Kontekst dochodzenia z własnej inicjatywy

1. Art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) upoważnia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia z własnej inicjatywy dochodzeń w sprawie ewentualnych przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

2. Niniejsze zapytanie dotyczy wniosku EPSO o przedłożenie dokumentów potwierdzających w języku angielskim, francuskim lub niemieckim przy ubieganiu się o udział w konkursie otwartym.

3. Rzecznik Praw Obywatelskich został poproszony o wszczęcie niniejszego dochodzenia z własnej inicjatywy, gdy był w trakcie rozpatrywania skargi 1994/2008/IP. Zażalenie to zostało złożone przez kandydata, który uczestniczył w konkursie otwartym EPSO/AD/117/08 mającym na celu utworzenie listy rezerwy kadrowej w celu zatrudnienia głównych administratorów w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym.

4. Skarga 1994/2008/IP dotyczyła głównie decyzji EPSO o używaniu języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego wyłącznie w korespondencji z kandydatami biorącymi udział w konkursie otwartym EPSO/AD/117/08. Skarżący twierdził, że decyzja ta stanowi naruszenie zasady zapisanej w art. 24 TFUE, zgodnie z którą każdy obywatel Unii może zwrócić się pisemnie do dowolnej instytucji lub organu Unii w jednym z języków urzędowych UE i otrzymać odpowiedź w tym samym języku.

5. W decyzji z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie powyższej skargi Rzecznik stwierdził, że działania EPSO nie stanowią niewłaściwego administrowania. Rzecznik zauważył jednak, że w swoich uwagach dotyczących opinii EPSO skarżący przedstawił nowy zarzut. Twierdził, że wniosek EPSO o przetłumaczenie wszystkich dokumentów potwierdzających załączonych do zgłoszenia na język angielski, francuski lub niemiecki dyskryminuje obywateli, których dokumenty zostały napisane w innym języku. Rzecznik Praw Obywatelskich nie uznał za właściwe rozpatrzenia tego zarzutu w swoim dochodzeniu w sprawie powyższej skargi. Uznał on jednak, że kwestia podniesiona przez skarżącego jest istotna i zasługuje na zbadanie. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy w tej sprawie.

Przedmiot dochodzenia

6. W piśmie otwierającym niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy Rzecznik zwrócił się do EPSO z pytaniem, czy (i) wniosek o dołączenie do wszystkich dokumentów, które nie zostały sporządzone w języku angielskim, francuskim lub niemieckim, tłumaczenia na jeden z tych języków dotyczył konkretnie konkursu otwartego EPSO/AD/117/08 lub czy został on również złożony w innych konkursach, a jeśli tak, to które, oraz (ii) o wyjaśnienie uzasadnienia (uzasadnień) takich wniosków, w tym ewentualnej konkretnej podstawy prawnej.

7. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował skarżącego w sprawie 1994/2008/IP o obecnym dochodzeniu z własnej inicjatywy.

W przedmiocie dochodzenia

8. W dniu 11 czerwca 2010 r. Rzecznik wszczął obecne dochodzenie z własnej inicjatywy.

9. W dniu 15 lipca 2010 r. EPSO udzieliło odpowiedzi na pytania Rzecznika Praw Obywatelskich.

10. W dniu 14 września 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich złożył wniosek o udzielenie dodatkowych informacji, na który EPSO odpowiedziało w dniu 15 października 2010 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Informacje przekazane Rzecznikowi przez EPSO

11. Na wstępie EPSO podkreśliło, że zgodnie z załącznikiem III do regulaminu pracowniczego [1] ogłoszenia o konkursach są opracowywane przez organ powołujący, który dysponuje szerokim zakresem uznania przy podejmowaniu decyzji w sprawie warunków konkursu otwartego. Ponadto podkreśliła, że wszystkie warunki dotyczące konkretnego konkursu otwartego stosuje się bez rozróżnienia do każdego kandydata.

12. Jeżeli chodzi o konkurs otwarty EPSO/AD/117/08, EPSO podkreśliło, że w pkt IV.3 odpowiedniego ogłoszenia o konkursie („Jak się zgłosić – pełne zgłoszenie”) stwierdzono, że „wszystkim dokumentom, które nie są sporządzone w języku angielskim, francuskim lub niemieckim, musi towarzyszyć tłumaczenie na jeden z tych języków, które [kandydaci] mogą wykonywać samodzielnie”[2].

