(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Europese Ombudsman (1))

HET KLACHT

Klager, een Zweeds staatsburger, nam met succes deel aan vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 en in juli 1999 werd zijn naam op een reservelijst geplaatst die tot het einde van dat jaar geldig zou zijn. Gunstige regels voor de aanwerving van kandidaten uit de nieuwe lidstaten (Oostenrijk, Finland en Zweden) waren tijdelijk van toepassing (tot eind 1999) krachtens Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad van 20 maart 1995. Deze regels wijken af van de normale regels, met name wat de indeling van de kandidaten betreft.

De geldigheidsduur van de reservelijst voor vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 is vervolgens verlengd tot eind 2000. De geldigheid van de bovengenoemde afwijking werd echter niet verlengd.

In december 1999 ontving klager twee mondelinge aanbiedingen voor posten bij de Commissie, één in Luxemburg (directoraat-generaal Informatiemaatschappij) en één in Brussel (directoraat-generaal Interne Markt). Klager voerde aan dat hij de post in Luxemburg aanvaardde met dien verstande dat zijn directoraat-generaal (DG) en DG Personeelszaken en algemeen beheer tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, het nodige schriftelijke aanbod zouden doen. Volgens klager bleek dit echter niet mogelijk vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden functie geen vaste functie was, maar een onderzoeksfunctie die nog moest worden overgeplaatst naar een vaste functie. Klager werd hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Volgens klager was het toen te laat om in te gaan op het aanbod van DG Interne Markt. Het schriftelijke aanbod voor de post bij DG Informatiemaatschappij werd uiteindelijk in mei 2000 gedaan en klager begon op 15 september 2000 voor de Commissie te werken.

Op 15 juli 2001 werd klager ervan in kennis gesteld dat de Commissie had besloten hem in te delen in rang A5, salaristrap 3.Klager was van mening dat hij, gezien zijn 19 jaar beroepservaring, in aanmerking zou zijn gekomen voor indeling in rang A4, salaristrap 4. Een interne klacht tegen deze beschikking, die op 8 oktober 2001 werd ingediend, werd echter op 27 februari 2002 door de Commissie afgewezen.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat dit resultaat niet eerlijk en correct was en derhalve moest worden rechtgezet. Hij betoogde dat hij geen enkele mogelijkheid had gehad om zich tegen deze uitkomst te beschermen. Klager merkte op dat hij achteraf had kunnen doen wat mensen binnen de Commissie hem volgens hem destijds hadden geadviseerd, d.w.z. elk ambt aanvaarden vóór het verstrijken van de geldigheid van Verordening (EG) nr. 625/95. Aangezien sommige personen van de desbetreffende reservelijst vóór eind 1999 daadwerkelijk in dienst waren geweest, voerde klager aan dat personen van dezelfde reservelijst dezelfde behandeling moesten krijgen. De klager voerde verder aan dat aanbiedingsbrieven “onder voorbehoud van een definitieve beslissing” hadden kunnen worden geschreven en gewoonlijk waren geschreven voordat de definitieve aanbiedingsbrief werd uitgegeven. Volgens klager maakte dit het mogelijk om de datum van het aanbod vast te stellen vóór bepaalde sluitingsdata, om situaties als die in de onderhavige zaak te voorkomen. Klager bekritiseerde het feit dat in zijn geval geen gebruik was gemaakt van deze mogelijkheid. Klager voerde voorts aan dat hij in december 1999 door zijn toekomstige eenheidshoofd ervan in kennis was gesteld dat, indien de indelingsprocedure niet tot het verwachte (d.w.z. positieve) resultaat zou leiden, hij een goede kans zou hebben om een wijziging in dit besluit te verkrijgen door er een klacht tegen in te dienen.

Volgens klager was de benadering van de Commissie niet in overeenstemming met de verklaringen in het „Witboek” van 2000, met name met betrekking tot de noodzaak om het personeel voldoende krediet te verlenen voor eerdere perioden van tewerkstelling en het belang van transparantie. De klager voerde met name aan dat een traag aanwervingsproces situaties heeft gecreëerd die nadelig waren voor de mogelijkheid om extern personeel aan te werven.

