Szanowny Panie B.,
W dniu 18 marca 1999 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu International United Surveyors (I.U.S.). Twierdził Pan, że Komisja Europejska nie odpowiedziała na pisma, w których zwracał się Pan o wyjaśnienia dotyczące procedur przetargowych na projekty pomocy żywnościowej.
W dniu 9 czerwca 1999 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja Europejska przesłała swoją opinię w dniu 13 października 1999 r., a ja przekazałem ją Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. Otrzymałem uwagi od kancelarii prawnej Dorsey & Whitney LLP w dniu 1 grudnia 1999 r. W dniu 25 czerwca 2000 r. poinformował Pan podległe mi służby, że rzeczywiście powierzył Pan sprawę wyżej wymienionej kancelarii adwokackiej, ale w międzyczasie współpraca została przerwana.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

International United Surveyors EUIG (1) (zwana dalej I.U.S.) i jeden z jej członków German Control uczestniczyli w procedurach przetargowych dotyczących monitorowania projektów pomocy żywnościowej organizowanych przez Komisję Europejską. Komisja rzekomo dwukrotnie nie udzieliła odpowiedzi na skierowane do niej pisma.
1. W dniu 4 lutego 1999 r. I.U.S. wysłała do Komisji pismo w celu uzyskania informacji o wyniku procedury przetargowej nr 84-052533. Opóźnienia w przetwarzaniu i pogłoski o ewentualnym odwołaniu procedury spowodowały, że I.U.S. podejrzewał nieprawidłowości.
2. W tym samym dniu German Control, członek I.U.S., wysłał do Komisji pismo dotyczące zaproszenia do wyrażenia zainteresowania nr IA:AUS/31/RU/SCR.E1 - JOCE S 251-171772. Ze względu na niezwykle krótki termin składania wniosków I.U.S. uczestniczyła w tej procedurze za pośrednictwem jednego ze swoich członków, tj. niemieckiej kontroli. W rzeczywistości wszyscy członkowie konsorcjum I.U.S. powinni byli zrealizować projekt po przyznaniu go niemieckiej kontroli. Biorąc pod uwagę, że wydawało się to powodować trudności proceduralne, niemiecka kontrola postanowiła wycofać swój wniosek. W związku z tym skontaktowała się z Komisją i zwróciła się o wyjaśnienia dotyczące stanowiska Komisji.
W dniu 18 marca 1999 r. I.U.S. złożyła skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich. Twierdziła ona, że pomimo jej wniosku Komisja nigdy nie odpowiedziała na jej pisma. Służby Rzecznika nawiązały liczne nieformalne kontakty z właściwym departamentem Komisji, ale nie były w stanie uzyskać rozstrzygnięcia w tej sprawie. Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji o wydanie opinii.

WNIOSEK

Opinia Komisji
Europejskiej w sprawie tej dwojakiej skargi była w skrócie następująca:
1. Dział Komisji ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych wszczął dochodzenia w sprawie przedsiębiorstw monitorujących pomoc żywnościową. Tym samym procedura przetargowa nr 84-052533 została anulowana w listopadzie 1998 r. Wszyscy wnioskodawcy, w tym skarżący, zostali oficjalnie poinformowani telefonicznie. W związku z tym Komisja odrzuciła zarzut skarżącego.
2. W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania Komisja umieściła przedsiębiorstwo German Control na krótkiej liście. Niemiecka kontrola, która jest częścią europejskiego ugrupowania interesów gospodarczych I.U.S., zwróciła się do Komisji o zastąpienie niemieckiej kontroli przez I.U.S. spośród wnioskodawców umieszczonych na krótkiej liście. Komisja odmówiła. Całą sytuację szczegółowo omówiono ze skarżącym, w związku z czym Komisja uznała, że dalsze wyjaśnienia nie są potrzebne. Niemniej jednak w dniu 23 czerwca 1999 r., w następstwie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisja wystosowała pismo do skarżącego i ponownie wyjaśniła swoje stanowisko.
Uwagi skarżącego
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przekazał opinię Komisji Europejskiej skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Kancelaria adwokacka działająca w imieniu skarżącego przedstawiła w skrócie następujące uwagi:
W odniesieniu do zaproszenia do składania ofert nr 84-052533 Komisja podjęła próby ustosunkowania się do obaw I.U.S. w następstwie interwencji Rzecznika Praw Obywatelskich. Jednakże odpowiedzi telefonicznej nie można uznać za właściwy sposób poinformowania wnioskodawców o unieważnieniu procedury przetargowej.
W swoich uwagach skarżący stwierdził również, że procedura przetargowa nie powinna była zostać przerwana. Zamówienie powinno było zostać udzielone jak najszybciej wnioskodawcy, który nie był zaangażowany w dochodzenia w sprawie podejrzenia nadużycia finansowego. Skarżący zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich o wyjaśnienia w tej sprawie.
W tym względzie należy stwierdzić, że zarzuty te nie były częścią pierwotnej skargi, która dotyczyła braku odpowiedzi na pisma. Podejmowanie decyzji w sprawie nowych roszczeń skarżącego wykraczałoby poza obecne dochodzenie i wymagałoby nowego postępowania. Zarzuty te mogą jednak stanowić część nowej skargi.
Wreszcie Rzecznik Praw Obywatelskich został poinformowany, że I.U.S. wystosowała pismo do Komisji w dniu 26 października 1999 r. W przypadku gdyby Komisja nie udzieliła odpowiedzi, I.U.S. zwróciłaby się do swoich prawników o wszczęcie postępowania przed Sądem Pierwszej Instancji Wspólnot Europejskich.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

