Geachte heer X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen de Europese Commissie.

In juni 2021 heeft de klager de Commissie verzocht om toegang van het publiek tot i) “technische en gedetailleerde verslagen” van de vertegenwoordigers van de Commissie in twee migratiehotpots in Griekenland en ii) “verslagen over migratiebeheer in Griekenland” voor specifieke perioden. Deze klacht heeft betrekking op het eerste deel van het verzoek van klager om toegang van het publiek op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [punt i)].

De Commissie heeft vastgesteld dat 38 documenten binnen het toepassingsgebied van het eerste deel van het verzoek van de klager vallen, namelijk “dagverslagen, waarin de verslagen van alle vertegenwoordigers van de EU-Commissie op hotspoteilanden worden geconsolideerd”, en heeft brede gedeeltelijke toegang verleend, onder voorbehoud van het onleesbaar maken van persoonsgegevens. Klager was van mening dat de Commissie de reikwijdte van zijn verzoek had beperkt, aangezien zij de e-mails van het personeel van de Commissie in de twee hotspots waarop de “dagelijkse verslagen” zijn gebaseerd, niet heeft geïdentificeerd. De Commissie zei dat deze e-mails van haar vertegenwoordigers in Griekenland niet zijn geregistreerd in haar documentenbeheersysteem, omdat ze van korte duur en zeer technisch van aard zijn.

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de Commissie het verzoek om toegang van klager behandelt.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat we ook proberen dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de dagelijkse verslagen, die aan de klager zijn meegedeeld, en een steekproef van de “technische en gedetailleerde verslagen van de vertegenwoordiger van de Commissie van de EU op de eilanden” te herzien, voor zover deze nog steeds bestaan. Wij zouden het daarom op prijs stellen als de Commissie ons uiterlijk op 21 februari 2022 een kopie van de e-mails met betrekking tot de periode van 1 januari 2021 tot en met 1 februari 2021 zou kunnen verstrekken, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail ^[1]. Indien dit niet mogelijk is, verzoeken wij de Commissie in plaats daarvan een recentere steekproef van dergelijke e-mails te verstrekken (bijvoorbeeld voor de periode van 1 januari 2022 tot en met 1 februari 2022), samen met de bijbehorende dagelijkse verslagen.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van de Commissie is uiteengezet in haar bevestigend antwoord. Mocht de Commissie echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, dan zouden wij het op prijs stellen als deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. uiterlijk op 7 maart 2022, zouden kunnen worden verstrekt.

Daarnaast achten wij het nuttig om een vergadering tussen de Commissie en het onderzoeksteam van de Ombudsman te plannen waarop deze zaak kan worden besproken. De voor de zaak verantwoordelijke onderzoeksfunctionaris, mevrouw Tereza Mandjukova, kan worden bereikt om de details van deze vergadering te regelen, idealiter vóór 10 maart 2022.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 11.2.2022

[1] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.