Szanowny Panie C.,
W dniu 28 kwietnia 1999 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w imieniu „Sistemi Formativi Confindustria” (SFC). Twierdził Pan, że Komisja, po zatwierdzeniu dnia 15 czerwca 1998 r. w celu sfinansowania projektu, który ma zostać opracowany przez SFC na rzecz rozwoju przemysłowego w południowych Włoszech, nie zapłaciła jeszcze pierwszej raty projektu w wysokości 40 % całkowitych kosztów.
W dniu 6 maja 1999 r. przekazałem Pani skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 9 września 1999 r., którą przekazałem Panu z prośbą o przedstawienie uwag. W dniu 6 października 1999 r. otrzymałem Pańskie uwagi. W świetle dostępnych dowodów w dniu 9 listopada 1999 r. zwróciłem się do Komisji o wydanie drugiej opinii. Odpowiedź instytucji z dnia 11 stycznia 2000 r. została Panu przesłana w dniu 27 stycznia 2000 r. Otrzymałem Pańskie uwagi w dniu 22 lutego 2000 r. Przesłał mi Pan dodatkowe informacje w kilku pismach z dnia 23 grudnia 1999 r., 11 i 31 stycznia 2000 r. oraz 11 maja 2000 r.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty były następujące:
W dniu 15 czerwca 1998 r. Komisja Europejska podjęła decyzję o sfinansowaniu projektu realizowanego przez SFC dotacją w wysokości 12,5 mln EUR. Kwoty miały być finansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Projekt obejmował opracowanie „BICI – Business Innovation and Co-operative Industries”(1). Umowa na realizację projektu została podpisana w dniu 22 stycznia 1999 r. między Komisją a SFC. Zgodnie z art. 13 ust. 2 umowy pierwsza rata w wysokości 40 % całkowitej kwoty musiała zostać wypłacona po podpisaniu umowy. Skarżący twierdził, że Komisja nie zapłaciła jeszcze tej kwoty z naruszeniem tego zobowiązania umownego.
Skarżący odniósł się następnie do problemów, z jakimi borykała się jego firma, SFC, aby otrzymać płatność końcową za poprzedni projekt finansowany również przez Komisję. Uznał on, że oba projekty nie są ze sobą powiązane, a zatem gdyby Komisja ustaliła jakikolwiek związek między tymi dwoma projektami, taki związek należy uznać za arbitralny i nieuzasadniony. Jego zdaniem wszelkie wątpliwości związane z realizacją poprzedniego projektu nie powinny przesądzać o zdolności SFC do realizacji innej inicjatywy.
W tym kontekście skarżący napisał do Rzecznika Praw Obywatelskich, twierdząc, że
(i) opóźnienie w zapłacie przez Komisję 40 % kosztów projektu stanowiło przypadek niewłaściwego administrowania;
(ii) w związku z tym Komisja powinna wywiązać się ze swoich zobowiązań umownych i zapłacić tę kwotę.

