Geachte heer X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen de Europese Commissie.

De klacht betreft de weigering van de Commissie om het publiek volledige toegang te verlenen tot vijf documenten in verband met de raadpleging tussen de diensten in verband met het voorstel van de Commissie voor een verordening betreffende de Europese ruimte voor gegevensgezondheid (COM(2022) 197 final).

Op 28 juli 2022 heeft de Commissie vastgesteld dat 45 documenten onder het verzoek van de klager om toegang van het publiek tot documenten vallen. Zij verleende volledige toegang tot zeven documenten [1], gedeeltelijke toegang tot 33 documenten [2], en weigerde de toegang tot vijf documenten [3] in hun geheel. Daarbij heeft de Commissie verschillende uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake toegang tot documenten ingeroepen, met het argument dat de openbaarmaking ervan de bescherming van het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen en de bescherming van juridisch advies zou kunnen ondermijnen en haar besluitvormingsproces ernstig zou kunnen ondermijnen [4].

Op 10 augustus 2022 heeft klager de Commissie verzocht haar besluit om volledige toegang tot de vijf documenten te weigeren, te herzien door een “bevestigend verzoek” in te dienen. Hij voerde aan dat er een groot openbaar belang is bij de openbaarmaking van de documenten, aangezien deze betrekking hebben op een wetgevingsvoorstel dat op politiek en juridisch niveau zeer gevoelig ligt.

De Commissie heeft de termijn voor haar antwoord verlengd tot 23 september 2022, maar heeft de klager binnen deze verlengde termijn geen antwoord verstrekt.

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de klacht tegen het besluit van de Commissie om toegang te weigeren op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de vijf documenten die in het verzoek van klager aan de orde waren, te herzien. Wij zouden het op prijs stellen als de Commissie uiterlijk op 5 december 2022 kopieën van deze documenten zou kunnen verstrekken, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [5].

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van de Commissie is uiteengezet in haar eerste antwoord. Indien de Commissie echter aanvullende standpunten wenst te verstrekken waarmee tijdens het onderzoek van de Ombudsman rekening moet worden gehouden, moeten deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. uiterlijk op 19 december 2022, worden verstrekt.

Indien de Commissie ondertussen haar antwoord op het confirmatief verzoek van klager goedkeurt, verzoeken wij u ons een kopie van het antwoord te verstrekken.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op met de onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor de zaak, mevrouw Silvia Fuller.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 28.11.2022

[1] Documenten 2b, 3b, 5b, 8b, 19c, 21b en 21c.

[2] Documenten 1, 2a, 3a, 4a, 4b, 4c, 5a, 6, 7, 8a, 9a, 9b, 10a, 10b, 11a, 11b, 11c, 12a, 12b, 12c, 12d, 12e, 14, 15, 16, 17, 18a, 18b, 18c, 19a, 19b, 20a en 21a.

[3] Documenten 13a, 13b, 13c, 13d en 20b.

[4] Artikel 4, lid 1, onder a), derde streepje, artikel 4, lid 2, tweede streepje, en artikel 4, lid 3, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[5] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.