(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

Het KLACHT

Het systeem van de Europese scholen

De Europese scholen bieden voorschools, basis- en secundair onderwijs aan kinderen van personeelsleden van de EU-instellingen. Vanaf 1957 werkten de scholen in het kader van een door de lidstaten ondertekend statuut. In 1994 ondertekenden de lidstaten en de Europese Gemeenschappen een overeenkomst (hierna "de overeenkomst" genoemd)(2), waarbij het Statuut van 1957 werd ingetrokken en vervangen. Dit verdrag is echter pas op 1 oktober 2002 in werking getreden.

Artikel 27 van het verdrag bepaalt:

1. "Er wordt een klachtencommissie ingesteld.
2. De kamer van beroep is bij uitsluiting bevoegd om in eerste en laatste aanleg, zodra alle administratieve kanalen zijn uitgeput, kennis te nemen van elk geschil betreffende de toepassing van dit Verdrag op alle personen die onder dit Verdrag vallen, met uitzondering van administratief en ondersteunend personeel, en betreffende de wettigheid van elke op het Verdrag gebaseerde handeling of op grond daarvan vastgestelde regeling waardoor deze personen door de raad van bestuur van de raad van bestuur van een school worden benadeeld bij de uitoefening van hun bevoegdheden als omschreven in dit Verdrag. Wanneer dergelijke geschillen van financiële aard zijn, heeft de kamer van beroep volledige rechtsmacht.
   De voorwaarden en nadere regels met betrekking tot deze procedures worden, naar gelang van het geval, vastgesteld in het dienstreglement voor het onderwijzend personeel of in de arbeidsvoorwaarden voor deeltijdleraren, of in de algemene regels van de scholen.
3. (...)
4. Het statuut van de kamer van beroep wordt door de raad van bestuur met eenparigheid van stemmen vastgesteld. (...)
5. De kamer van beroep stelt haar reglement van orde vast, dat de bepalingen bevat die nodig zijn voor de toepassing van het statuut. (...)
6. De uitspraken van de kamer van beroep zijn bindend voor de partijen en worden, indien zij deze niet uitvoeren, uitvoerbaar verklaard door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten overeenkomstig hun respectieve nationale wetgeving.
7. Andere geschillen waarbij de scholen partij zijn, vallen onder de nationale jurisdictie. Dit artikel laat met name de bevoegdheid van de nationale rechterlijke instanties met betrekking tot civielrechtelijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid onverlet."

Achtergrond van de klacht

De klagers zijn een ambtenaar van de Commissie en zijn vrouw van wie de zoon tot 2003 aan de Europese School in Woluwe (Brussel) heeft deelgenomen, toen hij zijn examen voor het verlaten van de school ("Europees baccalaureaat") aflegde. Zijn algehele prestatie was uitstekend en de totale score van 88,88% betekende dat hij de 9e beste leerling was van een totaal van 179.

In het Duits kreeg de zoon van klagers slechts een cijfer van 8,06 (van de 10). Terwijl zijn cijfer voor het schooljaar 9,69 was, kreeg hij slechts een cijfer van 6,00 in het schriftelijke examen.

Overeenkomstig artikel 6.3.10 van de regels die van toepassing zijn op de Europese scholen met betrekking tot examens voor het verlaten van de school, worden de uitvoeringsbepalingen voor het Europees baccalaureaat ("IPEB"), elk van de schriftelijke examens eerst gemarkeerd door de leraar die het onderwerp in kwestie heeft onderwezen en vervolgens door een of twee externe examinatoren. De eerste externe examinator markeert het examen zonder het merkteken van de leraar te kennen. De markeringen die door deze twee markeringen worden gegeven, worden vervolgens door de schoolinspecteur verzameld. Indien het verschil tussen de twee merken door de schoolinspecteur aanzienlijk wordt geacht, kan de externe examinator zijn merk heroverwegen op basis van de opmerkingen die het door de docent gegeven merk rechtvaardigen. Het eindcijfer is het rekenkundig gemiddelde van de aldus toegekende cijfers.

Wanneer het verschil tussen de twee merken echter nog steeds merkbaar is, kan de schoolinspecteur een derde markering gebruiken. Hij moet dit doen als het verschil groter is dan twee tekens. De derde marker kent de resultaten van de eerste twee markers. Het door hem gegeven cijfer is het laatste cijfer. Deze markering moet echter binnen het bereik liggen dat door de eerste twee markeringen is ingesteld.

In casu had de leerkracht 9,5 ("uitstekend") gegeven voor het door de zoon van klagers voorbereide schriftelijke examen in het Duits. De uitwendige marker gaf slechts 5,5 ("onvoldoende"). De derde marker had 6.0 gegeven. Volgens de klagers was deze divergentie in de markering een uniek feit, dat veel verder ging dan de normale beoordelingsverschillen die op die school werden ervaren.

De klagers en hun zoon zijn op 5 juli 2003 in kennis gesteld van het onderzoeksresultaat. Om hen in staat te stellen een klacht in te dienen, hebben de klagers de Europese School op 7 juli 2003 schriftelijk verzocht om informatie en om toegang tot de relevante documenten. Volgens de klagers is aan dit verzoek nooit gevolg gegeven.

Op 15 juli 2003 hebben de klagers beroep ingesteld op grond van artikel 12 van de IPEB. Volgens deze bepaling kan een klacht "alleen betrekking hebben op een vormgebrek. Bij niet-naleving van de door de Raad van Gouverneurs en de Raad van Inspecteurs vastgestelde bepalingen betreffende het Europees baccalaureaat is er sprake van vormgebrek." Dergelijke klachten moeten uiterlijk twee weken nadat de kandidaat op de hoogte is gesteld van het examenresultaat, bij de voorzitter van de examencommissie worden ingediend.

In deze klacht voerden de klagers aan dat de letter en de geest van artikel 6.3.10 van de IPEB niet waren nageleefd. De klagers voerden bij wijze van voorbeeld aan dat de school en de eerste marker de schriftelijke redenen voor de tweede marker nog niet hadden ontvangen (zoals zij volgens het IPEB hadden moeten zijn) en dat niets erop wees dat de tweede marker haar merk had heroverwogen na kennis te hebben genomen van het door de leraar gegeven merk. Zij voerden ook aan dat de grote verschillen tussen de merken erop wezen dat de correctoren niet dezelfde "vooraf geregelde markeringsregeling" hadden toegepast als die waarin artikel 6.3.10.2 van de IPEB voorziet, of dat deze markeringsregeling zo vaag was opgezet dat zij tot totaal verschillende interpretaties door twee of drie markers kon leiden. Volgens de klagers waren de relevante regels duidelijk bedoeld om sterk de nadruk te leggen op het oordeel van de eerste corrector (de klasleraar); Het volledig buiten beschouwing laten van de eerste beoordeling was dus een procedurefout als zodanig. De klagers voerden daarom aan dat er sprake was van ernstige gebreken met betrekking tot de markeringsprocedure. Zij hebben ook kritiek geuit op het feit dat de school de informatie waarom zij in hun brief van 7 juli 2003 hadden verzocht, niet heeft verstrekt. Volgens de klagers heeft het ontbreken van voldoende toegang tot documentatie die van vitaal belang is voor het indienen van klachten op grond van artikel 12 van het IPEB de door dat artikel verleende rechten in feite nietig verklaard en vormde het derhalve een ernstige schending van het IPEB.

De klagers werden vervolgens gehoord door de heer M., de voorzitter van de onderzoekscommissie.

Bij brief van 11 september 2003 deelde M. de klagers mee dat hun klacht na overleg met de Inspectie van de School was afgewezen. M. voerde aan dat alle stappen met betrekking tot de markering die in artikel 6.3.10 van de IPEB waren voorzien, in de onderhavige zaak waren nageleefd. Hij wees er ook op dat de tweede en de derde examinatoren niet gebonden waren aan het door de docent toegekende merk, dat de Duitse autoriteiten hem hadden verzekerd dat deze examinatoren over de nodige deskundigheid beschikten en dat alle examinatoren dezelfde beoordelingscriteria hadden gekregen. De merken en opmerkingen van de externe examinatoren waren pas na het mondeling examen op de school aangekomen. M. was echter van mening dat dit geen invloed had op de aan de kandidaten toegekende punten. Hij bevestigde ook dat er geen bepaling was om de opmerkingen van de examinatoren ter beschikking van de klagers te stellen.

De klagers schreven daarop aan de secretaris-generaal van de raad van bestuur van de Europese scholen (de "secretaris-generaal") om te verzoeken om de naam van het externe tribunaal waaraan de school voor rechterlijke toetsing was voorgelegd. In zijn antwoord van 29 september 2003 heeft de secretaris-generaal erop gewezen dat de huidige regeling niet voorziet in een recht van beroep tegen de besluiten van de voorzitter van de onderzoekscommissie. De secretaris-generaal wees echter op het bestaan van de kamer van beroep van de Europese scholen, onder verwijzing naar artikel 27 van het verdrag, en legde uit dat de kamer van beroep haar reglement van orde herziet om rekening te houden met de nieuwe situatie (het verdrag).

Op 9 november 2003 verzochten de klagers om behandeling van hun klacht door de kamer van beroep. In hun brief van 9 november 2003 verklaarden de klagers dat zij hadden ontdekt dat de tweede corrector meer dan de helft van de klasse 22 als ontoereikend had beoordeeld. Volgens de klagers had dit feit alleen al tot een onmiddellijk en ernstig onderzoek door de betrokken instanties moeten leiden.

In januari 2004 kregen de klagers op hun verzoek het reglement van orde van de kamer van beroep. In de overwegingen van deze regeling, die op 30 april 1997 zijn vastgesteld, wordt verwezen naar artikel 80 van het Statuut van de leden van het gedetacheerde personeel van de Europese scholen. Volgens de klagers zijn deze regels alleen van toepassing op vorderingen van personeelsleden van de Europese scholen tegen hun werkgever en dus niet op hun eigen zaak.

Op 7 januari 2004 heeft de voorzitter van de kamer van beroep besloten de secretaris-generaal te verzoeken om vóór 12 maart 2004 een advies over het beroep in te dienen, met inbegrip van de vraag of de kamer van beroep bevoegd was om de zaak te behandelen. Tegelijkertijd besloot de voorzitter dat klagers tot 16 april 2004 de tijd hadden om opmerkingen over dit advies te maken.

Klacht 376/2004/GG (vertrouwelijk)

Op 3 februari 2004 dienden klagers een klacht in bij de Europese Ombudsman (klacht 376/2004/GG - vertrouwelijk).

In deze klacht voerden de klagers de volgende aantijgingen aan:

1. De weigering om toegang tot het dossier te verlenen heeft de interne klachtenprocedures van de Europese scholen volledig buiten werking gesteld en in casu elke praktische betekenis ontnomen.
2. Het ontbreken van een onafhankelijk onderzoek in geval van fouten en de weigering van het recht op rechterlijke toetsing van administratieve procedures en besluiten leidden tot een rechtsvacuüm.
3. De verschuiving van de verantwoordelijkheid voor de procedures in kwestie tussen het Europese schoolsysteem en de nationale toezichthoudende autoriteiten maakte het onmogelijk om iemand ter verantwoording te roepen.
4. Er was een algemeen gebrek aan verantwoordingsplicht, wat duidelijk in strijd was met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

De klagers voerden de volgende argumenten aan:

1. Zij moeten onmiddellijk toegang krijgen tot alle gevraagde documentatie, en met name tot de motiveringen van de beoordeling en tot de gemarkeerde onderzoekswerkzaamheden.
2. Er moet worden gezorgd voor een onafhankelijk onderzoek van de zaak.
3. Zij moeten de naam krijgen van een extern tribunaal dat door de school voor rechterlijke toetsing is voorgelegd.