WNIOSEK

Opinia Komisji Komisja
najpierw wyjaśniła podstawę prawną swojego wkładu finansowego w projekt. Instytucja wskazała, że art. 5 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (EWG) nr 2052/88 w sprawie zadań funduszy strukturalnych zezwala Komisji na powierzenie zarządzania dotacją globalną odpowiednim pośrednikom wyznaczonym przez państwo członkowskie jako jedna z form pomocy w ramach funduszy strukturalnych.
W takich przypadkach przyznanie pomocy finansowej odbywa się w drodze aktu ustawodawczego (decyzji). Zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (EWG) nr 4254/88 ustanawiającego przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) wykorzystanie dotacji jest uzależnione od umowy zawartej między danym państwem członkowskim, Komisją i pośrednikiem.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporządzenia (EWG) nr 4253/88 pośrednik jest wyznaczany przez dane państwo członkowskie w porozumieniu z Komisją spośród osób, które są w stanie zapewnić gwarancje wypłacalności oraz umiejętności administracyjne niezbędne do zarządzania operacjami przewidzianymi przez Komisję.
Następnie Komisja wyjaśniła różne umowy między instytucją a SFC. Wszystkie one opierały się na standardowym modelu, który przewiduje, że pierwsza rata powinna zostać udostępniona po podpisaniu umowy.
Jeżeli chodzi o pierwszą dotację Komisji dla SFC w wysokości 5 mln ECU (2), instytucja wyjaśniła, że dotyczy ona projektu promocji małych i średnich przedsiębiorstw w regionie Mezzogiorno we Włoszech. Umowa została podpisana z beneficjentem w dniu 21 maja 1992 r. Przewidziano w nim okres wdrażania od dnia 1 stycznia 1992 r. do dnia 31 grudnia 1993 r., który zostanie przedłużony do dnia 31 grudnia 1994 r. w odniesieniu do zobowiązań finansowych i technicznych oraz do dnia 31 grudnia 1996 r. w odniesieniu do płatności dokonywanych przez pośredników. Wniosek o płatność końcową został przekazany Komisji w dniu 27 marca 1997 r.
Służby finansowe Komisji (DG XX) przeprowadziły dwie kontrole tego projektu na miejscu w maju 1995 r. i październiku 1996 r. W rezultacie stwierdzono szereg nieprawidłowości finansowych. Sprawozdanie zostało przekazane właściwym służbom Komisji (DG XVI) w dniu 30 marca 1998 r. oraz państwu członkowskiemu w dniu 6 lipca 1998 r. Chociaż DG XVI wystąpiła z wnioskiem o wypłatę dotacji we wrześniu 1997 r., DG XX zablokowała płatności, ponieważ w trakcie kontroli na miejscu stwierdzono kilka nieprawidłowości.
W odniesieniu do drugiego projektu realizowanego przez SFC Komisja wyjaśniła, że wniosek władz włoskich o dotację globalną wpłynął w dniu 26 maja 1997 r. Wiązało się to z projektem promocji małych i średnich przedsiębiorstw, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z innowacjami technicznymi.
DG XVI rozpatrzyła wniosek i przekazała go innym służbom Komisji. DG XX wyraziła jednak zgodę na projekt z jednym zastrzeżeniem, zgodnie z którym uwolnienie funduszy wspólnotowych powinno być uzależnione od rozwiązania nierozstrzygniętych problemów związanych z pierwszym projektem SFC. Komisja zatwierdziła drugą dotację w dniu 15 czerwca 1998 r.