DE INQUIRY

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

Mededinging COM/A/21/98 voor hoofdadministrateurs van Zweedse nationaliteit was georganiseerd in het kader van de toetreding van Oostenrijk, Finland en Zweden en was onderworpen aan de bijzondere en uitzonderlijke maatregelen betreffende de aanwerving van deze onderdanen tijdens de uitbreidingsperiode waarin Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad van 20 maart 1995 voorziet. Deze verordening was geldig tot en met 31 december 1999. Zij was afgeweken van een aantal artikelen van het Statuut en stond de organisatie toe van vergelijkende onderzoeken naar nationaliteit voor de nieuwe lidstaten, de aanwerving van dergelijke onderdanen zonder voorafgaande interne bekendmaking van het vacante ambt en de indeling in een hogere rang zonder de door artikel 31 van het Statuut gestelde grenzen.

Aan het einde van de uitbreidingsperiode (31 december 1999) werd geoordeeld dat de Commissie nog steeds gebruik kon maken van de geslaagde kandidaten van de uitbreidingswedstrijden, maar dat de bijzondere en tijdelijke maatregelen voor aanwerving, met inbegrip van de specifieke indelingscriteria, niet langer van toepassing zouden zijn en dat de normale wettelijke regels van toepassing zouden zijn. Onder deze omstandigheden is de geldigheid van vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 verlengd.

Klager was op de hoogte van de bijzondere en tijdelijke regels die van toepassing zijn op aanwerving en de tijdslimiet ervan. Indien de geldigheidsduur van het vergelijkend onderzoek niet was verlengd tot na 31 december 1999, had klager in het geheel niet bij de Commissie kunnen worden aangeworven. Indien klager in 1999 had kunnen worden aangeworven, zou zijn indeling volgens de specifieke criteria op basis van zijn 18-19 jaar beroepservaring inderdaad A4-trap 1 zijn geweest en niet A4-trap 4, zoals hij had beweerd. De aanwerving in 2000 vond plaats overeenkomstig de op dat moment voor alle personeelsleden van de Commissie geldende statutaire en classificatieregels. Klager was op precies dezelfde wijze behandeld als alle andere kandidaten van uitbreidingswedstrijden die na het einde van de uitbreidingsperiode waren aangeworven.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht. Hij aanvaardde dat hij op de hoogte was gebracht van de regels van de Commissie voor nieuw aangeworven kandidaten, maar bleef erbij dat hij geen idee had hoe deze regels en voorschriften moesten worden toegepast. Klager herhaalde zijn standpunt dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen afgeven dat het mogelijk zou hebben gemaakt de overeenkomstig Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad vastgestelde uitzonderlijke criteria toe te passen.

BIJZONDERE INSTELLINGEN

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve om commentaar te geven op de argumenten van klager (1) dat er in december 1999 bij DG Informatiemaatschappij een intern misverstand bestond over de beschikbaarheid van de post en dat dit het onmogelijk had kunnen maken om klager vóór eind 1999 aan te werven, en (2) dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen uitgeven dat het mogelijk zou hebben gemaakt de uitzonderlijke criteria toe te passen die zijn vastgesteld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad. De Ombudsman stuurde ook een kopie van de opmerkingen van klager naar de Commissie.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

In december 1999 had klager contact gehad met de Commissie om een vacature voor zijn aanwerving te vinden. Er werd voorgesteld contact op te nemen met DG Informatiemaatschappij, dat hem had uitgenodigd voor een gesprek. Het was gebleken dat de enige beschikbare functie een functie op het onderzoeksbudget was, waardoor hij alleen als tijdelijk functionaris, niet als ambtenaar, en alleen in de rang A6 kon worden aangeworven. In deze omstandigheden was het onmogelijk geweest klager vóór 31 december 1999 aan te werven. Een functie die zijn aanwerving als A5/A4-ambtenaar mogelijk zou maken, was pas in februari 2000 beschikbaar. Na afronding van de wettelijke procedures werd deze functie in mei 2000 aan klager aangeboden.

De Commissie heeft zelden voorwaardelijk werk aangeboden. Een absolute voorafgaande voorwaarde voor het doen van een dergelijk aanbod was dat het DG Personeelszaken en administratie een formeel voorstel voor aanwerving op een passend ambt had ontvangen en dat het tot aanstelling bevoegde gezag toestemming had gegeven voor de aanwerving. In het geval van klager was er geen sprake van een dergelijk formeel voorstel voor zijn aanwerving en kon er dus geen voorwaardelijk aanbod worden gedaan.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over dit antwoord aanvaardde klager dat de Commissie in overeenstemming met de toepasselijke regels had gehandeld en dat zij dus formeel noch juridisch enige fout had gemaakt. Hij voerde echter aan dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen afgeven, waardoor een sluitingsdatum vóór de uiterste datum van 31 december 1999 was ontstaan. Klager voegde eraan toe dat volgens informatie die hij van ambtenaren van de Commissie had ontvangen, van deze mogelijkheid gebruik was gemaakt in verband met het verstrijken van regels die afwijkingen bevatten bij eerdere toetredingen. Hij vermoedde dat deze mogelijkheid in zijn geval was verwaarloosd als gevolg van de aanstaande feestdagen op dat moment, of misschien als gevolg van een gebrek aan samenwerking tussen DG Informatiemaatschappij en DG Personeelszaken en administratie.

