De zaak betrof de wijze waarop het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) een initiatiefadvies over elektromagnetische overgevoeligheid heeft goedgekeurd. Tijdens zijn zitting heeft de voltallige vergadering van het EESC een door een van zijn afdelingen opgesteld ontwerpadvies verworpen en in plaats daarvan een tegenadvies goedgekeurd dat de dag voor de zitting werd gepresenteerd. Klagers voerden aan dat het advies moest worden ingetrokken omdat de indiener van het tegenadvies het EESC niet had laten weten banden te hebben met organisaties die banden hebben met telecommunicatiebedrijven. Bovendien voerden zij aan dat de voltallige vergadering van het EESC niet voldoende tijd had gekregen om het tegenadvies te onderzoeken en dat de gevolgde procedure bijgevolg niet in overeenstemming was met de toepasselijke regels. Zij dienden een klacht in bij de Ombudsman.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de zaak systemische risico’s aan het licht bracht die de transparantie en legitimiteit van de door het EESC gevolgde procedures in gevaar zouden kunnen brengen. De Ombudsman concludeerde met name dat het EESC er in alle gevallen voor moet zorgen dat zijn werkzaamheden op een open en transparante manier worden uitgevoerd. Zij merkt ook op dat het in dit geval moeilijk te accepteren is dat de voltallige vergadering van het EESC voldoende tijd heeft gekregen om het tegenadvies te bestuderen.

De Ombudsman heeft het EESC aanbevolen om: (i) ervoor zorgen dat haar leden tijdig een volledige verklaring afleggen over alle relevante belangen;

wijze; en ii) eisen dat de belangenverklaringen jaarlijks worden bijgewerkt en dat het EESC, indien zich nieuwe omstandigheden voordoen, de kwestie onderzoekt en eist dat de informatie zo nodig wordt bijgewerkt.

De Ombudsman heeft ook voorgesteld dat het EESC er altijd naar moet streven dat zijn leden voldoende tijd krijgen om documenten te onderzoeken voordat er wordt gestemd.

De achtergrond van de klachten

1. Het onderzoek heeft betrekking op de wijze waarop het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC)^[1] een initiatiefadvies heeft uitgebracht over elektromagnetische overgevoeligheid.^[2] Elektromagnetische overgevoeligheid houdt verband met blootstelling aan elektromagnetische veldbronnen ^[3], zoals mobiele-telefoonmasten, draadloze telefoons en wifirouters.

2. Het EESC komt bijeen tijdens zittingen, waar adviezen met gewone meerderheid van stemmen worden goedgekeurd op basis van afdelingsadviezen. De afdelingsadviezen worden opgesteld door studiegroepen, gewoonlijk bestaande uit twaalf leden die kunnen worden bijgestaan door vier deskundigen.

3. In dit geval is het ontwerpadvies opgesteld door de afdeling Vervoer, Energie, Infrastructuur en Informatiemaatschappij (TEN). Tijdens de zitting van 21 en 22 januari 2015 heeft de voltallige vergadering dit ontwerpadvies echter verworpen en (met 138 stemmen vóór en 110 stemmen tegen, bij 19 onthoudingen) een tegenadvies goedgekeurd dat is opgesteld door een lid van het EESC dat ook lid is van de TEN. Een tegenadvies is een wijzigingsvoorstel of wijzigingsvoorstellen waarin "een algemeen afwijkend standpunt ten opzichte van het afdelingsadvies wordt ingenomen"^[4].

4. De persoon in kwestie werd door een lidstaat benoemd tot lid van het EESC als ʺconsultant over ethische, sociale en milieukwesties en werd door het EESC geregistreerd als lid in de categorie ʺconsumenten en milieuʺ in groep III (verschillende belangen).

5. Klagers ^[5] klaagden vervolgens bij het EESC dat het EESC-lid dat het tegenadvies had opgesteld, het EESC niet had laten weten dat hij voor twee organisaties met banden met telecommunicatiebedrijven werkte. Zij merken op dat het feit dat het EESC-lid is benoemd tot ʺconsultant over ethische, sociale en milieukwesties, andere EESC-leden kan hebben misleid over de belangen die hij vertegenwoordigt.

6. De klagers verklaarden ook dat het tegenadvies de dag voor de zitting aan de EESC-leden was toegezonden, wat betekende dat de EESC-leden niet voldoende tijd kregen om het vóór de stemming te herzien. De klagers verzochten het EESC de stemming over elektromagnetische overgevoeligheid nietig te verklaren, aangezien deze volgens hen werd ondermijnd door een "belangenconflict".