W celu rozwiązania impasu DG XX zorganizowała przesłuchanie wspólnie z SFC i władzami włoskimi w dniu 13 listopada 1998 r. W wyniku tego wszczęcia wysłano trzecią misję na miejscu w celu dokonania przeglądu sytuacji. Kontrola objęła również pracowników OLAF-u i odbyła się w dniach 23–25 czerwca 1999 r. Wynikające z tego sprawozdanie zawierało sugestię, że pieniądze na pierwszą dotację powinny zostać wypłacone po dokonaniu pewnych potrąceń oraz że należy wprowadzić pewne ulepszenia w zarządzaniu drugim projektem SFC.
Na podstawie tych ustaleń Komisja stwierdziła, że SFC była w stanie zrealizować swoją drugą inicjatywę i w związku z tym zgodziła się na uwolnienie pierwszej części dotacji. W momencie wydania opinii przez Komisję DG XX wyraziła zgodę na płatność, która następnie została przekazana beneficjentowi.
Uwagi skarżącego
Rzecznik przekazał opinię Komisji skarżącemu wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag. W swojej odpowiedzi skarżący zasadniczo podtrzymał argumenty przedstawione już w pierwotnej skardze. Podkreślił jednak, że opóźnienie nałożone przez Komisję na wypłatę dotacji powoduje ogromne szkody dla SFC.
Skarżący stwierdził, że pomimo zapewnień Komisji rata za drugą dotację nie dotarła jeszcze do jego firmy. Zastanawiał się, dlaczego Komisja zgodziła się na uwolnienie funduszy dopiero teraz, gdy informacje o wynikach SFC były dostępne po ostatniej kontroli na miejscu, która miała miejsce w listopadzie 1998 r. Ponadto zalecenia sformułowane w wyniku tych kontroli nie zostały przekazane skarżącemu, w związku z czym nie mógł on wiedzieć o ich treści.
Skarżący dodał w swoich uwagach nowy argument. Biorąc pod uwagę opóźnienia w otrzymaniu pieniędzy i wynikającą z nich szkodę majątkową, skarżący podkreślił, że jego firma będzie potrzebowała dodatkowego przedłużenia w celu realizacji projektu, który pierwotnie został opracowany na okres do dnia 31 grudnia 1999 r. Podkreślił, jak ważne jest, by Komisja zaakceptowała jego wnioski o przedłużenie terminu.
W związku z tym aspektem sprawy skarżący wysłał do Rzecznika kilka dodatkowych pism. W dniu 23 grudnia 1999 r. przekazał Rzecznikowi pismo Komisji z dnia 22 grudnia 1999 r., w którym instytucja wyjaśniła, że nie można przedłużyć terminu realizacji drugiego projektu. Komisja argumentowała, że takie rozszerzenie byłoby sprzeczne z przepisami regulującymi fundusze strukturalne WE. W piśmie wskazano również, że decyzja ta może zostać zmieniona w przyszłości w świetle wniosków z dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich. W dniu 11 stycznia 2000 r. skarżący ponownie skierował pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich, podkreślając w swoim piśmie, że niedokonanie przez Komisję płatności za projekty spowodowało ogromne szkody dla jego firmy oraz że uznał za niesprawiedliwą odmowę instytucji przedłużenia terminu zakończenia drugiego projektu. Skarżący przesłał również kolejne pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 31 stycznia 2000 r., w którym ponownie przedstawił wszystkie fakty i twierdzenia zawarte w skardze.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