DOELSTELLINGEN VAN DE OMBUDSMAN VOOR EEN VRIENDELIJKE OPLOSSING

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op alle beweringen van klager.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

In artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (2) wordt de Ombudsman opgedragen om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling een oplossing te zoeken om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht in behandeling te nemen.

De Ombudsman diende daarom het volgende voorstel voor een minnelijke schikking in bij de Commissie:

De Europese Commissie zou moeten overwegen de indeling van de klager te herzien.

Dit voorstel was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Klager had de volgende opmerkingen ingediend: Hij aanvaardde de door DG Informatiemaatschappij aangeboden post met dien verstande dat zijn DG en DG Personeelszaken en administratie tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, het nodige schriftelijke aanbod zouden doen. Dit bleek echter niet mogelijk vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden post een onderzoekspost was die moest worden overgeplaatst naar een vaste post. Hij werd hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Het was toen te laat om in te gaan op een ander mondeling aanbod dat hij van een ander DG had ontvangen.

2 De Commissie werd door de Ombudsman uitdrukkelijk verzocht opmerkingen te maken over de bewering van klager dat er bij DG Informatiemaatschappij een intern misverstand bestond over de beschikbaarheid van de voor klager voorziene post. In haar antwoord heeft de Commissie geen bezwaar gemaakt tegen het verslag van klager over de gebeurtenissen.

3 Het was een goede administratieve praktijk om bij aanwervingsprocedures eerlijk te werk te gaan. In het onderhavige geval bleek dat klager ervan overtuigd was dat hij door DG Informatiemaatschappij zou worden aangeworven en dat zijn aanwerving in aanmerking zou komen voor de afwijkende regels van Verordening (EG) nr. 625/95 die tot eind 1999 van toepassing waren. Voorts bleek dat de aanwerving vertraging had opgelopen als gevolg van een intern misverstand van de diensten van de Commissie. De Commissie leek het argument van klager te aanvaarden dat het mogelijk zou zijn geweest de negatieve gevolgen van dit misverstand te vermijden door klager een voorwaardelijk aanbod voor een baan te doen.

4 In deze omstandigheden stelde de Ombudsman zich voorlopig op het standpunt dat het besluit van de Commissie over de kwalificatie van klager oneerlijk was en dat dit een geval van wanbeheer kon zijn.

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

Het feit dat de betrokkene geslaagd was voor een extern vergelijkend onderzoek, gaf hem geen recht op aanwerving. De Commissie had reeds bevestigd dat er bij DG Informatiemaatschappij geen functie beschikbaar was die de aanwerving van klager als ambtenaar op A5/A4-niveau mogelijk zou hebben gemaakt.

Het argument van klager dat een voorwaardelijk aanbod van werk had kunnen worden gedaan, kon niet worden aanvaard. Elk aanbod van een baan moest altijd worden voorafgegaan door een formeel voorstel van een DG van de Commissie voor aanwerving in een passende vacature en door een formeel besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag. Aan geen van deze voorwaarden was in het geval van klager voldaan en er waren geen uitzonderingen op deze procedures.

In deze omstandigheden kon de Commissie niet instemmen met het verzoek van de Ombudsman om een minnelijke schikking. Bovendien zou het inwilligen van een dergelijk verzoek ook afbreuk doen aan de behandeling van andere geslaagde kandidaten van andere uitbreidingswedstrijden die om welke reden dan ook niet in staat waren geweest om vóór het verstrijken van de uitbreidingsperiode te worden aangeworven.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en maakte hij de volgende verdere opmerkingen:

Het was met droefheid en ontzetting dat hij het advies van de Commissie had ontvangen. Hij was door DG Personeelszaken en algemeen beheer (de heren R., V. en L.) rechtstreeks in kennis gesteld van de mogelijkheid om een “lettre d’offre à titre indicatif” af te geven. Het was zijn begrip, of misschien interpretatie, dat als gevolg van de aanstaande feestdagen op dat moment, evenals een gebrek aan samenwerking tussen DG Informatiemaatschappij en DG Personeelszaken en administratie, deze mogelijkheid was genegeerd.