Besluit van de Ombudsman

In zijn antwoord op de klacht herinnerde de Ombudsman eraan dat de Europese scholen geen communautaire instelling of orgaan waren, maar dat de Commissie een zekere verantwoordelijkheid had voor de werking ervan, omdat zij vertegenwoordigd was in hun raad van bestuur en grotendeels bijdroeg aan de financiering ervan. De Ombudsman wees erop dat de klacht kan worden geïnterpreteerd als gericht tegen de Commissie. Hij merkte echter ook op dat de klagers nog niet alle door artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman vereiste passende voorafgaande stappen lijken te hebben ondernomen.

De klacht werd derhalve bij besluit van 4 maart 2004 afgewezen. De klagers werden echter op de hoogte gebracht van de mogelijkheid om een nieuwe klacht in te dienen nadat zij de passende voorafgaande stappen hadden ondernomen. Voorts werd hun aandacht gevestigd op het onderzoek van de Ombudsman op eigen initiatief OI/5/2003/IJH naar de activiteiten van de Commissie ter bevordering van een goed bestuur van de Europese scholen.

Dit onderzoek op eigen initiatief werd vervolgens afgesloten bij besluit van 19 juli 2004.

Op 20 juli 2004 heeft de Commissie een mededeling gericht aan de Raad en het Europees Parlement - Raadpleging over opties voor de ontwikkeling van het systeem van Europese scholen (COM(2004) 519 def.).

In punt 2.2 ("Administratieve verbeteringen") van deze tekst heeft de Commissie de volgende verklaring afgelegd:

"In overeenstemming met de ontwikkelingen in de onderwijsstelsels in de lidstaten en om gelijke tred te houden met de beste bestuurspraktijken, wordt voorgesteld dat het systeem van [Europese scholen] op korte termijn profijt kan trekken van de toepassing van beste praktijken en recente innovaties op administratief gebied, met inbegrip van de opstelling van een code van goed administratief gedrag, een initiatief om de bestaande transparantiebepalingen te versterken en uit te breiden, met inbegrip van een recht van beroep tegen besluiten van de raad van bestuur of van individuele scholen. Bovendien moet het mandaat van de onlangs opgerichte klachtencommissie worden verduidelijkt en uitgebreid tot alle kwesties van legitieme klachten van degenen die gevolgen ondervinden van de besluiten van elke school, met inbegrip van individuele onderwijsaangelegenheden.

De onderhavige grief

Op 15 november 2004 wendden de klagers zich opnieuw tot de Ombudsman.

In hun nieuwe klacht wezen de klagers erop dat de kamer van beroep in haar besluit van 28 juli 2004 tot de conclusie was gekomen dat zij niet bevoegd was om het beroep van de klagers te behandelen. De kamer had geoordeeld dat, hoewel uit artikel 27 van het verdrag kon worden afgeleid dat andere personen dan leerkrachten een klacht konden indienen bij de kamer van beroep, op grond van de bestaande uitvoeringsbepalingen geen beroep bij haar kon worden ingesteld in een zaak als de onderhavige. De klagers wezen erop dat de vertegenwoordiger van de secretaris-generaal in deze procedure van mening was dat de kamer van beroep de zaak niet kon behandelen. Zij stellen dat dit betekent dat juist het feit dat het secretariaat-generaal de Raad van Gouverneurs tot op heden geen passende uitvoeringsbepalingen had voorgesteld, het secretariaat-generaal in staat heeft gesteld een onderzoek te vermijden. Volgens de klagers was dit grotesk.

Op 12 september 2004 hadden klagers de secretaris-generaal schriftelijk verzocht bezwaar te maken tegen het standpunt dat deze laatste had ingenomen in de procedure voor de kamer van beroep. Zij hadden hem ook verzocht ervoor te zorgen dat alle relevante documentatie in het dossier wordt bewaard om verdere procedures mogelijk te maken. Een kopie van deze brief was aan de Commissie toegezonden. Volgens de klagers was op deze brief geen antwoord gegeven.

De klagers deelden de Ombudsman mee dat zij bang waren dat de school documenten met betrekking tot hun zaak zou vernietigen onder het voorwendsel dat dit na een jaar routinematig zou gebeuren.

In hun klacht bij de Ombudsman voerden de klagers aan dat het besluit van de kamer van beroep het recht op beroep voor ouders en studenten teniet deed. De klagers waren van mening dat het gedrag van de betrokken autoriteiten niet strookte met het besluit van de Ombudsman van 19 juli 2004 betreffende onderzoek op eigen initiatief OI/5/2003/IJH. Zij bekritiseerden ook het feit dat de secretaris-generaal, die hen had geadviseerd zich tot de kamer van beroep te wenden, vervolgens had aangevoerd dat deze niet bevoegd was om de zaak te behandelen.

Ter ondersteuning van hun argumenten verwezen de klagers naar de resultaten van het onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman OI/5/2003/IJH.

De klagers voerden in wezen de volgende aantijgingen aan:

1. De Europese scholen hadden hun beroep niet naar behoren behandeld.
2. De secretaris-generaal had nagelaten passende uitvoeringsmaatregelen voor de beroepsprocedure voor te stellen.
3. De secretaris-generaal had onrechtmatig gehandeld (om tijd te winnen en elk onderzoek te vermijden) door hen eerst te adviseren zich tot de kamer van beroep te wenden en vervolgens te betogen dat deze instantie niet bevoegd was om hun zaak te behandelen.
4. De secretaris-generaal had niet geantwoord op hun brief van 12 september 2004, waarin zij hem hadden verzocht ervoor te zorgen dat alle relevante documentatie in het dossier werd bewaard om verdere procedures mogelijk te maken.

De klagers voerden in wezen de volgende argumenten aan:

1. Eventuele ontbrekende uitvoeringsbepalingen ter uitvoering van artikel 27 van het Verdrag moeten onverwijld door de secretaris-generaal ter goedkeuring worden voorgelegd tijdens de vergadering van de Raad van gouverneurs in januari 2005.
2. Alle zaken (met inbegrip van hun eigen zaken) die wegens het ontbreken van deze bepalingen waren afgewezen, moeten onmiddellijk worden heropend en volledig worden onderzocht.
3. De Europese School moet alle documentatie over hun zaak ten minste drie jaar bewaren.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Voorafgaande punten

De Commissie zette zich in voor transparantie en goed bestuur in de Europese scholen, een van de motieven die ten grondslag lagen aan haar recente mededeling over de Europese scholen.

In het kader van de Conventie was de Commissie volwaardig lid van de raad van bestuur van de Europese scholen. Haar rol was echter beperkt, aangezien zij slechts één stem had (van de 29 stemmen na de uitbreiding) en de zaken niet zo veel en zo snel als gewenst kon beïnvloeden.

Bij het verdrag is een klachtencommissie ingesteld. Door het trage besluitvormingsproces waren de uitvoeringsbepalingen echter niet zo snel in werking getreden als de klagers hadden gewild.

Betreffende de beweringen van de klagers

Wat de eerste en de tweede grief betreft, heeft de Commissie bevestigd dat de ten tijde van de relevante feiten geldende regels correct waren toegepast. Wat de beroepsprocedure voor de kamer van beroep betreft, kon de Commissie, als lid van de raad van bestuur, alleen maar betreuren dat aan het begin van deze zaak (in juli 2003) niet alle regels met betrekking tot een dergelijke procedure waren vastgesteld.

De derde beschuldiging was ongegrond. In zijn brief van 29 september 2003 had de secretaris-generaal de klagers duidelijk laten weten dat zij met hun beroep bij de onderzoekscommissie "alle mogelijke administratieve beroepsprocedures hebben uitgeput". Tot voor kort (1 oktober 2002, de datum van inwerkingtreding van het Verdrag van 1994) kon de kamer van beroep dergelijke zaken niet behandelen. De Klachtencommissie herziet momenteel haar reglement van orde om rekening te houden met de nieuwe situatie." Dit kan niet worden beschouwd als een uitnodiging of advies om in beroep te gaan bij de Klachtencommissie. Integendeel, de klagers waren vooraf in kennis gesteld van het ontbreken van uitvoeringsvoorschriften van de kamer van beroep, die zouden worden opgelost bij een toekomstig besluit van de raad van bestuur, en toch hadden zij ervoor gekozen beroep in te stellen bij de kamer van beroep.

Wat de vierde bewering betreft, hadden de klagers een volledig antwoord op hun brief van 12 september 2004 moeten ontvangen. De Commissie heeft herhaaldelijk benadrukt dat het belangrijk is de termijnen voor de beantwoording van de correspondentie in acht te nemen en dat de betrokkene recht heeft op een volledig antwoord over de inhoud van de vragen. Het is van mening dat de Europese scholen maatregelen ter verbetering van de dienstverlening moeten nemen die vergelijkbaar zijn met die welke reeds bij de EU-instellingen van kracht zijn.

Betreffende de argumenten van de klagers

Wat de eerste grief betreft, zijn dergelijke uitvoeringsbepalingen thans in werking getreden. Tijdens de vergadering van 1 en 2 februari 2005 heeft de Commissie de door de secretaris-generaal ingediende voorstellen tot uitvoering van artikel 27 van het verdrag gesteund. De door de Raad van Gouverneurs tijdens die vergadering vastgestelde regeling omvatte een nieuw artikel 67, dat voorziet in een contentieus beroep bij de kamer van beroep als tweede instantie voor administratief beroep (met inbegrip van de beslissingen die op het beroep bij de voorzitter van de onderzoekscommissie zijn genomen).

Wat de tweede vordering betreft, was de Commissie niet verantwoordelijk voor de kamer van beroep. Mochten de klagers echter hun zaak willen laten herzien, dan hadden zij het recht om hun beroep opnieuw in te dienen bij de klachtencommissie op grond van de nieuwe regels.

Wat het derde argument betreft, had de Raad van Gouverneurs tijdens zijn vergadering van 1 en 2 februari 2005 besloten artikel 6.3.10.11 van het IPEB te wijzigen. De nieuwe versie bepaalt dat de relevante documenten ten minste drie jaar na het baccalaureaat in de school moeten worden bewaard. Aan het verzoek van de klagers was dus voldaan.

Conclusies

De belangrijkste argumenten van de klagers tegen het systeem van de Europese scholen werden niet gefundeerd. Aan de beweringen van klagers was voldaan door verschillende besluiten die tijdens de recente vergadering van de Raad van gouverneurs waren genomen.

De Commissie was voornemens de doelstellingen van goed bestuur, governance en transparantie in de Europese scholen te blijven nastreven. Als eerste stap om deze doelstellingen te bereiken, had de Commissie al aangedrongen op specifieke maatregelen, zoals de vaststelling van een code van goed administratief gedrag, het verstrekken van een motivering samen met de kennisgeving van besluiten die op verschillende niveaus zijn genomen, een betere toegang tot documentatie en informatie, en een beter beheer en een betere verantwoordingsplicht.

