(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

Het KLACHT

Klager, een klein Duits bedrijf, nam deel aan perceel H (Galileo Market Observatory – GMO) van het Galilei-project als onderaannemer van ESYS, de hoofdaannemer. De projectcoördinator was een bedrijf genaamd GAIN S.A.

Volgens klager waren de werkzaamheden die zij moest uitvoeren eind maart 2003 voltooid. De definitieve presentatie van het hele project vond plaats op 10 juli 2003.

Klager diende drie kostenstaten ("CS") in bij ESYS (CS nr. 1 - vooruitbetaling - op 14 december 2001, CS nr. 1 - rest - op 3 maart 2002, CS nr. 2 op 1 oktober 2002 en CS nr. 3 op 1 april 2003), die vervolgens (via GAIN) werden doorgestuurd naar het directoraat-generaal Energie en Vervoer van de Europese Commissie (DG TREN). De betalingen voor deze kostenstaten (van DG TREN via GAIN en ESYS) bereikten klager tussen ongeveer 5 ½ en 10 ½ maanden na de indiening ervan bij ESYS (voor CS nr. 1 - voorschot - op 7 juni 2002, voor CS nr. 1 - rest - op 25 oktober 2002, voor CS nr. 2 op 13 juni 2003 en voor CS nr. 3 op 26 januari 2004). Volgens de klager waren deze vertragingen voornamelijk te wijten aan de Commissie, niet aan de tussenpersonen ESYS en GAIN.

In twee brieven of e-mails van 23 april 2003 en 8 oktober 2003 verzocht klager de Commissie de procedures te bespoedigen. In haar antwoord van 8 mei 2003 op de eerste brief verwees de Commissie naar de "complexiteit" van het project. Volgens klager werd de tweede brief helemaal niet beantwoord. Klager wees erop dat hij als klein bedrijf ernstig werd getroffen door deze vertragingen.

Wat de laatste kostenstaat betreft, voerde klager aan dat er nog een bedrag van 12 948,06 EUR openstond. Volgens de klager heeft de Commissie 15 % van alle uit hoofde van het contract verschuldigde bedragen voor het hele consortium ingehouden in afwachting van haar definitieve beoordeling van het project. De klager was van mening dat de Commissie niet langer het recht had om het desbetreffende bedrag in te houden, aangezien de Commissie de desbetreffende kostenstaten reeds had aanvaard.

De klager voerde aan dat er aanzienlijke betalingsachterstanden waren geweest die hem ernstige financiële problemen hadden bezorgd.

Zij heeft de volgende argumenten aangevoerd:

(1) De Commissie moet de 15 % van het door haar ingehouden contractbedrag vrijgeven en het bedrag van 12 948,06 EUR overmaken naar de projectcoördinator of naar ESYS;

(2) De Commissie moet de klager rente betalen wegens te late betaling voor vertragingen die de in het contract vastgestelde termijn van 60 dagen overschrijden.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar in juni 2004 uitgebrachte advies heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

Klager was een onderaannemer van ESYS. Er was geen contractuele relatie tussen de klager en de Commissie in het kader van het desbetreffende project.

Artikel 3 van de subsidieovereenkomst van Galilei tussen de Commissie en twaalf contractanten (met inbegrip van ESYS) bepaalde dat het totale bedrag van het voorschot en van de periodieke betalingen niet hoger mag zijn dan 85 % van de maximale bijdrage. Deze garantiebehoud van 15 % werd toegepast totdat alle projectprestaties (technische verslagen en kostenstaten) bij de Commissie waren ingediend en door haar waren goedgekeurd. Dit betekende dat de Commissie, zodra zij 85 % van de totale in de loop van het project geplande bijdrage had betaald, geen andere betalingen meer kon verrichten totdat alle eindverslagen waren ingediend en goedgekeurd. De definitieve kostenstaat voor het Galilei-project was op 9 februari 2004 ingediend en werd momenteel beoordeeld.

Overeenkomstig artikel 3, lid 1, onder c), en artikel 4, lid 3, van bijlage II bij het subsidiecontract in Galilea beschikte de Commissie over 60 dagen om de verslagen goed te keuren en over 60 dagen om de desbetreffende betalingen na de goedkeuring ervan vrij te geven. De goedkeuringsperiode van 60 dagen kan worden opgeschort indien de verslagen onvolledig zijn of nadere verduidelijkingen vereisen.

Er werden betalingen gedaan aan de coördinator, die deze vervolgens moest overmaken aan de andere contractanten (gewoonlijk binnen 30 dagen), die de bedragen op hun beurt overmaakten aan hun onderaannemers.

Volgens de onderaannemingsovereenkomst tussen ESYS en klager had ESYS 90 dagen de tijd om de bedragen aan klager over te maken.

Bijgevolg moest een periode van 240 dagen tussen de indiening van een kostenstaat en de betaling aan een onderaannemer als contractueel normaal worden beschouwd.

Het uitbestedingscontract tussen ESYS en klager voorzag niet in de betaling van rente in geval van laattijdige betaling. In dit contract werd ook bepaald dat de totale periodieke betalingen niet meer dan 85 % van het totale bedrag van de onderaannemingsopdracht mochten bedragen om een garantiebehoud van 15 % mogelijk te maken. Deze inhouding moest worden betaald bij de opheffing van eventuele reserves door de Commissie en ESYS binnen 30 dagen na de overeenkomstige betaling van de Commissie aan ESYS. Deze voorwaarden waren door klager aanvaard.

De Commissie concludeerde uit het bovenstaande dat zij niet verplicht was betalingen aan klager te verrichten of rente te betalen over te late betalingen.

De Commissie heeft uittreksels uit de twee bovengenoemde contracten ingediend. De uittreksels uit het subcontract tussen ESYS en de klager zijn voorzien van de vermelding "Standaard subcontract voor GALILEI".

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve (1) om in detail te specificeren hoe zij de definitieve kostenstaat had behandeld die haar op 9 februari 2004 was voorgelegd (2) om uit te leggen wanneer zij de kostenstaten waarnaar klager had verwezen had ontvangen, wanneer zij deze had goedgekeurd en wanneer zij de desbetreffende betalingen aan de coördinator had vrijgegeven en (3) om uit te leggen of zij van mening was dat er geen rente verschuldigd was, zelfs wanneer de Commissie de coördinator niet binnen een redelijke termijn of binnen de in het subsidiecontract van Galilei vastgestelde termijnen had betaald.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord van 30 juli 2004 verklaarde de Commissie dat zij met betrekking tot de definitieve kostenstaat die zij op 10 februari 2004 had ontvangen, de coördinator op 6 april 2004 had meegedeeld dat nadere informatie nodig was om de beoordeling af te ronden. Op 19 mei 2004 is aanvullende informatie verstrekt. Volgens de Commissie had zij echter nog steeds niet alle door haar gevraagde informatie ontvangen. De Commissie benadrukte dat de definitieve kostenstaat geen kosten met betrekking tot de klager bevatte.

De kostendeclaraties waren door de coördinator (GAIN) ingediend en als volgt verwerkt:

Kostenstaat

Ontvangst van CS

Uitgangsdatum (= datum met ingang waarvan de Commissie 60 dagen de tijd heeft om betalingen te verrichten)

CS goedgekeurd

Datum waarop de rekening van de Commissie is gedebiteerd