In persoon (Berlaymont)

Datum: 9 oktober 2024

Aanwezig

Europese Commissie (secretariaat-generaal, eenheid C1 en C2)

Adjunct-eenheidshoofd Transparantie, Documentbeheer en Toegang tot documenten

Beleidsmedewerker - Coördinator interinstitutionele betrekkingen - Betrekkingen met de Europese Ombudsman

Juridisch en beleidsmedewerker - Toegang tot documenten

Twee behandelaars - Toegang tot documenten

Juridisch medewerker - Toegang tot documenten

Europese Ombudsman

Jennifer King - Juridisch expert

Tanja Ehnert - Onderzoekscoördinator

Alice Bernard - Onderzoeksambtenaar

Amandine Le Bellec - Onderzoeksambtenaar

Kilian Frey - Inquiries Trainee

Achtergrond

De zaak betreft een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met een bijeenkomst tussen de voorzitter van de Commissie en de president van Tunesië op 11 juni 2023 en de voorbereiding van het op die dag aangekondigde pakket van vijf pijlers [1]. In haar oorspronkelijke besluit verklaarde de Commissie dat zij geen documenten bezat die binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van het publiek van klager vielen. Klager diende op 25 oktober 2023 een confirmatief verzoek in, maar bij gebrek aan een antwoord wendde hij zich tot de Ombudsman.

In het licht van de aanhoudende vertraging heeft de Ombudsman in maart 2024 verzocht om inzage in alle documenten waarvan de Commissie in de confirmatieve fase voorlopig heeft vastgesteld dat zij binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van het publiek vallen. In juni heeft de Commissie het onderzoeksteam van de Ombudsman elf documenten verstrekt.

Op 16 juli 2024 deelde de Ombudsman haar voorlopige standpunten met de Commissie en was zij van mening dat het noodzakelijk was de interne raadplegingen en uitwisselingen binnen de Commissie in verband met dit verzoek om toegang van het publiek te inspecteren, met inbegrip van alle uitwisselingen tussen het secretariaat-generaal en andere relevante delen van de Commissie die over het verzoek om toegang zijn geraadpleegd. 

Doel van de inspectievergadering

De bijeenkomst werd georganiseerd op initiatief van de Commissie om het onderzoeksteam van de Ombudsman te voorzien van de gevraagde interne uitwisselingen en om eventuele vragen naar aanleiding van die inspectie te beantwoorden.

Inleiding en procedurele informatie

Het onderzoeksteam van de Ombudsman bevestigde dat een verslag zal worden opgesteld en naar de Commissie zal worden gestuurd om ervoor te zorgen dat de inhoud feitelijk juist en volledig is. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde worden verstrekt. Alle vertrouwelijke informatie wordt opgenomen in een vertrouwelijke bijlage bij dit verslag van de vergadering.

De vertegenwoordigers van de Commissie verstrekten het onderzoeksteam van de Ombudsman papieren exemplaren van de gevraagde interne uitwisselingen. Na de inspectie stelde het onderzoeksteam vragen om bepaalde zaken in de geïnspecteerde documenten te verduidelijken.

De lijst van geïnspecteerde documenten is opgenomen in de vertrouwelijke bijlage. Een van de geïnspecteerde documenten is in dit geval het confirmatief besluit [2], dat op de dag vóór de vergadering is uitgevaardigd.

Uitgewisselde informatie

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben bevestigd dat in het confirmatief besluit van 8 oktober 2024 is vastgesteld dat 13 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen.

Bij de behandeling van het confirmatief verzoek in deze zaak werd het het secretariaat-generaal (SG) van de Commissie duidelijk dat DG NEAR [3] in de initiële fase een soortgelijk verzoek om toegang van het publiek had behandeld, dat ten tijde van de vergadering in de confirmatieve fase bij de SG in behandeling was.

In het licht hiervan heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman de Commissie verzocht te verduidelijken i) hoe deze zaken elkaar overlappen, ii) hoe de overlapping heeft geleid tot de identificatie van nieuwe documenten in deze zaak en iii) of de SG, bij gebreke van deze parallelle zaak, DG NEAR in de confirmatieve fase zou hebben geraadpleegd.

De vertegenwoordigers van de Commissie bevestigden dat i) de reikwijdte van het door DG NEAR behandelde verzoek om toegang van het publiek inderdaad overlapte met dit verzoek, omdat beide aanvragers om dezelfde reeks documenten vroegen. ii) In het beginstadium werd het verzoek in deze zaak toegewezen aan de SG en had de SG alleen het kabinet van de president geraadpleegd. In de confirmatieve fase werd de zaak bijgevolg toegeschreven aan een andere behandelaar, die opmerkte dat het verzoek, omdat het uit twee componenten bestond [4], in de eerste fase had moeten worden opgesplitst tussen de SG (betreffende documenten die in het bezit zijn van het kabinet van de voorzitter) en DG NEAR (betreffende documenten in verband met de voorbereiding van het pakket), overeenkomstig de gebruikelijke praktijk van de Commissie. Dit is nu gecorrigeerd in de confirmatieve fase. (iii) Om deze omissie recht te zetten, is DG NEAR in de confirmatieve fase geraadpleegd, samen met de desbetreffende beleidseenheid van de SG voor het deel over de betrokkenheid van de voorzitter, om na te gaan of er aanvullende documenten waren die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen. Dezelfde reeks documenten werd door DG NEAR geïdentificeerd in het bovengenoemde vergelijkbare geval. SG bevestigde dat een dergelijke grondige herziening in veel gevallen in de confirmatieve fase de gebruikelijke praktijk is.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman merkte op dat twee van de documenten die in de confirmatieve fase zijn geïdentificeerd briefings zijn voor de voorzitter van de Commissie. De Commissie beschermde deze twee documenten in hun geheel tegen toegang van het publiek, samen met de andere drie briefings (twee voor commissaris Varhely en één voor de directeur-generaal van DG NEAR).

De vertegenwoordigers van de Commissie verklaarden dat over dit verzoek om toegang intensief intern werd beraadslaagd, omdat de briefings in kwestie zeer gevoelig liggen en verband houden met de internationale betrekkingen van de EU met een derde land en als zodanig onder een van de uitzonderingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vallen. De Commissie was van mening dat deze briefings gevoelig van aard waren, aangezien ze veel strategische kennis bevatten en de input van verschillende diensten weerspiegelen, en daarom mogen ze in dit specifieke geval niet openbaar worden gemaakt. Het juiste evenwicht vinden tussen het afleggen van verantwoording aan het publiek en de bescherming van gevoelige informatie vormde dus een uitdaging voor de Commissie en werd bereikt met het confirmatieve besluit dat werd vastgesteld na een uitgebreide interne procedure.

Afsluiting van de vergadering

Het onderzoeksteam bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg, en de vergadering eindigde.

Brussel, 8 november 2024

Tanja Ehnert Alice Bernard

Onderzoeken Coördinator Onderzoeken Officer

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/nl/statement_23_3201

[2] Confirmatief besluit in zaak EASE 2023/3347 van 8 oktober 2024 (C(2024) 7143 final).

[3] Verzoek om toegang van het publiek EASE 2023/4330, beschikbaar op: https://www.asktheeu.org/en/request/political_agreement_on_a_compreh#incoming-51324

[4] (i) documenten die hebben geleid tot de beslissing om naar Tunis te reizen, en (ii) documenten die hebben geleid tot het aangekondigde pakket.