Als laatste opmerking was de Commissie voorstander van een verbetering van het gemeenschappelijke markeringsschema voor onderzoeken. In zijn verslag had de voorzitter van het Europees baccalaureaat in 2003 verbeteringen aanbevolen om de transparantie te bevorderen. De Commissie zal aandachtig kijken naar de follow-up die de Raad van Gouverneurs aan deze kwestie heeft gegeven.

Opmerkingen van klagers
Brief van klagers van 23 april 2005

In hun brief van 23 april 2005 maakten de klagers de volgende opmerkingen:

Na tussenkomst van de Ombudsman en de Commissie is aanzienlijke vooruitgang geboekt bij de totstandbrenging van meer transparantie en betere faciliteiten voor de behandeling van klachten. De aanneming van de uitvoeringsbepalingen van artikel 27 van het verdrag was zonder twijfel een belangrijke stap voorwaarts.

De Commissie leek haar eigen invloed in het besluitvormingsproces te verminderen door te benadrukken dat zij slechts één van de 29 stemmen in de raad van bestuur had. De Commissie heeft echter het grootste deel van de financiering van de Europese scholen verstrekt. Zij was gebonden aan haar eigen financiële en auditvoorschriften om ervoor te zorgen dat haar middelen onder voorwaarden van goed bestuur werden besteed. Toen zij tot de bevinding kwam dat niet aan deze voorwaarden was voldaan, kon zij dus te allen tijde de financiering achterhouden en aldus beslissende controle uitoefenen op de Europese scholen.

Het was onbegrijpelijk dat het Secretariaat-Generaal bijna tien jaar na de aanneming van het Verdrag nog steeds geen behoorlijke uitvoeringsbepalingen voor artikel 27 van dit Verdrag had voorgelegd, ook al was dit artikel uitdrukkelijk ingevoerd om de rechten van leerlingen en ouders te beschermen. De Commissie had meer moeten doen om het proces te versnellen.

In zijn brief van 29 september 2003 heeft de secretaris-generaal de volgende verklaring afgelegd: "De kamer van beroep is bij uitsluiting bevoegd om in eerste en laatste aanleg, zodra alle administratieve kanalen zijn uitgeput, kennis te nemen van elk geschil betreffende de toepassing van het verdrag op personen die onder het verdrag vallen en betreffende de wettigheid van handelingen die zijn gebaseerd op het verdrag zelf of op krachtens het verdrag vastgestelde regels. Het lijkt mij dat dit u het recht geeft om in beroep te gaan bij de Klachtencommissie." Een dergelijke gezaghebbende verklaring kon niet anders worden gelezen dan als een advies om deze route te gebruiken.

De aanneming van de uitvoeringsbepalingen voor artikel 27 van het verdrag was zeer welkom. De goedkeuring vond echter plaats nadat de klagers door een onbegrijpelijke vertraging zeer aanzienlijke schade hadden geleden. Het kan niet zo zijn dat de door hen aangevoerde zaak uiteindelijk heeft geleid tot de oprichting van een redelijke klachtenafhandelingsstructuur, zonder dat in hun eigen zaak een oplossing wordt geboden.

Een van de belangrijkste kwesties zou nu zijn om te zorgen voor een snelle uitvoering van de nieuwe regels en een echte bereidheid om het falen van procedures op de school in een onafhankelijke geest te onderzoeken. De onderhavige zaak moet in dat opzicht een testcase zijn.

De Commissie had verklaard dat "indien de klagers hun zaak willen laten onderzoeken, zij op grond van de nieuwe regels het recht hebben om hun beroep opnieuw in te dienen bij de kamer van beroep". Naar aanleiding van deze verklaring was de zaak bij brief van 22 april 2005 onmiddellijk opnieuw voorgelegd aan de kamer van beroep. Er was echter geen garantie dat zij voldoende zouden worden beschermd tegen een andere wending in vertragingstactieken indien zou worden aangevoerd dat de nieuwe verordening niet uitdrukkelijk voorziet in overgangsregelingen voor klachten die vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regels zijn ingediend. In dat geval moet de Ombudsman de Commissie verzoeken onverwijld een aanvullende procedure in te leiden in de Raad van Gouverneurs met betrekking tot dergelijke overgangsbepalingen.

Wat het derde argument betreft, waren de uitvoeringsbepalingen ingegaan op dit verzoek. Zij waren de Commissie zeer dankbaar dat zij dit initiatief heeft genomen. Het was echter nog onduidelijk of de bepalingen op hun geval van toepassing zouden zijn.

Er was geen geldige reden waarom Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet door de raad van bestuur zou moeten worden aangenomen met het oog op volledige toepassing in het systeem van de Europese scholen, gezien de nauwe banden met de EU-instellingen. Een dergelijke stap zou de kritische test zijn voor de bereidheid van het systeem van de Europese scholen om te breken met de achter de deur procedures van het verleden.

Ten slotte moesten de onherstelbare morele en de aanzienlijke materiële schade aan hun zoon worden teruggeroepen. Het werd aan de Ombudsman en het systeem van de Europese scholen overgelaten om te zien hoe die schade zonder verder uitstel kon worden verholpen.

Aanvullende brief van de klagers van 24 mei 2005

Op 24 mei 2005 deelden de klagers de Ombudsman mee dat de kamer van beroep bij besluit van dezelfde dag hun hernieuwde beroep niet-ontvankelijk had verklaard.

Een kopie van dit besluit werd aan de Ombudsman voorgelegd.(3) De klagers voerden aan dat de Ombudsman, in het licht van dit kennelijke gebrek aan goede trouw bij de tenuitvoerlegging van de door de Raad van gouverneurs op 1 en 2 februari 2005 aangenomen wijzigingen, de Commissie zou moeten verzoeken onverwijld actief te worden.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op de beweringen en beweringen van de klagers.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

Artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (4) draagt de Ombudsman op om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling een oplossing te zoeken om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klager tevreden te stellen.

Op 14 juni 2005 deed de Ombudsman de Commissie daarom het volgende voorstel voor een minnelijke schikking:

De Commissie zou kunnen overwegen de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat voorstellen als volgt aan de raad van bestuur van de Europese scholen worden voorgelegd: (1) een voorstel tot wijziging van de uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep om ervoor te zorgen dat deze uitvoeringsbepalingen volledige uitvoering geven aan artikel 27 van het verdrag, (2) een voorstel tot wijziging van artikel 6.3.10.11 van het IPEB om ervoor te zorgen dat deze bepaling terugwerkende kracht heeft en (3) een voorstel tot vaststelling van maatregelen om ervoor te zorgen dat de correspondentie die aan de Europese scholen is gericht, naar behoren wordt behandeld.

Dit standpunt was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Inleidende opmerkingen

1.1 In hun klacht bij de Ombudsman dienden de klagers vier beweringen en drie beweringen in.

1.2 In hun opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerden de klagers aan dat er geen geldige reden was waarom Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet door de raad van bestuur zou moeten worden aangenomen met het oog op volledige toepassing in het systeem van de Europese scholen. De klagers benadrukten ook dat hun zoon onherstelbare morele en aanzienlijke materiële schade had geleden en lieten het aan de Ombudsman en het systeem van de Europese scholen over om te zien hoe die schade zonder verder uitstel kon worden hersteld.

1.3 De Ombudsman was van mening dat klagers aldus in hun opmerkingen twee nieuwe argumenten hadden aangevoerd. Aangezien deze twee verzoeken niet eerder bij de Commissie bleken te zijn ingediend, was de Ombudsman van mening dat zij in het kader van dit onderzoek niet konden worden behandeld.

2 De zaak van klagers tegen de Commissie

2.1 De Europese Scholen zelf behoren niet tot de communautaire instellingen of organen waarvan de Ombudsman krachtens artikel 195 van het EG-Verdrag bevoegd is het administratieve gedrag te onderzoeken en het onderhavige onderzoek is dus uitsluitend gericht tot de Commissie. De Ombudsman was derhalve van oordeel dat hij niet in staat was de aantijgingen en beweringen te onderzoeken die gericht waren tegen de Europese scholen en haar organen als zodanig. In deze omstandigheden was de Ombudsman van mening dat zijn onderzoek moest worden toegespitst op de vraag of er sprake was van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de door de klagers aan de orde gestelde kwesties. De Ombudsman was van mening dat drie van dergelijke kwesties konden worden vastgesteld, namelijk (1) de beschikbaarheid van bevredigende uitvoeringsbepalingen voor artikel 27 van het Verdrag, waardoor de zaak van de klagers door de kamer van beroep kon worden onderzocht, (2) de plicht van de Europese scholen om documenten te bewaren en (3) de plicht van de Europese scholen met betrekking tot aan hen gerichte brieven.

2.2 Wat de eerste van deze kwesties betreft, was de Ombudsman van mening dat de Commissie niet heeft ontkend dat artikel 27 van het verdrag bepaalt dat de kamer van beroep bevoegd moet zijn om zaken als die welke door de klagers zijn aangespannen, te behandelen. De Ombudsman merkte voorts op dat artikel 27, lid 4, van het verdrag bepaalt dat het statuut van de kamer van beroep "door de raad van bestuur met eenparigheid van stemmen [wordt] vastgesteld". Het staat buiten kijf dat het vermogen van de kamer van beroep om zaken als die van klagers te behandelen, afhangt van de vaststelling van de nodige uitvoeringsbepalingen door de raad van bestuur op basis van deze bepaling. Ook werd niet betwist dat de Raad van Gouverneurs tijdens zijn vergadering van 1 en 2 februari 2005 dergelijke uitvoeringsbepalingen had vastgesteld.

Zoals de klagers hadden erkend, vormde de vaststelling van deze regels een belangrijke stap voorwaarts. De Ombudsman merkte echter op dat het verdrag reeds op 1 oktober 2002 in werking was getreden. Met het oog op de volle werking van artikel 27 van het verdrag hadden de uitvoeringsbepalingen de kamer van beroep derhalve de bevoegdheid moeten geven om klachten vanaf die datum te behandelen. Uit het besluit van de kamer van beroep van 24 mei 2005 bleek echter dat deze van mening was dat de uitvoeringsbepalingen die de raad van bestuur in februari 2005 had vastgesteld, geen terugwerkende kracht hadden en haar dus niet in staat stelden de zaak van klagers te behandelen.

De Ombudsman was derhalve van oordeel dat de door de Raad van Gouverneurs in februari 2005 vastgestelde uitvoeringsbepalingen geen volledige uitvoering gaven aan artikel 27 van het Verdrag. Opgemerkt zij dat de Commissie slechts één van de 29 leden van de Raad van gouverneurs was. Volgens de Ombudsman was het dan ook duidelijk dat de Commissie de Raad van Gouverneurs niet zou kunnen dwingen een specifieke wijziging van de uitvoeringsbepalingen aan te nemen. Niets belette de Commissie echter om de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat een voorstel voor een dergelijke wijziging aan de Raad van Gouverneurs wordt voorgelegd. Aangezien de huidige uitvoeringsbepalingen geen volledige uitvoering geven aan artikel 27 van het Verdrag en rekening houdend met de bijzondere verantwoordelijkheid van de Commissie voor het waarborgen van de goede werking van het systeem van de Europese scholen, was de Ombudsman van mening dat het niet initiëren van een dergelijke wijziging wanbeheer van de Europese Commissie zou kunnen vormen.