BESLUIT

1 Vermeend oneerlijke en onjuiste classificatie

1.1 Klager, een Zweeds staatsburger, nam met succes deel aan vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 en in juli 1999 werd zijn naam op een reservelijst geplaatst. Gunstige regels voor de aanwerving van kandidaten uit de nieuwe lidstaten (Oostenrijk, Finland en Zweden) die tijdelijk van de normale regels afweken, met name wat de indeling van de kandidaten betreft, waren van toepassing krachtens Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad. De geldigheidsduur van deze verordening is echter op 31 december 1999 verstreken. In december 1999 ontving klager een mondeling aanbod voor een post bij het directoraat-generaal (DG) Informatiemaatschappij van de Commissie. Het schriftelijke aanbod werd echter pas in mei 2000 gedaan en klager begon op 15 september 2000 voor de Commissie te werken. Hij werd ingedeeld in rang A5, salaristrap 3. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat dit resultaat, gezien zijn 19 jaar beroepservaring, niet eerlijk en correct was en derhalve moest worden rechtgezet.

1.2 De Commissie was van mening dat de aanwerving van klager was uitgevoerd in overeenstemming met de wettelijke en indelingsregels die op dat moment van toepassing waren op alle personeelsleden van de Commissie. Zij voerde aan dat klager op precies dezelfde wijze was behandeld als alle andere kandidaten van uitbreidingswedstrijden die na het einde van de uitbreidingsperiode op 31 december 1999 waren aangeworven.

1.3 In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op een verzoek om nadere informatie aanvaardde klager dat de Commissie in overeenstemming met de toepasselijke regels had gehandeld en dat zij dus formeel noch juridisch enige fout had gemaakt. De Ombudsman was derhalve van mening dat niet was aangetoond dat de Commissie bij haar besluit over de indeling van klager een voor haar bindende wettelijke regeling had geschonden.

1.4 Met betrekking tot de bewering van klager dat de Commissie oneerlijk had gehandeld, merkte de Ombudsman op dat klager de volgende opmerkingen had ingediend: Hij had de door DG Informatiemaatschappij aangeboden post aanvaard met dien verstande dat zijn DG en DG Personeelszaken en administratie tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, het nodige schriftelijke aanbod zouden doen. Dit bleek echter niet mogelijk te zijn vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden post een onderzoekspost was die moest worden overgeplaatst naar een vaste post. Hij was hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Het was toen te laat om nog een mondeling aanbod in te willigen dat hij van een ander DG had ontvangen.

1.5 De Commissie werd door de Ombudsman uitdrukkelijk verzocht commentaar te leveren op de bewering van klager dat er bij DG Informatiemaatschappij een intern misverstand bestond over de beschikbaarheid van de post die voor klager was voorzien. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar antwoord geen bezwaar heeft gemaakt tegen het verslag van klager over de gebeurtenissen.

1.6 De Ombudsman deed vervolgens een voorstel voor een minnelijke schikking die gebaseerd was op de door klager beschreven feiten. De Commissie heeft dit voorstel verworpen. Het verslag van klager over de gebeurtenissen die aan het genoemde voorstel ten grondslag liggen, werd echter niet in twijfel getrokken.

1.7 De Ombudsman is van mening dat het een goede administratieve praktijk is om bij aanwervingsprocedures eerlijk te werk te gaan. In het onderhavige geval blijkt dat klager werd aangespoord te geloven dat hij door DG Informatiemaatschappij zou worden aangeworven en dat het voor zijn aanwerving mogelijk zou zijn gebruik te maken van de afwijkende regels van Verordening (EG) nr. 625/95 die tot eind 1999 van toepassing waren. Voorts blijkt dat de aanwerving vertraging had opgelopen als gevolg van een intern misverstand van de diensten van de Commissie en dat het tegen de tijd dat klager ervan in kennis werd gesteld dat er nog geen vaste post voor hem beschikbaar was bij DG Informatiemaatschappij, te laat was voor klager om een ander mondeling aanbod te aanvaarden dat hij van een ander DG had ontvangen.

1.8 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat het besluit van de Commissie over de kwalificatie van klager oneerlijk was en dat dit een geval van wanbeheer is.

2 Conclusie

In het licht van het bovenstaande doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie moet overwegen de indeling van de klager te herzien.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman zendt de Commissie uiterlijk op 31 januari 2004 een uitvoerig gemotiveerde mening. De uitvoerig gemotiveerde mening kan bestaan uit de aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de ontwerpaanbeveling uit te voeren.

Straatsburg, 17 oktober 2003

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113, blz. 15).

(2) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het Statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113, blz. 15).