7. In zijn antwoord verklaarde het EESC dat de stemming niet kan worden geannuleerd omdat zij in overeenstemming is met zijn interne regels. Wat het vermeende "belangenconflict" betreft, wijst het EESC erop dat zijn leden ʺ niet gebonden zijn aan verplichte instructies. Zij zijn volledig onafhankelijk in de uitoefening van hun taken, in het algemeen belang van de Unie ʺ.^[6] Dit houdt in dat de leden een aanzienlijke vrijheid genieten bij de uitoefening van hun taken van het EESC.

8. De klagers waren niet overtuigd door de argumenten van het EESC en wendden zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

9. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klachten en stelde de volgende aantijgingen en daarmee verband houdende claims vast:

Beschuldigingen

1) Het EESC onderzoekt kwesties in verband met mogelijke "belangenconflicten" van zijn leden niet naar behoren en heeft nagelaten op te treden wanneer een van zijn leden in dit geval met een vermeend "belangenconflict" wordt geconfronteerd.

2) Het EESC heeft zich bij de goedkeuring van zijn advies over elektromagnetische overgevoeligheid niet aan de vastgestelde procedure gehouden.

Vorderingen

1) Het EESC zou in het algemeen goed moeten omgaan met mogelijke "belangenverstrengeling" van zijn leden en zich met name moeten buigen over de vermeende "belangenverstrengeling" van een van zijn leden.

2) Het EESC zou de stemming over elektromagnetische overgevoeligheid moeten annuleren.

10. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van het EESC over de klacht en vervolgens de opmerkingen van de klagers naar aanleiding van het advies van het EESC. Zij heeft ook het dossier van het EESC ingezien. In de aanbeveling en suggestie van de Ombudsman wordt rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Bewering dat het EESC potentiële "belangenverstrengeling" van zijn leden niet naar behoren onderzoekt

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. In zijn advies stelde het EESC dat EESC-leden verschillende belangen vertegenwoordigen die in het maatschappelijk middenveld aanwezig zijn. Het wijst er ook op dat zij niet voltijds aan de activiteiten van het EESC deelnemen. Integendeel, zij blijven hun beroepsactiviteiten uitoefenen als leden van het maatschappelijk middenveld.

12. Het EESC merkte op dat noch in zijn reglement van orde, noch in het statuut van de leden wordt verwezen naar "belangenverstrengeling" van zijn leden. Artikel 5 bis van het Statuut van de leden verwijst echter naar de opgave van financiële belangen van de leden:

"Alle leden dienen opgave te doen van hun financiële belangen, onder vermelding van de naam van de organisatie die hen voor het EESC-lidmaatschap heeft voorgedragen en de bezoldigde functies of activiteiten die zij bekleden of uitoefenen. De leden vullen een dergelijke verklaring in zodra zij bij het EESC in dienst treden, waarbij het daartoe bestemde formulier deel uitmaakt van hun bij het EESC bijgehouden persoonsdossier; dit wordt zo nodig door het betrokken lid bijgewerkt en via internet voor het publiek toegankelijk gemaakt."

13. Volgens het EESC houdt deze bepaling in dat het EESC "ervoor moet zorgen dat de verschillende belangen van zijn leden openbaar en algemeen bekend zijn". In dit geval had het lid dat het tegenadvies had opgesteld, bij zijn benoeming een verklaring ingediend. Deze verklaring had geen betrekking op enige organisatie waartoe hij behoorde. Na de goedkeuring van het tegenadvies werd de verklaring echter later bijgewerkt, waarbij deze keer werd verwezen naar de organisaties waarmee het betrokken lid banden had.

14. Het EESC verklaarde ook dat de voltallige vergadering belast is met de behandeling van mogelijke kwesties in verband met "belangenverstrengeling" van haar leden. Indien nodig kan de zaak worden doorverwezen naar de "quaestoren", die een adviserende rol hebben met betrekking tot besluiten of maatregelen die gevolgen kunnen hebben voor de leden. Tot de taken van de quaestoren behoren onder meer het waarborgen van de correcte uitvoering van het Statuut van de leden en het oplossen van twijfels of geschillen die voortvloeien uit de toepassing van het Statuut van de leden ^[7].

15. Het EESC merkt vervolgens op dat, toen het tegenadvies tijdens de zitting werd gepresenteerd, het EESC-lid dat het had opgesteld, door een ander lid publiekelijk werd beschuldigd van het niet hebben opgegeven van een aantal relevante belangen. Ondanks het feit dat deze informatie aan de voltallige vergadering van het EESC is voorgelegd, besluit de voltallige vergadering over het advies te stemmen. Het EESC is dan ook van mening dat het advies terecht is goedgekeurd.