2.3 Wat de tweede van de bovengenoemde kwesties betreft, had de Commissie erop gewezen dat de gewijzigde versie van artikel 6.3.10.11 van het IPEB bepaalt dat de relevante documenten ten minste drie jaar na het baccalaureaat in de school moeten worden bewaard. De Ombudsman was van mening dat een beroep bij de kamer van beroep in een zaak als de onderhavige alleen mogelijk en nuttig was als de relevante documenten nog beschikbaar waren. Aangezien de in februari 2005 door de raad van bestuur vastgestelde uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep geen terugwerkende kracht hadden (punt 2.2), was de bezorgdheid van de klagers dat hetzelfde het geval zou kunnen zijn met betrekking tot de gewijzigde versie van artikel 6.3.10.11 van het IPEB begrijpelijk. De Ombudsman concludeerde derhalve dat, om dezelfde redenen als die welke in de laatste alinea van punt 2.5 hierboven zijn uiteengezet, het verzuim van de Commissie om een wijziging van artikel 6.3.10.11 van de IPEB in te leiden om ervoor te zorgen dat deze bepaling terugwerkende kracht zou hebben, een geval van wanbeheer zou kunnen zijn.

2.4 Wat de derde van de bovengenoemde kwesties betreft, leek het onbetwist dat ten minste één brief van klagers aan de Europese scholen niet naar behoren was beantwoord. De Ombudsman merkte op dat de Commissie in haar advies had benadrukt dat aan de Europese Scholen gerichte correspondentie naar behoren moet worden behandeld en dat de Europese Scholen maatregelen ter verbetering van de dienstverlening moeten nemen die vergelijkbaar zijn met die welke reeds bij de EU-instellingen van kracht zijn. Voorts merkt hij op dat de Commissie in punt 2.2 ("Administratieve verbeteringen") van haar mededeling aan de Raad en het Europees Parlement - Raadpleging over opties voor de ontwikkeling van het systeem van de Europese scholen van 20 juli 2004 (COM(2004) 519 def.) heeft verklaard dat "voorgesteld wordt dat het systeem van de [Europese scholen] op korte termijn profijt kan trekken van de toepassing van beste praktijken en recente innovaties op administratief gebied, met inbegrip van de opstelling [van] een gedragscode voor goed bestuur (...)". In punt 5 van de mededeling kondigde de Commissie aan dat zij "zal voortbouwen op de in deze mededeling uiteengezette ideeën voor haar werkzaamheden binnen de [raad van gouverneurs]". De Commissie had echter niet verwezen naar enig concreet initiatief in die zin dat zij in de Raad van Gouverneurs had genomen. Gezien de wijze waarop de brief van de klagers van 12 september 2004 door de Europese Scholen was behandeld, concludeerde de Ombudsman dat het uitblijven van een dergelijk initiatief door de Commissie een ander geval van wanbeheer kon vormen.

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De Commissie was van mening dat de kamer van beroep zaken die na de inwerkingtreding van het nieuwe verdrag (op 1 oktober 2002) maar vóór de vaststelling van de uitvoeringsbepalingen van deze kamer zijn ingevoerd, moet kunnen herzien. Dit mag echter geen afbreuk doen aan bestaande besluiten van de Europese scholen waartegen vóór februari 2005 geen beroep was ingesteld. Daarom verzoekt de Commissie de secretaris-generaal bij de volgende raad van bestuur een voorstel in te dienen tot wijziging van de uitvoeringsbepalingen van de kamer van beroep. Dit amendement zou de Klachtencommissie in staat stellen bestaande klachten die na 1 oktober 2002 zijn ingediend, te behandelen.

In dezelfde geest verzoekt de Commissie de secretaris-generaal ook een voorstel in te dienen bij de volgende raad van bestuur om artikel 6.3.10.11 van het IPEB te wijzigen. Dit voorgestelde amendement zou ervoor zorgen dat elk gemarkeerd document dat bewijs kan leveren in een zaak die door de kamer van beroep wordt behandeld, wordt bewaard totdat het beroep definitief is afgesloten.

De Commissie was het niet eens met de verklaring van de Ombudsman dat zij niet had verwezen naar enig concreet initiatief dat zij in de raad van bestuur had genomen om de transparantie en het behoorlijk bestuur in de Europese scholen te verbeteren. Zoals vermeld in haar advies over de klacht, had de Commissie al aangedrongen op specifieke maatregelen, zoals de vaststelling van een code van goed administratief gedrag, het verstrekken van motivering samen met de kennisgeving van besluiten die op verschillende niveaus zijn genomen, betere toegang tot documentatie en informatie, en beter beheer en verantwoordingsplicht.

Tijdens zijn vergadering van 28-30 april 2004 heeft de Raad van Gouverneurs de volgende tekst goedgekeurd:(5)

"Voorgesteld wordt dat de raad van bestuur nota neemt van het bijgevoegde document en de secretaris-generaal verzoekt zich te buigen over de kwestie van goede administratieve praktijken en met name over de noodzaak van maximale transparantie bij het beheer van de Europese scholen wanneer hij zijn jaarverslag aan de raad van bestuur voorlegt.

Dit document moet worden voorgelegd aan de voorbereidende comités met het oog op de opneming ervan in het document over kwaliteitsborging in de Europese scholen."

De Commissie was daarom van mening dat er in dit geval geen sprake was van wanbeheer en bevestigde dat zij haar invloed in de Europese scholen consequent heeft gebruikt om goed bestuur en besluitvorming op basis van de beginselen van billijkheid en transparantie te bevorderen. De aandacht van de Ombudsman werd echter opnieuw gevestigd op het feit dat als een van de 29 leden van de raad van bestuur het vermogen van de Commissie om invloed uit te oefenen op het nemen van besluiten dienovereenkomstig beperkt was.

Een kopie van de brief waarin de secretaris-generaal wordt verzocht voorstellen te doen met betrekking tot de eerste twee punten die door de klagers aan de orde zijn gesteld, zal aan de Ombudsman worden toegezonden.

Opmerkingen van klager

In hun opmerkingen maakten de klagers de volgende opmerkingen:

Wat de eerste twee van de drie voorstellen van de Ombudsman betreft, zou de reactie van de Commissie, indien zij naar behoren wordt opgevolgd door de Europese Scholen, hun recht op een eerlijk onderzoek van hun oorspronkelijke klacht bij de Europese School grotendeels herstellen. Ten aanzien van de eerste kwestie (de wijziging van de uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep) werden echter twee voorbehouden gemaakt. Ten eerste moet de door de Commissie voorgestelde wijziging daadwerkelijk worden aangenomen en onverwijld in werking treden. Ten tweede moet de secretaris-generaal worden verzocht aan de raad van bestuur verslag uit te brengen over de snelle uitvoering ervan, ook met betrekking tot hun klacht, met inbegrip van het onverwijld opnieuw bijeenroepen van de kamer van beroep om deze klacht inhoudelijk te behandelen en het nodige feitenonderzoek te verrichten. In het besluit van de Ombudsman moeten deze twee punten uitdrukkelijk worden vermeld. Wat de tweede kwestie betreft (waarbij ervoor moet worden gezorgd dat artikel 6.3.10.11 van het IPEB terugwerkende kracht heeft), moet in het besluit van de Ombudsman expliciet melding worden gemaakt van een rapportageverplichting aan de raad van bestuur en aan de klagers. Tot dusver had de secretaris-generaal geweigerd de klagers informatie te verstrekken over de vraag of het betrokken bewijsmateriaal nog steeds bestond of intussen was vernietigd.

Wat de reactie van de Commissie op het derde voorstel van de Ombudsman betreft, waren zij er nog steeds niet van overtuigd dat het optreden van de Commissie tot dusver toereikend was geweest of voldoende krachtdadig was voortgezet in de Raad van Gouverneurs. De ervaring van de klagers met de Europese scholen was grotendeels negatief. Noch hun brief van 7 juli 2003, noch die van 12 september 2004 was beantwoord. De Ombudsman moet de Commissie daarom verzoeken om verdere transparantiemaatregelen.

Ten slotte kan het argument van de Commissie dat haar rol in de Raad van Gouverneurs vrij beperkt was, niet worden aanvaard. De EU heeft het grootste deel van de financiering van de Europese scholen verstrekt. De Commissie had daarom de plicht ervoor te zorgen dat de verstrekte middelen onder voorwaarden van goed bestuur werden besteed.

Nadere inlichtingen

Na het standpunt van de Commissie over zijn voorstel voor een minnelijke schikking en de opmerkingen van de klagers te hebben onderzocht, was de Ombudsman van oordeel dat hij nadere informatie nodig had om de zaak te behandelen.

Eerste verzoek om nadere informatie

Op 4 november 2005 heeft de Ombudsman de Commissie derhalve een brief gestuurd. In deze brief verzocht hij de Commissie hem een afschrift te doen toekomen van de brief die zij had voorgesteld aan de secretaris-generaal te zenden met betrekking tot de eerste twee door de klagers aan de orde gestelde kwesties en verslag uit te brengen over de eventuele follow-up van deze brief door de secretaris-generaal en de raad van bestuur. De Ombudsman merkte voorts op dat in de tekst die tijdens de vergadering van de Raad van gouverneurs in april 2004 leek te zijn goedgekeurd, de secretaris-generaal werd verzocht "de kwestie van goede administratieve praktijken en met name de noodzaak van maximale transparantie (...) te onderzoeken wanneer hij zijn jaarverslag aan de Raad van gouverneurs voorlegt". Het leek er echter op dat deze kwesties niet in detail werden behandeld in het jaarverslag van de secretaris-generaal voor 2004, dat beschikbaar was op de website van de Europese Scholen. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve om in detail aan te geven welke maatregelen zij had genomen om ervoor te zorgen dat de aan de Europese scholen gerichte correspondentie naar behoren werd behandeld.

Brief van de Commissie van 27 oktober 2005

Op 9 november 2005 ontving de Ombudsman een brief van 27 oktober 2005 waarin de Commissie hem haar recente correspondentie met de heer R., de secretaris-generaal, toestuurde. Deze correspondentie bestond uit drie brieven.

In de eerste brief van 29 juli 2005 heeft de Commissie de heer R. verzocht voorstellen tot wijziging van (1) de uitvoeringsbepalingen van de kamer van beroep en (2) artikel 6.3.10.11 van het IPEB voor te leggen aan de volgende vergadering van de raad van bestuur.

