De zaak betrof het ontslag van een teamleider in een door de EU gefinancierd project in Midden-Amerika.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de Commissie redelijk had gehandeld door de begunstigde van het project toe te staan de teamleider te ontslaan nadat het contract was ondertekend. De Ombudsman sloot de zaak daarom af.

De zaak betrof een aanbestedingsprocedure van de Europese Commissie voor het verlenen van IT-beheer en aanverwante diensten. Klager is een consortium waarvan de inschrijving voor het betrokken contract niet is geslaagd.

De belangrijkste stelling van klager is dat de Commissie de opdracht heeft gegund aan een inschrijver die een oplossing bood voor het terugwinnen van gegevens in geval van een ramp die inferieur was aan de vereisten van de opdracht.

De Europese Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de Commissie zich in deze zaak schuldig had gemaakt aan wanbeheer door te oordelen dat de winnende inschrijving in overeenstemming was met het bestek. Zij heeft de Commissie aanbevolen a) haar wanbeheer te erkennen en b) in te gaan op het verzoek van klager om schadevergoeding.

Helaas heeft de Commissie de aanbevelingen van de Ombudsman niet aanvaard en heeft zij haar weigering niet overtuigend gemotiveerd. Daarom sloot de Ombudsman de zaak af door twee kritische opmerkingen aan de Commissie te richten.

De klacht had betrekking op de werking van het systeem voor vroegtijdige waarschuwing ('EWS') van de Europese Commissie, een computergestuurd informatiesysteem dat "bedreigingen" voor de financiële belangen en reputatie van de EU vaststelt. Het EWS telt vijf hoofdcategorieën waarschuwingen: W1 t/m W5. Bepaalde categorieën waarschuwingen bevatten subcategorieën (W1a, b, c, en d, W3a en b, enzovoort). De onderhavige zaak heeft betrekking op een W3b-waarschuwing. Een W3b-waarschuwing wordt afgegeven met betrekking tot personen die gerechtelijk worden vervolgd wegens ernstige administratieve fouten of fraude.

Klager stelde dat het verzoek van OLAF om een waarschuwing met betrekking tot klager in het EWS te registreren, niet volgens de regels was, evenals de weigering van OLAF om deze waarschuwing in te trekken. Klager werd immers niet gerechtelijk vervolgd.

De Ombudsman was van mening dat er een feitelijke grondslag moet bestaan om iemand in een bepaalde categorie van het EWS onder te brengen. Is deze er niet, dan heeft de rubricering van personen in het EWS geen betekenis. De Ombudsman was van mening dat de uitleg van OLAF met betrekking tot de W3b-waarschuwing ruimte laat om personen in vergelijkbare situaties in verschillende categorieën onder te brengen. Iemand die onder bijvoorbeeld het Britse rechtssysteem valt, zou in W2 gerubriceerd blijven worden als OLAF de Britse Crown Prosecution Service op de hoogte zou brengen van zijn bevindingen, terwijl iemand die onder het Belgische rechtssysteem valt, in W3b gerubriceerd zou worden als er een onderzoek loopt. Er is geen objectieve rechtvaardiging voor deze verschillen in behandeling. De Ombudsman deed derhalve een voorstel tot minnelijke schikking, waarin hij OLAF vroeg de jegens klager uitgevaardigde W3b-waarschuwing in te trekken en de informatie met betrekking tot klager die het in zijn bezit had, te analyseren, teneinde te bepalen of een andere waarschuwing op zijn plaats is. OLAF gaf geen gehoor aan het voorstel van de Ombudsman. Op basis van zijn onderzoek naar de klacht sloot de Ombudsman zijn onderzoek af met een kritische opmerking.

Samenvatting van het besluit inzake klacht OI/3/2008/FOR tegen de Europese Commissie

Het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) van de Europese Commissie is een geautomatiseerd informatiesysteem dat tot doel heeft "bedreigingen" voor de financiële belangen en reputatie van de EU te identificeren. Zo biedt het EWS personeelsleden van de Commissie die betrokken zijn bij aanbestedingsprocedures de mogelijkheid om te controleren of inschrijvers worden verdacht van fraude. Na verschillende klachten over de werking van het EWS te hebben ontvangen, startte de Ombudsman een onderzoek, met inbegrip van een openbare raadpleging waaraan veel belanghebbenden hebben bijgedragen. Een van de punten van zorg die tijdens de raadpleging naar voren werden gebracht, was het feit dat personen en bedrijven niet systematisch worden geïnformeerd dat zij in het EWS zijn opgenomen. De deelnemers voerden ook aan dat er onduidelijkheid bestond over de wijze waarop beroep kan worden ingesteld tegen een dergelijke plaatsing op de lijst.

In haar advies bevestigde de Commissie dat de in het EWS vermelde entiteiten normaliter niet van dit feit in kennis worden gesteld. Bovendien heeft het Hof erkend dat het stelsel niet over een formeel beroepsmechanisme beschikt.

De Ombudsman concludeerde dat de reikwijdte van bepaalde EWS-waarschuwingen niet duidelijk is omschreven. Hij riep de Commissie ook op het recht om te worden gehoord te waarborgen voordat besluiten worden genomen om personen of bedrijven in het EWS op te nemen. Voorts moet het recht op toegang tot het dossier worden geëerbiedigd. Bovendien moeten getroffen personen of bedrijven in kennis worden gesteld van hun recht om een klacht in te dienen bij de Ombudsman of om beroep in te stellen bij de rechter.

In haar antwoord op de ontwerpaanbeveling verklaarde de Commissie dat zij voornemens is in 2013 een herzien EWS-besluit in te dienen. Een dergelijk herzien besluit zal worden opgesteld in het licht van zowel de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman als de uitkomst van een beroep bij het Hof van Justitie in de zaak Planet (die betrekking heeft op het EWS).

De Ombudsman sloot zijn onderzoek af op basis van de toezegging van de Commissie om het EWS te hervormen. Hij maakte echter nog een opmerking waarin hij de Commissie opriep ervoor te zorgen dat zij ook stappen onderneemt om de grondrechten te beschermen in de periode voordat het EWS wordt hervormd.

Klager is een Duits staatsburger. In augustus 2010 wendde hij zich tot de Commissie en verzocht hij, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten, om kopieën van bepaalde voorbereidende documenten betreffende de "Interpretatieve mededeling van de Commissie over de toepassing van artikel 296 van het Verdrag op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied". De Commissie weigerde toegang en voerde aan dat alle gevraagde documenten binnen de werkingssfeer van de uitzondering van artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vielen ("defensie- en militaire aangelegenheden"). Om dezelfde reden kon ook geen gedeeltelijke toegang worden verleend. Klager diende vervolgens een confirmatief verzoek om toegang in. Na de termijn voor de behandeling van zijn confirmatief verzoek met 15 werkdagen te hebben verlengd, deelde de Commissie klager mee dat zij ondanks de verlengde termijn haar besluit niet had kunnen afronden.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie zijn confirmatief verzoek om toegang tot bepaalde documenten niet binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen had behandeld. Hij verzocht de Commissie i) zijn confirmatief verzoek snel te behandelen en ii) toegang tot de betrokken documenten te verlenen.

Op 17 december 2010 is de klacht voor advies doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 23 december 2010 deelde klager de diensten van de Ombudsman mee dat de Commissie hem tot zijn verbazing en grote vreugde onbeperkte toegang had verleend tot alle door hem gevraagde documenten. Hij wees erop dat aan zijn verzoek om toegang was voldaan en dat hij van mening was dat de zaak was opgelost.

De Ombudsman sloot de zaak dus af zoals deze door de instelling was beslecht.