Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich rozpatruje skargi składane przez pracowników administracji UE. Nie ma jednak uprawnień, aby uchylać decyzje podejmowane przez organy administracji.

Zanim dany pracownik zwróci się do Rzecznika Praw Obywatelskich, najpierw musi wyczerpać administracyjną procedurę rozpatrywania skarg, która obowiązuje wewnątrz danej organizacji. W większości przypadków jest to procedura określona w art. 90 regulaminu pracowniczego UE.

Jeśli jednak instytucja, organ lub jednostka organizacyjna UE po prostu nie odpowiedziały na wniosek pracownika o udzielenie informacji, Rzecznik może zasugerować administracji udzielenie odpowiedzi, nawet jeśli nie skorzystano z wewnętrznej procedury składania skarg.

Administracja UE dysponuje szerokim zakresem uznania w zakresie organizacji swoich zasobów ludzkich i oceny wyników personelu. W związku z tym Rzecznik zazwyczaj wszczyna postępowanie wyjaśniające w sprawie skargi pracownika tylko wtedy, gdy mogły wystąpić oczywiste błędy w ocenie bądź poważne uchybienia proceduralne lub systemowe.

Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa formalną rolę w zapewnianiu przestrzegania przez administrację UE postanowień Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych. Odgrywa także rolę w zapewnianiu, by administracja UE wywiązywała się ze swoich zobowiązań w zakresie przeciwdziałania nękaniu.