In zijn antwoord van 30 augustus 2005 heeft de heer R. erop gewezen dat de uitvoeringsbepalingen betreffende de kamer van beroep niet voorzien in terugwerkende kracht. Volgens R. is in de wetgeving slechts in zeer uitzonderlijke omstandigheden in terugwerkende kracht voorzien. R. ging ervan uit dat de Raad van Gouverneurs, ook al was dit niet vastgelegd, niet had voorzien in terugwerkende kracht omdat hij daarvoor geen dergelijke uitzonderlijke redenen had gezien. Hij stelt dan ook dat hij het voorstel van de Commissie voor een amendement in die zin niet kan volgen. Wat artikel 6.3.10.11 betreft, merkt de heer R. op dat over een beroep tegen een baccalaureaat definitief moet worden beslist vóór 15 april van het jaar dat volgt op het jaar waarin het examen is afgelegd. De heer R. verklaart dat hij daarom geen verdere wijziging nodig acht. Hij voegde er echter aan toe dat hij, om de Commissie en eventuele klagers gerust te stellen, een voorstel zou opstellen om documenten "ten minste drie jaar" te bewaren "of zolang er nog geen definitief besluit is genomen over een beroep bij de kamer van beroep".

De Commissie heeft op 26 september 2005 op deze brief geantwoord. In dit antwoord merkte de Commissie op dat de reactie van de secretaris-generaal over het geheel genomen negatief was geweest, maar wees zij erop dat één voorstel, dat op 29 september 2005 door de secretaris-generaal bij het Administratief en Financieel Comité (CAF) was ingediend, leek tegemoet te komen aan de bezwaren van de Commissie en de Ombudsman. Dit voorstel (6) lijkt te voorzien in een algemene bevoegdheid van de kamer van beroep om kennis te nemen van beroepen en ook in de mogelijkheid dat beroepen die reeds door de kamer van beroep zijn afgewezen op grond van het feit dat zij niet bevoegd was om deze te behandelen, opnieuw kunnen worden ingesteld voor de kamer van beroep. De Commissie verzocht ook om bevestiging dat alle nodige maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat de dossiers van leerlingen wier zaken de afgelopen jaren bij de kamer van beroep waren ingediend, werden bewaard, zodat de procedure voor de kamer van beroep opnieuw kon worden ingeleid.

Tweede verzoek om nadere informatie

Op 11 november 2005 heeft de Ombudsman, na kennis te hebben genomen van de correspondentie die de Commissie hem had toegezonden, de Commissie meegedeeld dat hij het op prijs stelde dat zij snel had gehandeld en hem kopieën van de desbetreffende brieven had toegezonden, zoals zij eerder had aangekondigd.

In het licht van de hem toegezonden correspondentie heeft de Ombudsman de Commissie meegedeeld dat hij het op prijs zou stellen indien de Commissie in haar antwoord op zijn verzoek om inlichtingen van 4 november 2005 ook informatie zou kunnen verstrekken over eventuele antwoorden van de secretaris-generaal op de brief van de Commissie van 26 september 2005 en over het resultaat van de vergadering van 29 september 2005 (met inbegrip van kopieën van alle relevante documenten die tijdens deze vergadering hadden kunnen worden aangenomen).

De Ombudsman wees erop dat de door de secretaris-generaal in zijn brief van 30 augustus 2005 gekozen benadering bevestigde dat de tweede vraag in de brief van 4 november 2005 moest worden beantwoord. Hij voegde eraan toe dat hij het, gelet op de inhoud en de bewoordingen van de brief van de secretaris-generaal van 30 augustus 2005, ook op prijs zou stellen indien de Commissie hem kon meedelen (1) of zij informatie had of kon verkrijgen over de vraag of het dossier betreffende de zaak van klagers al dan niet door de Europese scholen was bewaard en (2) of de Commissie een kopie van het dossier van klagers voor bewaring zou kunnen verkrijgen.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Bij het opstellen van het antwoord (13 december 2005) had de secretaris-generaal geen antwoord ontvangen op de brief van de Commissie van 26 september 2005. Evenmin had de CAF op haar vergadering van 29 september 2005 de aan haar voorgelegde tekst goedgekeurd, aangezien meer informatie nodig was voor een dergelijke radicale wijziging van de bevoegdheid van de kamer van beroep.

De voorgestelde wijzigingen zijn opnieuw besproken tijdens de CAF-vergadering van 6-7 december 2005, in het licht van de door het bureau van de secretaris-generaal verstrekte informatie en het advies van de Juridische Dienst van de Commissie dat over deze kwestie was geraadpleegd. Laatstgenoemde had in zijn antwoord benadrukt dat de voorgestelde wijzigingen een wijziging van het verdrag zouden vergen.

Tijdens deze vergadering had de Commissie erop aangedrongen dat, zelfs indien de door de secretaris-generaal voorgestelde ingrijpende wijzigingen niet konden worden goedgekeurd, de CAF en later de raad van bestuur zouden moeten instemmen met een zekere terugwerkende kracht van de bevoegdheid die reeds bij artikel 27 van het verdrag aan de kamer van beroep is verleend, zodat de zaak van de klagers opnieuw kon worden bezien.

Gezien het advies van de Juridische Dienst van de Commissie heeft de secretaris-generaal zijn voorstel ingetrokken en de CAF verzocht om een nauwkeurig voorstel over de kwestie van de beperkte terugwerkende kracht, dat door de Juridische Dienst van de Commissie moet worden herzien. De Commissie heeft verzocht het voorstel zo spoedig mogelijk op te stellen.

Geraadpleegd over het precieze punt of het dossier met betrekking tot de zaak van klagers al dan niet was bijgehouden, had de secretaris-generaal een zeer duidelijk en positief antwoord gegeven: alle pedagogische documenten werden veilig bewaard door de Europese School, alle documenten met betrekking tot het administratief beroep werden bewaard door de secretaris-generaal en alle documenten met betrekking tot de kamer van beroep werden bewaard door de secretaris van deze laatste. Gezien het bovenstaande hoefde de Commissie niet om een kopie van de reeds omvangrijke dossiers te vragen, en zou het volgens de Commissie ook geen goede praktijk zijn om om een dergelijke kopie te vragen.

Wat betreft het verzoek om aan te geven welke maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat de aan de Europese scholen gerichte correspondentie naar behoren werd behandeld, was de Commissie van mening dat zij niet bevoegd was om dergelijke precieze maatregelen te nemen. De Commissie wees er echter op dat de raad van bestuur regels had vastgesteld voor de evaluatie van de directeuren van de Europese scholen, waarbij onder meer rekening werd gehouden met de wijze waarop de directeuren omgingen met de correspondentie en de betrekkingen met de ouders (7).

Daarnaast verwees de Commissie naar de informatie die zij reeds aan de Ombudsman had verstrekt over de door de Commissie voorgestelde maatregelen voor meer transparantie en goed bestuur in de Europese scholen, die in januari 2004 aan de secretaris-generaal was toegezonden en tijdens de vergadering van de raad van bestuur in april 2004 was ingediend. In dit document werden specifieke maatregelen op het gebied van transparantie en behoorlijk bestuur voorgesteld, zoals de vaststelling van een code van goed administratief gedrag. Alle raden van bestuur van de Europese scholen hadden de voorstellen van de Commissie besproken en waren het eens over het belang van de vastgestelde beginselen en over de noodzaak en vastberadenheid om deze na te leven.

Sindsdien zijn de voorstellen van de Commissie met het oog op de opstelling van een code van goed administratief gedrag in november 2004 voorgelegd aan het Gemengd Pedagogisch Comité (een voorbereidend comité van de raad van bestuur) om het document op te nemen in het bestaande document over "Kwaliteitsborging in de Europese scholen". Hoewel vertegenwoordigers van ouders en leerkrachten de voorgestelde tekst steunden, hadden sommige directeuren enkele opmerkingen gemaakt, bijvoorbeeld over de noodzaak om een onderscheid te maken tussen documenten die door de Europese scholen openbaar zouden kunnen worden gemaakt, en de gevoeligere documenten, die dat niet zouden moeten zijn. Deze punten werden gesteund door een aantal nationale vertegenwoordigers.

Desalniettemin was het document niet opnieuw gepresenteerd tijdens een vergadering van de raad van bestuur en zijn de voorstellen voor een code van goed administratief gedrag nog niet opgenomen in het bestaande document over "Kwaliteitsborging in de Europese scholen". De Commissie had derhalve reeds overwogen de secretaris-generaal te verzoeken uiterlijk in januari 2006 een specifiek document bij de Raad van Gouverneurs in te dienen.

Wat het specifieke geval van de klagers betreft, was de Commissie ervan in kennis gesteld dat het antwoord van de school was gegeven na grondig onderzoek door de secretaris-generaal en de voorzitter van de jury van het Baccalaureaat, die uiteindelijk hadden besloten de school te adviseren de gevraagde documenten niet te verstrekken.

Opmerkingen van klagers

In hun opmerkingen spraken de klagers hun verbazing uit over het feit dat de volledige uitvoering van het verdrag en de daaraan verbonden rechten een wijziging van het verdrag zelf vereisen. De klagers benadrukten dat zij, na alle vertragingstactieken die het systeem van de Europese school volgens hen had ingezet, aandrongen op hun recht op een eerlijke procedure en op de plicht van de Commissie om voor een dergelijke procedure te zorgen. Zij benadrukten dat zij in het onderhavige geval te maken hadden gehad met een volledige uitsplitsing van het beoordelingssysteem van de Europese scholen en dat zij van mening waren dat het alleen onder deze omstandigheden legitiem was om een degelijk onderzoek te vragen. De klagers voerden aan dat een dergelijk gedetailleerd onderzoek voortdurend was geweigerd en dat zij in cirkels waren rondgeleid.

Volgens de klagers was het onaanvaardbaar dat degenen die in het systeem van de Europese scholen verantwoordelijk waren voor de uitvoering van het verdrag (dat sinds 1 oktober 2002 van kracht is) zich nu konden beroepen op hun eigen gebrek aan actie (d.w.z. het niet tijdig vaststellen van uitvoeringsbepalingen of het invoeren van de nodige terugwerkende kracht van deze bepalingen) om een ogenschijnlijk beschamend onpartijdig onderzoek van de feiten in kwestie te voorkomen. De klagers voerden verder aan dat de Commissie een dergelijke administratieve storing van een instelling die zij grotendeels financierde en waarop zij derhalve een bepalende invloed kon uitoefenen, niet mocht aanvaarden. Zij verzochten de Ombudsman derhalve de Commissie te verzoeken doortastend op te treden om de onaanvaardbare situatie in kwestie recht te zetten.

Beoordeling door de Ombudsman

Op basis van de van de Commissie ontvangen informatie en de door de klagers ingediende opmerkingen concludeerde de Ombudsman dat er geen minnelijke schikking kon worden bereikt.

BESLUIT

1 Inleidende opmerking

1.1 De klagers zijn een ambtenaar van de Commissie en zijn vrouw van wie de zoon tot 2003 aan de Europese School in Woluwe (Brussel) heeft deelgenomen, toen hij zijn examen voor het verlaten van de school ("Europees baccalaureaat") aflegde. In het Duits behaalde de zoon van klagers in het schriftelijke examen slechts een cijfer van 6,00.