16. De klagers voerden aan dat als een lid, dat aan het EESC wordt voorgesteld als consultant voor bepaalde kwesties (in dit geval ethische, sociale en milieuaangelegenheden), daadwerkelijk deel uitmaakt van een organisatie die belang heeft bij de kwestie, die persoon niet kan worden geacht zijn taken onafhankelijk, objectief en in het algemeen belang van de EU uit te voeren.

Beoordeling door de Ombudsman die tot een aanbeveling heeft geleid

17. De reden voor de benoeming van leden van het EESC is dat zij uiteenlopende sectorale belangen vertegenwoordigen, waaronder die van de industrie. De leden van het EESC kunnen dus banden hebben met specifieke industriële belangen (waaronder telecommunicatiebedrijven). Het is echter belangrijk dat de EESC-leden alle belangen aangeven die zij vertegenwoordigen. Indien dergelijke informatie niet openbaar wordt gemaakt, zou de procedure voor de goedkeuring van EESC-adviezen niet transparant zijn. De legitimiteit van het EESC als orgaan dat diverse belangen in de samenleving van de EU vertegenwoordigt, zou dus worden ondermijnd.

18. De Ombudsman merkt op dat toen het lid dat het tegenadvies heeft opgesteld door maatschappelijke organisaties publiekelijk werd beschuldigd van het niet kenbaar maken van een aantal relevante belangen, hij het EESC onmiddellijk om advies heeft gevraagd. Het EESC antwoordt dat zijn juridische dienst "particuliere aangelegenheden" niet kan behandelen en stelt voor dat hij deze kwestie aan de quaestoren voorlegt.

19. Het EESC voerde aan dat het de verantwoordelijkheid van elk lid is om een belangenverklaring te ondertekenen en dat noch in zijn reglement van orde, noch in het statuut van de leden wordt verwezen naar "belangenverstrengeling" van zijn leden.  Uit deze verklaring blijkt volgens de Ombudsman dat het EESC niet bereid was om op dit gebied actie te ondernemen of enige verantwoordelijkheid op zich te nemen. Dit lijkt in tegenspraak te zijn met de verklaring van het EESC dat het ervoor moet zorgen dat de verschillende belangen van zijn leden openbaar en algemeen bekend zijn (zie hierboven, paragraaf 13).

20. In dit geval merkt de Ombudsman op dat de belangen van het EESC-lid dat het tegenadvies heeft opgesteld, tijdens het debat over het advies door de voltallige vergadering van het EESC kenbaar zijn gemaakt. De Ombudsman merkt echter op dat het feit dat de belangen van het lid pas op de dag van de stemming in het EESC openbaar werden gemaakt, niet te wijten was aan institutionele waarborgen die bij het EESC golden. Deze belangen zijn veeleer alleen bekend geworden als gevolg van vragen die door een ander EESC-lid zijn gesteld tijdens het debat dat tot de stemming heeft geleid.

21. De Ombudsman is derhalve van mening dat het standpunt van het EESC in deze zaak niet voldoet aan de verplichting ^[8] om maatregelen te treffen die er in alle gevallen voor zorgen dat het werk van zijn leden en afdelingen daadwerkelijk op een open en transparante manier wordt uitgevoerd.

22. Wanneer de Ombudsman wanbeheer vaststelt, probeert zij een oplossing te vinden die de klager weer in de positie brengt waarin hij of zij zou zijn geweest als er geen wanbeheer was geweest. In dit geval zijn echter de belangen van het EESC-lid dat het advies heeft opgesteld, kenbaar gemaakt tijdens het debat over het advies en vóór de daaropvolgende stemming. Het EESC heeft dan ook zijn goedkeuring gehecht aan dit specifieke tegenadvies, met volledige kennis van de belangen van het lid dat het heeft opgesteld. De Ombudsman ziet dus geen reden om het EESC te vragen opnieuw over dat advies te stemmen.

23. Het feit dat de belangen van het lid in kwestie uiteindelijk bekend werden, was echter niet te wijten aan enige waarborg die door de interne regels van het EESC werd geboden. Integendeel, deze zaak heeft de risico's aan het licht gebracht die de huidige regels inhouden voor de transparantie en legitimiteit van de werkzaamheden van het EESC. Volgens de Ombudsman had het EESC passende maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat dergelijke risico's zich nooit zouden voordoen.

