Szanowny Panie J.,
W dniu 14 grudnia 1998 r. przesłał Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu „Federación Española de Industrias de la Alimentación y Bebidas” (FIAB), dotyczącą niewypłacenia przez Komisję Europejską obu kwot należnych z tytułu umowy podpisanej z instytucją (ALR/B7-311/95 138/E3/001), a także należytego udzielenia odpowiedzi na Pana liczne pisemne wnioski.
W dniu 20 stycznia 1999 r. przekazałem Pani skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej wraz z prośbą o przedstawienie uwag do końca kwietnia. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 4 maja 1999 r., a ja przekazałem ją Panu w dniu 20 maja wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W dniu 21 czerwca 1999 r. przesłał mi Pan faksem swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Zgodnie z zarzutem fakty są następujące:
W lutym 1998 roku "Federación Española de Industrias de la Alimentación y Bebidas" (FIAB) podpisała umowę z Komisją Europejską w ramach programu Al-Invest. Zgodnie z warunkami umowy skarżący musiał przeprowadzić szereg inicjatyw związanych z konferencją z przedstawicielami Unii Europejskiej i Mercosuru, która miała się odbyć w dniach 2 i 3 marca 1998 r. Płatności z tytułu umowy powinny być dokonywane w różnych ratach: 30 % całkowitej kwoty musiało zostać wypłacone po podpisaniu umowy, 40 % po zakończeniu posiedzenia, a pozostała część po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego.
Pomimo faktu, że FIAB przekazał Komisji Europejskiej wszystkie istotne informacje, płatności odpowiadające drugiej i ostatniej transzy nie zostały dokonane. Skarżący wielokrotnie kontaktował się ze służbami Komisji, zarówno telefonicznie, jak i pismem z dnia 17 września 1998 r. Odpowiedzi udzielone wykonawcom w celu wyjaśnienia sytuacji w zakresie ich płatności były rzekomo niezadowalające.
Ponieważ sytuacja nie uległa poprawie, skarżący złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu FIAB. W piśmie tym twierdził, że Komisja nie uiściła należnych kwot oraz że instytucja nie udzieliła prawidłowej odpowiedzi na jego wniosek o udzielenie informacji.

WNIOSEK

Uwagi
Komisji można streścić
w następujący sposób:
Program Al-Invest wspiera przedsiębiorstwa w Ameryce Łacińskiej poprzez utworzenie sieci centrów wsparcia, a także specjalistycznych spotkań i partnerstw. W tym kontekście FIAB przedłożył propozycję zorganizowania posiedzeń, które miały być finansowane wspólnie ze środków prywatnych i wspólnotowych. Wkład WE nie mógł przekroczyć połowy całkowitych szacunkowych wydatków.
Komisja wpłaciła pierwszą część swojego wkładu w kwietniu 1998 r. Wniosek o drugą ratę w wysokości 40 % nie został uiszczony natychmiast, ponieważ wcześniej Komisja musiała zatwierdzić dokumentację przedłożoną przez FIAB. Według Komisji FIAB nie przekazał pełnej dokumentacji w terminie.
Sprawozdanie końcowe FIAB zostało przedłożone dopiero w dniu 12 listopada 1998 r. Ponieważ jednak nie zawierała ona wszystkich istotnych dokumentów, kilka dni później Komisja musiała przypomnieć skarżącemu o konieczności przedłożenia brakującej dokumentacji jako warunku wypłaty drugiej i trzeciej (ostatecznej) raty.
Komisja przyznała, że opóźnienie w płatnościach wynikało z faktu, że jej usługi w zakresie stosunków zewnętrznych zostały w dużym stopniu zreorganizowane w 1998 r. wraz z utworzeniem wspólnych służb Relex (SCR). Przekazanie plików i zmiany dla kierowników zadań utrudniły obsługę około 2000 projektów, w tym programu Al-Invest. Pomimo tych problemów i pewnych komplikacji elektronicznych, SCR dołożyło wszelkich starań, aby zamknąć wszystkie nierozstrzygnięte sprawy Al-Invest przed końcem 1998 roku. W następstwie tego zobowiązania Komisja wskazała, że faktury FIAB zostały już zapłacone.
Jeżeli chodzi o domniemane nieudzielenie przez jej służby zadowalającej odpowiedzi na ponawiany przez skarżącego wniosek o płatność, Komisja uznała, że jej właściwe służby odpowiedziały najlepiej jak potrafiły. Ponadto zastępca kierownika działu w DG. I-B wielokrotnie wyjaśniał skarżącym sytuację telefonicznie, mimo że nie był odpowiedzialny za sprawy dotyczące płatności.
Ponadto Komisja wyraziła ubolewanie z powodu opóźnień w płatnościach, chociaż uznała, że jej służby dołożyły wszelkich starań w obecnych okolicznościach.
Uwagi skarżącego W
swoich uwagach skarżący potwierdził, że Komisja ostatecznie zapłaciła należne kwoty, i wyraził wdzięczność Rzecznikowi Praw Obywatelskich.Skarżący w imieniu FIAB przyjął przeprosiny od Komisji Europejskiej. Uznał również, że jego organizacja mogła dochodzić odsetek za opóźnienia w płatnościach, ale postanowiła tego nie robić. Skarżący podkreślił ponadto, że problem ten świadczy o nieskuteczności procedury Komisji oraz o potrzebie jaśniejszych zasad. Skarżący twierdził, że z powodu braku jasnych wytycznych proceduralnych na szczeblu wspólnotowym obywatele europejscy nie wiedzą, czego oczekiwać od administracji WE ani do kogo się zwrócić.
Zdaniem skarżącego odpowiedni byłby zbiór zasad regulujących procedurę administracyjną WE, podobnych do zasad stosowanych przez kilka państw członkowskich.

DECYZJA

Na podstawie informacji dostarczonych przez skarżącego oraz uwag przedstawionych przez Komisję Europejską Rzecznik stwierdza, że sprawa została rozstrzygnięta przez Komisję Europejską w sposób zadowalający.
W związku z powyższym Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich postanawia zamknąć sprawę.

DODATKOWE UWAGI

Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał liczne skargi, które odnosiły się do przypadków niewłaściwego administrowania, których można było uniknąć, gdyby dostępne były jasne informacje na temat obowiązków administracyjnych personelu Wspólnoty wobec obywateli. W celu skorygowania tego deficytu Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął w dniu 11 listopada 1998 r. dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie istnienia i powszechnej dostępności w różnych instytucjach i organach Wspólnoty kodeksu dobrego postępowania administracyjnego urzędników w ich stosunkach ze społeczeństwem (OI/1/98/OV).
Przewodnicząca Komisji Europejskiej oraz Ararteko z Kraju Basków również zostaną poinformowani o tej decyzji.
Z poważaniem,
Jacobie SÖDERMANIE