Overeenkomstig artikel 6.3.10 van de regels die van toepassing zijn op de Europese scholen met betrekking tot examens voor het verlaten van de school, worden de uitvoeringsbepalingen voor het Europees baccalaureaat ("IPEB"), elk van de schriftelijke examens eerst gemarkeerd door de leraar die het onderwerp in kwestie heeft onderwezen en vervolgens door een of twee externe examinatoren. Indien het verschil tussen de twee merken door de schoolinspecteur aanzienlijk wordt geacht, kan de externe examinator zijn merk heroverwegen op basis van de opmerkingen van de docent ter rechtvaardiging van zijn merk. Het eindcijfer is het rekenkundig gemiddelde van de aldus toegekende cijfers. Wanneer het verschil tussen de twee merken echter nog steeds merkbaar is, kan de schoolinspecteur een derde markering gebruiken. Hij moet dit doen als het verschil groter is dan twee tekens. De derde marker kent de resultaten van de eerste twee markers. Het door hem gegeven cijfer is het laatste cijfer. Deze markering moet echter binnen het bereik liggen dat door de twee eerste markeringen is ingesteld.

In casu had de leerkracht 9,5 ("uitstekend") gegeven voor het door de zoon van klagers voorbereide schriftelijke examen. De uitwendige marker gaf slechts 5,5 ("onvoldoende"). De derde marker had 6.0 gegeven.

De klagers werden op 5 juli 2003 in kennis gesteld van het resultaat van het onderzoek. Om hen in staat te stellen een klacht in te dienen, hebben de klagers de Europese School op 7 juli 2003 schriftelijk verzocht om informatie en om toegang tot de relevante documenten. Volgens de klagers is aan dit verzoek nooit gevolg gegeven.

Op 15 juli 2003 hebben de klagers op grond van artikel 12 van het IPEB beroep ingesteld bij de voorzitter van de onderzoekscommissie. In deze klacht voerden de klagers aan dat de letter en de geest van artikel 6.3.10 van de IPEB niet waren nageleefd. Deze klacht werd op 11 september 2003 afgewezen.

De klagers schreven daarop aan de secretaris-generaal van de raad van bestuur van de Europese scholen (de "secretaris-generaal") om te verzoeken om de naam van het externe tribunaal waaraan de school voor rechterlijke toetsing was voorgelegd. In zijn antwoord van 29 september 2003 heeft de secretaris-generaal erop gewezen dat de huidige regeling niet voorziet in een recht van beroep tegen de besluiten van de voorzitter van de onderzoekscommissie. De secretaris-generaal wees echter op het bestaan van de klachtencommissie van de Europese scholen, onder verwijzing naar artikel 27 van het in 1994 ondertekende Verdrag (het "Verdrag")(8).

Op 9 november 2003 verzochten de klagers om behandeling van hun klacht door de kamer van beroep.

In haar besluit van 28 juli 2004 kwam de kamer van beroep tot de conclusie dat zij niet bevoegd was om het beroep van klagers te behandelen. De kamer was van oordeel dat uit artikel 27 van het verdrag weliswaar kon worden afgeleid dat andere personen dan leerkrachten een klacht konden indienen bij de kamer van beroep, maar dat op grond van de bestaande uitvoeringsbepalingen geen beroep bij haar kon worden ingesteld in een zaak als de onderhavige. Tijdens de procedure voor de kamer van beroep heeft de vertegenwoordiger van de secretaris-generaal in deze procedure zich op het standpunt gesteld dat de kamer van beroep de zaak niet kon behandelen.

Op 12 september 2004 hebben klagers de secretaris-generaal schriftelijk verzocht ervoor te zorgen dat alle relevante documentatie in het dossier wordt bewaard om verdere procedures mogelijk te maken.

1.2 In hun klacht bij de Europese Ombudsman voerden de klagers aan dat het besluit van de kamer van beroep het recht op beroep voor ouders en studenten teniet deed. De klagers waren van mening dat het gedrag van de betrokken autoriteiten niet strookte met het besluit van de Ombudsman van 19 juli 2004 in zijn initiatiefonderzoek OI/5/2003/IJH betreffende de activiteiten van de Commissie ter bevordering van een goed bestuur van de Europese scholen.

1.3 In hun opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerden de klagers aan dat er geen geldige reden was waarom Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet door de raad van bestuur zou moeten worden aangenomen met het oog op volledige toepassing in het systeem van de Europese scholen. Volgens hen zou een dergelijke stap de kritische test zijn voor de bereidheid van het systeem van de Europese scholen om te breken met de procedures achter de deur uit het verleden. De klagers benadrukten ook dat hun zoon onherstelbare morele en aanzienlijke materiële schade had geleden en lieten het aan de Ombudsman en het systeem van de Europese scholen over om te zien hoe die schade zonder verder uitstel kon worden hersteld.

1.4 De Ombudsman was van mening dat de klagers aldus in hun opmerkingen twee nieuwe verzoeken hadden ingediend. Aangezien deze twee verzoeken niet eerder bij de Commissie bleken te zijn ingediend, deelde de Ombudsman de klagers mee dat deze nieuwe verzoeken in het kader van dit onderzoek niet konden worden behandeld.

2 De zaak van klagers tegen de Commissie

2.1 De klagers voerden in wezen de volgende aantijgingen aan:

1. De Europese scholen hadden hun beroep niet naar behoren behandeld.
2. De secretaris-generaal van de raad van bestuur van de Europese scholen had nagelaten passende uitvoeringsmaatregelen voor de beroepsprocedure voor te stellen.
3. De secretaris-generaal had onrechtmatig gehandeld (om tijd te winnen en elk onderzoek te vermijden) door hen eerst te adviseren zich tot de kamer van beroep te wenden en vervolgens te betogen dat deze instantie niet bevoegd was om hun zaak te behandelen.
4. De secretaris-generaal had niet geantwoord op hun brief van 12 september 2004, waarin zij hem hadden verzocht ervoor te zorgen dat alle relevante documentatie in het dossier werd bewaard om verdere procedures mogelijk te maken.

De klagers voerden in wezen de volgende argumenten aan:

1. Eventuele ontbrekende uitvoeringsbepalingen ter uitvoering van artikel 27 van het Verdrag moeten onverwijld door de secretaris-generaal ter goedkeuring worden voorgelegd tijdens de vergadering van de Raad van gouverneurs in januari 2005.
2. Alle zaken (met inbegrip van hun eigen zaken) die wegens het ontbreken van deze bepalingen waren afgewezen, moeten onmiddellijk worden heropend en volledig worden onderzocht.
3. De Europese School moet alle documentatie over hun zaak ten minste drie jaar bewaren.

2.2 In haar advies stelde de Commissie dat zij met betrekking tot de eerste en de tweede bewering alleen maar kon betreuren dat de regels die nodig zijn voor de beroepsprocedure bij de kamer van beroep nog niet waren vastgesteld aan het begin van deze zaak (in juli 2003). De Commissie was voorts van mening dat de derde bewering ongegrond was, aangezien de brief van de secretaris-generaal van 29 september 2003 niet kon worden beschouwd als een uitnodiging of advies om beroep in te stellen bij de kamer van beroep. Wat de vierde grief betreft, heeft de Commissie herhaaldelijk benadrukt dat het belangrijk is de termijnen voor de beantwoording van de correspondentie in acht te nemen en dat de belanghebbende recht heeft op een volledig antwoord over de inhoud van de vragen. Het is van mening dat de Europese scholen maatregelen ter verbetering van de dienstverlening moeten nemen die vergelijkbaar zijn met die welke reeds bij de EU-instellingen van kracht zijn.

Met betrekking tot de eerste grief heeft de Commissie erop gewezen dat de Raad van Gouverneurs tijdens zijn vergadering van 1 en 2 februari 2005 dergelijke uitvoeringsbepalingen had vastgesteld. De door de Raad van Gouverneurs tijdens die vergadering vastgestelde regels omvatten een nieuw artikel 67 op grond waarvan bij de kamer van beroep in tweede aanleg beroep kan worden ingesteld tegen administratieve beroepen (met inbegrip van de beslissingen die op de beroepen bij de voorzitter van de kamer van onderzoek zijn genomen). Wat de tweede grief betreft, heeft de Commissie aangevoerd dat zij niet verantwoordelijk was voor de kamer van beroep. Mochten de klagers echter hun zaak willen laten herzien, dan hadden zij het recht om hun beroep opnieuw in te dienen bij de klachtencommissie op grond van de nieuwe regels. Wat het derde argument betreft, heeft de Commissie erop gewezen dat de Raad van Gouverneurs tijdens zijn vergadering van 1 en 2 februari 2005 had besloten artikel 6.3.10.11 IREB te wijzigen. De nieuwe versie bepaalde dat de relevante documenten ten minste drie jaar na het baccalaureaat in de school moesten worden bewaard. Aan het verzoek van de klagers was dus voldaan.

2.3 In hun opmerkingen verklaarden de klagers dat de goedkeuring van de uitvoeringsbepalingen van artikel 27 van het verdrag zeer welkom was. De klagers merkten op dat zij hun zaak bij brief van 22 april 2005 onmiddellijk opnieuw hadden voorgelegd aan de kamer van beroep. Volgens hen was het echter niet uitgesloten dat kon worden aangevoerd dat de nieuwe verordening niet uitdrukkelijk voorzag in overgangsregelingen voor klachten die vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regels waren ingediend. In dat geval moet de Ombudsman de Commissie verzoeken onverwijld een aanvullende procedure in te leiden in de Raad van Gouverneurs met betrekking tot dergelijke overgangsbepalingen. Wat het derde argument betreft, erkenden de klagers dat in de uitvoeringsbepalingen aan dit verzoek was voldaan. Volgens hen was het echter nog steeds onduidelijk of de bepalingen op hun geval van toepassing zouden zijn.

De klagers benadrukten ook dat de Commissie het grootste deel van de financiering van de Europese scholen heeft verstrekt en dat zij gebonden was aan haar eigen financiële en auditregelgeving om ervoor te zorgen dat haar middelen onder voorwaarden van goed bestuur werden besteed. Volgens de klagers kon de Commissie derhalve te allen tijde financiering inhouden en aldus een beslissende controle uitoefenen op de Europese scholen wanneer zij tot de bevinding kwam dat niet aan deze voorwaarden was voldaan.

Op 24 mei 2005 deelden de klagers de Ombudsman mee dat de kamer van beroep bij besluit van dezelfde dag hun hernieuwde beroep als niet-ontvankelijk had afgewezen.

2.4 Er zij aan herinnerd dat de Europese scholen zelf niet behoren tot de communautaire instellingen of organen waarvan de Ombudsman krachtens artikel 195 van het EG-Verdrag bevoegd is het administratieve gedrag te onderzoeken en dat het onderhavige onderzoek dus uitsluitend tot de Commissie is gericht. De Ombudsman was derhalve van oordeel dat hij niet in staat was de aantijgingen en beweringen te onderzoeken die gericht zijn tegen de Europese scholen en haar organen als zodanig. In deze omstandigheden was de Ombudsman van mening dat zijn onderzoek moest worden toegespitst op de vraag of er sprake was van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de door de klagers aan de orde gestelde kwesties. De Ombudsman was van mening dat drie van dergelijke kwesties konden worden geïdentificeerd, namelijk (1) de beschikbaarheid van uitvoeringsbepalingen voor artikel 27 van het Verdrag op grond waarvan de zaak van de klagers door de kamer van beroep kan worden onderzocht, (2) de plicht van de Europese scholen om documenten te bewaren en (3) de plicht van de Europese scholen met betrekking tot aan hen gerichte brieven.