W celu uzyskania wyjaśnień od Komisji w odniesieniu do uwag poczynionych przez skarżącego Rzecznik skierował do instytucji pismo w dniu 9 listopada 1999 r. Zwrócił się on do Komisji o dalsze wyjaśnienia w odniesieniu do
1) czasu, jaki instytucja poświęciła na zbadanie potencjalnego niewłaściwego wykorzystania funduszy WE w regionie, który zdaniem skarżącego był zbyt długi;
(2) domniemany brak poinformowania skarżącego przez Komisję o zaleceniach zawartych w sprawozdaniu sporządzonym w następstwie przeprowadzonej przez nią w czerwcu 1999 r. kontroli na miejscu.
Rzecznik zwrócił się również o dalsze szczegóły dotyczące wypłaty obu dotacji.
Druga opinia Komisji
W drugiej opinii Komisja wyjaśniła, że pomimo ustaleń poczynionych podczas kontroli w listopadzie 1998 r. niektóre informacje pozostały niejasne. W szczególności instytucja odniosła się do wydatków poniesionych na usługi dla przedsiębiorstw, zadań wykonywanych przez każdego uczestnika projektów oraz niektórych szczegółów zawartych w sprawozdaniu sporządzonym przez SFC w czerwcu 1999 r. Ponadto Komisja wskazała, że SFC dokonała jedynie niektórych płatności związanych z pierwszą dotacją w dniu 11 maja 1999 r.
Jeżeli chodzi o domniemany brak przekazania przez instytucję kopii sprawozdania skarżącemu, Komisja wyjaśniła, że tego rodzaju sprawozdania wynikające z kontroli na miejscu są przekazywane wyłącznie organom krajowym. Praktyka ta jest spójna z porozumieniem zawartym między DG XX a właściwymi organami państw członkowskich. Jeżeli chodzi o Włochy, sprawozdania te są przekazywane do Ministerstwa Budżetu i Skarbu Państwa. W ramach Komisji kopie sprawozdań przygotowanych przez DG XX są przekazywane DG XVI, OLAF-owi, a także Trybunałowi Obrachunkowemu.
Nie ma zatem obowiązku przesyłania kopii tego rodzaju sprawozdań podmiotowi realizującemu projekt lub pośrednikowi finansowemu w państwie członkowskim. W przypadku projektów realizowanych przez SFC pierwsze sprawozdanie zostało przekazane władzom włoskim w dniu 6 lipca 1998 r., a drugie w dniu 9 grudnia 1999 r.
W odniesieniu do szczegółów płatności Komisja wskazała, że w przypadku pierwszej dotacji, po sprawdzeniu i uzyskaniu zgody władz włoskich w dniu 11 listopada 1999 r., płatność końcowa została dokonana w dniu 29 listopada 1999 r. Jeśli chodzi o drugą dotację, wypłata pierwszej raty w wysokości 40% całkowitej kwoty została dokonana w dniu 24 sierpnia 1999 r., po zatwierdzeniu przez DG XX.
Drugie uwagi skarżącego
Skarżący uznał za niesprawiedliwe, aby Komisja wykorzystała niejasne aspekty dotyczące projektu podjętego w latach 1995-1996 w celu spowolnienia płatności za inny projekt przedłożony w 1998 r. Ponadto uważał, że gdyby istniały jakiekolwiek istotne problemy związane z uprawnieniami SFC, Komisja nie powinna była zatwierdzać finansowania drugiego projektu w czerwcu 1998 r. Odniósł się do przepisów art. 21 rozporządzenia (EWG) nr 261/2004. 2082/93, który stanowi, że płatności z tytułu wkładów finansowych powinny być dokonywane w terminie dwóch miesięcy od otrzymania możliwego do przyjęcia wniosku.
Jeśli chodzi o wyjaśnienia przedstawione przez Komisję w celu uzasadnienia potrzeby dalszych wniosków o udzielenie informacji, skarżący wskazał, że dobrowolnie przekazałby te dokumenty i dane, gdyby wiedział o potrzebie udzielenia takich informacji.
Wyraził jednak ubolewanie, że informacje zawarte w sprawozdaniu przygotowanym przez służby Komisji zostały przekazane organom krajowym na długo po przeprowadzeniu kontroli.
W dniu 11 maja 2000 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich o zajęcie pilnego stanowiska w odniesieniu do tej skargi, ponieważ jego zdaniem mogłoby to mieć zasadnicze znaczenie dla zmiany stanowiska Komisji.