W dniu 25 czerwca 2000 r. służby Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktowały się ze skarżącym. Skarżący poinformował Rzecznika, że współpraca z ww. kancelarią zakończyła się. I.U.S. nie zamierzała prowadzić postępowania przeciwko Komisji Europejskiej w tej sprawie.

DECYZJA

1 Brak odpowiedzi na pismo skarżącego dotyczące przetargu nr 84-052533
1.1 Skarżący twierdził, że Komisja nie odpowiedziała na pismo, w którym pytała o wynik długotrwałej procedury przetargowej.
1.2 Komisja uznała, że wszyscy skarżący zostali już poinformowani telefonicznie o unieważnieniu postępowania.
1.3 Zasady dobrej administracji wymagają, aby instytucje działały zgodnie z zasadami i procedurami ustanowionymi w prawodawstwie wspólnotowym. Artykuł 9 ust. 6 rozporządzenia 2519/97 (2) przewiduje, że oferenci powinni być informowani na piśmie o decyzji Komisji o nieudzieleniu zamówienia. W niniejszej sprawie Komisja tego nie uczyniła. Nie skorygowała również swojego zachowania, gdy miała taką możliwość (tj. w następstwie pisma skarżącego i nieformalnego podejścia Rzecznika Praw Obywatelskich). Rzecznik uważa zatem, że działanie Komisji stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.
2 Brak odpowiedzi na pismo skarżącego dotyczące zaproszenia do wyrażenia zainteresowania
2.1 Skarżący twierdził, że Komisja Europejska nie odpowiedziała na pismo, w którym zwróciła się o wyjaśnienia dotyczące stanowiska Komisji.
2.2 Komisja przyznała, że nie odpowiedziała na pismo skarżącego. Komisja uznała, że kwestia ta została wyczerpująco omówiona i że skarżący nie potrzebuje dalszych wyjaśnień.
2.3 Rzecznik zauważa, że w toku niniejszego dochodzenia Komisja przesłała odpowiedź, która wydaje się odpowiadać na kwestie poruszone przez German Control w piśmie z dnia 4 lutego 1999 r. Rzecznik Praw Obywatelskich nie stwierdził żadnego przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy i w związku z tym uważa, że Komisja Europejska podjęła kroki w celu rozstrzygnięcia tego aspektu sprawy.
3 Wnioski Na
podstawie dochodzeń Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w tej sprawie wydaje się konieczne sformułowanie następującej uwagi krytycznej:

Zasady dobrej administracji wymagają, aby instytucje działały zgodnie z zasadami i procedurami ustanowionymi w prawodawstwie wspólnotowym. Artykuł 9 ust. 6 rozporządzenia 2519/97 przewiduje, że oferenci powinni być informowani na piśmie o decyzji Komisji o nieudzieleniu zamówienia. W niniejszej sprawie Komisja tego nie uczyniła. Nie skorygowała również swojego zachowania, gdy miała taką możliwość (tj. w następstwie pisma skarżącego i nieformalnego podejścia Rzecznika Praw Obywatelskich). Rzecznik uważa zatem, że działanie Komisji stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem
Jacob Söderman

---

(1) EUIG: Europejskie ugrupowanie interesów gospodarczych.

(2) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2519/97 z dnia 16 grudnia 1997 r. ustanawiające ogólne zasady mobilizacji produktów, które mają być dostarczone na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1292/96 jako wspólnotowa pomoc żywnościowa Dziennik Urzędowy L 346 , 17/12/1997 str. 0023 - 0040 Artykuł 9 ust. 6: ( ) Oferenci są informowani o decyzji o nieudzieleniu zamówienia za pomocą telekomunikacji pisemnej ( ).