13. Pomysł zwrócenia się do kandydatów o załączenie tłumaczenia dokumentów potwierdzających do ich zgłoszeń został wprowadzony w 2003 r., kiedy EPSO rozpoczęło organizowanie konkursów otwartych na rekrutację obywateli państw, które miały przystąpić do Unii w dniu 1 maja 2004 r. Ze względu na ograniczoną liczbę pracowników instytucji Unii posiadających znajomość języków nowych państw członkowskich klauzula ta miała na celu przyspieszenie oceny kandydatur przez komisje konkursowe.

14. EPSO stwierdziło ponadto, że wniosek ten został również złożony w odniesieniu do konkursów ogólnych od 2007 r.[3]. Podkreśliła, że brzmienie klauzuli uległo jednak z czasem nieznacznym zmianom oraz że cel klauzuli został wyjaśniony w ogłoszeniach o konkursie w następujący sposób:

„W celu przyspieszenia prac nad aktami i ich rozpatrywania EPSO zwraca się do [kandydatów] o dostarczenie nieoficjalnego tłumaczenia – na język angielski, francuski lub niemiecki – wszystkich dokumentów potwierdzających dotyczących [ich] dyplomów i doświadczenia zawodowego. Ewentualne pominięcie takiego tłumaczenia nie będzie jednak stanowiło przyczyny wykluczenia"[4].

15. Po przyjęciu nowej struktury ogłoszeń o konkursach w marcu 2009 r. EPSO wycofało wniosek o dostarczenie przez kandydatów tłumaczenia wszystkich dokumentów potwierdzających na język angielski, francuski lub niemiecki.

Wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o dodatkowe informacje i odpowiedź EPSO

16. W dniu 14 września 2010 r. Rzecznik zwrócił się do EPSO o poinformowanie go (i) o powodach, dla których od marca 2009 r. kandydaci biorący udział w konkursach otwartych nie byli już proszeni o dostarczenie tłumaczenia wszystkich dokumentów potwierdzających na język angielski, francuski lub niemiecki, oraz (ii) o ewentualnych rozważaniach EPSO dotyczących ewentualnego zastosowania takiego obowiązku w przyszłości.

17. W odpowiedzi z dnia 15 października 2010 r. EPSO podkreśliło znaczenie, jakie przywiązuje do różnorodności, oraz swoje zaangażowanie w tworzenie pozytywnego wizerunku instytucji UE we wszystkich państwach członkowskich. Następnie stwierdził, że jednym z głównych celów EPSO jest przyciągnięcie wysoko wykwalifikowanych kandydatów do konkursów otwartych. Spośród szeregu inicjatyw podjętych w tym celu EPSO zauważyło w szczególności, że zmieniło ogłoszenia o konkursach i postanowiło wycofać wniosek o dostarczenie przez kandydatów tłumaczenia na język angielski, francuski lub niemiecki wszystkich dokumentów potwierdzających, które nie zostały sporządzone w jednym z tych języków.

18. W odniesieniu do kwestii możliwości ponownego złożenia takiego wniosku w przyszłości EPSO wyjaśniło ponadto, że jeśli chodzi o organizację konkursów, nie znajduje się już w takiej samej sytuacji jak przed rozszerzeniem. W związku z tym Komisja stwierdziła, że nie przewidziała, iż w przyszłości skorzysta z wyżej wymienionej klauzuli.

B. Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

19. W odniesieniu do pierwszego pytania postawionego w piśmie otwierającym niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy Rzecznik zauważa, że wniosek o tłumaczenie dokumentów potwierdzających na język angielski, francuski lub niemiecki został wprowadzony do ogłoszeń o konkursach w fazie rozszerzenia przed 2004 r. i został rozszerzony na wszystkie konkursy ogólne w 2007 r. Nie był on zatem specyficzny dla konkursu otwartego EPSO/AD/117/08.