DECYZJA

1 Brak należytej staranności ze strony Komisji przy wypłacaniu drugiej dotacji
1.1. Skarżący twierdził, że Komisja ,, która w dniu 15 czerwca 1998 r. podjęła decyzję o udzieleniu skarżącemu wsparcia finansowego na rzecz projektu BICI, nie dokonała jeszcze pierwszej płatności w wysokości 40 % całkowitej dotacji. Jego zdaniem Komisja naruszyła swoje zobowiązania umowne, ponieważ art. 13 ust. 2 umowy podpisanej z SFC stanowi, że pierwsza rata w wysokości 40% całkowitej kwoty powinna zostać wypłacona po podpisaniu umowy. Ponadto skarżący uznał, że Komisja nie przestrzegała obowiązujących przepisów, ponieważ zgodnie z art. 21 rozporządzenia (EWG) nr 2082/93, płatności z tytułu wkładów finansowych muszą zostać dokonane w terminie dwóch miesięcy od otrzymania możliwego do przyjęcia wniosku.
Zdaniem skarżącego opóźnienie w pokryciu przez Komisję 40 % kosztów projektu stanowiło przypadek niewłaściwego administrowania.
1.2. Komisja uzasadniła opóźnienie w płatności faktem, że jej służby finansowe stwierdziły szereg potencjalnych nieprawidłowości w poprzednim projekcie finansowanym przez WE, realizowanym przez skarżącego. Te aspekty finansowe musiały zostać zweryfikowane przed dokonaniem jakiejkolwiek nowej płatności.
W celu rozwiązania tej sytuacji służby Komisji zorganizowały, po pierwsze, przesłuchanie skarżącego i władz włoskich w dniu 13 listopada 1998 r. W wyniku tej inicjatywy w dniach 23-25 czerwca 1999 r. wysłano inspekcję w celu dokonania przeglądu sytuacji. Na podstawie swoich ustaleń Komisja stwierdziła, że problemy związane z pierwszą dotacją zostały rozwiązane w sposób zadowalający, a zatem SFC była w stanie prawidłowo zrealizować drugi projekt. Instytucja ta podjęła następnie decyzję o wypłacie pierwszej raty tej dotacji, która miała miejsce w dniu 24 sierpnia 1999 r.
1.3. Od formalnego przyjęcia decyzji o przyznaniu pomocy finansowej na rzecz projektu BICI (15 czerwca 1998 r.) do faktycznej wypłaty pierwszej raty (24 sierpnia 1999 r.) Komisja potrzebowała ponad roku na wypłatę części przyznanych środków.
Aby ocenić, czy czas potrzebny Komisji był nadmiernie długi, a zatem czy instytucja działała z należytą starannością, należy dokonać wstępnej oceny mających zastosowanie przepisów oraz okoliczności sprawy.
1.4. Ogólne zasady mające zastosowanie do wypłat zaliczek na tego rodzaju dotacje są zawarte w rozporządzeniu (EWG) nr 2082/93 [3], które zmieniło rozporządzenie (EWG) nr 4253/88. Zgodnie z art. 21 ust. 1: „Płatności pomocy finansowej dokonuje się [ ], co do zasady, w terminie dwóch miesięcy od otrzymania akceptowalnego wniosku”. Decyzja Komisji z dnia 15 czerwca 1998 r. przyznająca pomoc WE dla BICI opierała się na poprzednim rozporządzeniu w sprawie rozstrzygania kwestii związanych z płatnościami (4). Z drugiej strony zasady te powinny stanowić podstawę indywidualnej umowy z SFC.
Poprzedni przepis ustanawia co do zasady dwumiesięczny termin płatności, w związku z czym dłuższy termin może wydawać się dopuszczalny w przypadku wystąpienia wyjątkowych okoliczności. Istnienie tych konkretnych faktów zostało podniesione przez Komisję w odniesieniu do projektu BICI, ponieważ jej służby były zobowiązane do wyjaśnienia niektórych nierozstrzygniętych kwestii finansowych związanych z wynikami SFC w poprzednim projekcie.
1.5. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że Komisja ma obowiązek zapewnić właściwe wykorzystanie funduszy wspólnotowych, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Zasada ta musi być stosowana przy realizacji wszelkich działań finansowanych z funduszy strukturalnych (5). Biorąc pod uwagę obawy służb finansowych Komisji związane z wcześniejszymi wynikami SFC, instytucja powinna była zweryfikować te aspekty przed dokonaniem jakichkolwiek nowych płatności, aby zapewnić należyte zarządzanie finansami.
