(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

Het KLACHT

Klager, een Zweeds staatsburger, nam met succes deel aan vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 en in juli 1999 werd zijn naam op een reservelijst geplaatst die tot het einde van dat jaar geldig zou zijn. Krachtens Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad van 20 maart 1995 waren gunstige regels voor de aanwerving van kandidaten uit de nieuwe lidstaten (Oostenrijk, Finland en Zweden) tijdelijk van toepassing (tot eind 1999). Deze regels wijken af van de normale regels, met name wat de indeling van de kandidaten betreft.

De geldigheid van de reservelijst voor vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 werd vervolgens verlengd tot eind 2000. De geldigheid van de bovengenoemde afwijking werd echter niet verlengd.

In december 1999 ontving klager twee mondelinge voorstellen voor posten bij de Commissie, één in Luxemburg (directoraat-generaal Informatiemaatschappij) en één in Brussel (directoraat-generaal Interne Markt). Klager voerde aan dat hij de post in Luxemburg aanvaardde met dien verstande dat zijn directoraat-generaal (DG) en DG Personeelszaken en administratie tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, zouden zorgen voor de nodige schriftelijke offerte. Volgens klager bleek dit echter niet mogelijk vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden post geen vaste post was, maar een onderzoekspost die nog moest worden overgeplaatst naar een vaste post. Klager werd hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Volgens klager was het toen te laat om op het aanbod van DG Interne markt in te gaan. Het schriftelijke aanbod voor de functie bij DG Informatiemaatschappij werd uiteindelijk gedaan in mei 2000 en klager begon op 15 september 2000 voor de Commissie te werken.

Op 15 juli 2001 werd klager ervan in kennis gesteld dat de Commissie had besloten hem in te delen in rang A5, salaristrap 3.Klager was van mening dat hij, gezien zijn 19 jaar beroepservaring, in aanmerking zou zijn gekomen voor een indeling in rang A4, salaristrap 4. Een op 8 oktober 2001 ingediende interne klacht tegen deze beschikking werd echter op 27 februari 2002 door de Commissie afgewezen.

In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager aan dat dit resultaat noch eerlijk noch correct was en daarom moest worden gecorrigeerd. Hij beweerde dat hij geen enkele mogelijkheid had gehad om zich tegen deze uitkomst te beschermen. Klager merkte op dat hij achteraf had kunnen doen wat de mensen binnen de Commissie hem volgens hem destijds hadden aangeraden, d.w.z. elke post aanvaarden vóór het verstrijken van de geldigheid van Verordening (EG) nr. 625/95. Aangezien sommige personen van de desbetreffende reservelijst vóór eind 1999 daadwerkelijk in dienst waren, voerde klager aan dat personen van dezelfde reservelijst dezelfde behandeling zouden moeten krijgen. De klager voerde verder aan dat biedbrieven “onder voorbehoud van een definitief besluit” hadden kunnen worden geschreven en gewoonlijk werden geschreven voordat de definitieve biedbrief werd afgegeven. Volgens klager maakte dit het mogelijk om de datum van het aanbod vóór bepaalde sluitingsdata vast te stellen om situaties zoals die in de onderhavige zaak te voorkomen. Klager bekritiseerde het feit dat in zijn geval geen gebruik was gemaakt van deze mogelijkheid. Klager voerde voorts aan dat hij in december 1999 door zijn toekomstige eenheidshoofd was geïnformeerd dat indien de indelingsprocedure niet tot het verwachte (d.w.z. positieve) resultaat zou leiden, hij een goede kans zou hebben om een wijziging in dit besluit te verkrijgen door er een klacht tegen in te dienen.

Volgens klager was de benadering van de Commissie niet in overeenstemming met de verklaringen in het „Witboek” van 2000, met name wat betreft de noodzaak om het personeel voldoende krediet te geven voor eerdere perioden van tewerkstelling en het belang van transparantie. Klager voerde met name aan dat een traag aanwervingsproces tot situaties leidde die nadelig waren voor de mogelijkheid om extern aan te werven.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Mededinging COM/A/21/98 voor hoofdadministrateurs van Zweedse nationaliteit was georganiseerd in het kader van de toetreding van Oostenrijk, Finland en Zweden en was onderworpen aan de bijzondere en uitzonderlijke maatregelen betreffende de aanwerving van deze onderdanen tijdens de uitbreidingsperiode waarin Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad van 20 maart 1995 voorziet. Deze verordening was geldig tot en met 31 december 1999. Zij had van een aantal artikelen van het Statuut afgeweken en de organisatie van vergelijkende onderzoeken naar nationaliteit voor de nieuwe lidstaten, de aanwerving van dergelijke onderdanen zonder voorafgaande interne bekendmaking van het vacante ambt en de indeling in een hogere rang zonder de in artikel 31 van het Statuut gestelde grenzen toegestaan.