24. De Ombudsman is van mening dat het EESC robuustere procedures moet invoeren op grond waarvan zijn leden tijdig opgave moeten doen van alle relevante belangen die zij hebben, en niet alleen van financiële belangen. Relevante belangen zijn belangen die van invloed kunnen zijn op hun werkzaamheden met het EESC. De verklaringen moeten jaarlijks worden bijgewerkt. Bovendien moet het EESC, indien een lid of een derde de aandacht van het EESC vestigt op nieuwe omstandigheden die van invloed zijn op de inhoud van een oorspronkelijk ingediende belangenverklaring, de kwestie onderzoeken en, indien nodig, het betrokken lid verzoeken die verklaring onverwijld bij te werken. Zij zal daarom een aanbeveling doen over dit aspect van het onderzoek.

Bewering dat het EESC bij de goedkeuring van zijn advies de vastgestelde procedure niet heeft gevolgd

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

25. Het EESC heeft verklaard dat het bij de goedkeuring van het advies zijn reglement van orde volledig in acht heeft genomen.

26. Met betrekking tot het feit dat het tegenadvies slechts 24 uur vóór de stemming aan de leden is toegezonden, merkt het EESC op dat artikel 40 vereist dat documenten tijdig ter beschikking van de leden van het Comité worden gesteld. In de praktijk besluit het bureau over het algemeen onmiddellijk na zijn eigen vergadering, d.w.z. binnen 24 of 48 uur, een tegenadvies op de agenda van de zitting te plaatsen. Het EESC merkte op dat deze praktijk nooit door zijn leden is bekritiseerd. Bovendien heeft in dit geval geen enkel lid geklaagd over het feit dat de documenten niet "tijdig" werden verspreid.

27. Het EESC wijst er ook op dat, hoewel de agenda ten minste vijftien dagen vóór de zitting aan de leden wordt toegezonden, de definitieve agenda pas aan het begin van elke zitting wordt goedgekeurd. De oorspronkelijk aan de leden toegezonden agenda is derhalve voorlopig [9].

28. Het EESC concludeert dan ook dat de procedure volledig in acht is genomen. Voorts wijst het EESC erop dat het reglement van orde niet voorziet in de mogelijkheid om de stemming over een door de voltallige vergadering goedgekeurd advies nietig te verklaren.

29. De klagers voerden aan dat, aangezien het advies pas de dag voor de zitting aan de EESC-leden was toegezonden, de leden niet voldoende tijd hadden om het te bespreken.

Beoordeling door de Ombudsman

30. Volgens het reglement van orde van het EESC moeten de voor de beraadslagingen vereiste documenten "tijdig" ter beschikking van de leden worden gesteld. In dit verband moet de Ombudsman beoordelen of het vereiste van "goede tijd" naar behoren is geïnterpreteerd en toegepast.

31. De Ombudsman heeft tijdens de inspectie vastgesteld dat het tegenadvies tijdens de bureauvergadering van 20 januari 2015 is besproken en dat het bureau het als tegenadvies heeft aangemerkt.^[10] Volgens het EESC heeft het bureau besloten het tegenadvies op te nemen op de agenda van de zitting die de volgende dag is gepland . De definitieve agenda wordt aan het begin van de zitting goedgekeurd.

32. Wat betreft de uitleg van het EESC dat het bureau in de praktijk 24 tot 48 uur vóór de zitting tegenadviezen op de agenda plaatst, merkt de Ombudsman op dat in het reglement van orde wordt vermeld dat het bureau vóór elke zitting, en in voorkomend geval tijdens een zitting, bijeenkomt om de werkzaamheden te organiseren.^[11] Het is echter niet vereist dat de tijdens een vergadering van het bureau besproken kwesties op de agenda van de volgende zitting worden geplaatst.

33. De Ombudsman merkt op dat een tegenadvies geen eenvoudige of gedeeltelijke wijziging is. Het gaat integendeel om een wijzigingsvoorstel dat "een algemeen afwijkend standpunt ten opzichte van het afdelingsadvies"bevat. Daarom vindt de Ombudsman het moeilijk om de opvatting van het EESC te delen dat het tegenadvies in dit geval "tijdig" ter beschikking van de leden is gesteld. Door de leden slechts één dag of zelfs minder tijd te geven om niet alleen één of meer wijzigingsvoorstellen te behandelen, maar ook een tegenadvies dat ingaat tegen een advies dat reeds op afdelingsniveau is besproken en goedgekeurd, bestaat het inherente risico dat de leden niet altijd voldoende tijd hebben om alle relevante informatie te bekijken.

