę 90-dniowy termin dostawy przewidziany w umowie, wystąpiło jedynie dwudziestodniowe opóźnienie, które z kolei wynikało z opóźnionej płatności ze strony krajowego urzędnika zatwierdzającego, i że w związku z tym nie należy go obwiniać za jakiekolwiek opóźnienia.

DECYZJA

1.1 Skarżący twierdzi, że Komisja nie odpowiedziała na jego pismo z dnia 25 października 1999 r. dotyczące jego wniosku o płatność w wysokości 40% ceny umownej w kontekście projektu ACP-GRED-013 - Rehabilitacja dróg rolniczych finansowanego przez EFR.

1.2 Komisja twierdzi, że treść pisma z dnia 25 października 1999 r. była taka sama jak w piśmie skarżącego wysłanym do Komisji w dniu 8 stycznia 1998 r. W związku z tym Komisja uważa, że udzieliła merytorycznej odpowiedzi na zarzuty skarżącego pismem z dnia 6 marca 1998 r., w którym przedstawiła swoje stanowisko i wezwała skarżącego do skierowania swoich zarzutów do instytucji zamawiającej, NAO, w Grenadzie, w celu podjęcia dalszych działań.

1.3 Rzecznik zauważa, że dobrą praktyką administracyjną jest bezzwłoczne udzielanie odpowiedzi na pisma. W niniejszej sprawie wydaje się, że Komisja nie odpowiedziała na pismo skarżącego z dnia 25 października 1999 r. Należy jednak zauważyć, że Komisja udzieliła merytorycznej odpowiedzi na zarzuty skarżącego pismem z dnia 6 marca 1998 r., w którym przedstawiła swoje stanowisko i poinformowała ją o możliwości zwrócenia się do instytucji zamawiającej w Grenadzie. Należy ponadto zauważyć, że Komisja podjęła następnie środki w celu zapewnienia odpowiedzi na pisma zgodnie z Kodeksem dobrego postępowania administracyjnego, który ma zastosowanie od dnia 1 stycznia 2001 r.(2). W tych okolicznościach wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu skargi.

2.1 Wniosek ten dotyczy zobowiązań wynikających z umowy zawartej między Ministerstwem Rolnictwa Grenady a przedsiębiorstwem skarżącego, Sviluppo s.r.l., finansowanej przez Komisję w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju. Skarżący domaga się od rządu Grenady zapłaty zaległych 40 % ceny umownej oraz odsetek z tytułu opóźnień w płatnościach. Komisja stoi na stanowisku, że warunki finansowania EFR w niniejszej sprawie nie zostały spełnione i że w związku z tym nie można dokonać płatności ze środków EFR. Komisja uważa również, że skarżący powinien skierować swoje roszczenie do instytucji zamawiającej w Grenadzie w celu podjęcia dalszych działań.

2.2 Zgodnie z art. 195 Traktatu WE Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do przyjmowania skarg "dotyczących przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych". Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że niewłaściwe administrowanie ma miejsce, gdy organ publiczny nie działa zgodnie z wiążącym go przepisem lub zasadą. Niewłaściwe administrowanie można zatem stwierdzić również w przypadku wykonania zobowiązań wynikających z umów zawartych przez instytucje lub organy Wspólnot.

2.3 Rzecznik uważa jednak, że zakres kontroli, jaką może przeprowadzić w takich przypadkach, jest z konieczności ograniczony. W szczególności Rzecznik Praw Obywatelskich jest zdania, że nie powinien dążyć do ustalenia, czy doszło do naruszenia umowy przez którąkolwiek ze stron, jeżeli sprawa jest sporna. Kwestia ta mogłaby zostać skutecznie rozstrzygnięta jedynie przez właściwy sąd, który miałby możliwość wysłuchania argumentów stron dotyczących odpowiedniego prawa krajowego i oceny sprzecznych dowodów w odniesieniu do wszelkich spornych kwestii faktycznych.

2.4 Rzecznik uważa zatem, że w sprawach dotyczących sporów umownych uzasadnione jest ograniczenie dochodzenia do zbadania, czy instytucja lub organ wspólnotowy przedstawiły mu spójną i racjonalną podstawę prawną swoich działań i dlaczego uważa, że jego opinia na temat sytuacji umownej jest uzasadniona. W takim przypadku Rzecznik stwierdzi, że jego dochodzenie nie ujawniło przypadku niewłaściwego administrowania. Wniosek ten nie będzie miał wpływu na prawo stron do tego, aby ich spór umowny został zbadany i prawomocnie rozstrzygnięty przez właściwy sąd.

2.5 W niniejszej sprawie Komisja przedstawiła spójne i racjonalne uzasadnienie powodów, dla których uważa, że warunki finansowania w ramach EFR nie zostały spełnione.

2.6 W tych okolicznościach nie wydaje się, aby Komisja dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN

(1) Część A mających zastosowanie warunków szczególnych, pkt VIII.1.

(2) Dz.U. L 308/32 z 8.12.2000.