2.5 Op 14 juni 2005 heeft de Ombudsman bij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend. In dit voorstel stelde de Ombudsman voor dat de Commissie zou kunnen overwegen de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat voorstellen als volgt aan de raad van bestuur van de Europese scholen worden voorgelegd: (1) een voorstel tot wijziging van de uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep om ervoor te zorgen dat deze uitvoeringsbepalingen volledige uitvoering geven aan artikel 27 van het verdrag, (2) een voorstel tot wijziging van artikel 6.3.10.11 van het IPEB om ervoor te zorgen dat deze bepaling terugwerkende kracht heeft en (3) een voorstel tot vaststelling van maatregelen om ervoor te zorgen dat de correspondentie die aan de Europese scholen is gericht, naar behoren wordt behandeld.

2.6 Uit het standpunt van de Commissie over dit voorstel en haar antwoord op twee brieven waarin de Ombudsman om nadere informatie heeft verzocht, blijkt dat de Commissie met betrekking tot deze drie punten het volgende standpunt inneemt:

Wat de eerste en de tweede kwestie betreft, heeft de Commissie de heer R., de secretaris-generaal, in een brief van 29 juli 2005 verzocht voorstellen tot wijziging van 1) de uitvoeringsbepalingen van de kamer van beroep en 2) artikel 6.3.10.11 van het IPEB in te dienen voor de volgende vergadering van de raad van bestuur. In zijn antwoord van 30 augustus 2005 stelde de heer R. zich op het standpunt dat de Raad van Gouverneurs, ook al was dit niet vastgelegd, niet had voorzien in terugwerkende kracht omdat hij daarvoor geen redenen had gezien. De heer R. stelt dan ook dat hij het wijzigingsvoorstel van de Commissie in die zin niet kan volgen. Wat artikel 6.3.10.11 betreft, merkt de heer R. op dat over een beroep tegen een baccalaureaat definitief moet worden beslist vóór 15 april van het jaar dat volgt op het jaar waarin het examen is afgelegd. De heer R. verklaart dat hij daarom geen verdere wijziging nodig acht. Hij voegde er echter aan toe dat hij, om de Commissie en eventuele klagers gerust te stellen, een voorstel zou opstellen om documenten "ten minste drie jaar" te bewaren "of zolang er nog geen definitief besluit is genomen over een beroep bij de kamer van beroep".

In haar antwoord van 26 september 2005 merkte de Commissie op dat de reactie van de secretaris-generaal over het geheel genomen negatief was geweest, maar wees zij erop dat een voorstel dat (door de secretaris-generaal) was ingediend bij het Administratief en Financieel Comité (CAF) (9) van 29 september 2005 leek tegemoet te komen aan de bezwaren van de Commissie en de Ombudsman. Dit voorstel leek te voorzien in een algemene bevoegdheid van de kamer van beroep om beroepen te behandelen en ook in de mogelijkheid dat beroepen die reeds door dezelfde kamer waren afgewezen omdat zij niet bevoegd was om ze te behandelen, opnieuw bij haar zouden worden ingediend. De Commissie verzocht ook om bevestiging dat alle nodige maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat de dossiers van leerlingen wier zaken de afgelopen jaren bij de kamer van beroep waren ingediend, werden bewaard, zodat de procedure voor de kamer van beroep opnieuw kon worden ingeleid. Op 13 december 2005 had de Commissie nog geen antwoord op deze brief ontvangen.

Volgens de Commissie zijn de door de secretaris-generaal voorgestelde wijzigingen besproken tijdens vergaderingen van de CAF op 29 september en 6-7 december 2005, maar niet goedgekeurd. Het lijkt erop dat dit te wijten was aan het feit dat de Juridische Dienst van de Commissie van mening was dat de aanneming van deze wijzigingen een wijziging van het verdrag zou vereisen. Het desbetreffende voorstel werd derhalve ingetrokken. De Commissie merkte echter op dat zij erop had aangedrongen dat, zelfs indien de door de secretaris-generaal voorgestelde ingrijpende wijzigingen niet konden worden goedgekeurd, de CAF en later de raad van bestuur zouden moeten instemmen met een zekere terugwerkende kracht van de bevoegdheid die reeds bij artikel 27 van het verdrag aan de kamer van beroep is verleend, zodat de zaak van de klagers opnieuw kon worden bezien. Volgens de Commissie had zij verzocht het voorstel zo spoedig mogelijk op te stellen.

De Commissie voegde daaraan toe dat de secretaris-generaal, toen hij werd geraadpleegd over het precieze punt of het dossier betreffende de zaak van klagers al dan niet was bijgehouden, een zeer duidelijk en positief antwoord had gegeven: alle pedagogische documenten werden veilig bewaard door de Europese School, alle documenten met betrekking tot het administratief beroep werden bewaard door de secretaris-generaal en alle documenten met betrekking tot de kamer van beroep werden bewaard door de secretaris van deze laatste.

Wat de derde kwestie betreft, was de Commissie van mening dat zij niet bevoegd was om precieze maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de aan de Europese scholen gerichte correspondentie naar behoren werd behandeld. De Commissie merkte echter op dat de door de raad van bestuur vastgestelde regels voor de evaluatie van de directeuren van de Europese scholen onder meer rekening hielden met de wijze waarop de directeuren omgingen met de correspondentie. Zij verwees ook naar de informatie die zij reeds had verstrekt met betrekking tot de acties voor meer transparantie en goed bestuur in de Europese scholen die zij in januari 2004 had voorgesteld en tijdens de vergadering van de raad van bestuur in april 2004 had ingediend. Dit document bevatte specifieke voorstellen voor acties op het gebied van transparantie en behoorlijk bestuur, zoals de vaststelling van een code van goed administratief gedrag. De Commissie wees erop dat haar voorstellen in het kader van het Europese schoolsysteem waren besproken, maar nog niet waren goedgekeurd. Volgens de Commissie was zij derhalve voornemens de secretaris-generaal te verzoeken uiterlijk in januari 2006 een specifiek document in te dienen bij de Raad van gouverneurs.

2.7 In hun opmerkingen benadrukten de klagers dat zij, na alle vertragingstactieken die het Europese schoolsysteem volgens hen had ingezet, aandrongen op hun recht op een eerlijke procedure en op de plicht van de Commissie om voor een dergelijke procedure te zorgen. De klagers voerden aan dat het onaanvaardbaar was dat degenen die in het systeem van de Europese scholen verantwoordelijk waren voor de uitvoering van het verdrag (dat sinds 1 oktober 2002 van kracht is) zich nu konden beroepen op hun eigen gebrek aan actie (d.w.z. het niet tijdig vaststellen van uitvoeringsbepalingen of het invoeren van de nodige terugwerkende kracht van deze bepalingen) om een ogenschijnlijk beschamend onpartijdig onderzoek van de feiten in kwestie te voorkomen. Zij voerden voorts aan dat de Commissie een dergelijk administratief mankement van een instelling die zij grotendeels financierde en waarop zij dus een beslissende invloed kon uitoefenen, niet mocht aanvaarden. De klagers verzochten de Ombudsman derhalve de Commissie te verzoeken doortastend op te treden om de onaanvaardbare situatie in kwestie recht te zetten.

2.8 De Ombudsman merkt op dat uit de standpunten van de partijen in de onderhavige zaak blijkt dat geen minnelijke schikking kon worden bereikt.

2.9 De Ombudsman erkent echter en is ingenomen met het feit dat de Commissie, na ontvangst van zijn voorstel voor een minnelijke schikking, de secretaris-generaal heeft verzocht een voorstel in te dienen (1) voor een wijziging van de uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep en (2) voor een wijziging van artikel 6.3.10.11 van het IPEB om ervoor te zorgen dat deze bepalingen terugwerkende kracht hebben. De Commissie lijkt dus te hebben gedaan wat de Ombudsman in zijn voorstel voor een minnelijke schikking heeft voorgesteld met betrekking tot de eerste twee kwesties die in de onderhavige klacht aan de orde worden gesteld. Derhalve moet worden onderzocht of de voorlopige bevinding van wanbeheer in deze omstandigheden nog steeds geldig is (zie de punten 2.10-2.16). De behandeling door de Commissie van de derde kwestie die in de onderhavige klacht aan de orde wordt gesteld, zal vervolgens worden onderzocht (punten 2.17-2.18).

2.10 Wat de eerste kwestie betreft, namelijk de beschikbaarheid van bevredigende uitvoeringsbepalingen voor artikel 27 van het verdrag, op grond waarvan de zaak van klagers door de kamer van beroep kan worden onderzocht, merkt de Ombudsman op dat het verdrag, dat in 1994 is ondertekend, op 1 oktober 2002 in werking is getreden. Met het oog op de volle werking van artikel 27 van het verdrag hadden de uitvoeringsbepalingen de kamer van beroep derhalve de bevoegdheid moeten geven om klachten zoals die welke klagers vanaf die datum bij haar hebben ingediend, te behandelen. Het besluit van de kamer van beroep van 28 juli 2004 in de zaak van klagers maakte echter duidelijk dat dit niet het geval was. De raad van bestuur heeft vervolgens regels vastgesteld die de kamer van beroep de bevoegdheid geven om klachten te behandelen zoals die welke door de klagers waren ingediend. Toen dit gebeurde (1 of 2 februari 2005) waren zowel de secretaris-generaal als de Commissie op de hoogte van de zaak van de klagers. Bovendien acht de Ombudsman het waarschijnlijk dat het besluit van de secretaris-generaal om het desbetreffende voorstel aan de raad van bestuur voor te leggen, werd beïnvloed (zo niet geactiveerd) door het besluit van de kamer van beroep in de zaak van de klagers. In deze omstandigheden vindt de Ombudsman het moeilijk te begrijpen waarom de vraag naar de gevolgen in de tijd van dit amendement niet lijkt te zijn onderzocht en behandeld toen het voorstel werd gedaan. Aangezien de Juridische Dienst van de Commissie is geraadpleegd over een later voorstel van de secretaris-generaal, lijkt het niet onmogelijk om juridisch advies over dit belangrijke aspect in te winnen voordat de wijziging door de Raad van Gouverneurs werd aangenomen.

2.11 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie heeft getracht klagers bij te staan door de secretaris-generaal in haar brief van 29 juli 2005 te verzoeken een voorstel in te dienen waarin de door de Raad van gouverneurs vastgestelde regels met terugwerkende kracht worden toegepast, zoals voorgesteld in het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking. De Ombudsman is niettemin van mening dat ook rekening moet worden gehouden met het feit dat het voorstel van de Commissie door de secretaris-generaal in zijn antwoord van 30 augustus 2005 categorisch is afgewezen. Derhalve rijst de vraag of de Commissie alles heeft gedaan wat van haar kon worden verwacht door een dergelijk verzoek in te dienen, dan wel of zij op grond van de beginselen van behoorlijk bestuur in de gegeven omstandigheden meer moest doen dan dat.

2.12 Alvorens op deze beslissende kwestie in te gaan, acht de Ombudsman het nuttig om kort in te gaan op de gebeurtenissen die zich sinds de brief van 30 augustus 2005 hebben voorgedaan. Het standpunt van de Commissie dat het (vergaande) voorstel dat op 29 september 2005 aan de vergadering van de CAF is voorgelegd, bij goedkeuring waarschijnlijk tegemoet zou zijn gekomen aan de bezwaren die zowel zijzelf als de Ombudsman hebben geuit, lijkt niet onredelijk (10). De Commissie heeft echter uitgelegd dat dit voorstel in december 2005 is ingetrokken. De Ombudsman is derhalve van mening dat dit voorstel in de onderhavige zaak niet verder hoeft te worden onderzocht.