Aan het einde van de uitbreidingsperiode (31 december 1999) werd geoordeeld dat de Commissie nog steeds gebruik kon maken van de geslaagde kandidaten van de uitbreidingscompetities, maar dat de bijzondere en tijdelijke maatregelen voor aanwerving, met inbegrip van de specifieke indelingscriteria, niet langer van toepassing zouden zijn en dat de normale wettelijke regels van toepassing zouden zijn. In deze omstandigheden was de geldigheid van mededinging COM/A/21/98 verlengd.

Klager was op de hoogte van de bijzondere en tijdelijke regels die van toepassing zijn op de aanwerving en de termijn daarvoor. Indien de geldigheid van het vergelijkend onderzoek niet na 31 december 1999 was verlengd, zou het überhaupt niet mogelijk zijn geweest klager bij de Commissie aan te werven. Als klager in 1999 had kunnen worden aangeworven, zou zijn indeling volgens de specifieke criteria op basis van zijn 18-19 jaar beroepservaring immers A4-stap 1 zijn geweest en niet A4-stap 4, zoals hij had beweerd. De aanwerving in 2000 was uitgevoerd in overeenstemming met de statutaire en classificatieregels die op dat moment van toepassing waren op alle personeelsleden van de Commissie. Klager was op precies dezelfde wijze behandeld als alle andere kandidaten van vergelijkende onderzoeken voor de uitbreiding die na het einde van de uitbreidingsperiode waren aangeworven.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht. Hij erkende dat hij op de hoogte was gebracht van de regels van de Commissie voor nieuw aangeworven kandidaten, maar bleef erbij dat hij geen idee had hoe deze regels en voorschriften moesten worden toegepast. Klager herhaalde zijn standpunt dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen afgeven die het mogelijk zou hebben gemaakt de uitzonderlijke criteria toe te passen die zijn vastgesteld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad.

Andere onderzoeken

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve commentaar te leveren op de argumenten van klager (1) dat er in december 1999 een intern misverstand was geweest bij DG Informatiemaatschappij over de beschikbaarheid van de post en dat dit het mogelijkerwijs onmogelijk had gemaakt om klager vóór eind 1999 aan te werven en (2) dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen afgeven dat het mogelijk zou hebben gemaakt om de uitzonderlijke criteria toe te passen die zijn vastgesteld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad. De Ombudsman heeft ook een kopie van de opmerkingen van klager aan de Commissie toegezonden.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

In december 1999 had klager contact opgenomen met de Commissie om een post voor zijn aanwerving te vinden. Er werd voorgesteld contact op te nemen met DG Informatiemaatschappij, dat hem had uitgenodigd voor een gesprek. Het was gebleken dat de enige beschikbare post een post op het onderzoeksbudget was, die het alleen mogelijk zou hebben gemaakt om hem aan te werven als tijdelijk functionaris, niet als ambtenaar, en alleen in de rang A6. In deze omstandigheden was het onmogelijk om klager vóór 31 december 1999 aan te werven. Een functie die zijn aanwerving als A5/A4-ambtenaar mogelijk zou maken, was pas in februari 2000 beschikbaar gekomen. Na de voltooiing van de wettelijke procedures was deze post in mei 2000 aan klager aangeboden.

De Commissie deed zelden voorwaardelijke aanbiedingen van werk. Een absolute voorwaarde voor het doen van een dergelijk aanbod was dat het DG Personeelszaken en algemeen beheer een formeel voorstel voor aanwerving op een passende post had ontvangen en dat het tot aanstelling bevoegde gezag toestemming had gegeven voor de aanwerving. In het geval van klager was er geen dergelijk formeel voorstel voor zijn aanwerving en kon daarom geen voorwaardelijk aanbod worden gedaan.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over dit antwoord erkende klager dat de Commissie had gehandeld in overeenstemming met de toepasselijke regels en dat zij dus formeel noch juridisch een fout had gemaakt. Hij voerde echter aan dat de Commissie een “lettre d’offre à titre indicatif” had kunnen uitvaardigen, waardoor een sluitingsdatum vóór de uiterste datum van 31 december 1999 werd ingevoerd. Klager voegde daaraan toe dat volgens informatie die hij van ambtenaren van de Commissie had ontvangen, van deze mogelijkheid gebruik was gemaakt in verband met het verstrijken van regels die afwijkingen bevatten naar aanleiding van eerdere toetredingen. Hij vermoedde dat deze mogelijkheid in zijn geval was verwaarloosd vanwege de aanstaande feestdagen op dat moment, of misschien vanwege een gebrek aan samenwerking tussen DG Informatiemaatschappij en DG Personeelszaken en administratie.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op alle aantijgingen van klager.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

Artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (2) draagt de Ombudsman op om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling een oplossing te zoeken om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht te bevredigen.