20. Jeśli chodzi o pytanie Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące przyczyn wprowadzenia tej klauzuli, EPSO odniosło się do ograniczonej dostępności w 2004 r. pracowników UE znających języki nowych państw członkowskich oraz do potrzeby przyspieszenia rozpatrywania wniosków. Rzecznik zakłada, że EPSO zamierzało odnieść się do języków tych nowych państw członkowskich, które rzeczywiście były nowe, ponieważ argument EPSO byłby wyraźnie trudny do zrozumienia, na przykład w odniesieniu do zgłoszeń sporządzonych w języku greckim i wysłanych przez kandydatów cypryjskich. Z zastrzeżeniem tego wyjaśnienia Rzecznik zgadza się, że odpowiednia klauzula w ogłoszeniach o konkursie została wprowadzona w czasie, gdy UE stanęła w obliczu bardzo szczególnej sytuacji, tj. przystąpienia znacznej liczby nowych państw członkowskich, których języki w większości nie były wcześniej językami urzędowymi UE. W okresie rozszerzenia od 2004 r. do 2007 r. przystąpiło łącznie 12 nowych państw członkowskich. Chociaż potrzeba zagwarantowania różnorodności językowej w UE jest oczywista, Rzecznik może zrozumieć, że organizując konkursy na etapie przedakcesyjnym, EPSO mogło znaleźć się w szczególnie trudnej sytuacji w odniesieniu do nowych języków używanych w nowych państwach członkowskich. Biorąc pod uwagę brak pracowników, którzy znaliby w wystarczającym stopniu nowe języki, oraz konieczność szybkiego działania w trakcie procedur naboru, decyzja EPSO o zwróceniu się do kandydatów o dostarczenie tłumaczeń dokumentów potwierdzających na język angielski, francuski lub niemiecki nie wydaje się zatem nieuzasadniona.

21. Rzecznik uważa jednak, że rozumowanie przedstawione przez EPSO nie może wyjaśnić, dlaczego wniosek o tłumaczenie na język angielski, francuski lub niemiecki został utrzymany po etapie akcesyjnym, kiedy to został rozszerzony na konkursy ogólne w 2007 r. Można by założyć, że EPSO zatrudniało wówczas pracowników, którzy byli w stanie rozpatrywać zgłoszenia w językach nowych państw członkowskich. W każdym razie nie wydaje się, aby odpowiednia klauzula ograniczała się do dokumentów sporządzonych w językach nowych państw członkowskich, które wcześniej nie były językami urzędowymi UE. Wydaje się bowiem, że na mocy tej klauzuli od kandydatów włoskich lub hiszpańskich również można by oczekiwać przedstawienia tłumaczeń, chociaż można racjonalnie założyć, że EPSO zatrudniało pracowników, którzy opanowali te języki. Rzecznik zauważa, że EPSO nie przedstawiło żadnego wyjaśnienia, dlaczego przedłużenie tej praktyki poza okres akcesyjny uznano za konieczne.

22. W swoich uwagach skierowanych do Rzecznika EPSO podniosło, że tłumaczenie nie jest obowiązkowe i że brak takiego tłumaczenia nie stanowi powodu wykluczenia z danego konkursu. Rzecznik zauważa jednak, że sformułowanie użyte przynajmniej w niektórych ogłoszeniach o konkursie, zgodnie z którym „wszystkim dokumentom, które nie są sporządzone w języku angielskim, francuskim lub niemieckim [5], musi towarzyszyć tłumaczenie na jeden z tych języków”, sugeruje, że dostarczenie tłumaczenia było obowiązkowe. Takie sformułowanie było co najmniej mylące, ponieważ kandydaci mogli racjonalnie interpretować je w ten sposób, że tłumaczenie jest obowiązkowe.

23. Rzecznik zauważa jednak, że EPSO poinformowało go, że praktyka zwracania się o takie tłumaczenia została zniesiona w marcu 2009 r. Ponadto EPSO wskazało, że nie przewiduje stosowania takich lub podobnych klauzul w przyszłości.

24. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do dalszych działań w tej sprawie.

C. Wnioski

Na podstawie dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka ją następującym wnioskiem:

Nie ma podstaw do dalszych działań.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 30 maja 2012 r.

[1] Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r., Dz.U. L 56 z 1 grudnia 1972 r., ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 723/2004 z dnia 22 marca 2004 r. zmieniającym regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich, Dz.U. L 124, s. 1.

[2] Dz.U. 2008, C 16 A, s. 10.

[3] Zobacz na przykład ogłoszenie o konkursie EPSO/AD/94/07, Dz.U. 2007, C 45 A, s. 3.

[4] Zobacz na przykład ogłoszenie o konkursach otwartych EPSO/AST/46/08, EPSO/AST/47/08, EPSO/AST/48/08, EPSO/AST/49/08 i EPSO/AST/50/08, Dz.U. 2008, C 96 A, s. 1.

[5] Podkreślenie dodane.