1.6. Chociaż weryfikacja tych aspektów trwała ponad rok, Rzecznik nie może stwierdzić, że Komisja nie działała z należytą starannością. W związku z tym, w następstwie problemów dotyczących pierwszej dotacji w dniu 30 marca 1998 r., Komisja starała się je wyjaśnić w drodze przesłuchania skarżącego i władz włoskich, które odbyło się w dniu 13 listopada 1998 r. i które doprowadziło do kontroli na miejscu z udziałem różnych służb Komisji w dniach 23–25 czerwca 1999 r. oraz do płatności końcowej w dniu 24 sierpnia 1999 r.
Biorąc pod uwagę złożoność kwestii, którymi należy się zająć, oraz liczbę różnych zaangażowanych służb, ten czas nie wydaje się zbyt długi, a zatem instytucja nie wydaje się działać bez zachowania należytej staranności.
Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że w odniesieniu do tego aspektu sprawy nie zachodzi niewłaściwe administrowanie.
2 Rata płatności na drugi projekt SFC
2.1. Skarżący zwrócił się do Komisji o wypłatę pierwszej raty dotacji na projekt BICI, odpowiadającej 40 % całkowitego finansowania.
2.2. Komisja wskazała, że po sprawdzeniu pewnych nierozstrzygniętych kwestii dotyczących wyników przedsiębiorstwa skarżącego, płatność została dokonana w dniu 24 sierpnia 1999 r.
2.3. Rzecznik zauważa, że z uwag przekazanych przez skarżącego wynika, że kwota została już zapłacona zgodnie z wnioskiem zawartym w pierwotnej skardze.
Rzecznik uważa zatem, że nie zachodzi niewłaściwe administrowanie w odniesieniu do tego aspektu sprawy.
3 Przedłużenie terminu zakończenia projektu
3.1. W następstwie uwag przedstawionych przez Komisję w jej opinii skarżący zawarł w swoich uwagach nowy argument. Ze względu na opóźnienia w otrzymaniu płatności i wynikającą z nich szkodę majątkową skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich o uwzględnienie przez Komisję jego wniosków o przesunięcie terminu zakończenia projektu na okres po dniu 31 grudnia 1999 r.
3.2. Ze względu na fakt, że aspekt ten nie był częścią pierwotnej skargi i że w związku z tym instytucja nie miała możliwości ustosunkowania się do niego, Rzecznik uważa, że nie należy rozpatrywać tego nowego zarzutu w tym kontekście.
3.3. Rzecznik przyjmuje jednak do wiadomości treść pisma Komisji do skarżącego z dnia 22 grudnia 1999 r., przekazanego przez skarżącego w dniu 23 grudnia 1999 r. Instytucja wyjaśniła w tym piśmie, że nie można przedłużyć terminu realizacji drugiego projektu, ponieważ mogłoby to być sprzeczne z zasadami regulującymi fundusze strukturalne WE. Niemniej jednak instytucja zasugerowała, że jej decyzja może zostać zmieniona w przyszłości w świetle wniosków wyciągniętych w tej sprawie przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
3.4. Jak stwierdzono w pkt 1, Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie dopuściła się żadnego przypadku niewłaściwego administrowania. Należy jednak podkreślić, że na podstawie dostępnych dowodów przedstawionych Rzecznikowi Praw Obywatelskich w toku dochodzenia Rzecznik uznaje za uzasadnione, aby Komisja podjęła sprawiedliwą i sprawiedliwą decyzję w odniesieniu do wniosku złożonego przez skarżącego o przedłużenie terminu realizacji projektu BICI.
4 Wnioski Na
podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik podjął decyzję o zamknięciu sprawy.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem,
Jacobie SÖDERMANIE

---

(1) Decyzja Komisji C (1998) 1244 z dnia 15 czerwca 1998 r.

(2) Decyzja C(92) 406/4 z dnia 2 marca 1992 r.

(3) Rozporządzenie Rady (EWG) nr 2082/93 z dnia 20 lipca 1993 r. zmieniające rozporządzenie (EWG) nr 4253/88 ustanawiające przepisy wykonawcze do rozporządzenia (EWG) nr 2052/88 w odniesieniu do koordynacji działań różnych funduszy strukturalnych między nimi oraz z operacjami Europejskiego Banku Inwestycyjnego i innymi istniejącymi instrumentami finansowymi (Dz.U. L 193 z 31.7.1993, s. 20-33).

(4) Artykuł 3 decyzji 1244 z dnia 15 czerwca 1998 r.

(5) Zobacz art. 274 WE: „Komisja wykonuje budżet zgodnie z przepisami rozporządzeń wydanych na podstawie art. 279 [] uwzględniając zasady należytego zarządzania finansami].”