Daarom deed de Ombudsman de Commissie het volgende voorstel voor een minnelijke schikking:

De Europese Commissie moet overwegen de indeling van de klager te herzien.

Dit voorstel was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Klager had de volgende opmerkingen gemaakt: Hij aanvaardt het door DG Informatiemaatschappij aangeboden ambt met dien verstande dat zijn DG en DG Personeelszaken en administratie tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, zullen zorgen voor het nodige schriftelijke aanbod. Dit bleek echter niet mogelijk vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden post een onderzoekspost was die moest worden overgeplaatst naar een vaste post. Hij is hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Het was toen te laat om nog een mondeling aanbod van een ander DG te aanvaarden.

2 De Commissie werd door de Ombudsman uitdrukkelijk verzocht opmerkingen te maken over de bewering van klager dat er bij DG Informatiemaatschappij een intern misverstand bestond over de beschikbaarheid van het voor klager voorziene ambt. In haar antwoord heeft de Commissie geen bezwaar gemaakt tegen het verslag van de klager over de gebeurtenissen.

3 Het was een goede administratieve praktijk om bij aanwervingsprocedures eerlijk te werk te gaan. In het onderhavige geval bleek klager te geloven dat hij door DG Informatiemaatschappij zou worden aangeworven en dat zijn aanwerving zou kunnen profiteren van de afwijkende regels van Verordening (EG) nr. 625/95 die tot eind 1999 van toepassing waren. Voorts bleek dat de aanwerving vertraging had opgelopen als gevolg van een intern misverstand bij de diensten van de Commissie. De Commissie leek het argument van klager te aanvaarden dat het mogelijk zou zijn geweest de negatieve gevolgen van dit misverstand te vermijden door klager een voorwaardelijk aanbod van werk te doen.

4 In deze omstandigheden heeft de Ombudsman zich voorlopig op het standpunt gesteld dat het besluit van de Commissie over de indeling van klager oneerlijk was en dat dit een geval van wanbeheer kon zijn.

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Het feit dat de betrokkene geslaagd was voor een extern vergelijkend onderzoek, gaf hem geen recht op aanwerving. De Commissie had reeds bevestigd dat er bij DG Informatiemaatschappij geen post beschikbaar was die de aanwerving van klager als ambtenaar op het niveau A5/A4 mogelijk zou hebben gemaakt.

Het argument van klager dat een voorwaardelijk arbeidsaanbod had kunnen worden gedaan, kon niet worden aanvaard. Elke vacature moest altijd worden voorafgegaan door een formeel voorstel tot aanwerving voor een passende vacature door een DG van de Commissie en door een formeel besluit tot aanwerving door het tot aanstelling bevoegde gezag. Aan geen van deze voorwaarden was in het geval van klager voldaan en er waren geen uitzonderingen op deze procedures.

In deze omstandigheden kon de Commissie niet instemmen met het verzoek van de Ombudsman om een minnelijke schikking. Bovendien zou het instemmen met een dergelijk verzoek ook vragen doen rijzen over de behandeling van andere geslaagde kandidaten van andere vergelijkende onderzoeken voor de uitbreiding die om welke reden dan ook niet in staat waren om vóór het verstrijken van de uitbreidingsperiode te worden aangeworven.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen:

Het was met verdriet en ontzetting dat hij het advies van de Commissie had ontvangen. Hij was rechtstreeks door DG Personeelszaken en algemeen beheer (de heren R., V. en L.) geïnformeerd over de mogelijkheid om een “lettre d’offre à titre indicatif” af te geven. Het was zijn opvatting, of misschien interpretatie, dat vanwege de aanstaande feestdagen op dat moment, evenals een gebrek aan samenwerking tussen DG Informatiemaatschappij en DG Personeelszaken en administratie, deze mogelijkheid was genegeerd.

