- PL Polski
Tłumaczenia maszynowe mogą zawierać błędy potencjalnie zmniejszające zrozumiałość i dokładność; Rzecznik Praw Obywatelskich nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek rozbieżności. Aby uzyskać najbardziej wiarygodne informacje i pewność prawną, należy zapoznać się z następującymi informacjami wersja źródłowa na angielski, do której odnośnik znajduje się powyżej.
Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce językowej i tłumaczeniowej.
Decyzja w sprawie 858/2018/KT dotycząca sposobu rozpatrzenia przez Europejską Agencję Leków wniosku o zwrot kosztów podróży w ramach procedury naboru pracowników
Decyzja
Sprawa 858/2018/KT - Otwarta Piątek | 14 grudnia 2018 - Decyzja z Wtorek | 22 października 2019 - Instytucja, której sprawa dotyczy Europejska Agencja Leków ( Nie stwierdzono niewłaściwego administrowania ) - Kraj Stany Zjednoczone
Skarżący był niezadowolony ze sposobu, w jaki Europejska Agencja Leków (EMA) rozpatrzyła jego wniosek o zwrot kosztów podróży w związku z udziałem w rozmowie kwalifikacyjnej. Stwierdził, że polityka EMA w zakresie zwrotu kosztów jest niesprawiedliwa wobec kandydatów mieszkających poza UE.
Rzecznik zauważył, że EMA jest uprawniona do ograniczenia zwrotu kosztów podróży i że ma margines swobody przy podejmowaniu decyzji, jak dokładnie to zrobić. Rzecznik uznał zasady EMA za rozsądne i na tej podstawie nie stwierdził niewłaściwego administrowania. Z zadowoleniem przyjęła jednak fakt, że od tego czasu EMA zmieniła zasady zwrotu kosztów podróży spoza UE, ponieważ nowa polityka ma jeszcze bardziej racjonalną metodę obliczania.
Kontekst skargi
1. W listopadzie 2017 r. Europejska Agencja Leków (EMA) zaprosiła skarżącego na rozmowę kwalifikacyjną w jego siedzibie, w tym czasie w Londynie w Zjednoczonym Królestwie [1]. Skarżący, który mieszkał w Bostonie w USA, zarezerwował bezpośredni lot powrotny do Londynu.
2. EMA poinformowała skarżącego, że zgodnie z obowiązującymi w tym czasie zasadami zwrotu kosztów podróży [2] koszty podróży spoza UE będą zwracane wyłącznie z miejsca wjazdu na europejskie terytorium państwa członkowskiego UE, które znajduje się najbliżej miejsca zamieszkania kandydata´s. W sprawie skarżącego´s za punkt wejścia uznano Cork w Irlandii. Ponieważ skarżący zarezerwował bezpośredni lot z USA do Londynu, EMA zgodziła się zwrócić mu koszt biletu powrotnego z Cork do Londynu.
3. W późniejszej korespondencji z EMA skarżący nie zgodził się z jej polityką zwrotu kosztów. Niezadowolony z odpowiedzi EMA´s na swoje obawy skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w maju 2018 r.
W przedmiocie dochodzenia
4. Rzecznik wszczęła dochodzenie w sprawie obaw skarżącego, że polityka EMA w zakresie zwrotu kosztów podróży jest niesprawiedliwa i dyskryminująca. Skarżący zażądał od EMA zwrotu kosztów biletu na lot powrotny z Bostonu do Londynu.
5. Podczas dochodzenia Rzecznik zwróciła się do EMA o wyjaśnienie przepisów dotyczących zwrotu kosztów podróży w procedurach naboru pracowników.
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
6. Skarżący twierdził, że zasady EMA dotyczące zwrotu kosztów dyskryminowały kandydatów, którzy nie mogli sobie pozwolić na podróż i którzy w rezultacie zostali wykluczeni z procedur naboru pracowników obejmujących rozmowy osobiste. Skarżący nie zgodził się z przyjętą przez EMA interpretacją zasad zwrotu kosztów, tj. że zastosowała ona fikcyjny punkt wejścia do UE w przypadku bezpośredniego lotu do Londynu spoza UE. Argumentował, że w każdym razie uznawanie Cork (a nie na przykład wysp państw członkowskich UE na Oceanie Atlantyckim) za najbliższy punkt wjazdu z USA na terytorium UE jest arbitralne.