34. Hoewel de Ombudsman begrijpt dat het EESC verantwoordelijk is voor zijn eigen interne regels, en het erop lijkt dat geen enkel lid aan het begin van de vergadering bezwaar heeft gemaakt tegen het uitbrengen en stemmen over het tegenadvies, is de Ombudsman ook van mening dat het reglement van orde (en met name artikel 40) tot doel heeft ervoor te zorgen dat documenten waarover zal worden gestemd voldoende in aanmerking worden genomen. Gezien de zeer korte periode waarin het tegenadvies ter beschikking van de leden werd gesteld, bestond er een ernstig risico dat de voltallige vergadering zou hebben geweigerd hierover te stemmen.

35. De Ombudsman vindt het dan ook moeilijk te aanvaarden dat het tegenadvies "tijdig" is verspreid. Zij is daarom van mening dat het EESC ervoor moet zorgen dat de EESC-leden in de toekomst altijd voldoende tijd krijgen om documenten te bestuderen waarover zij zullen worden gevraagd te stemmen.

De aanbeveling

Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman het Europees Economisch en Sociaal Comité de volgende aanbevelingen:

Het EESC moet:

de relevante regels te herzien om ervoor te zorgen dat haar leden tijdig een volledige opgave van alle relevante belangen doen. Daarbij moet rekening worden gehouden met alle belangen die van invloed kunnen zijn op hun werkzaamheden met het EESC;

· eisen dat belangenverklaringen jaarlijks worden bijgewerkt. Bovendien moet het EESC, indien een lid of een derde de aandacht van het EESC vestigt op nieuwe omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de inhoud van de oorspronkelijk ingediende belangenverklaring, de kwestie onderzoeken en die informatie zo nodig tijdig actualiseren.

De suggestie voor verbetering

Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman het Europees Economisch en Sociaal Comité het volgende voorstel:

Het EESC moet:

te trachten ervoor te zorgen dat haar leden altijd voldoende tijd krijgen om de documenten waarover zij zullen worden verzocht te stemmen, te onderzoeken.

Het Europees Economisch en Sociaal Comité en de klagers zullen in kennis worden gesteld van de aanbeveling en suggestie van de Ombudsman voor verbetering. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Europese Ombudsman brengt het Europees Economisch en Sociaal Comité uiterlijk op 16 december 2016 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. De uitvoerig gemotiveerde mening kan bestaan uit de aanvaarding van de aanbeveling en een beschrijving van de wijze waarop deze is uitgevoerd. Het Europees Economisch en Sociaal Comité verwijst ook naar alle maatregelen die het heeft genomen om uitvoering te geven aan het voorstel van de Ombudsman voor verbetering.

Straatsburg, 19/09/2016

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

 

[1] Het EESC is een adviesorgaan dat vertegenwoordigers van de Europese sociaal-economische belangengroepen en anderen een formeel platform biedt om hun standpunten over EU-kwesties kenbaar te maken. De adviezen van het Comité worden toegezonden aan de Raad, de Europese Commissie en het Europees Parlement.

[2] TEN/559 Elektromagnetische overgevoeligheid.

[3] Wereldgezondheidsorganisatie: http://www.who.int/peh-emf/publications/facts/fs296/nl/

[4] Artikel 51, lid 7, van het reglement van orde van het EESC.

[5] Aanvankelijk ontving de Ombudsman zeven afzonderlijke klachten van verenigingen en individuele personen uit verschillende lidstaten. Nadat dit onderzoek was gestart, ontving de Ombudsman vijf aanvullende klachten over dezelfde kwestie. Al deze klachten worden nu in dit onderzoek behandeld.

[6] Artikel 300, lid 4, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

[7] Artikel 22 Statuut van de leden.

[9] Artikel 46 van het reglement van orde van het EESC.

[10] Artikel 51, lid 7, van het reglement van orde van het EESC: "Elk wijzigingsvoorstel of wijzigingsvoorstel dat ertoe strekt een algemeen afwijkend standpunt ten opzichte van het afdelingsadvies te formuleren, wordt als tegenadvies aangemerkt.

Het bureau is het orgaan dat bevoegd is om over een dergelijke beschrijving te beslissen. Het neemt zijn besluit na raadpleging van de voorzitter van de betrokken afdeling.

Het bureau kan na deze raadpleging besluiten het ontwerpadvies, samen met het tegenadvies, voor verdere studie terug te verwijzen naar de gespecialiseerde afdeling. In dringende gevallen is de voorzitter van het Comité bevoegd om dit te doen."

[11] Artikel 45, lid 1, van het reglement van orde van het EESC.