BESLUIT

1 Vermeend oneerlijke en onjuiste indeling

1.1 Klager, een Zweeds staatsburger, nam met succes deel aan vergelijkend onderzoek COM/A/21/98 en werd in juli 1999 op een reservelijst geplaatst. Gunstige regels voor de aanwerving van kandidaten uit de nieuwe lidstaten (Oostenrijk, Finland en Zweden) die tijdelijk afweken van de normale regels, met name wat de indeling van de kandidaten betreft, waren van toepassing op grond van Verordening (EG) nr. 625/95 van de Raad. De geldigheidsduur van deze verordening is echter op 31 december 1999 verstreken. In december 1999 ontving klager een mondeling aanbod voor een functie bij het directoraat-generaal (DG) Informatiemaatschappij van de Commissie. Het schriftelijke aanbod werd echter pas in mei 2000 gedaan en klager begon op 15 september 2000 voor de Commissie te werken. Hij werd ingedeeld in rang A5 stap 3. In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager aan dat dit resultaat, gezien zijn 19 jaar beroepservaring, noch eerlijk noch correct was en derhalve moest worden gecorrigeerd.

1.2 De Commissie was van mening dat de aanwerving van klager was uitgevoerd in overeenstemming met de wettelijke en classificatieregels die op dat moment op alle personeelsleden van de Commissie van toepassing waren. Zij voerde aan dat klager op precies dezelfde wijze was behandeld als alle andere kandidaten van vergelijkende onderzoeken voor de uitbreiding die na het einde van de uitbreidingsperiode op 31 december 1999 waren aangeworven.

1.3 In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op een verzoek om nadere informatie heeft klager erkend dat de Commissie heeft gehandeld in overeenstemming met de toepasselijke regels en dat zij dus formeel noch juridisch fouten heeft gemaakt. De Ombudsman was derhalve van mening dat niet was aangetoond dat de Commissie bij het nemen van een besluit over de indeling van klager een voor haar bindende wettelijke regeling had geschonden.

1.4 Met betrekking tot de bewering van klager dat de Commissie oneerlijk had gehandeld, merkte de Ombudsman op dat klager de volgende opmerkingen had gemaakt: Hij heeft het door DG Informatiemaatschappij aangeboden ambt aanvaard, met dien verstande dat zijn DG en DG Personeelszaken en administratie tijdig, d.w.z. vóór het einde van het jaar, voor het nodige schriftelijke aanbod zullen zorgen. Dit bleek echter niet mogelijk vanwege een intern misverstand, aangezien de aangeboden post een onderzoekspost was die moest worden overgeplaatst naar een vaste post. Hij was hiervan op 21 december 1999 per e-mail in kennis gesteld. Het was toen te laat om nog een mondeling aanbod te aanvaarden dat hij van een ander DG had ontvangen.

1.5 De Commissie werd door de Ombudsman uitdrukkelijk verzocht opmerkingen te maken over de bewering van klager dat er bij DG Informatiemaatschappij een intern misverstand bestond over de beschikbaarheid van het voor klager voorziene ambt. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar antwoord geen bezwaar heeft gemaakt tegen het verslag van klager over de gebeurtenissen.

1.6 De Ombudsman deed vervolgens een voorstel voor een minnelijke schikking op basis van de door klager beschreven feiten. De Commissie verwierp dit voorstel. Zij heeft echter geen vraagtekens geplaatst bij het verslag van klager over de gebeurtenissen die aan het genoemde voorstel ten grondslag liggen.

1.7 De Ombudsman is van mening dat het een goede administratieve praktijk is om bij aanwervingsprocedures eerlijk te werk te gaan. In het onderhavige geval lijkt het erop dat klager ervan is uitgegaan dat hij door DG Informatiemaatschappij zou worden aangeworven en dat zijn aanwerving in aanmerking zou kunnen komen voor de afwijkende regels van Verordening (EG) nr. 625/95 die tot eind 1999 van toepassing waren. Voorts blijkt dat de aanwerving vertraging had opgelopen als gevolg van een intern misverstand van de diensten van de Commissie en dat het voor klager te laat was om een ander mondeling aanbod van een ander DG te aanvaarden toen hem werd meegedeeld dat er nog geen vaste post voor hem beschikbaar was bij DG Informatiemaatschappij.

1.8 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat het besluit van de Commissie over de indeling van klager oneerlijk was en dat dit een geval van wanbeheer is.

2 Conclusie

Gezien het bovenstaande doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie moet overwegen de indeling van de klager te herzien.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman brengt de Commissie uiterlijk op 31 januari 2004 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit de aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de ontwerpaanbeveling uit te voeren.

Straatsburg, 17 oktober 2003

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113, blz. 15).

(2) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).