7. EMA stwierdziła, że częściowa płatność, zamiast pełnego zwrotu kosztów podróży, również w przypadku kandydatów podróżujących spoza UE, jest zgodna ze ścisłymi zasadami budżetowymi, których musi przestrzegać, aby efektywnie i skutecznie zarządzać zasobami. W przypadku skarżącego EMA prawidłowo zastosowała obowiązujące wówczas przepisy, o których skarżący został poinformowany przed zarezerwowaniem podróży.
8. EMA stwierdziła ponadto, że wybór Cork jako punktu odniesienia dla określenia kosztów podróży podlegających zwrotowi jest związany z metodologią stosowaną wcześniej przez instytucje Unii w celu określenia odległości między miejscem zatrudnienia a miejscem pochodzenia pracowników UE, gdy miejsce pochodzenia znajdowało się poza UE. Korek był uważany za punkt odniesienia dla wjazdu do UE, gdy miejsce pochodzenia znajdowało się w USA.
9. Wreszcie EMA stwierdziła, że w 2018 r. zmieniła swoją politykę zwrotu kosztów, która obecnie nie wprowadza rozróżnienia między podróżami z UE i spoza niej.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
10. Przepisy regulujące warunki zatrudnienia pracowników UE stanowią, że instytucje i organy UE powinny dążyć do zatrudniania pracowników z uwzględnieniem jak najszerszego zasięgu geograficznego spośród obywateli państw członkowskich UE [3]. Podczas gdy instytucje i organy dysponują marginesem swobody przy określaniu najlepszego sposobu realizacji tego celu, oczywiste jest, że częściowe pokrycie kosztów podróży w celu przystąpienia do testów i wzięcia udziału w rozmowach kwalifikacyjnych jest szczególnie ważnym sposobem zachęcania do składania wniosków z zróżnicowanej geograficznie puli. Jednocześnie częściowe pokrycie kosztów podróży, a nie pełny zwrot kosztów, godzi obowiązek poszukiwania pracowników z zróżnicowanej geograficznie puli z należytym zarządzaniem zasobami finansowymi.
11. EMA jest zatem uprawniona do ograniczenia zwrotu kosztów podróży. Ponownie, ma margines swobody w podejmowaniu decyzji, jak dokładnie to zrobić.
12. Rzecznik uważa za uzasadnione, że polityka EMA opierała się wówczas na odległościach pokonywanych wyłącznie w obrębie UE. Mając na uwadze obowiązek należytego zarządzania zasobami finansowymi, EMA nie była zobowiązana do uwzględnienia faktu, że obywatel UE zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną może przebywać poza UE. Rzecznik uważa również, że EMA dokonała rozsądnego wyboru, aby określić unijny punkt wejścia jako punkt wejścia na europejskie terytorium najbliższego państwa członkowskiego UE. Zwrot oparty na odległości np. od najbliższego regionu najbardziej oddalonego UE przyniósłby znacznie bardziej arbitralny wynik dla kandydatów oraz większe i bardziej nieprzewidywalne obciążenie finansowe dla EMA. Na tej podstawie Rzecznik stwierdza, że w przedmiotowej sprawie nie doszło do niewłaściwego administrowania.
13. Niemniej jednak Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że od tego czasu EMA zmieniła zasady zwrotu kosztów. Obecnie zwraca część kosztów podróży, stosując system ryczałtowy (z pułapem) oparty na odległości liniowej między miejscem zamieszkania kandydata – również poza UE – a siedzibą EMA [4]. Umożliwia to kandydatom podróżującym spoza UE uzyskanie zwrotu kosztów ściślej powiązanego z faktycznie przebytą odległością, co jest jeszcze bardziej racjonalną metodą obliczania, zwłaszcza w oczach kandydatów.
Wnioski
Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:
Europejska Agencja Leków nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.
Skarżący i EMA zostaną poinformowani o tej decyzji.
Emily O'Reilly
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich,
Strasburg, 22.10.2019
[1] W dniu 1 marca 2019 r. EMA przeniosła się do Amsterdamu (Niderlandy).
[2] EMA zmieniła zasady zwrotu kosztów podróży w kwietniu 2018 r.
[3] Zob. art. 27 regulaminu pracowniczego urzędników oraz art. 12 i 82 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.
[4] Zob. decyzja dyrektora wykonawczego w sprawie zwrotu kosztów podróży i pobytu kandydata zaproszonego do udziału w procedurze naboru (test, rozmowa kwalifikacyjna) lub badaniu lekarskim, EMA/65520/2018, 1 kwietnia 2018 r., dostępna pod adresem: https://www.ema.europa.eu/en/documents/other/decision-executive-director-contribution-travel-subsistence-expenses-candidates-invited-attend_en.pdf.