2.13 De Commissie heeft benadrukt dat zij slechts één van de 29 leden van de Raad van Gouverneurs is en dat haar invloed dus noodzakelijkerwijs beperkt is. Volgens de Ombudsman is het dan ook duidelijk dat de Commissie de Raad van Gouverneurs niet zou kunnen dwingen een specifieke maatregel te nemen. De Ombudsman is echter van mening dat de betrokkenheid van de Commissie van dien aard is dat zij een actieve rol moet spelen om ervoor te zorgen dat de Europese scholen de beginselen van behoorlijk bestuur op dit gebied naleven. Deze zienswijze is gebaseerd op de volgende overwegingen: In de eerste plaats beoogt de relevante wijziging van de uitvoeringsbepalingen slechts uitvoering te geven aan artikel 27 van het verdrag vanaf de datum waarop het verdrag in werking is getreden. Tenzij men zou veronderstellen dat de bij het Verdrag opgerichte instellingen het recht hebben te verhinderen dat dit Verdrag volledig van kracht wordt, lijkt er geen geldige reden te zijn die de Raad van Gouverneurs ervan zou kunnen weerhouden een dergelijke wijziging te aanvaarden. Ten tweede lijkt het desbetreffende amendement eenvoudig te zijn en zal het waarschijnlijk niet veel tijd en moeite kosten om het voor te bereiden. Ten derde is de Ombudsman van mening dat de Commissie, ondersteund door het advies van haar eigen juridische dienst, duidelijk in staat zou zijn om een dergelijk voorstel zelf op te stellen. Ten vierde merkt de Ombudsman op dat de Commissie het standpunt van de klagers niet heeft betwist dat zij het grootste deel van de financiering van de Europese scholen verstrekt en dat zij door haar eigen financiële en auditregelingen verplicht is ervoor te zorgen dat middelen uit de begroting van de Europese Unie worden besteed onder voorwaarden van goed bestuur.

2.14 De Ombudsman erkent en verwelkomt (zoals reeds eerder vermeld) dat de Commissie stappen heeft ondernomen om te proberen een oplossing te vinden voor het probleem waarmee de klagers worden geconfronteerd. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar antwoord op zijn verzoek om nadere informatie heeft verklaard dat zij er tijdens de vergadering van de CAF van 6-7 december 2005 op had aangedrongen dat de raad van bestuur een zekere terugwerkende kracht van de aan de kamer van beroep verleende bevoegdheid goedkeurde, zodat de zaak van de klagers kon worden herzien. De Commissie had voorts verklaard dat zij had verzocht het voorstel zo spoedig mogelijk op te stellen. De Ombudsman merkt echter op dat het antwoord van de Commissie aan de Ombudsman op 13 december 2005 lijkt te zijn opgesteld. De Commissie heeft de Ombudsman geen verdere informatie verstrekt. De Ombudsman is van mening dat de Commissie de zaak actief moet opvolgen en alles in het werk moet stellen om ervoor te zorgen dat een voorstel tot wijziging van de uitvoeringsbepalingen aan de Raad van gouverneurs wordt voorgelegd. Bij gebrek aan nadere informatie waaruit blijkt dat de Commissie actief blijft, stelt de Ombudsman een geval van wanbeheer vast.

2.15 Wat de tweede kwestie betreft, namelijk de plicht van de Europese scholen om documenten te bewaren, merkt de Ombudsman op dat de Commissie heeft verwezen naar een verklaring van de heer R., de secretaris-generaal. Volgens deze verklaring werden alle relevante documenten veilig bewaard door de Europese School, de secretaris-generaal zelf of de klachtencommissie. Opgemerkt zij dat de suggestie van de Ombudsman in zijn voorstel voor een minnelijke schikking dat de Commissie een wijziging van artikel 6.3.10.11 van het IPEB zou moeten initiëren om deze bepaling terugwerkende kracht te geven, tot doel had het risico te vermijden dat de relevante documenten zouden worden vernietigd. De Ombudsman is van mening dat de Commissie het recht had om de verklaring van de heer R. te beschouwen als voldoende zekerheid dat de relevante documenten werden bewaard en dat het door de Ombudsman voorgestelde amendement niet langer nodig was. In deze omstandigheden is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de tweede kwestie die door de klagers aan de orde is gesteld.

2.16 De Ombudsman acht het echter nuttig op te merken dat deze opvatting is gebaseerd op de veronderstelling dat de relevante documenten inderdaad zullen worden bewaard totdat de zaak van de klagers opnieuw wordt voorgelegd aan en onderzocht door de kamer van beroep. De Ombudsman merkt op dat de Commissie de heer R. in haar brief van 26 september 2005 heeft verzocht te bevestigen dat alle nodige maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat de dossiers van leerlingen wier zaken de afgelopen jaren bij de kamer van beroep waren ingediend, werden bewaard, zodat de procedure voor deze kamer kon worden hervat. In haar antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman merkte de Commissie op dat zij tot 13 december 2005 geen dergelijke bevestiging had ontvangen. De Commissie kan het derhalve nuttig achten zich ervan te vergewissen dat de desbetreffende documenten worden bewaard totdat de kamer van beroep in staat is de zaak van de klagers te onderzoeken.

2.17 Wat de derde kwestie betreft, namelijk de plicht van de Europese scholen met betrekking tot hun brieven, erkent de Ombudsman dat de Commissie al in 2004 voorstellen heeft gedaan voor de invoering van een code van goed administratief gedrag in de Europese scholen. Volgens de Commissie heeft de raad van bestuur tijdens zijn vergadering van 28-30 april 2004 en na deze en andere voorstellen van de Commissie te hebben bestudeerd, nota genomen van het desbetreffende document en besloten dat de kwestie van goede administratieve praktijken door de secretaris-generaal in zijn jaarverslag moest worden behandeld en dat het document naar de comités moest worden verwezen met het oog op de opneming ervan in het document over "Kwaliteitsborging in de Europese scholen". De Ombudsman merkt echter op dat de kwestie van goede administratieve praktijken niet uitvoerig is behandeld in het jaarverslag dat de secretaris-generaal voor 2004 heeft ingediend. Bovendien heeft de Commissie zelf in haar antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman erop gewezen dat haar voorstel bezwaren had opgeleverd in de commissie die het behandelde en niet opnieuw aan de Raad van gouverneurs was voorgelegd. Het document was ook nog niet opgenomen in het bestaande document over "Kwaliteitsborging in de Europese scholen". Het is juist dat de Commissie in dit antwoord heeft verwezen naar een document waarin de door de raad van bestuur vastgestelde regels voor de evaluatie van de directeuren van de Europese scholen worden uiteengezet. Volgens de Commissie houden deze regels onder meer rekening met de wijze waarop de directeuren omgaan met correspondentie. Het is echter duidelijk dat een dergelijk document geen geldige vervanging kan zijn voor een code van goede administratieve praktijken in het algemeen en voor een bepaling die de Europese scholen verplicht ervoor te zorgen dat correspondentie die aan de Europese scholen is gericht, met name naar behoren wordt behandeld.

Om twijfel te voorkomen, betekent het correct behandelen van brieven ook dat dergelijke brieven binnen een redelijke termijn worden beantwoord. Het feit dat de kwestie die in een dergelijke brief aan de orde is gesteld, inhoudelijk correct is behandeld (zoals de Commissie lijkt te suggereren), betekent niet dat er geen schriftelijk antwoord hoeft te worden gegeven. Bovendien lijkt het feit dat de Commissie zelf pas op 13 december 2005 een antwoord op haar brief aan de secretaris-generaal van 26 september 2005 heeft ontvangen, de noodzaak van verdere maatregelen op dit gebied te bevestigen.

2.18 De Ombudsman is zich ervan bewust dat de Commissie zelf niet bevoegd is om maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de aan de Europese scholen gerichte correspondentie naar behoren wordt behandeld. Gezien de specifieke verantwoordelijkheid van de Commissie om te helpen zorgen voor goed bestuur in de Europese scholen (zie punt 2.13 hierboven), is de Ombudsman echter van mening dat de Commissie een actieve rol moet spelen bij het bepleiten van de beginselen van goed bestuur in de Europese scholen. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in 2004 voorstellen in die zin lijkt te hebben gedaan. Hij merkt tevens op dat de Commissie in haar antwoord op zijn verzoek om aanvullende informatie heeft verklaard dat zij voornemens was de secretaris-generaal te verzoeken uiterlijk in januari 2006 een specifiek document bij de Raad van gouverneurs in te dienen. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat er momenteel onvoldoende bewijs is om te concluderen dat er sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak. Het staat klagers uiteraard vrij hun klacht te hernieuwen als zij moeten bewijzen dat de Commissie deze kwestie niet krachtig genoeg aanpakt.

3 Conclusie

Gezien het bovenstaande doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie moet de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat aan de raad van bestuur van de Europese scholen een voorstel wordt voorgelegd tot wijziging van de uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de kamer van beroep, teneinde ervoor te zorgen dat de zaak van de klagers door die instantie kan worden onderzocht.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman zendt de Commissie uiterlijk op 15 september 2006 een omstandig advies toe. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit de aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de ontwerpaanbeveling uit te voeren.

Straatsburg, 31 mei 2006

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).

(2) Verdrag tot vaststelling van het statuut van de Europese scholen (PB 1994, L 212, blz. 3).

(3) Volgens dit besluit had de raad van bestuur de algemene regels van de scholen gewijzigd. De kamer van beroep merkte op dat zij als gevolg daarvan nu bevoegd zou zijn voor klachten tegen besluiten van de voorzitter van de onderzoekscommissie met betrekking tot administratieve beroepen. Zij was echter van mening dat deze wijziging geen terugwerkende kracht had en dat zij derhalve niet in staat was de zaak van de klagers te behandelen.

(4) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).

(5) Het document waarnaar in de volgende passage wordt verwezen, was echter niet bij het advies van de Commissie gevoegd.

(6) De Commissie heeft een kopie toegezonden van een ongedateerd document dat lijkt te zijn opgesteld voor de vergadering van 29 september 2005 en waarin de redenen voor het voorstel worden uiteengezet. Het voorstel zelf is niet aan de Ombudsman voorgelegd.

(7) Een kopie van dit document ("Règlement d'application concernant la nomination et l'évaluation des directeurs et des directeurs adjoints des Ecoles européennes") werd aan de Ombudsman voorgelegd.

(8) Verdrag tot vaststelling van het statuut van de Europese scholen (PB 1994, L 212, blz. 3).

(9) De CAF lijkt een van de comités te zijn die de vergaderingen van de Raad van Gouverneurs voorbereiden.

(10) Indien de interpretatie van de Commissie juist is, lijkt er een duidelijke discrepantie te bestaan tussen het standpunt dat de secretaris-generaal in zijn brief van 30 augustus 2005 heeft ingenomen en de aan de CAF voorgestelde aanpak. In het licht van zijn conclusie op dit punt acht de Ombudsman het echter niet nodig te proberen een verklaring voor deze discrepantie te vinden.